O documento apresenta o Plano de Contingência do Sistema Integrado de Gestão Hospitalar (SIGH) para as unidades da Fundação Hospitalar do Estado de Minas Gerais (FHEMIG). O plano descreve as ações a serem tomadas em caso de interrupção do SIGH, incluindo a ativação de procedimentos manuais para garantir a continuidade da assistência aos pacientes. O plano também define a cadeia de comando e as responsabilidades dos setores e profissionais envolvidos no processo de contingência.

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PLANO DE CONTINGÊNCIA
SIGH – Sistema Integrado de Gestão Hospitalar
Gerência de Soluções em Tecnologia da Informação
Diretoria de Desenvolvimento Estratégico - DIESP
2012

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PLANO DE CONTINGÊNCIA
SIGH – Sistema Integrado de Gestão Hospitalar
Elaboração:
Adolfo Vieira Sales
Supervisão de Informação/SIGH
Supervisão Técnica:
Marlene Morais Leonardo
Gerência de Soluções em Tecnologia da Informação - GSTI
Hilda Maria Silveira Mesquita Zschaber
Diretoria de Desenvolvimento Estratégico e Pesquisa – DIEST

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GLOSSÁRIO
Plano de Contingência: Documento que define
responsabilidades, tarefas e atividades a serem desempenhadas
para atender a uma interrupção do sistema
Setor Norteador: Setor com a competência para solicitar o
acionamento do Plano de Contingência
Linha de Comando: Um servidor designado na unidade com a
autoridade para definir o momento de acionamento do Plano de
Contingência
Processo Crítico(PC): Processo cujo interrupção compromete a
assistência prestada aos usuários do serviço, bem como a falta de
registro do paciente eletronicamente para efeito de utilização do
sistema
Comitê de Crise: Composto pelo Setor de Informática da
unidade, Gerência de Soluções de Tecnologia da Informação,
Suporte PRODEMGE/ADC com a finalidade exclusiva de realizar
reuniões periódicas para discussão, análise e elaboração de
Planos de Ação que visam reduzir a freqüência de interrupção
bem como o tempo de parada
Equipe de retaguarda: equipe devidamente treinada para dar
entrada dos dados no SIGH não lançados em função de sua
paralisação no período

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I – APRESENTAÇÃO
O Plano de Contingência no âmbito da FHEMIG com foco no SIGH é um documento
onde estão definidas as responsabilidades, estabelecidas uma organização para atender
a uma interrupção do sistema e deve conter informações detalhadas sobre as medidas a
serem tomadas no momento da paralisação. É um documento desenvolvido com o
intuito de organizar, orientar, facilitar, agilizar e uniformizar as ações necessárias às
respostas de continuidade do processo assistencial bem como dar encaminhamento
para as soluções de restabelecimento do sistema.
Tem como finalidade precípua não permitir que haja comprometimento dos serviços
prestados pela unidade por interrupção na utilização do Sistema Integrado de Gestão
Hospitalar - SIGH e ainda, que não haja perda dos dados que possam comprometer a
sua análise histórica.
II – NIVELAMENTO DO CONCEITO
O conceito de Plano de Contingência no âmbito da FHEMIG com foco no SIGH serve
como documento organizador, que uniformiza as ações necessárias às respostas de
continuidade do processo assistencial bem como dar encaminhamento para as soluções
de restabelecimento do sistema.
III - OBJETIVO
O plano de contingência tem como objetivo descrever as medidas a serem tomadas
pelos hospitais da FHEMIG, no caso de paralisação do SIGH, incluindo a ativação de
procedimentos manuais, para fazer com que seus processos vitais voltem a funcionar
plenamente, ou num estado minimamente aceitável, o mais rápido possível, evitando
assim uma paralisação prolongada que possa gerar prejuízos à assistência.
IV – JUSTIFICATIVA DA APLICAÇÃO DO PLANO NAS
UNIDADES DA FHEMIG
Se de um lado a centralização de dados na PRODEMGE oferece uma série de
vantagens, por outro, muda consideravelmente o tráfego de dados uma vez que ao
acessar o SIGH busca-se a base de dados externamente, o que pode levar, por algum
motivo, a interrupção temporária da comunicação, como queda de link, por exemplo.
Nesse aspecto, há de considerar que as paralisações do sistema são possíveis de
ocorrer e deverão estar previstas devendo ser realizadas ações subseqüentes para

