Welkom bij de demo van Qsuite voor informele zorg voor de leden van Mezzo

1
Qsuite: Systeem voor mantelzorgers- en vrijwilligerszorg
Welkom bij de demo
Wat zijn de mogelijkheden?

2
In de demo ‘hoog over’ zelf zien wat de mogelijkheden zijn

3
1. Welkom bij de demo: een inleiding
Inhoud
2. Stappenplan
3. Op reis door de demo
4. Hulpmiddel bij de implementatie: e-learning
5. Wat ging goed, wat kan er nog beter?
6. Wat we al in petto hebben…
7. Klaar voor de volgende stappen: die zetten we met elkaar

4
1. Na de eerste introductiebijeenkomst in juni, zijn we nu
gereed voor de uitrol en overgang van
MezzoRegistratie naar Qsuite.
2. Maar om dat goed te doen, is het ook goed verder een
beeld te geven van Qsuite voor Mezzo.
3. Daarom hebben – mede op veler verzoek – een demo
ontwikkeld.
4. In de Qsuite is veel mogelijk. In de rondleiding – ook
in deze map – is te zien welke mogelijkheden er
allemaal zijn.
5. In deze demo focussen we op de belangrijkste
functies. De basis moet immers goed zijn!
6. In deze presentatie vind je een concreet stappenplan
hoe je het beste door de demo heen kunt gaan.
7. Het mes snijdt aan twee kanten, want wanneer door de
demo te bekijken, komen ongetwijfeld nieuwe ideeen
of aandachtspunten naar boven. Als Novire kunnen
we die punten weer goed gebruiken in de verdere
ontwikkeling van Qsuite: dat gaat namelijk altijd door!
Welkom bij de demo

5
Fijn dat je er bent: met elkaar weten we meer dan alleen!
Welkom bij de demo

6
1. Deze demo is het startpunt van het traject om van
MezzoRegistratie zorgvuldig over te gaan
naar de Qsuite.
2. We lichten de stappen zo meteen verder toe.
3. Belangrijk vooraf is dat je weet dat je een algemene
demo gaat inzien. Je krijgt een indruk van de
mogelijkheden.
4. We hanteren nog algemene begrippen, zoals klant
en medewerker. We bedoelen daarmee de begrippen die jullie gebruiken: mantelzorger, zorgvrager, hulpvrager,
vrijwilliger enzovoorts.
5. In de demo moet je hier doorheen kijken. De volgende stap is om – na ondertekening van de overeenkomst –
jouw eigen omgeving in te richten. Daarin richten we samen – op basis van de informatie die we uitgewisseld
hebben, de omgeving op maat in. Aan het einde van deze inrichting kunnen we alle termen nog ‘vertalen’. Dan
sluit het systeem naadloos op jullie situatie aan.
6. We gaan daar zorgvuldig mee aan de slag met elkaar.
7. Wat verder belangrijk bij deze demo: er maken meerdere organisaties gebruik van de demo in dezelfde periode.
Het kan dus zijn dat er wijzigingen worden doorgevoerd, die niet door jullie zelf zijn gedaan. Uiteraard is dat
alleen in deze demo zo, omdat het een kijk-en-oefen-omgeving is. In jullie eigen omgeving, eigen database, is
dit natuurlijk niet het geval. Na ondertekening van de overeenkomst ontvang je een eigen omgeving.
Welkom bij de demo

Ideeën opdoen
Op reis door de demo Besluitvorming Inrichting eigen omgeving
Tweede workshop
Op maat inrichten
Testen, testen en vaststellen
Schaduw draaien
en starten met
implementatie
Ondertekenen
overeenkomst
Opleveren en gegevens
importeren
1 753
2 4 6
Stappenplan
7

8
1. Vandaag gaat het over de demo. We gaan ‘op reis door de Qsuite’.
Je krijgt inloggegevens en aan de hand van de sheets die voor je liggen kan je in de Qsuite
gaan om je een beeld te vormen van alle mogelijkheden. Die zijn talrijk. Een heel aantal
dingen staan ook nog op stapel. In de eerste maanden zullen ook nog nieuwe ideeën
opgedaan worden, omdat we dan met de eerste organisaties in gesprek gaan. Met elkaar
weten we meer: met elkaar krijgen we nieuwe ideeën. Deze pakken we op en zetten we in
onze ontwikkelplanning weg. Op onze website kan je zien wat er gepland staat en
gerealiseerd wordt.
2. Terwijl je door de demo klikt en terwijl je de documentatie volgt, krijg je ideeën en
inspiratie. Je ziet wat de mogelijkheden zijn. En nogmaals: dit is pas het begin.
3. Nu is het tijd voor de formele besluitvoering. In de map hebben we alle formele
documentatie klaar gemaakt. Je vindt formele overeenkomsten voor de software en de
diensten, een Escrow-regeling (verzekering voor als er wat met Novire mocht gebeuren),
een bewerkersovereenkomst voor de bescherming van de persoonsgegevens en een
service-overeenkomst waarin je kunt zien welk niveau van service je kunt verwachten.
Stappenplan toegelicht

9
3. Na de besluitvorming kunnen de stukken ondertekend worden. In de map hebben we alle
formele documentatie klaar gemaakt. Onderteken de overeenkomsten en zendt deze in de
antwoordenveloppe op. Inscannen en mailen mag uiteraard ook. De eerste vijf inzenders
ontvangen 5% korting op de dienstverlening.

10
4. Na ontvangst van alle formele stukken, maken we jullie omgeving aan en gaan we met
elkaar in gesprek. Mogelijk zijn we al in gesprek geweest in het kader van deze demo. Dan
gaan we met die informatie aan de slag. Is het gesprek nog niet geweest dan plannen we
dat. Het logo, de huisstijl, de rollen, de belangrijkste taken, het organogram, de namen
van de eerste gebruikers enzovoorts vragen we vast op. We plannen een tweede en derde
bijeenkomst en we gaan met elkaar fijn slijpen, bijstellen, verbeteren en likjes verf
aanbrengen.
5. Is het naar ieders tevredenheid? Kunnen we met een eerste release van start? Dan
moeten we ook goed kijken met elkaar welke data wel en niet vanuit MezzoRegistratie
moet worden meegenomen en welke gegevens van het veld in MezzoRegistratie moeten
verhuizen naar welke plek in Qsuite. We maken daar een vertaaltabel voor. Jullie geven
toestemming aan Xsarus om de gegevens aan Novire te ontsluiten en we gaan de
gegevens overzetten. In dit traject kijken we met elkaar wat hierbij automatisch kan en
wat niet. Waar er dingen gekoppeld moeten worden, moeten we met elkaar kijken hoe we
er dan mee omgaan.

