1. بسم الله الرحمن الرحيم المملكة العربية السعودية كلية التربية بالمدينة المنورة مركز التدريب وخدمة المجتمع دورة مديري المدارس التاسعة عشرة الفصل الدراسي الثاني 1427/1428 هـ ادارة فرق العمل مقدم للدكتور / صالح معمار إعداد المعلم / عبدالله عليان العوفي
3. العمل الفردي إن كثيراً من المسئولين مازال يصر على انجاز الأعمال بمفرده ظناً منه بأنه افضل من ينجز هذه الأعمال أولعدم ثقته بالآخرين وربما لعدم إلمامه بأساسيات الإدارة الناجحة الأمر الذي ينتج عنه تأخير في انجاز العمل أو عدم انجازه أصلاً اضافة الى ضغط العمل عليه مما يثير أعصابه اضافة الى تذمر المرؤوسين منه لإحساسهم بعدم ثقته بهم وتهميش أدوارهم رغم مالديهم من مهارات ومواهب يتمنون إبرازها
4. مقدمه فرق العمل تعد فرق العمل إحدى أهم وسائل نجاح العملية الإدارية ومن أبرز ملامح الإدارة الناجحة التي تحرص على الإنجاز ، فرق العمل هي وسيلة لغاية , وهي مدخل لتحقيق هدف ما . وقد يختلف الهدف من فريق إلى آخر . قد يتمثل الهدف في زيادة الإنتاجية أو تحسين الجودة أو رفع الروح المعنوية أو تحسين العلاقة مع العملاء 0
5. مفهوم فريق العمل يتم تعريف فريق العمل بأنه مجموعة من الأفراد يعملون سوية بقصد الوصول لأهداف محددة ضمن مجال عمل محدد فكل عضو لديه دور محدد يتفهمه بشكل جيد بقية الأعضاء .
6. بناء فريق العمل إن بناء فرق العمل يتيح الفرصة لإبراز احسن الصفات الموجودة في الأشخاص ويثري النقاش وينقح الأفكار ويؤدي في النهاية إلى إنجاز الأعمال وحل المشكلات 0 وللحصول على هذه النهاية المطلوبة لابد من بناء فرق العمل على أسس علمية ونفسية واستحضار هدف معين يتم تحقيقه .
7. لماذا فرق العمل تبنى فرق العمل لمزايا عدة منها خلق بيئة عالية التحفيز و مناخ مناسب للعمل 1- الإحساس المشترك بالمسئولية تجاه المهام المطلوبه 2- استجابة أسرع للتغيرات التكنولوجية 3- تقليل الاعتماد على الوصف الوظيفي 4- تفويض فعال للمهام المطلوبة مع زيادة في مرونة الأداء 5-
8. لماذا فرق العمل تبنى فرق العمل لمزايا عدة منها التزام تام بالأهداف مع المحافظة على القيم المساندة 6- الإحساس المشترك بالمسئولية تجاه المهام المطلوبه 7- تحسين مستوى ونوعية القرارات . 8- زيادة فعالية الاتصالات بين الأعضاء 9- تحسن مستوى مهارات الأعضاء 10-
9. لماذا فرق العمل تبنى فرق العمل لمزايا عدة منها الاستفادة من المواهب المتعددة للأفراد 11- تخفيف الأعباء وتوزيع الأدوار 12-
10. أنواع فرق العمل انواع فرق العمل فرق الإدارة الذاتية فرق المهام المحددة فرق المهام الكبيرة دوائر الجودة الفرق الموجهة ذاتيا
