1. Arkiv1020 semesteroppgave H08 – kandidat 7607 (Magne Haagen Grøtting) – resultat: B
Arkiv1020 semesteroppgave H08 – kandidat 7607
Redegjør for de viktigste redskaper og arbeidsprosesser i arkivdanningen – deres
formål, utforming og forhold til regelverket for offentlig forvaltning. Forklar også
saksbegrepet i norsk arkivdanning og diskuter forholdet mellom sak og kontekst.
Drøft hvordan overgangen fra manuelle (papirbaserte) til elektroniske arkiver
påvirker utformingen av redskapene og arbeidsprosessene. I hvilken grad overflødiggjør
elektronisk arkiv redskaper som tradisjonelt har hatt en sentral plass i papirbasert
arkivdanning, som arkivnøkler og mapper.
1

2. Arkiv1020 semesteroppgave H08 – kandidat 7607 (Magne Haagen Grøtting) – resultat: B
Først vil jeg søke å avklare arkivdanningens funksjon og knytte dette til overordnede
prinsipper og lovverk som regulerer denne. Som en del av dette vil jeg redegjøre for kontekst,
saksbegrepet, ordningsprinsipper, periodisering og proveniens. Så vil jeg gå ned på et mer
spesifikt nivå, der jeg vil se på de ulike prosessene og verktøyene som inngår i den daglige
danningen av arkiver. Jeg vil her belyse forskjeller i arbeidsprosesser ved bruk av manuelle
arkiver og fullelektroniske arkiver, basert på et NOARK4-system med liten grad av
integrasjon med andre systemer. Avslutningsvis vil jeg søke å skissere en framtidig digital
forvaltning, med en stor grad av integrasjon mellom et NOARK-system og andre systemer.
Jeg vil i denne delen også søke å finne et svar på om arkivnøkler og mapper vil overleve
denne transformasjonen, og i så fall hvilken rolle disse vil ha.
All den tid hele denne oppgaven vil omhandle arkivdanning, synes det naturlig å starte
med det elementære; hva er arkivdanning? Svaret er ganske innlysende: arkivdanning er ”Det
å danne eller skape arkiv” (Fonnes 2004, 307). Arkiv er ”Dokumenter som blir til som ledd i
en virksomhet”, og et dokument er ”en logisk avgrenset informasjonsmengde som lagrer
informasjon for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring” (Arkivloven § 2). Ut i fra
dette kan man konstantere at arkivdanning som begrep ikke er avgrenset til ePhorte,
korrespondanse til og fra et organ eller A4-ark signert med kulepenn. Arkivdanning er en
prosess som samler ”recorded evidence of an activity” (Yeo 2003, 2). Dokumentbegrepet
omfatter like mye akkumuleringen av informasjon i en database og målinger fra sensorer
festet på en pasient, som korrespondanse. På samme måte vil arkivbegrepet ikke være
avgrenset til sakarkiver, men også omfatte fagsystemer, møtebøker fra beslutningsorganer,
spesialserier med for eksempel kartdata og (frittstående) databaser (Arkivforskriften § 2-4).
Etter den tradisjonelle livssyklusmodellen kan arkivdanningen avgrenses tidsmessig til
fasene hvor arkivskaper forvalter materialet, altså i fasene hvor arkivet enten er i daglig bruk
og tilføres nytt materiale, eller er bortsatt hos arkivskaper. (Fonnes 2004, 307). Det er også i
denne fasen arkivet i hovedsak oppfyller sin primærfunksjon, som en intern hukommelse for
organet og som forvaltningsmessig og rettslig dokumentasjon.
Arkivdanningsprosessen forvandler dokumenter til arkivdokumenter. For at et
arkivdokument effektiv skal kunne oppfylle sin funksjon som en informasjonsbærer må det
oppfylle tre krav; innhold, kontekst og struktur (Yeo 2003, 10).
Som basis for et arkivdokument har man et dokument, som må oppfylle formelle krav
for å kunne fylle sitt formål. For eksempel må en kjøpekontrakt undertegnes både av kjøper
2

3. Arkiv1020 semesteroppgave H08 – kandidat 7607 (Magne Haagen Grøtting) – resultat: B
og selger, uten begge underskrifter vil den ikke kunne oppfylle sitt formål og følgelig ikke
tilfredsstille kravet om innhold. (Yeo 2003, 10).