11
6. Is de migratie een feit, dan kunnen we een periode schaduw draaien desgewenst. In deze
fase stellen we vast hoe de implementatie moet plaatsvinden. Vanuit Novire kunnen we e-
learning beschikbaar stellen. Novire doet dat in een algemene modus per rol. We leveren
een overzicht op van welke e-learning modules jullie medewerkers gebruik zouden
kunnen maken. Het is mogelijk om zelf eventueel modules toe te voegen. Je hoeft hiervan
geen gebruik te maken, maar de mogelijkheden zijn er wel.
Nadat ook dit gereed is, wordt de Qsuite overgedragen aan beheer en vindt de reguliere
onderhouds- en verbetercyclus plaats. Op onze website is te volgen hoe we met
verbeterpunten omgaan. Gezamenlijk met alle Mezzo-leden voeren we een verbetercyclus
uit met periodieke releases waarbij alle input (ingezonden via tickets naar onze
servicedesk) wordt besproken met geïnteresseerden en zo weer nieuwe releases worden
vastgesteld en doorontwikkeld.

Op reis door de demo. Kies wat je wilt gaan zien. Waar ga je beginnen?
12

Op reis door de demo
De Qsuite bestaat uit de volgende
modules.
Wil je weten wat iedere module
inhoudt? Kijk dan in de
Rondleiding.
Verschillende modules
13

In de Qsuite zitten verschillende rollen. Voor deze demo hebben we twee rollen ingericht. Eén rol van een coördinator met
beheerdersrechten en één rol van een uitvoerend medewerker die alleen uitvoerende taken verricht.
Op de volgende pagina hebben we de rollen en hun taken uitgeschreven. Het is een voorbeeld.
Ieder Mezzo-lid is uniek. Iedere organisatie heeft haar eigen manier van taken uitvoeren en processen inrichten. Dat
betekent ook dat voor iedere organisatie de Qsuite op maat moet worden toegesneden. Soms is er wel sprake van het
matchen van een hulpvraag en een hulpaanbod. Soms is er sprake van advies en ondersteuning aan mantelzorgers. Met
of zonder inhoudelijke verslaglegging. Met of zonder tijdsregistratie. Vaak worden er activiteiten georganiseerd. Voor
mantelzorgers, voor vrijwilligers die een hulpaanbod hebben, voor vrijwilligers die voor de eigen organisatie werken, voor
eigen medewerkers enzovoorts.
In deze demo hebben we de grootste gemene deler genomen om te laten zien. Kiest u zelf of u de activiteiten wilt bekijken,
of juist de matching. Of de inhoudelijke dossiers wilt inzien of niet. We hebben in de dossiers naast registratie-
mogelijkheden ook een minimale set aan kwaliteitshulpmiddelen opgenomen, zoals het kunnen vastleggen van verslagen
van gesprekken, het melden van uitingen van onvrede en het meten van bijvoorbeeld de belasting van de mantelzorger.
Al deze onderdelen kunnen in uw eigen omgeving – op ieder moment – ‘aan’ of ‘uit’ worden gezet. Of worden aangevuld
met uw eigen meet- en meldinstrumenten. We gaan daar graag over met u in gesprek.
Verschillende rollen, verschillende mogelijkheden
14

Verschillende rollen, verschillende activiteiten
Coördinator (met beheerdersrechten)
Deze coördinator kan de volgende taken uitvoeren:
1. Dossiers aanmaken van klanten en medewerkers
2. Dossiers toewijzen aan medewerkers (of in één keer
aan iedereen)
3. Dossiers inhoudelijk vullen
4. Hulpvragen en hulpaanbod vastleggen
5. Hulpvragen en hulpaanbod matchen
6. Activiteiten aanmaken
7. Activiteiten plannen
8. Inschrijvingen van activiteiten bewaken
9. Relaties en ketenpartners vastleggen
10. Rapportages genereren en uitdraaien van de
matching (zorginzet) als de activiteiten, eventueel
ook geregistreerde uren.
11. Rapportages bekijken en uitdraaien over metingen
en meldingen
Medewerker (zonder beheerdersrechten)
Deze medewerker kan de volgende taken uitvoeren:
1. Dossiers inzien waar men rechten voor heeft
2. Dossiers inhoudelijk aanvullen (inhoudelijke
rapportage)
3. Metingen vastleggen, zoals belasting mantelzorger
4. Meldingen doen van uitingen van onvrede o.i.d.
5. Hulpvragen en hulpaanbod matchen
6. Deelnemers aan activiteiten registreren
7. Tijd registreren
Mis je taken die je wel graag wilt inzien?
Laat het ons weten: we breiden de demo dan uit15

Keuzemenu
Inloggen als
coördinator
Inloggen als
medewerker
Dossier aanmaken klant Dossier aanmaken medewerker
Dossier klant toewijzen Dossier medewerker toewijzen Dossiers inhoudelijk aanvullen
Dossiers inzien
Metingen vastleggen
1 2
3
Dossier klant inhoudelijk vullen Dossier medewerker inhoudelijk vullen
Hulpvraag en aanbod vastleggen Hulpvraag en aanbod matchen
Activiteiten aanmaken Activiteiten plannen
Inschrijvingen bewaken Relaties en ketenpartners vastleggen
4
5
7
9
11
Rapportages uitdraaien Rapportages metingen uitdraaien13
6
8
10
12
14
Meldingen vastleggen
Matchen
Activiteiten registreren
Gespreksverslagen vastleggen
1
2
3
4
5
6
7
16

Keuzemenu
Stap 1: Kies met welke ‘bril’ je wilt kijken.
Stap 2: Log in als coördinator of medewerker
Stap 3: Kies het onderdeel dat je
wilt bekijken.
Stap 4: Ga naar de slides die
je hieronder aantreft. Zoek het onderdeel
coördinator of medewerker.
Stap 5: Zoek het juiste nummer.
Stap 6: Volg de instructies op de slide op.
Stap 7: Heb je vragen? Doorloop eerst alle
slides: misschien vind je daar je antwoord. Zo
niet, stel gerust je vraag via de knop
17

