SlideShare a Scribd company logo

المكتب التدريبي للصف الاول Pdf

•
•
naglaa Khmies
naglaa Khmies

مادة المكتب التدريبي - للصف الأول -قسم مساعد فني إداري-تعليم مزدوج ثانوي تجاري

Education
1 of 115
Download to read offline
‫‪Company‬‬ ‫‪LOGO‬‬ ‫شركة السماح لألجهزة الحديثة‬ ‫بالمكتب التدريبي بالصف األول‬ ‫قسم مساعد فني إداري‬
‫الفهرس‬ ‫‪ ‬الباب األول : التعليم الفني ومشروع مبارك كول.‬ ‫‪ ‬الباب الثاني : إدارة األفراد.‬ ‫‪ ‬الباب الثالث : إدارة التسويق والمبيعات.‬ ‫‪ ‬الباب الرابع : إدارة المشتريات والمخازن.‬ ‫‪ ‬الباب الخامس: إدارة السكرتارية.‬ ‫‪ ‬الباب السادس: الربط بين اإلدارات المختلفة.‬ ‫‪ ‬الباب السابع : التقويم‬ ‫3102/30/30‬ ‫44:60 م‬
‫الباب األول : التعليم الفني ومشروع مبارك كول‬ ‫• نشأة الفكرة :‬ ‫• نشأة فكرة المشروع أثناء زيارة الرئيس السابق إلي المانيا ولقائه للمستشار‬ ‫هيلموت كول في بون سنة 1991 .‬ ‫• وتم االتفاق علي قيام المانيا بمساعدة مصر لتطوير التعليم الفني والتدريب المهني‬ ‫من خالل تبادل الخبرات ،خامات لبرامج التدريب ،مناهج تعليمية ،‬ ‫وفقا لألحدث ما توصل إلية العلم الحديث والتكنولوجيا المتطورة ، ودراسات‬ ‫تسويقية للمشروعات التعليمية، وربطها بسوق العمل واحتياجات هذة السوق سواء‬ ‫محليا أو خارجيا‬ ‫وذلك بأدخال نظام التعليم المزدوج (الثنائي) في مصر.‬
‫وثنائية المشروع تتمثل في عدة جوانب‬ ‫1. مشاركة وزارة التربية والتعليم والقطاع الخاص في تحمل تكلفة تدريب المدرسين والمدربين‬ ‫2. إدارة العملية التعليمية تتم عن طريق شريكين الحكومة ممثلة في وزارة التربية والتعليم والقطاع‬ ‫الخاص ممثال في الوحدة االقليمية (جمعيات المستثمرين)‬ ‫3. يتم تدريب وتعليم المتدربين في موقعين المدرسة والمصنع لذلك يجمع التدريب الثنائي بين‬ ‫أسلوبين من التعليم :‬ ‫أ - الدراسة النظرية بالمدرسة :( يومين نظري يوم لدراسة مواد ثقافية ويوم لدراسة المواد‬ ‫الفنية المتخصصة‬ ‫4.• ب- التدريب العملي في المصانع(4 أيام)‬ ‫5. مشاركة وزارة التربية والتعليم والقطاع الخاص في إعداد القوانين واللوائح المنظمة والمناهج‬ ‫واختيار المهن المطلوبة‬ ‫6. مشاركة وزارة التربية والتعليم والقطاع الخاص في وضع ومتابعة االمتحانات العملية والنظرية‬ ‫للخريجين واصدار الشهادات لهم.‬
‫أهـداف المشـروع‬ ‫‪ ‬توفير العمالة الفنية المدربة علي اسس علمية وعملية باستخدام أحدث أساليب‬ ‫التعليم والتكنولوجيا لخدمة االنتاج المصري لمواجة المنافسة العالمية وزيادة حجم‬ ‫التصدير.‬ ‫‪ ‬توفير فرص عمل جيدة للشباب سواء داخل مصر أو خارجها لمواجة مشكلة‬ ‫البطالة.‬ ‫‪ ‬توفير العمالة الفنية المدربة لقطاع الخدمات‬ ‫‪ ‬االستغناء عن استدعاء الخبراء من الخارج إلصالح وصيانة المعدات الحديثة‬ ‫وخطوط االنتاج بالمصانع‬ ‫‪ ‬تطبيق النظام المزدوج للتعليم الفني في جميع المهن مالحرف في المدي البعيد.‬ ‫‪ ‬تطبيق مبدأ ضرورة الحصول علي ترخيص لمزاولة المهن‬
‫مزايا مشروع مبارك كول‬ ‫للمستثمرين:‬ ‫‪ ‬سوف تحصل علي عمالة مدربة تناسب المشروعات‬ ‫‪ ‬ستتوفر للمستثمرالعمالة الماهرة العلية التي التتوفر‬ ‫بسهولة السوق المصري‬ ‫‪ ‬سوف توفر تكاليف التدريب والصيانة‬ ‫‪ ‬يتمكن من إختيار المتدربين المتميزين للعمل في‬ ‫المنشأة في نهاية مدة التدريب‬
‫تابع مزايا مشروع مبارك كول‬ ‫للطالب:‬ ‫‪ ‬اكساب الطلبة المهارات الالزمة للحصول علي فرص عمل‬ ‫مؤكدة‬ ‫‪ ‬يحصل الطالب علي مكافأة شهرية طوال فترة الدراسة والتدريب‬ ‫‪ ‬يشرف علي التدريب في الشركات والمدرسة خبراء ألمان‬ ‫ومصريين‬ ‫‪ ‬يتوفر للطالب مدرسون مؤهلون جيدا‬ ‫‪ ‬يتمع الطالب المتدرب بنظام التأمين عليه‬
‫التدريب بالمكتب التدريبي‬ ‫‪ ‬تعريف المكتب التدريبي:‬ ‫يمثل شركه واقعية تحاكي الشركة الحقيقية ويحتوي علي االدارات‬ ‫المختلفة التي تتعامل مع بضائع غير حقيقية حيث يتم فيه عمليات‬ ‫الشراء وتسويق وغيرها.‬ ‫يتم عن طريق التدريب العملي علي االدارات التالية‬ ‫‪ ‬إدارة األفراد‬ ‫‪ ‬إدارة السكرتارية‬ ‫‪ ‬إدارة المشتريات والمخازن‬ ‫إدارة التسويق والمبيعات‬
‫نموذج تخطيطي للمكتب التدريب‬ ‫اإلدارة‬ ‫العليا‬ ‫إدارة‬ ‫المشتريات‬ ‫والمخازن‬ ‫إدارة التسويق‬ ‫والمبيعات‬ ‫إدارة‬ ‫السكرتارية‬ ‫إدارة الألفراد‬ ‫إدارة الحسابات‬
‫‪Company‬‬ ‫‪LOGO‬‬ ‫الباب الثاني‬ ‫مفهوم اإلدارة وأنواع المنظمات‬
‫عالقة المنظمة بالبيئة الداخلية‬
‫عالقة المنظمة بالبيئة الخارجية‬ ‫الظروف‬ ‫لطبيعية‬ ‫الظروف‬ ‫االجتماعية‬ ‫والثقافية‬ ‫المنافسة‬ ‫الظروف‬ ‫السياسية‬ ‫والتشريعية‬ ‫المتغيرات‬ ‫التكنولوجية‬ ‫المتغيرات‬ ‫االقتصادية‬
‫تعريف اإلدارة‬ ‫• اإلدارة عبارة عن نشاط إنساني منظم ومستمر بهدف تحقيق‬ ‫نتائج محددة من خالل توظيف جميع الموارد المادية والمالية‬ ‫والبشرية المتاحة وتنمية موارد جديدة والعمل علي استغاللها‬ ‫علي درجة من الكفاءة وذلك في ظل ظروف بيئية قائمة‬ ‫ومحتملة‬
‫مباديء اإلدارة :‬ ‫‪ ‬لكي ينجح المدير يجب أن يتمتع بالخبرات والمهارات والصفات‬ ‫الشخصية واأللمام بالوظائف اإلدارية األساسية وهي التخطيط‬ ‫والتنظيم والتوجيه والرقابةباإلضافة إلي تطبيق المباديء اإلدارية‬ ‫الهامة ومنها :‬ ‫1- مبدأ تقسيم العمل. 2- السلطة والمسئولية 3- االنضباط 4-‬ ‫وحدة األمر 5- وحدة التوجيه 6- إخضاع المصلحة الشخصية‬ ‫للمصلحة العامة 7- مكافأة األفراد 8- المركزية 9-‬ ‫التسلسل الوظيفي 01- روح التعاون 11- المبادرة 21-‬ ‫األستقرار الوظيفي 31- المساواة 41- الترتيب‬
‫أنواع المنظمات‬
‫تعريف الشركات وأنواعها‬ ‫• تعريف الشركة :‬ ‫هي عقد بمقتضاة يلتزم شخصان أو أكثر بأن يساهم كال‬ ‫منهما في مشروع مالي بتقديم حصة من مال أو عمل إلقتسام‬ ‫ما ينشأ عن هذا المشروع من ربح أو خسارة‬
‫الهيكل التنظيمي للشركة‬
‫الشروط الواجب توافرها لتكوين شركة:‬ ‫اإلشتراك وتقديم حصة في رأس المال.‬ ‫غرض الحصول علي أرباح مع تقسيم الناتج ربح أو خسارة‬ ‫نية المتعاقدين لتكوين شركة‬ ‫غرض الشركة يجب أن يكون قانوني (غير محرم)‬
‫أنواع الشركات :‬ ‫• الشركات التجارية: غرضها القيام بأعمال تجارية‬ ‫• الشركات المدنية: أعمال ليست مصنفةمن االعمال التجارية‬
‫الباب الثاني إدارة األفراد‬ ‫• تعريف إدارة األفراد :‬ ‫• هي اإلدارة المسئولة عن تدبير احتياجات الشركة من العمالة‬ ‫المطلوبة ذات القدرات والمهارات وتدريب العمالة لزيادة‬ ‫قدراتهم ومهاراتهم‬ ‫• أو هي مجموعة األنشطة المتعلقة بتخطيط القوي العاملة‬ ‫والتوظيف والتدريب والتعويض وتقويم األداء بما يوفر قوي‬ ‫عاملة مدربة ولديها القدرة علي والرغبة ولألداء والحافز‬ ‫علي األستمرار بالعمل بما يساعد في تحقيق أهداف المنظمة‬ ‫•‬
‫الهيكل التنظيمي:‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫هو اإلطار العام الذي يتم من خالله تنسيق مجهود العمالة‬ ‫واستغالل الموارد وربط األجزاء وتوضيح العالقات من أجل‬ ‫تحقيق الهدف .‬ ‫أنواع الهياكل التنظيمية:‬ ‫هيكل الخط الواحد.‬ ‫الهيكل األستشاري.‬ ‫هيكل الخطوط المتعددة.‬
‫الهيكل اإلداري إلدارة األفراد‬
‫الهيكل التنظيمي للمكتب التدريبي‬
‫أوال : أهداف إدارة األفراد‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫توفير العمالة المالئمة للشركة كما وكيفا‬ ‫تنمية العمالةوالمحافظة عليها‬ ‫تحقيق أهداف الشركة من وراء توظيف العمالة‬ ‫رفع األداء عن طريق التحفيز‬ ‫تحسين الظروف في أماكن العمل‬ ‫إشباع الحاجات المعنوية للعاملين (رعاية صحية واجتماعية-‬ ‫االمن)‬
‫ثانيا : مهام إدارة األفراد‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫وضع الهيكل التنظيمي للشركة‬ ‫تخطيط القوي العاملة‬ ‫تحديد االحتياجات من المارد البشرية‬ ‫تحليل الوظائف وتوصيفها‬ ‫اإلختيار والتعيين ويتم علي مراحل هي :‬ ‫دراسة وفحص طلبات التوظيف – األختيارات – المقابلة الشخصية‬ ‫وضع كود لكل وظيفة‬ ‫التدريب‬
‫ثالثا : مصادر الحصول علي العمالة‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫التعيين الداخلي‬ ‫مكتب القوي العاملة ووكاالت التوظيف الخاصة‬ ‫اإلعالن بالصحف والمجالت ووسائل األعالن المختلفة‬ ‫اإلتصال بالكليات والمعاهد والمدارس الفنية المتخصصة‬ ‫توصيات العاملين بالمنظمة‬ ‫شبكة المعلومات‬ ‫نشاط عملي تمرين علي عمل األعالن عن وظائف‬
‫رابعا : خطوات تعيين العاملين‬ ‫‪‬تقوم كل إدارة بتحديد العمالة المطلوبة وتمأل نموذج (طلب‬ ‫تعيين)‬ ‫‪‬تقوم إدارة األفراد بعمل إعالن (داخلي- وخارجي)من خالل‬ ‫نموذج شغل وظيفة‬ ‫‪‬تقوم إدارة األفراد بتلقي وفحص الطلبات‬ ‫‪‬ترسل اإلدارة إخطار بوعد المقابلة واالختبار للمتقدمين ممن‬ ‫ينطبق عليه الشروط‬ ‫‪‬يتم أجراء المقابلة واختيار عدد معين من المتقدمين‬
‫تابع خطوات تعيين العاملين‬ ‫‪‬ترسل إدارة األفراد لمن تم اختيارهم إخطار بمكان وموعد‬ ‫الكشف الطبي‬ ‫‪‬يتم إصدار قرار التعيين لالئقيين طبيا‬ ‫‪‬يتم إرسال أخطار التعيين للمعينين‬ ‫‪‬يتم تحرير عقد العمل وعمل إقرار إستالم العمل للموظف‬ ‫‪‬يتم إنشاء ملف الخدمة للموظف الجديد ويضم جميع المستندات‬ ‫الخاصة به‬ ‫‪‬يتم إخطار الجهات المختلفة بالشركة بالتعينات الجديدة (األمن-‬ ‫األجور- القسم المعين به)‬
‫أنواع المقابالت‬ ‫‪ ‬مقابلة فردية :‬ ‫يتم مقابلة الشخص المرشح لشغل الوظيفة مع فرد واحد .‬ ‫‪ ‬ممقابلة شفهية جماعية :‬ ‫يتم مقابلة الشخص المرشح لشغل الوظيفة مع لجنة من‬ ‫الخبراء .‬
‫محتويات ملف الخدمة‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫يحتوي ملف الخدمة علي المستندات اآلتية :‬ ‫شهادة الميالد‬ ‫صورة البطاقة الشخصية‬ ‫المؤهل الدراسي‬ ‫شهادة الخبرة إن وجدت‬ ‫شهادة الخدمة العسكرية للذكورو الخدمة العامة إن وجدت‬
‫تابع محتويات ملف الخدمة‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫صحيفة الحالة الجنائية‬ ‫شهادة القيد في مكتب العمل‬ ‫إخطار بموعد المقابلة‬ ‫إخطار التعيين‬ ‫قرار التعيين‬ ‫إقرار باستالم العمل‬ ‫عقد العمل‬
‫ملفات إدارة األفراد(الموارد البشرية)‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫سجل البريد الوارد‬ ‫سجل البريد الصادر‬ ‫ملف إذن التعيين‬ ‫ملف إعالن شغل وظيفة‬ ‫ملف طلب شغل وظيفة‬ ‫ملف إخطار بموعد المقابلة والختبار‬ ‫ملف قرارات التعيين‬
‫ملفات إدارة األفراد(الموارد البشرية)‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫ملف إخطار التعيين‬ ‫ملف عقود العمل‬ ‫ملف إقرارات استالم العمل‬ ‫ملف األجازات‬ ‫ملف الجزاءات‬ ‫ملف خدمة موظف‬
‫أنواع اإلجازات التي يحصل عليها العامل أثناء‬ ‫الخدمة‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫أوال : الراحة األسبوعية‬ ‫ثانيا : أجازة األعياد مالمناسبات الرسمية‬ ‫في القطاع العام تمنح بأجر كامل‬ ‫في القطاع الخاص تمنح بشرط أال يزيد عدد أيام العطالت في السنة‬ ‫عن 31 يوم ويمكن تشغيل العامل في العطالت بأجر مضاعف‬ ‫ثالثا : اإلجازة العارضة :‬ ‫في القطاع العام 7 أيام في السنة‬ ‫في القطاع الخاص وصلت إلي 6 أيام في السنة في القانون الجديد‬
‫تابع أنواع اإلجازات التي يحصل عليها العامل‬ ‫أثناء الخدمة‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫رابعا : اإلجازة األعتيادية (السنوية):‬ ‫في القطاع العام :‬ ‫51 يوم عن السنة األولي بعد مضي 6 شهور من تاريخ‬ ‫أستالم العمل‬ ‫12يوم بعد مضي سنة كاملة‬ ‫03 يوم بعد مضي 01سنوات‬ ‫54 يوم لمن تجاوز سن الخمسين‬
‫تابع أنواع اإلجازات التي يحصل عليها العامل‬ ‫أثناء الخدمة‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫في القطاع الخاص :‬ ‫51 يوم عن السنة األولي بعد مضي 6 شهور من تاريخ أستالم‬ ‫العمل‬ ‫12يوم بعد مضي سنة كاملة‬ ‫03 يوم بعد مضي 01سنوات أو تجاوز سن الخمسين‬ ‫خامسا : اإلجازة المرضية :‬ ‫سادسا : إجازة بدون مرتب :‬ ‫سابعا األجازة الخاصة بأجر كامل :‬ ‫ثامنا : إجازة إصابة العمل :‬
‫واجبات وحقوق العامل‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫واجبات العامل :‬ ‫اإللتزام بالعمل وأدائه بكفاءة‬ ‫طاعة رؤساءه في العمل‬ ‫المحافظة علي أسرار العمل‬ ‫المحافظة علي ممتلكات الشركة‬ ‫حقوق العامل:‬ ‫مزاولة العمل المتفق عليه في عقد العمل‬ ‫الحصول علي العقد المتفق عليه‬ ‫حصوله علي األجازات المنصوص عليها‬ ‫حقه في التأمين عليه‬ ‫حصوله علي شهادة الخبرة‬
‫الجزاءات‬ ‫توقيع جزاءات تأديبية علي العامل في حالة عدم التزامه بما ورد في عقد‬ ‫العمل واألخالل به‬ ‫أنواع الجزاءات التاديبية :‬ ‫• اإلنذار الشفوي‬ ‫• اإلنذار الكتابي‬ ‫• الغرامة‬ ‫• الحرمان من العالوة السنوية أو جزء منها‬ ‫• الوقف عن العمل‬ ‫• الفصل من الخدمة‬
‫أنواع عقود العمل‬ ‫• أوال عقد العمل الفردي‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫عقد يتم أبرامه بين العامل وصاحب العمل يتعهد فيه العامل بأن يعمل‬ ‫لدي صاحب العمل تحت إدارته وإشرافه مقابل أجر وهذا العقد يكون‬ ‫من ثالث نسخ (للعامل-لصاحب العمل- لمكتب التأمينات‬ ‫األجتماعية).‬ ‫بيانات عقد العمل الفردي :‬ ‫اسم صاحب العمل- عنوانه- محل العمل‬ ‫إسم العامل ومؤهله ومهنته- محل إقامته- اثبات الشخصية.‬ ‫نوع العمل المتعاقد عليه.‬
‫تابع أنواع عقود العمل‬ ‫• ثانيا : عقد العمل الجماعي‬ ‫•‬ ‫• اتفاق بين منظمة نقابية أو أكثر وبين صاحب العمل أو أكثر‬ ‫يستخدمون عماال ينتمون إلي تلك المنظمات .‬ ‫•‬ ‫• شروط عقد العمل الجماعي :‬ ‫• يكون مكتوب‬ ‫• يوافق عليه ثلث أعضاء مجلس اإلدارة للمنظمة النقابية المتعاقدة‬ ‫• يراجع من قبل وزارة القوي العاملة‬
‫تابع أنواع عقود العمل‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫ثالثا : عقد العمل المحدد بمدة‬ ‫عقد بين العامل وصاحب العمل محدد بمدة (سنة- شهر-‬ ‫أسبوع)وينتهي العقد بإنتهاء مدة العقد.‬ ‫رابعا : عقد التدريب‬ ‫محتوياته :‬ ‫موضوع التدريب- مدة التدريب- بداية ونهاية التدريب-‬ ‫مواعيد العمل اليومية- مكافأة التدريب- مدة اإلجازة- شروط‬ ‫أنهاء العقد‬
‫‪Company‬‬ ‫‪LOGO‬‬ ‫الباب الثالث‬ ‫إدارة التسويق والمبيعات‬
‫تعريف إدارة التسويق‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫التسويق :‬ ‫هو جميع أوجه النشاط التي تهدف اإلي انسياب السلع والخدمات من‬ ‫المنتج إلي المستهلك األخير‬ ‫المفهوم الشامل للتسويق :‬ ‫إن اإلحتياجات هي نقطة البداية للنشاط التسويقي .‬ ‫ما يتم تسويقه هو السلع والخدمات التي تشبع هذة األحتياجات‬ ‫يتطلب التبادل أن يكون هناك طرفان ويكون كل منهما قادر علي‬ ‫األتصال بالطرف اآلخر وله حرية القبول أو رفض عرض الطرف‬ ‫اآلخر.‬ ‫إن التبادل يجب أن يتم من خالل بعد زماني ومكاني يمثل السوق .‬
‫الفرق بين إدارة التسويق والمبيعات‬ ‫• إدارة التسويق : هي "األدارة التي تتولي مسئولية التخطيط‬ ‫والتنظيم والتوجيه واإلشراف والرقابة بالنسبة لجميع أوجه‬ ‫النشاط التسويقي" .‬ ‫• أما إدارة المبيعات : فهي "اإلدارة التي تتولي مسئولية إختيار‬ ‫وتدريب ومكافأة رجال البيع مع تحديد المناطق البيعية‬ ‫وحصص المبيعات‬
‫شروط الدفع والتسليم :‬ ‫شروط الدفع تبين :‬ ‫أوال : ميعاد الدفع (عند الطلب- عند اإلستالم- بعد مضي مدة معينة-‬ ‫فورا- دفعة عند الطلب والباقي بعد مدة).‬ ‫ثانيا : وسيلة الدفع : (نقدا – شيكات – كمبياالت – سندات أذنية –‬ ‫تحويل حسابي – أي وسيلة أخري).‬ ‫ثالثا الخصم في حالة وجوده :‬ ‫ومن أنواع الخصم :خصم الكمية - خصم تجاري - خصم نقدي -‬ ‫خصم موسمي- مسموحات الترويج - مسموحات السمسرة - التسعير‬ ‫الجغرافي - خصم األوكازيون .‬
‫تابع شروط الدفع والتسليم :‬ ‫• شروط التسليم تبين :‬ ‫• أوال: مكان التسليم : حيث علي أساسها يحدد من‬ ‫يتحمل مصاريف نقل البضاعة إلي المشتري (محل‬ ‫البائع- محطة البائع- محطة المشتري- محل‬ ‫المشتري).‬ ‫• ثانيا : ميعاد تسليم البضاعة المطلوبة حسب األتفاق .‬
‫األعالن‬ ‫• هو مختلف نواحي النشاط التي تؤدي إلي نشر أو إذاعة‬ ‫الرسائل األعالنية المرئية أو المسموعة علي الجمهور‬ ‫بغرض حثه علي شراء سلع أو خدمات.‬
‫الكتالوجات واأللبومات :‬ ‫• هو مجلد مصور يستخدم لتوصيل مجموعة من المعلومات‬ ‫الضرورية عن السلع للعمالء الحاليين أو المرتقبين حيث‬ ‫يحتوي علي الصور والوصف التفصيلي للسلع واألسعار‬ ‫وشروط التعامل .‬
