Excel kot bi ga moral poznati vsak

EXCEL
kot bi ga moral poznati vsak
DID delavnica
Maša Crnkovič
Pregled

Osnove

Računanje
s

formulami
Funkcije

Vizualizacija

podatkov

P R E G L E D
E X C E L 2 0 1 0
Excel - Maša Crnkovič
2
Spoznavanje s programom
Vaje si prenesite iz
h t t p : / / b i t . l y / 1 x E O Q B j

Excel - Maša Crnkovič 3
„Sestavni deli“ Excela

„Univerzalne“ bližnjice
4
—  Novo Excelovo okno: CTRL+N
—  Shrani dokument: CTRL+S
—  Izberi vse: CTRL+A (3 možnosti za tabele)
—  Razveljavi spremembo: CTRL+Z
—  Uveljavi spremembo nazaj: CTRL+Y
—  Odpri datoteke: CTRL+O
—  Kopiraj: CTRL+C
—  Prilepi: CTRL+V
—  Iskanje: CTRL+F

5
Osnove Excela
J I H ( Z A R E S ) Ž E P O Z N A Š ?

Nekaj stvari, ki jih lahko počnemo s podatki …
6
—  Vnos, oblikovanje in urejanje podatkov v celicah
—  Prikaz podatkov v tabelah
—  Razvrščanje in filtriranje
—  Grafična predstavitev
—  Računanje
—  Vstavljanje in brisanje podatkov
—  Posebno kopiranje in lepljenje

Če samo klikneš na celico in začneš pisat, bo vsebina, ki
je bila pred tem v celici, izginila!
Urejanje celic
7
—  Dvojni klik na celico
—  Klik na celico+F2
—  Klik na celico+urejanje v vnosni vrstici

Vstavljanje in brisanje podatkov
8
—  Vstavljanje in brisanje celic ter celih vrstic, stolpcev
in delovnih listov
—  Pri vstavljanju/brisanju se bodo prilagodile tudi
formule, razen če izbrišemo podatke, na katere se
formula nanaša (vrne napako)
—  Na traku ali z desnim klikom
—  Brisanje podatkov v večih celic naenkrat: DELITE

Izbiranje celic
9
—  Skoči na konec stolpca s podatki:
¡  Dvojni klik na rob celice
—  Označi vse podatke pod to celico do konca stolpca:
¡  SHIFT + dvojni klik na rob celice
—  Če želimo izbrati samo določene celice:
¡  CTRL + klik na izbrane celice
—  Že želimo izbrati več zaporednih celic:
¡  SHIFT + prva celica + zadnja celica

Orodja na traku
10
—  Datoteka
¡  Shranjevanje in odpiranje datotek
—  Osnovno
¡  Oblikovanje besedila, celic in tabel, urejanje podatkov
—  Vstavljanje
¡  Tabele, grafi, ilustracije, sparkline, povezave, besedilo, simboli
—  Postavitev strani
¡  Teme, priprava strani, možnosti lista, razporeditev elementov
—  Formule
¡  Knjižnica funkcij, poimenovanje celic, nadzor formul
—  Podatki
¡  Pridobivanje in urejanje podatkov, podatkovna orodja
—  Pregled
¡  Preverjanje črkovanja, pripombe, zaščita dokumenta
—  Ogled
¡  Možnosti ogleda zvezka, okna, povečave
Bližnjice:
ALT+črka

Posebno lepljenje
11
—  Vsaka celica ima več
lastnosti:
¡  Vrednost (tisto, kar se vidi v
sami celici)
¡  Oblikovanje (pisava, obrobe,
številsko oblikovanje, širina
vrstice…)
¡  Formula (tisto, kar se vidi v
vnosni vrstici)
—  Privzeti „copy-paste“
prilepi vse lastnosti
—  S posebnim lepljenem
omejimo, kaj prilepimo

Zaporedja
12
—  Deluje za števila in nekatera besedna zaporedja:
¡  Datum, valuta, odstotki …
¡  Imena dni v tednu, imena mesecev
—  Po vrsticah in po stolpcih
—  Poljubno zaporedje po vzoru določenega koraka
—  Dovolj je, če določimo prvi dve vrednosti zaporedja
—  Če zaporedja ne prepozna, ponavlja elemente v
zapisanem vrstnem redu

