Diseño preliminar de las tablas de Retención Documental

1. TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL (T. R. D.)
Guía para su implementación
Descripción breve
Por la cual se establece la funcionalidad y la implementación de las tablas de
retención documental para aumentar la eficacia y productividad de la gestión
administrativa en Otrans Help Logistic S. A. S.
Néstor Gabriel Zamudio Bermùdez
OTRANS HELP LOGISTIC S. A. S. | Calle 20 N° 68A - 23
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (T. R. D.) | GUÍA PARA SU IMPLEMENTACIÓN

2. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (T. R. D.) | GUÍA PARA SU IMPLEMENTACIÓN

3. Otrans Help Logistic S. A. S.
COMITÉ DE ARCHIVO
Secretario General
Nelson Poveda Cárdenas
Asesor de planeación y/o información
Ingrid Baquero
Asesor Jurídico
Claudia Duque
Responsable del área de archivo
Isabel Castellanos
Bogotá, 24 de enero de 2012

4. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (T. R. D.) | GUÍA PARA SU IMPLEMENTACIÓN

5. Tabla de contenido
Introducción 1
Tabla de retención documental (T. R. D.) 3
Proceso de elaboración de las tablas de retención documental 5
Codificación 6
Codificación Estructural de Otrans Help Logistic 6
Cuadro de Clasificación Documental 7
Cuadro de Valorización Documental 12

6. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (T. R. D.) | GUÍA PARA SU IMPLEMENTACIÓN

8. 1
Introducción
La necesidad de mejorar las labores administrativas y operativas en Otrans Help Logistic S.
A. S., estableció el requerimiento de emprender acciones que encaminen a elaborar y
presentar las tablas de retención documental, situación que ha ocasionado innumerables
dificultades, debido al poco conocimiento que se tiene sobre dicha temática.
Consiente de esta necesidad, el comité de archivo de la empresa, preparo el presente
documento, como parte de la organización del archivo de la misma, como una
herramienta que describe paso a paso cada una de las actividades que se elaboraron al
interior de esta entidad, explicando de forma sencilla, con un lenguaje claro y a partir de
ilustraciones, la metodología que se usara a partir de la fecha, para garantizar la
conservación de los documentos gestionados por las dependencia y que se adapta a las
políticas establecidas por el órgano rector de la gestión archivística en el país.
Este documento, pretende convertirse en una fuente de consulta para todos los
funcionarios en el momento que regulen el almacenaje delos documentos que dentro de
sus dependencias gestionen.*
*Este texto ha sido preparado por Néstor Gabriel Zamudio Bermùdez, Director Archivístico
mediante el contrato de prestación de servicios celebrado en la entidad.
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (T. R. D.) | GUÍA PARA SU IMPLEMENTACIÓN

9. 2
NÉSTOR GABRIEL ZAMUDIO BERMÙDEZ | 1/28/13

10. 3
Tabla de retención documental (T. R. D.)
La tabla de retención documental, es el listado de series y subseries con sus, correspondientes tipos documentales, a las cueles se les asigna el
tiempo de permanencia en el archivo de gestión y en el archivo central y se establece su disposición final, bien sea con el propósito de
conservarlas totalmente, seleccionarlas o eliminarlas.
A continuación se presenta un formato de tabla de retención documental, el cual ha sido descargado desde la página del Archivo General de la
Nación (Ver Anexo 1).
Archivo General de la Nación
FORMATO TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Entidad Productora: ____________________________________ Hoja ___ de ___
Oficina Productora: ____________________________________
Retención Disposición final
SERIES
Código Archivo Archivo Procedimientos
y tipos documentales CT E M S
Gestión Central
Convenciones:
CT – Conservación Total Firma del Responsable: ______________________________________
E – Eliminación Jefe de Archivo
M - Microfilmación
S – Selección Fecha:_______________________
NÉSTOR GABRIEL ZAMUDIO BERMÙDEZ | 1/28/13