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continuidade da atividade de forma alternativa. Por esse motivo, o plano foi elaborado
para aplicação nas unidades centralizadas.
V – VÉRTICES DO PLANO DE CONTINGÊNCIA
O Plano de Contingência da FHEMIG está baseado em dois vértices:
- Vértice PESSOAS - que trata dos recursos humanos envolvidos nas atividades em
Contingência.
- Vértice ORGANIZAÇÃO - que trata especificamente sobre a disponibilidade de
recursos como formulários, impressos e outros que precisam estar em disponibilidades
para suportar as atividades necessárias em Contingência.
VI – MOMENTO DO ACIONAMENTO DO PLANO
Embora o tempo de resposta seja individualizado por unidade, é fundamental que o(s)
coordenador(s) responsável pela decisão do acionamento do plano de contingência
tenha uma visão clara da situação para definir o melhor momento de colocar o plano em
prática, levando-se em consideração o grau de criticidade que a paralisação estabelece
e o serviço envolvido.
VII - MOTIVAÇÃO PARA ACIONAMENTO DO PLANO DE
CONTINGÊNCIA
A probabilidade de interrupção na utilização do SIGH das unidades da FHEMIG
tem as seguintes motivações:
MOTIVOS PARA PARALISAÇÃO % POSSÍVEL DE PARALISAÇÃO
QUEDA DE SISTEMA 85
FALTA DE ENERGIA ELÉTRICA E LINK 10
OUTROS MOTIVOS (problemas internos) 5
TABELA I – Probabilidade de ocorrência de indisponibilidade do sistema
VIII - DESENVOLVIMENTO DO PLANO DE CONTINGÊNCIA
1 - Considerando que pode acontecer uma interrupção no sistema a qualquer hora
do dia ou da noite, e ainda que a paralisação pode ocorrer nos fins de semana e
feriados é importante que a unidade planeje uma escala de coordenador
responsável para que no momento da crise possa acionar o plano, conforme
mencionado no item X.

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2 - O nome do coordenador responsável pelo plano deverá estar em local visível e
comunicar a todos os setores assistenciais.
3 - Nas unidades que possuem serviço de som o coordenador responsável pelo
plano deverá solicitar à telefonista a comunicação aos servidores sobre a sua
presença no hospital e qualquer interrupção no SIGH o mesmo deverá ser
comunicado para avaliação da utilização do Plano de Contingência ou não;
IX - IDENTIFICAÇÃO DOS PROCESSOS CRÍTICOS
Foram considerados Processos Críticos (PC), para efeito do plano de contingência,
todos aqueles que envolvem diretamente o paciente, desde o seu registro na recepção
do hospital até a sua alta, isto é, o SPP para registro de entrada do paciente, O Setor de
Emergência, o CTI, Enfermarias de Internação, Bloco Cirúrgico, Maternidade e outros
serviços assistenciais. Os setores de Apoio Diagnóstico, embora importantes suportes à
assistência, não foram considerados como PC.
Portanto, os setores PC passarão a ser norteadores para colocação do plano em prática
no caso de interrupção de uso do SIGH.
X. Cadeia de Comando do Plano de Contingência
As cadeias de comando e controles foram divididas em dois momentos:
1 – Nos dias úteis de segunda a sexta feira em horário comercial
Linha de comando 1 – Diretor Geral, Gerente Assistencial, Gerente
Administrativo ou autoridade designada pelo Diretor Geral para essa finalidade,
nessa ordem hierárquica
2 – Nos fins de semana, feriados ou à noite
Linha de comando 2 – Supervisor de Enfermagem, Supervisor Médico,
Plantão Administrativo ou autoridade designada pelo Diretor Geral para essa
finalidade, nessa ordem hierárquica
CONSTITUIÇÃO DE UM COMITÊ DE CRISE
- Fica instituído a partir desse Plano de Contingência o COMITÊ DE CRISE composto
pelo Setor de Informática da unidade, Gerência de Soluções de Tecnologia da
Informação, Suporte PRODEMGE/ADC com a finalidade exclusiva de realizar reuniões
periódicas para discussão, análise e elaboração de Planos de Ação que visam reduzir a
freqüência de interrupção bem como o tempo de parada do sistema;