‫محتويات الكتالوج :‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫صفحة الغالف به إسم الشركة وعنوانها وطرق األتصال‬ ‫المختلفة‬ ‫صفحة الفهرس‬ ‫صفحة المقدمة‬ ‫صفحة تشمل قائمة األسعاروصور المنتجات‬
‫تابع محتويات الكتالوج :‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫مقدمة تحتوي علي معلومات‬ ‫عن الشركة :تاريخها-سياستها-السلع التي تبيعها –السواق التي تبيع‬ ‫بها- كبار عمالئها- إنجازتها‬ ‫عن السلعة : خصائصها- تركيبها- طريقة الفك والتركيب- طريقة‬ ‫التشغيل- مزاياها- الوفورات من استخدامها- احتياطيات التشغيل‬ ‫اآلمن .‬ ‫صفحات لكل سلعة أو مجموعة سلعية تشمل االسم ونماذج (صور‬ ‫للسلعة أو السلع) واألسعار.‬ ‫صفحة تشمل شروط التعامل (الدفع والتسليم- التعاقد- العمل كوكيل‬ ‫بيع للشركة- .....) .‬
‫بناء كود للسلع التي تتعامل فيها الشركة‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫يتم تقسيم السلع إلي مجموعات سلعية فمثال‬ ‫(9)األقمشة يتم تقسيمها إلي :‬ ‫أوال: أقمشة حسب الغرض تفصيل مالبس (1)/ ستائر (2)/تنجيد(3)‬ ‫ثانيا: حسب الشركة المنتجة محليا (1)- أو مستوردة(2)‬ ‫ثالثا: أقمشة حسب الخامات أصواف –حرير- قطن- كتان- بولي استر‬ ‫رابعا حسب المستخدم رجالي(1) – حريمي (2)‬ ‫خامسا حسب األلوان .‬
‫بناء كود للسلع التي تتعامل فيها الشركة‬ ‫اللون‬ ‫المستخدم‬ ‫ابيض‬ ‫رجالي(1)‬ ‫أحمر‬ ‫الخامات‬ ‫الشركة‬ ‫اصواف(1) مستوردة(1)‬ ‫حرير(2)‬ ‫)2(‪A.U.T‬‬ ‫الغرض‬ ‫محلية(0)‬ ‫تفصيل مالبس (1)‬ ‫المحلة(1)‬ ‫ستائر(2)‬ ‫الرقم‬ ‫المجموعة‬ ‫9‬ ‫اقمشة‬ ‫حريمي(2)‬ ‫أزرق‬ ‫قطن(3)‬ ‫)3(‪T.N.A‬‬ ‫كفرالدوار(3)‬ ‫تنجيد(3)‬ ‫ويعطي لكل قسم رقم كود خاص به‬ ‫مثل بناء كود سلعة قماش تنجيد محلي من شركة كفر الدوارقطن أحمر هو: 233039‬
‫دورة المبيعات‬
‫إجراءات المبيعات‬ ‫• يقوم قسم البحوث التسويقية بالشركة بعمل الدراسات الشاملة والدقيقة لألسواق‬ ‫للتعرف علي الرغبات واإلحتياجات والمواصفات التي يفضلها العمالء‬ ‫والمستهلكين في السلع التي تتعامل فيها الشركة وبناءا علي هذة المعلومات تحدد‬ ‫الشركة تفضيالت العمالء في البضائع التي يجب عرضها وتوفيرها باألسواق .‬ ‫• تقوم إدارة التسويق بتصميم الكتالوج الخاص بالبضائع ويشمل البيانات الرئيسية‬ ‫والتعريفية عن البضائع مثل إسم الصنف ورقم كود السلعة ومميزاتها والسعر‬ ‫وبعض الخدمات اإلضافية (خدمات ما بعد البيع) والتي ما تكون عامل جذب‬ ‫رئيسي للعمالء .‬ ‫• يرسل الكتالوج إلي العمالء الحاليين والمرتقبين ويسجل بريد صادر في إدارة‬ ‫السكرتارية أويقوم مندوبي المبيعات بعمل برنامج زيارات للعمالء لتسليم‬ ‫الكتالوجات وبحث إمكانية التعاون والتعامل .‬
‫تابع إجراءات المبيعات‬ ‫• يرسل الكتالوج إلي العمالء الحاليين والمرتقبين ويسجل بريد‬ ‫صادر في إدارة السكرتارية أويقوم مندوبي المبيعات بعمل‬ ‫برنامج زيارات للعمالء لتسليم الكتالوجات وبحث إمكانية‬ ‫التعاون والتعامل .‬ ‫• يقوم العمالء بأرسال طلب عرض أسعار للشركة لتأكيد‬ ‫المعلومات الواردة بالكتالوج ولتحديد األصناف التي يرغبون‬ ‫في شرائها .‬ ‫يسجل في البريد الوارد ويحفظ في ملف بعد عمل عرض‬ ‫األسعار الالزم ويحفظ نسخة في ملف العميل.‬
‫تابع إجراءات المبيعات‬ ‫• ترد الشركة علي العميل بأرسال عرض األسعار إلي العميل ويسجل‬ ‫بريد صادر ويتضمن السعر والكمية وشروط الدفع والتسليم وأي‬ ‫شروط إضافية أخري ويحفظ نسخة منه في ملف العميل ونسخة في‬ ‫ملف عروض أسعار.‬ ‫• في حالة موافقة العميل علي عرض األسعار المقدم من الشركة يقوم‬ ‫بإرسال أمر التوريد (الطلبية)تسجل بريد وارد.‬ ‫وتسجل في ملف طلبيات العمالء وبطاقة العميل ويحفظ صورة في‬ ‫ملف أوامر التوريد وصورة في ملف العميل .‬ ‫• تقوم إدارة المبيعات بعمل بطاقة الطلبية (كارت الطلبية) وترسل إلي‬ ‫المخازن لالستفسار عن مدي توفر األصناف المطلوبة بالمخازن‬ ‫ومواعيد التسليم الممكنة حسب برنامج التسليم وخطة المبيعات.‬
‫تابع إجراءات المبيعات‬ ‫• بعد رد المخازن بما يفيد توافر األصناف وإمكانية تنفيذ الطلبية تقوم‬ ‫المبيعات بأرسال رسالة قبول الطلبية لتؤكد وصول أمر التوريد‬ ‫وكذلك تأكيد قيام الشركة بالبدء فعال في التنفيذ وتسجل بريد صادر‬ ‫ويحفظ صورة في ملف العميل.‬ ‫• بعد تجهيز الطلبية في المواعيد المحددة يتم عمل إذن التسليم واألستالم‬ ‫(في إدارة المبيعات او المخازن).‬ ‫ويتم تحريره من أصل وصورتين صورة تسخدم في المخازن‬ ‫لتخفيض رصيد األصناف ببطاقة الصنف ويرسل األصل وصورة مع‬ ‫البضاعة إلي العميل ليوقع علي الصل بما يفيد أستالمه األصناف‬ ‫المدرجة بإذن التسليم بحالة جيدة ويقوم العميل برده إلي الشركة ويأخذ‬ ‫العميل صورة األذن .‬
‫تابع إجراءات المبيعات‬ ‫• تقوم إدارة المبيعات بتحرير فاتورة المبيعات حسب عرض األسعار وشروط‬ ‫الدفع والتسليم من أصل وصور حسب نظام الشركة‬ ‫حيث يرسل األصل العميل وتبقي صورة بإدارة المبيعات يسجل منها في بطاقة‬ ‫العميل وفي سجل فواتير المبيعات وتحفظ في ملف فواتير البيع وصورة أخري‬ ‫في ملف العميل .‬ ‫كما ترسل صورة إلي إدارة الحسابات مرفق بها أمر التوريد وأصل إذن التسليم‬ ‫للتسجيل بالدفاتر ومتابعة التحصيل لقيمة الفواتير حسب شروط الدفع والتسليم.‬ ‫• عند تحصيل الفاتورة يتم تسجيل ميعاد السداد ورقم الشيك أو رقم إيصال توريد‬ ‫النقدية خزينة الشركة في بطاقة العميل مع التأشير علي صورة الفاتورة الموجودة‬ ‫بالمبيعات بما يفيد التحصيل ورقم مستند التحصيل كأجراء رقابي .‬
‫اهم السجالت والملفات المستخدمة في إدارة‬ ‫المبيعات‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫ملف طلبات عروض أسعار الواردة‬ ‫ملف عروض األسعار الصادرة‬ ‫سجل طلبيات العمالء(ملف أوامر التوريد – كارت حركة‬ ‫لكل طلبية)‬ ‫ملف أذون التسليم واألستالم للبضاعة‬ ‫ملف مراسالت متبادلة مع العمالء (بخالف الملف الموجود‬ ‫بإدارة السكرتارية)‬ ‫ملف قوائم السعار‬
‫تابع أهم السجالت والملفات المستخدمة في إدارة‬ ‫المبيعات‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫ملف فواتير المبيعات‬ ‫ملف كروت العمالء‬ ‫سجل العمالء وبياناتهم‬ ‫ملف إحصائيات المبيعات الفترية أو الجغرافية‬ ‫ملفات لمندوبي المبيعات‬ ‫ملفات لوكالء البيع‬ ‫ملفات للبحوث والدراسات التسويقية‬ ‫ملفات تقارير وكالء البيع‬ ‫ملفات للمعارض التي نظمتها الشركة أو تشارك فيها‬
‫حالة عملية تطبيقية‬ ‫• بفرض أن الشركة التي تعمل بها (شركة السماح لألجهزة الحديثة)‬ ‫باعت بضاعة إلي العميل شركة البسمة للتجارة والتوريدات .‬ ‫• عبارة عن 002 مروحة مكتب ناشيونال رقم 10125 بسعر 081 ج‬ ‫، 52 سخان أبو للو 03 لتر رقم 03944 بسعر 572 ج‬ ‫• المطلوب : تصوير المستندات الالزمة لتنفيذ هذة الطلبية في شركة‬ ‫السماح لألجهزة الحديثة أو الواردة لها من شركة البسمة للتجارة‬ ‫والتوريدات ومن المعلوم أن الطلبية ترد بعد إعداد الكتالوج وإرساله‬ ‫للعمالء للتعرف علي إمكانيات الشركة في توريد البضائع وأنواعها‬ ‫فيقوم العميل بأرسال طلب عرض أسعار وهكذا تبدأ دورة البيع .‬
‫طلب عرض أسعار‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫شركة البسمة للتجارة والتوريدات‬ ‫66ش بن سينا المنطقة التجارية- برج العرب‬ ‫إدارة المشتريات‬ ‫)‬ ‫طلب عرض أسعار رقم (‬ ‫/ /‬ ‫البلد في‬ ‫السيد :- -----------------------------------------------------------------------‬ ‫----------------------------------------------------------------------‬‫العنوان :-‬ ‫نرجو التكرم بإفادتنا بأسعاركم وشروط الدفع والتسليم لتوريد األصناف اآلتية‬ ‫م‬ ‫اسم الصنف‬ ‫رقم الصنف‬ ‫الوحدة‬ ‫الكمية‬ ‫مالحظات‬ ‫1‬ ‫2‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫مدير المشتريات‬ ‫الوظيفة :- مندوب المشتريات‬ ‫األسم :-‬ ‫التوقيع :-‬ ‫التاريخ :-‬ ‫ملحوظة إذا لم يصلنا رد خالل أسبوع من تاريخه يعتبر اعتذار عن التوريد‬ ‫ختم الشركة‬
‫‪Company‬‬ ‫‪LOGO‬‬ ‫الباب الرابع‬ ‫إدارة المشتريات والمخازن‬
‫تعريف إدارة المشتريات:‬ ‫• "الوظيفة المسؤلة عن تخطيط ومراقبة تنفيذ مختلف األنشطة‬ ‫المتعلقة بدورة الموارد من الوقت الذي تطلب فيه إلي الوقت‬ ‫الذي تسلم فيه إلي جهات الطلب أو جهات األستخدام"‬ ‫• أو "هي اإلدارة التي تقوم بتأمين إحتياجات المنشأة بجميع‬ ‫احتياجتها من البضائع االزمة لعملية البيع وكذلك ما يلزمها‬ ‫من مهمات وأدوات وخدمات تساعد اإلدارة في تسهيل مهمة‬ ‫اإلدارة لتحقيق أهداف المنشأة".‬
‫أهم الفروق بين السلعة والخدمة‬ ‫م‬ ‫السلعة‬ ‫الخدمة‬ ‫1‬ ‫المنتج مادي ملموس‬ ‫غير مادي وغير ملموس‬ ‫2‬ ‫الملكية تنتقل بمجرد الشراء‬ ‫الملكية عامة ال تنتقل‬ ‫3‬ ‫يمكن إعادة بيع المنتج‬ ‫الخدمة اليمكن إعادة بيعها‬ ‫4‬ ‫يمكن عرض المنتج‬ ‫عادة اليمكن عرض المنتج قبل شراؤها‬ ‫5‬ ‫يمكن تخزينها بواسطة البائع أو المشتري‬ ‫عادة يصعب تخزينها‬ ‫6‬ ‫المنتج يمكن نقله‬ ‫عادة يصعب النقل‬ ‫7‬ ‫االتصال غير مباشر بين الشركة والعميل‬ ‫في معظم الحاالت اآلتصال مباشر‬ ‫8‬ ‫اإلنتاج والتوصيل يكونا في مكانين مختلفين‬ ‫اإلنتاج والتوصيل يكونا في نفس المكان‬ ‫9‬ ‫يحتاج إلي كمية كبيرة من المخزون‬ ‫يحتاج إلي كمية قليلة نسبيا من المخزون‬ ‫01‬ ‫إمكانية تقويم العمل‬ ‫في معظم األحيان اليمكن تقويم العمل‬ ‫11‬ ‫يكن قياس اإلنتاجية لفترة معينة‬ ‫اليمكن ذلك‬
‫واجبات إدارة المشتريات‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫تحديد األحتياجات‬ ‫تحديد مصادر الشراء‬ ‫تحديد السعر من خالل المفاوضات مع الموردين للوصول إلي أفضل‬ ‫األصناف واألسعار والشروط‬ ‫إصدار أوامر الشراء‬ ‫متابعة أمر الشراء‬ ‫مراجعة الفواتير‬ ‫فحص واستالم البضاعة مع الفاتورة‬ ‫حفظ الملفات والوثائق والمعلومات‬ ‫• واجبات أخري مثل الفحص واألستالم التخلص من العادم والتالف‬
‫دورة الشراء‬ ‫إصدار‬ ‫طلب‬ ‫الشراء‬ ‫الشعور‬ ‫بالحاجة‬ ‫للشراء‬ ‫اإلجراءا‬ ‫ت‬ ‫التكميلية‬ ‫الموافقة‬ ‫علي‬ ‫طلب‬ ‫الشراء‬ ‫الفحص‬ ‫واألستالم‬ ‫دورة الشراء‬ ‫التحقق‬ ‫من توافر‬ ‫اإلعتمادا‬ ‫ت‬ ‫متابعة‬ ‫التوريد‬ ‫فحص‬ ‫الطلب‬ ‫ومراجعة‬ ‫البيانات‬ ‫دعوة‬ ‫الموردين‬ ‫للتقدم‬ ‫بالعرو‬ ‫ض‬ ‫اختيار‬ ‫الموردين‬ ‫وإصدار‬ ‫أمر‬ ‫التوريد‬
‫دورة الشراء‬ ‫• عند وصول رصيد السلعة إلي حد الطلب وبعد التأكد من‬ ‫عدم وجود الصنف أو بديل مناسب بالمخازن . ترسل‬ ‫المخازن طلب شراء إلدارة المشتريات‬ ‫• ثم تقوم إدارة المشتريات بحصر الموردين وإرسال طلبات‬ ‫عروض أسعار للموردين ترسل األصول وتسجل بريد‬ ‫صادر بالسكرتارية وتحفظ الصور بملف طلبات عروض‬ ‫أسعار للموردين‬ ‫• يقوم كل مورد بأرسال عرض األسعار الخاص به يسجل‬ ‫بريد وارد بالسكرتارية وتسلم عروض األسعار إلدارة‬ ‫المشتريات عن طريق إدارة السكرتارية‬
‫تابع دورة الشراء‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫تقوم إدارة المشتريات بعمل كشف تفريغ لعروض األسعار لتسهيل‬ ‫عملية المقارنة بين الموردين‬ ‫تتم المقارنة من خالل تقييم الجودة واألسعار والوقت والكمية‬ ‫والمورد(إمكانياته المالية والفنية) .‬ ‫شروط الدفع والتسليم وخدمات ما بعد البيع .‬ ‫نتيجة التقييم السابق يتم إختيار المورد األنسب لظروف المنشأة‬ ‫وإرسال أمر التوريد (الطلبية) له والذي يمثل عقد ملزم للطرفين‬ ‫ويرسل األصل بعد أن يسجل في البريد الصادر بالسكرتارية‬ ‫ومن الصورة يسجل في كارت المورد وفي سجل طلبيات الموردين‬ ‫وتحفظ صورة في ملف الطلبيات (أوامر التوريد) وصورة في ملف‬ ‫المورد.‬
‫تابع دورة الشراء‬ ‫• يقوم المورد بإرسال رسالة قبول الطلبية وتسجل بريد وارد‬ ‫بالسكرتارية بما يفيد تأكيد إستالمه أمر التوريد وتسلم‬ ‫للمشتريات للحفظ‬ ‫• يقوم المورد بإرسال البضاعة+ إذن تسليم وإستالم (أصل‬ ‫وصورة) + الفاتورة.‬ ‫• تقوم إدارة المخازن بالتوقيع علي إذن التسليم (األصل) ويرد‬ ‫إلي المورد بما يفيد اإلستالم المبدئي ثم تشكل لجنة للفحص‬ ‫واألستالم وعمل محضر فحص وأستالم الذي يحدد فيه‬ ‫درجة صالحية البضاعة ومطابقة األصناف للمواصفات‬ ‫الواردة للشركة.‬
‫تابع دورة الشراء‬ ‫• وفي حالة الموافقة علي البضاعة يقوم أمين المخزن بعمل‬ ‫إذن اإلضافة بناءا علي أذن التسليم ومحضر الفحص‬ ‫واألستالم وإضافتها في كروت األصناف.‬ ‫وفي حالة عدم مطابقة األصناف للمواصفات المطلوبة يتم‬ ‫ردها اإلي العميل وتحرير إذن إرتجاع أصناف أو رسالة‬ ‫شكوي‬ ‫حسب الموقف وترسل للمورد لحل المشكلة.‬
‫تابع دورة الشراء‬ ‫• بالنسبة للفاتورة (األصل) تراجع في إدارة المشتريات‬ ‫وتسجل بياناتها في كارت المورد وفي سجل فواتير الشراء‬ ‫وتحفظ صورة في ملف المورد او ملف فواتير الشراء .‬ ‫يرسل أصل الفاتورة مرفق بها (صورة طلب الشراء –‬ ‫عرض األسعار- صورة من كشف التفريغ لعروض األسعار-‬ ‫أمر التوريد- إذن التسليم – محضر الفحص واالستالم- إذن‬ ‫اإلضافة )إلدارة الحسابات للمراجعة والتسجيل والسداد‬ ‫للمورد وعند السداد تسجل في كارت المورد بأدارة‬ ‫المشتريات .‬
‫أهم السجالت والملفات المستخدمة في إدارة‬ ‫المشتريات والمخازن‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫ملفات كروت المخازن‬ ‫ملفات طلبات الشراء‬ ‫ملف طلبات عروض األسعار‬ ‫ملف عروض األسعار الواردة . وكشوف تفريغ عروض األسعار‬ ‫سجل طلبيات الموردين(ملف أوامر التوريد الصادرة ).‬ ‫ملف أذون التسليم واألستالم للبضاعة.‬ ‫ملف مراسالت متبادلة مع الموردين (بخالف الملف الموجود بإدارة السكرتارية).‬ ‫ملف قوائم األسعار‬ ‫ملف فواتير الشراء.‬ ‫ملف كروت الموردين.‬
‫تابع أهم السجالت والملفات المستخدمة في إدارة‬ ‫المشتريات والمخازن‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫سجل الموردين وبياناتهم.‬ ‫ملفات لوكالء الشراء.‬ ‫ملف احصائيات المشتريات الفترية أو الجفرافية.‬ ‫ملفات لمندوبي المشتريات.‬ ‫ملفات للبحوث والدراسات التسويقية.‬ ‫ملفات تقارير وكالء الشراء.‬ ‫ملفات تقاريرعن المعارض التي زارها مندوبي الشركة لمعرفة أحدث األتجاهات في األسواق.‬ ‫ملفات الفحص واألستالم.‬ ‫ملفات محاضر الجرد.‬ ‫ملفات أذون اإلضافة.‬ ‫ملفات أذون الصرف من النخازن.‬ ‫ملفات أذون أرتجاع أصناف للموردين.‬
‫حالة عملية‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫بفرض أنك موظف بأدارة المشتريات بشركة الوفاء التجارية 0 33ش‬ ‫األمل السادات)‬ ‫وتقوم شركتك باألتجار في األجهزة المنزلية الكهربائية وأرادت‬ ‫الشركة شراء األصناف اآلتية :‬ ‫54 ثالجة كريازي 21 قدم رقم 21415‬ ‫52 غسالة فول أتوماتيك 42 بؤنامج رقم 42435‬ ‫المطلوب: شرح وتحرير المستندات الالزمة إلتمام هذة العملية سواء‬ ‫الداخلية أو التي يتم تبادلها المشتري مع البائع‬ ‫الحظ أن العمل يبدأ من بطاقة الصنف التي تظهر رصيد الصنف عند‬ ‫حد الطلب .‬
‫‪Company‬‬ ‫‪LOGO‬‬ ‫الباب الخامس‬ ‫إدارة السكرتارية‬
‫تعريف إدارة السكرتارية‬ ‫• هي حلقة الوصل بين اإلدارة العليا واألدارات األخري‬ ‫بالشركة من جانب وبين الشركة والعالم الخارجي من جانب‬ ‫آخر وهي اإلدارة المعاونة لجميع األدارات األخري الموجودة‬ ‫بالشركة .‬ ‫• وذلك من خالل تنظيم وتسهيل والحفاظ علي تدفق المعلومات‬ ‫من وإلي اإلدارة .‬ ‫• وكلمة سكرتير مشتقة من الكلمة األنجليزية ‪secretary‬‬ ‫والمشتقة من كلمة ‪secret‬اي "سر" .‬
‫تعريف السكرتير‬ ‫• الموظف الذي يقوم بمساعدة رئيسه في حفظ أسراره‬ ‫وترتيب أعماله وتسجيل معلوماته وتنظيم وقته بسهولة‬ ‫ويسر .‬ ‫• وتتمثل أعمال السكرتير في معالجة البريد الوارد‬ ‫والصادر وأستقبال الزوار والرد علي الهاتف وفي‬ ‫أعمال الطباعة وفي الحفظ والتصنيف وتجميع‬ ‫المعلومات ..... وغيرها‬
‫شكل يوضح عالقة إدارة السكرتارية باالدارات‬ ‫األخري‬
‫مسئوليات وواجبات السكرتير‬ ‫• السكرتير الناجح يجب أن يمتلك مهارات متميزة ولديه القدرة‬ ‫علي تحمل المسؤلية من واقع قدرتة علي المبادرة وسالمة‬ ‫الحكم والقدرة علي اتخاذ قرارات سليمة في نطاق عمله.‬
‫األعمال التي يقوم بها السكرتير‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫معرفة مدير/ المكتب‬ ‫تنظيم أعمال اليوم وتحليلها‬ ‫إقامة عالقة طيبة مع الزمالء اآلخرين.‬ ‫إعداد البريد الصادر والوارد.‬ ‫معالجة معلومات المكتب ومصادرها.‬ ‫تحديد متنظيم المواعيد.‬ ‫إستقبال الزوار وتوديعهم.‬ ‫تنظيم وتصنيف المراسالت.‬ ‫ترتيب السفريات.‬ ‫تلقي التعليمات باالختزال وإعادة الكتابة.‬ ‫تنظيم األجتماعات.‬
