Tập huấn Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện 2011/12/11

Tp. HCM 2011/12/11

Nguyễn Huy Toàn – Project Manager

Học thực tiễn, Làm chuyên nghiệp

About me…

• Project Manager – BMG International Education
• Chủ nhiệm tổ chức VVO – Vietnamese Volunteer Organization
• Phó chủ nhiệm CLB Marketer Việt Nam
• Trưởng Ban Sự Kiện Diễn đàn BinhSon.net
• Giám đốc Công ty SOTO Tech
• Thành viên của một số nhóm, tổ chức khác…



Mục tiêu của buổi huấn luyện

• Hiểu rõ thế nào là tổ chức sự kiện
• Vai trò của hoạt động tổ chức sự kiện
• Có kỹ năng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp



Event Soâi ñoäng khaép Vieät Nam



Sự kiện là gì?

• Họp báo (cũng là một loại sự kiện)
• Hội nghị, hội thảo
• Giới thiệu sản phẩm
• Lễ khai mạc, khai trương, động thổ, khánh thành...
• Road-show
• Music show
• Hội chợ/Triển lãm/Lễ hội (Festival)...
• Các chương trình xã hội



Tại sao phải tổ chức sự kiện?

• Đối với Doanh nghiệp: Hoạt động Marketing - PR
• Đối với Công tác Đoàn Hội
1. Công tác giáo dục chính trị tư tưởng cho đoàn viên thanh niên:
2. Công tác hỗ trợ học tập cho đoàn viên thanh niên
3. Công tác tổ chức hoạt động phong trào cho đoàn viên thanh niên



Chân dung ngƣời tổ chức sự kiện?



Các bƣớc tổ chức sự kiện



Các bƣớc tổ chức sự kiện?
Hiệu
Độc quả
Mục đáo
đích Phù
hợp

Đánh
Ý tưởng
giá

Kế
Diễn ra
hoạch

Sản xuất
Quảng
bá




Mục
đích

Đánh
Ý tưởng
KIỂM SOÁT giá
Check List

Kế
Diễn ra
hoạch

Sản xuất
Rủi ro Quảng
bá



Hiệu
Độc quả
Mục đáo
đích Phù
hợp

Kết thúc Ý tưởng
KIỂM SOÁT Đánh giá
Check List

Kế
Diễn ra
hoạch

Sự cố Sản xuất
Quảng
Rủi ro bá



1. Mục đích



Mục đích tổ chức sự kiện?



2. Ý tƣởng



Ý tƣởng



3. Lên kế hoạch



3. Lên Kế hoạch tổ chức sự kiện

• Mục tiêu chương trình 5W+1H
• Đối tượng tham gia WHAT
• Nội dung chương trình – Cấu trúc sơ lược WHERE
• Các thiết kế chính trong chương trình
WHEN
• Quảng bá chương trình
• Ngân sách thực hiện WHO
• Tiến độ thực hiện WHY
• Vận động tài trợ
HOW
• Đo lường hiệu quả tổ chức chương trình



Kịch bản chƣơng trình
Có 3 loại kịch bản cơ bản:
1. Kịch bản ý tƣởng (Concept): thể hiện ý tƣởng chủ đạo, nội dung chính của event
2. Kịch bản đề cƣơng (Program Flow):
• Hình thành cấu trúc & trình tự chương trình
• Sắp xếp các nội dung cụ thể theo trình tự
• Ước đoán thời gian/thời lượng của từng nội dung/tiết mục
• Ước đoán thời gian/thời lượng của toàn bộ chương trình

3. Kịch bản thực hiện :
• Bảng liệt kê theo trình tự các hoạt động diễn ra tại sự kiện,
• Chỉ rõ hoạt động nào, diễn ra tại vị trí nào, lúc nào
• Mô tả cụ thể diễn biến
• Nêu đích danh người phụ trách từng diễn biến
• Toàn bộ diễn biến trong sự kiện được tái hiện đầy đủ trên giấy
• Đề cao trách nhiệm cá nhân & phối hợp tập thể.
• Kịch bản chặt chẽ và hợp lý đảm bảo một chương trình hoàn hảo



Kịch bản đề cƣơng (Program Flow)
Thời gian Hoạt động

18.00pm
Ca nhạc chào mừng
Đón khách
Trò chơi trúng thưởng

18.30 – 18.45  Chủ nhiệm chương trình phát biểu khai mạc
Khai mạc  Tặng hoa khách mời

18.45-19.15 Diễn giả diễn thuyết
Chương trình chính  Giao lưu hỏi đáp

19.15-19.30  Cảm ơn và tặng hoa diễn giả
Bế mạc  Tuyên bố kết thúc



Kịch bản thực hiện chƣơng trình
Mẫu 1 : Kịch bản chƣơng trình
Tên công ty/đơn vị tổ chức :.................