Når innholdskravet er oppfylt, vil dokumentet representere en verdi for partene som
dokumentasjon av en aktivitet. For en fremmed tredjepart vil denne imidlertid ha liten verdi,
all den tid han ikke har noe forhold til verken aktiviteten eller objektet som kontrakten
omhandler. Uten å forstå sammenhengen dokumentet oppstod i, vil det også være svært
vanskelig å få en god nok forståelse av innholdet. Dokumentet må settes i en kontekst og som
en del av arkivdanningsprosessen registreres det derfor metadata, altså informasjon som
forteller noe om disse dokumentenes natur, omfang, plassering, tilblivelse og framtidige
eksistens (Yeo 2003, 89). Metadata beskriver denne konteksten ved å sette dokumentet i en
saklig/tematisk og administrativ kontekst (Yeo 2003, 10). Når dokumentet ligger samlet med
andre dokumenter i en saksmappe, vil dokumentene utfylle hverandre og forklare en større
sammenheng. Senere dokumenter i saken kan tilføre opplysninger som imøtegår påstander i
tidligere dokumenter, sakens tema og arkivskaperens identitet og funksjon vil også ha en stor
betydning for forståelsen av dokumentet, eksempelvis om kjøpekontrakten ligger i en sak om
startlån for bolig i en kommune, eller en kriminalsak hos et politikammer.
Kravet om struktur gjelder på flere nivåer. Et dokuments oppsett og rekkefølge
mellom avsnittene har stor betydning for dokumentets mening. Dokumentenes rekkefølge
innad i en saksmappe kan ha like stor betydning for å kunne forstå sakens gang og art, som
kronologien i dokumentets tekst. Strukturen fungerer som et bindeledd mellom
arkivdokumentets innhold og kontekst og uten det strukturelle kravet vil ikke dokumentet
kunne forstås i sin kontekst. (Yeo 2003, 10-11)
Begrepet sak i norsk arkivdanning defineres av Fonnes på tre måter. I en abstrakt
betydning er en sak ”et spørsmål som er til behandling” hos et forvaltningsorgan, men kan
også omfatte saksbehandlingen - et overordnet nivå for en rekke aktiviteter og prosesser som
har som formål å avklare et spørsmål, eller å utføre en oppgave. Dette korresponderer også
med saksbegrepets betydning i offentlighetsloven og forvaltningsloven. I en konkret
betydning omfatter saksbegrepet arkivdokumentene som oppstår i saksbehandlingen, og som
dermed inngår i en kontekst når de er satt i en struktur. En tredje betydning oppstår i
sak/arkiv-systemer som følger NOARK-standarden, der en sak er et overordnet logisk nivå for
en serie journalposter med tilknyttede dokumenter, samlet under et felles saksnummer
(Fonnes 2004, 322). Saksnivået i NOARK kan gjenspeile saksbegrepets abstrakte betydning
ved at ett spørsmål blir behandlet i hver sak. Likevel kan større prosjekt som spenner over
flere fagområder stykkes opp og behandles i flere saker, mens det kan oppstå samlesaker for
3

4. Arkiv1020 semesteroppgave H08 – kandidat 7607 (Magne Haagen Grøtting) – resultat: B
enkelte dokumenttyper der flere enkeltspørsmål avklares under samme saksnummer. Her vil
praktiske hensyn stå sentralt. (Riksarkivaren 2008, 49-50)
Flere saksmapper satt i system danner en arkivserie. For at serien skal kunne oppfylle
rollen som en informasjonsbærer må det være mulig å finne igjen dokumentene, noe som
krever en struktur på et høyere nivå. Arkivserier må derfor være oppstilt i en bestemt
rekkefølge, og arkivmappene må ha tydelige skiller. Bak denne oppstillingen ligger det et
ordningsprinsipp, som er avhengig av arkivseriens innhold og hva som er den mest
hensiktsmessige tilnærmingen til å spore opp informasjonen. En serie med personalmapper
kan for eksempel ha en objektorientert inndeling1 (dossiermapper) med utgangspunkt i navn
eller fødselsnummer, en serie med målebrev kan ha en kronologisk inndeling etter
målebrevsnummer, mens sakarkiv etter arkivforskriftens § 2-5 skal ha en emnebasert
inndeling basert på en arkivnøkkel2 (Fonnes 2004, 315,320,321).
