Changement en BU : posture / organisation BU Angers
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Généralités sur le changement, comme posture individuelle avant tout + organisation pratique BUAngers pour accompagner évolutions dans l'organisation du travail
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- 1. Notions clés Cas pratique BUA Le changement, c'est maintenant Vraiment ? Lundi 8 février 2016 | 13h45-15h45 Nathalie Clot Animatrice #ADBUmetiers Directrice de la Bibliothèque universitaire d'Angers
- 2. Qui c'est, la dame ?
- 3. Catalyser des changements durables → 1999-2001 Un projet de CD-rom devient un site internet → 2003-2007 BU dentaire lance des premiers ateliers biblio progressifs repris après 2007 par la BIUS → 2007-2012 Horaires → l-s 9h-19h l-s 8h30-22h30→ Fusion équipes d'accueil A + B + C 15 personnes automatisation des prêts à 85 % → Depuis 2013 Transversalité des métiers Evolution des profils B et C Sortir les outils numériques du silo « tech » Chef projet Chef section Paris 7 Chef section BUA Directrice BUA #ADBUmetiers & #ADBUllition
- 4. De la pratique empirique… à la théorie Utile, Utilisable, Désirable. Redessiner la bibliothèque pour ses utilisateurs. Méthodes de design UX appliquées Traduction à paraître de A. Etches, A. Schmidt, Utile, Usable, Desirable, ALA, 2014. " Antifragile ou les bienfaits du désordre en bibliothèque " in Conduire le changement en bibliothèque : vers des organisations apprenantes, sous la dir. de C. Péralès, Collection Boîte à outils, Enssib, 2015. " Agir pour communiquer : Le cas de la BU d’Angers 2004-2012 " in Communiquer en bibliothèque sous la dir. de Jean-Marc Vidal Collection Boîte à outils, Enssib, 2012.
- 5. Matériel CARTON ROSE CARTON VERT Pour partir de vos propres représentations
- 6. Partons de vos représentations Je conçois le changement comme une rupture C'est ce que je pense CARTON ROSE Je ne crois pas CARTON VERT
- 7. Changement ou évolution ? Changement Type 1 = évolution Changement Type 2 = changement
- 8. Continuité et changement On ne passe pas de la 1re à la 5e d'un seul coup Si vous tentez de démarrer en seconde, vous...
- 9. Partons de vos représentations Nous changeons pour nous adapter à une évolution de notre environnement C'est ce que je pense CARTON ROSE Je ne crois pas CARTON VERT
- 10. Partons de vos représentations Dans les univers instables, la fréquence du changement peut devenir plus courte que sa durée C'est ce que je pense CARTON ROSE Je ne crois pas CARTON VERT Je ne comprends pas CARTON BLANC
- 11. Fréquence et durée du changement
- 12. Fréquence > durée du changement Quand il faut passer à D avant d'être arrivé à B
- 13. Changement et transition Changement est objectif 1/01/2002 l'euro remplace le franc.→
- 14. Changement et transition Transition est subjective. Ex : Elle sera terminée lorsque plus personne n'aura besoin de multiplier par 6,5 pour savoir « combien ça coûte ». Pour moi, la transition francs/euro est terminée → CARTON ROSE Pour moi, la transition francs/euro dure encore, au quotidien ou pour les gros achats → CARTON VERT
- 16. A vous ! Vous avez déjà rencontré des démarches de changement qui ont débouché sur des résultats décevants au regard des objectifs initiaux Bien des fois CARTON ROSE→ Pas si souvent CARTON VERT→ CARTON ROSE CARTON VERT
- 17. Changement et transition Le syndrome de la chaussure neuve, le pire ennemi du changement
- 18. Et alors on fait quoi ?
