Describe las condiciones necesarias para organizar el local donde van a reposar la información contenida en unidades de conservación.

2. ¿QUÉ ES EL ARCHIVO?
• EL ARCHIVO ES EL ALMACÉN DE DOCUMENTOS.
• ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN RELACIONADO CON LA
HISTORIA O ACTIVIDAD DE UNA EMPRESA, CUYO FIN ES
ORGANIZAR, CLASIFICAR Y CONSERVAR TODA LA
DOCUMENTACIÓN EN UN ESPACIO ADECUADO DE FORMA
TAL QUE PUEDA SER CONSULTADA MANERA FÁCIL Y RÁPIDA.

3. ¿QUÉ ES ARCHIVAR?
• ARTE DE COLOCAR Y CONSERVAR EN UN MISMO
ORDEN, DEBIDAMENTE CLASIFICADA TODA
CORRESPONDENCIA, DOCUMENTOS Y OTROS
PAPELES RELACIONADOS CON UN INDIVIDUO O
FIRMA, CON CIERTA DIVISIÓN GEOGRÁFICA, O
SOBRE DETERMINADO ASUNTO, ETC.

4. FUNCIONES DEL
ARCHIVOUN SISTEMA DE ARCHIVO ES DEBE CUMPLIR TRES FUNCIONES
BÁSICAS:
1. REUNIR DE FORMA ORDENADA TODOS LOS ARCHIVOS Y
DOCUMENTOS QUE CIRCULAN EN EL NEGOCIO.
2. GUARDAR DE MANERA ORDENADA EL MATERIAL REUNIDO.
3. FACILITAR DE CONSULTA, ES DECIR, PODER SACAR LOS
DOCUMENTOS O ARCHIVOS RÁPIDAMENTE CUANDO SEA
NECESARIO.
ADEMÁS DE
REGISTRAR DATOS ÚTILES
EVITAR REPETICIONES INNECESARIAS
UNIFICAR CRITERIOS
CENTRALIZAR Y DESCENTRALIZAR LA CORRESPONDENCIA
MINIMIZAR EL TIEMPO DE RECUPERACIÓN

5. CONDICIONES QUE DEBE REUNIR EL LOCAL DEL
ARCHIVO
TRADICIONALMENTE LOS CUARTOS DE ALMACENAMIENTO DE
DOC. HAS SIDO LOS ÁTICOS DE LOS NEGOCIOS O EMPRESAS.
ACTUALMENTE LA IDEA HA CAMBIADO POR COMPLETO Y SE
CONSIDERA QUE EL LUGAR DEL ARCHIVO DEBE SER ESPACIOSO,
VENTILADO, ATRACTIVO, BIEN ILUMINADO Y QUE REÚNA LAS
CONDICIONES TÉCNICAS NECESARIAS.
DEPÓSITO DE ARCHIVO: LOCAL ESPECIALMENTE EQUIPADO Y
ADECUADO PARA EL ALMACENAMIENTO Y LA CONSERVACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
SITUACIÓN: EN TÉRMINOS GENERALES, EL ARCHIVO SE UBICARÁ
CERCANO A LA OFICINA QUE SIRVE O QUE TIENE MAYOR

6. CONDICIONES QUE DEBE REUNIR EL LOCAL
DELARCHIVO
 ILUMINACIÓN: PERO DE ACUERDO A LAS CONSTRUCCIONES MODERNAS, NO
ES SIMPLE CONTAR CON LA ILUMINACIÓN ARTIFICIAL, PREFIRIÉNDOSE LA
ILUMINACIÓN TOTALMENTE INDIRECTA, POR SER LA MÁS ACONSEJABLE
PARA LOS LOCALES DESTINADOS A ARCHIVOS, YA QUE EVITA TODO
REFLEJO.
 DISPOSICIÓN: EL ESPACIO DISPONIBLE PARA LOS ARCHIVOS PUEDE TENER
FORMA RECTAMENTE O CUADRADO, PERO EN TODO CASO TENDRÁ
DISPONIBLE UN ESPACIO TAL QUE PERMITIRÁ UN FUNCIONAMIENTO
EFICIENTE DE DICHO SERVICIO.
• PISO RESISTENTE QUE RESISTAN EL PESO DE LOS MUEBLES Y DOCUMENTOS
• NO HUMEDAD: PARA QUE NO SE DETERIOREN LOS DOC. EN PAPEL
• INSTALACIONES ELÉCTRICAS PROTEGIDAS PARA EVITAR INCENDIOS
• MOBILIARIO ADECUADO: PARAACOMODAR LA INFORMACIÓN
ADECUADAMENTE

