1. IMPLEMENTASI APLIKASI RECRUITMEN KARYAWAN
DAN ABSENSI PADA BAGIAN PERSONALIA
DI PT HARTONO ISTANA TEKNOLOGI
Umi lestari, Hariandi Mauid, Ghifari Munawar, Santoso
Jurusan Teknik Informatika
Politeknik Pos Indonesia
Jl. Sari Asih No. 54 – Bandung 40151, Indonesia Tlp. +6222 2009570, Fax. +6222 200 9568
Email :umilestari30@yahoo.com , Hariandimaulid@yahoo.com, ghyfer86@yahoo.com, bupa_25@yahaoo.com
ABSTRAK
PT Hartono Istana Teknologi adalah perusahaan dengansejumlah besar karyawan, tetapi masih menggunakanmanual
metode dalampengolahan datakaryawan danjugadalam memilihpelamar kerja.Akibatnya, untuk memperoleh
informasi, proses rekrutmendan untuk mempersiapkanlaporan yang berkaitan dengankaryawan
memakan waktu yang lama. Tujuandari penelitian ini adalahuntuk menciptakan sebuahsistem informasiyang dapat
menanganikehadiran,penggajiandan karyawanperekrutanyangterkomputerisasidanterintegrasi, sehingga
memudahkanperusahaan dalammengorganisasi datakaryawan. Metode yangdilakukandalam penelitian ini
adalahanalisisdeskriptifdenganpendekatan studi kasus. Pengumpulan data dilakukan melaluiwawancara
kepadaperusahaan. Aplikasi inidibuat dengan menggunakanbahasa pemrograman Microsoft Visual Studio
2010danSQLServer 2008R2basis data. Hasilpenelitian ini menunjukkanpenerapan sistem informasimembantu
pengguna untukmengatur datalebih efisien, akuratdanhandal.
Kata kunci: Absensi, Perekrutan Karyawan, SQLServer2008 R2, Visual Studio 2010.
ABSTRACT
PT Hartono Istana Tehknologi is a company with large number of employees, but still use the manual method in
processing employees data and also in selecting job applicants. Consequently, to obtain information, recruitment
process and to prepare reports relating to the employees take a long time. The purpose of this research is to create
an information system that can handle attendance, payroll and employees recruitment that is computerized and
integrated, making it easier for the company in organizing employees data. The method done in this research is
decriptive analysis with the case study approach. The data gathering is done through interview to companies. The
application is made using Microsoft Visual Studio 2010 programming language and SQL Server 2008 R2 base data.
The result of this research shows the application of the information system helps the users to organize data more
efficiently, accurately and reliable.
Key words: attendance, information system, payroll, recruitment, SQL server 2008, R2Visual Studio 2010.
I.Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Faktor sumber daya manusia merupakan
faktor yang sangat penting dalam mendukung kinerja
sebuah perusahaan.PT Hartono Istana Teknologi
adalah sebuah perusahaan yang memiliki tingkat
penyerapan tenaga kerja yang tinggi.Penyerapan
tenaga kerja yang tinggi ini menjadi masalah
tersendiri ketika posisi yang ditawarkan relatif
banyak. Hal tersebut tentunya akan disertai oleh
membanjirnya data pelamar kerja untuk memenuhi
posisi yang ditawarkan. Kondisi tersebut dapat
menyebabkan produktivitas dari perusahaan
terganggu dikarenakan kosongnya beberapa posisi.
Disamping itu, proses untuk memilah-milah pegawai
yang dilakukan oleh individu manusia sering kali
mengalami kesalahan penempatan yang tidak sesuai
dengan kualifikasi dari pelamar itu sendiri, dan
proses ini memerlukan banyak biaya dalam
pelaksanaannya dengan hasil yang kurang
memuaskan. Selain masalah dalam hal recruitment,
perusahaan juga mempunyai masalah dalam hal
penggajian dan absensi. Dikarenakan proses yang
masih dilakukan secara manual, dimana perusahaan
harus menghitung dan mempertimbangkan berbagai
faktor.