- 19. Un plat de spaghettis complexe
- 20. Pas un manuel de mécano
- 21. Les règles de l'improvisation
- 24. Accepter le voyage émotionnel
- 25. Commencer par soi-même Accepter qu'une démarche de changement ne soit pas linéaire
- 26. Commencer par soi-même Aimer danser le chachacha Accepter les spirales ascendantes et descendantes En soi Et chez les autres
- 27. Essayez Travailler sur soi pour travailler avec les autres Incarner un état d'esprit
- 28. Maintenant que puis-je faire pour moi ? Lire A. TONNELE, 65 outils pour accompagner le changement individuel et collectif, Éditions d'Organisation, 2011. E. DELAVALLEE, Les 10 règles d'or du changement, Eyrolles, 2015. N. TALEB, Antifragile, les bienfaits du désordre, Les Belles Lettres, 2013. Kit pratique Design Thinking en bib : http://http://lrf-blog.com/design/ Me former, suivre des ateliers… et pratiquer Identifier ses besoins de formation Enssib → Conduite du changement, 9 au 11 mars, ;-) ADBU Journée d'étude Nice 2016 : Design Ux et changement→ Échanger Coaching Voyages Bibcamp | Cyc4lib Mentorat Visites Analyse de pratiques
- 29. 2 minutes des bonnes résolutions Notez sur votre carton rose 2-3 choses que vous allez faire pour vous-même Notez sur votre carton vert 2-3 choses que vous allez faire avec d'autres
- 30. BUA : s'organiser pour s'adapter ETUDE DE CAS
- 31. Contexte propice à l'adaptation Jeune et pauvre 2 sites seulement A taille humaine stabilité équipe cadres→ → attirés Structure opérationnelle patiemment cultivée 2003-11 par O. Tacheau 25 cat. C 15 cat. B 3 A 19 cat. C 19 cat. B 7 A 2003 2015 12 ans
- 32. Contexte propice à l'adaptation Ligne hiérarchique claire et courte : 2 niveaux 23 agents Responsable 1 DIRECTION Responsable 2 17 agents Site 1 Site 2 Archives UA Archiviste 1 agent
- 33. Contexte propice à l'adaptation Les groupes métiers transversaux
- 34. Contexte propice à l'adaptation Chaque cadre a plusieurs casquettes
- 35. Groupes métiers en 2016 Groupes métiers faisant l'objet d'une coordination particulière. Sur les secteurs en évolution Services et communication FORIU : relation à l'utilisateur [nouveau] FORMUS + tutoriels en ligne [fusion] Ubib + Réponses en ligne [fusion] Communication + Valorisation en ligne + comm' interne et intranet [fusion] Collections et la fourniture de documents au service des utilisateurs TER : Transferts et réservations PEB Dune + STAR [fusion] GAF : Archives et fonds spécialisés Valorisation physique Livres numériques & VOD
- 36. Groupes métiers en 2016 Groupes métiers faisant l'objet d'une coordination particulière Mieux être au travail et évolution des compétences Mieux : ergonomie, organisation du travail BIBA + : formation continue Plannings Support et infrastructures Miss'num GAME : aménagements BB et STS Audiovisuel Supplément d'âme GIF : groupe d'intervention festive
- 37. Groupes projets en 2016 Contrairement à 2015, 4 groupes d'impulsion seulement Prêt de matériels [déjà lancé] Prêts de salles [appels à volontaires au printemps] Collections N1 BU Saint Serge Magasins Belle Beille : repoussement et braderie pilon BB et STS « Document de synthèse distribué + disponible sur Huggy et sur Commun »
- 38. Faire travailler les gens ensemble Une infrastructure solide Zimbra (invitations + gestion salle) Salles de réunions avec matériel participatif banalisées sur chaque site Toute rencontre a un CR dans Huggy (accès réservé pour Komidi) « Contraindre pour mieux libérer » Calendrier annuel des réunions structurantes Formalisation de la typologie des réunions Règles d'usage mail / tél / réunion tél / réunion
- 39. Faire travailler les gens ensemble Des méthodes Formation de tous les cadres aux techniques de réunion participative déc. 2013 Analyse des pratiques et échanges de co-construction Clarification des intentions et objectifs Préparer une réunion c'est préparer une question précise et une méthode de travail en commun, pas des résultats et un diaporama. → Produire des décisions Analyser des problèmes→ → Produire des idées Partager des informations→ → Répartir le travail (QQCCOQP)
- 40. Faire travailler les gens ensemble Équipe de direction Stratégie 1x/an 1 jour Lieu neutre qui change Toute l'équipe Journées Projet 1x/an 2 jours Lieu neutre (Saint Florent) id. Komidis 20x/an 1h30 repas 1h30 Dans l'une ou l'autre BU Salle de réunion neutre Géométrie variable Stratégie 1x/an 1 jour Lieu neutre qui change Toute l'équipe direction Journées Projet 1x/an 2 jours Lieu neutre (Saint Florent) id. Komidis 20x/an 1h30 repas 1h30 Dans l'une ou l'autre BU Salle de réunion neutre Géométrie variable selon projets + tous pour infos aprèm. Prépa EPro 3x/an 3 h id. Responsables équipe + dir
- 41. Faire travailler les gens ensemble Équipes par site Stratégie 1x/an 1 jour Lieu neutre qui change Toute l'équipe Journées Projet 1x/an 2 jours Lieu neutre (Saint Florent) id. Komidis 20x/an 1h30 repas 1h30 Dans l'une ou l'autre BU Salle de réunion neutre Géométrie variable REP 10x/an 1 h Même jour même heure sur les 2 sites Toute l'équipe Site BB/STS Mini REP 10x/an 1h30 Petite salle BB Coordinateurs proximité BB IMAMADEPOMI 35x/an 20' max Debout lieux variés : couloirs, magasin, cuisine, terrasse Toute l'équipe site STS * BB et STS : Belle Beille et Saint Serge, les 2 BU ** Impromptu du MArdi MAtin DEs Potron MInet
- 42. Faire travailler les gens ensemble Groupes métiers transversaux + groupes impulsion Groupes métiers variable 1 à 2h + 1 journée pour certains groupes Variable Groupes impulsion fixé au lancement projet 2h / 3 ou 4 max Participants volontaires Réunions générales Réunion générale février 1x/an 2 h Hors les murs + visite d'un site angevin sur matinée Tous (possibilité poser congé) Réunion générale été 1x/an 2h Hors les murs, matin de la journée pro, hors Angers id. BIBA+ camp 1x/an 1 jour Ateliers pratiques de formation continue id.
