Agn 2015 mvls - diagnóstico y planeación estratégica de gobierno y gestión de documentos, datos, información y decisiones

01/09/2015
1
www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co/ Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia
Diagnóstico y Planeación Estratégica de Gobierno y
Gestión de Documentos, Datos, Información y
Decisiones – Marco Vinicio Lenci
Diagnóstico y Planeación Estratégica de
Gobierno y Gestión de Documentos,
Datos, Información y Decisiones
Marco Vinicio Lenci
Project Consultant, Management Advisor & Coach

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Compartir conceptos, mejores prácticas y experiencias en
los temas como Organizaciones Inteligentes, Arquitectura
de Información, Roles y Responsabilidades del CIO (Chief
Information Officer), IMO Oficina de Gobierno y Gestión
de Documentos, Datos, Información y Decisiones,
Diagnóstico y Planeación de acuerdo con el DMBOK Data
Management & Data Governance, Cobit5, ISO 30300, ISO
27000, ISO 15489, ISO 16175, fomentando la elaboración
de Conclusiones y Recomendaciones al respecto.
Objetivos
1. Organizaciones Inteligentes Colaborativas
2. IMO (Information Management Office) Oficina de Gobierno
y Gestión de la Información
3. Arquitectura de Información
4. CIO (Chief Information Officer) – Gerente de Información
5. Mejores Prácticas en Gobierno y Gestión de Documentos,
6. Diagnóstico y Planeación Estratégica Documental, Datos,
Información y Decisiones
7. Conclusiones y Recomendaciones
8. Preguntas
Agenda

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Organizaciones Inteligentes Colaborativas
La 3ra parte de los ejecutivos toma
decisiones importantes con
información incompleta o no fiable!
Fuente: LaValle - Una revolución para las empresas inteligentes
Más del 95% de decisiones de
negocio están basadas en un
documento
Realidad en la Información y la Toma de Decisiones en
Organizaciones actuales
NECESITA UNA
APLICACIÓN
DASHBOARD PARA
MONITOREAR SUS
MÉTRICAS CLAVES
DE ESA MANERA
USTED TENDRÁ MAS
INFORMACIÓN PARA
IGNORAR CUANDO
TOME DECISIONES
BASADAS EN
POLÍTICAS DE LA
COMPAÑÍA
OK
SUPONGA
QUE ESO
IMPORTA
LA
INFORMACIÓN SERÁ
PRECISA?

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OPTIMIZACION DEL
DESEMPEÑO
GERENCIA
INTELIGENTE
Gobierno y Organización
“Son organizaciones
sanas y sostenibles que crean
un sistema nervioso digital
inteligente
que les permite reaccionar, cambiar y
mantener en su
gestión gerencial y operativa
el esencial balance interno y externo
con flexibilidad, rapidez y eficiencia.
Son organismos vivos, con todas sus
partes interconectadas e
interrelacionadas
en una perfecta síntesis entre
personas, procesos, información y
tecnología”
James Martin, CyberCorp, 1996
Organizaciones Inteligentes Colaborativas
GOBIERNO INDUSTRIAL
GOBIERNO COLABORATIVO
INTELIGENTE
GOBIERNO POR
POCO TIEMPO
DEMOCRACIA
PARTICIPATIVA
PAPELEO ARCHIVO
PRESTACION ELECTRONICA
DE SERVICIOS – CERO PAPEL
TRANSFERENCIAS
MANUALES
TRANSFERENCIA
ELECTRONICA DE FONDOS
BUROCRACIA EMPODERAR AL CLIENTE
NUEVO ORDEN
MUNDIAL
CONTROL EXPLICITO
CONTROLES Y APROBACION
IMPLICITA
Tendencias Globales en Gobierno Colaborativo Inteligente
“Colombia es el próximo país que se instalará, definitivamente, en las tecnologías del
futuro para construir una mejor realidad” Presidente Juan Manuel Santos

