Artikel Key Performance Indicator

1. Key Performance Indicator
Oleh : Rahmat Taufiq Sigit, SSGB
KPI (Key Performance Indicator) sering disebut sebagai landasan untuk menjaga agar
perusahaan sesuai dengan tujuan dan visi misinya. Dalam bahasa Indonesia KPI dikenal
dengan target kinerja yang terbagi menjadi beberapa bagian yaitu kinerja perusahaan, kinerja
unit kerja maupun kinerja individu. Untuk lebih jelasnya fungsi KPI dapat dilihat pada gambar
berikut :
Gambaran Perusahaan tanpa KPI yang Jelas dan Tepat Sasaran
Gambaran Perusahaan KPI yang Jelas dan Tepat Sasaran
Melihat definisi dan jenis dari KPI maka dapat dibayangkan bahwa penyusunan sebuah
KPI bukanlah hal yang mudah, KPI tidak bisa ditentukan hanya oleh bagian tertentu saja tetapi
KPI membutuhkan koordinasi antar unit kerja dalam penentuan variabelnya sesuai dengan
kesiapan/ada tidaknya data yang akan diolah menjadi sebuah nilai variabel. Selain itu
penentuan variabel KPI juga harus berdasar pada visi misi perusahaan dalam jangka waktu
tertentu. variabel KPI yang terbentuk harus merupakan penjabaran/breakdown dari Visi dan

2. Misi Perusahaan, sehingga pemenuhan KPI sejalan dengan pemenuhan visi misi perusahaan.
Gambaran breakdown sebuah KPI seperti pada pada gambar dibawa ini :
Master Improvement Story oleh Prof Dr. Vincent Gaspersz CSSMBB
Dari setiap PPK (Program Peningkatan Kinerja) diatas ditentukan KPI untuk menilai
keberhasilan dari setiap PPK.
Ada beberapa unsur yang harus dipenuhi dalam penentuan variabel KPI yang dikenal dengan
(SMART):
1. SCIENTIFIC
Seperti yang dijabarkan sebelumnya bahwa pemenuhan KPI sejalan dengan tujuan-
tujuan perusahaan, jadi memungkinkan bahwa KPI bersifat unit antara satu perusahaan dengan
perusahaan lainnya.
KPI yang menggambarkan secara langsung pemenuhan tujuan-tujuan perusahaan
disebut KPI organisasi. KPI organisasi kemudian di breakdown menjadi KPI unit kerja dan KPI
individu.dalam hal ini unit kerja yang bersangkutan.

3. KPI Organisasi
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
KPI Unit Kerja
KPI Div. Produksi KPI Div. Pemasaran
Mengurangi jumlah unit yang di-reject oleh inspeksi kualitas Mengurangi jumlah komplain pelanggan
KPI Individu
KPI Individu Dept. Pelayanan KPI Individu Dept. Promosi
Mengangkat telepon pelanggan sebelum dering Memberikan jawaban yang lengkap, jelas, dan memuaskan
ke-3 kepada pelanggan kurang dari 5 menit
2. MEASUREABLE
Variabel KPI tidak dapat diukur secara objektif bila tidak memiliki value (Nilai) satuan.
misalnya jumlah komplain, jumlah produksi dalam unit, ton persentase dll. selain itu variabel KPI
juga harus menunjukkan indikasi tingkat keberhasilan, apakah sangat bagus, bagus, kurang,
atau tidak bagus.
Mengingat unsure ini sangatlah penting maka, dalam menentukan variabel KPI diperlukan
sistem monitoring dan pendukung untuk mendokumentasikan data realisasi KPI. Hanya dengan
dukungan skema monitoring inilah, pencapaian KPI setiap bulan atau setiap triwulan bisa
dikelola dan dikendalikan dengan optimal
3. ACHIEVEABLE
Variabel KPI harus bersifat achieveable (dapat dicapai) bagi setiap individu dalam
perusahaan untuk mengindikasikan efektifitasnya. KPI tidak perlu banyak, realistis dan tidak
terlalu rendah juga tidak terlalu tinggi .

4. Karena KPi yang terlalu rendah akan mengakibatkan kurangnya motivasi dalam
menggapainya, begitu pula KPI yang terlalu tinggi dapat mengakibatkan keputusasaan bagi
individu-individu yang dinilai.
KPI sebaiknya diterapkan secara bertahap setiap tahunnya untuk menjaga motivasi
karyawan sebagai contoh untuk tahun 2008 Penigkatan penjualan 20% dan untuk tahun 2009
sebesar 30%, asalkan masih bersifat achievable maka tidak ada salahnya mempertimbangkan
Inilah yang menjadi alas an utama mengapa seluruh level dan unit kerja di dalam perusahaan
perlu dilibatkan. dalam penyusunannya
Tanpa sistem monitoring yang baik, penilaian kinerja pada akhirnya bisa berujung pada
apa yang saya sebut permainan nilai KPI.ini rentan terjadi pada bagian administrasi.
Harus diakui dimensi KPI untuk bagian administrasi biasanya bermuara pada dua hal
yakni : tingkat akurasi penyusunan laporan dan ketepatan waktu penyusunan laporan. Tanpa
sistem monitoring yang rapi, data pencapaian KPI untuk dua hal diatas bisa diisi dengan
sekenanya. Alhasil, yang sering terlihat data pencapaian KPI mereka cenderung selalu “bagus”
(misal tingkat akurasi selalu 100%, dan ketepatan waktu selalu dinyatakan on time; padahal
kriteria ketepatan waktu sendiri mereka mungkin belum punya standarnya yang baku). Jika
demikian yang terjadi dimana skor KPI bagian-bagian support dan administrasi selalu
cenderung tinggi
4. RELIABLE
KPI harusnya Reliable (dapat diandalkan). Maksud dan unsur ini adalah KPI dapat benar-
benar esensial bagi perusahaan dalam mencapai tujuan-tujuannya. KPI yang terbentuk
diharapkan menggambarkan progress dari pencapaian tujuan perusahaan, selain itu bagi
karyawan, KPI dapat pula memberikan informasi tentang apa saja yang harus dilakukan untuk
dapat mencapai tujuan yang diharapkan.
5. TIME BOUND
Yang tidak kalah penting KPI harus memiliki Time Bound untuk menetapkan perhitungan
target waktu pencapaiannya. Satuan waktu yang digunakan bisa per hari/jam.bulan ataupun
tanggal. (misalnya deadline pembuatan laporan keuangan harus dikumpulkan per tanggal 1
setiap bulannya).
--- SELESAI---