تنظيم و إدارة الفعاليات

1. ‫الفعاليات‬ ‫وإدارة‬ ‫تنظيم‬
‫من‬ ‫بتمويل‬:
‫األوروبي‬ ‫االتحاد‬
SMC/Sida
‫تقديم‬ ‫و‬ ‫إعداد‬
‫المدرب‬:‫ربعي‬ ‫محمد‬
‫للتدريب‬ ‫األوروبية‬ ‫العربية‬ ‫المؤسسة‬

2. ‫التدريب‬ ‫إتمام‬ ‫بعد‬ ‫توقعاتك‬ ‫هي‬ ‫ما‬2

3. ‫التدريب‬ ‫أجندة‬
3

4. ‫مصطلحات‬
4
‫مصطلحات‬
‫الشركات‬‫مناسبات‬
‫الفعاليات‬

5. ‫الفعاليات؟‬ ‫إدارة‬ ‫تعني‬ ‫ماذا‬5
‫ا‬‫ال‬‫أو‬:‫يي‬‫ي‬‫ه‬ ‫اإلدارة‬‫يي‬‫ي‬‫وتنس‬ ‫ييي‬‫ي‬ ‫وتن‬ ‫يييط‬‫ي‬‫وتتط‬ ‫ييي‬‫ي‬‫ي‬ ‫تو‬ ‫ييو‬‫ي‬‫عملي‬‫يق‬
‫ييري‬‫ي‬‫والبش‬ ‫ييو‬‫ي‬‫المالي‬ ‫ييوارد‬‫ي‬‫الم‬ ‫ييتتدا‬‫ي‬‫باس‬ ‫ييرار‬‫ي‬‫ق‬ ‫يين‬‫ي‬‫وص‬ ‫ييو‬‫ي‬‫ورقاب‬‫و‬
‫وفعالي‬ ‫بكفاءة‬ ‫ما‬ ‫هدف‬ ‫لتحقيق‬ ‫والمعلوماتيو‬ ‫والماديو‬‫و‬
‫ا‬‫ا‬‫ثاني‬:‫معين‬ ‫مكان‬ ‫ف‬ ‫ألشتاص‬ ‫تماع‬ ‫ا‬ ‫ه‬ ‫الفعاليات‬‫وزميان‬
‫هدف‬ ‫لتحقيق‬ ‫محدد‬
‫اا‬‫ا‬‫ثالث‬:‫ب‬ ‫يو‬‫ي‬‫اإلداري‬ ‫يالية‬‫ي‬‫األس‬ ‫يق‬‫ي‬‫تطبي‬ ‫ي‬‫ي‬‫ه‬ ‫يات‬‫ي‬‫الفعالي‬ ‫إدارة‬‫ياءة‬‫ي‬‫كف‬
‫تماع‬ ‫اال‬ ‫أهداف‬ ‫لتحقيق‬ ‫وفعاليو‬

6. ‫؟‬ ‫مهمة‬ ‫الفعاليات‬ ‫لماذا‬
.
6

7. ‫دور‬‫في‬ ‫الفعاليات‬‫والمجتمع‬ ‫المنظمة‬ ‫أهداف‬ ‫تحقيق‬
‫بفكرة‬ ‫الجماهير‬ ‫تزويد‬‫محددة‬ ‫لقضية‬ ‫رئيسية‬.
‫م،ااترك‬ ‫الوك‬‫ا‬‫س‬ ‫أو‬ ‫اف‬‫ا‬‫موق‬ ‫او‬ ‫ف‬ ‫م،ااتركة‬ ‫اة‬‫ا‬‫لش‬ ‫اة‬‫ا‬‫إل‬ ‫اإ‬‫ا‬‫التوص‬‫إتجااا‬
‫بقضا‬ ‫المهتماي‬ ‫باي‬ ‫التواصـإ‬ ‫قنوات‬ ‫وتعزز‬ ‫ف‬ ‫معينة‬ ‫قضية‬‫ف‬ ‫ماا‬ ‫ية‬
‫المجتمع‬ ‫إلة‬ ‫الرسالة‬ ‫نقإ‬ ‫علة‬ ‫قدرتهم‬ ‫تتحس‬ ‫كما‬.
‫ااب‬‫ا‬‫التقري‬‫ااوفي‬‫ا‬‫وت‬ ‫ااة‬‫ا‬‫المتنوع‬ ‫واةرات‬ ‫اار‬‫ا‬‫النظ‬ ‫ااات‬‫ا‬‫وجه‬ ‫ااف‬‫ا‬‫مفتل‬ ‫ااي‬‫ا‬‫ب‬‫ر‬
‫والتعلم‬ ‫المتبادإ‬ ‫للدعم‬ ‫الفرص‬.