CHƢƠNG TRÌNH:.........................................................................
THỜI GIAN:...................................................... ĐỊA ĐIỂM:....................................................

V ị tr í - Ghi chú:
Stt Phần chƣơng trình Thời gian Thời lƣợng Nội dung Nhân vật Âm thanh Ánh sáng Hiệu ứng khác Ngƣời phụ trách

18h00 - Vàng
Tiền sảnh 19h0 nh
1 Đón khách 0 60’ Đón khách PGs Nhạc nhẹ ẹ ......................... A

................
.................... ..................... ..................... .....
.. . Hoạt động 1 MC . . ...................... B

................
Sân khấu
2 .................... ..................... ..................... .....
Mở màn
.. . Hoạt động 2 Vũ đoàn . . ...................... C

................
.................... ..................... ..................... .....
.. . Hoạt động 3 ...................... . . ...................... A, B

................
Chƣơng trình .................... ..................... ..................... ..................... .....
4 ca nhạc .. . . ...................... . . ...................... ......................

................
.................... ..................... ..................... ..................... .....
5 Két thúc .. . . ...................... . . ...................... ......................

................
.................... ..................... ..................... ..................... .....
6 Tiến khách .. . . ...................... . . ...................... ......................



Quảng bá cho sự kiện



Quảng bá cho sự kiện

• Xác định rõ mục đích truyền thông là gì?
• Thông điệp chính của chương trình là gì?
• Chiến lược triển khai ra sao? Sử dụng các kênh, phương tiện nào?
• Thời gian cụ thể triển khai

• Khi thể hiện bằng bảng biểu, toàn bộ các phương tiện truyền thông
tham gia quảng bá cho chương trình phải được liệt kê đầy đủ theo
thứ tự từ thấp đến cao, theo từng loại riêng biệt để có thể dễ dàng
theo dõi.
• Từng hoạt động quảng bá phải chỉ rõ cách thức và thời gian, địa
điểm ...cụ thể đảm bảo hiệu quả thu hút đối tượng tham gia sự kiện.



Kế hoạch quảng bá truyền thông
Mẫu 2 : Quảng bá chƣơng trình
Tên công ty/ đơn vị tổ chức :................

CHƢƠNG TRÌNH:..........................................................................................................................

St
t Phƣơng tiện truyền thông Cụ thể Qui cách Nội dung Số lƣợng Thời gian Địa điểm

Giới thiệu chƣơng 1 tuần trƣớc sự
Poster A3 trình 10.000 bản kiện Trung tâm VH

Tờ rơi A5 ...................... .................... ...................... ......................

1 Ấn phẩm
Thƣ mời A4 ...................... .................... ...................... ......................

Banner 0.8m x 1.8m ...................... .................... ...................... ......................

Bandrole 1.2m x 1.8m ...................... ..................... ...................... ......................

Tuổi Trẻ Bài viết 1/2 trang ...................... ..................... ...................... ......................

2 Báo chí Thanh Niên ...................... ...................... ..................... ...................... ......................

...................... ...................... ...................... ..................... ...................... ......................

VTV TVC ...................... ..................... ...................... ......................
3 Truyền hình
HTV TVC ...................... ..................... ...................... ......................

4 Khác ...................... ...................... ...................... ..................... ...................... ......................



Xây dựng Check list Event

• Là một bảng tổng hợp (Danh sách) các hoạt động cần thiết cùng
các yêu cầu đặt ra để tiến hành một sự kiện hiệu quả, đạt mục tiêu
đề ra.



Check list Event
Tên công ty/đơn vị tổ chức :................
CHƢƠNG TRÌNH:.........................................................................

Công việc/ Đánh giá mức độ
Hàng hóa cần hoàn thành công
Stt Phân nhóm chuẩn bị Yêu cầu Deadline Phụ trách việc

1 Đón khách ................................ ................................ ................................ ................................ ................................

2 Tiệc ................................ ................................ ................................ ................................ ................................

3 Sân khấu ................................ ................................ ................................ ................................ ................................

Âm thanh, ánh
4 sáng ................................ ................................ ................................ ................................ ................................

Chƣơng trình
5 biểu diễn ................................ ................................ ................................ ................................ ................................