Når et arkiv dannes, vil det vokse i omfang ved at det får tilført nye dokumenter. Etter
hvert som tiden går vil også saker miste sin aktualitet, ved at de blir ferdigbehandlet og i
mindre grad brukes aktivt av saksbehandlere. Sakarkiver skal derfor periodiseres ved at
arkivmaterialet, inklusive kopibøker og registre for en tidsperiode, skilles ut fra det aktive
arkivet og en ny periode påbegynnes. Ved papirbasert journal skal journalen settes bort
sammen med det fysiske arkivet, mens en elektronisk journalperiode kan omfatte flere
arkivperioder, altså både aktivt arkiv og bortsatt arkiv (Fonnes 2004, 157-161) Periodene bør
ha en lengde på minst 4-5 år og følge kalenderåret, jfr. Arkivforskriften § 3-12. Periodisering
med skarpt skille skal alltid skje ved vesentlige endringer i arkivet, for eksempel ved
overgangen fra papirbasert til elektronisk journal (Arkivforskriften § 3-13), eller bytte av
arkivnøkler (Arkivforskriften § 2-3 tredje ledd).
I de fleste organer eksisterer det flere arkivserier samtidig, både parallelle serier som
sakarkiv/personalarkiv og serier fra forskjellige perioder. På sikt vil også noen serier
avleveres til et arkivdepot, der de vil stå oppstilt sammen med materiale fra andre
arkivskapere. En ansettelsessak kan eksistere i sakarkivet, mens personen som blir ansatt får
en dossiermappe i personalarkivet. Stortinget kan utforme en tilskuddsordning som via et
departement praktiseres av kommuner og direktorat. I begge disse tilfellene vil seriene inngå i
en større kontekst, ved at dokumenter i en arkivserie inneholder referanser til saker og
dokumenter i andre serier, på tvers av organisatoriske skillelinjer. For at det skal være mulig å
finne igjen dette materialet, er det derfor viktig at det opprettholder sin proveniens, altså at det
1
På grunn av oppgavens lengde og fokus velger jeg å ikke redegjøre for inndelingsprinsipp og rekkeordning.
2
Arkivnøkler omtales senere i oppgaven.
4

5. Arkiv1020 semesteroppgave H08 – kandidat 7607 (Magne Haagen Grøtting) – resultat: B
bevarer den strukturen det hadde i sin opprinnelse. Proveniensprinsippet er todelt; ytre
proveniens innebærer at arkivmaterialet ikke skal sammenblandes med materiale fra andre
arkivskapere, mens indre proveniens handler om å bevare den opprinnelige strukturen innad i
hver arkivserie. Om proveniensen blir brutt, vil også strukturen brytes, og den viktige
konteksten kan gå tapt. (Riksarkivaren 2001, 134-135)
Vi har nå sett på noen overordnede prinsipper for arkivdanning og hvordan disse ikke
er atskilte prosesser, men del av en større helhet som har som mål å sikre arkivenes funksjon
som informasjonskilder i nåtid og ettertid. Teori og praksis trenger imidlertid et bindeledd, og
dette finner man i lovverket som gjelder for arkivdanningen i offentlige organer. Det
eksisterer et stort antall lover og forskrifter som, avhengig av organets saksområde og form,
vil påvirke arkivdanningen. I denne oppgaven vil jeg imidlertid fokusere på tre sentrale lover
med tilhørende forskrifter – Arkivloven, Offentlighetsloven og Forvaltningsloven
Lov om arkiv (Arkivloven) pålegger i § 6 offentlige organer å føre arkiver. Loven gir
videre hjemmel til Forskrift om offentlege arkiv (Arkivforskriften) og Forskrift om utfyllende
tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Behandling av
arkiver). Arkivloven med forskrifter gir detaljerte føringer for offentlig arkivdanning og
bevaring og er følgelig den loven som i størst grad vil påvirke arkivdanning generelt.
Lov om offentlighet i forvaltningen (Offentlighetsloven), regulerer offentlighetens
innsyn i forvaltningens dokumenter. I arkivdanningen vil denne være sentral i forbindelse
med offentlighetsvurdering ved registrering i journalsystem, publisering av offentlig journal
og behandling av tilstøtende innsynsbegjæringer. En ny offentlighetslov trer i kraft 01.01.09.
I Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningsloven) vil reglene om
taushetsplikt og partsinnsyn i §§ 13 og 13a-f være sentrale. (Riksarkivaren 2005, 23)
Behandlingsfrister satt etter § 11a og eventuelle særlover vil også kunne inngå i rutiner for
registrering av inngående dokumenter, samt oppfølging av frister. Loven gir også hjemmel til
Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltningsforskriften)
som er relevant til den daglige arkivdanningen, både på et praktisk, systemteknisk og
administrativt nivå.