Oleh karena itu diperlukan perancangan dan
desain sistem baru yang dapat menggantikan sistem
lama dan memberikan keunggulan tersendiri
dibandingkan dengan sistem
sebelumnya.Perancangan sistem informasi ini
diharapkan dapat menangani kendala atau
permasalahan yang dihadapi oleh departemen/bagian
Personalia.Perancangan sistem ini juga diharapkan

2. dapat mendukung kinerja dari perusahaan secara
menyeluruh.Perancangan sistem ini meliputi sistem
pengelolaan data pegawai, sistem absensi pegawai,
sistem penggajian pegawai dan sistem recuitment
tenaga kerja.
Oleh karenanya untuk mendukung sistem
informasi kepegawaian yang efektif perlu dirancang
suatu sistem basis data kepegawaian yang lebih
komprehensif sehingga akan memudahkan dalam
mengolah data – data yang dibutuhkan. Dengan
program yang lain dan menuangkan hasilnya dalam
bentuk Laporan Tugas Akhir dengan judul
“IMPLEMENTASI APLIKASI RECRUITMENT
KARYAWAN DAN ABSENSI PADA BAGIAN
PERSONALIA DI PT HARTONO ISTANA
TEKNOLOGI”.
1.2 Identifikasi Masalah
Dari latar belakang yang ada, dapat dirumuskan
permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana membuat aplikasi yang dapat
mempermudah perusahaan dalam
melakukan proses recruitment karyawan?
2. Bagaimana membuat aplikasi yang dapat
menangani absensi dan recruitment
karyawan?
1.3 Tujuan Pembahasan
Adapun tujuan dari aplikasi ini ,yaitu:
1. Membuat aplikasi yang dapat
mempermudah perusahaan dalam
melakukan proses recruitment karyawan.
2. Membuat aplikasi yang dapat menangani
absensi dan recruitment karyawan.
1.4 Ruang Lingkup
Agar pokok permasalahan pembuatan
aplikasi : “Implementasi Aplikasi Recruitment
Karyawan dan Absensi Pada Bagian Persoalia
di PT Hartono Istana Teknologi” ini dapat
terarah dan tidak keluar dari ruang lingkupnya,
maka perancangan perangkat lunak ini penulis
membatasi permasalahan dalam hal
pengelolaan berita yang kami buat, diantaranya.
1. Sistem ini hanya mencakup Bagian
Personalia di PT Hartono Istana Teknologi.
2. Aplikasi ini terdiri dari 2 Bagian, yaitu:
a. Aplikasi ini tidak terhubung ke jaringan
baik jaringan intranet maupun internet.
b. Aplikasi ini hanya digunakan dalam
satu komputer.
c. Aplikasi ini hanya digunakan oleh
departemen Personalia.
d. Fitur – fitur yang akan dikembangkan
dalam aplikasi ini antara lain :
a. Master Data
a) Data Pegawai
b. Absensi Pegawai
a) Data Absensi Pegawai
d. Recruitment Pegawai
a) Data Permintaan SDM
b) Data Pelamar
c) List Data Pelamar
3. Aplikasi ini dikelola oleh seorang
administrator , yang memiliki hak penuh
dalam pengawasan terhadap aplikasi ini.
II. Landasan Teori
2.1 Sejarah PT Hartono Istana Teknologi
2.1.1 Polytron
POLYTRON adalah perusahaan terbesar dan
terkemuka di bidang elektronik di Indonesia.