Wat je vooraf nog even moet weten voor je inlogt
Je ontvangt deze handleiding fysiek in de map.
Gedurende de komende maanden gaan we echter actief aan
de slag met de doorontwikkeling van de Qsuite voor de
informele zorg. Uit de eerste implementaties zullen vast nog
best wat verbeterpunten komen. We zullen deze ook in de
demo verwerken.
Download daarom de laatste versie van deze demo-
handleiding via slideshare. Klik op deze link voor de ‘demo-
handleiding.
Klik op deze link voor de rondleiding.
We zenden de linken ook mee in de mail met
de demo-accounts.
Je kunt ook gaan naar http://www.slideshare.net/ en
zoeken op Mezzo Evelien Verkade.
Kan kom je ook bij de slides.
Via de knop ‘download’ kan je de slides
downloaden.
18

Inloggen
1. Ga naar: https://mezzo.qustomer.nl/ in je browser. Zorg
ervoor dat je de goede browser gebruikt (IE 10+, maar liefst
Chrome, FireFox of Safari) en zorg ervoor dat je
beeldscherminstellingen staan op minimaal 1280 x 960.
2. Je ziet het inlogscherm en vul daar de inlognaam en
wachtwoord in die je vindt op de starterskit.
3. Vervolgens kom je in dit scherm. Links zie je nieuws
en rechts een scherm waarin je de code van je token
moet ingeven. Stop je de token in je USB poort en
wacht 5 minuten. De software wordt geïnstalleerd.
Wanneer dat gereed is, leg je je vinger op het knopje en
de token zal een serie letters genereren. Door deze
dubbele beveiliging zijn de persoonsgegevens goed
beveiligd. Wanneer je de Qsuite gebruikt zonder (echte)
persoonsgegevens, dan hoef je de token niet te
gebruiken en kom je meteen op het startscherm.
4. Kom je er niet uit? Links zie je een knop .
Wanneer je daarop klikt, kan je een bericht zenden naar
de servicedesk. Je kunt ook bellen met 033 2 77 99 77.
19

Uitleg en informatie vinden
1. In dit document vind je de uitleg om je stap voor
stap door de demo mee te nemen.
2. In de Qsuite zelf kan je ook meer uitleg vinden.
3. Als je in de Qsuite bent, zie je op heel
veel pagina’s rechts in de hoek een ‘video-
icoontje’.
4. Klik je daarop dan krijg je één of meerdere
handleidingen of instructies. Zogenaamde ‘hoe-
tjes’. Hoe doe ik dit? Hoe doe ik dat?
5. Klik je daarop dan krijg je een video (via YouTube)
of een presentatie (via SlideShare).
6. Met de knop met pijltje maak je de presentatie
groot.
7. Met de knop met de poppetjes ga je naar
SlideShare toe. Als je daar iets naar beneden
scrolt dan zie je de knop ‘download’. Dan kan je
de presentatie downloaden naar je pc. Je kunt
hem ook delen en bijvoorbeeld naar jezelf of een
ander mailen.
8. Meer info vind je hier. 20

Coördinator | Dossier klant openen 1Inloggen als
coördinator
1. Nu je ingelogd bent, zie je dit
scherm.
2. Wanneer er klantdossiers zijn,
en jij hebt de rechten om deze
in te zien, dan zul je ze hier op
jouw startpagina kunnen zien:
3. Is de lijst lang, typ in het witte
vak een deel
van de naam en de lijst wordt
gefilterd.
4. Staat jouw klant er niet bij?
Misschien heb je hem niet zichtbaar
gemaakt op jouw startpagina. Klik op
Mijn klanten en de lijst verschijnt. Met het
groene vinkje kan je bepalen of het
dossier op jouw startpagina komt.
5. Jij kunt de namen in een
volgorde slepen. Die volgorde
wordt op je voorblad getoond.
Klik wel op opslaan.
6. Dossier gevonden? Klik op
de naam of op de grijze knop
‘klantpagina’.
7. Dossier niet gevonden? Dan moet het
dossier aangemaakt worden. Doe dat
volgens de volgende slide.
21

Coördinator | Dossier klant aanmaken 1Inloggen als
coördinator
1. Als een nieuw dossier moet worden
aangemaakt, dan kan dat gedaan worden door
degene die daarvoor de rechten heeft en de
knop ‘Beheer’ ziet in de grijze balk.
2. Klik op Beheer en op Klanten – Klanten.
3. Je komt in de overzichtslijst van de bestaande
klant. Maak een nieuwe klant aan door op de
knop ‘nieuwe klant’ te klikken of wijzig
klantinstellingen door op het grijze knopje
‘bewerken’ te klikken.
4. Voordat je een nieuwe klant aanmaakt, controleer of deze
niet al bestaat. Vul daarom eerst even (een deel van) de naam
in in het zoekveld. Toch foutje gemaakt? Stuur een berichtje
via de knop ondersteuning naar de servicedesk.
5. Vul de klantgegevens in, of wijzig ze. Doorloop de
volgende stappen:
22

Coördinator | Dossier klant aanmaken 1Inloggen als
coördinator
1. Vul de naam in.
2. Vul in of men evt toestemming geeft. Het effect
van een vinkje hier is dat in toetsingen op
klantdossier in het systeem de naam van de
klant vermeld wordt. Geen vinkje, dan worden
de gegevens anoniem verwerkt.
3. Hoofdverantwoordelijke medewerker: deze is
eindverantwoordelijk voor het dossier. De klant
hoort via deze medewerker ook bij het team /
afdeling waar de medewerker onderdeel van is.
4. Ken het best passende klantprofiel toe. Aan de
hand van het profiel wordt het dossiermenu
opgebouwd en worden signalen gestuurd.
5. Kies eventueel een klant die aan deze klant
verwant is. Je maakt nu een systeemdossier.
6. Vul eventueel nummers in.
7. Klik op opslaan.
7. Ga naar de knop ‘toewijzen
medewerker’ en vink de
medewerkers aan die recht hebben
om dit dossier in te zien.
8. Klik daarna nog op ‘Klantpagina’
en je gaat het dossier in.
9. Vul nu nog als laatste de data in
zorg in en de startdatum van de
planning. Deze planning activeert
de acties die in het dossier gedaan
moeten worden. Vanaf deze
startdatum gerekend zal de Qsuite
signalen gaan afgeven voor het
invullen van metingen.
23

