O documento fornece regras e etapas para a elaboração de projetos de eventos. As regras incluem ter uma boa ideia criativa, escolher as pessoas certas, verificar padrões de investimento, e privilegiar os interesses dos patrocinadores. As etapas são justificar a escolha do evento, definir objetivos, organizar detalhes do evento e orçamento, e estimar o retorno esperado. O roteiro de projeto lista seções essenciais como título, localização, objetivos, público-alvo, cronograma e anexos
2. Regras para elaboração
REGRA 1: É necessário um bom projeto. Um bom projeto parte de
uma idéia nova, criativa.
REGRA 2: Procure as pessoas certas para o seu projeto.
REGRA 3: Verifique o padrão de investimento em projetos de
eventos utilizados por cada empresa.
REGRA 4: O projeto deve privilegiar os pontos de interesse de
quem vai “patrocinar” o projeto: local, período, publico,
merchandising, mídia e divulgação.
3. Regras para elaboração
REGRA 5: Seja breve em sua exposição (Por que investir no projeto
é um bom negocio?).
REGRA 6: O projeto deve conter anexos (parte ilustrativa do projeto:
croquis do local, fotos, clipping, material promocional, etc..)
REGRA 7: O projeto deve propor ações promocionais conjuntas
(identificar a imagem de quem patrocina com os objetivos do evento
proposto).
REGRA 8: Qualidade é a palavra chave. Eventos de qualidade
dependem de projetos de qualidade.
4. As etapas
Justificativas (por que a escolha daquela modalidade de
evento). Enfatizar fatores determinantes da escolha do evento.
Definição dos objetivos (são os objetivos que o patrocinador
vai atingir por meio da promoção do evento: maximizar a
marca, estreitar laços com os públicos de relacionamento,
aumento de vendas, etc..).
Organização do evento (descrição do público, audiência
estimada, local e período de realização, atividades a serem
desenvolvidas, divulgação e promoção).
5. As etapas
Orçamento previsto, contendo custos de pessoal,
operacional e administrativos e os valores referentes às
cotas de patrocínio.
Retorno esperado (nesse caso, deve ser explicitado o
apoio da mídia, caso exista, e o cálculo do custobenefício, através da relação valor do patrocínio x
audiência estimado do evento).
6. Roteiro de projeto
Título
Entidade e/ou empresa promotora
Entidade e/ou empresa organizadora
Cidade
Local do evento
Tema do evento
Objetivos
Justificativa
Publico e numero previsto de participantes
7. Roteiro de projeto
Descrição do evento
Período de realização do evento e horário
Inscrições e informações
Recursos necessários:
Recursos materiais (administrativos)
Materiais de divulgação
Recursos humanos
Recursos audiovisuais e equipamentos
Instalações
8. Roteiro de projeto
Previsão orçamentária (despesas e receitas)
Cronograma
Considerações finais
Anexos
Modelo de material de divulgação
Modelo de ficha de inscrição
Modelo de certificado (se for o caso)
Modelo de formulários em geral