Kekuatan dari POLYTRON ada pada kualitas suara
dan desainnya.POLYTRON memiliki 2 pabrik
masing-masing di Kudus seluas 70.000 m2 dan di
Sayung Semarang 130.000 m2 (merupakan pabrik
lemari es terbesar di Jawa Tengah) dengan karyawan
lebih dari 6.000 orang, 11 kantor perwakilan, 5
authorized dealer, 50 service centre yang meliputi
seluruh Indonesia.Sejarah Polytron dimulai pada
tanggal 16 Mei 1975, saat pemilik pabrik rokok PT
Djarum Kudus mendirikan perusahaan dengan nama
PT Indonesia Electronic dan Engineering dengan
penyertaan modal sebesar Rp. 50 juta untuk
memproduksi barang elektronika. Sebagai industri
rokok yang berekspansi ke industri elektronika, sejak
awal pemilik perusahaan tidak mau melibatkan pihak
maupun modal asing.Sejak berdiri perusahaan ini
tidak memiliki prinsipal sehingga tidak harus
membayar royalti pada setiap produk yang
dihasilkan.Tahun 1977, perusahaan merekrut 14
perempuan lulusan SMEA dan SMA untuk dilatih
menyolder dalam usaha merakit komponen menjadi
rangkain produk elektronika.Didatangkanlah
komponen-komponen elektronika dari Singapura
sebagai bahan training 14 karyawan tersebut.
Nama perusahaan kemudian berubah dari PT
Indonesia Electronic dan Engineering menjadi PT
Hartono Istana Electronics, dan di tahun 2000
berubah lagi menjadi PT Hartono Istana Teknologi.
Seiring dengan perubahan namanya, perusahaan ini
sudah berhasil mengembangkan teknologi televisi
berwarna hemat energi (40 Watt) dengan ukuran 17,
20 dan 26 Inchi. Bahkan mereka mampu
menghasilkan televisi dengan daya 20 watt saja, yang
diklaim sebagai yang pertama di dunia.Sekarang,
Polytron juga mulai mengekspor produknya walau

3. harus merubah bendera supaya diterima pasar lokal
Eropa. (Hardiansyah Hamzah, 2012) [1]
III. Analisis Dan Perancangan
3.1 Analisis
3.1.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
3.1.1.1 Analisis Dokumen Yang Digunakan
3.1.1.2 Analisis Prosedur/ Flow Map Yang
Berjalan
3.1.1.1 Analisis Prosedur (Flowmap)
Proses yang sedang berjalan pada Aplikasi
Human Resource Development (HRD) di PT Hartono
Istana Teknologi (POLYTRON) adalah sebagai
berikut:
Flowmap Rekrutmen Karyawan dan Absensi
Personalia Karyawan DirekturPelamar
Start
Data Pelamar
Data pelamar
Mencatat
Data
Pelamar
Data Pelamar
Seleksi
Pelamar DIterima
Mencatat
Data
Karyawan
Data Karyawan
Membuat
Laporan
Karyawan
Laporan
Karyawan
Data Absensi
Membuat
Rekap
Absensi
Rekap Absensi
Membuat
Laporan
Absensi
Laporan Absensi
Data Karyawan
Absensi
Data Absensi
Laporan Absensi
Laporan Pelamar
Laporan
Karyawan
Pelamar Diterima
Selesai
Gambar 3.1 Flowmap Rekrutmen Karyawan dan
Absensi yang sedang berjalan
Keterangan :
1. Pelamar memasukkan surat lamaran
kemudian pelamar mengisi data yang
diberikan ke bagian personalia lalu bagian
personalia mencatat data pelamar.
2. Data pelamar yang masuk ke bagian
personalia kemudian diseleksi, apabila
pelamar diteima maka bagian personalia
memberikan informasi ke pelamar.
3. Bagian personalia akan mencatat data
karyawan yang diterima lalu masuk ke data
karyawan dan bagian personalia membuat
laporan data karyawan.
4. Bagian personalia akan mendata karyawan
yang ada di data absensi, setelah itu bagian
personalia membuat rekap absensi pegawai.
5. Setelah rekap absensi dibuat maka bagian
personalia membuat laporan data absensi
pegawai.
6. Data karyawan yang berasal dari bagian
personalia kemudian diberikan ke karyawan
untuk melakukan absensi karyawan dan
masuk ke data absensi.
7. Direktur hanya melihat data lapora absensi,
data laporan pelamar, dan data laporan
karyawan.