6 Bảo vệ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................

7 Chụp ảnh, video ................................ ................................ ................................ ................................ ................................

................................ ................................ ................................ ................................ ................................



Các thành phần trong một checklist
Giới thiệu sự kiện – Truyền thông
• Chương trình • Brochures
• E-mail • Hướng dẫn
• Bảng ghi chú • Thư mời Dụng cụ
• Bảng ghi nhớ • Thư mời Tài liệu đăng kí
• Poster • Danh thiếp
• Tờ rơi • Web site
• Quan hệ cộng đồng • Catalogs
• Thư mời



Đón khách
• Trang trí đại sảnh • Đăng kí
• Người hướng dẫn • Đón khách
• Lễ tân, Bảo vệ • Nhân viên hỗ trợ
• Tea-break • Người hướng dẫn
• Người phiên dịch • Dịch vụ vận chuyển…
• Biển hiệu



Địa điểm tổ chức
• Kết cấu tòa nhà • Bàn ghế
• Điều hòa • Thiết bị nghe nhìn
• Âm thanh • Rạp che
• Bố trí sân khấu • Sắp xếp chỗ ngồi
• Trang trí • Điều kiện vệ sinh
• Ánh sáng – Sân khấu • An ninh, bảo vệ
• Thời gian dàn dựng, thực hiện • Sự trang bị đồ đạc
• Cho thuê dụng cụ • Lựa chọn vị trí
• Xử lý rác thải…



Tiệc
• Các loại nước uống • Đặc sản
• Bữa điểm tâm • Buffet
• Bữa trưa • Đồ vật cho thuê
• Bữa tối • Tháp băng tạo hình
• Người phục vụ • Nhân viên phục vụ
• Dụng cụ ăn • Nhà vệ sinh
• Đồ vật khác có thể dùng



Chương trình giải trí
• Nghệ sĩ nhào lộn • Nghệ sĩ opera
• Nghệ sĩ đu dây • Ca sĩ
• Xiếc thú • Đội trống
• Vũ công • Nghệ sĩ xiếc, hài
• Người mẫu • Biểu diễn nấu ăn
• DJ • Nghệ sĩ uốn dẻo
• MC • Nghệ sĩ hóa trang
• Dàn nhạc • Hoạt động thủ công



Chương trình giải trí

• Trưng bày • Show Lazer/ánh sáng
• Quay phim • Trình chiếu
• Còi hiệu • Trò chơi trong ngày hội
• Xe diễu hành • Mô phỏng lễ hội
• Khu chụp ảnh • Nghi lễ
• Biểu diễn pháo hoa • Hoạt cảnh
• Diễu hành, đồng diễn • Cuộc thi đấu
• Thể thao/Game • Du lịch
• Các hoạt động khác



Quà tặng
• Album • Hoa
• Tranh nghệ thuật • Vật có khắc dấu
• Hàng thủ công • Logo trưng bày
• Băng đĩa nhạc • Quần áo
• Phần thưởng • Hình ảnh
• Vật đeo trang trí • Túi xách
• CD-ROM chương trình
• Giấy viết



Dự trù ngân sách



Mẫu 3 : Dự trù chi phí
Tên công ty tổ chức :................

CHƢƠNG TRÌNH:.........................................................................
THỜI GIAN:......................................................ĐỊA ĐIỂM:....................................................
Stt Khoản mục Mô tả chi tiết ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú

1 Giấy phép

2 Địa điểm, Địa điểm

3 Chi phí sản xuất Poster, … ..................... ................... ....................

Thƣ mời ...................

Bandrole ...................

CỘNG ................... .....................

4 Chi phí thuê ngoài Sân khấu ..................... ................... .....................

Âm thanh, ánh sáng .................... ................... .....................

CỘNG ...................

5 Chi phí biểu diễn MC ..................... ................... .....................

Ca sĩ ..................... ................... .....................

CỘNG ...................

6 Chi phí khác Thiết kế ..................... ................... .....................

.......................................... Vận chuyển, set up ..................... .................... ................... .....................

CỘNG ........................... ...................

7 Chi phí dự phòng ...................... ..................... ..................... ................... .....................

TỔNG CỘNG ...................



Lập Tiến độ công việc – Timeline chi tiết

• Là tổng thời gian cần thiết kể từ thời điểm lập kế họach tổ chức đến
khi thực hiện và kết thúc chương trình.
• Là tập hợp từng khoản thời gian cần thiết để hoàn thành từng công
việc cụ thể.
• Cần dự trù dư ra một khoảng thời gian so với dự kiến để đảm bảo
đối phó sự cố nếu có xảy ra.