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Alineación Estratégica con Gobierno y Gestión del
Desempeño, Inteligencia Analítica, Documentos y Datos
GOBIERNO Y
GESTIÓNDE DATOS,
DOCUMENTOS, E
INFORMACIÓN
GOBIERNO Y
GESTIÓNDEL
DESEMPEÑO
GOBIERNO Y
GESTIÓN
INTELIGENCIA
ANALITICA
ARQUITECTURA
EMPRESARIAL
PROCESOS, Y
CALIDAD
GOBIERNO Y
GESTIÓN DE
PROYECTOS
INNOVACIÓN Y CICLO
DE VIDA DE
NEGOCIOS,
PRODUCTOS Y
SERVICIOS
GERENCIA DE
GOBIERNO, RIESGO
Y CUMPLIMIENTO
FORMULACIÓN
ESTRATÉGICA
PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
ALINEACIÓN
ORGANIZACIONAL
PLANEACIÓN
OPERATIVA
EJECUCIÓN
ESTRATEGICA Y
OPERATIVA
VERIFICACION,
PRUEBA Y
ADAPTACION
ESTRATEGICA
GOBIERNO Y
GESTIÓN
ESTRATEGICA
CORPORATIVA
GOBIERNO Y GESTIÓN
ESTRATÉGICA Y
OPERATIVA
DATOS Y
DOCUMENTOS
DECISIONESY
CONOCCIMIENTO
INFORMACION
7 Indicadores de la Organización Inteligente Colaborativa vs.
La Organización Actual
Organización Actual Organización Colaborativa Inteligente
Recopila datos procedentes de sus propios
sistemas de transacciones y fuentes internas, y
genera datos Internamente.
1- Se nutre de datos de todas partes: internos, externos, sociales
e incluso no instrumentados y tiene capacidad para analizarlos. Atenta
Distintas personas y departamentos interpretan
la información de forma diferente, con niveles de
detalle limitados.
2- Posee una única versión de la información a lo largo y ancho
de toda la empresa, con el nivel de precisión adecuado. Precisa
Procesa grandes bases de datos que le
proporcionan una “foto fija” del pasado.
3- Procesa una ingente cantidad de datos de la que extrae
conclusiones en tiempo real o cuando se necesite. Analítica
Utiliza la experiencia personal y la intuición para
tomar decisiones.
4- Construye modelos de simulación que prevean los efectos de
las decisiones, basándose en datos fidedignos. Predictiva
Reacciona a los riesgos una vez que estos ya
son una realidad. Gestiona de forma reactiva.
5- Esta informada acerca de las oportunidades y los riesgos y
posee de antemano una respuesta táctica en cada suceso antes
de que fuera necesario realizar alguna acción.
Anticipada
El trabajo no fluye fácilmente a lo largo de la
organización por las barreras organizativas o
tecnológicas.
6- Las personas, los sistemas tecnológicos, los socios externos
están “conectados” de tal manera que el trabajo fluye fácilmente. Interconectada
Proporciona volúmenes de datos
descontextualizados.
7- Proporciona sólo los datos que se precisan para tomar una
decisión. Mejora y amplía las perspectivas y autoridad para
decidir y actuar.
Potenciadora
Fuente: LaValle - Una revolución para las empresas inteligentes - 2009

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Sistema Nervioso Digital de las Organizaciones Inteligentes
Colaborativas
GOBIERNOY GESTION
DE ARQUITECTURA
EMPRESARIAL,
PROCESOS
Y CALIDADGOBIERNOY GESTION
INTELIGENTEDEL DESEMPEÑO
GOBIERNOY GESTION
DE RELACIONES Y COMUNICACIONES
CON GRUPOS DE INTERÉS
GOBIERNO
Y GESTION
DE
RESPONSABILIDAD
SOCIAL
GOBIERNOY GESTION
DE DOCUMENTOS,
DATOS, INFORMACION
Y CONOCIMIENTO
GOBIERNO
Y GESTION
DE PROYECTOS
PROGRAMASY
PORTAFOLIO
DE INICIATIVAS
GOBIERNO
Y GESTION
DE CULTURA
Y CAMBIO
ORGANIZACIONAL
GOBIERNOY
GESTIÓN DE AUDITORÍA,
Y CONTINUIDAD
OPERATIVA
Radar de Inteligencia
Órganos de
los Sentidos
Inteligencia
Datos
El Sistema Nervioso Digital Inteligente Colaborativo

