طريقة مقترحة لأرشفة ملفات وورد في الأجهزة والمنظمات لكي يسهل التعامل معها وحفظها والوصول لمعدها

1. ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫ب‬ّ‫در‬6330‫بة‬‫ر‬‫ومتد‬ ‫متدرب‬
‫احلسني‬ ‫عبداملنعم‬
‫االلكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫حلول‬

2. BTB

3. ‫مقدمة‬
‫الواثئق‬‫القدمية‬‫واألرشيف‬‫املوجود‬‫وامل‬‫لفات‬
‫القدمية‬‫ذات‬‫اق‬‫ر‬‫األو‬‫والتعاميم‬‫املكت‬‫وبة‬
‫ابليد‬‫ليست‬‫مدار‬‫حديثنا‬‫هنا‬
‫وإمنا‬‫حديثنا‬‫عن‬‫التعاميم‬‫اجلديدة‬‫اليت‬‫حترر‬
‫اآلن‬.

4. ‫؟‬ ‫املشكلة‬ ‫ما‬
‫اآليت‬ ‫يف‬ ‫املشكلة‬ ‫تتلخص‬:
(1‫والواثئق‬ ‫امللفات‬ ‫من‬ ‫الكثري‬ ‫ضياع‬.
(2‫الوثيقة‬ ‫أو‬ ‫امللف‬ ‫كاتب‬‫معرفة‬ ‫عدم‬.
(3‫ا‬ ‫يف‬ ‫امللف‬ ‫عن‬ ‫البحث‬ ‫يف‬ ‫املوظف‬ ‫وقت‬ ‫ضياع‬‫حلاسب‬.
(4‫اخلطاابت‬ ‫من‬ ‫الكثري‬ ‫طباعة‬ ‫إعادة‬.
(5‫امللف‬ ‫أو‬ ‫الوثيقة‬ ‫مصدر‬ ‫معرفة‬ ‫عدم‬.

5. ‫املقترح‬ ‫الحل‬
‫واإلضافات‬ ‫والتطوير‬ ‫للتعديل‬ ‫قابالن‬ ‫مقترحان‬ ‫هناك‬
(1‫األولى‬ ‫الطريقة‬:‫اإلدارة‬ ‫أجهزة‬ ‫جميع‬ ‫بترقيم‬ ‫تبدأ‬
‫الر‬ ‫يحمل‬ ‫المديرالعام‬ ‫سعادة‬ ‫عند‬ ‫جهاز‬ ‫أول‬ ‫رقم‬ ‫يكون‬ ‫بحيث‬‫قم‬
0001

6. ‫الرقم‬ ‫حىت‬ ‫الرتقيم‬ ‫ويتابع‬0010‫العام‬ ‫املدير‬ ‫ملكتب‬ ‫،كلها‬
‫من‬ ‫التعليمية‬ ‫للشؤون‬ ‫املساعد‬ ‫مكتب‬ ‫مث‬0011‫إىل‬
0020...‫إخل‬.
‫واحملمولة‬ ‫الثابتة‬ ‫األجهزة‬ ‫الرتقيم‬ ‫ويشمل‬.

7. ‫؟‬ ‫ذلك‬‫بعد‬ ‫وماذا‬
(1‫التعاميم‬ ‫ابسم‬ ‫الصلب‬ ‫القرص‬ ‫على‬ ‫جملد‬ ‫ينشأ‬‫ورقم‬
‫املث‬ ‫سبيل‬ ‫على‬ ‫اجمللد‬ ‫فيكون‬ ‫السابق‬ ‫اجلهاز‬‫ابالسم‬ ‫ال‬
‫التايل‬(‫التعاميم‬0001)
(2‫القسم‬ ‫على‬ ‫ويكون‬(D. )

8. ‫تابع‬
3)‫وليك‬ ‫الحالي‬ ‫الهجري‬ ‫أو‬ ‫الميالدي‬ ‫العام‬ ‫باسم‬ ‫مجلد‬ ‫ينشأ‬‫ن‬
‫باسم‬(39)‫أو‬(18)‫الهجري‬ ‫للعام‬ ‫إشارة‬39‫أو‬18
‫الميالدي‬ ‫أو‬ ‫بالهجري‬

9. ‫؟‬ ‫ذلك‬‫بعد‬ ‫وماذا‬
(1‫شه‬ ‫كل‬‫ابسم‬ ‫السابق‬ ‫اجمللد‬ ‫داخل‬ ‫جملدات‬ ‫تنشأ‬‫من‬ ‫ر‬
‫السنة‬ ‫شهور‬(1)‫إىل‬ ‫يناير‬ ‫أو‬ ‫حملرم‬ ‫إشارة‬(12. )

10. ‫واآلن‬
3)‫ال‬ ‫الشهر‬ ‫في‬ ‫تنشأ‬ ‫وثيقة‬ ‫أو‬ ‫تعميم‬ ‫أو‬ ‫ملف‬ ‫كل‬ ‫يحفظ‬‫حالي‬
‫ويكو‬ ‫تماما‬ ‫وللسنة‬ ‫للشهر‬ ‫المناسب‬ ‫المجلد‬ ‫نفس‬ ‫في‬‫ن‬
‫الرقم‬ ‫من‬ ‫تبدأ‬ ‫تسلسلية‬ ‫بأرقام‬(001)