‫األعمال التي يقوم بها السكرتير‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫حضور اإلجتماعات وتدوين محاضر اإلجتماعات.‬ ‫إعداد وكتابة التقارير.‬ ‫نقل ما يسجله الدكتافون.‬ ‫إستخدام آلة التصوير والفاكس والتلكس والحاسب اآللي.‬ ‫إستخدام الهاتف وتسجيل البيانات الهاتفية.‬ ‫القيام باألعمال الروتينية والمكتبية.‬ ‫إعداد طلب المواد واألدوات المكتبية.‬ ‫اإلحتفاظ بالمصروفات النثرية.‬ ‫تنسيق المكتب.‬ ‫حفظ الملفات والمستندات.‬ ‫اإلشراف علي أعمال الصيانة والنظافة الدورية للمكتب.‬ ‫تدريب الكرتيرات المبتدئات واإلشراف عليهن.‬ ‫القيام باألعمال الشخصية للمدير.‬ ‫األشراف علي توجيه القائمين علي المشروبات والمأكوالت داخل المكتب.‬
‫عالقة السكرتير بالعالم الخارجي‬
‫الصفات الواجب توافرها في السكرتير‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫أوال : الصفات الشخصية‬ ‫أن يكون صادقا أمينا يحفظ أسرار المؤسسة.‬ ‫أن يتميز باللباقة وحسن التصرف.‬ ‫أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة وحسن األستماع.‬ ‫أن يكون قوي الثقة بنفسه ولديه السرعة واألتقان في أنجاز األعمال.‬ ‫ثانيا : الصفات العلمية‬ ‫أن يكون حاصال علي شهادة تؤهله ألعمال السكرتارية‬ ‫أن يكون واسع األطالع وملما باألنظمة والقوانين المطبقة في المؤسسة.‬ ‫أن يكون قادرا علي التعبير بلغة صحيحة باألضافة إلي التمكن من اللغة‬ ‫األنجليزية.‬
‫الصفات الواجب توافرها في السكرتير‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫ثالثا : الصفات العملية‬ ‫الطباعة والنسخ والتصوير واألمالء.‬ ‫معاجة البريد الوارد والصادر.‬ ‫إستعمال اآلالت الحديثة.‬ ‫مهارة التصال ومهارة تحديد المواعيد.‬
‫تطبيق متطلبات األمن المكتبي‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫األمن المكتبي:‬ ‫إن أحساس الفرد باألمن والسالمة أثناء تأدية عمله يؤدي اإي مزيد من الجهد‬ ‫والعطاء للمؤسسة .‬ ‫من مشكالت األمن المكتبي :‬ ‫مثل ترك اآللة في وضع تشغيل طوال اليوم فيجب علي السكرتيرة مراعاة وضع‬ ‫اآللة في حالة انتظار حتي ال تفاجأ بتوقف اآللة عن العمل.‬ ‫وقوع أجسام من المكتب أو كبائن الحفظ نيجة عدم وضعها بطريقة صحيحة.‬ ‫التوضع كبائن الحفظ خلف البواب أو بأتجاه سير األفراد.‬ ‫وضع شاشة الكمبيوتر مواجة للجالس وال تكون اإلضاءة معاكسة لها كذلك لوحة‬ ‫المفاتيح غير المعة وكابالت السالك معزولة ومنفصلة عن اتجاه سير األفراد.‬
‫واألمن الشخصي‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫األمن الشخصي:‬ ‫هو عبارة عن عناية السكرتيرة بنفسها مثل :‬ ‫عدم ارتداء أحذية ذات كعب علي حتي ال تتعرض للسقوط.‬ ‫عدم ارتداء المالبس الضيقة والقصيرة ألنها التساعد علي‬ ‫الحساس بالراحة خالل يوم العمل.‬ ‫أسلوب تصفيف الشعر ولبس حلي زائد وطول أظافراليد كلها‬ ‫أمور التساعد السكرتيرة علي القيام بعملها بصورة مناسبة‬ ‫وتسبب الكثير من المشاكل.‬
‫واجبات ومهام السكرتير‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫أوال : ترتيب العمل اليومي :‬ ‫يجب علي السكرتير ترتيب العمل اليومي حسب األولويات التي‬ ‫يحتاجها العمل (األهم- المهم- األقل أهمية)ويراعي أيضا الوقت‬ ‫المخصص ألداء هذة األعمال حتي تتم بكفاءة وفاعلية وأيضا مراعاة‬ ‫منحي الجهد اه ففي الصباح يكون الجهد مرتفع نتيجة األحساس‬ ‫بالنشاط والحماس للعمل‬ ‫ فيتم القيام باألعمال الصعبة التي تحتاج اإي تركيز.‬‫وفي فترة الظهيرة يقل الجهدويبدأالمنحي في األنخفاض ويتم القيام‬‫باألعمال السهلة مثل الحفظ.‬ ‫ في المساء يبدأ المنحي في الرتفاع مرة ثانية ويتم القيام باألعمال‬‫المهمة أيضا.‬
‫منحني الجهد‬ 5 4.5 4.4 4 3.5 3 Column1 Series 2 2.5 Column2 2 Column3 1.5 1 0.5 0 Category 1 Category 2 ‫في الصباح‬ Category 3 ‫في الظهيرة‬ Category 4 category5 category6 ‫في المساء‬
‫ثانيا: تنسيق مواعيد المدير:‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫يتم تحديد وتسجيل مواعيد المقابالت في المفكرة‬ ‫الوسائل التي يمكن بها تحديد المواعيد‬ ‫الهاتف‬ ‫الرسائل الشخصية‬ ‫الحضور الشخصي للزائر‬ ‫السكرتير الشخصي الزائر‬ ‫:‬
‫قبل جدولة المواعيد يجب علي السكرتير مراعاة‬ ‫اآلتي‬ ‫• 1.أن يكون السكرتير علي علم باألوقات التي يفضلها المدير‬ ‫لمقابلة الزوار‬ ‫• 2.تخصيص الوقت المناسب لكل مقابلة‬ ‫• 3.عند ألغاء موعد تم تحديدة من قبل يجب علي السكرتير‬ ‫تبليغ الزائر قبلها بوقت كاف بهذا األلغاء مع األعتذار له‬ ‫وتحديد موعد في أقرب فرصة مع عدم األفصاح عن أي‬ ‫معلومات سرية أو شخصية‬
‫مفكرة أوأجندة المواعيد‬ ‫مواعيد يوم ........الموافق .../..../0002‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫03.7‬ ‫00.8‬ ‫00.9‬ ‫03.9‬ ‫00.01‬ ‫00.11‬ ‫03.11‬ ‫00.21‬ ‫03.21‬ ‫00.1‬ ‫03.1‬ ‫00.2‬ ‫03.2‬ ‫00.3‬ ‫00.4‬
‫ثالثا : تنسيق وترتيب حجرة المدير :‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫.ترتيب األثاث بطريقة تتسم بالبساطة واألناقة واألستخدام‬ ‫الجيد لمساحة المكان.‬ ‫2.إستخدام الزهور في تجميل المكان.‬ ‫3.إنسجام األلوان المستخدمة في حجرة المدير.‬ ‫4.توفير اإلضاءة والتهوية الصحيحة والتدفئة في المكان.‬ ‫5.ترتيب وضع األجهزة واألدوات في حجرة المدير.‬ ‫6.عمل لوحات توضيحية وإرشادية ووضعها في مكان‬ ‫ظاهر.‬
‫رابعا : إستقبال الزوار:‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫.يجب علي السكرتير الترحيب بالزوار وأن يكون لبقا ذكيا في التعامل‬ ‫معهم وأن يشعر الزائر بإهتمام المؤسسة به. لذلك يجب أتباع األتي :‬ ‫1.اإلهتمام بقاعة استقبال الزوار من حيث األثاث والنظافة.‬ ‫2.االنصات للزائر واألهتمام به وحسن معاملته.‬ ‫3.المظهر الجيد للسكرتير.‬ ‫4.يمكن توزيع كتيبات ونشرات عن مشاريع الشركة.‬ ‫5.االلمام باألنماط المختلفة للزائرين وخصائصهم وسلوكهم.‬
‫الجدول اآلتي يبين بعض أنماط األفراد وكيفية‬ ‫التعامل معهم :‬ ‫خصائص الزائر‬ ‫متردد‬ ‫سلوكه‬ ‫اليستقر علي رأي ثابت‬ ‫منخفض الذكاء‬ ‫ال تغريه األفكار الجديدة‬ ‫زائر مشاهد‬ ‫يدخل الشركة لمجرد التسلية‬ ‫والمشاهدة‬ ‫زائر تقليدي‬ ‫مشاكس‬ ‫يهتم جدا بالتفاصيل‬ ‫كثير األعتراض‬ ‫حاسم‬ ‫يصغي ويستمع‬ ‫ذكي‬ ‫يقدم اعتراضات بناءة‬ ‫كيفية التعامل معه‬ ‫معونة علي معرفة ما يريد وازالة‬ ‫تردده‬ ‫مجاراتة واألعتماد علي الخبرات‬ ‫السابقة‬ ‫خلق الرغبة للتعامل مع الشركة‬ ‫مع شرح المزايا التي تعود عليه‬ ‫عند التعامل معنا‬ ‫استمر في موقفك اإليجابي‬ ‫اقناعه بوجود رد علي كل‬ ‫األعتراضات‬ ‫يحتاج إلي عناية ومنطقية في‬ ‫الحديث‬ ‫كن يقظا منتبها‬
‫خامسا : استخدام اآلالت المكتبية الحديثة:‬ ‫1.‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫.آلة التصوير:‬ ‫معرفة الطريقة التي يتم بها تصوير الورق وأنواع األوراق ومكان وضع األوراق‬ ‫في الدرج وكيفية تصوير عدة نسخ وتكبير الصورة وتصغيرها.‬ ‫2.الفاكس :‬ ‫يصور عن بعد صورة طبق األصل (صورة فاكس) يتم نقلها عبر أسالك‬ ‫التليفون .‬ ‫في حالة األستقبال : بمجرد أن يدق جرس جهاز الفاكس يقوم السكرتير بفتح الخط‬ ‫الستقبال الفاكس المرسل ويسجل في دفتر البريد الوارد مع توخي الحذر عند‬ ‫فصل الرسالة التي تم استقبالها حتي ال تتمزق .‬ ‫في حالة اإلرسال : يتم طلب رقم الفاكس المرسل إليه الرسالة ثم ينتظر حتي‬ ‫يصدر صوت معين من الجهاز يوضح أن الخط مفتوح لدي المستقبل الستقبال‬ ‫الفاكس ثم يعطي أمر أبدأ علي جهاز الفاكس ويسجل الفاكس المرسل في دفتر‬ ‫البريد الصادر .‬
‫تابع استخدام اآلالت المكتبية الحديثة‬ ‫3..التليفون : يجب علي السكرتير أن يأخذ في األعتبار المور التالية عند التحدث في التليفون‬ ‫• - التحدث بأسلوب هاديء وواضح‬ ‫• - السرعة في اإلجابة والرد علي التليفون والحفاظ علي سرية األتصال.‬ ‫• -األصغاء وعدم المقاطعة في الحديث وعدم أنهاء المكالمة إذا كان مستقبال لها‬ ‫• أوال: عند استقبال مكالمة تليفونية :‬ ‫• الرد بسرعة عند الرنة الثانية.‬ ‫• ويعلن السكرتير عن اسمه واسم الشركة واإلدارة التابع لها .‬ ‫• أن يسجل المكالمة في نموذج محادثة تليفونية المعد لذلك موضحا اسم المتحدث وسبب األتصال‬ ‫ووقت األتصال وعنوان المتصل .‬ ‫• أن يع المتحدث ينهي المكالمة.‬ ‫• وضع الهاتف بشكل يسمح بأستخدام اليد اليمني في الكتابة والسماعة في اليد اليسري .‬ ‫• إنهاء المكالمة بعبارة بسيطة .‬
‫تابع استخدام اآلالت المكتبية الحديثة‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫ثانيا : التحضير لمكالمة تليفونية :‬ ‫1- تسجيل أرقام التليفونات في مفكرة .‬ ‫2- اعداد المستندات التي سيتم استخدامها .‬ ‫3- قبل البدء بالحديث يعرف السكرتير نفسه ومؤسسته.‬ ‫4- تحضير ورقة وقلم لتدوين أي مالحظات من المتحدث إليه.‬ ‫5- مراعاة اختيار الوقت المناسب الجراء المحادثة التليفونية.‬ ‫6- تحديد المواضيع التي تتم بشأنها المكالمة مسبقا.‬ ‫7- عمل دليل تليفوني ليسهل عمل السكرتير وكذلك دليل تليفون‬ ‫العمالء والموردين للشركة.‬ ‫8- عدم استخدام التليفون في األغراض الشخصية.‬
‫صفحة من مذكرة محادثة تليفونية‬ ‫تليفونيا‬ ‫•‬ ‫مذكرة محادثة‬ ‫•‬ ‫التاريخ : ----------------------‬ ‫شخصيا‬ ‫الوقت : -----------------‬ ‫يرجى معاودة‬ ‫األتصال‬ ‫سيتم األتصال الحقا‬ ‫يريد القيام بزيارة‬ ‫للمعرفة‬ ‫للعمل‬ ‫الموضوع : ----------------------------------‬ ‫مضمون الرسالة :‬ ‫•‬ ‫--------------------------------------------------------‬‫--------------------------------------------------------‬‫تم أخذ المكالمة من : -------------------------------------‬ ‫القسم : -------------------------------‬ ‫النجازها من :‬ ‫الشخص المسئول : -----------------------‬
‫تابع استخدام اآلالت المكتبية الحديثة‬ ‫• 4. الكمبيوتر :‬ ‫• استخدام الكمبيوتر يوفر الجهد والوقت والمال وعلي معالجة‬ ‫البيانات والمعلومات بسرعة مذهلة واألحتفاظ بها واالحصول‬ ‫عليها بطريقة سريعة وفعالة وأيضا ساعد في أتخاذ القررات‬ ‫السريعة والدقيقة والحصول علي بدائل ووسائل متعددة في‬ ‫حل المشكالت .‬
‫سادسا : كتابة الرسائل والتقارير :‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫أوال : الرسائل :‬ ‫تعتبر الرسائل ون وسائل األتصال الهامة‬ ‫من صفات الرسالة الجيدة : األختصار – الوضوح –‬ ‫السهولة – الذوق واللباقة‬ ‫أنواع الرسائل : رسائل شخصية – رسائل حكومية –‬ ‫رسائل تجارية .‬ ‫أنواع الرسائل التجارية : تنقسم إلي : رسالة تجارية عادية –‬ ‫المذكرة – بطاقة البريد .‬
‫تابع كتابة الرسائل والتقارير :‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫أجزاء الرسالة التجارية :‬ ‫1- رأس الرسالة ويتكون من :‬ ‫إسم المنشأة وعنوانها – نوع النشاط التي تقوم به .‬ ‫بيانات أخري عن المنشأة مثل ت (تليفون) – ص.ب (رقم صندوق بريد)- س.ت (رقم سجل تجاري) –‬ ‫ع.ب (العنوان البرقي)‬ ‫تاريخ الرسالة‬ ‫رقم الرسالة‬ ‫ملخص موضوع الرسالة‬ ‫2- إسم وعنوان المرسل إليه‬ ‫مرفقات‬ ‫4- موضوع الرسالة‬ ‫3- التحية األفتتاحية‬ ‫6- التوقيع‬ ‫5- التحية الختامية‬
‫نموذج تخطيطي لرسالة تجارية‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫اسم الراسل‬ ‫عنوان الراسل‬ ‫س. ت :‬ ‫ص. ب :‬ ‫عنوان برقي :‬ ‫تحريرا في : / /‬ ‫الرجاء عند الرد ذكر الرقم : ------‬ ‫السيد/ اسم المرسل إليه‬ ‫----------------‬‫البلد‬ ‫عنوان المرسل إليه‬ ‫التحية األفتتاحية‬ ‫الموضوع -----------------------------------------------------‬ ‫التحيةالختامية‬ ‫التوقيع‬ ‫اسم الراسل‬ ‫وظيفته‬ ‫المرفقات‬ ‫ت:‬ ‫فاكس :‬ ‫بريد ألكتروني :‬ ‫بشأن : --------‬
‫تابع كتابة الرسائل والتقارير :‬ ‫ثانيا : التقارير : تقرير هو عرض المعلومات والحقائق •‬ ‫الخاصة بموضوع معين عرضا مبسطا واستخالص النتائج‬ ‫والتوصيات واألقتراحات التي تتوافق مع نتائج التحليل .‬ ‫•‬ ‫أنوع التقارير : ( رسمية – غير رسمية – (.‬ ‫شبه رسمية‬ ‫مكونات التقرير : صفحة العنوان – الملخص – صفحة •‬ ‫المحتويات- المقدمة – محتوي التقرير – األستنتاجات –‬ ‫التوصيات – الملحق والمرفقات – قائمة المصادر – قائمة‬ ‫الموضوعات .‬
‫سابعا : معالجة البريد الوارد والصادر :‬ ‫•‬ ‫معالجة البريد الوارد والخطابات :‬ ‫خطوات معالجة البريد الوارد : •‬ ‫1. استالم المنشأة للبريد الوارد ويتم ترقيمه . •‬ ‫2. فتح البريد ماعدا السرية والشخصية. •‬ ‫3. تسجيل البريد في دفتر البريد الوارد وختمها بختم الوارد. •‬ ‫4. فرز البريد. •‬ ‫• 5. تسليم المراسالت إلي اإلدارات المختصة.‬
‫دفتر البريد الوارد‬ ‫شركة النيل لتجارة كماليات الدراجات‬ ‫299 شارع كورنيش النيل – مصر القديمة‬ ‫القاهرة‬ ‫دفتر البريد الوارد ----------------------------------------------‬ ‫الصفحة ------------‬ ‫التاريخ‬ ‫اسم الراسل‬ ‫نوع الرسالة‬ ‫رقم الرسالة‬ ‫القسم المختص‬ ‫اسم المستلم‬
‫معالجة البريد الصادر :‬ ‫• هو كل ما يصدر عن الشركة من مراسالت إي عمالئها او المؤسسات األخري‬ ‫•‬ ‫خطوات معالجة البريد الصادر:‬ ‫1. إعداد الرسالة وكتابتها وطباعتها •‬ ‫2. فهرسة الرسالة وترقيمها •‬ ‫3. توقيع الرسالة •‬ ‫4. التسجيل في دفتر البريد الصادر •‬ ‫5. وضع الرسالة في مظروف •‬ ‫6. طباعة عنوان المرسل إليه علي الغالف •‬ ‫7. إرسال الرسالة عن طريق البريد •‬ ‫• 8. اإلحتفاظ بنسخ من المراسالت الصادرة‬
‫دفتر البريد الصادرد‬ ‫شركة النيل لتجارة كماليات الدراجات‬ ‫299 شارع كورنيش النيل – مصر القديمة‬ ‫القاهرة‬ ‫دفتر البريد الصادر ----------------------------------------------‬ ‫الصفحة ------------‬ ‫التاريخ‬ ‫اسم المرسل إليه‬ ‫نوع الرسالة‬ ‫رقم الرسالة‬ ‫القسم المختص‬ ‫اسم المستلم‬
‫ثامنا : التصنيف والترتيب والفهرسة والحفظ‬ ‫طرق التصنيف وأشكاله : التصنيف الجغرافي والموضوعي •‬ ‫والتاريخي واإلسمي والشكلي‬ ‫أشكال الترتيب (الترميز) : رقمي – أبجدي – رقمي وأبجدي •‬ ‫أشكال الفهارس : الفهرس المجلد – فهرس البطاقات السائبة – فهرس •‬ ‫البطاقات المرئية (المنظورة) – فهرس البطاقات الرئيسية.‬ ‫أما بالنسبة للحفظ : يتم أستخدام ملف لكل مستند او ملف لكل عملية •‬ ‫بادارة معينة ويراعي استخدام الفواصل داخل الملف للفصل بين‬ ‫األوراق .‬ ‫• معدات وأجهزة الحفظ: كبائن الحفظ- الرفوف- مكتبة الحائط-‬ ‫الدواليب المعدنية- الميكروفيلم وغيرها.‬
‫تاسعا : بعض أعمال السكرتير األخري :‬ ‫• -القيام بالتسهيالت المختلفة واالتصاالت االزمة عند سفر‬ ‫المدير أو عند وصوله أو عند وصول الشخصيات الهامة.‬ ‫2- تنظيم األجتماعات (قبل – بعد - أثناء). •‬ ‫3- تنظيم حفالت األستقبال . •‬ ‫4- عرض النشرات والتعليمات اإلدارية علي الموظفين . •‬ ‫• 5- متابعة إجراءات الصيانه الفنيه لالالت الموجودة بالشركة‬ ‫عن طريق المختصصين .‬
‫كارت الصنف‬ ‫•‬ ‫س.ت شركة النيل لتجارة كماليات الدراجات‬ ‫299 شارع كورنيش النيل – مصر القديمة‬ ‫قطاع الموارد البشرية والشئون اإلدارية‬ ‫اإلدارة العامة لشئون العاملين‬ ‫إدارة السكرتارية‬ ‫التاريخ‬ ‫الوارد‬ ‫اسم الصنف‬ ‫المنصرف‬ ‫الرصيد‬ ‫الوحدة‬ ‫البيان‬ ‫االسم‬ ‫التوقيع‬
‫ملفات قسم السكرتارية‬ ‫• - ملف الرسائل الهاتفية .‬ ‫2- ملف المذكرات والتقارير . •‬ ‫3- ملف محاضر األجتماعات . •‬ ‫4- ملف كروت صنف لالدوات المكتبية. •‬ ‫5- سجل البريد الوارد . •‬ ‫6- سجل البريد الصادر . •‬ ‫7- ملف صيانة األجهزة . •‬ ‫8- ملفات النشرات والتعليقات . •‬ ‫• 9- فهرس عناوين العمالء والموردين .‬
‫العاشر : عمل كروت صنف األدوات المكتبية :‬ ‫يجب علي السكرتير عمل كروت صنف األدوات المكتبية •‬ ‫التي توجد بإدارة السكرتارية ويتبع اآلتي :‬ ‫1- يسجل الوارد والمنصرف من كل صنف علي حدة وذلك •‬ ‫لمعرفة الرصيد المتبقي من األصناف .‬ ‫2- يقوم بإعداد كارت صنف لكل صنف مع بيان سبب •‬ ‫السحب من الصنف .‬ ‫3- يتم التسجيل في كارت الصنف يدويا أو آليا بأستخدام •‬ ‫الكمبيوتر حسب طبيعة العمل بإدارة السكرتارية.‬
‫‪Company‬‬ ‫‪LOGO‬‬ ‫الباب : السادس‬ ‫الربط بين اإلدارات‬ ‫المختلفة بالشركة‬
‫التقويم‬ ‫• 1- انواع الهياكل التنظيمية:‬ ‫الخط الواحد - الهيكل األستشاري –هيكل الخطوط المتعددة‬ ‫2-‬