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MISIONAL
FINANCIERO
ADMINISTRATIVO
DIRECTIVO
GERENCIAL
OPERATIVO
MISIONAL
APOYO
DIRECTIVA-GERENCIAL
Sistema Nervioso Digital de las Organizaciones Inteligentes
Colaborativas
1. Definir los Objetivos y la
Información Necesaria
•Qué necesitamos saber?
•Cuáles son nuestras importantes
preguntas no respondidas?
•Quién necesita saber eso, cuándo y
dónde?
2. Recoger la Información
adecuada
•Qué información necesitamos para
satisfacer nuestras necesidades de
información?
•Tenemos esa información
consignada en el formato adecuado?
•De no ser así, cuál es la mejor
manera de obtenerla?
3. Analizar la Información y
Ganar Retroalimentación
•Cómo podemos convertir la
información en retroalimentación
relevante?
•Cómo analizamos de mejor manera
para ponerlo en contexto?
•Cómo extraemos la información
relevante a partir de nuestra
información?
4. Presentar y Comunicar la
Información
•Cuál es la mejor manera de
presentar y comunicar la información
para dar a conocer la toma de
decisiones?
•Cuáles son las formas mas efectivas
de reportar y visualizar la
información?
5. Crear Evidencia a partir
de Decisiones
•Cómo podemos asegurar que la
evidencia disponible será usada para
la mejor toma de decisiones?
•Cómo creamos una cultura de
conocimiento- acción?
Infraestructura de TIC y
Aplicaciones de BI como
Habilitadores
Estrategia de Negocios
Fuente: Bernard Marr – The Intelligent Enterprise
Toma de Decisiones Basadas en Evidencia Documental,
Datos e Información

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8
Modelo de Madurez de Organizaciones Inteligentes
Colaborativas
Estabilización y
Reducción de
Riesgos
Generación y
Protección de
Valor
Probabilidad y
Predicción de
Valor
Simulación de
Decisiones y
Optimización de Valor
¿Cómo podemos
lograr el mejor
resultado, incluyendo
los efectos de la
variabilidad?
¿Cómo podemos
alcanzar el mejor
resultado?
¿Cómo impactarán
las decisiones todo lo
demás?
¿Cómo nos
podemos beneficiar de
esas predicciones?
¿Qué, Cuándo y Por
Qué será lo próximo
que podría pasar?
¿Qué pasará si esta
tendencia continua?
¿Qué pasará después
si…?
¿Qué acciones son
necesarias?
¿Cuál es el problema
exactamente?
¿Por qué está
pasando?
¿Cuánto, cuántas
veces, dónde?
¿Qué pasó?
Automatización
Medición del
Desempeño
Consistente
Análisis de
Causa Raíz del
Desempeño
Pronósticos de
Desempeño
Optimización de
las Decisiones y
el Desempeño
Descriptiva y Diagnóstica Predictiva
Gestión del Valor y Capacidad de Inteligencia Analítica Organizacional
Prescriptiva
Alineación
Estratégica de
Desempeño
Consolidación
¿Qué acciones
integradas son
necesarias?
¿Cuáles son las áreas
e Interesados alineados
en el problema
exactamente?
Alineación y
Consolidación de
Valor
GradodeComplejidad
Inteligencia
Optimización
Estocástica
Escenarios
Conocimiento
Modelamiento
Predictivo
Simulación
Información
Alertas
Consultas /
Profundización
Datos
Reportes a
medida y
estándar
Business Intelligence
Decisiones Reactivas
15 15
Business Analytics
Decisiones Proactivas
Analítica Descriptiva (Mapas Estratégicos, BSC y
Dashboards) y Análisis de Causa Raíz
Analítica Descriptiva,
Diagnóstica y Consolidada
del Pasado
+ Análisis de Causa Raíz

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Analítica Predictiva y Prescriptiva
Analítica Predictiva y
Prescriptiva del
Futuro
Predicciones + Benchmarking
Leyenda: Color Verde: Predicción vs.
Color Rojo: Realidad
Generación y Preservación de Valor = Información +
Analítica + Decisiones + Desempeño Inteligente Colaborativo
GOBIERNO INTELIGENTE COLABORATIVO DEL DESEMPEÑO
DECISIONES
COLABORATIVAS
INTELIGENTES
DOCUMENTOS & DATOS
INFORMACION
CONOCIMIENTO
DESEMPEÑO INTELIGENTE COLABORATIVO
GENERACIÓN Y PRESERVACIÓN DE VALOR INTELIGENTE COLABORATIVA
$ $
GESTIÓN
INTELIGENTE
COLABORATIVA
DEL DESEMPEÑO

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Cómo aprovechamos la capacidades del Outernet?
IMO - Oficina de Gobierno y Gestión
de la Información

01/09/2015
11
IMO - Oficina de Gobierno y Gestión de la Información
Gobernabilidad
y Políticas
Principios y Valores
Políticas
Objetivos
Servicios
Procesos y
Controles
Tecnología
Informática
Métricas de
Desempeño
Metodologías y
Estándares
Roles y
Responsabilidades
Misión y Visión
Competencias
Técnicas y Humanas
Seguridad
Calidad
Continuidad y
Resiliencia
Generación y
Protección
de Valor
Disponibilidad
Integración
Evaluar
Retroalimentación
Planear EjecutarServir
Necesidades
Institucionales
Controlar
Dirigir Supervisar
Gobierno
Gestión
IMO Separación de Gobierno y Gestión
Optimización de
Costos
Optimización
de Riesgos
Optimización de
Recursos, Capital de
Trabajo y Activos
Realización de Beneficios
Incremento en
Ingresos