7

8. ‫الفعاليات‬ ‫إقامة‬ ‫فطوات‬
8
‫الفعالية‬ ‫نوع‬ ‫تحديد‬
‫الفعالية‬ ‫هدف‬
‫المستهدفة‬ ‫الفئة‬
‫والتاريخ‬ ‫الوقت‬
‫والحجم‬ ‫المكا‬
‫المتوقع‬
‫العمإ‬ ‫فريق‬ ‫تكو‬
‫وبنات‬ ‫الميزانية‬
‫األجندة‬
‫وتوزيع‬ ‫العمإ‬ ‫فطة‬
‫المهام‬
‫اإل،راف‬ ‫و‬ ‫المتابعة‬
‫الفعالية‬ ‫تنفيذ‬
‫الراجعة‬ ‫التشذية‬
‫بالنجاح‬ ‫االحتفاإ‬
‫العمإ‬ ‫فريق‬ ‫وتكريم‬

9. ‫؟‬ ‫الفعالية‬ ‫فكرة‬ ‫تأتي‬ ‫أي‬ ‫م‬
‫ذهني‬ ‫عصف‬
‫إبداعية‬ ‫أفكار‬
‫المجتمع‬
‫جديدة‬ ‫فكرة‬
9

10. ‫؟‬ ‫الفعالية‬ ‫هدف‬ ‫ما‬
10
‫التجهيزات‬ ‫كامإ‬ ‫اساسه‬ ‫علة‬ ‫يبنة‬ ‫الذي‬ ‫العمود‬‫واالعد‬‫ادت‬
‫وحتة‬ ‫المدعوي‬ ‫و‬ ‫والتاريخ‬ ‫والوقت‬ ‫المكا‬ ‫افتيار‬ ‫م‬
‫الضيافة‬ ‫واصناف‬ ‫الوا‬ ‫افتيار‬.
‫األسئلة‬ ‫علة‬ ‫أجيب‬:
‫ماه‬‫؟‬ ‫الفعاليو‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ‫تحققها‬ ‫و‬ ‫المر‬ ‫االهداف‬
‫الفئو‬ ‫ه‬ ‫من‬‫؟‬ ‫الفعاليو‬ ‫لهذه‬ ‫المستهدفو‬
‫االهداف‬ ‫هذه‬ ‫لتالق‬ ‫الفعاليو‬ ‫هذه‬ ‫تتطيط‬ ‫يمكن‬ ‫كيف‬
‫وتحقيق‬‫المستهدفو؟‬ ‫للفئو‬ ‫الرضا‬

11. ‫؟‬ ‫الفعالية‬ ‫هدف‬ ‫ما‬
11
‫للقياس‬ ‫قابل‬
‫للتحقق‬ ‫قابل‬
‫واقع‬
‫بزمن‬ ‫مرتبط‬
‫محدد‬

12. ‫التاريخ‬ ‫و‬ ‫الوقت‬
12
‫صيفا‬–‫،تاتا‬
‫صباحي‬–
‫مسائي‬
‫أكثر‬ ‫أو‬ ‫يوم‬
‫بداية‬–‫منتصف‬
–‫العام‬ ‫نهاية‬

13. ‫والزوار‬ ‫المتوقع‬ ‫والحجم‬ ‫المكا‬
13
‫حساب‬‫المساحة‬.
‫تجهيز‬‫المنصة‬‫الرئيسية‬.
‫البرنامج‬.
‫اللوجستيات‬(‫إنارة‬‫ف‬‫صوتيات‬‫ف‬‫تصوير‬..)
‫إجراتات‬‫الدفوإ‬.
‫طريقة‬‫التعامإ‬‫مع‬‫الزائري‬.
‫تصنيف‬‫الزوار‬.
‫إجراتات‬‫عمإ‬‫محددة‬.