R A Č U N A N J E
I N
L O G I K A
13
Formule

Za vse formule velja …
14
—  Vidna je v vnosni vrstici
—  Rezultat formule se izpiše v celici
—  Pred formulo mora biti „=“, sicer bo vsebina celice
obravnavana kot besedilo
—  Formulo se lahko kopira na druge celice
—  V formulo se lahko vpisuje števila ali pa vrednosti
izbiramo s klikom na celico (sklici)

Matematični operatorji
15
Znak
Vrne

+
vsoto

-‐
razliko

*
zmnožek

/
količnik

^
potenco

^1/n

n-‐C
koren

&
združi
tudi besedila

Logični operatorji
16
—  Vrne TRUE (če drži) ali FALSE (če ne drži)
Znak
Pomen

<
je
manjše

>
je
večje

>=
je
večje
ali
enako

<=
je
manjše
ali
enako

=
je
enako

!=
ali
<>
ni
enako

tudi za besedila

Sklicevanje na celice
17
Sklicevanje na
Uporabite

Celico v stolpcu A in vrstici 10
A10

Obseg celic v stolpcu A in vrsticah od 10 do 20
A10:A20

Obseg celic v vrstici 15 in stolpcih od B do E
B15:E15

Vse celice v vrstici 5
5:5

Vse celice v vrsticah od 5 do 10
5:10

Vse celice v stolpcu H
H:H

Vse celice v stolpcih od H do J
H:J

Obseg celic v stolpcih od A do E in vrsticah od 10 do 20
A10:E20

Sklicevanje na celice od A1 do A5 na drugem listu (List2)
List2!A1:A5

Sklicevanje na stolpec „Starost” v tabeli „Tabela1” Tabela1[starost]
Office.com

Absoluten in relativen sklic
18
—  Uporaba $ simbola omogoča absolutno sklicevanje
na celice, oz. tipka F4 (pritisni 1x, 2x ali 3x)
—  Ob kopiranju formule se sklici ne „premikajo“
¡  =A1 relativen sklic
¡  =$A1 „zaklenjen“ stolpec, „premikajoča“ vrstica
¡  =A$1 „premikajoč“ stolpec, „zaklenjena“ vrstica
¡  =$A$1 absoluten sklic
=B$1*$A2
Kako
pogosto
bereš
spletne
medije? frekvence odstotki
nikoli 6
manj
kot
enkrat
na
teden 8
enkrat
na
teden 34
nekajkrat
na
teden
62
vsak
dan 73
večkrat
na
dan 49
skupaj =B2+B3+B4+B5+B6+B7
=B2/$B$8

Vaje 1
(List 3)
19
1.  Anketirancem določi ID (zaporedna številka)
2.  Izbriši podatke tistih anketirancev, ki so odgovorili
samo na 1. vprašanje. Koliko vrstic je bilo izbrisanih?
3.  Izračunaj starost anketirancev
4.  Znebi se napake (#VREDN!) (namig: pomagaj si z
razvrščanjem)
5.  Podatke oblikuj v tabelo
6.  Kateri anketiranci so stari 25 let ali več? Označi jih s
TRUE, če so starejši, ali s FALSE, če so mlajši
7.  Katerega leta je bil rojen najstarejši anketiranec? Ali
uporablja Facebook?
8.  Anketirance razvrsti v prvotno stanje

F U N K C I J E S O V N A P R E J D O L O Č E N E F O R M U L E Z A
I Z V A J A N J E I Z R A Č U N O V Z U P O R A B O D O L O Č E N I H
V R E D N O S T I , I M E N O V A N I H A R G U M E N T I , V
P O S E B N E M V R S T N E M R E D U A L I S T R U K T U R I .
F U N K C I J E L A H K O U P O R A B I T E , Č E Ž E L I T E I Z V E S T I
E N O S T A V N E A L I Z A P L E T E N E I Z R A Č U N E .
( O f f i c e - v a p o m o č )
20
Funkcije