Tiến độ công việc - Timeline
Mẫu 4 : Tiến độ thực hiện (Time-frame)
Tên công ty tổ chức :................
CHƢƠNG TRÌNH:.........................................................................
THỜI GIAN:..................................................... ĐỊA ĐIỂM:....................................................
St
t Khoản mục Chi tiết W1 W2 W3 W4 W5 W6 W7 W8 W9 W10 W11 W12

1 Proposal ............................

2 Kế họach thực hiện ............................

5 Giấy phép ............................

6 Địa điểm, đặt tiệc ............................

8 Thiết kế ............................

12 Sản xuất ...........................

14 Thƣ mời ...........................

15 Làm việc nhà cung cấp ............................

18 Dàn dựng ............................
Kiểm tra/Chạy thử chƣơng
19 trình ............................

20 Chƣơng trình chính thức ............................

21 Kết thúc ............................


Tiến hành Sản xuất & truyền thông



4. Tiến hành Sản xuất & truyền thông



Tiến hành Sản xuất & truyền thông

Planning
Lập kế hoạch

Monitoring Organizing
Kiểm tra/Theo dõi Triển khai tổ chức

MANAGEMENT

Leading Staffing
Chỉ đạo/Điều hành Tổ chức nhân lực



Tiến hành Sản xuất & truyền thông (tt)

• Thực hiện đúng chức năng từng bộ phận.

• Đảm bảo tiến độ thời gian (Time-frame)

• Kiểm soát chi phí (Dự kiến chi phí)

• Họp định kỳ cập nhật tình hình

• Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thường xuyên

• Đặt biệt lƣu ý: CHẠY THỬ



5. Diễn ra sự kiện



Các công cụ cần thiết

• Kịch bản chương trình: Kịch bản đề cương, kịch bản thực hiện (kịch bản

MC, kịch bản âm thanh ánh sáng, kịch bản VDO, kịch bản chi tiết tổng

hợp…)

• Checklist thực hiện sự kiện của từng bộ phần phụ trách từng phần chương

trình.

• Danh sách liên lạc của BTC & các nhà thầu phụ

• Bộ đàm liên lạc, Laptop…

• Giấy viết ghi chú: ghi lại tất cả những điều cần lưu ý, truyền đạt thông

điệp, nhắc nhớ…



Thực hiện sự kiện



Xử lý sự cố

• Các sự cố thƣờng gặp
• Sự cố về điện
• Sự cố nhân vật quan trọng đến trễ hoặc không thể đến
• Sự cố thiết bị
• Sự cố phối hợp không ăn ý
• Sự cố bất khả kháng: mưa, nắng…
• Cần
• Tiên liệu và ngăn ngừa sự cố có thể xảy ra
• Nhanh chóng tìm ra giải pháp tối ưu, xử lý hậu quả tức thời.
• Không được chủ quan cho dù là những sự cố rất nhỏ.
• Rút kinh nghiệm



6. Kết thúc & đánh giá



Kết thúc sự kiện

• Dọn dẹp nơi tổ chức, bào quản vật dụng đã sử dụng

• Thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp

• Tổng hợp các phiếu đánh giá của người dự (nếu có)

• Họp rút kinh nghiệm

• Tổng hợp báo cáo



5 Bí quyết thành công trong tổ chức sự kiện
• Thành công trong chuẩn bị là chuẩn bị cho thành công
Thất bại trong chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại

• Double Check

• Rehearsal (Chạy thử chương trình)

• Hãy tưởng tượng thật rõ nét

• Quy tắc ngược

• Bình tĩnh


Connect to me…
• Nguyen Huy Toan (Mr)
Education Consultant
Marketing Manager - BMG International Education

• Email: toan.nguyen149@gmail.com
Toan.nguyen@bmg.edu.vn
• Mobile: (+84) 987 362 149
• Website: http://nguyenhuytoan.com
• Facebook: http://facebook.com/nguyenhuytoanqn
• Youtube: http://youtube.com/nguyenhuytoanqn
• Slideshare: http://slideshare.net/nguyenhuytoanqn
• Flickr: http://www.flickr.com/photos/nguyenhuytoan/
• Mediafire: http://mediafire.com/nguyenhuytoan


Tập huấn Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện 2011/12/11

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (7)

More from Nguyen Huy Toan

More from Nguyen Huy Toan (14)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Tập huấn Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện 2011/12/11