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Gobierno y Gestión de la IMO
TECNOLOGÍA
TRANSACCIONAL
TECNOLOGÍA
COLABORATIVA
TECNOLOGÍA
ANALITICA
GOBIERNO GESTION
Gobierno y Gestión
del Cambio
Organizacional
Gobierno y Gestión
del Desempeño y
Cumplimiento
Regulatorio
Gestión Documental,
Datos, Información y
Decisiones
Gestión de
Operaciones de la
Oficina de
Información IMO
Gobierno de la
Oficina de
Información IMO
Organización
y Talento
Humano
Recursos (Humanos, Métodos, Estándares, TIC, Infraestructura)
Estructura,
Competencias
y Cultura
Organizacional
Documentos,
Datos,
Información
y Decisiones
Procesos,
Controles y
Métricas de
Desempeño
Tecnología
Informática
Gerencial y
Operativa
SERVICIOS DE LA IMO
• Portafolio Servicios
• Enfoque (Estratégico, Táctico y
Operativol)
• Influencia (Sectorial, Institucional,
Funcional)
• Nivel de Madurez (Básico, Intermedio,
Avanzado)
Descriptiva, Predictiva y Prescriptiva
Workflow, Servicios SOA, Documental,
Datos, Información, Decisiones,
Interoperabilidad, B2B, B2C, C2C
Operativa (RDDID, RPIPPB, RCO, RI),
Gerencial RGPMO
Interrelación entre Procesos de Negocio, TIC y Documentos,
ProcesosdeGobiernoy
GestióndeDoctos,Datos,
InformaciónyDecisiones
Fuente ajustada: CobIT V5 2012

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•¿Cómo podemos alinear los datos con el negocio?
•¿Cómo podemos hacer que los datos con la calidad
correcta este disponible cuando y donde se necesita?
•¿Cómo podemos soportar una mejor toma de decisiones a
través de la organización?
•¿Cómo transformamos, creamos, integramos, analizamos,
administramos, gobernamos y entregamos Información
Confiable?
•¿Cómo podemos aprovechar las Decisiones basadas en
Información y Análisis, en Tiempo Real en el Punto de
Contacto?
•¿Cómo podemos Modelar escenarios y entender en tiempo
real el impacto financiero de las posibles decisiones?
•¿Cómo podemos controlar y optimizar el desempeño del
negocio?
DECISIONES INTELIGENTES
Generar y Preservar Valor con Decisiones Inteligentes
Plan Nacional de Desarrollo
Plan Estratégico Sectorial
Organización del sector minero
energético
Plan Estratégico de las Tecnologías de
Información y las Comunicaciones del
Ministerio de Minas y energía
Modelo de Operación UPME
Estructura organizacional de la Unidad
de Planeación Minero Energética
Ejemplo – Entendimiento de Necesidad CIO Sectorial UPME
Fuente: Management &Quality

01/09/2015
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Cómo construimos la IMO - Oficina de Gobierno y Gestión
de la Información?
Arquitectura de Información

01/09/2015
15
Cómo manejamos la Complejidad en la Arquitectura
Institucional?
Procesos del Negocio
Aplicaciones Documentos, Datos, Información
Infraestructura y Servicios TIC
Organización
& Personas
Estrategia, Dirección, Control,
Decisiones, Desempeño
Organizacional
Proyectos &
Iniciativas
Documentos, Datos e Información Transaccional,
Colaborativa y Analítica
DOCUMENTOS, DATOS E
INFORMACIÓN ANALÍTICA
DOCUMENTOS,
DATOS E
INFORMACIÓN
INTELIGENTE
Documentos, Datos e Información:
• Estructurada
• Semi-Estructurada
• No-Estructurada
• Fija
• Dinámica