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XI - RESPOSTA OPERACIONAL DO PLANO
I – Interrupção na utilização do SIGH por problemas enumerados no
item VII:
1 - Nos dias úteis de segunda a sexta-feira no horário comercial
- O setor norteador (enumerado no item IX) deverá imediatamente contatar com o setor
de Informática da unidade informando a paralisação do sistema;
- O profissional de informática da unidade deverá analisar a extensão inicial do
problema, verificando se a ocorrência da paralisação estende a todos os setores
assistenciais, fornecendo todos os dados inerentes à paralisação à linha de comando 1
para ciência;
- O profissional de informática da unidade de posse de todos os dados inerentes à
paralisação acionará o suporte da Administração Central;
- O suporte da Administração Central analisará a extensão do problema e enviará para
o profissional de informática por email ou mensagem eletrônica via celular a estimativa
do tempo de solução que passará a ter a seguintes níveis de gradação:
I – Tempo de solução máximo de 15 minutos
II – Tempo de solução superior a 15 minutos e em até 60 minutos
III – Tempo de solução superior a 60 minutos
- A linha de comando presente na unidade em função do tempo de solução decidirá
pelo acionamento do plano;
- A linha de comando presente na unidade acionará o Plano de Contingência toda vez
que o tempo de solução atingir os níveis II e III, dependendo da unidade;
- A linha de comando enviará para todos os setores envolvidos na paralisação que o
plano foi acionado, inicialmente através de telefone e posteriormente por email, para
efeito de registro;- O profissional de informática deverá manter um livro de ocorrência
com páginas numeradas, devidamente rubricadas pelo Diretor da unidade anotando o
horário inicial da paralisação, bem como o seu término, a motivação da mesma e as
medidas que foram tomadas de imediato para subsidiar as discussões no COMITÊ DE
CRISE;

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- Os coordenadores dos setores norteadores deverão orientar os profissionais da
unidade que o modelo dos impressos e/ou formulários do SIGH para uso dos
profissionais, estão disponibilizados na área de trabalho do computador cientes de que
esses impressos e/ou formulários deverão ser utilizados somente durante o período da
paralisação;
- Os servidores responsáveis pelo registro de entrada e saída de paciente (Serviço de
Prontuário do Paciente) deverão registrar em livro próprio o último número de prontuário
e registro código constantes na última ficha do paciente emitida pelo sistema para
permitir seqüenciar os demais números de prontuário quando o sistema for
restabelecido.
- Os servidores responsáveis pelo registro de entrada e saída de paciente deverão
manter um controle à parte registrando numericamente os prontuários novos que serão
abertos durante o período de paralisação; bem como as fichas emitidas manualmente
com a identificação do paciente;
- A Gerência de Soluções de Tecnologia da Informação deverá criar a funcionalidade no
SIGH que permita à unidade lançar os números de prontuários e registros códigos das
fichas emitidas manualmente quando o sistema for restabelecido;
- A Gerência de Tecnologia da Informação deverá cadastrar as linhas de comando
indicadas pelas unidades e após a análise dos motivos de parada do sistema comunicar
o tempo previsto de retorno à normalidade do SIGH para permitir à linha de comando
avaliar o acionamento do plano ou não. Essa comunicação deverá ser realizada por
email ou mensagem eletrônica via celular.
- A unidade deverá manter uma equipe de retaguarda com número de horas disponíveis
devidamente treinada para realizar os lançamentos de registros de prontuários, bem
como as prescrições emitidas manualmente pela equipe clínica, as dispensações
realizadas e administração de medicamentos ocorridos no período de paralisação, nessa
ordem de fluxo. Todos os lançamentos realizados posteriormente no sistema em função
da paralisação virão destacados os seguintes dizeres: “documento registrado por força
de paralisação do SIGH com cópia manual arquivado no prontuário”;
- O profissional da assistência (médico, enfermagem e outros) deverá registrar os
procedimentos necessários à assistência nos impressos previamente identificados;
- Os servidores da Farmácia, no caso de dispensação de medicamentos, deverão
registrar em planilha própria previamente elaborada para essa finalidade, os números
dos códigos de barras dos itens dispensados;
2 - Nos fins de semana, feriados ou à noite:
- O setor norteador (enumerado no item IX) deverá imediatamente contatar com a linha
de comando 2 informando a paralisação do sistema;