Vstavljanje funkcij
21
—  Preko grafičnega vmesnika
—  Ročno pisanje:
¡  vpiši „=“ in nato funkcijo
¡  Excel delno pomaga pri sestavi funkcije
—  Kombinacija obojega
Bližnjica:
SHIFT+F3

Struktura funkcij
22
— Začne z enačajem (=),
— sledi ime funkcije,
— oklepaj,
— argumenti funkcije (če jih ima več so med
seboj ločeni s podpičji),
— in zaklepaj.
¡  =AVERAGE(C2;C3;C4;C5)
¡  =SUMIF(C1:C7;"<5")

Argumenti
23
—  Večina funkcij ima točno določeno, kakšen tip
podatka sprejme za določen argument
—  Nekatere imajo določeno tudi, kakšen razpon
vrednosti sprejemajo
—  Neupoštevanje teh določil bo vrnilo napako!
—  Brez argumentov: =fun1()
¡  npr. TODAY, NOW, PI
—  Z 1 argumentom: =fun2(arg1)
¡  npr. ABS, AVRAGE, NORMDIST
—  Z več argumenti: =fun3(arg1; arg2)
¡  npr. LOG, COUNTIFS, CHIDIST

Operatorji sklicev
24
Operator sklicev
Pomen

: (dvopičje)

Operator obsega, ki ustvari en sklic na vse celice med obema
začetnima sklicema, vključno z le-tema

; (podpičje)
Operator unije, ki sestavi več sklicev v en sklic

(presledek)
Presečni operator, ki ustvari en sklic na celice na navadno dva sklica

¡  =AVERAGE(C2:C6)
¡  =AVERAGE(C2;C3;C4;C5;C6) ali =AVERAGE(C2:C3;C4:C6)
¡  =AVERAGE(C1:C6 C2:C8)
à če celice označimo z miško, se ti operatorji postavijo sami

Nekaj funkcij …
25
—  Sumà sešteje vse vrednosti
—  Sumifà sešteje vrednosti pod pogojem…
—  Averageà vrne povprečno vrednost
—  Medianà vrne mediano
—  Countà prešteje št. celic
—  Countifsà prešteje št. celic pod večimi pogoji
—  Ifà preveri ali je pogoj izpolnjen in vrne izbrano
vrednost, če je, ali drugo izbrano vrednost,
če ni
—  Properà besede spremeniv v obliko „1. velika črka, ostale
male“
—  Productà množi števila
—  Factà fakulteta števila n (1*2*3*…*n)

Vaje 2
(List 3)
26
1.  Izračunajte povprečno starost anketirancev.
2.  Koliko anketirancev je starejših od 30 let?
3.  Koliko anketirancev ni odgovorilo na 3. vprašanje?
4.  Koliko odstotkov anketirancev je moških? (% na 2 decimalki)
5.  Koliko znaša povprečna starost za tiste, ki uporabljajo
Facebook in za tiste, ki ga ne?
6.  Popravi stolpec „Starejši do 25“ tako, da bo z vsakega
anketiranca pisalo „Da, 25 ali več“ ali „Ne, mlajši“
7.  Naredi tabelo s frekvencami za vse starosti in jo kopiraj na
nov list
8.  Določi:
¡  Vrednost PI na 7 decimalnih mest natančno
¡  Današnji datum in trenutna ura

27
Vizualizacija podatkov
Besedni oblak

Vizualizacija podatkov
28
—  Grafična predstavitev podatkov
—  Cilj: posredovanje informacij na razumljiv in
učinkovit način s pomočjo računalniške grafike
—  Namesto kompleksnih podatkovnih zbirk, prikažemo
ključne podatke na način, ki uporabniku omogoča
intuitivno razumevanje
—  Povezana z informacijsko, znanstveno in statistično
vizualizacijo
—  Koncept v razvoju, obseg področja se neprestano
veča
http://sl.wikipedia.org/wiki/Vizualizacija_podatkov

