1. Ms Word 2007
Combinar
correspondencia
Microsoft Word.
2. Combinar correspondencia en Word 2007
¿Qué procedimiento seguiría para hacer las siguientes tareas?
Generar una carta de solicitud de permiso de los padres de
familia para cada uno de sus alumnos que tutora.
Imprimir el respectivo sobre para cada carta.
Enviar una caja con una etiqueta para cada uno de sus
alumnos.
Si está pensando en editar cada carta, etiqueta o sobre,
probablemente terminaría perdiendo la paciencia, cuando su
grupo de alumnos rebasen un número significativo. Por
ejemplo, 55 alumnos en un mismo grupo. Si a esto le
agregamos que usted atiende 2 o más grupos.
Para este tipo de tareas Word integra una característica
denominada Combinar correspondencia que simplifica la
generación de varias cartas, sobres o etiquetas.
3. Combinar correspondencia en Word 2007
Para comprender el procedimiento es necesario conocer
algunos conceptos, y la forma en que se integran para generar
una combinación de correspondencia. Estos elementos
se trabajan igual en cartas modelo, etiquetas y sobres.
Base de datos. Es la lista que contiene la información de
cada uno de los elementos a combinar. Por ejemplo: alumnos,
clientes, etc. Puede tener diferentes formatos. Por ejemplo:
Una tabla en un documento de Word o una lista en una hoja de
cálculo de Excel. Debe tener encabezados y estar organizada en
filas (registros) y columnas (campos).
Observe la siguiente base de datos:
4. Combinar correspondencia en Word 2007
Observe la siguiente base de datos:
CAMPO: Representa una columna en la tabla. Cada campo
contiene información de un solo tipo. Por ejemplo el campo
Nombre, contiene única y exclusivamente nombres. La
siguiente figura tiene resaltado el campo Nombre
5. Combinar correspondencia en Word 2007
REGISTRO: Representa una fila o renglón en la tabla. Cada
registro contiene información de un solo individuo o evento.
DOCUMENTO PRINCIPAL. Es el documento, sobre o
etiqueta que utilizará como patrón para generar cartas
modelo, sobres o etiquetas para correspondencia. A
continuación se ven algunos ejemplos.
7. Combinar correspondencia en Word 2007
Cartas modelo
Para crear una carta modelo: Abra el documento principal que
utilizará para crear sus cartas modelo, si no lo tiene, redáctelo.
Debe dejar espacios en donde se colocarán los datos cambiantes
(campos combinados).
1. Active la ficha Correspondencia.
2. De clic sobre el botón Iniciar
combinación de correspondencia
3. Seleccione el comando Paso a paso
por el Asistente, para
combinación de correspondencia
8. Combinar correspondencia en Word 2007
A continuación aparece el cuadro de diálogo Combinar
correspondencia.
4. Seleccione el tipo de combinación que va
a realizar. En este caso elija Cartas.
5. En esta área irán apareciendo
instrucciones y sugerencias para guiarlo
a través del proceso.
6. De clic en Siguiente, una vez que haya
seleccionado el tipo de combinación,
para seguir con el procedimiento.
9. Combinar correspondencia en Word 2007
7. Seleccione el documento actual,
para utilizarlo como el patrón a
partir del cual se van a generar las
cartas modelo.
8. De clic en Siguiente una vez que
haya seleccionado una opción de
documento inicial.
10. Combinar correspondencia en Word 2007
9. Seleccione utilizar una lista existente.
En este caso utilizaremos el archivo
Direcciones.doc que se ha
generado previamente.
10. De clic en Examinar para que se
abra el cuadro de dialogo:
Seleccionar archivos de origen
de datos y seleccione el origen de
los datos, busque el archivo que
contiene la base de datos.. Seleccione
el archivo y pulse Aceptar.
11. Combinar correspondencia en Word 2007
A continuación aparece el cuadro de diálogo Destinatarios
de combinar correspondencia.
11. Si fuera necesario, desactive las casillas de las personas que
desea excluir de su correspondencia.
12. Y continúe con el asistente
Cuando termine de clic sobre el botón Aceptar.