Det mest sentrale verktøyet i arkivdanning er (etter min mening) organisasjonens
rutiner, som igjen er en del av organisasjonens arkivplan3. Gode arkivrutiner tar utgangspunkt
i, og oppfyller, lovpålagte krav, organisasjonens oppbygning og prosesser, saksområde og IT-
systemer, og syr dette sammen til klare, tydelige og lett forståelige instrukser og
3
Arkivplan vil bli spesifikt omtalt i seminaroppgaven og vil derfor ikke beskrives her.
5

6. Arkiv1020 semesteroppgave H08 – kandidat 7607 (Magne Haagen Grøtting) – resultat: B
brukerveiledninger for organisasjonen. Et godt rutineverk vil, i tillegg til å legge til rette for
kvalitet på arkivdanningen, også sikre at rett informasjon kommer på rett plass, ved at det er
klart definert hvilken type dokumenter som skal registreres i sak/arkiv-systemet, og hvilken
informasjon som skal registreres i eventuelle fagsystemer. Dette vil være spesielt viktig for
personlig adressert (elektronisk og papirbasert) post, som i utgangspunktet ikke går via
arkivtjenesten jfr. Arkivforskriften § 3-1, men direkte til saksbehandler og følgelig er utenfor
arkivtjenestens kontroll.
I takt med teknologifiseringen av forvaltningen har mange arkivfunksjoner blitt flyttet
ut i organisasjonen. Et eksempel på dette er at saksbehandleren selv oppretter journalposter
for utgående brev som en del av dokumentproduksjonen i sak/arkivsystemet, framfor å få
utdelt saks- og løpenummer fra arkivet (Fonnes 2004, 153). Dette er, i tillegg til
konkretisering av viktigheten av at alle ledd i organisasjonen har et eierforhold til disse
rutinene og i tillegg til å etterleve disse også bidrar i å holde de oppdaterte, et eksempel på
hvordan rutiner også ligger innebygd i sak/arkiv-systemet, i form av etterlevelse av
funksjonsrettede krav i et NOARK-system som igjen er basert på lov- og regelverk, og ”best
practice” i arkivdanningsøyemed. (Riksarkivaren 2005, 20-24). NOARK-standarden stiller i
versjon 4.1 krav til informasjonsinnhold, datastruktur og funksjonalitet i elektroniske
arkivsystemer (Riksarkivaren 2005, 11) og bruk av et godkjent NOARK-system ved
elektronisk journalføring i offentlige organer er, med noen unntak, pålagt etter
Arkivforskriften § 2-9. Foruten de arkivsentriske prosessene og definisjonene, har også
standarden spesifikasjoner relatert til saksgang og utvalgsbehandling, samt statistikker og
rapporter som gjør det mulig å spore for eksempel saksbehandlingsfrister og -tid. Systemet
kan også integreres med fagsystemer. Et system som følger NOARK-standarden vil dermed,
avhengig av om systemet bare oppfyller minimumskravene (”O-krav”) eller har utvidet
funksjonalitet, kunne fungere som et effektivt støtteverktøy i saksbehandlingen.
(Riksarkivaren 2005, 23-25,86-87,90,150)
Jeg har tidligere omtalt ordningsprinsipper og i den forbindelse nevnt arkivnøkler.
Arkivnøkkelen er et verktøy både i arkivdanningsfasen og i senere gjenfinning. Arkivnøkler i
den mest kjente betydningen, og i den betydningen den er brukt i Arkivforskriftens § 2-3, er et
emnebasert klassifikasjonssystem. De to dominerende systemene i Norge er Felles
Arkivnøkkel for statsforvaltningen (Fellesnøkkelen) administrert av Riksarkivaren og K-koder
som administreres av Kommunenes sentralforbund. Fellesnøkkelen har tre definerte
hovedgrupper innen egenforvaltning, mens fagklassene bygges ut av organene selv
(Riksarkivaren 1999, 6). Nøklene er bygd opp i flere nivåer, der hvert undernivå er en videre
6

7. Arkiv1020 semesteroppgave H08 – kandidat 7607 (Magne Haagen Grøtting) – resultat: B
spesifisering av det overordnede nivået. Som det er spesifisert i Arkivforskriftens § 2-3, skal
det i arkivnøkkelen skilles mellom egenforvaltning og forvaltningssaker. Et organs primære
oppgave er å levere en utadrettet tjeneste, mens egenforvaltningen er en sekundær oppgave
som kun er til for å understøtte primæroppgaven. I et kassasjonsperspektiv vil disse
oppgavene ha ulik interesse, og Felles bevarings- og kassasjonsbestemmelser for
statsforvaltningen gjelder da også for Fellesnøkkelens fagklasse 0, 1 og 2 (Riksarkivaren
1999, 2). På samme måte er K-kodene bygd opp med fellesklasser for egenforvaltningen og
fagklasser for kommunal tjenesteproduksjon, samt tilleggskoder som supplerer begge
klassene. (Thorsen 2002, 23-24)
Saksbehandlingsprosessen, som har som mål å avklare et anliggende eller spørsmål,
starter ofte ved et eksternt spørsmål, ved at et brev ankommer et organ, via papirpost, telefaks
eller elektronisk post. Innledningsvis foretas det en grovsortering av posten, der for eksempel
aviser, tidsskrifter, reklame og personlig adressert post skilles ut. Post sendt til organet i
konvolutter åpnes og innholdet identifiseres og vurderes. Denne prosessen kalles
arkivavgrensing og skiller mellom arkivverdig og arkivuverdig informasjon.
