1. MULTINATIONAL : PROGRAMME D’APPUI A LA CONSERVATION DES ECOSYSTEMES DU BASSIN DU CONGO
ATELIER SUR LE SUIVI-EVALUATION ET L'AMELIORATION DES PERFORMANCES DU PACEBCo
Yaoundé
21et 22mai 2013
Termes de référence
(TDR)
UGP
Yaoundé, 14mai 2012

2. 1
1. Contexte et justification
La fonction de suivi-évaluation du PACEBCo se limite à l’heure actuelle à la compilation des rapports
trimestriels soumis par les partenaires et experts de l’équipe de l’unité de gestion du programme.
Comme l’a constaté la dernière mission de supervision que la BAD a effectuée du 26 mars au 3 avril
2013, « il y a une absence de suivi-évaluation des activités des partenaires sur le terrain et
rapportage objectif et vérifiable ». Cette fonction souffre aussi de sa déconnexion avec le processus
de planification annuelle, et manque de synergie avec le dispositif de communication interne et
externe. Le dispositif proposé en Novembre 2012 pour combler les lacunes observées n’est pas
encore entré en fonctionnement. Ce dispositif implique effectivement les antennes de l’UGP dans les
paysages, les partenaires d’exécution, ainsi que les différents experts au siège de l’UGP.
Dans un contexte où l’achèvement du programme est prévu au 31 Décembre 2014, soit près de vingt
mois seulement et pour « prendre les dispositions recommandées par la dernière mission de
supervision suscitée en vue d’améliorer l’exécution des activités du programme », un atelier y relatif
est envisagé.
Dans ce contexte, il est urgent de déployer pleinement les éléments du système de planification et
de suivi-évaluation, de manière à accompagner les différents acteurs et décideurs dans la prise des
décisions relatives à l’exécution, et assurer l’efficacité du système en termes de mise à disposition à
temps des informations nécessaires pour une gestion optimale des activités du programme.
2. Objectif final de l’atelier
Cet atelier vise à regrouper certains acteurs impliqués dans l’exécution programme afin qu’ils
identifient ensemble les réponses pratiques aux questions suivantes :
1. Comment/que faire pour réaliser toutes les recommandations du 4ème
COPIL, de la dernière
mission de supervision BAD de Mars 2013 ?
2. Comment améliorer le tauxd’exécution du programme (en particulier le PTBA 2013, y
compris le PPM) ?
3. Comment opérationnaliser le système de suivi évaluation : Que faire pour obtenir
régulièrement les données sur l’exécution des activités dans les paysages, de manière à
établir à temps les différents rapports requis et renseigner adéquatement les décideurs du
programme ?
o Quels sont les rapports à soumettre ? Quel est le contenu attendu ? Quand les
remettre ? A qui les remettre ?
o Quels sont les supports prévus pour collecter les informations y relatives ? Quand a
lieu la collecte ? Qui collecte quelles informations ? Quel est le circuit de
transmission des données collectées ?
o Quelles sont les faiblesses des outils proposés ? Que faire pour les combler ? Quelles
conditions sont-elles requises pour garantir le succès du système proposé ?
Ainsi structuré, cet atelier s’inscrit en droite ligne de la préparation de la réunion tripartie BAD-
CEEAC-COMIFAC qui est envisagée en juin 2013 (recommandation n° 8 de la mission de supervision
de Mars 2013).

3. 2
3. Résultats attendus
1. Plan d’action de mise en œuvre des recommandations de la 4ème
session du comité de
pilotage du programme d’Avril 2013°;
2. Chronogramme de mise en œuvre des recommandations de la mission de supervision BAD
de Mars 2013°;
3. Plan d’action pour l’amélioration des performances (physique et financière) du programme ;
4. Chronogramme de suivi de proximité des activités du programme dans les paysages ;
5. Les conditions d’un fonctionnement optimal du suivi-évaluation sont identifiées et les
mesures correspondantes sont formulées.
4. Public cible
Cet atelier regroupera tous les acteurs impliqués d’une manière ou d’une autre dans la mise en
œuvre du programme. Toutefois, les disponibilités budgétaires à court terme limitent l’audience et
ne permettent pas de mobiliser autant d’experts et partenaires que souhaités.
En définitive, treize participants sont attendus. Il s’agit de :
Le secrétaire exécutif adjoint de la COMIFAC, superviseur du PACEBCo
Le coordonnateur régional ;
Les experts en suivi-évaluation de l’UGP, de la COMIFAC et du PACEBCo à la CEEAC ;
Les experts de l’UGP (technologies de l’information, communication, comptable,responsable
administratif et financier, acquisitions) ;
Le chef d’antenne TNS présent à Yaoundé ;
Les points focaux des conventions à l’UGP (CIFOR, RAPAC, SNV, CEFDHAC).
5. Méthodologie de travail de l’atelier
5.1 Approche de travail
Les travaux seront organisés autour des questions clefs de l’atelier. Compte tenu du faible effectif du
groupe (13 personnes), le facilitateur animera une session de brainstorming en plénière pour
partager des informations et recueillir les préoccupations et avis des participants sur chaque
question, suivies par la récapitulation des contributions collectées sur des supports visuels, puis la
validation en groupe de chaque résultat de l’atelier.
Afin d’accroître l’efficacité du groupe, deux (02) rapporteurs désignés par consensus seront associés
au facilitateur. Les premiers récapituleront sur les tableaux conférenciers les résolutions adoptées
par les participants.