Recommended

مهارات التحدث أمام الجمهور
مهارات التحدث أمام الجمهورمهارات التحدث أمام الجمهور
مهارات التحدث أمام الجمهورMuhammed Ghareeb
 
مهارات السكرتارية الحديثة فى القرن 21
مهارات السكرتارية الحديثة فى القرن 21 مهارات السكرتارية الحديثة فى القرن 21
مهارات السكرتارية الحديثة فى القرن 21 Abo Rofayda
 
جدارات القائد المعد للقادة
جدارات القائد المعد للقادةجدارات القائد المعد للقادة
جدارات القائد المعد للقادةNora Abdullah
 
القيادة والإشراف الإداري الفعال
القيادة والإشراف الإداري الفعالالقيادة والإشراف الإداري الفعال
القيادة والإشراف الإداري الفعالAlsuhad Albusaidi
 
تخطيط وتنظيم التدريب 1
تخطيط وتنظيم التدريب 1تخطيط وتنظيم التدريب 1
تخطيط وتنظيم التدريب 1light star
 
تحديد الاحتياجات التدريبية .. خطوات صناعة المدرب
تحديد الاحتياجات التدريبية .. خطوات صناعة المدربتحديد الاحتياجات التدريبية .. خطوات صناعة المدرب
تحديد الاحتياجات التدريبية .. خطوات صناعة المدربMohammed Abdul Azime
 
منهجية تحسين الأداء
منهجية تحسين الأداءمنهجية تحسين الأداء
منهجية تحسين الأداءMaher Salam
 
القيادة الإدارية
القيادة الإدارية القيادة الإدارية
القيادة الإدارية tanmya-eg
 

Recommended

مهارات التحدث أمام الجمهور
مهارات التحدث أمام الجمهورمهارات التحدث أمام الجمهور
مهارات التحدث أمام الجمهورMuhammed Ghareeb
 
مهارات السكرتارية الحديثة فى القرن 21
مهارات السكرتارية الحديثة فى القرن 21 مهارات السكرتارية الحديثة فى القرن 21
مهارات السكرتارية الحديثة فى القرن 21 Abo Rofayda
 
جدارات القائد المعد للقادة
جدارات القائد المعد للقادةجدارات القائد المعد للقادة
جدارات القائد المعد للقادةNora Abdullah
 
القيادة والإشراف الإداري الفعال
القيادة والإشراف الإداري الفعالالقيادة والإشراف الإداري الفعال
القيادة والإشراف الإداري الفعالAlsuhad Albusaidi
 
تخطيط وتنظيم التدريب 1
تخطيط وتنظيم التدريب 1تخطيط وتنظيم التدريب 1
تخطيط وتنظيم التدريب 1light star
 
تحديد الاحتياجات التدريبية .. خطوات صناعة المدرب
تحديد الاحتياجات التدريبية .. خطوات صناعة المدربتحديد الاحتياجات التدريبية .. خطوات صناعة المدرب
تحديد الاحتياجات التدريبية .. خطوات صناعة المدربMohammed Abdul Azime
 
منهجية تحسين الأداء
منهجية تحسين الأداءمنهجية تحسين الأداء
منهجية تحسين الأداءMaher Salam
 
القيادة الإدارية
القيادة الإدارية القيادة الإدارية
القيادة الإدارية tanmya-eg
 
الاتصال الداخلي والسعادة المؤسسية .pdf
الاتصال الداخلي والسعادة المؤسسية .pdfالاتصال الداخلي والسعادة المؤسسية .pdf
الاتصال الداخلي والسعادة المؤسسية .pdfNaif Althayt
 
مختصر خطوات التخطيط الاستراتيجي والتشغيلي
مختصر خطوات التخطيط الاستراتيجي والتشغيليمختصر خطوات التخطيط الاستراتيجي والتشغيلي
مختصر خطوات التخطيط الاستراتيجي والتشغيليEsam Alkibaidi
 
الأساليب التدريبية - خطوات صناعة المدرب
الأساليب التدريبية - خطوات صناعة المدربالأساليب التدريبية - خطوات صناعة المدرب
الأساليب التدريبية - خطوات صناعة المدربMohammed Abdul Azime
 
التخطيط التشغلى
التخطيط التشغلىالتخطيط التشغلى
التخطيط التشغلىAhmed Ibrahim Sayed
 
دوره تقويم الاداء المؤسسي
دوره تقويم الاداء المؤسسيدوره تقويم الاداء المؤسسي
دوره تقويم الاداء المؤسسيالمعتزبالله علوان عقيل
 
الفصل الثاني - السلوك التنظيمي
الفصل الثاني - السلوك التنظيميالفصل الثاني - السلوك التنظيمي
الفصل الثاني - السلوك التنظيميAli Saad Alwan
 
التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التشغيلي
التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التشغيليالتخطيط الاستراتيجي والتخطيط التشغيلي
التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التشغيليرؤية للحقائب التدريبية
 
حقيبة الجدارات الأساسية للإدارة العليا.pdf
حقيبة الجدارات الأساسية للإدارة العليا.pdfحقيبة الجدارات الأساسية للإدارة العليا.pdf
حقيبة الجدارات الأساسية للإدارة العليا.pdfرؤية للحقائب التدريبية
 
الفرق بين المدير والقائد
الفرق بين المدير والقائدالفرق بين المدير والقائد
الفرق بين المدير والقائدosmanabdelrhman
 
اختبار كفايات أحياء للمعلمين
اختبار كفايات أحياء للمعلميناختبار كفايات أحياء للمعلمين
اختبار كفايات أحياء للمعلمينMohammad Alfatayri
 
التميز المؤسسي نماذج تطبيقية
التميز المؤسسي نماذج تطبيقيةالتميز المؤسسي نماذج تطبيقية
التميز المؤسسي نماذج تطبيقيةWael Aziz
 
الادارة الاستراتيجية.pdf
الادارة الاستراتيجية.pdfالادارة الاستراتيجية.pdf
الادارة الاستراتيجية.pdfmohamedezzat558304
 
ما هو الإحلال الوظيفي Succession planning
ما هو الإحلال الوظيفي Succession planningما هو الإحلال الوظيفي Succession planning
ما هو الإحلال الوظيفي Succession planningwww.hrdaleel.com
 
القائد الفاعل Leadership
القائد الفاعل Leadershipالقائد الفاعل Leadership
القائد الفاعل LeadershipMaysa Helal
 
دليل المدرب
دليل المدربدليل المدرب
دليل المدربtamma07
 
المهارات ال29 للمدراء والقادة ومتخذي القرار
المهارات ال29 للمدراء والقادة ومتخذي القرارالمهارات ال29 للمدراء والقادة ومتخذي القرار
المهارات ال29 للمدراء والقادة ومتخذي القرارtanmya-eg
 
التميز في بيئة العمل
التميز في بيئة العملالتميز في بيئة العمل
التميز في بيئة العملرؤية للحقائب التدريبية
 
تقويم الأداء الوظيفي
تقويم الأداء الوظيفيتقويم الأداء الوظيفي
تقويم الأداء الوظيفيRamez Abdo
 
مهارات التخطيط 2
مهارات التخطيط 2مهارات التخطيط 2
مهارات التخطيط 2Mohammed Ali
 
حقيبة إعداد المدربين
حقيبة إعداد المدربينحقيبة إعداد المدربين
حقيبة إعداد المدربينرؤية للحقائب التدريبية
 
نموذج لعرض باور بوينت
نموذج لعرض باور بوينتنموذج لعرض باور بوينت
نموذج لعرض باور بوينتaymzn2
 
نماذج المخزون
نماذج المخزوننماذج المخزون
نماذج المخزونMuhammad Hassan
 

More Related Content

What's hot

الاتصال الداخلي والسعادة المؤسسية .pdf
الاتصال الداخلي والسعادة المؤسسية .pdfالاتصال الداخلي والسعادة المؤسسية .pdf
الاتصال الداخلي والسعادة المؤسسية .pdfNaif Althayt
 
مختصر خطوات التخطيط الاستراتيجي والتشغيلي
مختصر خطوات التخطيط الاستراتيجي والتشغيليمختصر خطوات التخطيط الاستراتيجي والتشغيلي
مختصر خطوات التخطيط الاستراتيجي والتشغيليEsam Alkibaidi
 
الأساليب التدريبية - خطوات صناعة المدرب
الأساليب التدريبية - خطوات صناعة المدربالأساليب التدريبية - خطوات صناعة المدرب
الأساليب التدريبية - خطوات صناعة المدربMohammed Abdul Azime
 
الفصل الثاني - السلوك التنظيمي
الفصل الثاني - السلوك التنظيميالفصل الثاني - السلوك التنظيمي
الفصل الثاني - السلوك التنظيميAli Saad Alwan
 
الفرق بين المدير والقائد
الفرق بين المدير والقائدالفرق بين المدير والقائد
الفرق بين المدير والقائدosmanabdelrhman
 
اختبار كفايات أحياء للمعلمين
اختبار كفايات أحياء للمعلميناختبار كفايات أحياء للمعلمين
اختبار كفايات أحياء للمعلمينMohammad Alfatayri
 
التميز المؤسسي نماذج تطبيقية
التميز المؤسسي نماذج تطبيقيةالتميز المؤسسي نماذج تطبيقية
التميز المؤسسي نماذج تطبيقيةWael Aziz
 
الادارة الاستراتيجية.pdf
الادارة الاستراتيجية.pdfالادارة الاستراتيجية.pdf
الادارة الاستراتيجية.pdfmohamedezzat558304
 
ما هو الإحلال الوظيفي Succession planning
ما هو الإحلال الوظيفي Succession planningما هو الإحلال الوظيفي Succession planning
ما هو الإحلال الوظيفي Succession planningwww.hrdaleel.com
 
القائد الفاعل Leadership
القائد الفاعل Leadershipالقائد الفاعل Leadership
القائد الفاعل LeadershipMaysa Helal
 
دليل المدرب
دليل المدربدليل المدرب
دليل المدربtamma07
 
المهارات ال29 للمدراء والقادة ومتخذي القرار
المهارات ال29 للمدراء والقادة ومتخذي القرارالمهارات ال29 للمدراء والقادة ومتخذي القرار
المهارات ال29 للمدراء والقادة ومتخذي القرارtanmya-eg
 
تقويم الأداء الوظيفي
تقويم الأداء الوظيفيتقويم الأداء الوظيفي
تقويم الأداء الوظيفيRamez Abdo
 
مهارات التخطيط 2
مهارات التخطيط 2مهارات التخطيط 2
مهارات التخطيط 2Mohammed Ali
 

What's hot (20)

الاتصال الداخلي والسعادة المؤسسية .pdf
الاتصال الداخلي والسعادة المؤسسية .pdfالاتصال الداخلي والسعادة المؤسسية .pdf
الاتصال الداخلي والسعادة المؤسسية .pdf
 
مختصر خطوات التخطيط الاستراتيجي والتشغيلي
مختصر خطوات التخطيط الاستراتيجي والتشغيليمختصر خطوات التخطيط الاستراتيجي والتشغيلي
مختصر خطوات التخطيط الاستراتيجي والتشغيلي
 
الأساليب التدريبية - خطوات صناعة المدرب
الأساليب التدريبية - خطوات صناعة المدربالأساليب التدريبية - خطوات صناعة المدرب
الأساليب التدريبية - خطوات صناعة المدرب
 
التخطيط التشغلى
التخطيط التشغلىالتخطيط التشغلى
التخطيط التشغلى
 
دوره تقويم الاداء المؤسسي
دوره تقويم الاداء المؤسسيدوره تقويم الاداء المؤسسي
دوره تقويم الاداء المؤسسي
 
الفصل الثاني - السلوك التنظيمي
الفصل الثاني - السلوك التنظيميالفصل الثاني - السلوك التنظيمي
الفصل الثاني - السلوك التنظيمي
 
التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التشغيلي
التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التشغيليالتخطيط الاستراتيجي والتخطيط التشغيلي
التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التشغيلي
 
حقيبة الجدارات الأساسية للإدارة العليا.pdf
حقيبة الجدارات الأساسية للإدارة العليا.pdfحقيبة الجدارات الأساسية للإدارة العليا.pdf
حقيبة الجدارات الأساسية للإدارة العليا.pdf
 
الفرق بين المدير والقائد
الفرق بين المدير والقائدالفرق بين المدير والقائد
الفرق بين المدير والقائد
 
اختبار كفايات أحياء للمعلمين
اختبار كفايات أحياء للمعلميناختبار كفايات أحياء للمعلمين
اختبار كفايات أحياء للمعلمين
 
التميز المؤسسي نماذج تطبيقية
التميز المؤسسي نماذج تطبيقيةالتميز المؤسسي نماذج تطبيقية
التميز المؤسسي نماذج تطبيقية
 
الادارة الاستراتيجية.pdf
الادارة الاستراتيجية.pdfالادارة الاستراتيجية.pdf
الادارة الاستراتيجية.pdf
 
ما هو الإحلال الوظيفي Succession planning
ما هو الإحلال الوظيفي Succession planningما هو الإحلال الوظيفي Succession planning
ما هو الإحلال الوظيفي Succession planning
 
القائد الفاعل Leadership
القائد الفاعل Leadershipالقائد الفاعل Leadership
القائد الفاعل Leadership
 
دليل المدرب
دليل المدربدليل المدرب
دليل المدرب
 
المهارات ال29 للمدراء والقادة ومتخذي القرار
المهارات ال29 للمدراء والقادة ومتخذي القرارالمهارات ال29 للمدراء والقادة ومتخذي القرار
المهارات ال29 للمدراء والقادة ومتخذي القرار
 
التميز في بيئة العمل
التميز في بيئة العملالتميز في بيئة العمل
التميز في بيئة العمل
 
تقويم الأداء الوظيفي
تقويم الأداء الوظيفيتقويم الأداء الوظيفي
تقويم الأداء الوظيفي
 
مهارات التخطيط 2
مهارات التخطيط 2مهارات التخطيط 2
مهارات التخطيط 2
 
حقيبة إعداد المدربين
حقيبة إعداد المدربينحقيبة إعداد المدربين
حقيبة إعداد المدربين
 

Viewers also liked

نموذج لعرض باور بوينت
نموذج لعرض باور بوينتنموذج لعرض باور بوينت
نموذج لعرض باور بوينتaymzn2
 
نماذج المخزون
نماذج المخزوننماذج المخزون
نماذج المخزونMuhammad Hassan
 
المشتريات والمخازن
المشتريات والمخازنالمشتريات والمخازن
المشتريات والمخازنcigrat
 
إدارة المخازن ودورها في نهضة الشركات الفصل الأول
إدارة المخازن ودورها في نهضة الشركات الفصل الأولإدارة المخازن ودورها في نهضة الشركات الفصل الأول
إدارة المخازن ودورها في نهضة الشركات الفصل الأولNASSER MARWI
 
ادارةالمستودعات والمخازن
ادارةالمستودعات والمخازنادارةالمستودعات والمخازن
ادارةالمستودعات والمخازنDr. Mohammed Emmam
 
لماذا ندرس رياضيات تأمين الحياة
لماذا ندرس رياضيات تأمين الحياةلماذا ندرس رياضيات تأمين الحياة
لماذا ندرس رياضيات تأمين الحياةnaglaa Khmies
 
الرقابة على المخزون
الرقابة على المخزونالرقابة على المخزون
الرقابة على المخزونfutureacademy
 
نظام المخازن
نظام المخازننظام المخازن
نظام المخازنCodeZone
 
كيف تؤسس شركتك - أنواع الشركات - أنواع الشركاء - خطوات تأسيس الشركات - مصاريف...
كيف تؤسس شركتك - أنواع الشركات - أنواع الشركاء - خطوات تأسيس الشركات - مصاريف...كيف تؤسس شركتك - أنواع الشركات - أنواع الشركاء - خطوات تأسيس الشركات - مصاريف...
كيف تؤسس شركتك - أنواع الشركات - أنواع الشركاء - خطوات تأسيس الشركات - مصاريف...Mohammed AbdulNabi Khalifa
 
الصغير ينافس الكبير : في الشبكات الاجتماعية
الصغير ينافس الكبير : في الشبكات الاجتماعيةالصغير ينافس الكبير : في الشبكات الاجتماعية
الصغير ينافس الكبير : في الشبكات الاجتماعيةMazen AlDarrab
 
حكايات نطوط
حكايات نطوطحكايات نطوط
حكايات نطوطAhmed Rezq
 
شرح قانون العمل العمانى
شرح قانون العمل العمانىشرح قانون العمل العمانى
شرح قانون العمل العمانىalqasmi91
 
شرح مبسط لاهم النقاط فى قانون القيمة المضافة
شرح مبسط لاهم النقاط فى قانون القيمة المضافةشرح مبسط لاهم النقاط فى قانون القيمة المضافة
شرح مبسط لاهم النقاط فى قانون القيمة المضافةمحمد الجمل
 
العادات العشر للشخصية الناجحة
العادات العشر للشخصية الناجحةالعادات العشر للشخصية الناجحة
العادات العشر للشخصية الناجحةmona hassan
 
مقدمة في إدارة المشاريع
مقدمة في إدارة المشاريعمقدمة في إدارة المشاريع
مقدمة في إدارة المشاريعturkiah_
 
تجنب الأخطاء الشائعة في إدارة المخازن؟
تجنب الأخطاء الشائعة في إدارة المخازن؟تجنب الأخطاء الشائعة في إدارة المخازن؟
تجنب الأخطاء الشائعة في إدارة المخازن؟Softex Software House
 

Viewers also liked (20)

نموذج لعرض باور بوينت
نموذج لعرض باور بوينتنموذج لعرض باور بوينت
نموذج لعرض باور بوينت
 
نماذج المخزون
نماذج المخزوننماذج المخزون
نماذج المخزون
 
المشتريات والمخازن
المشتريات والمخازنالمشتريات والمخازن
المشتريات والمخازن
 
إدارة المخازن ودورها في نهضة الشركات الفصل الأول
إدارة المخازن ودورها في نهضة الشركات الفصل الأولإدارة المخازن ودورها في نهضة الشركات الفصل الأول
إدارة المخازن ودورها في نهضة الشركات الفصل الأول
 
ادارةالمستودعات والمخازن
ادارةالمستودعات والمخازنادارةالمستودعات والمخازن
ادارةالمستودعات والمخازن
 
لماذا ندرس رياضيات تأمين الحياة
لماذا ندرس رياضيات تأمين الحياةلماذا ندرس رياضيات تأمين الحياة
لماذا ندرس رياضيات تأمين الحياة
 
الرقابة على المخزون
الرقابة على المخزونالرقابة على المخزون
الرقابة على المخزون
 
نظام المخازن
نظام المخازننظام المخازن
نظام المخازن
 
كيف تؤسس شركتك - أنواع الشركات - أنواع الشركاء - خطوات تأسيس الشركات - مصاريف...
كيف تؤسس شركتك - أنواع الشركات - أنواع الشركاء - خطوات تأسيس الشركات - مصاريف...كيف تؤسس شركتك - أنواع الشركات - أنواع الشركاء - خطوات تأسيس الشركات - مصاريف...
كيف تؤسس شركتك - أنواع الشركات - أنواع الشركاء - خطوات تأسيس الشركات - مصاريف...
 