Časi za razpad zveze
Excel - Maša Crnkovič 29 Information is beautiful

Prednosti uporabe grafov
30
—  Lažje je videti in razumeti sliko, kot razumeti številske
podatke
—  Intuitiven vizualni vtis o:
¡  trendih in povezavah podatkov
¡  porazdelitvi podatkov
¡  razlikah med skupinami
¡  odnosih med spremenljivkami
—  Prenos bremena iz številskega sklepanja na vizualno
sklepanje, kar pri pridobivanju informacij prihrani veliko
časa in živcev
—  Slika pritegne večjo pozornost kot števila v tabeli
—  Slike si lažje zapomnimo

Podatki srečajo graf
31
—  Številke imajo pomen!
¡  Kvantitativni podatki (številke)
¡  Kategorični podatki (oznake, ki nam povedo, kaj merimo)
—  2D grafi imajo eno kvalitativno in eno kategorično os
(razen raztreseni grafikon)
—  Tipi kategoričnih lestvic:
¡  Nominalna
¡  Ordinalna
¡  Intervalna

6 tipičnih grafov
32
Making data meaningful

Kje je „tortica“?
33
Tortni ali strukturni graf (ang. pie chart)
—  Večina statistikov jo odsvetuje
—  Malo število kategorij
—  Velikost kosov??
¡  Lažje je primerjati dolžine kot kote

Tortni graf
34
—  Struktura v odstotkih
—  Ena spremenljivka (enodimenzionalni graf)
—  Priporočila:
¡  Malo kategorij (največ 5!)
¡  Za lažjo primerjavo kosov, dodaj vrednosti
¡  Oznake lahko zapišeš v graf à legenda ni potrebna
¡  Kose je lažje primerjati, če se razporejeni po velikosti (od
najmanjšega do največjega)
4.3%

17.4%

78.3%

Da,
več

Da,
eden

Ne

Ali ima kdo od tvojih profesorjev
Facebook stran za svoj predmet?

Palični grafi
35
—  Več paralelnih pravokotnih oblik, ki se proporcionalno
raztezajo do vrednosti, ki jih predstavljajo
—  Najpreprostejši za izdelavo, branje in razumevanje
—  Primerni so za primerjavo:
¡  porazdelitve,
¡  vrednosti opisnih ali grupiranih podatkov
—  Če vrstni red kategorij ni bistven, so stolpci razporejeni po
velikosti
—  Navpično ali vodoravno:
¡  Ne sme biti v nasprotju s tem, kar predstavlja
¡  Če so imena kategorij dolga, damo horizontalno

Različne vrste paličnih grafov
36
5.9%

21.6%

26.5%

34.3%

44.1%

63.7%

0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%

Joga,
meditacija

Zabava

Branje

Glasba

Sprehodi
v
naravi

Športne
akCvnosC

Palični graf

37
26.3%

39.5%

18.4%

10.5%

5.3%

Nikoli
Do
14
dni
Med
14
dni
in
1

mesecm

1
do
2
meseca
Več
kot
dva

meseca

Stolpčni graf

38
0

10

20

30

40

50

60

150,01
-‐
155,00

155,01
-‐
160,00

160,01
-‐
165,00

165,01
-‐
170,00

170,01
-‐
175,00

175,01
-‐
180,00

180,01
-‐
185,00

185,01
-‐
190,00

190,01
-‐
195,00

cm

Histogram

39
0

200

400

600

800

1000

1200

Julij
Avgust
September

Število
obiskovalcev

Direktno

Preko
linka

Preko
iskalnika

Naložen stolpčni graf

40
80.6%

51.9%

19.4%

48.1%

0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%

Moški

Ženske

Se
sprejemam
Se
ne
sprejemam

100-odstotno naložen palični graf

Točkovni grafi
41
—  Prikazuje razmerje med dvema spremenljivkama
—  Ponazarja individualne vrednosti (ne celotne oblike)
—  Ni nujno, da se merska lestvica začne z ničlo
—  Točke so lahko povezane s črto in označene z vrednostmi
—  Raztreseni grafikon:
¡  Prikaz korelacij
¡  Trendna črta
3.2
2.5