7. EQUIPOS, MATERIALES Y MOBILIARIO
HAY UNA GRAN VARIEDAD DE EQUIPOS, MATERIALES Y MOBILIARIO PARA LOS
PROPÓSITOS DE ARCHIVO. CADA DÍA SE INVENTAN SISTEMAS MÁS MODERNOS,
PRÁCTICOS TÉCNICOS PARA ATENDER Y SATISFACER MÁS Y MÁS LAS NECESIDADES
PARTICULARES DE CADA OFICINA. ANTES DE ELEGIR SE HARÁ UN ESTUDIO SOBRE
MINUCIOSO Y PROYECCIONES DE LA EMPRESA CON EL FIN DE ELEGIR EL EQUIPO,
MATERIALES Y MOBILIARIO ADECUADO.
MUEBLES: EL ARCHIVO NECESITA, EVIDENTEMENTE, DE UNA INFINIDAD DE MUEBLES Y
EQUIPAMIENTO COMPLETO DE OFICINAS.
• ARCHIVADORES VERTICALES O GABINETES DE ARCHIVO
UTILIZADOS PARA GUARDAR TODA CLASE DE EXPEDIENTES A PRUEBA DE INCENDIO PARA
LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE GRAN VALOR.
LOS ARCHIVADORES VERTICALES PUEDEN SER DE DOS GAVETAS A LA ALTURA DEL
ESCRITORIO, DE TRES, CUATRO, CINCO Y HASTA SEIS; ESTAS VARÍAN DE TAMAÑO DESDE EL
PEQUEÑO PARA TARJETAS CARTAS OFICIOS HASTA CARTAS LEGALES; TAMBIÉN SE
CONSIGUEN GACETAS CONFECCIONADAS ESPECIALMENTE PARA ARCHIVAR PLANOS DE
GRAN TAMAÑO.

8. • ARCHIVO DE
ESTANTERÍA
O ARMARIO
• ARCHIVO DE
CAJONERA
TIPOS DE MOBILIARIO DEL
ARCHIVO

10. • ESTANTERÍAS Y ARMARIOS: UNA ESTANTERÍA, ESTANTE, LIBRERÍA O
LIBRERO ES UN MUEBLE CON ESTANTES HORIZONTALES QUE SIRVE
PARAALMACENAR LIBROS.
MUEBLE ARCHIVADOR: LA CARPETA SE INTRODUCE EN LA PARTE DEL
CAJÓN DEL ARCHIVADOR DONDE DEBE ESTAR COLOCADA LA CARPETA
• LOS ARMARIOS: DEBEN SER MUY SÓLIDOS Y DE PREFERENCIA
CON PUERTAS CORREDIZAS, PARA EVITAR QUE ESTAS ESTORBEN
Y QUE LA ABERTURA DE UN ARMARIO IMPIDA LA DE OTRO EN
CASO DE QUE SE ENCUENTREN INSTALADOS EN SERIE, ADEMÁS,
ESTOS ARMARIOS DEBEN ESTAR PREVISTOS DE CERRADURAS DE
SEGURIDAD, POR LO GENERAL CILÍNDRICAS.
• FICHEROS HORIZONTALES VISIBLES – (KÁRDEX): CUANDO LA
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO EMPIEZA A SER COMPLEJA LA TÉCNICA
MODERNA DE ESTE ORIENTANDO HACIA ESTE TIPO DE FICHEROS
INDIVIDUALES QUE OCUPAN TANTO ESPACIO Y OFRECEN LA
DIFICULTAD DE ENCONTRAR CON FACILIDAD LA QUE SE BUSCA.

11. • KARDEX: ES UN MOBILIARIO, PARA UN TIPO DE ARCHIVO ACTIVO QUE
PERMITE, OBTENER CUALQUIER CLASE DE INFORMACIÓN, DE UNA
MANERA FÁCIL Y FLEXIBLE.
 ESTOS FICHEROS SON METÁLICOS FORRADOS DE CARTÓN DE
TAMAÑO ESTÁNDAR, DE GRAN DURACIÓN Y RESIDENCIA, DEBIDO
A LA GRAN CANTIDAD DE FICHAS QUE SE ARCHIVAN EN ÉL;
ECONOMIZAN MUCHO ESPACIO EN LA OFICIA.
 LOS FICHEROS HORIZONTALES VISIBLES CONSERVAN MUY BIEN
LAS FICHAS QUE SE ARCHIVAN EN ÉL, POR ESTAR PROTEGIDAS EN
LA PARTE EXPUESTA EL DETERIORO, CON MATERIAL PLÁSTICO
TRANSPARENTE.