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- A autoridade da linha de comando 2 deverá analisar a extensão inicial do problema,
verificando se a ocorrência da paralisação estende a todos os setores assistenciais;
A autoridade presente na unidade analisará os motivos da paralisação e acionará
imediatamente o Suporte PRODEMGE/ADC (Técnicos que estão de suporte na
Administração Central para atender às unidades 24 horasx7);
- O suporte da Administração Central analisará a extensão do problema e comunicará
por email para a autoridade da unidade a estimativa do tempo de solução que passará a
ter a seguintes níveis de gradação:
I – Tempo de solução máximo de 15 minutos
II – Tempo de solução superior a 15 minutos e em até 60 minutos
III – Tempo de solução superior a 60 minutos
- A autoridade da unidade em função do tempo de solução fornecido pelo Suporte
PRODEMGE/ADC decidirá pelo acionamento do plano;
- A linha de comando presente na unidade acionará o Plano de Contingência toda vez
que o tempo de solução atingir os níveis II e III, dependendo da unidade;
- A linha de comando enviará para todos os setores envolvidos na paralisação que o
plano foi acionado, inicialmente através de telefone e posteriormente por email, para
efeito de registro;
- O livro de ocorrência mencionado no item XI, deverá ficar disponível para anotação do
horário inicial da paralisação, bem como o seu término, a motivação da mesma e as
medidas que foram tomadas de imediato; Essa anotação deverá ser assinada pela
autoridade de comando; para subsidiar as discussões no COMITÊ DE CRISE; - Os
servidores responsáveis pelo registro de entrada e saída de paciente (Serviço de
Prontuário do Paciente) deverão registrar em livro próprio o último número de prontuário
e registro código constantes na última ficha do paciente emitida pelo sistema para
permitir seqüenciar os demais números de prontuário quando o sistema for
restabelecido, a numeração dos prontuários novos que foram abertos durante o período
de paralisação; bem como as fichas emitidas manualmente com a identificação do
paciente;
- O profissional da assistência (médico, enfermagem e outros) deverá registrar os
procedimentos necessários à assistência nos impressos previamente identificados;
- Se o sistema for restabelecido ainda no período de plantão da linha de comando, a
mesma deverá determinar ao setor assistencial onde o paciente se encontra internado
para encaminhar ao Serviço de Prontuário de Paciente (SPP) as informações sobre o
paciente para o efetivo registro do mesmo no sistema,

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- No caso de o sistema for restabelecido após o período de plantão da linha de comando
2, a mesma deverá elaborar relatório substanciado para a linha de comando 1 para
ciência e determinação das providências incluindo o acionamento da equipe de
retaguarda;
- No primeiro dia útil em horário comercial, a equipe de retaguarda deverá ser acionada
para realizar os lançamentos de registros de prontuários, bem como as prescrições
emitidas manualmente pela equipe clínica, as dispensações realizadas e administração
de medicamentos ocorridos no período de paralisação, nessa ordem de fluxo. Todos os
lançamentos realizados posteriormente no sistema em função da paralisação virão
destacados os seguintes dizeres: “documento registrado por força de paralisação do
SIGH com cópia manual arquivado no prontuário”;
- A Gerência de Soluções de Tecnologia da Informação deverá treinar o profissional de
informática da unidade, bem como os servidores dos setores envolvidos para realizarem
com eficácia todos os ajustes necessários para a utilização seqüencial do sistema após
a sua paralisação;
LINHAS GERAIS DO PLANO DE CONTINGÊNCIA –
ACIONAMENTO
Cargo ou Função Ação a ser desencadeada Grau de Possibilidade
de Ocorrência do
Evento
Linha de Comando 1 e 2 - Determinar o acionamento do Plano de
Contingência;
- Comunicar imediatamente ao Plantão do SIGH
na Administração Central no caso da Linha de
Comando 2;
- Estabelecer o cronograma de testes periódicos
no Plano de Contingência para avaliação da sua
aplicação e critérios para documentação dos
testes;
- Elaborar relatórios quando necessários;
Alto
Supervisor de Enfermagem - Deixar os formulários e impressos nos locais de
prescrição;
- Recolher os formulários e impressos quando o
sistema estiver sido restabelecido;
Alto
Serviço de Almoxarifado Disponibilizar os impressos e formulários para
os setores assistenciais;
Alto
Profissional de Informática -Realizar a avaliação da parada do sistema;
- Preparar relatório para a linha de comando
Alto