- 43. Faire travailler les gens ensemble Journées projets St Florent Réunion générale Préparation Entretiens pro Préparation 360° Entretiens pro Préparation Entretiens proEntretiens pro janvier février mars avril-mai Arrêter, commencer continuer Arrêter, commencer continuer Opérationnel, par porteurs, par g. métier Opérationnel, par porteurs, par g. métier Opérationnel, par porteurs, par g. métier Opérationnel, par porteurs, par g. métier Journée stratégie Réunion générale Préparation Entretiens pro Veiller au fonctionnement pratique, ajuster, évaluer Faire fonctionner Faire fonctionner Vision, questions, gamberge Vision, questions, gamberge juin juillet BIBA+ Camp septembre-décembre Travail en groupes métiers Se former Se former
- 44. Enjeux 2016-2017 Vision et valeurs communes qui ne « changent pas » → A partager → A faire vivre au quotidien
- 45. Enjeux 2016-2017 → Associer l'observation des usages réels à tous les projets et pratiquer cycles successifs analyse problème recherche d'idées→ →analyse problème recherche d'idées→ → prototypesprototypes itération évaluation→ →itération évaluation→ →
- 46. Optimisme de la volonté EssayerEssayer Accepter ses erreurs Accepter ses erreurs Faire avecFaire avec Apprendre en faisant Apprendre en faisant Pragmatisme de l'action Et celles des autres En tirer parti ! En tirer parti !
- 47. 2 minutes de bonnes résolutions Notez sur votre carton vert 2-3 choses que vous allez faire avec les autres
- 48. Merci de votre attention Mail nathalie.clot@univ-angers.fr Twitter @NaCl2 #ADBUmetiers #ADBUllition BUA http://bu.univ-angers.fr/buapro Des questions ?
Notes de l'éditeur
- Auteur du cycle de Fantasy « La citadelle des ombres » Définir catalyse Quand un élément qui n'intervient pas dans une réaction chimique l'accélère lorsqu'il est présent
- Paul Watzlawick Mental research institute Palo Alto Changement de type 1 : à l'intérieur du sytème Thermostat, maintien de l'équilibre d'un cycliste accélérateur ou frein voiture => plutôt évolution Changement de type 2:changement de régime pour une voiture, niveau de puissance du moteur Propos touche changements de type 2 En gros, on ne peut pas accéllerer indéfiniment en 1ere dans une voiture…
- Pas de page blanche, et continuité. Essayez de passer la 5e juste après la première et reparlons-en… Ou démarrer sur le mauvais régime...
- Longtemps la période entre deux changement était plus longue que le temps qu'il fallait pour mener à bien le premier changement. Dans environnement instable, ce n'est plus le cas.
- Passer de la notion de changement, stabilité, changement, stabilité ADAPTABILITE
- Même si un changement est effectif, la transition peut prendre des dizaines d'années
- Les organisations rencontrent plus souvent des problèmes de transitions que de changement. La transition peut remettre pour tout ou partie le changement. Ex : projets RFID pour l'automatisation où seulement la moitié des prêts passe par les automates Syndrome de la chaussure neuve.
- Syndrome de la chaussure neuve. Patience, écoute, pansements, adaptation, bien choisir sa pointure. En avoir conscience et savoir que ça va passer… ou se débarrasser le plus vite possible de chaussures manifestement inadaptées. Danger des positions antalgiques.
- Faut-il rentrer dans son trou, et ne rien changer ?
- Complexe, difficile à prévoir et à anticiper. Plein de recettes différentes, toutes aussi bonnes selon les produits de base, le point de départ, le temps qu'il fait, le confort de la salle à manger, les gens avec qui on mange...
- S'oppose à compliqué (comme construire un meccano, où avoir un mode d'emploi même long et compliqué peut suffire) Pour faire un Airbus A 380 plus de 200 000 pages de procédures.
- Une question d'attitude
- Antifragile : comment vivre dans un monde que nous ne comprenons pas De même que le corps humain se renforce à mesure qu'il est soumis au stress et à l'effort, de même que les mouvements populaires grandissent lorsqu'ils sont réprimés, de même le vivant en général se développe d'autant mieux qu’il est confronté à des facteurs de désordre, de volatilité ou à quoi que ce soit à même de le troubler. Cette faculté à non seulement tirer profit du chaos mais à en avoir besoin pour devenir meilleur est « l’antifragile », à l’image de l’antique Hydre de Lerne dont les têtes se multipliaient à mesure qu’elles étaient coupées. Etes-vous prêt à devenir antifragile ?
- Question de notre temps, dans tous les secteurs… Seuls des individus bien formés et aptes au changement peuvent accompagner des besoins individualisés et changeants.
- Une classique, inspirée de la courbe du deuil A identifier aussi en soi
- Se garder de croire aux remèdes miracles… et de croire les gens qui prétendent que ça existe et que la route est droite (même si la pente est raide)
- Etat d'esprit, posture
- Ne se règlera pas en 2 heures… si ça vous donne envie d'aller plus loin, tant mieux.