Arkivavgrensingen har hjemmel i Arkivforskriften §§ 3-18 og 3-19 og har som formål å sikre
at dokumenter som ikke skal saksbehandles og ikke har verdi som dokumentasjon holdes
utenom arkivet, eller fjernes fra arkivet. Prosessen skjer både ved mottak av post og underveis
i saksbehandlingen, eksempelvis for saksbehandlerens egne (håndskrevne) notater som også
kan være arkivverdige. (Fonnes 2004, 146-148,307)
Dokumentene som anses som arkivverdige journalføres (registreres) i organets
sak/arkiv-system. Som tidligere nevnt skjer dette ved at det opprettes en journalpost som
tilføres metadata om dokumentet. Som en del av journalføringen gis dokumentet en unik
identifikator (løpenummer) og den saklige/tematiske konteksten blir ivaretatt ved at
dokumentets innhold blir beskrevet, knyttet til en sak og (saken) klasseres i henhold til
organets arkivnøkkel (Fonnes 2004, 150). Den administrative konteksten defineres ved at
enhet og saksbehandler/saksansvarlig spesifiseres (Riksarkivaren 2005, 44). I et NOARK-
system vil metadata som i dette trinnet registreres fylle minst tre formål; det dokumenterer en
kontekst for dokumentet i samtid og for ettertiden, det muliggjør at den tidligere nevnte
saksbehandlingsfunksjonaliteten i NOARK kan støtte saksbehandlingsprosessen, og metadata
gjenbrukes ved blant annet kontroll/generering av postliste/elektronisk journal, eller
produksjon av svarbrev. (Riksarkivaren 2005, 184-185, 92)
Om organet har innført fullelektronisk arkiv eller manuelle arkiver med skanning, blir
dokumentet digitalisert ved at det skannes og tilknyttet saken. Elektronisk skapte dokumenter
7

8. Arkiv1020 semesteroppgave H08 – kandidat 7607 (Magne Haagen Grøtting) – resultat: B
kan tilknyttes direkte. I tilfellet med fullelektronisk arkiv kan papiret makuleres, all den tid
det primære arkivdokumentet vil være det elektroniske. (Fonnes 2004, 150).
Når et journalført dokument skal saksbehandles, vil man i manuelle arkiver kunne ha
behov for en bilegging, altså at dokumentets kontekst dokumenteres ved at tidligere
dokumenter i saken framfinnes og legges ved det nye dokumentet før de oversendes
saksbehandler. Dokumentene skal da føres som utlånt i journalen og utlånskort skal settes i
arkivet jfr. Arkivforskriften § 3-10. I elektroniske arkiver som ikke har ukurante formater eller
avtaler på papir vil bilegging, framfinning og utlån være unødvendig, all den tid tidligere
dokumenter vil være tilgjengelig i digital form i NOARK-systemet. (Fonnes 2004, 150,311).
Når saksbehandler har mottatt og behandlet et inngående dokument, skal dokumentet
avskrives. Avskrivningen er knyttet til restansekontrollen, altså kontroll med at innkomne
spørsmål blir saksbehandlet jfr. Arkivforskriften §§ 3-7. Avskrivningen kan være knyttet til et
utgående dokument som besvarer spørsmålet, eller ved at saksdokumentet tar brevets innhold
til orientering (Fonnes 2004, 155). Underveis i behandlingsprosessen vil også saker og
journalposter endre status. Statuskoden gjenspeiler behandlingsstatus, for eksempel om et
dokument er ferdigstilt, og styrer hvilke opplysninger som kan endres eller tilføres underveis i
prosessen av forskjellige typer brukere. (Riksarkivaren 2005, 95-103).