Market Research Study
Market Research StudyMarket Research Study
Market Research Study
 
الصغير ينافس الكبير : في الشبكات الاجتماعية
الصغير ينافس الكبير : في الشبكات الاجتماعيةالصغير ينافس الكبير : في الشبكات الاجتماعية
الصغير ينافس الكبير : في الشبكات الاجتماعية
 
حكايات نطوط
حكايات نطوطحكايات نطوط
حكايات نطوط
 
شرح قانون العمل العمانى
شرح قانون العمل العمانىشرح قانون العمل العمانى
شرح قانون العمل العمانى
 
تسويق
تسويقتسويق
تسويق
 
التعهيد
التعهيدالتعهيد
التعهيد
 
شرح مبسط لاهم النقاط فى قانون القيمة المضافة
شرح مبسط لاهم النقاط فى قانون القيمة المضافةشرح مبسط لاهم النقاط فى قانون القيمة المضافة
شرح مبسط لاهم النقاط فى قانون القيمة المضافة
 
العادات العشر للشخصية الناجحة
العادات العشر للشخصية الناجحةالعادات العشر للشخصية الناجحة
العادات العشر للشخصية الناجحة
 
مقدمة في إدارة المشاريع
مقدمة في إدارة المشاريعمقدمة في إدارة المشاريع
مقدمة في إدارة المشاريع
 
Purshusing2
Purshusing2Purshusing2
Purshusing2
 
تجنب الأخطاء الشائعة في إدارة المخازن؟
تجنب الأخطاء الشائعة في إدارة المخازن؟تجنب الأخطاء الشائعة في إدارة المخازن؟
تجنب الأخطاء الشائعة في إدارة المخازن؟
 

Similar to المكتب التدريبي للصف الاول Pdf

تصميم الهياكل التنظيمية واعادة الهيكلة تيشوري اتصالات طرطوس
تصميم الهياكل التنظيمية واعادة الهيكلة تيشوري اتصالات طرطوستصميم الهياكل التنظيمية واعادة الهيكلة تيشوري اتصالات طرطوس
تصميم الهياكل التنظيمية واعادة الهيكلة تيشوري اتصالات طرطوسAbdullrahman Tayshoori
 
إستراتيجية الأعمال الإلكترونية
إستراتيجية الأعمال الإلكترونية إستراتيجية الأعمال الإلكترونية
إستراتيجية الأعمال الإلكترونيةabdelnasser Abdelaal
 
ورشة إبتكار نماذج الأعمال الالكترونية
ورشة إبتكار نماذج الأعمال الالكترونيةورشة إبتكار نماذج الأعمال الالكترونية
ورشة إبتكار نماذج الأعمال الالكترونيةabdelnasser Abdelaal
 
خطة العمل محاضرة (1) مقدمة ‫‬
خطة العمل محاضرة (1) مقدمة ‫‬خطة العمل محاضرة (1) مقدمة ‫‬
خطة العمل محاضرة (1) مقدمة ‫‬Eng. Ahmed Falyouna
 
البنية المؤسسية الوطنية
البنية المؤسسية الوطنيةالبنية المؤسسية الوطنية
البنية المؤسسية الوطنيةYesserProgram
 
Mystery shopping presentation arabic-10-2011
Mystery shopping presentation arabic-10-2011Mystery shopping presentation arabic-10-2011
Mystery shopping presentation arabic-10-2011Mohamed Salah Aldeen
 
بروفايل شركة أفق جديد طرابلس ليبيا
بروفايل شركة أفق جديد طرابلس ليبيابروفايل شركة أفق جديد طرابلس ليبيا
بروفايل شركة أفق جديد طرابلس ليبياEnaam Naame
 
إصنع الإنجاز في مهنتك
إصنع الإنجاز في مهنتكإصنع الإنجاز في مهنتك
إصنع الإنجاز في مهنتكMarwaBadr11
 
طرق التدريب على السلامة والصحة المهنية .ppt
طرق التدريب على السلامة والصحة المهنية .pptطرق التدريب على السلامة والصحة المهنية .ppt
طرق التدريب على السلامة والصحة المهنية .pptNabilAbdelsamea
 
التوجيه المهني في إنجلترا
التوجيه المهني في إنجلتراالتوجيه المهني في إنجلترا
التوجيه المهني في إنجلتراguest04da33
 
Hr manager action plan
Hr manager action planHr manager action plan
Hr manager action planEmad Sarhan
 
منهجية مقترحة لإعداد تقرير تربص ميداني (1)
منهجية مقترحة لإعداد تقرير تربص ميداني (1)منهجية مقترحة لإعداد تقرير تربص ميداني (1)
منهجية مقترحة لإعداد تقرير تربص ميداني (1)Rached Douahchia
 
كيفية تقييم أداء العاملين لتحسين إنتاجية المؤسسة.
كيفية تقييم أداء العاملين لتحسين إنتاجية المؤسسة.كيفية تقييم أداء العاملين لتحسين إنتاجية المؤسسة.
كيفية تقييم أداء العاملين لتحسين إنتاجية المؤسسة.Belghanami Wassila Nadjet
 
عرض المستحدثات اليوم الأول
عرض المستحدثات اليوم الأولعرض المستحدثات اليوم الأول
عرض المستحدثات اليوم الأولامل العايد
 
دليل منهجي لقيادة مشؤوع المؤسسة
دليل منهجي لقيادة مشؤوع المؤسسةدليل منهجي لقيادة مشؤوع المؤسسة
دليل منهجي لقيادة مشؤوع المؤسسةHamid Elattar
 
دراسة جدوى لإنشاء مركز تدريب
دراسة جدوى لإنشاء مركز تدريبدراسة جدوى لإنشاء مركز تدريب
دراسة جدوى لإنشاء مركز تدريبEmad El-Din Ali
 
تنمية المشروعات الصغيرة
تنمية المشروعات الصغيرةتنمية المشروعات الصغيرة
تنمية المشروعات الصغيرةguest96b9227
 

Similar to المكتب التدريبي للصف الاول Pdf (20)

تصميم الهياكل التنظيمية واعادة الهيكلة تيشوري اتصالات طرطوس
تصميم الهياكل التنظيمية واعادة الهيكلة تيشوري اتصالات طرطوستصميم الهياكل التنظيمية واعادة الهيكلة تيشوري اتصالات طرطوس
تصميم الهياكل التنظيمية واعادة الهيكلة تيشوري اتصالات طرطوس
 
إستراتيجية الأعمال الإلكترونية
إستراتيجية الأعمال الإلكترونية إستراتيجية الأعمال الإلكترونية
إستراتيجية الأعمال الإلكترونية
 
ورشة إبتكار نماذج الأعمال الالكترونية
ورشة إبتكار نماذج الأعمال الالكترونيةورشة إبتكار نماذج الأعمال الالكترونية
ورشة إبتكار نماذج الأعمال الالكترونية
 
خطة العمل محاضرة (1) مقدمة ‫‬
خطة العمل محاضرة (1) مقدمة ‫‬خطة العمل محاضرة (1) مقدمة ‫‬
خطة العمل محاضرة (1) مقدمة ‫‬
 
البنية المؤسسية الوطنية
البنية المؤسسية الوطنيةالبنية المؤسسية الوطنية
البنية المؤسسية الوطنية
 
010 (1)
010 (1)010 (1)
010 (1)
 
Mystery shopping presentation arabic-10-2011
Mystery shopping presentation arabic-10-2011Mystery shopping presentation arabic-10-2011
Mystery shopping presentation arabic-10-2011
 
بروفايل شركة أفق جديد طرابلس ليبيا
بروفايل شركة أفق جديد طرابلس ليبيابروفايل شركة أفق جديد طرابلس ليبيا
بروفايل شركة أفق جديد طرابلس ليبيا
 
إصنع الإنجاز في مهنتك
إصنع الإنجاز في مهنتكإصنع الإنجاز في مهنتك
إصنع الإنجاز في مهنتك
 
طرق التدريب على السلامة والصحة المهنية .ppt
طرق التدريب على السلامة والصحة المهنية .pptطرق التدريب على السلامة والصحة المهنية .ppt
طرق التدريب على السلامة والصحة المهنية .ppt
 
تعريف إجراء العمل
تعريف إجراء العملتعريف إجراء العمل
تعريف إجراء العمل
 
التوجيه المهني في إنجلترا
التوجيه المهني في إنجلتراالتوجيه المهني في إنجلترا
التوجيه المهني في إنجلترا
 
Hr manager action plan
Hr manager action planHr manager action plan
Hr manager action plan
 
منهجية مقترحة لإعداد تقرير تربص ميداني (1)
منهجية مقترحة لإعداد تقرير تربص ميداني (1)منهجية مقترحة لإعداد تقرير تربص ميداني (1)
منهجية مقترحة لإعداد تقرير تربص ميداني (1)
 
كيفية تقييم أداء العاملين لتحسين إنتاجية المؤسسة.
كيفية تقييم أداء العاملين لتحسين إنتاجية المؤسسة.كيفية تقييم أداء العاملين لتحسين إنتاجية المؤسسة.
كيفية تقييم أداء العاملين لتحسين إنتاجية المؤسسة.
 
عرض المستحدثات اليوم الأول
عرض المستحدثات اليوم الأولعرض المستحدثات اليوم الأول
عرض المستحدثات اليوم الأول
 
دليل منهجي لقيادة مشؤوع المؤسسة
دليل منهجي لقيادة مشؤوع المؤسسةدليل منهجي لقيادة مشؤوع المؤسسة
دليل منهجي لقيادة مشؤوع المؤسسة
 
دراسة جدوى لإنشاء مركز تدريب
دراسة جدوى لإنشاء مركز تدريبدراسة جدوى لإنشاء مركز تدريب
دراسة جدوى لإنشاء مركز تدريب
 
تنمية المشروعات الصغيرة
تنمية المشروعات الصغيرةتنمية المشروعات الصغيرة
تنمية المشروعات الصغيرة
 
Hrm إدارة الموارد البشرية ooo
Hrm إدارة الموارد البشرية oooHrm إدارة الموارد البشرية ooo
Hrm إدارة الموارد البشرية ooo
 

Recently uploaded

الفعل الصحيح والفعل المعتل ونواعه لفيف نقص .ppt
الفعل الصحيح والفعل المعتل ونواعه لفيف نقص .pptالفعل الصحيح والفعل المعتل ونواعه لفيف نقص .ppt
الفعل الصحيح والفعل المعتل ونواعه لفيف نقص .pptNaeema18
 
مدخل لعلم الارشاد السياحي الفصل الاول.pptx
مدخل لعلم الارشاد السياحي الفصل الاول.pptxمدخل لعلم الارشاد السياحي الفصل الاول.pptx
مدخل لعلم الارشاد السياحي الفصل الاول.pptxtourismistchristenaa
 
التعليم في عصر الذكاء الاصطناعي مواطن التحدي ومناهل الفرص _.pdf
التعليم في عصر الذكاء الاصطناعي مواطن التحدي ومناهل الفرص _.pdfالتعليم في عصر الذكاء الاصطناعي مواطن التحدي ومناهل الفرص _.pdf
التعليم في عصر الذكاء الاصطناعي مواطن التحدي ومناهل الفرص _.pdfNaseej Academy أكاديمية نسيج
 
مخطط رياضيات .مخطط الفترة 4 و 5 رياضيات سنة سادسة6.docx
مخطط رياضيات .مخطط الفترة 4 و 5 رياضيات سنة سادسة6.docxمخطط رياضيات .مخطط الفترة 4 و 5 رياضيات سنة سادسة6.docx
مخطط رياضيات .مخطط الفترة 4 و 5 رياضيات سنة سادسة6.docxouassam
 
درس الطباقالمحسنات المعنويّة، بهدف تحسين المعنى .pptx
درس الطباقالمحسنات المعنويّة، بهدف تحسين المعنى .pptxدرس الطباقالمحسنات المعنويّة، بهدف تحسين المعنى .pptx
درس الطباقالمحسنات المعنويّة، بهدف تحسين المعنى .pptxNaceraLAHOUEL1
 
التنمية المستدامة والمكتبات الاكاديمية.pptx
التنمية المستدامة والمكتبات الاكاديمية.pptxالتنمية المستدامة والمكتبات الاكاديمية.pptx
التنمية المستدامة والمكتبات الاكاديمية.pptxJoudyHaydar
 
أمثلة عن قضية السرقات الشعريه والانتحال في الشعر
أمثلة عن قضية السرقات الشعريه والانتحال في الشعرأمثلة عن قضية السرقات الشعريه والانتحال في الشعر
أمثلة عن قضية السرقات الشعريه والانتحال في الشعرneamam383
 
أنواع الحياة والاغراض الشعرية في العصر الجاهلي
أنواع الحياة والاغراض الشعرية في العصر الجاهليأنواع الحياة والاغراض الشعرية في العصر الجاهلي
أنواع الحياة والاغراض الشعرية في العصر الجاهليneamam383
 
نشأة القضية الفلسطينية وتطورها التاريخي .pptx
نشأة القضية الفلسطينية وتطورها التاريخي .pptxنشأة القضية الفلسطينية وتطورها التاريخي .pptx
نشأة القضية الفلسطينية وتطورها التاريخي .pptxNaceraLAHOUEL1
 
الوعي المعلوماتي للعاملين في المكتبات و مراكز المعلومات.pptx
الوعي المعلوماتي للعاملين في المكتبات و مراكز المعلومات.pptxالوعي المعلوماتي للعاملين في المكتبات و مراكز المعلومات.pptx
الوعي المعلوماتي للعاملين في المكتبات و مراكز المعلومات.pptxMohamadAljaafari
 
أهمية كرة القدم ومخاطر التعصب الكروي وعلاجه
أهمية كرة القدم ومخاطر التعصب الكروي وعلاجهأهمية كرة القدم ومخاطر التعصب الكروي وعلاجه
أهمية كرة القدم ومخاطر التعصب الكروي وعلاجهneamam383
 
إسنــــاد الأفعال. إلى الضمائر.pptx
إسنــــاد الأفعال. إلى الضمائر.pptxإسنــــاد الأفعال. إلى الضمائر.pptx
إسنــــاد الأفعال. إلى الضمائر.pptxssusere01cf5
 
وزارة التربية دورة استراتيجيات التعلم النشط -.ppt
وزارة التربية دورة استراتيجيات التعلم النشط -.pptوزارة التربية دورة استراتيجيات التعلم النشط -.ppt
وزارة التربية دورة استراتيجيات التعلم النشط -.pptAdamIdiris
 
الخرائط الموضوعاتية وتحليلية - المحاضرة الثالثة.pdf
الخرائط الموضوعاتية وتحليلية - المحاضرة الثالثة.pdfالخرائط الموضوعاتية وتحليلية - المحاضرة الثالثة.pdf
الخرائط الموضوعاتية وتحليلية - المحاضرة الثالثة.pdfabdomjido9
 
في قضية اللفظ والمعني والبعض من آراء العلماء
في قضية اللفظ والمعني والبعض من آراء العلماءفي قضية اللفظ والمعني والبعض من آراء العلماء
في قضية اللفظ والمعني والبعض من آراء العلماءneamam383
 
التعلم المؤسسي في المؤسسات الأكاديمية. pptx
التعلم المؤسسي في المؤسسات الأكاديمية. pptxالتعلم المؤسسي في المؤسسات الأكاديمية. pptx
التعلم المؤسسي في المؤسسات الأكاديمية. pptxyjana1298
 

Recently uploaded (16)

الفعل الصحيح والفعل المعتل ونواعه لفيف نقص .ppt
الفعل الصحيح والفعل المعتل ونواعه لفيف نقص .pptالفعل الصحيح والفعل المعتل ونواعه لفيف نقص .ppt
الفعل الصحيح والفعل المعتل ونواعه لفيف نقص .ppt
 
مدخل لعلم الارشاد السياحي الفصل الاول.pptx
مدخل لعلم الارشاد السياحي الفصل الاول.pptxمدخل لعلم الارشاد السياحي الفصل الاول.pptx
مدخل لعلم الارشاد السياحي الفصل الاول.pptx
 
التعليم في عصر الذكاء الاصطناعي مواطن التحدي ومناهل الفرص _.pdf
التعليم في عصر الذكاء الاصطناعي مواطن التحدي ومناهل الفرص _.pdfالتعليم في عصر الذكاء الاصطناعي مواطن التحدي ومناهل الفرص _.pdf
التعليم في عصر الذكاء الاصطناعي مواطن التحدي ومناهل الفرص _.pdf
 
مخطط رياضيات .مخطط الفترة 4 و 5 رياضيات سنة سادسة6.docx
مخطط رياضيات .مخطط الفترة 4 و 5 رياضيات سنة سادسة6.docxمخطط رياضيات .مخطط الفترة 4 و 5 رياضيات سنة سادسة6.docx
مخطط رياضيات .مخطط الفترة 4 و 5 رياضيات سنة سادسة6.docx
 
درس الطباقالمحسنات المعنويّة، بهدف تحسين المعنى .pptx
درس الطباقالمحسنات المعنويّة، بهدف تحسين المعنى .pptxدرس الطباقالمحسنات المعنويّة، بهدف تحسين المعنى .pptx
درس الطباقالمحسنات المعنويّة، بهدف تحسين المعنى .pptx
 
التنمية المستدامة والمكتبات الاكاديمية.pptx
التنمية المستدامة والمكتبات الاكاديمية.pptxالتنمية المستدامة والمكتبات الاكاديمية.pptx
التنمية المستدامة والمكتبات الاكاديمية.pptx
 
أمثلة عن قضية السرقات الشعريه والانتحال في الشعر
أمثلة عن قضية السرقات الشعريه والانتحال في الشعرأمثلة عن قضية السرقات الشعريه والانتحال في الشعر
أمثلة عن قضية السرقات الشعريه والانتحال في الشعر
 
أنواع الحياة والاغراض الشعرية في العصر الجاهلي
أنواع الحياة والاغراض الشعرية في العصر الجاهليأنواع الحياة والاغراض الشعرية في العصر الجاهلي
أنواع الحياة والاغراض الشعرية في العصر الجاهلي
 
نشأة القضية الفلسطينية وتطورها التاريخي .pptx
نشأة القضية الفلسطينية وتطورها التاريخي .pptxنشأة القضية الفلسطينية وتطورها التاريخي .pptx
نشأة القضية الفلسطينية وتطورها التاريخي .pptx
 
الوعي المعلوماتي للعاملين في المكتبات و مراكز المعلومات.pptx
الوعي المعلوماتي للعاملين في المكتبات و مراكز المعلومات.pptxالوعي المعلوماتي للعاملين في المكتبات و مراكز المعلومات.pptx
الوعي المعلوماتي للعاملين في المكتبات و مراكز المعلومات.pptx
 
أهمية كرة القدم ومخاطر التعصب الكروي وعلاجه
أهمية كرة القدم ومخاطر التعصب الكروي وعلاجهأهمية كرة القدم ومخاطر التعصب الكروي وعلاجه
أهمية كرة القدم ومخاطر التعصب الكروي وعلاجه
 
إسنــــاد الأفعال. إلى الضمائر.pptx
إسنــــاد الأفعال. إلى الضمائر.pptxإسنــــاد الأفعال. إلى الضمائر.pptx
إسنــــاد الأفعال. إلى الضمائر.pptx
 
وزارة التربية دورة استراتيجيات التعلم النشط -.ppt
وزارة التربية دورة استراتيجيات التعلم النشط -.pptوزارة التربية دورة استراتيجيات التعلم النشط -.ppt
وزارة التربية دورة استراتيجيات التعلم النشط -.ppt
 
الخرائط الموضوعاتية وتحليلية - المحاضرة الثالثة.pdf
الخرائط الموضوعاتية وتحليلية - المحاضرة الثالثة.pdfالخرائط الموضوعاتية وتحليلية - المحاضرة الثالثة.pdf
الخرائط الموضوعاتية وتحليلية - المحاضرة الثالثة.pdf
 
في قضية اللفظ والمعني والبعض من آراء العلماء
في قضية اللفظ والمعني والبعض من آراء العلماءفي قضية اللفظ والمعني والبعض من آراء العلماء
في قضية اللفظ والمعني والبعض من آراء العلماء
 
التعلم المؤسسي في المؤسسات الأكاديمية. pptx
التعلم المؤسسي في المؤسسات الأكاديمية. pptxالتعلم المؤسسي في المؤسسات الأكاديمية. pptx
التعلم المؤسسي في المؤسسات الأكاديمية. pptx
 