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La Solución de la Problemática de Unicidad en Arquitectura
de Documentos, Datos, Información y Decisiones
Lógica del
Negocio
Legacy ERP CRM Finanzas
Lógica del
Negocio
Lógica del
Negocio
Lógica del
Negocio
Lógica del
Negocio
Legacy ERP CRM Finanzas
Lógica del
Negocio
Lógica del
Negocio
Lógica del
Negocio
Procesos del Negocio
Servicios del Negocio
Aplicaciones, Silos de Activos Aplicaciones Orientadas al Servicio, Activos
Interfaces Propietarias, Silos de Activos, Bases de
Datos Aisladas
Arquitectura
Empresarial
+ SOA
Servicios del Negocio = Funcionalidades
estándar, compartidas y reusables
Interfaces Propietarias sirven a los Silos
y Bases de Datos Aisladas
MDM
Productos
Servicios
MDM
Clientes
PQRS
MDM
3ros
Empleados
MDM
Contratos
DBMS
Finanzas
DBMS
CRM
DBMS
ERP
DBMS
PLM
Arquitectura Institucional y de Información y
Responsabilidades del CIO y de la IMO
Arquitectura de Negocio
Arquitectura de Tecnología
Arquitectura de
Documentos, Datos,
Información y
Decisiones
Arquitectura de
Aplicaciones
Responsabilidad del
CIO y de la IMO
Oficina de Gobierno
y Gestión de
Información

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Componentes de la Arquitectura Institucional y de
Información
 Aplicaciones
Transaccionales,
Analíticas y
Colaborativas
 Interfaces
 Alineación
Estratégica
 Procesos
 Métricas
 Modelo Operativo
 Cambios y Desarrollo
de Competencias
 Gobierno de Desempeño y
Decisiones
 Gobierno de Información
 Arquitectura de Información
 Inteligencia Analítica
 Bodegas de Datos
 Calidad de Datos
 Gestión de Metadatos
 Seguridad de Datos
 Modelaje y Diseño de Datos
 Datos Maestros y de Referencia
 Integración de Datos
 Interoperabilidad de Datos
 Gestión Documental y
Contenidos
 Almacenamiento de Datos
 Operaciones de Datos
 Hardware
 Software Básico
 Telecomunicaciones
 Infraestructura
Información, Tecnología y Usuarios
USUARIOS CIO CTO
Fuente: Structured &
Comprehesive Approach to
Data Management &
DMBOK - McSweeney

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Ejemplo – Arquitectura de Información CIO Sect. MinJusticia
CIO (Chief Information Officer) –
Gerente de Información

01/09/2015
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El CIO es un cargo ejecutivo con responsabilidad de generar y
preservar el valor de los documentos, datos e información que
entra y sale de la empresa a nivel transaccional, colaborativa y
analítica de apoyo a la toma de decisiones y de la gestión del
flujo de datos, documentos, información y conocimiento. El rol
de CIO, se está convirtiendo en el ejecutivo senior de
información de la organización, responsable del ciclo de vida de
la información, de su calidad, seguridad y continuidad.
CIO Chief Information Officer
USUARIOS CIO CTO
Toma de Decisiones del CIO
Fuente: Structured &
Comprehesive Approach
to Data Management &
DMBOK - McSweeney

01/09/2015
20
0.0
1.0
2.0
3.0
4.0
ENTRADA DE
INFORMACION
MOVIMIENTO Y
REESTRUCTURA
CIÓN DE
INFORMACION
USO DE
INFORMACION
CONTINUIDAD DE
INFORMACION
CALIDAD DE
INFORMACION
SEGURIDAD DE
INFORMACION
DIMENSIONES DE
LA CALIDAD DE
INFORMACION
COMPETENCIAS
DE MANEJO DE
INFORMACION
N…F…
Requerimientos en Desarrollo de Competencias de Gestión
de Documentos, Datos e Información y Decisiones
Desarrollo Integral de Competencias Gerenciales de Gestión
de Documentos, Datos e Información y Decisiones
Competencias
Metodológicas Y
Herramientas Informáticas
Competencias Personales,
Relacionales y Gerenciales
Competencias en Mejores
Prácticas, Gerencia de
Procesos y de Proyectos
Competencias Funcionales y
de Gobernabilidad
Competencias en
Gobierno y Gestión de
Documentos, Datos e
Información, Analíticas y
de Desempeño

01/09/2015
21
Ejemplo de Desarrollo de Competencias en Gerencia de
Información e Inteligencia Analítica
Desarrollo de
Competencias en
Gerencia de
Información
Certificables con
DAMA (PDUs)
Análisis de
Negocios
8 Cursos
Gobierno de
Información
4 Cursos
Modelamiento
de Datos
5 Cursos
Bodegas de
Datos
10 Cursos
Arquitectura de
Datos y Gestión
de Información
8 Cursos
Gestión de
Metadatos
5 Cursos
Institute for Certification of
Computing Professionals (ICCP)
Certificaciones válidas con DAMA:
 ACP - Associate Computing Professional
 CBIP - Certified Business Intelligence
Professional
 CCP - Certified Computing Professional
 CDMP - Certified Data Management
Professional
 CITC - Certified IT Consultant
 DGSP - Data Governance and Stewardship
Professional
 ISA - Information Systems Analyst
 ISP - Information Systems Professional
Mejores Prácticas en Gobierno y Gestión
de Documentos, Datos, Información y
Decisiones

