Ini adalah langkah-langkah praktis dalam pengelolaan akreditasi di POKJA UKM, gak ribet, gak musingin

1. 7 LANGKAH
KEGIATAN UKM
Nanang Ruhyana
(Pendamping POKJA UKM)

2. 1. Mengiventarisir semua kegiatan yang masuk
dalam pokja UKM
• Dalam perannya pokja UKM terbagi dalam 2 bagian (Permenkes 75
tahun 2014).
• Ada yang esensial dan pengembangan.
• Sebaiknya inventarisir dahulu kegiatan yang esensial barulah yang
pengembangan.
• UKM esensial : adalah Promkes, Kesling, KAI dan KB, Gizi, Pencegahan
dan pengendalian penyakit
• UKM pengembangan : upaya yang sifatnya inovatif dan / bersifat
ekstensifikasi dan intensifikasi pelayanan sesuai prioritas masalah
pelayanan dan potensi sumber daya di wilayah kerjanya.

3. 2. Membagi habis tugas yang ada sesuai dengan
kapasitas dan kemampuan (kompetensi) pengelola
program
• Tidak ada satu orang pelaksana pun dalam pokja UKM yang tidak
kebagaian tugas dalam menyelesaikan kegiatan UKM.
• Semua staf mendapat tugas yang sesuai dengan program dan
kapasitas tanggung jawabnya. Ini memang sedikit sulit menimbang di
beberapa puskesmas masih kekurangan SDM. Tetapi setidaknya bisa
mensiasati dengan frekuensi waktu dan jadwal kegiatan yang
berimbang

4. 3. Membuat jadwal kegiatan sesuai dengan agenda
dalam rencana kegiatan induk puskemas (RPK)
• Jadwal kegiatan menjadi penting mengingat kelompok sasaran kita
adalah masyarakat dengan beragam aktifitas.
• Penjadwalan disesuaikan dengan sasaran yang ada. Misal, untuk
sasaran ibu-ibu bisa dilakukan pada sore hari seperti kelas ibu hamil.
• Untuk sasaran penyuluhan bisa dilaksanakan pada malam hari
• Pola penjadwalan ini juga tentunya di buat serinci mungkin sampai
pada tempat dan siapa PJ nya.

5. 4. Informasikan ke masyarakat (bukti
sosialisasi)
• Setelah jadwal dibuat lalu sampaikan jadwal tersebut kepada sasaran
yang akan dituju berikut dengan kontak person PJ UKM nya. Karena
bila terjadi perubahan jadwal akan dengan mudah mengkonfirmasi
nya.
• Teknik informasi jadwal ini bisa melalui surat
kemudian sarankan di tempel pada papan
pengumuman desa atau kantor desa setempat.
• Gunakan sistem informasi radio untuk disiarkan secara berkala. Atau
melalui media lain seperti MEDSOS (FB Group, WA Group, SMS, dll)

6. 5. Laksanakan kegiatan sesuai arahan program
• Dalam pelaksanaan kegiatan apapun tentunya ada kerangka
acuan dan SOP nya.
• Maka kerjakan sesuai dengan petunjuknya.
• Bila dilapangan terjadi hal-hal diluar panduan sebaiknya di kondisikan
semaksimal mungkin sesuai jalur.
•Catat semua kendala dalam pelaksanaan
guna dibahas dalam evaluasi kegiatan.

7. 6. Rekap semua bukti pelaksanaan pokja UKM
(dokumentasikan).
• Setelah kegiatan berjalan. Dokumentasikan semuanya secara
menyeluruh. Seperti bila ada pertemuan hendaknya dilengkapi
dengan surat undangan (siapkan pula bukti tanda
terima undangan), daftar hadir, notulen rapat,
jadwal agenda tentatif dan foto-foto kegiatan.
Ini saya sebut UANG (Undangan, Absensi,
Notulen, Gambar/Foto). Ini sebagai bukti otentik guna
memenuhi elemen penilaian yang ada.

8. 7. Evaluasi pelaksanaannya
• Tahap akhir pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi. Sebetulnya
evaluasi masih masuk dalam rangkaian kegiatan yang tidak dapat di
pisahkan dari kegiatan pokoknya.
•Bahas semua kendala yang timbul dan langsung
temukan solusi efektifnya guna perbaikan
pelaksanaan kegiatan yang akan datang.

9. SIKLUS PDCA
P
DC
A
Identifikasi
masalah
Analisis
Rencana
Tindak Lanjut
Tindak Lanjut
Evaluasi
Tindak lanjut
ESSENSIAL
PROMKES
KESLING
GIZI KIA
PTM
SURVELANS
P2PM

10. Yang di analisis
• Analisis kinerja (lihat PKP)
• Analisis data (lihat program UKM)
• SMD
• Perumusan masalah
• Identifikasi masalah (rumuskan dg 5W1H)
• Prioritas masalah (gunakan metode USG)
• Mencari akar penyebab masalah (gunakan fish bone
atau pohon masalah)
• Menetapkan cara pemecahan masalah

11. HIRARHI DOKUMEN
KEBIJAKAN
PEDOMAN/PANDUAN
SOP/SPO
RENCANA/KAK
1. PROGRAM
2. KEGIATAN
IMPLEMENTASI
REKAM/CATAT
IMPLEMENTASI
ANALISIS-TIRU-MODIFIKASI
TINDAKLANJUT
PDCA
P1
P2
P3PMK 44/2016

12. TETAPKAN dengan SK ttg SK, SOP, FORMAT-
FORMAT
• Bentuk SURAT DINAS (misal : surat undangan)
• SK sesuai TATA NASKAH
• SOP
• Surat Tugas sesuai TATA NASKAH (mungkin disertai SPPD jika ke Dinas)
• Surat Pengatar sesuai TATA NASKAH
• Format ANALISIS MASALAH
• Format MONITORING
• Format EVALUASI
• Format RTL dan TL
• Bagan FISHBORN
• Format USG