المكتب التدريبي للصف الاول Pdf

  • 1. ‫‪Company‬‬ ‫‪LOGO‬‬ ‫شركة السماح لألجهزة الحديثة‬ ‫بالمكتب التدريبي بالصف األول‬ ‫قسم مساعد فني إداري‬
  • 2. ‫الفهرس‬ ‫‪ ‬الباب األول : التعليم الفني ومشروع مبارك كول.‬ ‫‪ ‬الباب الثاني : إدارة األفراد.‬ ‫‪ ‬الباب الثالث : إدارة التسويق والمبيعات.‬ ‫‪ ‬الباب الرابع : إدارة المشتريات والمخازن.‬ ‫‪ ‬الباب الخامس: إدارة السكرتارية.‬ ‫‪ ‬الباب السادس: الربط بين اإلدارات المختلفة.‬ ‫‪ ‬الباب السابع : التقويم‬ ‫3102/30/30‬ ‫44:60 م‬
  • 3. ‫الباب األول : التعليم الفني ومشروع مبارك كول‬ ‫• نشأة الفكرة :‬ ‫• نشأة فكرة المشروع أثناء زيارة الرئيس السابق إلي المانيا ولقائه للمستشار‬ ‫هيلموت كول في بون سنة 1991 .‬ ‫• وتم االتفاق علي قيام المانيا بمساعدة مصر لتطوير التعليم الفني والتدريب المهني‬ ‫من خالل تبادل الخبرات ،خامات لبرامج التدريب ،مناهج تعليمية ،‬ ‫وفقا لألحدث ما توصل إلية العلم الحديث والتكنولوجيا المتطورة ، ودراسات‬ ‫تسويقية للمشروعات التعليمية، وربطها بسوق العمل واحتياجات هذة السوق سواء‬ ‫محليا أو خارجيا‬ ‫وذلك بأدخال نظام التعليم المزدوج (الثنائي) في مصر.‬
  • 4. ‫وثنائية المشروع تتمثل في عدة جوانب‬ ‫1. مشاركة وزارة التربية والتعليم والقطاع الخاص في تحمل تكلفة تدريب المدرسين والمدربين‬ ‫2. إدارة العملية التعليمية تتم عن طريق شريكين الحكومة ممثلة في وزارة التربية والتعليم والقطاع‬ ‫الخاص ممثال في الوحدة االقليمية (جمعيات المستثمرين)‬ ‫3. يتم تدريب وتعليم المتدربين في موقعين المدرسة والمصنع لذلك يجمع التدريب الثنائي بين‬ ‫أسلوبين من التعليم :‬ ‫أ - الدراسة النظرية بالمدرسة :( يومين نظري يوم لدراسة مواد ثقافية ويوم لدراسة المواد‬ ‫الفنية المتخصصة‬ ‫4.• ب- التدريب العملي في المصانع(4 أيام)‬ ‫5. مشاركة وزارة التربية والتعليم والقطاع الخاص في إعداد القوانين واللوائح المنظمة والمناهج‬ ‫واختيار المهن المطلوبة‬ ‫6. مشاركة وزارة التربية والتعليم والقطاع الخاص في وضع ومتابعة االمتحانات العملية والنظرية‬ ‫للخريجين واصدار الشهادات لهم.‬
  • 5. ‫أهـداف المشـروع‬ ‫‪ ‬توفير العمالة الفنية المدربة علي اسس علمية وعملية باستخدام أحدث أساليب‬ ‫التعليم والتكنولوجيا لخدمة االنتاج المصري لمواجة المنافسة العالمية وزيادة حجم‬ ‫التصدير.‬ ‫‪ ‬توفير فرص عمل جيدة للشباب سواء داخل مصر أو خارجها لمواجة مشكلة‬ ‫البطالة.‬ ‫‪ ‬توفير العمالة الفنية المدربة لقطاع الخدمات‬ ‫‪ ‬االستغناء عن استدعاء الخبراء من الخارج إلصالح وصيانة المعدات الحديثة‬ ‫وخطوط االنتاج بالمصانع‬ ‫‪ ‬تطبيق النظام المزدوج للتعليم الفني في جميع المهن مالحرف في المدي البعيد.‬ ‫‪ ‬تطبيق مبدأ ضرورة الحصول علي ترخيص لمزاولة المهن‬
  • 6. ‫مزايا مشروع مبارك كول‬ ‫للمستثمرين:‬ ‫‪ ‬سوف تحصل علي عمالة مدربة تناسب المشروعات‬ ‫‪ ‬ستتوفر للمستثمرالعمالة الماهرة العلية التي التتوفر‬ ‫بسهولة السوق المصري‬ ‫‪ ‬سوف توفر تكاليف التدريب والصيانة‬ ‫‪ ‬يتمكن من إختيار المتدربين المتميزين للعمل في‬ ‫المنشأة في نهاية مدة التدريب‬
  • 7. ‫تابع مزايا مشروع مبارك كول‬ ‫للطالب:‬ ‫‪ ‬اكساب الطلبة المهارات الالزمة للحصول علي فرص عمل‬ ‫مؤكدة‬ ‫‪ ‬يحصل الطالب علي مكافأة شهرية طوال فترة الدراسة والتدريب‬ ‫‪ ‬يشرف علي التدريب في الشركات والمدرسة خبراء ألمان‬ ‫ومصريين‬ ‫‪ ‬يتوفر للطالب مدرسون مؤهلون جيدا‬ ‫‪ ‬يتمع الطالب المتدرب بنظام التأمين عليه‬
  • 8. ‫التدريب بالمكتب التدريبي‬ ‫‪ ‬تعريف المكتب التدريبي:‬ ‫يمثل شركه واقعية تحاكي الشركة الحقيقية ويحتوي علي االدارات‬ ‫المختلفة التي تتعامل مع بضائع غير حقيقية حيث يتم فيه عمليات‬ ‫الشراء وتسويق وغيرها.‬ ‫يتم عن طريق التدريب العملي علي االدارات التالية‬ ‫‪ ‬إدارة األفراد‬ ‫‪ ‬إدارة السكرتارية‬ ‫‪ ‬إدارة المشتريات والمخازن‬ ‫إدارة التسويق والمبيعات‬
  • 9. ‫نموذج تخطيطي للمكتب التدريب‬ ‫اإلدارة‬ ‫العليا‬ ‫إدارة‬ ‫المشتريات‬ ‫والمخازن‬ ‫إدارة التسويق‬ ‫والمبيعات‬ ‫إدارة‬ ‫السكرتارية‬ ‫إدارة الألفراد‬ ‫إدارة الحسابات‬
  • 12. ‫عالقة المنظمة بالبيئة الخارجية‬ ‫الظروف‬ ‫لطبيعية‬ ‫الظروف‬ ‫االجتماعية‬ ‫والثقافية‬ ‫المنافسة‬ ‫الظروف‬ ‫السياسية‬ ‫والتشريعية‬ ‫المتغيرات‬ ‫التكنولوجية‬ ‫المتغيرات‬ ‫االقتصادية‬
  • 13. ‫تعريف اإلدارة‬ ‫• اإلدارة عبارة عن نشاط إنساني منظم ومستمر بهدف تحقيق‬ ‫نتائج محددة من خالل توظيف جميع الموارد المادية والمالية‬ ‫والبشرية المتاحة وتنمية موارد جديدة والعمل علي استغاللها‬ ‫علي درجة من الكفاءة وذلك في ظل ظروف بيئية قائمة‬ ‫ومحتملة‬
  • 14. ‫مباديء اإلدارة :‬ ‫‪ ‬لكي ينجح المدير يجب أن يتمتع بالخبرات والمهارات والصفات‬ ‫الشخصية واأللمام بالوظائف اإلدارية األساسية وهي التخطيط‬ ‫والتنظيم والتوجيه والرقابةباإلضافة إلي تطبيق المباديء اإلدارية‬ ‫الهامة ومنها :‬ ‫1- مبدأ تقسيم العمل. 2- السلطة والمسئولية 3- االنضباط 4-‬ ‫وحدة األمر 5- وحدة التوجيه 6- إخضاع المصلحة الشخصية‬ ‫للمصلحة العامة 7- مكافأة األفراد 8- المركزية 9-‬ ‫التسلسل الوظيفي 01- روح التعاون 11- المبادرة 21-‬ ‫األستقرار الوظيفي 31- المساواة 41- الترتيب‬
  • 16. ‫تعريف الشركات وأنواعها‬ ‫• تعريف الشركة :‬ ‫هي عقد بمقتضاة يلتزم شخصان أو أكثر بأن يساهم كال‬ ‫منهما في مشروع مالي بتقديم حصة من مال أو عمل إلقتسام‬ ‫ما ينشأ عن هذا المشروع من ربح أو خسارة‬
  • 18. ‫الشروط الواجب توافرها لتكوين شركة:‬ ‫اإلشتراك وتقديم حصة في رأس المال.‬ ‫غرض الحصول علي أرباح مع تقسيم الناتج ربح أو خسارة‬ ‫نية المتعاقدين لتكوين شركة‬ ‫غرض الشركة يجب أن يكون قانوني (غير محرم)‬
  • 19. ‫أنواع الشركات :‬ ‫• الشركات التجارية: غرضها القيام بأعمال تجارية‬ ‫• الشركات المدنية: أعمال ليست مصنفةمن االعمال التجارية‬
  • 20. ‫الباب الثاني إدارة األفراد‬ ‫• تعريف إدارة األفراد :‬ ‫• هي اإلدارة المسئولة عن تدبير احتياجات الشركة من العمالة‬ ‫المطلوبة ذات القدرات والمهارات وتدريب العمالة لزيادة‬ ‫قدراتهم ومهاراتهم‬ ‫• أو هي مجموعة األنشطة المتعلقة بتخطيط القوي العاملة‬ ‫والتوظيف والتدريب والتعويض وتقويم األداء بما يوفر قوي‬ ‫عاملة مدربة ولديها القدرة علي والرغبة ولألداء والحافز‬ ‫علي األستمرار بالعمل بما يساعد في تحقيق أهداف المنظمة‬ ‫•‬
  • 21. ‫الهيكل التنظيمي:‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫هو اإلطار العام الذي يتم من خالله تنسيق مجهود العمالة‬ ‫واستغالل الموارد وربط األجزاء وتوضيح العالقات من أجل‬ ‫تحقيق الهدف .‬ ‫أنواع الهياكل التنظيمية:‬ ‫هيكل الخط الواحد.‬ ‫الهيكل األستشاري.‬ ‫هيكل الخطوط المتعددة.‬
  • 24. ‫أوال : أهداف إدارة األفراد‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫توفير العمالة المالئمة للشركة كما وكيفا‬ ‫تنمية العمالةوالمحافظة عليها‬ ‫تحقيق أهداف الشركة من وراء توظيف العمالة‬ ‫رفع األداء عن طريق التحفيز‬ ‫تحسين الظروف في أماكن العمل‬ ‫إشباع الحاجات المعنوية للعاملين (رعاية صحية واجتماعية-‬ ‫االمن)‬
  • 25. ‫ثانيا : مهام إدارة األفراد‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫وضع الهيكل التنظيمي للشركة‬ ‫تخطيط القوي العاملة‬ ‫تحديد االحتياجات من المارد البشرية‬ ‫تحليل الوظائف وتوصيفها‬ ‫اإلختيار والتعيين ويتم علي مراحل هي :‬ ‫دراسة وفحص طلبات التوظيف – األختيارات – المقابلة الشخصية‬ ‫وضع كود لكل وظيفة‬ ‫التدريب‬
  • 26. ‫ثالثا : مصادر الحصول علي العمالة‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫التعيين الداخلي‬ ‫مكتب القوي العاملة ووكاالت التوظيف الخاصة‬ ‫اإلعالن بالصحف والمجالت ووسائل األعالن المختلفة‬ ‫اإلتصال بالكليات والمعاهد والمدارس الفنية المتخصصة‬ ‫توصيات العاملين بالمنظمة‬ ‫شبكة المعلومات‬ ‫نشاط عملي تمرين علي عمل األعالن عن وظائف‬
  • 27. ‫رابعا : خطوات تعيين العاملين‬ ‫‪‬تقوم كل إدارة بتحديد العمالة المطلوبة وتمأل نموذج (طلب‬ ‫تعيين)‬ ‫‪‬تقوم إدارة األفراد بعمل إعالن (داخلي- وخارجي)من خالل‬ ‫نموذج شغل وظيفة‬ ‫‪‬تقوم إدارة األفراد بتلقي وفحص الطلبات‬ ‫‪‬ترسل اإلدارة إخطار بوعد المقابلة واالختبار للمتقدمين ممن‬ ‫ينطبق عليه الشروط‬ ‫‪‬يتم أجراء المقابلة واختيار عدد معين من المتقدمين‬
  • 28. ‫تابع خطوات تعيين العاملين‬ ‫‪‬ترسل إدارة األفراد لمن تم اختيارهم إخطار بمكان وموعد‬ ‫الكشف الطبي‬ ‫‪‬يتم إصدار قرار التعيين لالئقيين طبيا‬ ‫‪‬يتم إرسال أخطار التعيين للمعينين‬ ‫‪‬يتم تحرير عقد العمل وعمل إقرار إستالم العمل للموظف‬ ‫‪‬يتم إنشاء ملف الخدمة للموظف الجديد ويضم جميع المستندات‬ ‫الخاصة به‬ ‫‪‬يتم إخطار الجهات المختلفة بالشركة بالتعينات الجديدة (األمن-‬ ‫األجور- القسم المعين به)‬
  • 29. ‫أنواع المقابالت‬ ‫‪ ‬مقابلة فردية :‬ ‫يتم مقابلة الشخص المرشح لشغل الوظيفة مع فرد واحد .‬ ‫‪ ‬ممقابلة شفهية جماعية :‬ ‫يتم مقابلة الشخص المرشح لشغل الوظيفة مع لجنة من‬ ‫الخبراء .‬
  • 30. ‫محتويات ملف الخدمة‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫يحتوي ملف الخدمة علي المستندات اآلتية :‬ ‫شهادة الميالد‬ ‫صورة البطاقة الشخصية‬ ‫المؤهل الدراسي‬ ‫شهادة الخبرة إن وجدت‬ ‫شهادة الخدمة العسكرية للذكورو الخدمة العامة إن وجدت‬
  • 31. ‫تابع محتويات ملف الخدمة‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫صحيفة الحالة الجنائية‬ ‫شهادة القيد في مكتب العمل‬ ‫إخطار بموعد المقابلة‬ ‫إخطار التعيين‬ ‫قرار التعيين‬ ‫إقرار باستالم العمل‬ ‫عقد العمل‬
  • 32. ‫ملفات إدارة األفراد(الموارد البشرية)‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫سجل البريد الوارد‬ ‫سجل البريد الصادر‬ ‫ملف إذن التعيين‬ ‫ملف إعالن شغل وظيفة‬ ‫ملف طلب شغل وظيفة‬ ‫ملف إخطار بموعد المقابلة والختبار‬ ‫ملف قرارات التعيين‬
  • 33. ‫ملفات إدارة األفراد(الموارد البشرية)‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫ملف إخطار التعيين‬ ‫ملف عقود العمل‬ ‫ملف إقرارات استالم العمل‬ ‫ملف األجازات‬ ‫ملف الجزاءات‬ ‫ملف خدمة موظف‬
  • 34. ‫أنواع اإلجازات التي يحصل عليها العامل أثناء‬ ‫الخدمة‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫أوال : الراحة األسبوعية‬ ‫ثانيا : أجازة األعياد مالمناسبات الرسمية‬ ‫في القطاع العام تمنح بأجر كامل‬ ‫في القطاع الخاص تمنح بشرط أال يزيد عدد أيام العطالت في السنة‬ ‫عن 31 يوم ويمكن تشغيل العامل في العطالت بأجر مضاعف‬ ‫ثالثا : اإلجازة العارضة :‬ ‫في القطاع العام 7 أيام في السنة‬ ‫في القطاع الخاص وصلت إلي 6 أيام في السنة في القانون الجديد‬
  • 35. ‫تابع أنواع اإلجازات التي يحصل عليها العامل‬ ‫أثناء الخدمة‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫رابعا : اإلجازة األعتيادية (السنوية):‬ ‫في القطاع العام :‬ ‫51 يوم عن السنة األولي بعد مضي 6 شهور من تاريخ‬ ‫أستالم العمل‬ ‫12يوم بعد مضي سنة كاملة‬ ‫03 يوم بعد مضي 01سنوات‬ ‫54 يوم لمن تجاوز سن الخمسين‬
  • 36. ‫تابع أنواع اإلجازات التي يحصل عليها العامل‬ ‫أثناء الخدمة‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫في القطاع الخاص :‬ ‫51 يوم عن السنة األولي بعد مضي 6 شهور من تاريخ أستالم‬ ‫العمل‬ ‫12يوم بعد مضي سنة كاملة‬ ‫03 يوم بعد مضي 01سنوات أو تجاوز سن الخمسين‬ ‫خامسا : اإلجازة المرضية :‬ ‫سادسا : إجازة بدون مرتب :‬ ‫سابعا األجازة الخاصة بأجر كامل :‬ ‫ثامنا : إجازة إصابة العمل :‬
  • 37. ‫واجبات وحقوق العامل‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫واجبات العامل :‬ ‫اإللتزام بالعمل وأدائه بكفاءة‬ ‫طاعة رؤساءه في العمل‬ ‫المحافظة علي أسرار العمل‬ ‫المحافظة علي ممتلكات الشركة‬ ‫حقوق العامل:‬ ‫مزاولة العمل المتفق عليه في عقد العمل‬ ‫الحصول علي العقد المتفق عليه‬ ‫حصوله علي األجازات المنصوص عليها‬ ‫حقه في التأمين عليه‬ ‫حصوله علي شهادة الخبرة‬
  • 38. ‫الجزاءات‬ ‫توقيع جزاءات تأديبية علي العامل في حالة عدم التزامه بما ورد في عقد‬ ‫العمل واألخالل به‬ ‫أنواع الجزاءات التاديبية :‬ ‫• اإلنذار الشفوي‬ ‫• اإلنذار الكتابي‬ ‫• الغرامة‬ ‫• الحرمان من العالوة السنوية أو جزء منها‬ ‫• الوقف عن العمل‬ ‫• الفصل من الخدمة‬
  • 39. ‫أنواع عقود العمل‬ ‫• أوال عقد العمل الفردي‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫عقد يتم أبرامه بين العامل وصاحب العمل يتعهد فيه العامل بأن يعمل‬ ‫لدي صاحب العمل تحت إدارته وإشرافه مقابل أجر وهذا العقد يكون‬ ‫من ثالث نسخ (للعامل-لصاحب العمل- لمكتب التأمينات‬ ‫األجتماعية).‬ ‫بيانات عقد العمل الفردي :‬ ‫اسم صاحب العمل- عنوانه- محل العمل‬ ‫إسم العامل ومؤهله ومهنته- محل إقامته- اثبات الشخصية.‬ ‫نوع العمل المتعاقد عليه.‬
  • 40. ‫تابع أنواع عقود العمل‬ ‫• ثانيا : عقد العمل الجماعي‬ ‫•‬ ‫• اتفاق بين منظمة نقابية أو أكثر وبين صاحب العمل أو أكثر‬ ‫يستخدمون عماال ينتمون إلي تلك المنظمات .‬ ‫•‬ ‫• شروط عقد العمل الجماعي :‬ ‫• يكون مكتوب‬ ‫• يوافق عليه ثلث أعضاء مجلس اإلدارة للمنظمة النقابية المتعاقدة‬ ‫• يراجع من قبل وزارة القوي العاملة‬
  • 41. ‫تابع أنواع عقود العمل‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫ثالثا : عقد العمل المحدد بمدة‬ ‫عقد بين العامل وصاحب العمل محدد بمدة (سنة- شهر-‬ ‫أسبوع)وينتهي العقد بإنتهاء مدة العقد.‬ ‫رابعا : عقد التدريب‬ ‫محتوياته :‬ ‫موضوع التدريب- مدة التدريب- بداية ونهاية التدريب-‬ ‫مواعيد العمل اليومية- مكافأة التدريب- مدة اإلجازة- شروط‬ ‫أنهاء العقد‬
  • 43. ‫تعريف إدارة التسويق‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫التسويق :‬ ‫هو جميع أوجه النشاط التي تهدف اإلي انسياب السلع والخدمات من‬ ‫المنتج إلي المستهلك األخير‬ ‫المفهوم الشامل للتسويق :‬ ‫إن اإلحتياجات هي نقطة البداية للنشاط التسويقي .‬ ‫ما يتم تسويقه هو السلع والخدمات التي تشبع هذة األحتياجات‬ ‫يتطلب التبادل أن يكون هناك طرفان ويكون كل منهما قادر علي‬ ‫األتصال بالطرف اآلخر وله حرية القبول أو رفض عرض الطرف‬ ‫اآلخر.‬ ‫إن التبادل يجب أن يتم من خالل بعد زماني ومكاني يمثل السوق .‬
  • 44. ‫الفرق بين إدارة التسويق والمبيعات‬ ‫• إدارة التسويق : هي "األدارة التي تتولي مسئولية التخطيط‬ ‫والتنظيم والتوجيه واإلشراف والرقابة بالنسبة لجميع أوجه‬ ‫النشاط التسويقي" .‬ ‫• أما إدارة المبيعات : فهي "اإلدارة التي تتولي مسئولية إختيار‬ ‫وتدريب ومكافأة رجال البيع مع تحديد المناطق البيعية‬ ‫وحصص المبيعات‬
  • 45. ‫شروط الدفع والتسليم :‬ ‫شروط الدفع تبين :‬ ‫أوال : ميعاد الدفع (عند الطلب- عند اإلستالم- بعد مضي مدة معينة-‬ ‫فورا- دفعة عند الطلب والباقي بعد مدة).‬ ‫ثانيا : وسيلة الدفع : (نقدا – شيكات – كمبياالت – سندات أذنية –‬ ‫تحويل حسابي – أي وسيلة أخري).‬ ‫ثالثا الخصم في حالة وجوده :‬ ‫ومن أنواع الخصم :خصم الكمية - خصم تجاري - خصم نقدي -‬ ‫خصم موسمي- مسموحات الترويج - مسموحات السمسرة - التسعير‬ ‫الجغرافي - خصم األوكازيون .‬
  • 46. ‫تابع شروط الدفع والتسليم :‬ ‫• شروط التسليم تبين :‬ ‫• أوال: مكان التسليم : حيث علي أساسها يحدد من‬ ‫يتحمل مصاريف نقل البضاعة إلي المشتري (محل‬ ‫البائع- محطة البائع- محطة المشتري- محل‬ ‫المشتري).‬ ‫• ثانيا : ميعاد تسليم البضاعة المطلوبة حسب األتفاق .‬
  • 47. ‫األعالن‬ ‫• هو مختلف نواحي النشاط التي تؤدي إلي نشر أو إذاعة‬ ‫الرسائل األعالنية المرئية أو المسموعة علي الجمهور‬ ‫بغرض حثه علي شراء سلع أو خدمات.‬
  • 48. ‫الكتالوجات واأللبومات :‬ ‫• هو مجلد مصور يستخدم لتوصيل مجموعة من المعلومات‬ ‫الضرورية عن السلع للعمالء الحاليين أو المرتقبين حيث‬ ‫يحتوي علي الصور والوصف التفصيلي للسلع واألسعار‬ ‫وشروط التعامل .‬
  • 49. ‫محتويات الكتالوج :‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫صفحة الغالف به إسم الشركة وعنوانها وطرق األتصال‬ ‫المختلفة‬ ‫صفحة الفهرس‬ ‫صفحة المقدمة‬ ‫صفحة تشمل قائمة األسعاروصور المنتجات‬