01/09/2015
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Integración de mejores prácticas en Gobierno y Gestión de
Documentos, Datos, Información y DecisionesMejores Prácticas – Frameworks y BOK (Body of Knowledge)
PROCESO
Cobit V5 ValIT RiskIT ITIL V3
2011
TOGAF CMMI BABOK SWEBOK/
SQMBOK
PMI – PMO
PMBOK
eSCM
SCM
DMBOK
Gobierno de
TIC
Gestión de
TIC
Gobierno de
Información
Gestión de
Información
Mejores Prácticas – Estándares
PROCESO
ISO 38500 ISO
31000
ISO
20000
ISO
9000
ISO 25000 ISO 21500 ISO
8000
ISO
27000
ISO
30300,
15489,
13208
Gobierno de
TIC
Gestión de
TIC
Gobierno de
Información
Gestión de
Información
Verificar, Clasificar y Revisar Información de los Procesos en
cada Entidad del Gobierno en Colombia
Información relacionada con los trámites, actores, sujetos y dominios
en servicios y procesos que soportan el “día a día”
Información por ejemplo relacionada con la prestación de los
servicios de la entidad, la atención a los usuarios
Información que es generada y que soporta los
procesos de apoyo relacionados con la contratación, el
recurso humano, la información financiera y contable
Información que soporte la toma de
decisiones y los procesos de monitoreo y
evaluación dentro de la entidad.

01/09/2015
23
Estrategia
ISO 30300
Sistemas
ISO 16175,
26122 ,
13020,13028,
23081, 16175
Operaciones
ISO 15489
Ciclo de Vida y Normas de Gobierno y Gestión Documental y
Contenidos
Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial (MinTic)

01/09/2015
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Modelo de Gestión de Datos en Colombia
Arquitectura de Información Institucional con base en
DAMA-DMBOK
Arquitectura de
Información
Gobierno de Información
Gestión de Arquitectura de Información
Gestión de Inteligencia Analítica y Bodegas de Datos
Gestión de Calidad de Datos Gestión de Metadatos
Gestión de Seguridad de Datos Modelamiento y Diseño de Datos
CoordinacióndeInformación
ServiciosdeGestióndeInformación
Gestión de Almacenamiento y
Operaciones de Datos
Gestión de Datos Maestros y de
Referencia
Gestión de Integración e
Interoperabilidad de Datos
Gestión de Documentos y
Contenidos
Framework DMBOK

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El Marco de Trabajo Funcional del DAMA-DMBOK
© DAMA International
Funciones
Metas y
Principios
Actividades Entregables
Roles &
Responsa-
bilidades
Tecnología
Prácticas y
Técnicas
Organización
y Cultura
Gobierno de Datos
Gestión de la Arquitectura de
Datos
Gestión del Desarrollo de
Datos
Gestión de Operaciones en
Bases de Datos
Gestión de la Seguridad de
Datos
Gestión de Datos Maestros y
de Referencia
Gestión de Bodegas de Datos
e Inteligencia Analítica
Gestión Documental y
Contenidos
Gestión de Metadatos
Gestión de Calidad de Datos
Gestión de los Datos (The Data Management Association)
protejan, entreguen y mejoren el valor de los activos de datos e información.
Misión: Satisfacer las necesidades de disponibilidad, calidad y seguridad de los datos para todos los interesados.
1. Comprender las necesidades de información de la organización y todos los interesados.
2. Capturar, almacenar, proteger y asegurar la integridad de los activos de datos.
4. Asegurar la privacidad y confidencialidad y prevenir el uso no autorizado o inapropiado de los datos y la información.
5. Maximizar el uso efectivo y el valor de los activos de datos e información.
Entregables Primarios:
- Estrategia de datos
- Arquitectura de datos
- Servicios de datos
- Problemas y asuntos de datos - Bases de datos
- Datos, información,
conocimiento y sabiduría
10. Gestión de la calidad de los datos Consumidores:
- Trabajadores clericales
- Trabajadores del conocimiento
- Gerentes
Herramientas: - Ejecutivos
- Herramientas de modelamiento de datos - Clientes
- Sistemas gestores de bases de datos
- Herramientas de integración y calidad de datos Métricas:
- Profesionales de datos - Herramientas de inteligencia de negocios - Metricas sobre el valor de los datos
- Ejecutivos - Herramientas de gestión documental - Métrica sobre calidad de datos
- Herramientas de repositorio de Meta-data - Métricas sobre el programa de DM
3. Mejorar continuamente la calidad de los datos y la información.
Definición: Planeación, ejecución y supervisión de políticas, prácticas y proyectos que adquieran, controlen,
Objetivos:
- Estrategia del negocio 3. Desarrollo de los datos
- Actividades del negocio 4. Gestión de las operaciones de los datos
Actividades:
1. Gobernabilidad de los datos
Insumos: 2. Gestión de la arquitectura de datos
7. Gestión de las bodegas de datos y la inteligencia de negocios
8. Gestión documental y de contenidos
- Actividades de TI 5. Gestión de la seguridad de los datos
6. Gestión de los datos de referencia y maestros
Proveedores:
- Ejecutivos
- Creadores de datos
9. Gestión de la Meta-data
- Consumidores de información
- Administradores de datos
- Fuentes externas
- Entes reguladores
Participantes:
- Creadores de datos
Gestión de Datos en DMBOK