12.7

19.0

8.9

11.4

9.5
10.1

4.4
5.1

1.3
1.9
1.3

4.4

1.3

0.0
.6
.6
.6
.0
.0
.6
.6

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

<=
18

18,01
-‐
19

19,01
-‐
20

20,01
-‐
21

21,01
-‐
22

22,01
-‐
23

23,01
-‐
24

24,01
-‐
25

25,01
-‐
26

26,01
-‐
27

27,01
-‐
28

28,01
-‐
29

29,01
-‐
30

30,01
-‐
31

31,01
-‐
32

32,01
-‐
33

33,01
-‐
34

34,01
-‐
35

35,01
-‐
36

36,01
-‐
37

37,01
-‐
38

38,01
-‐
39

40,01
+

Odstotki

ITM

Črtni grafi
42
—  Prikaz sprememb in trendov v (daljšem) časovnem obdobju
—  Priporočljivo največ 4 črte
—  Črte različnih barv ali slogov
—  Oznake so lahko prikazane na črtah à ni legende
—  Izhodišče številske merske lestvice je (praviloma) ničla
0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

februar
marec
april
maj
junij
julij
avgust
september

Ogledane
strani

Obiski

Unikatni
ogledi

Škatlasti grafikon
43
—  Prikazuje nihanja
—  Ang. box plot
—  „Borzni grafikon“
—  Kvartilni grafikon (ang.
box-and-whisker)
—  V Excelu je pomemben
vrstni red podatkov na
listu
Min
Max
Povp.
Stan.
odklon

Iskrenost
2,38
5
3,94
0,53

Namernost
1,8
4,6
3,33
0,49

Strah
pred
izolacijo
1
4
2,41
0,57

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

4.5

5

Iskrenost
Namernost
Strah
pred
izolacijo

povp-‐stan.o
max
min
povp+stan.o

Iskrenost
3,42
5,00
2,38
4,47

Namernost
2,83
4,60
1,80
3,82

Strah
pred
izolacijo
1,84
4,00
1,00
2,98

Izbira primernega grafa
44
Tip odnosa
Grafi

Nominalna
primerjava

-palični (horizontalno ali vertikalno)
-točke (če kvantitativna lestvica ne vsebuje ničle)

Časovni niz
-črtni (za ponazoritev oblike podatkov v celoti)
-palični (primerjava med posameznimi vrednostmi)
-točke povezane s črto (poleg celotne oblike podatkov poudarimo
posamezne vrednosti)

Rangiranje
-točke (če kvantitativna lestvica ne vsebuje ničle)

Delež od celote
-tortni (je res primeren?)
-palični v skladih (ang. stacked bar) kadar želimo prikazati tako deleže
kot celoto

Frekvenčna
razporeditev

-palični (za prikaz individualnih vrednosti) = histogram
-črtni (ponazoritev celotne oblike podatkov) = frekvenčni poligon

Korelacija
-točke in trendna črta (raztreseni grafikon)

Izgled grafa
45
—  Brez motečih „dodatkov“, ki ne doprinesejo k predstavitvi
podatkov:
¡  mrežne črte – če te niso bistvene, sicer so bolj svetle
¡  ozadje grafa
¡  3D izgled
¡  okraski ipd.
—  „Mehke“ barve grafa: naravne in ne-nasičene (izogibamo se
zelo temnih, svetlih in fluorescetnih barvnih spektrov)
—  Pozicija legende
—  Pomembne so črte osi (x in y os) z ustrezno lestvico in
oznakami (vendar v nekaterih primerih ni nujno, da so
prikazane)

—  Barva
—  Vrstni red
—  Decimalke na osi
—  Mrežne črte
Ti podatki so izmišljeni
0%#
10%#
20%#
30%#
40%#
50%#
60%#
Net# Šumi# Amerika#
49.5%&
30.0%&
20.5%&
Net& Šumi& Amerika&

—  Barva
—  3D
—  Vrstni red
—  Mrežne črte
—  Lestvica na osi
(min in max vrednost)
—  Oznaka osi
—  Položaj legende

Dober graf …
48
—  … pritegne bralčevo pozornost
—  … predstavi podatke preprosto, jasno in natančno
—  … ne zavaja (npr. z osjo y)
—  … prikazuje podatke na strnjen način (npr. en palični graf
namesto več tortnih)
—  … olajša podatkovno primerjavo ter izpostavi trende in
razlike
—  … ponazori sporočilo, tematiko ali zgodbo v spremnem
besedilu
Effectively Communicating Numbers