Saksbehandler mottar det nye dokumentet og utfører saksbehandling. Under
saksbehandlingen vil det kunne oppstå situasjoner hvor spørsmål må avklares internt, eller
dokumentasjon i tillegg til det som står i vedtaksbrevet ønskes tilført. I et NOARK-system vil
dette være mulig via produksjon av interne dokumenter (DOK N/X/S) eller ved tilførsel av
merknader i journalen (Riksarkivaren 2005, 51,89).
Når saksbehandlingen er ferdig, vil saken normalt avsluttes. I et manuelt arkiv med
elektronisk journal innebærer dette kvalitetskontroll av metadata, en kontroll av at alle
dokumenter er til stede, endring av sakens statuskode og nedlegging i arkivet. I
fullelektroniske arkiver bortfaller den fysiske arkivleggingen. (Fonnes 2004, 155)
Jeg har tidligere omtalt Offentlighetsloven, som har som hovedregel at
”Forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i
medhold av lov”. Videre gir loven en generell anledning til å ”kreve å få gjøre seg kjent med
det offentlige innholdet av dokumenter i en bestemt sak”. For at offentligheten skal kunne
kreve å få innsyn i offentlige dokumenter, er det en forutsetning at disse vet at dokumentene
eksisterer. Offentlighetsloven krever derfor at også organets journal i sin helhet er offentlig,
med unntak av opplysninger som det er gjort ”unntak for i lov eller i medhold av lov”.
Arkivforskriftens § 2-7 stiller et minimumskrav til hvilke opplysningstyper som skal eksistere
8

9. Arkiv1020 semesteroppgave H08 – kandidat 7607 (Magne Haagen Grøtting) – resultat: B
i en journal, og det er også disse opplysningene som i utgangspunktet inngår i en offentlig
journal. Ved bruk av elektronisk journal etter NOARK-standarden kan offentlig journal
genereres ut i fra systemet, og eventuelle opplysninger som er unntatt offentlighet vil da
skjermes av systemet (Fonnes 2004, 119-121). For å unngå at taushetsbelagte opplysninger
som på grunn av feilskjerming kommer uvedkommende til kjenne, vil en kontroll av
opplysningene som gis ut i en offentlig journal være naturlig, og andre avvik i journalen, for
eksempel skrivefeil eller feilklasseringer kan da også fanges opp i denne fasen.
Overgangen til elektronisk journal og fullelektroniske arkiver er kanskje den største
endringen som har skjedd innen arkiv i nyere tid. Det at et dokument lagres på et digitalt
medium og papiret kastes er imidlertid ikke det som etter min mening utgjør den største
endringen i den daglige arkivdanningen, oppbevaring av statiske, historiske data krever i alle
tilfeller spesielle oppbevaringsforhold og teknikker 4, og arbeidsoppgavene til en arkivar vil i
stor grad være de samme, selv om oppgaver knyttet til framhenting og nedlegging av
arkivmateriale bortfaller. Den virkelige revolusjonen i den daglige arkivdanningen er etter
min mening knyttet til nivået av integrasjon som fullelektroniske arkiver muliggjør, mellom
fagsystemer, databaser og registre, både internt i organet, og organene imellom. Når det
primære arkivdokumentet ikke er på papir, vil en større grad av det faktiske arkivarbeidet
kunne gjøres maskinelt og automatisk. Organets arkivserier vil kunne dannes både ved
tradisjonell arkivdanning i et synlig sak/arkiv-system og automatiserte prosesser i
fagsystemer der arkivdanningsprosessen godt kan være usynlig for saksbehandleren.
Henvendelser fra publikum og offentlige instanser kan komme via skjermdialoger og web-
baserte systemer med innebygde mekanismer for kvalitetskontroll og journalføring, noe som
innebærer at et dokument kan gå rett fra en innbygger til en saksbehandler uten
arkivtjenestens inngripen. Systemer vil kunne forholde seg til data som både er skapt av eget
organ og eksterne data (Jansen 2008) og statiske kilder så vel som dynamiske. Automatisering
kan føre til at en saksbehandlingsprosess foretas automatisk fra start til slutt, basert på
oversettelser fra rettsregler til kildekode (Schartum 2008) og automatikken i systemet vil da
også kunne omfatte arkivdanningen. Den samme NOARK-basen kan omfatte en stor mengde
informasjon, samlet av flere ulike systemer, og sak/arkiv-systemet vil kunne gi tilgang til hele
denne informasjonen fra ett enkelt søkebilde.
Muligheten til å integrere interne og eksterne systemer, herunder gjenbruk av data,
skaper nye muligheter for forvaltningen. I takt med at stadig mer avanserte strukturer med
4
Med dette indikerer jeg ikke at jeg er ukjent med den massive problematikken knyttet til langtidslagring av
elektroniske arkiver, det inngår dog ikke i ARKIV1020 og min tolkning av oppgaveformuleringen i stor grad.