  • 50. ‫تابع محتويات الكتالوج :‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫مقدمة تحتوي علي معلومات‬ ‫عن الشركة :تاريخها-سياستها-السلع التي تبيعها –السواق التي تبيع‬ ‫بها- كبار عمالئها- إنجازتها‬ ‫عن السلعة : خصائصها- تركيبها- طريقة الفك والتركيب- طريقة‬ ‫التشغيل- مزاياها- الوفورات من استخدامها- احتياطيات التشغيل‬ ‫اآلمن .‬ ‫صفحات لكل سلعة أو مجموعة سلعية تشمل االسم ونماذج (صور‬ ‫للسلعة أو السلع) واألسعار.‬ ‫صفحة تشمل شروط التعامل (الدفع والتسليم- التعاقد- العمل كوكيل‬ ‫بيع للشركة- .....) .‬
  • 51. ‫بناء كود للسلع التي تتعامل فيها الشركة‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫يتم تقسيم السلع إلي مجموعات سلعية فمثال‬ ‫(9)األقمشة يتم تقسيمها إلي :‬ ‫أوال: أقمشة حسب الغرض تفصيل مالبس (1)/ ستائر (2)/تنجيد(3)‬ ‫ثانيا: حسب الشركة المنتجة محليا (1)- أو مستوردة(2)‬ ‫ثالثا: أقمشة حسب الخامات أصواف –حرير- قطن- كتان- بولي استر‬ ‫رابعا حسب المستخدم رجالي(1) – حريمي (2)‬ ‫خامسا حسب األلوان .‬
  • 52. ‫بناء كود للسلع التي تتعامل فيها الشركة‬ ‫اللون‬ ‫المستخدم‬ ‫ابيض‬ ‫رجالي(1)‬ ‫أحمر‬ ‫الخامات‬ ‫الشركة‬ ‫اصواف(1) مستوردة(1)‬ ‫حرير(2)‬ ‫)2(‪A.U.T‬‬ ‫الغرض‬ ‫محلية(0)‬ ‫تفصيل مالبس (1)‬ ‫المحلة(1)‬ ‫ستائر(2)‬ ‫الرقم‬ ‫المجموعة‬ ‫9‬ ‫اقمشة‬ ‫حريمي(2)‬ ‫أزرق‬ ‫قطن(3)‬ ‫)3(‪T.N.A‬‬ ‫كفرالدوار(3)‬ ‫تنجيد(3)‬ ‫ويعطي لكل قسم رقم كود خاص به‬ ‫مثل بناء كود سلعة قماش تنجيد محلي من شركة كفر الدوارقطن أحمر هو: 233039‬
  • 54. ‫إجراءات المبيعات‬ ‫• يقوم قسم البحوث التسويقية بالشركة بعمل الدراسات الشاملة والدقيقة لألسواق‬ ‫للتعرف علي الرغبات واإلحتياجات والمواصفات التي يفضلها العمالء‬ ‫والمستهلكين في السلع التي تتعامل فيها الشركة وبناءا علي هذة المعلومات تحدد‬ ‫الشركة تفضيالت العمالء في البضائع التي يجب عرضها وتوفيرها باألسواق .‬ ‫• تقوم إدارة التسويق بتصميم الكتالوج الخاص بالبضائع ويشمل البيانات الرئيسية‬ ‫والتعريفية عن البضائع مثل إسم الصنف ورقم كود السلعة ومميزاتها والسعر‬ ‫وبعض الخدمات اإلضافية (خدمات ما بعد البيع) والتي ما تكون عامل جذب‬ ‫رئيسي للعمالء .‬ ‫• يرسل الكتالوج إلي العمالء الحاليين والمرتقبين ويسجل بريد صادر في إدارة‬ ‫السكرتارية أويقوم مندوبي المبيعات بعمل برنامج زيارات للعمالء لتسليم‬ ‫الكتالوجات وبحث إمكانية التعاون والتعامل .‬
  • 55. ‫تابع إجراءات المبيعات‬ ‫• يرسل الكتالوج إلي العمالء الحاليين والمرتقبين ويسجل بريد‬ ‫صادر في إدارة السكرتارية أويقوم مندوبي المبيعات بعمل‬ ‫برنامج زيارات للعمالء لتسليم الكتالوجات وبحث إمكانية‬ ‫التعاون والتعامل .‬ ‫• يقوم العمالء بأرسال طلب عرض أسعار للشركة لتأكيد‬ ‫المعلومات الواردة بالكتالوج ولتحديد األصناف التي يرغبون‬ ‫في شرائها .‬ ‫يسجل في البريد الوارد ويحفظ في ملف بعد عمل عرض‬ ‫األسعار الالزم ويحفظ نسخة في ملف العميل.‬
  • 56. ‫تابع إجراءات المبيعات‬ ‫• ترد الشركة علي العميل بأرسال عرض األسعار إلي العميل ويسجل‬ ‫بريد صادر ويتضمن السعر والكمية وشروط الدفع والتسليم وأي‬ ‫شروط إضافية أخري ويحفظ نسخة منه في ملف العميل ونسخة في‬ ‫ملف عروض أسعار.‬ ‫• في حالة موافقة العميل علي عرض األسعار المقدم من الشركة يقوم‬ ‫بإرسال أمر التوريد (الطلبية)تسجل بريد وارد.‬ ‫وتسجل في ملف طلبيات العمالء وبطاقة العميل ويحفظ صورة في‬ ‫ملف أوامر التوريد وصورة في ملف العميل .‬ ‫• تقوم إدارة المبيعات بعمل بطاقة الطلبية (كارت الطلبية) وترسل إلي‬ ‫المخازن لالستفسار عن مدي توفر األصناف المطلوبة بالمخازن‬ ‫ومواعيد التسليم الممكنة حسب برنامج التسليم وخطة المبيعات.‬
  • 57. ‫تابع إجراءات المبيعات‬ ‫• بعد رد المخازن بما يفيد توافر األصناف وإمكانية تنفيذ الطلبية تقوم‬ ‫المبيعات بأرسال رسالة قبول الطلبية لتؤكد وصول أمر التوريد‬ ‫وكذلك تأكيد قيام الشركة بالبدء فعال في التنفيذ وتسجل بريد صادر‬ ‫ويحفظ صورة في ملف العميل.‬ ‫• بعد تجهيز الطلبية في المواعيد المحددة يتم عمل إذن التسليم واألستالم‬ ‫(في إدارة المبيعات او المخازن).‬ ‫ويتم تحريره من أصل وصورتين صورة تسخدم في المخازن‬ ‫لتخفيض رصيد األصناف ببطاقة الصنف ويرسل األصل وصورة مع‬ ‫البضاعة إلي العميل ليوقع علي الصل بما يفيد أستالمه األصناف‬ ‫المدرجة بإذن التسليم بحالة جيدة ويقوم العميل برده إلي الشركة ويأخذ‬ ‫العميل صورة األذن .‬
  • 58. ‫تابع إجراءات المبيعات‬ ‫• تقوم إدارة المبيعات بتحرير فاتورة المبيعات حسب عرض األسعار وشروط‬ ‫الدفع والتسليم من أصل وصور حسب نظام الشركة‬ ‫حيث يرسل األصل العميل وتبقي صورة بإدارة المبيعات يسجل منها في بطاقة‬ ‫العميل وفي سجل فواتير المبيعات وتحفظ في ملف فواتير البيع وصورة أخري‬ ‫في ملف العميل .‬ ‫كما ترسل صورة إلي إدارة الحسابات مرفق بها أمر التوريد وأصل إذن التسليم‬ ‫للتسجيل بالدفاتر ومتابعة التحصيل لقيمة الفواتير حسب شروط الدفع والتسليم.‬ ‫• عند تحصيل الفاتورة يتم تسجيل ميعاد السداد ورقم الشيك أو رقم إيصال توريد‬ ‫النقدية خزينة الشركة في بطاقة العميل مع التأشير علي صورة الفاتورة الموجودة‬ ‫بالمبيعات بما يفيد التحصيل ورقم مستند التحصيل كأجراء رقابي .‬
  • 59. ‫اهم السجالت والملفات المستخدمة في إدارة‬ ‫المبيعات‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫ملف طلبات عروض أسعار الواردة‬ ‫ملف عروض األسعار الصادرة‬ ‫سجل طلبيات العمالء(ملف أوامر التوريد – كارت حركة‬ ‫لكل طلبية)‬ ‫ملف أذون التسليم واألستالم للبضاعة‬ ‫ملف مراسالت متبادلة مع العمالء (بخالف الملف الموجود‬ ‫بإدارة السكرتارية)‬ ‫ملف قوائم السعار‬
  • 60. ‫تابع أهم السجالت والملفات المستخدمة في إدارة‬ ‫المبيعات‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫ملف فواتير المبيعات‬ ‫ملف كروت العمالء‬ ‫سجل العمالء وبياناتهم‬ ‫ملف إحصائيات المبيعات الفترية أو الجغرافية‬ ‫ملفات لمندوبي المبيعات‬ ‫ملفات لوكالء البيع‬ ‫ملفات للبحوث والدراسات التسويقية‬ ‫ملفات تقارير وكالء البيع‬ ‫ملفات للمعارض التي نظمتها الشركة أو تشارك فيها‬
  • 61. ‫حالة عملية تطبيقية‬ ‫• بفرض أن الشركة التي تعمل بها (شركة السماح لألجهزة الحديثة)‬ ‫باعت بضاعة إلي العميل شركة البسمة للتجارة والتوريدات .‬ ‫• عبارة عن 002 مروحة مكتب ناشيونال رقم 10125 بسعر 081 ج‬ ‫، 52 سخان أبو للو 03 لتر رقم 03944 بسعر 572 ج‬ ‫• المطلوب : تصوير المستندات الالزمة لتنفيذ هذة الطلبية في شركة‬ ‫السماح لألجهزة الحديثة أو الواردة لها من شركة البسمة للتجارة‬ ‫والتوريدات ومن المعلوم أن الطلبية ترد بعد إعداد الكتالوج وإرساله‬ ‫للعمالء للتعرف علي إمكانيات الشركة في توريد البضائع وأنواعها‬ ‫فيقوم العميل بأرسال طلب عرض أسعار وهكذا تبدأ دورة البيع .‬
  • 62. ‫طلب عرض أسعار‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫شركة البسمة للتجارة والتوريدات‬ ‫66ش بن سينا المنطقة التجارية- برج العرب‬ ‫إدارة المشتريات‬ ‫)‬ ‫طلب عرض أسعار رقم (‬ ‫/ /‬ ‫البلد في‬ ‫السيد :- -----------------------------------------------------------------------‬ ‫----------------------------------------------------------------------‬‫العنوان :-‬ ‫نرجو التكرم بإفادتنا بأسعاركم وشروط الدفع والتسليم لتوريد األصناف اآلتية‬ ‫م‬ ‫اسم الصنف‬ ‫رقم الصنف‬ ‫الوحدة‬ ‫الكمية‬ ‫مالحظات‬ ‫1‬ ‫2‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫مدير المشتريات‬ ‫الوظيفة :- مندوب المشتريات‬ ‫األسم :-‬ ‫التوقيع :-‬ ‫التاريخ :-‬ ‫ملحوظة إذا لم يصلنا رد خالل أسبوع من تاريخه يعتبر اعتذار عن التوريد‬ ‫ختم الشركة‬
  • 64. ‫تعريف إدارة المشتريات:‬ ‫• "الوظيفة المسؤلة عن تخطيط ومراقبة تنفيذ مختلف األنشطة‬ ‫المتعلقة بدورة الموارد من الوقت الذي تطلب فيه إلي الوقت‬ ‫الذي تسلم فيه إلي جهات الطلب أو جهات األستخدام"‬ ‫• أو "هي اإلدارة التي تقوم بتأمين إحتياجات المنشأة بجميع‬ ‫احتياجتها من البضائع االزمة لعملية البيع وكذلك ما يلزمها‬ ‫من مهمات وأدوات وخدمات تساعد اإلدارة في تسهيل مهمة‬ ‫اإلدارة لتحقيق أهداف المنشأة".‬
  • 65. ‫أهم الفروق بين السلعة والخدمة‬ ‫م‬ ‫السلعة‬ ‫الخدمة‬ ‫1‬ ‫المنتج مادي ملموس‬ ‫غير مادي وغير ملموس‬ ‫2‬ ‫الملكية تنتقل بمجرد الشراء‬ ‫الملكية عامة ال تنتقل‬ ‫3‬ ‫يمكن إعادة بيع المنتج‬ ‫الخدمة اليمكن إعادة بيعها‬ ‫4‬ ‫يمكن عرض المنتج‬ ‫عادة اليمكن عرض المنتج قبل شراؤها‬ ‫5‬ ‫يمكن تخزينها بواسطة البائع أو المشتري‬ ‫عادة يصعب تخزينها‬ ‫6‬ ‫المنتج يمكن نقله‬ ‫عادة يصعب النقل‬ ‫7‬ ‫االتصال غير مباشر بين الشركة والعميل‬ ‫في معظم الحاالت اآلتصال مباشر‬ ‫8‬ ‫اإلنتاج والتوصيل يكونا في مكانين مختلفين‬ ‫اإلنتاج والتوصيل يكونا في نفس المكان‬ ‫9‬ ‫يحتاج إلي كمية كبيرة من المخزون‬ ‫يحتاج إلي كمية قليلة نسبيا من المخزون‬ ‫01‬ ‫إمكانية تقويم العمل‬ ‫في معظم األحيان اليمكن تقويم العمل‬ ‫11‬ ‫يكن قياس اإلنتاجية لفترة معينة‬ ‫اليمكن ذلك‬
  • 66. ‫واجبات إدارة المشتريات‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫تحديد األحتياجات‬ ‫تحديد مصادر الشراء‬ ‫تحديد السعر من خالل المفاوضات مع الموردين للوصول إلي أفضل‬ ‫األصناف واألسعار والشروط‬ ‫إصدار أوامر الشراء‬ ‫متابعة أمر الشراء‬ ‫مراجعة الفواتير‬ ‫فحص واستالم البضاعة مع الفاتورة‬ ‫حفظ الملفات والوثائق والمعلومات‬ ‫• واجبات أخري مثل الفحص واألستالم التخلص من العادم والتالف‬
  • 67. ‫دورة الشراء‬ ‫إصدار‬ ‫طلب‬ ‫الشراء‬ ‫الشعور‬ ‫بالحاجة‬ ‫للشراء‬ ‫اإلجراءا‬ ‫ت‬ ‫التكميلية‬ ‫الموافقة‬ ‫علي‬ ‫طلب‬ ‫الشراء‬ ‫الفحص‬ ‫واألستالم‬ ‫دورة الشراء‬ ‫التحقق‬ ‫من توافر‬ ‫اإلعتمادا‬ ‫ت‬ ‫متابعة‬ ‫التوريد‬ ‫فحص‬ ‫الطلب‬ ‫ومراجعة‬ ‫البيانات‬ ‫دعوة‬ ‫الموردين‬ ‫للتقدم‬ ‫بالعرو‬ ‫ض‬ ‫اختيار‬ ‫الموردين‬ ‫وإصدار‬ ‫أمر‬ ‫التوريد‬
  • 68. ‫دورة الشراء‬ ‫• عند وصول رصيد السلعة إلي حد الطلب وبعد التأكد من‬ ‫عدم وجود الصنف أو بديل مناسب بالمخازن . ترسل‬ ‫المخازن طلب شراء إلدارة المشتريات‬ ‫• ثم تقوم إدارة المشتريات بحصر الموردين وإرسال طلبات‬ ‫عروض أسعار للموردين ترسل األصول وتسجل بريد‬ ‫صادر بالسكرتارية وتحفظ الصور بملف طلبات عروض‬ ‫أسعار للموردين‬ ‫• يقوم كل مورد بأرسال عرض األسعار الخاص به يسجل‬ ‫بريد وارد بالسكرتارية وتسلم عروض األسعار إلدارة‬ ‫المشتريات عن طريق إدارة السكرتارية‬
  • 69. ‫تابع دورة الشراء‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫تقوم إدارة المشتريات بعمل كشف تفريغ لعروض األسعار لتسهيل‬ ‫عملية المقارنة بين الموردين‬ ‫تتم المقارنة من خالل تقييم الجودة واألسعار والوقت والكمية‬ ‫والمورد(إمكانياته المالية والفنية) .‬ ‫شروط الدفع والتسليم وخدمات ما بعد البيع .‬ ‫نتيجة التقييم السابق يتم إختيار المورد األنسب لظروف المنشأة‬ ‫وإرسال أمر التوريد (الطلبية) له والذي يمثل عقد ملزم للطرفين‬ ‫ويرسل األصل بعد أن يسجل في البريد الصادر بالسكرتارية‬ ‫ومن الصورة يسجل في كارت المورد وفي سجل طلبيات الموردين‬ ‫وتحفظ صورة في ملف الطلبيات (أوامر التوريد) وصورة في ملف‬ ‫المورد.‬
  • 70. ‫تابع دورة الشراء‬ ‫• يقوم المورد بإرسال رسالة قبول الطلبية وتسجل بريد وارد‬ ‫بالسكرتارية بما يفيد تأكيد إستالمه أمر التوريد وتسلم‬ ‫للمشتريات للحفظ‬ ‫• يقوم المورد بإرسال البضاعة+ إذن تسليم وإستالم (أصل‬ ‫وصورة) + الفاتورة.‬ ‫• تقوم إدارة المخازن بالتوقيع علي إذن التسليم (األصل) ويرد‬ ‫إلي المورد بما يفيد اإلستالم المبدئي ثم تشكل لجنة للفحص‬ ‫واألستالم وعمل محضر فحص وأستالم الذي يحدد فيه‬ ‫درجة صالحية البضاعة ومطابقة األصناف للمواصفات‬ ‫الواردة للشركة.‬
  • 71. ‫تابع دورة الشراء‬ ‫• وفي حالة الموافقة علي البضاعة يقوم أمين المخزن بعمل‬ ‫إذن اإلضافة بناءا علي أذن التسليم ومحضر الفحص‬ ‫واألستالم وإضافتها في كروت األصناف.‬ ‫وفي حالة عدم مطابقة األصناف للمواصفات المطلوبة يتم‬ ‫ردها اإلي العميل وتحرير إذن إرتجاع أصناف أو رسالة‬ ‫شكوي‬ ‫حسب الموقف وترسل للمورد لحل المشكلة.‬
  • 72. ‫تابع دورة الشراء‬ ‫• بالنسبة للفاتورة (األصل) تراجع في إدارة المشتريات‬ ‫وتسجل بياناتها في كارت المورد وفي سجل فواتير الشراء‬ ‫وتحفظ صورة في ملف المورد او ملف فواتير الشراء .‬ ‫يرسل أصل الفاتورة مرفق بها (صورة طلب الشراء –‬ ‫عرض األسعار- صورة من كشف التفريغ لعروض األسعار-‬ ‫أمر التوريد- إذن التسليم – محضر الفحص واالستالم- إذن‬ ‫اإلضافة )إلدارة الحسابات للمراجعة والتسجيل والسداد‬ ‫للمورد وعند السداد تسجل في كارت المورد بأدارة‬ ‫المشتريات .‬
  • 73. ‫أهم السجالت والملفات المستخدمة في إدارة‬ ‫المشتريات والمخازن‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫ملفات كروت المخازن‬ ‫ملفات طلبات الشراء‬ ‫ملف طلبات عروض األسعار‬ ‫ملف عروض األسعار الواردة . وكشوف تفريغ عروض األسعار‬ ‫سجل طلبيات الموردين(ملف أوامر التوريد الصادرة ).‬ ‫ملف أذون التسليم واألستالم للبضاعة.‬ ‫ملف مراسالت متبادلة مع الموردين (بخالف الملف الموجود بإدارة السكرتارية).‬ ‫ملف قوائم األسعار‬ ‫ملف فواتير الشراء.‬ ‫ملف كروت الموردين.‬
  • 74. ‫تابع أهم السجالت والملفات المستخدمة في إدارة‬ ‫المشتريات والمخازن‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫سجل الموردين وبياناتهم.‬ ‫ملفات لوكالء الشراء.‬ ‫ملف احصائيات المشتريات الفترية أو الجفرافية.‬ ‫ملفات لمندوبي المشتريات.‬ ‫ملفات للبحوث والدراسات التسويقية.‬ ‫ملفات تقارير وكالء الشراء.‬ ‫ملفات تقاريرعن المعارض التي زارها مندوبي الشركة لمعرفة أحدث األتجاهات في األسواق.‬ ‫ملفات الفحص واألستالم.‬ ‫ملفات محاضر الجرد.‬ ‫ملفات أذون اإلضافة.‬ ‫ملفات أذون الصرف من النخازن.‬ ‫ملفات أذون أرتجاع أصناف للموردين.‬
  • 75. ‫حالة عملية‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫بفرض أنك موظف بأدارة المشتريات بشركة الوفاء التجارية 0 33ش‬ ‫األمل السادات)‬ ‫وتقوم شركتك باألتجار في األجهزة المنزلية الكهربائية وأرادت‬ ‫الشركة شراء األصناف اآلتية :‬ ‫54 ثالجة كريازي 21 قدم رقم 21415‬ ‫52 غسالة فول أتوماتيك 42 بؤنامج رقم 42435‬ ‫المطلوب: شرح وتحرير المستندات الالزمة إلتمام هذة العملية سواء‬ ‫الداخلية أو التي يتم تبادلها المشتري مع البائع‬ ‫الحظ أن العمل يبدأ من بطاقة الصنف التي تظهر رصيد الصنف عند‬ ‫حد الطلب .‬
  • 77. ‫تعريف إدارة السكرتارية‬ ‫• هي حلقة الوصل بين اإلدارة العليا واألدارات األخري‬ ‫بالشركة من جانب وبين الشركة والعالم الخارجي من جانب‬ ‫آخر وهي اإلدارة المعاونة لجميع األدارات األخري الموجودة‬ ‫بالشركة .‬ ‫• وذلك من خالل تنظيم وتسهيل والحفاظ علي تدفق المعلومات‬ ‫من وإلي اإلدارة .‬ ‫• وكلمة سكرتير مشتقة من الكلمة األنجليزية ‪secretary‬‬ ‫والمشتقة من كلمة ‪secret‬اي "سر" .‬
  • 78. ‫تعريف السكرتير‬ ‫• الموظف الذي يقوم بمساعدة رئيسه في حفظ أسراره‬ ‫وترتيب أعماله وتسجيل معلوماته وتنظيم وقته بسهولة‬ ‫ويسر .‬ ‫• وتتمثل أعمال السكرتير في معالجة البريد الوارد‬ ‫والصادر وأستقبال الزوار والرد علي الهاتف وفي‬ ‫أعمال الطباعة وفي الحفظ والتصنيف وتجميع‬ ‫المعلومات ..... وغيرها‬
  • 79. ‫شكل يوضح عالقة إدارة السكرتارية باالدارات‬ ‫األخري‬
  • 80. ‫مسئوليات وواجبات السكرتير‬ ‫• السكرتير الناجح يجب أن يمتلك مهارات متميزة ولديه القدرة‬ ‫علي تحمل المسؤلية من واقع قدرتة علي المبادرة وسالمة‬ ‫الحكم والقدرة علي اتخاذ قرارات سليمة في نطاق عمله.‬
  • 81. ‫األعمال التي يقوم بها السكرتير‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫معرفة مدير/ المكتب‬ ‫تنظيم أعمال اليوم وتحليلها‬ ‫إقامة عالقة طيبة مع الزمالء اآلخرين.‬ ‫إعداد البريد الصادر والوارد.‬ ‫معالجة معلومات المكتب ومصادرها.‬ ‫تحديد متنظيم المواعيد.‬ ‫إستقبال الزوار وتوديعهم.‬ ‫تنظيم وتصنيف المراسالت.‬ ‫ترتيب السفريات.‬ ‫تلقي التعليمات باالختزال وإعادة الكتابة.‬ ‫تنظيم األجتماعات.‬