11. 4
NÉSTOR GABRIEL ZAMUDIO BERMÙDEZ | 1/28/13

12. 5
Proceso de elaboración de las tablas de retención
documental
La elaboración de las tablas de retención documental, se siguió basándose en los pasos
que a continuación se relacionan.
1. Compilación de la información empresarial de Otrans Help Logistic S. A. S.
Para la recopilación de esta información se hizo referente en la información
contenida en los documentos administrativos de la Empresa, para tal motivo se
realizó el estudio específico de cada uno de los documentos que se relacionan a
continuación.
Actos administrativos sobre la creación y funciones de las dependencias
que conforman como tal a la entidad.
Normas vigentes a la fecha que inciden en la producción, trámite y
conservación de los documentos.
Manuales de funciones de las dependencias.
Manuales de Procedimientos (Pendientes por actualizar)
Organigrama que refleja la estructura actual de cada una de las
dependencias y que están en plena concordancia con los actos
administrativos que fijen la organización de la Entidad (Pendiente por
analizar al detalle)
Resoluciones y actas que permitieron la creación, composición y funciones
de los comités de la Entidad.
2. Entrevista con los jefes de dependencia.
La entrevista consistió en aplicar a cada uno de los jefes de dependencias y
titulares de los cargos, el formato de Encuesta de Estudio de Unidad Documental”
(Ver Anexo 2).
Este formato consta de dos partes: La primera, va hasta la pregunta 8, e identifica
los principales aspectos de la oficina y solo se diligencio una hoja por cada
dependencia constituida en la empresa. La segunda parte, se diligencio una por
cada unidad documental producida, tramitada o conservada en cumplimiento
de las funciones propias de las dependencias encuestadas.
3. Análisis e interpretación de la información recolectada.
Una vez compilada toda la información, se procedió a:
 Establecer la codificación de la estructura orgánica, teniendo en cuenta
los niveles de dependencia jerárquica y la asignación de un código a las
dependencias y grupos de trabajo que están debidamente creadas
mediante acto administrativo.
 Elaborar el cuadro de Clasificación Documental, en el que se definió para
todas las dependencias, de acuerdo con el análisis de la información
recolectada, y las funciones específicas, las SERIES y SUBSERIES
documentales.
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (T. R. D.) | GUÍA PARA SU IMPLEMENTACIÓN

13. 6
 Adelantar la Valorización documental, teniendo en cuenta las respuestas
obtenidas de los ítems 5, 7, 9, 10, 11, 12, 13 y 14 de la Encuesta de Estudio
Unidad Documental (parte II) y el análisis de la legislación vigente que
aplica al cumplimiento de las funciones específicas de la Entidad y
dependencias Administrativas de la misma.
Codificación
La codificación que se presenta a continuación se plantea ante el comité de archivo de
Otrans Help Logistic S. A. S. y fue estudiada por parte del mismo para su aprobación e
implementación en la empresa.
Codificación Estructural de Otrans Help Logistic
Junta Directiva
0100
Comite de Archivo Revisor Fiscal
1000 3000
Presidencia
2000
Gerencia Gerencia
Administrativa y Comercial y
Financiera Operativa
2100 2200
Jefatura de
Coodinacion Coordinacion de
Contaduria Asesoria Comercial Seguridad y Jefatura de Patio
Administrativa Proyectos
2110 2210 Operaciones 2240
2120 2130
2220
Asistencia Administracion de
Administracion de
Tesoreria Administrativa y de Oficina
Oficina Cartagena
2111 Archivo Buenaventura
2221
2121 2222
Administracion
Secretariado y Despachos
Asistencia Contable Oficina Barranquilla
recepcion 2224
2112 2223
2122
Treafico
Mensajeria 2225
2123
Servicios Generales
2124
NÉSTOR GABRIEL ZAMUDIO BERMÙDEZ | 1/28/13

14. 7
Cuadro de Clasificación Documental
A continuación se presenta el cuadro en donde según la Encuesta realizada a la
totalidad de funcionarios, se clasifica según la procedencia y las dependencias que
gestionan los procesos, toda la documentación que se maneja en la Empresa.
Cód. Dependencia Código Serie Subseries
0100 Junta Directiva 100.01 Actas
100.01.01 De junta Directiva
2000 Presidencia
2100 Gerencia Administrativa y
Financiera
2110 Contaduría 2110.01 Estados
Financieros
2110.02 Certificacion
es contables
2110.03 Renta anual
2110.03.01 Recibo
2110.03,02 Soporte
2111 Tesorería 2111.01 Documentos
Bancarios
2111.01.01 Cartas bancarias
2111.01.02 Certificaciones Bancarias
2111.02 Comprobant
es de egreso
2111.02.01 Comprobante de egreso
2111.02.02 Soportes
2111.03 Recibos de
caja
2111.03.01 Recibo de caja
2111.03.02 Consignación
2111.04 Notas
contables
2111.04.01 Causación
2111.04.02 Soportes
2112 Asistencia Contable 2112.01 Cuentas por
pagar
2112.01.01 Causación
2112.01.02 Soportes
2112.02 Impuestos
2112.02.01 Causación
2112.02.02 Formulario
2112.03 Causaciones
de nómina
2112.03.01 Nota contable de nomina
2112.03.02 Soportes
2112.04 Conciliacion
es bancarias
2112.04.01 Conciliación Bancaria
2112.04.02 Extracto bancario
2112.04.03 Extracto de libro contable
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (T. R. D.) | GUÍA PARA SU IMPLEMENTACIÓN