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conforme o caso;
- Comunicar imediatamente ao Plantão do SIGH
na Administração Central;
- Verificar periodicamente se o Plano de
Contingência pode ser acionado em caso de
necessidade real;
Plantão do SIGH na
Administração Central
- Avaliar o relatório da Linha de Comando ou do
Profissional de Informática da Unidade;
- Tomar as providências necessárias;
- Estabelecer um canal contínuo de comunicação
com a unidade em interrupção;
- Elaborar relatório da paralisação, contendo os
horários em que foram acionados os terceiros e
os procedimentos realizados
- Participar das reuniões do Comitê de Crise
quando solicitado;
Alto
Profissional da Gerência de
Tecnologia da Informação
- Treinar e acompanhar todos os setores, bem
como a equipe de retaguarda na utilização das
novas rotinas elaboradas;
Médio
Farmácia - Deverá manter uma planilha para posterior
baixa do estoque dos itens que foram
dispensados durante o período da paralisação
Alto
APÓS O RESTABELECIMENTO DO SISTEMA
Imediatamente após o restabelecimento do sistema, antes mesmo do registro de
qualquer paciente no sistema, o profissional de informática da unidade deverá comunicar
à equipe de suporte/ADC o último número de prontuário e registro código bem o número
de fichas emitidas manualmente, e o número de prontuários novos para liberação da
faixa de números códigos e prontuários para seqüenciamento natural dos processos;
LINHAS GERAIS DO PLANO DE CONTINGÊNCIA –
DESATIVAÇÃO DO PLANO

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Cargo ou Função Ação a ser desencadeada
Linha de Comando 1 e 2 - Comunicar imediatamente através de telefone e em ato
contínuo por email para efeito de registro a todos os setores que
o plano de contingência foi desativado
- Orientar à supervisão de Enfermagem para recolher os
impressos e/ou formulários dos setores assistenciais ou
determinar a utilização do SIGH já restabelecido
Supervisor de Enfermagem - Supervisionar a utilização do SIGH nos setores assistenciais ou
setor de registro
Serviço de Almoxarifado Armazenar os impressos/formulários para uso posterior, quando
a paralisação ensejar em queda de energia que comprometa a
utilização de computadores
Profissional de Informática da
unidade
-Realizar a avaliação da parada do sistema;
- Preparar relatório para ser discutido e analisado nas reuniões
do Comitê de Crise quando agendadas;
- Verificar periodicamente o impacto que Plano de
Contingência causa quando da sua desativação e tomar medidas
para minimizá-los quando negativo;
Plantão na Administração Central - Avaliar o relatório da Linha de Comando ou do Profissional de
Informática da Unidade;
- Elaborar relatório da paralisação, contendo os horários em que
foram acionados os terceiros e os procedimentos realizados para
ser discutido e analisado nas reuniões do Comitê de Crise
quando agendadas;
Profissional da Gerência de
Tecnologia da Informação
- Treinar e acompanhar todos os setores, bem como a equipe de
retaguarda na utilização das novas rotinas elaboradas;
- Participar das reuniões do Comitê de Crise quando solicitado
Farmácia Fornecer a planilha com os números do código de barra dos
medicamentos para baixa do estoque dos itens que foram
dispensados durante o período da paralisação para a equipe de
retaguarda providenciar o lançamento no SIGH;
Comitê de Crise - Realizar reuniões periódicas visando definir ações para redução
da freqüência de parada bem como o tempo de interrupção;
Serviço de Prontuário Paciente Fornecer os registros numéricos de prontuário para lançamento
no SIGH pela equipe de retaguarda;
Equipe de Retaguarda Realizar os lançamentos no sistema quando autorizados

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XII – CONCLUSÃO
Considerando a informação como um valioso patrimônio institucional, onde a sua
integridade e disponibilidade são fatores cada vez mais críticos, torna-se imprescindível
estabelecer procedimentos de continuidade dos serviços dos hospitais da FHEMIG.
Foram incluídas no Plano as linhas gerais para identificação, imediata ação e definição
de condições emergenciais, critérios claramente definidos de ação, bem como definição
de funções durante as ações emergenciais, sejam relacionadas a suporte ao
gerenciamento das ações ou a atribuição de responsabilidades.
É fundamental que a Fundação estabeleça um canal de comunicação esclarecendo aos
servidores a importância do Plano de Contingência. Essa comunicação clara e objetiva
visa conscientizar e disseminar a sua usabilidade para não comprometer a assistência
prestada, bem como a geração eletrônica de dados institucionais.
Belo Horizonte, Agosto de 2011
FHEMIG