2
Coördinator | Dossier medewerker openen
Inloggen als
coördinator
1. Wil je je eigen
medewerkersdossier openen? Klik
dan op Mijn Menu in de grijze balk
bovenin.
2. Je bent in jouw eigen dossier
3. Via persoonlijk – Mijn dossiers
kan je overigens ook weer naar
jouw klantenlijst gaan.
4. Via Mijn Medewerkers kan je – als
leidinggevende of
personeelsfunctionaris – in
dossiers van anderen. Een
leidinggevende heeft automatisch
toegang tot de dossiers van de
eigen medewerkers. Een collega
met de rol personeelsfunctionaris
moet hiervoor geautoriseerd zijn.
5. Op de startpagina staat een blok
‘mijn medewerkers’. Via dat blok kan je
ook in de medewerkersdossiers
komen. Er is onderscheid te maken (als
een organisatie dat wenst) tussen
Betaalde (B) en Vrijwillige krachten (V).
24

2
Coördinator | Dossier medewerker aanmaken
Inloggen als
coördinator
1. Wil je een nieuwe medewerker aanmaken? Ga naar Beheer –
Organisatie. Klik daarop.
2. Klik op de afdeling waar de medewerker onder valt. Klik op de
knop ‘Informatie en bewerken’
3. Klik op de knop ‘nieuwe medewerker toevoegen’.
4. Vul de naam in, het geslacht, en de leidinggevende. Doe dat
laatste door een deel van de naam van deze persoon in te
typen.
5. Ga terug naar Beheer. En kies dan voor Medewerker. Stel de
instellingen goed in.
6. De leidinggevende heeft altijd inzicht in het dossier, geef evt
inzage aan andere belanghebbenden door te kiezen ‘toewijzen
medewerker’ en geef de medewerker evt inzage in
klantdossiers door te kiezen voor ‘toewijzen klant’.
7. Zet onder instellingen de permissies en Betaald/Vrijwillig goed.
Koppel desgewenst de medewerker aan meerdere afdelingen.
8. Ook een account nodig? Doe dan een aanvraag aan de
servicedesk. Er is een aanvraagformulier voor. Geef mailadres
en rol door via de knop Ondersteuning. 25

3
Coördinator | Dossier klant toewijzen
Inloggen als
coördinator
7. Ga naar de knop ‘toewijzen
medewerker’ en vink de
medewerkers aan die recht hebben
om dit dossier in te zien.
8. Klik daarna nog op ‘Klantpagina’
en je gaat het dossier in.
9. De aangevinkte medewerkers
zien nu het dossier onder Mijn
Klanten en zij zijn gerechtigd om
het dossier in te zien.
1. Wanneer je niet wilt dat iedereen
dossiers kan inzien, dan laat je de
instelling ‘automatisch toewijzen aan
afdeling’ uit.
2. De eerst verantwoordelijke heeft altijd
inzicht in het dossier én de
leidinggevende. Uiteraard kan ook de
beheerder alle dossiers inzien. Maar
verder niemand, tenzij er uitdrukkelijk
toestemming wordt verleend om een
dossier van een medewerker in te
zien.
3. Ga terug naar Beheer. En kies dan
voor Medewerker. Stel de instellingen
goed in.
26

4
Coördinator | Dossier medewerker toewijzen
Inloggen als
coördinator
1. Alleen een leidinggevende, beheerder én een gebruiker met de
autorisatie ‘personeelsmanager’ kunnen respectievelijk de
medewerkersdossiers van de eigen medewerkers en van alle
medewerkers inzien.
2. Verder niemand, tenzij er uitdrukkelijk toestemming wordt verleend
om een dossier van een medewerker in te zien.
3. Wil je die inzage geven? Ga dan naar Beheer. En kies dan voor
Medewerker. Stel de instellingen goed in.
4. De leidinggevende heeft altijd inzicht in het dossier, geef evt. inzage
aan andere belanghebbenden door te kiezen ‘toewijzen
medewerker’ en geef de medewerker evt. inzage in klantdossiers
door te kiezen voor ‘toewijzen klant’.
5. Zet onder instellingen de permissies en Betaald/Vrijwillig goed.
Koppel desgewenst de medewerker aan meerdere afdelingen /
teams.
27

5
Coördinator | Dossier klant vullen
Inloggen als
coördinator
1. Wanneer je een klantdossier hebt geopend, zie je in de blauwe balk bovenaan verschillende
menu-items.
2. Het onderdeel ‘instellingen’ ziet alleen de beheerder. Hiermee kunnen onderdelen van het menu
worden verplaatst en ‘aan’ en ‘uit’ gezet worden. We verzoeken u dat in deze demo niet te doen.
Ook andere organisaties maken namelijk gebruik van deze demo.
3. Onder Persoonlijk kunnen de basisgegevens en
de starten einddata van het dossier worden
ingevuld. Vul deze altijd in, want anders staat het
als inactief te boek, waardoor je het bijvoorbeeld niet
kan zien wanneer activiteiten ingepland moeten
worden.
4. Verder kunnen desgewenst hulpvragen worden
maar kunnen ook metingen worden gedaan
en meldingen worden ingediend.
5. Tenslotte kunnen ook verslagen van contactmomenten
worden vastgelegd.
6. Metingen, meldingen en contactverslagen
kunnen ook in een grafiek op het voorblad worden
getoond. 28

5
Coördinator | Dossier klant vullen
Inloggen als
coördinator
1. Bij de persoonlijke gegevens kunnen eigen intake- of aanmeldformulieren
worden ingebouwd. Er is een nu een voorbeeld opgenomen. De lay out van deze
formulieren wordt binnenkort strakker
getrokken, zodat de velden netjes onder
elkaar staan. Ook meldings- en meetformulieren
kunnen op maat worden toegevoegd.
Nu zijn er voorbeelden opgenomen.
2. Bij meldingen (van een klacht of een uiting van onvrede) kan er
worden ingesteld naar wie de melding moet worden doorgestuurd
(naar een coördinator bijvoorbeeld) en binnen welke termijn er
dan een afhandeling moet zijn. Daar verschijnt dan een reminder
van. En als je dat zelf wilt, ook een email.
3. Ook wanneer er een gesprekverslag belangrijk is en evt. gedeeld moet
worden met collega’s, kan dat. In de demo is dit niet goed te testen,
omdat je met functionele dem0-accounts werkt. In de eigen omgeving werkt dit wel zo.
4. Van alle deadlines in het systeem maken we momenteel deze herinneringen.
5. Klik hier om meer te lezen over hoe je binnen de
Qsuite met elkaar kunt communiceren en hoe je
herinneringen ontvangt. 29