12.  LA CONSULTA DE LAS FICHAS Y SU PUESTA AL DÍA RESULTA MUY FÁCIL, YA
QUE NO ES NECESARIO SOSTENER CON LA MANO DURANTE SU
LECTURA O REGISTRO, DEBIDO A UN DISPOSITIVO ESPECIAL QUE LAS
DEJA EN SUSPENSIÓN.
 OFRECE GRAN SEGURIDAD CONTRA PERDIDAS, YA QUE NO ES
NECESARIO SACAR LAS FICHAS DE LOS ARCHIVOS PARA SU REGISTRO.
 LA CAPACIDAD DE TARJETAS POR CADA BANDEJA Y CHAROLA DEPENDE
DEL TIPO DE TARJETA USADA. OCHENTA (80) TARJETAS POR BANDEJA ES
UNA BUENA CIFRA PROMEDIO.
FICHEROS: MUEBLE QUE CONTIENE FICHAS, LAS CUALES SON PEDAZOS DE
CARTULINA O PAPEL FUERTE EN LA QUE SE CONSIGNAN DATOS O RESEÑAS DE:
LIBROS, DOCUMENTOS, DATOS PERSONALES, ETC.

13. TARJETEROS: ES LA CAJA DONDE SE GUARDAN LAS TARJETAS
QUE SIRVEN DE GUÍA PARA LOCALIZAR DOCUMENTOS
ARCHIVADOS.
OTROS ELEMENTOS NECESARIOS
• PERFORADORA  GRAPADORA  TIJERAS
• SACAGANCHOS  SELLOS
• ALMOHADILLAS (ALMACENA LA TINTA QUE SE HA DE UTILIZAR EN EL SELLO).
 .

14. PRINCIPALES FACTORES DE
DETERIORO DE LOS
DOCUMENTOS
 Ambiente: Su campo de acción no solo se circunscribe a las
áreas de depósito, involucra a todos aquellos elementos de tipo
ambiental (Temperatura, humedad relativa, luz, contaminaciones
atmosféricas y polvo).
 DESASTRES: A las deficientes condiciones administrativas y
físicas, en las que se encuentran los archivos se suma el alto
riesgo de pérdida total, por falta de programas y sistemas de
prevención, detección y control de desastres (incendios,
terremotos e inundaciones).
 BIÓTICOS : Entre los agentes biológicos podemos mencionar,
Microorganismos
Insectos
Roedores

15. PRINCIPALES FACTORES DE
DETERIORO DE LOS
DOCUMENTOS
 ANTROPOGÉNICOS: Es el factor más nocivo para los bienes
documentales. Su acción deteriorante incluye todos aquellos
manejos y métodos, de carácter permanente usados durante
los procesos básicos de organización, manipulación y depósito.
Tales como, clips, ganchos, legajos, carpetas, cajas y
depósitos, con ausencia total de efectivos programas de
mantenimiento y mala manipulación. Las consecuentes
manifestaciones, abarcan desde el deterioro de tipo físico –
mecánico (roturas, rasgaduras, dobleces, deformaciones y
otros).

16. LAS NUEVAS TECNOLOGIAS
• A MEDIDA QUE
ENTRAMOS EN LA ERA
ELECTRÓNICA DE
OBJETOS DIGITALES, ES
IMPORTANTE SABER,
QUE ESTAMOS
ENTRANDO EN UNA
ÉPOCA DONDE MUCHO
DE LO QUE SABEMOS
HOY, MUCHO DE LO QUE
ESTÁ CODIFICADO Y
ESCRITO
ELECTRÓNICAMENTE,
SE PERDERÁ PARA
SIEMPRE.

17. LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS
VENTAJAS:
• PRESERVACIÓN DE LA
IMAGEN DE DETERIOROS
FÍSICOS O QUÍMICOS.
• SE REDUCE LA
MANIPULACIÓN DE LOS
ORIGINALES.
• RAPIDEZ Y FACILIDAD DE
LOCALIZACIÓN.
• COPIAS IMPRESAS.
DESVENTAJAS:
• NO CUBRE EL SECTOR
CONSERVACIÓN, DEBIDO A LA
CONSTANTE RENOVACIÓN
TECNOLÓGICA.
• PERIODO DE VIDA MENOR QUE EL
PAPEL Y EL MICROFILM.
• ALTERACIÓN DE LA INFORMACIÓN
CONTENIDA CON GRAN FACILIDAD.
• LOS EQUIPOS QUEDAN OBSOLETOS
RÁPIDAMENTE.

18. CONSERVACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
• TEMPERATURA 18º C
• HUMEDAD RELATIVA 40%
• MIGRACIÓN 10 AÑOS
NOTA: LA HUMEDAD ES EL MAYOR AGENTE DE DETERIORO.
LOS SOPORTES DIGITALES DEBEN GUARDARSE EN FORMA
VERTICAL.