49
Prijatelji in žurke
Hobiji
Faks
Primeri vizualizacije različnih informacij
„SmartArt“

50
Vodja
Mirzet
Delavec
Žan
2. vodja
Alma
Delavec
Jusuf
Delavec
Janez
Delavec
Amir
„SmartArt“

Postava,
humor, ramena,
iskrenost,
spontanost,
tista njegova
fora …
??
Čist preveč je
hud!!
51
„SmartArt“

52
Oblak
Padavine
Površinske
vode
Izparevanje
Kondenzacija
„SmartArt“

53
Znam Excel!
Osnove
programa
Računanje
in funkcije
Grafi in
tabele
„SmartArt“

54
„Risanje z oblikami“

Tabela
55
—  Včasih graf ni najboljša izbira za prikaz podatkov
—  Tekst ali tabela lahko v določenih primerih bistveno
bolje pojasnita informacije
—  O smislu grafa razmisli v naslednjih primerih:
¡  podatki so preveč razpršeni,
¡  podatki imajo premalo vrednosti,
¡  podatki imajo preveč vrednosti,
¡  podatki imajo premalo variance.

Vstavljanje grafov
56
Izberi
podatke
Označi
podatke
Izberi
primeren
tip grafa
Izberi
želeno
obliko
Oblikuj
graf
… naredite grafe za podatke, ki smo jih izračunali pri prejšnjih
vajah (odstotki, frekvence in povprečja).

Grafično predstavite
podatke
V enem grafu prikažite
naslednje funkcije
Frekvence

Zelo
varno

12.702

Varno

25.029

Ogroženo

9.858

Zelo
ogroženo

2.599

—  Linearna: f(x)=2*x+1
—  Kvadratna: f(x)= x2
—  Eksponentna: f(x)= 2x
—  Korenska: f(x)= √3&𝑥 
Ø Na intervalu [-2, 2] (x os)
Ø Korak po 0,2 (-2; -1,8; -1,6 …)
57
Vaje 3
Kako varno se počutite, ko ponoči hodite
sami po svoji soseski? (Vir: ESS)
Ø  Izberite najprimernejšo obliko grafa
Ø  Graf uredite in ga opremite s
potrebnimi informacijami
Ø  Prikazani naj bodo odstotki

Kako varno se počutite, ko ponoči
hodite sami po svoji soseski? 4 funkcije
58
Možni rešitvi
-‐3

-‐2

-‐1

0

1

2

3

4

5

-‐2
-‐1
0
1
2

linearna

kvadratna

eksponentna

korenska

25.3%

49.9%

19.6%

5.2%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Zelo
varno
Varno
Ogroženo
Zelo

ogroženo

Znajdi se ;)
Ø  Izračunajte deleže iz
podatkov na listu
„List3“
Ø  Raziščite različne
možnosti in efekte.
Naredi tako, da bo
rezultat enak temu na
sliki desno –
upoštevajte tudi
oblikovanje in kič. :)
59

Googlaj!
60

Viri in literatura
61
—  Making data meaningful: http://www.unece.org/fileadmin/DAM/stats/
documents/writing/MDM_Part2_English.pdf
—  Effectively Communicating Numbers: http://www.rit.edu/cla/cpsi/
SRResources/Effectively%20Communicating%20Numbers.pdf
—  Oblak besed: http://www.wordle.net/
—  Wiki: http://sl.wikipedia.org/wiki/Vizualizacija_podatkov
—  Office-va podpora: http://office.microsoft.com/sl-si/support/
—  Statistični urad RS: www.stat.si
—  Viri podatkov in grafov:
¡  osebni arhiv lastnih raziskav
¡  ESS 2010 (vaje 3)

m a s a . c r n k o v i c @ g m a i l . c o m
Hvala za pozornost
in sodelovanje J

Excel kot bi ga moral poznati vsak

Recommended

Recommended

More Related Content

Featured

Featured (20)

Excel kot bi ga moral poznati vsak