11. فرق المهام الكبيرة تقوم هذه الفرق بتحديد الفرص المتاحة للمنظمة وتقدير احتياجاتها . وتقوم بوضع الإطار الفلسفي العام وتحديد السياسات والاتجاهات العامة , ثم تضع الأهداف وعمل خطط العمل التنفيذية وتحديد الموارد اللازمة لتحقيقها . وتقوم بمتابعة التقدم المحقق وقياسه وكتابة التقارير المتعلقة بالأداء . ويقع على عاتقها أيضاً تحديد المواعيد النهائية لتحقيق الأهداف . ويجب أن يكون بين أعضائها ممثلون للمستويات الإدارية المختلفة . وهى تحتاج إلى اجتماعات مطولة لفترات زمنية طويلة 0
12. فرق المهام المحددة ويتراوح عدد أفرادها بين 5 و 8 أعضاء , ويعتمد الانضمام إليها على الخبرة 0 وهي تحتاج إلى عدة اجتماعات مطولة لفترات في فترة زمنية محدودة . وغالباً ما يطلب منها حل المشكلات أو تقدير الفرص المتاحة ، وقد يطلب من فرق أخرى إتمام ما قامت به من أعمال 0
13. دوائر الجودة يتشكل أعضاؤها من وحدة وظيفية واحدة ويعملون سوياً لتحسين مستوى الجودة أو الإنتاجية أو الخدمات . ويكون العمل بها تطوعياً وليس لها أي سلطة تنفيذية حيث يقع عبء التنفيذ على الإدارة , التي تلعب دوراً محدوداً في توجيهها 0
14. الفرق الموجهه ذاتياً يتشكل أعضاؤها من وحدة وظيفية واحدة ويكونون مسئولين عن أداء عملية متكاملة . ويتم تدريب أعضاء هذه الفرق على المهارات اللازمة للعمل قبل البدء فيه , على أن يتولى الفريق فيما بعد تحديد الاحتياجات التدريبية المطلوبة لأعضائه . وهنا تكون القيادة دورية بين أعضاء الفريق وتتخذ القرارات بمشاركة الجميع . ويقوم أعضاء الفريق بتحديد الأهداف ومراجعة الأعمال وقياس مستوى الأداء والتنسيق مع الإدارات الأخرى . ويتولى الفريق الإجراءات التأديبية والجزائية داخلياً
15. فرق الإدارة الذاتية تعمل بمستويات مختلفة من السلطة وبدون مدير مرئي . تتعاقد مع الإدارة للاضطلاع بمسئولياتها بالإضافة لقيامها بالمهام المحددة والتي تشمل التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة . تتعلم وتشارك في الوظائف التي غالباً ما يؤديها المديرون . وتكون اجتماعاتها أسبوعية . هذه الفرق تصمم وتنفذ التدريب اللازم لأعضائها , وهي تعين وتوجه أعضاءها الجدد , وتحدد مستويات الأداء وتقيسه وتقدم إفادة مرتدة عنه . وتكون مسئولة أثناء التنفيذ .
16. تشكيل الفريق أول خطوة في تشكيل الفريق هي تحديد الأهداف المطلوبة والتي تلبي احتياجات محددة أو تحل مشكلة ما . وقد تترك هذه المهمة أحياناً للفريق لتحديدها ويجب أن تتم بصورة تحسينات أو مكاسب ملموسة , مع تحديد الوقت النهائي للإنجاز والخطوات والتوصيات والتحليلات المطلوبة وخطط العمل والتقارير التي يجب تقديمها وعددها ومواعيدها ( أسبوعية أو شهرية ) والمسئولين المتلقين لها . وتحدد الموارد المتاحة للفريق ويمكن أن تضم مستشاراً من الإدارة يكون مسئولاً عن الاتصال بالفريق . وأخيراً اختيار المجموعة الأساسية التي سوف تحدد جدول أعمال الاجتماع الأول واختيار عضو من الفريق يتولى تسهيل مهمته .