9

10. Arkiv1020 semesteroppgave H08 – kandidat 7607 (Magne Haagen Grøtting) – resultat: B
integrerte systemer oppstår, vil det også kreve en ny oppfatning og implementering av
tradisjonelle prinsipper som kontekst, klassering og proveniens 5. Jeg har tidligere belyst
kontekstens betydning for forståelsen av et dokuments innhold, og tradisjonelt har denne
konteksten blitt dokumentert ved at saksdokumentene har inngått i en (saks)mappe i manuelle
arkiver, eller innbundet i en protokoll. Saksbegrepet framstår her i sin konkrete betydning,
som en fysisk størrelse som kun vil eksistere ett sted. I et fullelektronisk sakarkiv etter
NOARK5-standarden vil mappe være en fellesbetegnelse for ingen, ett eller flere nivåer med
kontekst (Riksarkivaren 2008, 50-51), men dette er logiske nivåer, det eneste som knytter et
dokument til en mappe er en verdi i et databasefelt. Dokumentets innhold kan ligge i et
vilkårlig system av tekstdokumenter i et fillager, eller som en rad i en database, uten at
dokumentets fysiske plassering på lagringsmediet har noen relasjon til dokumentets kontekst i
behandlingen av et spørsmål. All den tid et dokument har en logisk tilknytning til en mappe,
kan dokumentet i teorien også være knyttet til flere mapper, på tvers av arkivdeler og for den
saks skyld systemer. Det samme dokumentet kan dermed framstå i flere ulike kontekster, med
ulik klassering og i ulike visningsformer. Mappers eksistens vil da være et spørsmål om hva
som er den mest hensiktsmessige fremstillingen av informasjon.
Fullelektroniske arkiver gir nye muligheter for gjenfinning. Mens informasjon i
papirdokumenter må manuelt letes fram ved hjelp av dets metadata, vil avanserte søkemotorer
gjøre det mulig å søke i et dokuments innhold. Flere nivåer med metadata og klassering kan
beskrive dokumenter langt mer nøyaktig enn arkivnøkler. Fagsystemer koblet opp mot en
NOARK-base, vil kunne danne store mengder saker og registreringer med likt innhold,
såkalte enstypeserier, og dette kan føre til at hele arkivdeler i utgangspunktet vil ha samme
klassering. Dokumenter vil også kunne deles med andre organer, både igjennom
datautveksling og ved at flere arkivskapere tilfører informasjon til samme system. All den tid
Fellesnøkkelen legger opp til at hver individuell arkivskaper selv bygger opp sine fagklasser
og utvider egenforvaltningsklassene etter behov, vil nøklene være inkompatible på tvers av
organene. Ulik praksis fra arkivskaper til arkivskaper i hvordan dokumenter klasseres, vil
også føre til problematikk for arkivskapere som baserer seg på felles K-koder. Arkivnøkler
med dagens utforming vil derfor kunne synes både overflødige og utilstrekkelige. Likevel vil
den stadig økte datamengden og integreringen med andre systemer etter min mening ikke
overflødiggjøre arkivnøkkelen, men snarere kreve en betydelig mer nøyaktig struktur enn det
den har i dag, all den tid metadata skal kunne brukes både av maskiner og mennesker og i
5
Proveniensprinsippet, herunder system/multiproveniens er nedtonet siden det er sentralt i ARKIV1030.
10

11. Arkiv1020 semesteroppgave H08 – kandidat 7607 (Magne Haagen Grøtting) – resultat: B
mange tilfeller ha samme mening på tvers av organer, eller i felles søketjenester knyttet til
digitale depot. Dette kan dermed føre til at dagens arkivnøkler i stedet for å bortfalle utvikles
til et felles klasseringssystem, der arkivskapere i utviklingen av sin egen arkivnøkkel velger ut
avgrensede områder fra en ”altomfattende” og felles nasjonal nøkkel, hvor arkivkodene i
tillegg til de menneskelig lesbare feltene har en universell identifikator som sikrer likhet på
tvers av organer. I tillegg legger moderne arkivteori opp til at klasseringen skjer etter en sak
eller dokuments funksjon, og ikke en emneklassering etter innhold (Riksarkivaren 2008, 44),
noe som på sikt kan føre til en transformasjon av arkivnøklers innhold. Selv om enstypeserier
atskilt ikke vil ha noe vesentlig behov for en klassering på saksnivå, vil klasseringen kunne
være vesentlig når disse inngår i større kontekster, eksempelvis integrert med andre systemer,
eller i formidlingsprosjekter som Europeana, en pan-europeisk ABM-portal (Europeana u.d.)