  • 82. ‫األعمال التي يقوم بها السكرتير‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫حضور اإلجتماعات وتدوين محاضر اإلجتماعات.‬ ‫إعداد وكتابة التقارير.‬ ‫نقل ما يسجله الدكتافون.‬ ‫إستخدام آلة التصوير والفاكس والتلكس والحاسب اآللي.‬ ‫إستخدام الهاتف وتسجيل البيانات الهاتفية.‬ ‫القيام باألعمال الروتينية والمكتبية.‬ ‫إعداد طلب المواد واألدوات المكتبية.‬ ‫اإلحتفاظ بالمصروفات النثرية.‬ ‫تنسيق المكتب.‬ ‫حفظ الملفات والمستندات.‬ ‫اإلشراف علي أعمال الصيانة والنظافة الدورية للمكتب.‬ ‫تدريب الكرتيرات المبتدئات واإلشراف عليهن.‬ ‫القيام باألعمال الشخصية للمدير.‬ ‫األشراف علي توجيه القائمين علي المشروبات والمأكوالت داخل المكتب.‬
  • 84. ‫الصفات الواجب توافرها في السكرتير‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫أوال : الصفات الشخصية‬ ‫أن يكون صادقا أمينا يحفظ أسرار المؤسسة.‬ ‫أن يتميز باللباقة وحسن التصرف.‬ ‫أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة وحسن األستماع.‬ ‫أن يكون قوي الثقة بنفسه ولديه السرعة واألتقان في أنجاز األعمال.‬ ‫ثانيا : الصفات العلمية‬ ‫أن يكون حاصال علي شهادة تؤهله ألعمال السكرتارية‬ ‫أن يكون واسع األطالع وملما باألنظمة والقوانين المطبقة في المؤسسة.‬ ‫أن يكون قادرا علي التعبير بلغة صحيحة باألضافة إلي التمكن من اللغة‬ ‫األنجليزية.‬
  • 85. ‫الصفات الواجب توافرها في السكرتير‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫ثالثا : الصفات العملية‬ ‫الطباعة والنسخ والتصوير واألمالء.‬ ‫معاجة البريد الوارد والصادر.‬ ‫إستعمال اآلالت الحديثة.‬ ‫مهارة التصال ومهارة تحديد المواعيد.‬
  • 86. ‫تطبيق متطلبات األمن المكتبي‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫األمن المكتبي:‬ ‫إن أحساس الفرد باألمن والسالمة أثناء تأدية عمله يؤدي اإي مزيد من الجهد‬ ‫والعطاء للمؤسسة .‬ ‫من مشكالت األمن المكتبي :‬ ‫مثل ترك اآللة في وضع تشغيل طوال اليوم فيجب علي السكرتيرة مراعاة وضع‬ ‫اآللة في حالة انتظار حتي ال تفاجأ بتوقف اآللة عن العمل.‬ ‫وقوع أجسام من المكتب أو كبائن الحفظ نيجة عدم وضعها بطريقة صحيحة.‬ ‫التوضع كبائن الحفظ خلف البواب أو بأتجاه سير األفراد.‬ ‫وضع شاشة الكمبيوتر مواجة للجالس وال تكون اإلضاءة معاكسة لها كذلك لوحة‬ ‫المفاتيح غير المعة وكابالت السالك معزولة ومنفصلة عن اتجاه سير األفراد.‬
  • 87. ‫واألمن الشخصي‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫األمن الشخصي:‬ ‫هو عبارة عن عناية السكرتيرة بنفسها مثل :‬ ‫عدم ارتداء أحذية ذات كعب علي حتي ال تتعرض للسقوط.‬ ‫عدم ارتداء المالبس الضيقة والقصيرة ألنها التساعد علي‬ ‫الحساس بالراحة خالل يوم العمل.‬ ‫أسلوب تصفيف الشعر ولبس حلي زائد وطول أظافراليد كلها‬ ‫أمور التساعد السكرتيرة علي القيام بعملها بصورة مناسبة‬ ‫وتسبب الكثير من المشاكل.‬
  • 88. ‫واجبات ومهام السكرتير‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫أوال : ترتيب العمل اليومي :‬ ‫يجب علي السكرتير ترتيب العمل اليومي حسب األولويات التي‬ ‫يحتاجها العمل (األهم- المهم- األقل أهمية)ويراعي أيضا الوقت‬ ‫المخصص ألداء هذة األعمال حتي تتم بكفاءة وفاعلية وأيضا مراعاة‬ ‫منحي الجهد اه ففي الصباح يكون الجهد مرتفع نتيجة األحساس‬ ‫بالنشاط والحماس للعمل‬ ‫ فيتم القيام باألعمال الصعبة التي تحتاج اإي تركيز.‬‫وفي فترة الظهيرة يقل الجهدويبدأالمنحي في األنخفاض ويتم القيام‬‫باألعمال السهلة مثل الحفظ.‬ ‫ في المساء يبدأ المنحي في الرتفاع مرة ثانية ويتم القيام باألعمال‬‫المهمة أيضا.‬
  • 89. ‫منحني الجهد‬ 5 4.5 4.4 4 3.5 3 Column1 Series 2 2.5 Column2 2 Column3 1.5 1 0.5 0 Category 1 Category 2 ‫في الصباح‬ Category 3 ‫في الظهيرة‬ Category 4 category5 category6 ‫في المساء‬
  • 90. ‫ثانيا: تنسيق مواعيد المدير:‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫يتم تحديد وتسجيل مواعيد المقابالت في المفكرة‬ ‫الوسائل التي يمكن بها تحديد المواعيد‬ ‫الهاتف‬ ‫الرسائل الشخصية‬ ‫الحضور الشخصي للزائر‬ ‫السكرتير الشخصي الزائر‬ ‫:‬
  • 91. ‫قبل جدولة المواعيد يجب علي السكرتير مراعاة‬ ‫اآلتي‬ ‫• 1.أن يكون السكرتير علي علم باألوقات التي يفضلها المدير‬ ‫لمقابلة الزوار‬ ‫• 2.تخصيص الوقت المناسب لكل مقابلة‬ ‫• 3.عند ألغاء موعد تم تحديدة من قبل يجب علي السكرتير‬ ‫تبليغ الزائر قبلها بوقت كاف بهذا األلغاء مع األعتذار له‬ ‫وتحديد موعد في أقرب فرصة مع عدم األفصاح عن أي‬ ‫معلومات سرية أو شخصية‬
  • 92. ‫مفكرة أوأجندة المواعيد‬ ‫مواعيد يوم ........الموافق .../..../0002‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫03.7‬ ‫00.8‬ ‫00.9‬ ‫03.9‬ ‫00.01‬ ‫00.11‬ ‫03.11‬ ‫00.21‬ ‫03.21‬ ‫00.1‬ ‫03.1‬ ‫00.2‬ ‫03.2‬ ‫00.3‬ ‫00.4‬
  • 93. ‫ثالثا : تنسيق وترتيب حجرة المدير :‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫.ترتيب األثاث بطريقة تتسم بالبساطة واألناقة واألستخدام‬ ‫الجيد لمساحة المكان.‬ ‫2.إستخدام الزهور في تجميل المكان.‬ ‫3.إنسجام األلوان المستخدمة في حجرة المدير.‬ ‫4.توفير اإلضاءة والتهوية الصحيحة والتدفئة في المكان.‬ ‫5.ترتيب وضع األجهزة واألدوات في حجرة المدير.‬ ‫6.عمل لوحات توضيحية وإرشادية ووضعها في مكان‬ ‫ظاهر.‬
  • 94. ‫رابعا : إستقبال الزوار:‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫.يجب علي السكرتير الترحيب بالزوار وأن يكون لبقا ذكيا في التعامل‬ ‫معهم وأن يشعر الزائر بإهتمام المؤسسة به. لذلك يجب أتباع األتي :‬ ‫1.اإلهتمام بقاعة استقبال الزوار من حيث األثاث والنظافة.‬ ‫2.االنصات للزائر واألهتمام به وحسن معاملته.‬ ‫3.المظهر الجيد للسكرتير.‬ ‫4.يمكن توزيع كتيبات ونشرات عن مشاريع الشركة.‬ ‫5.االلمام باألنماط المختلفة للزائرين وخصائصهم وسلوكهم.‬
  • 95. ‫الجدول اآلتي يبين بعض أنماط األفراد وكيفية‬ ‫التعامل معهم :‬ ‫خصائص الزائر‬ ‫متردد‬ ‫سلوكه‬ ‫اليستقر علي رأي ثابت‬ ‫منخفض الذكاء‬ ‫ال تغريه األفكار الجديدة‬ ‫زائر مشاهد‬ ‫يدخل الشركة لمجرد التسلية‬ ‫والمشاهدة‬ ‫زائر تقليدي‬ ‫مشاكس‬ ‫يهتم جدا بالتفاصيل‬ ‫كثير األعتراض‬ ‫حاسم‬ ‫يصغي ويستمع‬ ‫ذكي‬ ‫يقدم اعتراضات بناءة‬ ‫كيفية التعامل معه‬ ‫معونة علي معرفة ما يريد وازالة‬ ‫تردده‬ ‫مجاراتة واألعتماد علي الخبرات‬ ‫السابقة‬ ‫خلق الرغبة للتعامل مع الشركة‬ ‫مع شرح المزايا التي تعود عليه‬ ‫عند التعامل معنا‬ ‫استمر في موقفك اإليجابي‬ ‫اقناعه بوجود رد علي كل‬ ‫األعتراضات‬ ‫يحتاج إلي عناية ومنطقية في‬ ‫الحديث‬ ‫كن يقظا منتبها‬
  • 96. ‫خامسا : استخدام اآلالت المكتبية الحديثة:‬ ‫1.‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫.آلة التصوير:‬ ‫معرفة الطريقة التي يتم بها تصوير الورق وأنواع األوراق ومكان وضع األوراق‬ ‫في الدرج وكيفية تصوير عدة نسخ وتكبير الصورة وتصغيرها.‬ ‫2.الفاكس :‬ ‫يصور عن بعد صورة طبق األصل (صورة فاكس) يتم نقلها عبر أسالك‬ ‫التليفون .‬ ‫في حالة األستقبال : بمجرد أن يدق جرس جهاز الفاكس يقوم السكرتير بفتح الخط‬ ‫الستقبال الفاكس المرسل ويسجل في دفتر البريد الوارد مع توخي الحذر عند‬ ‫فصل الرسالة التي تم استقبالها حتي ال تتمزق .‬ ‫في حالة اإلرسال : يتم طلب رقم الفاكس المرسل إليه الرسالة ثم ينتظر حتي‬ ‫يصدر صوت معين من الجهاز يوضح أن الخط مفتوح لدي المستقبل الستقبال‬ ‫الفاكس ثم يعطي أمر أبدأ علي جهاز الفاكس ويسجل الفاكس المرسل في دفتر‬ ‫البريد الصادر .‬
  • 97. ‫تابع استخدام اآلالت المكتبية الحديثة‬ ‫3..التليفون : يجب علي السكرتير أن يأخذ في األعتبار المور التالية عند التحدث في التليفون‬ ‫• - التحدث بأسلوب هاديء وواضح‬ ‫• - السرعة في اإلجابة والرد علي التليفون والحفاظ علي سرية األتصال.‬ ‫• -األصغاء وعدم المقاطعة في الحديث وعدم أنهاء المكالمة إذا كان مستقبال لها‬ ‫• أوال: عند استقبال مكالمة تليفونية :‬ ‫• الرد بسرعة عند الرنة الثانية.‬ ‫• ويعلن السكرتير عن اسمه واسم الشركة واإلدارة التابع لها .‬ ‫• أن يسجل المكالمة في نموذج محادثة تليفونية المعد لذلك موضحا اسم المتحدث وسبب األتصال‬ ‫ووقت األتصال وعنوان المتصل .‬ ‫• أن يع المتحدث ينهي المكالمة.‬ ‫• وضع الهاتف بشكل يسمح بأستخدام اليد اليمني في الكتابة والسماعة في اليد اليسري .‬ ‫• إنهاء المكالمة بعبارة بسيطة .‬
  • 98. ‫تابع استخدام اآلالت المكتبية الحديثة‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫ثانيا : التحضير لمكالمة تليفونية :‬ ‫1- تسجيل أرقام التليفونات في مفكرة .‬ ‫2- اعداد المستندات التي سيتم استخدامها .‬ ‫3- قبل البدء بالحديث يعرف السكرتير نفسه ومؤسسته.‬ ‫4- تحضير ورقة وقلم لتدوين أي مالحظات من المتحدث إليه.‬ ‫5- مراعاة اختيار الوقت المناسب الجراء المحادثة التليفونية.‬ ‫6- تحديد المواضيع التي تتم بشأنها المكالمة مسبقا.‬ ‫7- عمل دليل تليفوني ليسهل عمل السكرتير وكذلك دليل تليفون‬ ‫العمالء والموردين للشركة.‬ ‫8- عدم استخدام التليفون في األغراض الشخصية.‬
  • 99. ‫صفحة من مذكرة محادثة تليفونية‬ ‫تليفونيا‬ ‫•‬ ‫مذكرة محادثة‬ ‫•‬ ‫التاريخ : ----------------------‬ ‫شخصيا‬ ‫الوقت : -----------------‬ ‫يرجى معاودة‬ ‫األتصال‬ ‫سيتم األتصال الحقا‬ ‫يريد القيام بزيارة‬ ‫للمعرفة‬ ‫للعمل‬ ‫الموضوع : ----------------------------------‬ ‫مضمون الرسالة :‬ ‫•‬ ‫--------------------------------------------------------‬‫--------------------------------------------------------‬‫تم أخذ المكالمة من : -------------------------------------‬ ‫القسم : -------------------------------‬ ‫النجازها من :‬ ‫الشخص المسئول : -----------------------‬
  • 100. ‫تابع استخدام اآلالت المكتبية الحديثة‬ ‫• 4. الكمبيوتر :‬ ‫• استخدام الكمبيوتر يوفر الجهد والوقت والمال وعلي معالجة‬ ‫البيانات والمعلومات بسرعة مذهلة واألحتفاظ بها واالحصول‬ ‫عليها بطريقة سريعة وفعالة وأيضا ساعد في أتخاذ القررات‬ ‫السريعة والدقيقة والحصول علي بدائل ووسائل متعددة في‬ ‫حل المشكالت .‬
  • 101. ‫سادسا : كتابة الرسائل والتقارير :‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫أوال : الرسائل :‬ ‫تعتبر الرسائل ون وسائل األتصال الهامة‬ ‫من صفات الرسالة الجيدة : األختصار – الوضوح –‬ ‫السهولة – الذوق واللباقة‬ ‫أنواع الرسائل : رسائل شخصية – رسائل حكومية –‬ ‫رسائل تجارية .‬ ‫أنواع الرسائل التجارية : تنقسم إلي : رسالة تجارية عادية –‬ ‫المذكرة – بطاقة البريد .‬
  • 102. ‫تابع كتابة الرسائل والتقارير :‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫أجزاء الرسالة التجارية :‬ ‫1- رأس الرسالة ويتكون من :‬ ‫إسم المنشأة وعنوانها – نوع النشاط التي تقوم به .‬ ‫بيانات أخري عن المنشأة مثل ت (تليفون) – ص.ب (رقم صندوق بريد)- س.ت (رقم سجل تجاري) –‬ ‫ع.ب (العنوان البرقي)‬ ‫تاريخ الرسالة‬ ‫رقم الرسالة‬ ‫ملخص موضوع الرسالة‬ ‫2- إسم وعنوان المرسل إليه‬ ‫مرفقات‬ ‫4- موضوع الرسالة‬ ‫3- التحية األفتتاحية‬ ‫6- التوقيع‬ ‫5- التحية الختامية‬
  • 103. ‫نموذج تخطيطي لرسالة تجارية‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫اسم الراسل‬ ‫عنوان الراسل‬ ‫س. ت :‬ ‫ص. ب :‬ ‫عنوان برقي :‬ ‫تحريرا في : / /‬ ‫الرجاء عند الرد ذكر الرقم : ------‬ ‫السيد/ اسم المرسل إليه‬ ‫----------------‬‫البلد‬ ‫عنوان المرسل إليه‬ ‫التحية األفتتاحية‬ ‫الموضوع -----------------------------------------------------‬ ‫التحيةالختامية‬ ‫التوقيع‬ ‫اسم الراسل‬ ‫وظيفته‬ ‫المرفقات‬ ‫ت:‬ ‫فاكس :‬ ‫بريد ألكتروني :‬ ‫بشأن : --------‬
  • 104. ‫تابع كتابة الرسائل والتقارير :‬ ‫ثانيا : التقارير : تقرير هو عرض المعلومات والحقائق •‬ ‫الخاصة بموضوع معين عرضا مبسطا واستخالص النتائج‬ ‫والتوصيات واألقتراحات التي تتوافق مع نتائج التحليل .‬ ‫•‬ ‫أنوع التقارير : ( رسمية – غير رسمية – (.‬ ‫شبه رسمية‬ ‫مكونات التقرير : صفحة العنوان – الملخص – صفحة •‬ ‫المحتويات- المقدمة – محتوي التقرير – األستنتاجات –‬ ‫التوصيات – الملحق والمرفقات – قائمة المصادر – قائمة‬ ‫الموضوعات .‬
  • 105. ‫سابعا : معالجة البريد الوارد والصادر :‬ ‫•‬ ‫معالجة البريد الوارد والخطابات :‬ ‫خطوات معالجة البريد الوارد : •‬ ‫1. استالم المنشأة للبريد الوارد ويتم ترقيمه . •‬ ‫2. فتح البريد ماعدا السرية والشخصية. •‬ ‫3. تسجيل البريد في دفتر البريد الوارد وختمها بختم الوارد. •‬ ‫4. فرز البريد. •‬ ‫• 5. تسليم المراسالت إلي اإلدارات المختصة.‬
  • 106. ‫دفتر البريد الوارد‬ ‫شركة النيل لتجارة كماليات الدراجات‬ ‫299 شارع كورنيش النيل – مصر القديمة‬ ‫القاهرة‬ ‫دفتر البريد الوارد ----------------------------------------------‬ ‫الصفحة ------------‬ ‫التاريخ‬ ‫اسم الراسل‬ ‫نوع الرسالة‬ ‫رقم الرسالة‬ ‫القسم المختص‬ ‫اسم المستلم‬
  • 107. ‫معالجة البريد الصادر :‬ ‫• هو كل ما يصدر عن الشركة من مراسالت إي عمالئها او المؤسسات األخري‬ ‫•‬ ‫خطوات معالجة البريد الصادر:‬ ‫1. إعداد الرسالة وكتابتها وطباعتها •‬ ‫2. فهرسة الرسالة وترقيمها •‬ ‫3. توقيع الرسالة •‬ ‫4. التسجيل في دفتر البريد الصادر •‬ ‫5. وضع الرسالة في مظروف •‬ ‫6. طباعة عنوان المرسل إليه علي الغالف •‬ ‫7. إرسال الرسالة عن طريق البريد •‬ ‫• 8. اإلحتفاظ بنسخ من المراسالت الصادرة‬
  • 108. ‫دفتر البريد الصادرد‬ ‫شركة النيل لتجارة كماليات الدراجات‬ ‫299 شارع كورنيش النيل – مصر القديمة‬ ‫القاهرة‬ ‫دفتر البريد الصادر ----------------------------------------------‬ ‫الصفحة ------------‬ ‫التاريخ‬ ‫اسم المرسل إليه‬ ‫نوع الرسالة‬ ‫رقم الرسالة‬ ‫القسم المختص‬ ‫اسم المستلم‬
  • 109. ‫ثامنا : التصنيف والترتيب والفهرسة والحفظ‬ ‫طرق التصنيف وأشكاله : التصنيف الجغرافي والموضوعي •‬ ‫والتاريخي واإلسمي والشكلي‬ ‫أشكال الترتيب (الترميز) : رقمي – أبجدي – رقمي وأبجدي •‬ ‫أشكال الفهارس : الفهرس المجلد – فهرس البطاقات السائبة – فهرس •‬ ‫البطاقات المرئية (المنظورة) – فهرس البطاقات الرئيسية.‬ ‫أما بالنسبة للحفظ : يتم أستخدام ملف لكل مستند او ملف لكل عملية •‬ ‫بادارة معينة ويراعي استخدام الفواصل داخل الملف للفصل بين‬ ‫األوراق .‬ ‫• معدات وأجهزة الحفظ: كبائن الحفظ- الرفوف- مكتبة الحائط-‬ ‫الدواليب المعدنية- الميكروفيلم وغيرها.‬
  • 110. ‫تاسعا : بعض أعمال السكرتير األخري :‬ ‫• -القيام بالتسهيالت المختلفة واالتصاالت االزمة عند سفر‬ ‫المدير أو عند وصوله أو عند وصول الشخصيات الهامة.‬ ‫2- تنظيم األجتماعات (قبل – بعد - أثناء). •‬ ‫3- تنظيم حفالت األستقبال . •‬ ‫4- عرض النشرات والتعليمات اإلدارية علي الموظفين . •‬ ‫• 5- متابعة إجراءات الصيانه الفنيه لالالت الموجودة بالشركة‬ ‫عن طريق المختصصين .‬
  • 111. ‫كارت الصنف‬ ‫•‬ ‫س.ت شركة النيل لتجارة كماليات الدراجات‬ ‫299 شارع كورنيش النيل – مصر القديمة‬ ‫قطاع الموارد البشرية والشئون اإلدارية‬ ‫اإلدارة العامة لشئون العاملين‬ ‫إدارة السكرتارية‬ ‫التاريخ‬ ‫الوارد‬ ‫اسم الصنف‬ ‫المنصرف‬ ‫الرصيد‬ ‫الوحدة‬ ‫البيان‬ ‫االسم‬ ‫التوقيع‬
  • 112. ‫ملفات قسم السكرتارية‬ ‫• - ملف الرسائل الهاتفية .‬ ‫2- ملف المذكرات والتقارير . •‬ ‫3- ملف محاضر األجتماعات . •‬ ‫4- ملف كروت صنف لالدوات المكتبية. •‬ ‫5- سجل البريد الوارد . •‬ ‫6- سجل البريد الصادر . •‬ ‫7- ملف صيانة األجهزة . •‬ ‫8- ملفات النشرات والتعليقات . •‬ ‫• 9- فهرس عناوين العمالء والموردين .‬
  • 113. ‫العاشر : عمل كروت صنف األدوات المكتبية :‬ ‫يجب علي السكرتير عمل كروت صنف األدوات المكتبية •‬ ‫التي توجد بإدارة السكرتارية ويتبع اآلتي :‬ ‫1- يسجل الوارد والمنصرف من كل صنف علي حدة وذلك •‬ ‫لمعرفة الرصيد المتبقي من األصناف .‬ ‫2- يقوم بإعداد كارت صنف لكل صنف مع بيان سبب •‬ ‫السحب من الصنف .‬ ‫3- يتم التسجيل في كارت الصنف يدويا أو آليا بأستخدام •‬ ‫الكمبيوتر حسب طبيعة العمل بإدارة السكرتارية.‬
  • 114. ‫‪Company‬‬ ‫‪LOGO‬‬ ‫الباب : السادس‬ ‫الربط بين اإلدارات‬ ‫المختلفة بالشركة‬
  • 115. ‫التقويم‬ ‫• 1- انواع الهياكل التنظيمية:‬ ‫الخط الواحد - الهيكل األستشاري –هيكل الخطوط المتعددة‬ ‫2-‬