6
Coördinator | Dossier medewerker vullen
Inloggen als
coördinator
1. In het dossier van de medewerker werkt het net zo. Je
ziet persoonlijke gegevens, contractgegevens
(ingangsdatum en einddatum contract zijn ook de start-
en einddatum van het dossier), eventueel een zelf toe te
voegen functie enzovoorts.
2. Ook hier kan je metingen doen en meldingen.
3. Gespreksverslagen worden aan het medewerkers-
dossiers binnenkort toegevoegd.
4. Klik door de blauwe balk en krijg een idee van de
mogelijkheden.
5. Alles acties die voor de medewerker bestemd zijn en die
niet vergeten mogen worden, verschijnen op de
tijdlijn/takenlijst.
6. Ook geplande activiteiten
verschijnen op de tijdlijn.
30

7
Coördinator | Hulpvraag vastleggen
Inloggen als
coördinator
31
1. In het dossier van de klant kan een
hulpvraag (of meerdere uiteraard)
worden vastgelegd.
2. Deze hulpvraag kan een kenmerk
mee gegeven worden. Dit kenmerk
kan straks helpen bij het genereren
van management informatie.
3. De kenmerken zijn te beheren onder
Beheer – Activiteiten.
4. Ieder kenmerk dat je daar toevoegt,
verschijnt in het scherm waarin je
een hulpvraag kan toevoegen of
bewerken.
5. Hulpvragen worden in het dossier
van de klant opgeslagen en worden
zichtbaar op de matchingspagina.

7
Coördinator | Hulpaanbod vastleggen
Inloggen als
coördinator
32
1. In het dossier van de medewerker
(vrijwilliger) werkt dit hetzelfde.
2. De hulpvraag is nu echter het
hulpaanbod.
3. Aan dit hulpaanbod kunnen dezelfde
kenmerken worden toegevoegd.

8
Coördinator | Hulpvraag en -aanbod matchen
Inloggen als
coördinator
33
1. Hulpvragen en hulpaanbod moeten met elkaar gematched worden: dan is er
sprake van een inzet.
2. Het matchen van de hulpvraag en het hulpaanbod vindt plaats vanuit één
centrale pagina.
3. Je ziet filters zodat je de juiste hulpvraag bij
het juiste hulpaanbod kunt zoeken.
4. In het medewerkersdossier staat onder ‘Taken’ de
knop ‘Matching’. Hier zie je links alle hulpvragen en
rechts al het hulpaanbod. De witte blokken hebben
nog geen inzet: de groene wel. Door een hulpvraag
naar een hulpaanbod te schuiven en vice versa
koppel je deze aan elkaar.
5. Heb je er twee gevonden die een match zijn?
Schuif ze dan naar elkaar toe.
6. Heb je dat gedaan, dan verschijnt er een scherm waarin je de matching vastlegt.
7. De gekoppelde inzet wordt in de dossiers van de klant en de vrijwilliger getoond.
8. Daar kunnen ook submatches worden gemaakt, bijvoorbeeld wanneer binnen
de match het aantal uren wijzigt.

9
Coördinator | Activiteiten aanmaken
Inloggen als
coördinator
1. Een belangrijke taak van organisaties in de informele zorg is het
aanbieden van cursussen en bijeenkomsten. We noemen deze in de
Qsuite ‘activiteiten’.
2. Onder Beheer maakt de beheerder kenmerken aan. Dit zijn
‘categorieën’ die je als organisatie zelf kunt bepalen. De beheerder
maakt de activiteiten aan. Iedere activiteit krijgt een starten einddatum
en bepaalde kenmerken.
3. Voeg een nieuwe activiteit toe.
4. Vul zoveel mogelijk gegevens in. De rode velden zijn verplicht om in te
vullen. Geef een starten een einddatum aan de activiteit.
5. Omschrijf de doelstelling. Die tekst wordt meegenomen in
aankondigingen enzovoorts.
6. Wanneer de activiteit alleen beschikbaar is in een regio, kies dan de
gemeente. Wanneer deze alleen door één afdeling wordt
geboden, kies dan de afdeling.
7. Vul prijzen in: de kostprijs en de te vragen prijs per deelnemer. Later
kan geregistreerd worden of de betaling heeft plaatsgevonden.
8. Is dit niet van toepassing vul dan 0,- in.
34

10
Coördinator | Activiteiten plannen
Inloggen als
coördinator
1. Nu de activiteiten zijn aangemaakt, kunnen we ze inplannen.
2. Ga naar Mijn Menu en kies voor Taken en agenda. Daaronder
staat Activiteiten plannen en registreren.
3. Je ziet een agenda.
4. Kies aan de rechterkant een activiteit, een datum en een begin-
en een eindtijd.
5. Je kunt medewerkers en klanten al meteen koppelen, maar dat
hoeft niet. Je kunt ook alleen de activiteit inplannen zonder dat je
al weet wie daarbij aanwezig zullen zijn.
6. Wil je de medewerkers en klanten hier zien, dan moeten ze een
openstaand dossier hebben (datum in zorg en startdatum
contract moeten gevuld zijn en niet na vandaag liggen)
7. Je kunt ook de herhaalfunctie gebruiken. Kies de dag waarop je
plant. De minimale frequentie is wekelijks. Heb je een dagelijkse
activiteit voer die nu dan iedere dag in en herhaal deze.
35

10
Inloggen als
coördinator
1. Doordat je op een verschillende manier kan omgaan met de
planning, kan je als organisatie kiezen op welke manier je
de planning wilt gebruiken:
- Er is de mogelijkheid om vooraf al helemaal te roosteren
en alles centraal in te voeren.
- Er is de mogelijkheid om de planning in te voeren, te
printen en te hangen op een prikbord om in te tekenen en
dan later als coördinator de aanwezigen toe te voegen.
- Of er is de mogelijkheid om de activiteiten te publiceren,
zodat men zichzelf kan inschrijven. We maken nog een
bewakingsoverzicht hierbij zodat je als coördinator snel
kunt zien of er voldoende inschrijvingen zijn (van zowel
deelnemers als medewerkers).
36