3.1.1.2.1 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras
Kebutuhan perangkat keras yang digunakan
untuk membagun aplikasi ini adalah menggunkan
computer spesifikasi Hardware (Minimal) :
a. Prosesor: Intel (R) Core (TM)2 Duo CPU T6
570
b.Memori: 3 GB
c. VGA :NVIDIA Geforce 9100Accelerator
4500MHD
d.Harddisk: 300 GB
3.1.1.2.2 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Adapun perangkat lunak yang digunakan untuk
membagun aplikasi ini adalah sebagai berikut:
a. Analisis: Star UML dan Microsoft Visio 2007
b.Pemrograman: Visual Basic 2010
c. Database :Microsoft SQL server 2008
d.Sistem Operasi : Microsoft Windows 7 Ultimate
3.1.2.1 Use case
Use Case pada Tugas Akhir ini terdiri dari dua aktor
yaitu Bagian Personalia, dan Pegawai. Bagian
Personalia mempunyai hak akses yang penuh atas
aplikasi ini. Semua aktor harus melakukan login
terlebih dahulu untuk dapat masuk ke aplikasi dan
melakukan proses sesuai kebutuhan masing-masing.
Diagram use case menggambarkan interaksi antara
use case dan aktor dalam suatu sistem. Dibawah ini
adalah use case diagram dari aplikasi recruitmen
pegawai dan absensi pada bagian personalia di PT
Hartono Istana Teknologi sebagai berikut :
System
Administrator
Bagian Personalia
Memproses
Data
Pegawai
Memproses
Data
Jabatan
Memproses
Data
Recruitment
Memproses
Data
Absensi
Pegawai
Memproses
Data user
Memproses
Data Login
<<include>>
<<include>> <<include>>
<<include>>
<<include>>

4. Gambar 3.2 Use case Diagram
Keterangan :
Pada gambar 3.2 dapat dilihat use case diagram level
1 terdapat 6 cases, yaitu mengolah data pegawai,
mengolah data jabatan, mengolah data recrutmen,
mengolah data absensi pegawai, mengolah data user,
dan mengolah data login yang dapat dilakukan oleh
pihak Bagian Personalia, sedangkan pegawai hanya
dapat melakukan input data absensi dan data user.
3.1.2.2 Class Diagram
Class diagram menggambarkan struktur dan
deskripsi class, packed dan objek beserta hubungan
satu sama lain seperti contaimnet, generalization dan
association. Class adalah sebuah spesifikasi yang jika
diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan
merupakan inti dari pengembangan dan desain
berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan
(atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan
layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut
(metoda/fungsi). Berikut gambar class diagram :
Gambar 3.3 Class Diagram Aplikasi Rekrutmen
Pegawai dan Absensi.
4.1 Pembahasan Hasil Pengujian
Berdasarkan perancangan yang telah dibuat serta
disesuaikan dengan tujuan awal pembuatan sistem.
Maka didapatkan tampilan antar muka hasil
pengujian yaitu sebagai berikut :
1. Form Login Pegawai
Pengguna aplikasi dapat masuk sesuai dengan hak
akses yang telah dimilikinya.
Gambar 4.1 Form Login
1. Form Data Pegawai
Form ini merupakan tampilan Form
data pegawai, Form data pegawai di PT
Hartono Istana Teknologi, dan merupakan
inti dari segala proses yang menjadi kegiatan
sistem kepegawaian.
Gambar 4.4 Form Data Pegawai
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan dari pembuatan Pengembangan
Aplikasi Human Resource Development (HRD) di PT
Hartono Istana Teknologi yaitu :
1. Dengan dikembangkannya sistem ini maka
dapat mempermudah perusahaan dalam
melakukan proses recrutment karyawan, serta
dapat mempermudah pengerjaan yang
sebelumnya dilakukan secara manual menjadi
terkomputerisasi, sehingga proses kerja bagian
kepegawaian tersebut dapat menjadi lebih
baik.