01/09/2015
26
1. Gobernabilidad de los datos
Definición: Es el ejercicio de la autoridad y el control (planificar, monitorear y forzar el cumplimiento) sobre la gestión de los activos de datos.
Objetivos:
1. Definir, aprobar y comunicar estrategias, políticas, estándares, arquitectura, procedimientos y métricas de los datos.
2. Realizar el seguimiento y forzar el cumplimiento y la conformidad reguladora de las políticas, estándares, arquitectura y procedimientos de los datos.
3. Patrocinar, hacer seguimiento y supervisar los entregables de los proyectos y servicios de la gestión de datos.
4. Gestionar y resolver los asuntos o problemas relacionados con los datos.
5. Comprender y promover el valor de los activos de datos.
Actividades:
1. Planeación de la Gestión de los Datos (P)
Insumos: 1. Comprender las necesidades de datos del plan estratégico corporativo Entregables Primarios:
- Objetivos del negocio 2. Desarrollar y mantener la estrategia de datos - Políticas de datos
- Estrategias del negocio 3. Establecer los roles y las organizaciones de los profesionales de datos - Estándares de datos
- Objetivos de TI 4. Identificar y nombrar los administradores de datos - Asuntos resueltos
- Estrategias de TI 5. Establecer las organizaciones de gobernabilidad y administración de los datos - Proyectos y servicios
- Necesidades de datos 6. Desarrollar y aprobar las políticas, estándares y procedimientos sobre los datos de gestión de datos
- Asuntos o problemas de datos 7. Revisar y aprobar la arquitectura de datos - Datos e información con calidad
- Requerimientos regulatorios 8. Planear y patrocinar los proyectos y servicios de gestión de datos - Valor reconocido de los datos
9. Estimar el valor de los activos de datos y los costos asociados
Proveedores: 2. Control de la Gestión de los Datos (C) Consumidores:
- Ejecutivos del negocio 1. Supervisar las organizaciones y el personal profesional de datos - Productores de datos
- Ejecutivos de TI 2. Coordinar las actividades del gobierno de los datos - Trabajadores del conocimiento
- Administradores de datos 3. Gestionar y resolver los asuntos relacionados con los datos - Gerentes y ejecutivos
- Organismos reguladores 4. Monitorear y asegurar el cumplimiento regulador - Profesionales de datos
5. Monitorear y velar por el cumplimiento de las políticas, los estándares - Clientes
y la arquitectura de los datos
6. Supervisar los proyectos y servicios de gestión de datos Métricas:
Participantes: 7. Comunicar y promover el valor de los activos de datos - Valor de los datos
- Ejecutivos de administración de datos - Costos de gestión de datos
- Administradores de coordinación de datos Herramientas: - Logro de objetivos
- Administradores de datos del negocio - Sitio Web de Intranet - Herramientas de gestión de asuntos - # de decisiones hechas
- Profesionales de datos - Correo electrónico - Tablero de control de los indicadores - Representación / cubrimiento
- Ejecutivo de DM - Herramientas de Meta-data de gobernabilidad de datos de la administración
- CIO (o director de TI) - Repositorio de Meta-data - Plantilla de profesionales de datos
- Madurez del proceso de
gestión de datos
Actividades: P) Planeación, C) Control, D) Desarrollo, O) Operacional
Gobernabilidad de Datos en DMBOK
Métricas de Desempeño?