4. 3
5.2Programmedétaillédes travaux :
Jour 1 :
9 :00 – 9 :10 Introduction (Tadoum, COMIFAC)
9 :10 – 9 :35 Exposé 1 : Rappel des attentes de l’atelier (Bihini, UGP)
Discussion (questions & réponses)
Récapitulatif
9 :35 – 10 :10 Exposé 2 : Méthodologie et outils de travail (Yantio, UGP)
Discussion (questions & réponses)
10 :10 – 10 :25 Pause café
10 :25 – 12 :25 Exposé 3 : Recommandations du COPIL 4 (Bihini, UGP)
Brainstorming
Récapitulatif du plan de mise en oeuvre
12 :25 – 13 :30 Déjeuner
13 :30 – 15 :30 Exposé 4 : Recommandations mission BAD de Mars 2013 (Bihini, UGP)
Brainstorming
Récapitulatif du plan de mise en oeuvre
15 :30 – 15:45 Pause café
15 :45 – 16 :30 Exposé 5 : Exécution du plan de passation des marchés (PPM) (Nna, UGP)
Brainstorming
Récapitulatif du plan d’amélioration des performances (PAP)
16 : 30 – 17 :15 Exposé 6 : Décaissements (Mbaindoloumal, UGP)
Brainstorming
Récapitulatif du plan d’amélioration des performances (PAP)
Jour 2 :
8 :30 – 10 :30 Exposé 7 : Exécution du PTBA 2013 (Bihini, UGP))
Brainstorming
Récapitulatif du plan d’amélioration des performances (PAP)
10 :30 – 10 :45 Pause café
10 :45 – 11 :15 Exposé 8 : Rapports et organisation des données de suivi-évaluation (Yantio, UGP)
Discussion (questions & réponses)
11 :15 – 13 :00 Exposé 9 : Les supports de collecte des données de suivi-évaluation (Yantio, UGP)
Discussion (questions & réponses)
13 :00 – 14 :00 Déjeuner
14 :00 – 14 :30 Exposé : Le système d’alerte précoce (Guefack, UGP)
Discussion (questions & réponses)
14 :30 – 15 :15 Session 10 : Brainstorming sur les faiblesses des outils de suivi et plan
d’amélioration (Tadoum, COMIFAC)
Récapitulatif du plan d’amélioration
15 :15 – 16 :00 Exposé 11 : Capitalisation des connaissances dans le cadre du PACEBCo (Yantio,
UGP)
Discussion (questions & réponses)
Récapitulatif du plan de capitalisation des connaissances
16 :00 – 17 :00 Exposé 11 : Synthèse des résultats des travaux (Tadoum, COMIFAC))
Discussion (questions & réponses)
Adoption

5. 4
Fin des travaux de l’atelier.
6. Facilitation de l’atelier
L’atelier sera facilité par le Secrétaire exécutif adjoint de la COMIFAC, coordonnateur technique, ou à
défaut, par le spécialiste en suivi-évaluation de l’UGP.
7. Documents de travail de l’atelier
Le manuel de planification et de suivi-évaluation du PACEBCo, version de Novembre 2012
Recommandations de la mission de supervision BAD du 26 mars 2013
Recommandations du 4ème
comité de pilotage du programme d’Avril 2013
Plan de travail budget annuel (PTBA) 2013
8. Budget
A. TRANSPORTS
A.1 Transport international
B. FRAIS DE MISSION
B.1 Frais de mission de l’expert CEEAC
C. HEBERGEMENT
C.1 Hébergement de l’experts CEEAC
D. FRAIS D’ORGANISATION
D.1 Pause-déjeuner
D.2 Pause-café
D.3 Fournitures de bureau
D.4 Communication
D.5 Eau minérale
E. IMPREVUS
BUDGET TOTAL :