2. Dengan adanya aplikasi ini dapat
mempermudah menangani absensi dan
recruitment karyawan.
5.2 Saran
Untuk lebih mengoptimalkan penerapan
aplikasi Recrutmen Karyawan dan Absensi
Pegawai maka sebaiknya :
1. Adanya backup sistem, sehingga
keamanan data-data yang ada dalam
sistem bisa diamankan dari hal-hal yang
tidak diinginkan.
2. Penambahan fitur-fitur seperti unduh
data dan upload foto yang belum bisa
dilakukan pada aplikasi recruitment dan
absensi ini.
T_login
-Username
-Password
+SetDataLogin()
+GetDataLogin()
T_User
-Username
-Password
+LevelAkses
+Nip
+SetDataUser()
+GetDataUser()
T_HakAkses
+Username
+Password
+SetDataHakAkses()
+GetDataHakAkses()
Main
+Main
+Login
+KelolaDataPegawai
+KelolaDataJabatan
+KelolaDataAbsensi
+KelolaDataPermintaanSDM
+KelolaDataPelamar
+SetMain()
+GetMain()
T_DataPegawai
+Nip
+Nama
+Alamat
+TempatLahir
+TanggalLahir
+StatusMenikah
+Posisi
+StatusPegawai
+JumlahAnak
+Jabatan
+Agama
+NoRekening
+SetDataPegawai()
+GetDataPegawai()
T_Jabatan
+Kd_Jabatan
+NamaJabatn
+JumlahJabatan
+Status
+SetDataJabatan()
+GetDataJabatan()
T_Absensi
+NIP
+Tanggal
+Nama
+Bagian
+Absensi
+Keterangan
+SetDataAbsensi()
+GetDataAbsensi()
T_permintaanSDM
+NoPermintaan
+Kd_jbf
+Jumlah
+TglPermintaan
+StatusPermintaan
+SetDataPermintaanSDM()
+GetPermintaanSDm()
T_Pelamar
+NOFormPelamar
+NamaPelamar
+JenisKelamin
+Alamat
+TempatLahir
+TanggalLahir
+StatusMenikah
+Kota
+Agama
+NoHp
+Minat
+SetDataPelamar()
+GetDataPelamar()
mengelolaDataJabatan
+TambahDataJabatan()
+UbahDataJabatan()
+SearchDataJabatan()
+ViewDataJabatan()
+HapusDataJabatan()
+KeluarDataJabatan()
MengelolaDataAbsensi
+TambahDataAbsensi()
+SaveDataAbsensi()
+viewDataAbsensi()
+SearcDataAbsensi()
MengelolaDataPermintaanSDM
+TambahDataPermintaanSDM()
+SaveDataPermintaanSDM()
+ViewDataPermintaanSDM()
+SearchDataPermintaanSDM()
MengelolaDataPelamar
+TambahDataPelamar()
+SaveDataPelamar()
+ViewDataPelamar()
+UbahDataPelamar()
+SearchDataPelamar()
MengelolaDataPegawai
+TambahDataPegawai()
+SaveDataPegawai()
+ViewDataPegawai()
+EditDataPegawai()
+SearchDataPegawai()
1
*
1
*
*
1
1
*
1
*
1
*
1 *
1 *
*
1
*1
1
*
*1
*
1

5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Alfi, 2013
:http://www.websejarah.com/2011/03/sejarah-
perusahaan-electronics-polytron.html
diakses pada 24 Maret 2013
[2]Ananymous, 2000, Buku Panduan Kepegawaian,
Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten
Sumedang,
[3] Fathansyah , 2002. Basis Data , Informatika,
Bandung.
[4] Edhy Sutanta, “Pengantar Teknologi Informasi”,
2005, Bandung.
[5[ Jogiyanto HM, 1999. Analisis dan Desain Sistem
Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.
[6] Kadir, Abdul.1999. Dasar Pemograman visual
basic 6.0, Andi Offset, Yogyakarta