10
Inloggen als
coördinator
Ook hier zijn verschillende mogelijkheden voor.
1. Allereest kan je in de agenda zelf zien wat je hebt
gepland. Je kunt switchen tussen een dag en
weekweergave. Klik op activiteit en je ziet de details;
2. Je kunt de geplande activiteiten ook in Word
downloaden (een mogelijkheid tot datumselectie volgt
nog).
3. Je kunt de geplande activiteiten ook naar Excel
exporteren (via Registratie in de grijze balk).
4. Je kunt de activiteiten publiceren en zo deelnemers
(en medewerkers) laten inschrijven.
5. En uiteraard: de medewerker die de activiteit
uitvoert, ziet de activiteit op de tijdlijn. Vanuit daar kan
er geregistreerd worden.
6. De activiteitenplanning kan ook bij een medewerker
in het menu worden getoond. Zo kan deze medewerker
alle activiteiten zien en eventueel ook de registratie
uitvoeren. Per rol wordt bepaald wie wat mag zien en
doen. 37

10
Inloggen als
coördinator
1. Ingeplande activiteiten kan je publiceren.
2. Dit werkt via de mobiele website van de Qsuite. Hier geldt een
andere URL voor. Deze URL kan gekoppeld worden aan de eigen
website. Je plaatst dan een verwijzing naar deze link op de
website. Ook het integreren binnen de eigen website is mogelijk;
hier zijn verschillende oplossingen voor, maar dit is wel maatwerk.
3. We kunnen de URL plaatsen in de balk bovenin de Qsuite, maar de
link is overal te gebruiken. Het is een mobiele site, dus op mobiele
apparaten als een telefoon of tablet werkt deze oplossing
uitstekend!
4. Wordt de planning binnen de Qsuite aangepast, dan wordt deze
pagina ook aangepast.
5. Wil je zien hoe het werkt, klik dan op de grijze knop Activiteiten
bovenaan in je grijze balk.
38

10
Inloggen als
coördinator
1. Via de gepubliceerde pagina kunnen
deelnemers zich inschrijven.
2. Klik op de groenknop ‘inschrijven’ (alleen bij
activiteiten die in de toekomst liggen).
3. Vul het inschrijfscherm in.
4. Een inschrijving wordt gematcht op het
emailadres (nu nog; dat wordt straks een combi
van NAW en geboortedatum). Is er een nieuw
emailadres dan wordt er een nieuw klantdossier
aangemaakt.
5. Door deze inschrijvingen worden deelnemers
vooraf ingeschreven (niet geanonimiseerd).
6. NB Nu worden alle activiteiten nog getoond,
maar straks zijn dat uiteraard alleen de
aankomende activiteiten nog (het verleden heeft
dan geen meerwaarde in dit kader).
39

10
Inloggen als
coördinator
1. Deelnemers kunnen ook deelnemen aan
activiteiten zonder dat er een persoonlijk
dossier van hen wordt aangelegd.
2. Het werkt dan zo: de medewerker die de
activiteit uitvoert, ziet de activiteit op haar tijdlijn
(planning). Hij of zij opent de activiteit en ziet de
inschrijvingen. Met een vinkje geeft hij of zij aan
welke deelnemers er zijn. Hier kan men ook een
deelnemer toevoegen.
3. Dit kan al een bestaand dossier zijn, of een
nieuw dossier wordt aangemaakt.
4. Bij deze laatste optie verschijnt dan ook de
keuze dat het dossier anoniem is. Er kan dan
een aantal aanwezigen worden ingevoerd, zodat
dat daar dossiers aan worden gehangen.
40

10
Inloggen als
coördinator
1. Medewerkers kunnen zich ook inschrijven op
activiteiten.
2. Dit werkt op dezelfde manier via de mobiele
inschrijfpagina;
3. Echter, medewerkers moeten eerst inloggen.
Deelnemers kunnen via de publieke site;
medewerkers via de beschermde site. Dan
weten we namelijk wie welke medewerker is,
kunnen we garanderen dat onbekenden of
gasten zich niet per ongeluk als medewerker
inschrijven én kunnen we meer informatie laten
zien (bijvoorbeeld het % inschrijvingen ten
opzichten van het minimum en het maximum).
41

11
Coördinator | Inschrijvingen bewaken
Inloggen als
coördinator
Als coördinator wil je overzicht houden over de inschrijvingen.
Dat kan op verschillende manieren:
1. In de activiteitenplanning kan je op een activiteit klikken,
en dan zie je wie er ingeschreven zijn;
2. In de Word export zie je hoeveel inschrijvingen er
minimaal en maximaal kunnen zijn en wie zich
ingeschreven hebben;
3. In de Excel export (bijna gereed) kan je al deze gegevens
ook exporteren;
4. Op de planningspagina in de agenda is met kleuren
zichtbaar welke status een activiteit heeft en of er iets
bijzonder mee is (bijvoorbeeld nog geen medewerker
gepland).
42

12
Coördinator | Relaties vastleggen
Inloggen als
coördinator
43
1. Met behulp van relatiemanagement houden we overzicht
over alle relaties die we in en rondom het inloophuis
hebben. De gasten en medewerkers/vrijwilligers liggen al
vast. Ook het netwerk van de gasten kan eventueel
worden vastgelegd onder sociale relaties.
2. Maar ook de relaties van de organisatie zelf kunnen
worden vastgelegd, zoals financiers, leveranciers,
ketenpartners etc..
3. Dit gebeurt onder ‘ketenpartners’ onder Beheer. Ook
werkafspraken kunnen worden vastgelegd,
contactpersonen bij de ketenpartner en contactpersonen
binnen het inloophuis zelf.
4. Ook kunnen we een evaluatiedatum meegeven.
Hier volgt dan later een automatische herinnering op.
5. We breiden deze functie binnenkort uit met het
vastleggen van contactpersonen, werkafspraken etc.