Behovet for maskinell lesbarhet og sikrere identifikasjon kan også medføre endringer i
journalføring og dokumentproduksjon som prosess. I stedet for å følge en tradisjonell
tilnærming der sakstittel og journalpostbeskrivelse skrives inn i fritekstfelt og krever
menneskelig tolkning, kan det oppstå behov for nye former for metadata som viser hva et
dokument inneholder, for eksempel knyttet til objekter, funksjoner, tid og formål. I vedtak om
tildeling av en kommunal bolig kan for eksempel saksbehandler under opprettelsen av
vedtaksdokumentet i sak/arkiv-systemet eller et fagsystem forholde seg til en skjermdialog
hvor vedkommende definerer leietaker og leilighetsnummer som objekter, vedtakets type,
lengde og lignende data. Dokumentbeskrivelse, klassering, gradering, skjerming,
vedtaksbrevets innhold og andre tradisjonelle data vil ut i fra dette kunne genereres
automatisk, noe som i tillegg til å kunne gjøre prosessen enklere for brukeren, sikrer en
systematisk og konsekvent beskrivelse i journalen. Større mengder metadata kan da tilføres et
dokument uten at dette nødvendigvis medfører økt bruk av tid. Saken/journalposten i det
elektroniske arkivet vil da også, i tillegg til tradisjonelle metadata og vedtaksbrevet, kunne
inneholde data om dokumentets meningsinnhold i maskinlesbar form, eksempelvis som en
XML-fil. Disse dataene vil så utnyttes av andre systemer, for eksempel fakturasystemet som
sender ut husleiegiroer, brukes som datagrunnlag for avanserte statistikker, eller inngå i
kontekster knyttet både til leieobjekt og leietaker. Selv om denne funksjonaliteten avviker
vesentlig fra dagens sak/arkiv-system, er mange av disse prinsippene i bruk i fagsystemer i
dag, eksempelvis systemer for elektronisk pasientjournal. (Helse Midt-Norge IT u.d.)
Jeg har i denne oppgaven forsøkt å synliggjøre sentrale prinsipper, verktøy og
arbeidsprosesser i arkivdanningen, samt endringer og muligheter som overgangen til
fullelektroniske arkiv kan medføre.
11

12. Arkiv1020 semesteroppgave H08 – kandidat 7607 (Magne Haagen Grøtting) – resultat: B
Siterte verk
Europeana. About Europeana. http://dev.europeana.eu/about.php (funnet 11 18, 2008).
Fonnes, Ivar. Arkivhåndboken for offentlig forvaltning. Oslo: Kommuneforlaget, 2004.
Helse Midt-Norge IT. «EPJ kompetanse gjennom e-læring.» http://www.helse-
midt.no/templates/StandardMaster____47480.aspx?epslanguage=NO (funnet 11 13,
2008).
Jansen, Arild. «Forelesningsfoiler, DRI1001 .» 07 10 2008.
http://www.uio.no/studier/emner/jus/afin/DRI1001/h08/undervisningsmateriale/DRI100
1-H08-0710_saksbeh-kort.pdf (funnet 11 11, 2008).
Riksarkivaren. Felles arkivnøkkel for statsforvaltningen. Oslo: Riksarkivaren, 1999.
—. Felles bevarings- og kassasjonsbestemmelser for statsforvaltningen. Oslo: Riksarkivaren,
1999.
—. NOARK 4.1. Nettversjon hentet fra Riksarkivets sider, datert 17.08.2005. Oslo:
Riksarkivet, 2005.
—. Noark 5 - Kravspesifikasjon juli 2008. Oslo: Riksarkivet, 2008.
—. Privatarkiver - bevaring og tilgjengeliggjøring. Oslo: Kommuneforlaget, 2001.
Schartum, Dag Wiese. «Automatisering av rettslige beslutninger, forelesningsfoiler.» 21 10
2008.
http://www.uio.no/studier/emner/jus/afin/DRI1001/h08/Automatisering%20av%20rettsl
ige%20beslutninger%2007.ppt (funnet 11 11, 2008).
Thorsen, Alf. K-koder, veiledning og oppgaver. Oslo: Kommuneforlaget, 2002.
Yeo, Geoffrey og Sheperd, Elizabeth. Managing Records: A handbook of principles and
practice. London: Facet Publishing, 2003.
12