11. ‫سبق؟‬ ‫مما‬ ‫نستفيد‬ ‫كيف‬
‫التالية‬ ‫األرقام‬ ‫مطبوع‬ ‫خطاب‬ ‫كل‬ ‫أسفل‬ ‫يكتب‬
00103180010
‫امل‬ ‫يف‬ ‫اجلهاز‬ ‫رقم‬ ‫إىل‬ ‫يشري‬‫نممة‬
‫العام‬ ‫إىل‬ ‫يشري‬
‫الشه‬ ‫إىل‬ ‫يشري‬‫ر‬
‫امللف‬ ‫رقم‬

12. ‫وستزول‬
‫املشكلة‬
‫اآليت‬ ‫على‬ ‫لنتحصل‬:
(1‫الواثئق‬ ‫فقدان‬ ‫عدم‬.
(2‫جهاز‬ ‫أي‬ ‫وعلى‬ ‫الوثيقة‬ ‫كاتب‬‫معرفة‬.
(3‫امللف‬ ‫عن‬ ‫البحث‬ ‫يف‬ ‫املوظف‬ ‫وقت‬ ‫يضيع‬ ‫لن‬.
(4‫جديد‬ ‫من‬ ‫امللفات‬ ‫حترير‬ ‫يعاد‬ ‫لن‬.
(5‫الت‬ ‫أو‬ ‫اخلطاب‬ ‫مصدر‬ ‫معرفة‬ ‫املسؤول‬ ‫على‬ ‫يسهل‬‫عميم‬.

13. ‫عيوب؟‬ ‫هناك‬ ‫هل‬
‫األجهزة‬ ‫كل‬‫وترقيم‬ ‫اجلميع‬ ‫يب‬‫ر‬‫لتد‬ ‫االحتياج‬.
‫من‬ ‫املكون‬ ‫الرقم‬ ‫طباعة‬ ‫املوظف‬ ‫على‬ ‫سيتحتم‬11‫كل‬‫أسفل‬ ‫خانة‬
‫السرعة‬ ‫مع‬ ‫أخطأ‬ ‫مبا‬‫ر‬‫و‬ ‫خطاب‬

14. ‫ى‬‫أخر‬‫فكرة‬
1)‫الثانية‬ ‫الطريقة‬:‫ا‬ ‫للرقم‬ ‫وال‬ ‫األجهزة‬ ‫لترقيم‬ ‫نحتاج‬ ‫ال‬‫لطويل‬
‫القسم‬ ‫في‬ ‫الوثائق‬ ‫كافة‬ ‫بوضع‬ ‫فقط‬ ‫ويكتفى‬(D)‫القرص‬ ‫من‬
‫التعاميم‬ ‫باسم‬ ‫مجلد‬ ‫وفي‬ ‫الصلب‬.
2)‫حفظه‬ ‫قد‬ ‫كما‬ ‫الملف‬ ‫اسم‬ ‫خطاب‬ ‫كل‬ ‫أسفل‬ ‫الموظف‬ ‫يضع‬
‫إدراج‬ ‫باستخدام‬ ‫آلية‬ ‫بصورة‬ ‫ذلك‬ ‫جعل‬ ‫الممكن‬ ‫ومن‬ ‫تماما‬
‫تلقائي‬ ‫نص‬.
3)‫فقط‬ ‫الطباعة‬ ‫وتاريخ‬ ‫اسمه‬ ‫الناسخ‬ ‫يكتب‬.

15. 1-‫مس‬ ‫أعلى‬ ‫في‬ ‫ضربتان‬‫تند‬
‫خيار‬ ‫عندك‬ ‫يفتح‬ ‫ثم‬ ‫وورد‬
‫الصفحة‬ ‫وتذييل‬ ‫رأس‬
2-‫اختيار‬ ‫ثم‬ ‫إدراج‬ ‫ثم‬
‫من‬ ‫المستند‬ ‫معلومات‬
‫باألعلى‬ ‫األيقونات‬
3-‫اختيار‬ ‫ثم‬‫اختيار‬
‫الملف‬ ‫مسار‬

16. ‫الحالتين‬‫كال‬ ‫وفي‬
‫احتياطية‬ ‫نسخة‬ ‫وعمل‬ ‫والملفات‬ ‫الوثائق‬ ‫حذف‬ ‫عدم‬ ‫نقترح‬
‫سنوية‬ ‫نصف‬ ‫بصفة‬
‫أو‬ ‫الحاسب‬ ‫لقسم‬ ‫النسخة‬ ‫هذه‬ ‫وإرسال‬‫هاردسك‬‫على‬ ‫موحد‬
،‫سحابية‬ ‫تخزين‬ ‫سعة‬ ‫أو‬ ،‫الشبكة‬‫لتؤرشف‬‫أرش‬ ‫ضمن‬‫يف‬
‫مثل‬ ‫كبيرة‬ ‫سعة‬ ‫ذات‬ ‫صلبة‬ ‫قرص‬ ‫وحدة‬ ‫في‬ ‫الملفات‬(3
‫تيرابايت‬)‫والتعاميم‬ ‫الوثائق‬ ‫كل‬ ‫فيها‬ ‫تحفظ‬.

17. ‫العرض‬ ‫مادة‬‫انتهت‬
‫على‬ ‫لكم‬ ً‫ا‬‫ر‬‫شك‬
‫االستماع‬ ‫حسن‬
‫موصول‬ ‫والشكر‬
‫احلاسب‬ ‫لوحدة‬
‫اآليل‬

18. ‫ال‬ ‫البرامج‬ ‫بقية‬ ‫على‬ ‫للتعرف‬‫تي‬
‫الحسين‬ ‫عبدالمنعم‬ ‫يقدمها‬
http://jpst.it/teYc