13
Coördinator | Rapportages uitdraaien
Inloggen als
coördinator
44
1. Dat kan je doen onder Registratie (onder de grijze knop Mijn Menu).
In verschillende categorieën (klanten, medewerkers en organisatie)
kan je hier alle geregistreerde data vinden. Zo zie je onder
Organisatie: Activiteiten alle aangemaakte activiteiten.
2. Veel rapporten worden binnenkort toegevoegd, maar een deel is nu
ook al in te zien.
3. En alle gegevens zijn in te zien en te gebruiken.
4. In tabellen die flexibel zijn.
5. In grafieken die flexibel kunnen worden ingezet.
6. Instellingen die kunnen worden opgeslagen.
7. Alles is naar Excel te exporteren met een druk op de knop.
8. Van zowel de dossiergegevens, de activiteitengegevens als de
meldingen en metingen.
9. Binnenkort verschijnen hier ook selectiedata zodat je een starten
een einddatum kan invoeren en de gegevens binnen die periode
kunt selecteren.
10. Ook verschijnen er binnenkort meer opties in de selectievakken,
zodat je ook en / of mogelijkheden kunt toevoegen.
11. Meer over deze manier van gegevens ontsluiten, lees je hier.

13
Coördinator | Rapportages uitdraaien
Inloggen als
coördinator
45
1. De rapportages die je kunt verwachten, laten in ieder geval de
volgende gegevens zien:
- Wat is er aan activiteiten gepland, wie hebben zich ingeschreven
en wie zijn er daadwerkelijk geweest, bezien vanuit klanten;
en wie zijn er daadwerkelijk geweest, bezien vanuit
medewerkers;
en wie zijn er daadwerkelijk geweest, bezien vanuit activiteiten;
- Wat zijn de geleverde activiteiten zijn per medewerker;
- De hulpvragen per klant en de eventuele inzet daarbij;
- Het hulpaanbod per medewerker en de eventuele inzet daarbij.
Hierbij zijn alle aanwezige datavelden toegevoegd, die naar eigen
wens kunnen worden uitgeschakeld en verborgen. Op deze manier
kan je maatwerk-rapportages maken.

14
Coördinator | Rapportages metingen uitdraaien
Inloggen als
coördinator
46
1. Alle data wordt ontsloten. Op allerlei wijzen, net wat het beste bij je
past.
2. Onder de knop Registratie zijn alle verschillende rapportages
opgenomen. Zoek onder Registratie de juiste rapportage.
3. Kies in dit geval voor Klant – Meten – Meting Ervaren druk Informele
zorg.
4. De rapportages zijn opgedeeld in Klant, Medewerker en Organisatie.
5. Mis je een rapportage, neem dan contact met ons op, want kunnen
wij hem aan jouw menu toevoegen.
6. Alle gegevens van alle meldingen worden in tabellen getoond.
7. In de tabel kies je je eigen instellingen.
8. Per kolom kan je de gegevens
verbergen, sorteren of
instellen als groep
of y-as (t.b.v. de grafiek).
9. In het implementatietraject
helpen we bij het instellen van
de juiste rapportages.

1
Medewerker | Dossier medewerker inzien
Inloggen als
medewerker
1. Wil je je eigen medewerkersdossier
openen? Klik dan op Mijn Menu in de grijze
balk bovenin.
2. Je bent in jouw eigen dossier
3. Via persoonlijk – Mijn dossiers kan je
overigens ook weer naar jouw klantenlijst
gaan.
4. Via Mijn Medewerkers kan je – als
leidinggevende of personeelsfunctionaris –
in dossiers van anderen. Een
leidinggevende heeft automatisch toegang
tot de dossiers van de eigen medewerkers.
Een collega met de rol
personeelsfunctionaris moet hiervoor
geautoriseerd zijn.
5. Op de startpagina staat een blok
‘mijn medewerkers’. Via dat blok kan je
ook in de medewerkersdossiers
komen. Er is onderscheid te maken (als
een organisatie dat wenst) tussen
Betaalde (B) en Vrijwillige krachten (V).
47

1
Medewerker | Dossiers klanten inzien
Inloggen als
medewerker
1. Nu je ingelogd bent, zie je dit
scherm.
2. Wanneer er klantdossiers zijn,
en jij hebt de rechten om deze
in te zien, dan zul je ze hier op
jouw startpagina kunnen zien:
3. Is de lijst lang, typ in het witte
vak een deel
van de naam en de lijst wordt
gefilterd.
4. Staat jouw klant er niet bij?
Misschien heb je hem niet zichtbaar
gemaakt op jouw startpagina. Klik op
Mijn klanten en de lijst verschijnt. Met het
groene vinkje kan je bepalen of het
dossier op jouw startpagina komt.
5. Jij kunt de namen in een
volgorde slepen. Die volgorde
wordt op je voorblad getoond.
Klik wel op opslaan.
6. Dossier gevonden? Klik op
de naam of op de grijze knop
‘klantpagina’.
7. Dossier niet gevonden? Neem contact
op met de beheerder. Of het dossier is
niet aan jou toegewezen, of het moet nog
aangemaakt worden. 48

2
Medewerker | Dossiers vullen
Inloggen als
medewerker
1. Wanneer je een klantdossier hebt geopend, zie je in de blauwe balk bovenaan verschillende
menu-items.
2. Afhankelijk van de rechten die een medewerker heeft, kunnen gegevens worden ingezien en/of
worden bewerkt. Dit is per rol / type medewerker in te stellen.
3. Meldingen vastleggen? Metingen vastleggen?
Intake- en aanmeldgegevens vastleggen?
Persoonlijke gegevens vastleggen?
Hulpvragen vastleggen?
Bekijk hier wat de mogelijkheden zijn.
49

3
Medewerker | Gespreksverslagen vastleggen
Inloggen als
medewerker
50
Vul de titel in.
Geef hier een titel die de inhoud kort samenvat.
Jouw rapportages komen namelijk in de grafiek en
in een lijst. Je ziet dan de titels. Hoe duidelijker je de
titels omschrijft, hoe gemakkelijker je later de
informatie kunt vinden.
Klik op ‘verslag leggen’ in de blauwe
balk in het klantdossier.
Dit is nu alleen mogelijk in het klantdossier. Binnenkort wordt deze mogelijkheid ook toegevoegd aan het
medewerkersdossier. Ook zal het mogelijk worden om hier tijd te schrijven, zodat er bij een contactmoment meteen
kan worden vastgelegd hoeveel tijd er aan het gesprek is besteed. Deze tijd wordt dan op het werkbriefje
weggeschreven (zie de volgende sheets van de registratie).