15. 8
2112.05 Cámaras de
comercio
2112.05.01 Formularios
2112.05.02 Recibo de pago
2112.06 Provisión ICA
2112.06.01 Causación
2112.06.02 Formulario
2112.06.03 Soportes
2120 Coordinación Administrativa 2120.01 Hojas de vida
2120.01.02 Fotocopia de cedula
2120.01.03 Certificaciones
2120.01.04 Fotocopia de libreta militar
2120.01.05 Fotocopia de Diploma
2120.01.06 Pruebas psicotécnicas
2120.01.07 Pruebas de conocimiento
2120.01.08 Informe de entrevista
2120.01.09 Registro de inducción
2120.01.10 Examen medico
2120.01.11 Apertura de cuenta
bancaria
2120.01.12 Autorización de consulta
en información judicial
2120.01.13 Consulta de antecedentes
judiciales
2120.01.14 Consulta de OFAC
2120.01.15 Consulta de RUAF
2120.01.16 Registro de huellas
2120.01.17 Acuerdo de
confidencialidad
2120.01.18 Contrato
2120.01.19 Registro de visita
domiciliaria
2120.01.20 Incapacidades
2120.01.21 Solicitud de permiso
2120.02 Contratacion
es para
independient
es
2120.02.01 Aprobación
2120.02.02 Entrevista
2120.02.03 Fotocopia de cedula
2120.02.04 Hoja de vida
2120.02.05 Certificaciones laborales
2120.02.06 Certificaciones personales
2120.02.07 Visita domiciliaria
2120.02.08 Contrato
2120.02.09 Propuesta
2120.02.10 Pólizas
2120.03 Parafiscales
2120.04 Liquidación
nomina
2120.05 Retiro de
NÉSTOR GABRIEL ZAMUDIO BERMÙDEZ | 1/28/13

16. 9
personal
2120.05.01 Liquidación
2120.05.02 Devolución de
implementos
2120.05.03 Acta de entrega
2120.06 Salud
Ocupacional
2120.06.01 Programa de gestión de
salud en el trabajo
2120.06.02 Actas de apertura del
comité
2120.06.03 Convivencia
2120.06.04 Matriz
2120.06.05 Evaluación de riesgos
2120.07 Indicadores
Control
2120.07.01 De llaves
2121 Asistencia Administrativa y de 2121.01 Activos Fijos
Archivo 2121.01.01 Factura
2121.01.02 Soporte
2120.01 Hojas de vida
2120.01.22 Verificación de datos
2120.01.23 Asignación de carnet
2120.01.24 Memorandos
2120.01.25 Afiliación a caja de
compensación
2120.01.26 Afiliación a EPS
2120.01.27 Afiliación a AFP
2120.01.28 Afiliación a ARL
2120.01.29 Afiliación a póliza fúnebre
2120.02 Contratacion
es para
independient
es
2120.02.11 Cotizaciones
2120.02.12 Afiliación a EPS
2120.02.13 Afiliación a ARL
2120.02.14 Afiliación a AFP
2121.02 Proveedores
2121.02.01 Hoja de vida
2121.02.02 Acuerdo con proveedores
2121.02.03 Evaluación de proveedor
2121.02.04 Visita domiciliaria
2121.02.05 Registro de visita
2121.02.06 Copia de la cámara de
comercio
2121.02.07 Copia de la cedula de
ciudadanía
2121.02.08 Copia del RUT
2121.02.09 Soporte de consulta en
OFAC
2121.02.10 Soporte de consulta en
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (T. R. D.) | GUÍA PARA SU IMPLEMENTACIÓN

17. 1
0
Procuraduría
Soporte de consulta del
2121.02.11 RUE
2121.03 Oficios
2122 Secretariado y recepción 2122.01 Control
2122.01.01 De mensajería enviada
2122.01.02 De mensajería entrante
2122.01.03 De ingreso y salida de
visitantes
2122,01.04 De inventario de papelería
2122.01.05 De Documentación
Radicada
2123 Mensajería
2124 Servicios Generales
2130 Coordinación de Proyectos
2200 Gerencia Comercial y
Operativa
2210 Asesor Comercial 2210.01 Cotización
2210.01.01 A clientes
2210.02 Control
2210.02.01 Visita de clientes
2210.03 Hoja de Vida
2210.03.01 De clientes
2210.04 Indicadores Medidas de Satisfacción
de Gestión de Clientes
2210.05 Orden
2210.05.01 De Servicio
2220 Jefatura de Seguridad y 2220.01 Hojas de vida
Operaciones conductores
2220.01.01 Formato de revisión de
vehículos
2220.01.02 Fotografías del conductor
2220.01.03 Formato hoja de vida del
vehículo
2220.01.04 Registro de huellas de
conductor
2220.01.05 Autorización de validación
de datos
2220.01.06 Acuerdo de compromiso
2220.01.07 Copia de cedula de
ciudadanía
2220.01.08 Copia de pase
2220.01.09 Copia de carnet de EPS
2220.01.10 Copia de carnet de ARP
2220.01.11 Copia de licencia de
transito
2220.01.12 Copia del SOAT
2220.01.13 Copia del carnet de
afiliación
2220.01.14 Copia del certificado de
revisión tecno- mecánica
NÉSTOR GABRIEL ZAMUDIO BERMÙDEZ | 1/28/13