01/09/2015
27
Diagnóstico y Planeación Estratégica
Documental, Datos, Información y
Decisiones
Necesidades y Objetivos de Gobierno y Gestión de
Documentos, Datos, Información y Decisiones
Habilidad de priorizar la información basada en el valor
Cumplir con
Regulaciones
Satisfacer mas de
20,000 regulaciones
globales
Disminuir TCO
Reducir costos
en todas las áreas
Proteger Información
Mantener personas e
información a salvo
Rápida recuperación
Mantenerla
24x7xsiempre
Reducir
Complejidad
Simplificar cientos de
herramientas de
gestión

01/09/2015
28
Ejemplo de Diagnóstico de Necesidades de Información CIO
Sect. MinJusticia
Ejemplo de Diagnóstico de Gobierno de la Información CIO
Sect. MinJusticia

01/09/2015
29
Ejemplo de Diagnóstico de Gobierno en Línea CIO Sect.
MinJusticia
Metodología para Roadmapping Estratégico de Arquitectura
de Documentos, Datos, Información y Decisiones
Modelo Actual
(AS-IS)
Arquitectura
Negocio
Arquitectura
Información
Arquitectura
Aplicaciones
Arquitectura
Tecnología
Modelo de
Referencia
(TO-BE)
Arquitectura
Negocio
Arquitectura
Información
Arquitectura
Aplicaciones
Arquitectura
Tecnología
Motivadores
de Negocio
Sugerencias de
Mejora
Estándares de
la Industria
Regulaciones y
Restricciones
Diagnóstico
según
Mejores
Prácticas
Análisis de
Brechas,
Riesgos,
Impactos y
Prioridades
Diseño de
Arquitectura
Formulación,
Priorización y
Alineación
Estratégica
de Iniciativas
Roadmap de
Iniciativas de
Arquitectura

01/09/2015
30
Planear el Mapa de Ruta de Evolución de la Arquitectura
Institucional de Información para Gobierno en Línea 3.1
Estado Actual (AS-IS) de la
Arquitectura Institucional de
Información
Estado Futuro (TO-BE) de la Arquitectura
Institucional de Información
Proyecto
Proyecto
Tiempo
Madurez
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Mapa de Ruta de Evolución
Tiempo
Roadmap Iniciativas a Corto, Mediano y Largo Plazo GEL 3.1
Iniciativasparacerrarbrechas
Elementos
Transversales
Información
en línea
Interacción
en línea
Transacción en
línea
Transformación –
Cero Papel
Democracia en
línea
2015 2016 2018Tiempo
Gobierno de Información
Gestión de Arquitectura de
Información
Gestión de Inteligencia
Analítica y Bodegas de Datos
Gestión de Calidad de Datos
Gestión de Metadatos
Gestión de Seguridad de
Datos
Modelamiento y Diseño de
Datos
Gestión de Almacenamiento
y Operaciones de Datos
Gestión de Datos Maestros y
de Referencia
Gestión de Integración e
Interoperabilidad de Datos
Gestión de Documentos y
Contenidos
Cultura y Cambio
Organizacional
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto

01/09/2015
31
Ejemplo de Roadmap de Arquitectura – MinJusticia
Arquitectura de Información
CONSTRUYO UN
CRONOGRAMA PARA SU
PROYECTO DE
ARQUITECTURA
EMPECÉ POR RAZONAR
QUE TODO LO QUE NO
ENTIENDO ES FÁCIL DE
HACER
FASE UNO: DISEÑAR UNA
ARQUITECTURA DE
NEGOCIO DIGITAL PARA
NUESTRAS OPERACIONES
A NIVEL MUNDIAL.
TIEMPO: SEIS MINUTOS
Copyright Dilbert
Planeando un Proyecto de Arquitectura de Información?

01/09/2015
32
Qué
Hacer?
Qué
Mantener?
Qué
Eliminar?
Qué
Reducir?
Qué
Aumentar?
Qué Hacer
Nuevo?
Cómo
Hacerlo?
Con qué ? Dónde? Cuándo? Cuánto? Con Quién?
Para qué
Hacerlo?
Para quién? Cómo Medir?
Cuál es el
resultado?
Por qué?
Qué pasa si
no se hace?
Conclusiones y Recomendaciones
Preguntas?
Marco Vinicio Lenci S.
Project Consultant,
Management Advisor & Coach
Email: mvlenci@gmail.com
Skype: mvlsbs
Cel. Whatsapp: (57)(310)5670604

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