17. مراحل بناء الفريق مراحل بناء الفرق الانصهار وإعادة التشكيل التحديد البحث التعريف المعالجة
18. مواصفات الفريق الفعال مواصفات الفريق الفعال التعاون والاحترام الأداء والتميز الدعم والثقة
19. تحديد مستوى السلطة كثير من الفرق تبدأ العمل دون تحديد واضح لسلطاتها , مما يصيب أعضاء الفريق بالإحباط . لذا يجب تحديد تلك السلطات من البداية ، وهناك عدة خيارات عند تحديد مستوى السلطة منها : النظر في المشكلة ووضع الحلول وترك اتخاذ القرار للإدارة 1- تحديد البدائل المتاحة والمميزات والعيوب وترك اختيار البديل الأمثل للآخرين 2- التوصية بخطة عمل وترك الموافقة للإدارة 3-
20. تحديد مستوى السلطة كتابة تقرير بوجهة نظر الفريق وانتظار الموافقة أو البدء في العمل 4- أداء العمل , ثم كتابة تقرير بالنتائج المحققة 5- القيام بالعمل , و كتابة تقارير في حالة الفشل فقط 6-
21. ادوار أعضاء الفريق يجب تحديد الأدوار بوضوح في بداية كل اجتماع . هذه الأدوار يجب أن تكون مرنة لكي تسمح بتداول الأدوار والمسئوليات بين الأعضاء .
22. مسئوليات قائد الفريق يقوم بنقل المعلومات والمعرفة والمهارات لبقية أعضاء الفريق وتفسير السياسات وأوامر العمل , ويشرح كيفية إدارة العمل بفعالية وتقويم النتائج . ويتولى بناء خطوط الاتصال بين الإدارات وتشجيع الأعضاء على أداء العمل بطرق ابتكارية وتقبل المخاطرة . ويكون من الناحية السلوكية مثلاً يحتذى , ويقوم بمكافأة السلوك الفعال . وتأييد أهداف الفريق داخلياً وخارجياً ونقل إنجازات الفريق إلى الإدارة ولعب دور الوسيط عند نشوب صراعات .
23. تحفيز أعضاء الفريق . قبول الرأي الآخر الإدارة المثلى للوقت . القدرة على إدارة الاجتماعات والتخطيط لها . حسن التعامل مع الآخرين . القوة في اتخاذ القرارات . القدرة على حل النزاعات . مهارات قائد الفريق
24. مفاتيح نجاح فرق العمل تفهم أعضاء الفريق لأهدافه والتزامه بها 1- العمل في جو مريح وغير رسمي 2- تشجيع الاتصالات والمشاركة وقبول الآراء المتباينة 3- سيادة الاحترام والتعاون البناء 4- الثقة بين أعضاء الفريق 5-
25. مفاتيح نجاح فرق العمل اعتبار الاختلاف في الرأي من العلامات الصحية 6- الإحساس المشترك بالمسئولية تجاه المهام المطلوبة 7- مراجعة النتائج باستمرار لتحسين الأداء 8- الالتزام بجدول الأعمال 9- اتخاذ القرارات بالأغلبية وتأييد من الجميع 10-
26. تقويم أداء الفريق عندما يصل الفريق إلى مرحلة النضج المناسبة يكون مطلوباً من أعضائه تقويم بعضهم البعض . وبالرغم من التخوف المتوقع للكثير من الأعضاء لعدم قيامهم بدور المقوم من قبل , فإن الفوائد التي تعود على الفريق من اتباع هذا الأسلوب أكثر بكثير من أي مخاطر قد تقابل هذا العمل .
27. وماذا بعد ... ؟ نسعى ونتمنى تطبيق فرق العمل في كثير من مجالات العمل لدينا وما أكثر حاجتنا اليها في المدرسة مثلاً : 1- فريق التوجيه والإرشاد 0 2- فريق التطوير والتدريب 0 3- فريق دراسة المشاكل المدرسية 0 4- فريق مجلس المدرسة 0 وقد اوضحنا سلفاً طريقة بناء الفريق وإدارته ومزايا العمل بروح الفريق على العمل الفردي 0