18. 1
1
Copia del R
2220.02 Control
Interno
2220.02.01 Manifiesto de carga
2220.02.02 Remesa
2220.02.03 Remesas de clientes
2220.02.04 Orden de cargue
2220.02.05 Documentación de
puerto
2220.02.06 Notas de inspección
2220.02.07 Comodato
2220.02.08 Registro de Salida
2220.02.09 Plan de ruta
2221 Administración de Oficina 2221.01 Ordenes
Cartagena 2221.01.01 De Carga
2221.02 Remesas
2221.04 Manifiestos
2221.05 Plan de Rutas
2221.06 Comprobant
e de recibo
de Planilla
2222 Administración de Oficina 2222.01 Ordenes
Buenaventura 2222.01.01 De Carga
2222.02 Remesas
2222.04 Manifiestos
2222.05 Plan de Rutas
2222.06 Comprobant
e de recibo
de Planilla
2223 Administración de Oficina 2223.01 Ordenes
Barranquilla 2223.01.01 De Carga
2223.02 Remesas
2223.04 Manifiestos
2223.05 Plan de Rutas
2223.06 Comprobant
e de recibo
de Planilla
2224 Despachos 2224.01 Ordenes
2224.01.01 De Carga
2224.02 Remesas
2224.04 Manifiestos
2224.05 Plan de Rutas
2224.06 Comprobant
e de recibo
de Planilla
2225 Trafico 2224.01 Estudio de
Seguridad
2224.02 Reporte
2224.02.01 De Vehículos en Transito
2224.03 Control
Interno
2240 Jefatura de Patio
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19. 1
2
Cuadro de Valorización Documental
Este proceso de valorización documental permitió asignar el tiempo que se deben
conservar las series y subseries documentales tanto en los Archivos de Gestión y Archivo
Central, para así establecer, cuáles de ellas van a conservarse totalmente, a
seleccionarse o a eliminarse.
Disposiciones
Archivo Archivo
Serie finales
Gestión Central
CT E M S
Actas 3 30 X X
Impuestos 2 30 X X
Documentos Bancarios 2 20 X X
Causaciones de nómina 2 20 X X
Conciliaciones bancarias 3 20 X X
Comprobantes de egreso 2 20 X X
Recibos de caja 2 20 X X
Notas contables 2 20 X X
Renta anual 2 30 X X
Cámaras de comercio 2 20 X X
Provisión ICA 2 20 X X
Hojas de vida 2 12 X X
Proveedores 2 12 X X
Oficios 2 20 X X
Parafiscales 2 30 X X
Liquidación nomina 2 12 X X
Retiro de personal 2 15 X X
Salud Ocupacional 3 20 X X
Indicadores 2 20 X X
Control 1 7 X
Cotización 2 12 X X
Orden 2 12 X X
Control Interno 2 15 X X
Como consecuencia del estudio realizado, se han planteado los cuadros anteriores, en
donde se reúne la información necesaria para diligenciar las Tablas de Retención
Documental, aunque estas como tal se diligenciaran únicamente hasta el final del
proceso Archivístico, pues puede producirse que durante el proceso se recopile
información que no ha sido obtenida por ninguno de los medios anteriores, para que así
se proceda a aplicarlas a partir de la fecha en que el proceso finalice como tal.
De igual forma, el presente documento está expuesto a cualquier tipo de replantación,
modificación o mejora que el Comité de Archivo de Otrans Help Logistic S. A. S. considere
necesario, en cualquier parte del proceso archivístico, teniendo en cuenta estudios
posteriores que se realicen en la empresa. El presente documento se autoriza para la
publicación entre los funcionario de la empresa, y empieza a regir a partir de los treinta
días del mes de enero. Firman
NÉSTOR GABRIEL ZAMUDIO BERMÙDEZ | 1/28/13

20. 1
3
Néstor Gabriel Zamudio Bermúdez. Secretario General
Director de Gestión Documental Nelson Poveda Cárdenas
Asesor de planeación y/o información Asesor Jurídico
Ingrid Baquero Claudia Duque
Responsable del área de archivo
Isabel Castellanos
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