14. ‫العمإ‬ ‫فرق‬ ‫تكوي‬14
‫المؤتمر‬ ‫لجا‬
‫العالقات‬
‫العامة‬..
‫ا‬‫الجا‬
‫المتفصصة‬
‫لجا‬
‫اإلدارة‬

15. 15

16. ‫األجندة‬ ‫وبنات‬ ‫الميزانية‬16

17. ‫المهام‬ ‫توزيع‬ ‫و‬ ‫العمإ‬ ‫فطة‬17

18. ‫اإل،راف‬ ‫و‬ ‫المتابعة‬18

19. 19
‫الفعالية‬ ‫انطالقة‬

20. ‫الراجعة‬ ‫والتشذية‬ ‫البديلة‬ ‫الفطط‬20

21. ‫العمإ‬ ‫فريق‬ ‫وتكريم‬ ‫بالنجاح‬ ‫االحتفاإ‬21

22. ‫عملي‬ ‫مثاإ‬:‫تفاعلي‬ ‫معرض‬
22

23. ‫الفعاليات‬ ‫إقامة‬ ‫فطوات‬
23
‫الفعالية‬ ‫نوع‬ ‫تحديد‬
‫الفعالية‬ ‫هدف‬
‫المستهدفة‬ ‫الفئة‬
‫والتاريخ‬ ‫الوقت‬
‫والحجم‬ ‫المكا‬
‫المتوقع‬
‫العمإ‬ ‫فريق‬ ‫تكو‬
‫وبنات‬ ‫الميزانية‬
‫األجندة‬
‫وتوزيع‬ ‫العمإ‬ ‫فطة‬
‫المهام‬
‫اإل،راف‬ ‫و‬ ‫المتابعة‬
‫الفعالية‬ ‫تنفيذ‬
‫الراجعة‬ ‫التشذية‬
‫بالنجاح‬ ‫االحتفاإ‬
‫العمإ‬ ‫فريق‬ ‫وتكريم‬

24. ‫؟‬ ‫ناجحة‬ ‫غير‬ ‫الفعاليات‬ ‫يجعإ‬ ‫الذي‬ ‫ما‬24

25. 25
‫الغاي‬‫ات‬‫غير‬
‫واضحو‬
‫هنا‬ ‫ليس‬‫ل‬‫ك‬
‫تقيي‬
‫لال‬‫ات‬ ‫حتيا‬
‫غير‬ ‫التتطيط‬
‫منطق‬
‫األدوار‬
‫والمسئوليات‬
‫واضحو‬ ‫غير‬
‫هنا‬ ‫ليس‬‫ل‬‫ك‬
‫قيادة‬
‫ف‬ ‫نقص‬
‫االتصاالت‬
‫هنا‬ ‫ليس‬‫ل‬‫ك‬
‫مراقبو‬‫تقيي‬ ‫و‬

26. 26

27. 27
‫المشكلو‬ ‫حدد‬
‫على‬ ً‫ا‬‫بناء‬
‫اد‬ ‫تحليل‬
‫لال‬‫ات‬ ‫حتيا‬
‫ض‬‫أ‬‫هداف‬
‫محددة‬‫واقعيو‬
‫بوضوح‬ ‫حدد‬
‫ال‬‫مها‬
‫دول‬ ‫ال‬ ‫صم‬
‫الزمن‬
‫والميزانيو‬
‫بوضوح‬
‫اح‬ ‫لن‬ ‫تطط‬
‫أ‬‫قرة‬
‫ر‬‫اقة‬‫وقي‬
‫الفعاليات‬ ‫يجعإ‬ ‫الذي‬ ‫ما‬‫ناجحة‬‫؟‬

28. ‫الفعاليات‬ ‫نجاح‬ ‫مقاييس‬ ‫أهم‬28
‫الكفاءة‬
‫الفعاليو‬
‫األثر‬‫اإلعال‬
‫المالءمو‬

29. ‫الفعالية‬ ‫مدير‬ ‫أن،طة‬ ‫أبرز‬
29
‫التتطيط‬ ‫ي‬ ‫التن‬ ‫القرار‬ ‫اتتاذ‬
‫التفويض‬ ‫التحفيز‬
‫فرق‬ ‫إدارة‬
‫العمل‬

30. ‫اإلعالم‬
30
‫اعالم‬
‫م،اركة‬
‫اتفاذ‬
‫قرار‬
•‫المقروت‬ ‫اإلعالم‬
•‫المسموع‬ ‫اإلعالم‬
•‫االجتماعي‬ ‫اإلعالم‬
•‫المرئي‬ ‫اإلعالم‬
•‫ووسائإ‬ ‫اإلنترنت‬‫اإلتصاإ‬

31. ‫لكم‬ ‫ا‬‫ا‬‫،كر‬31

32. ‫األوإ‬ ‫التدريبي‬ ‫اليوم‬ ‫تقييم‬
   ‫التقييم‬ ‫بند‬
‫المدرب‬
‫التدريبية‬ ‫المادة‬
‫الم،اركي‬ ‫تفاعإ‬
‫اللوجستيات‬
32