4
Medewerker | Metingen vastleggen
Inloggen als
medewerker
51
1. Welke meting wanneer bepaalt de organisatie en die stelt dit
in in een klantplanning per klanttype.
2. De Qsuite rekent uit wanneer welke meting gedaan moet
worden en laat jou dit weten via de tijdlijn/takenlijst (en
bijbehorende herinneringen)
3. Je opent de meting en vult deze in – samen met de klant of
voor de klant.
4. Bij ‘ingevulde metingen’ kan je verder werken in een
onderhanden meting of een meting afronden.
5. En resultaten worden
zichtbaar in de
rapportagegrafiek. Klik je
op het bolletje, dan zoom
je in.

5
Medewerker | Meldingen vastleggen
Inloggen als
medewerker
52
Ga naar het klantdossier voor een melding door of namens de
klant (klacht, incident, compliment) en ga naar jouw dossier
voor een melding namens jezelf.
1. Manier 1:
Ga naar het klantdossier en ga naar de
knop ‘Melden’ in het blauwe menu en
kies daaronder voor de desbetreffende
melding.
2. Manier 2:
Ga naar jouw eigen dossier onder Mijn
Menu en ga naar de knop ‘Melden’ in
de blauwe balk en kies daaronder voor
de desbetreffende melding.
3. Klik op de melding en je komt in de
beheeromgeving van alle meldingen. Vul de vragen in in
de stap die aan jou toegewezen is en klik op opslaan.

6
Medewerker | Matchen
Inloggen als
medewerker
53
1. Hulpvragen en hulpaanbod moeten met elkaar gematcht worden: dan is er sprake van een inzet. Uiteraard
kan je als medewerker ook hulpvragen en hulpaanbod vastleggen, mits je daarvoor de autorisaties hebt.
2. Het matchen van de hulpvraag en het hulpaanbod vindt plaats vanuit één centrale pagina.
3. Deze is op dit moment nog niet helemaal gereed.
Er wordt momenteel hard aan gewerkt en de
laatste hand aan gelegd. Een lege dummy-pagina
is wel te zien in de Qsuite op dit moment.
Wanneer er een update is geweest, zullen we u daarover
informeren.
4. In het medewerkersdossier (Mijn Menu) staat onder ‘Taken’
de knop ‘Matching’. Hier zie je links alle hulpvragen en rechts
al het hulpaanbod. Er worden filters op de pagina toegevoegd,
waardoor je snel kan zien welke hulpvragen en welk hulpaanbod nog geen inzet hebben bijvoorbeeld. Ook
kan je vanaf deze pagina een hulpaanbod aan een hulpvraag koppelen of andersom.
5. De gekoppelde inzet wordt in de dossiers van de klant en de vrijwilliger getoond. Er worden ook allerlei
signaleringen toegevoegd, wanneer een inzet geëvalueerd moet worden bijvoorbeeld, of wanneer er een
klacht of incident is geregistreerd. Zo zie je snel wanneer nadere ondersteuning gewenst is.

7
Medewerker | Activiteiten registreren
Inloggen als
medewerker
54
1. Wanneer er activiteiten gepland zijn, dan worden
deze ook zichtbaar op de tijdlijn bij de medewerker
die deze activiteit verzorgt.
2. Deze medewerker ziet – door op het blauwe bolletje
te klikken – de ingeschreven deelnemers en
kan deze aanmelden of afmelden.
3. Ook kunnen niet – niet ingeschreven deelnemers –
worden toegevoegd.
4. Binnenkort verschijnt er ook een ‘kopie van de
activiteitenplanning’ in het menu van de medewerker, zodat daar ook activiteiten kunnen
worden geregistreerd door een medewerker die niet
zelf is ingepland bij de activiteit. In dat scherm is ook in één oogopslag te zien welke activiteiten
er al zijn geregistreerd en welke er nog open staan, of bijvoorbeeld welke niet zijn doorgegaan.

7
Inloggen als
medewerker
55
1. Ook kan je vanuit de activiteitenplanning
registreren. Deze planning staat in het menu
van de medewerker, zodat daar ook activiteiten
kunnen worden geregistreerd door een
medewerker die niet zelf is ingepland bij de
activiteit. In dat scherm is ook in één oogopslag
te zien welke activiteiten er al zijn geregistreerd
en welke er nog open staan, of bijvoorbeeld
welke niet zijn doorgegaan. Dat zie je aan de
hand van deze kleuren:
Signalering kleuren in de activiteitenagenda
Rood Activiteit staat in agenda, maar er zijn nog helemaal geen medewerkers
aan gekoppeld en/of helemaal geen klanten.
Blauw Activiteit staat in agenda, er zijn medewerkers en klanten aan
gekoppeld binnen het minimum en maximum, maar de datum is nog
niet geweest dus registratie is nog niet van toepassing.
Oranje Activiteit is gepland, er zijn medewerkers en klanten aan gekoppeld,
maar de activiteit is niet doorgegaan.
Geel De activiteit is wel geweest (dat vandaag na datum activiteit), maar de
activiteit is nog niet geregistreerd
Groen De activiteit is wel geweest (dat vandaag na datum activiteit), en de
activiteit is wel geregistreerd
Symbolen Er worden nog symbolen aan de activiteiten toegevoegd voor extra
duidelijkheid

7
Inloggen als
medewerker
56
1. Bij het registreren kan je alle vooraf
ingeschreven deelnemers als aanwezig
registeren, maar je kan ook nieuwe deelnemers
(met of zonder bestaande dossiers) toevoegen.
2. Als de activiteit het juiste label heeft, kan je ook
deelnemers in bulk (dus niet op naam)
registreren.
3. Alles is mogelijk; net wat het beste past!

7
Inloggen als
medewerker
57
1. Wanneer je werkt vanuit de planning, dan
zie je in tijdlijn voor het voorblad van jouw
eigen menu een actie staan. Deze actie is
gepland op de dag die je ziet.
2. Klik op het bolletje naast deze actie.
3. Er opent zich een scherm, waarmee je kan
aangeven of de actie is uitgevoerd.
4. Deze acties komen voort uit het plan en
zijn door de planning aan een tijd en
medewerker gekoppeld.

7
Inloggen als
medewerker
58
1. Maak je geen gebruik van de tijdlijn, maar wil
je je uren op het werkbriefje boeken? Ga dan
met je muis over de grijze knop Mijn Menu
bovenin. Klik op de module Registratie.
2. Je ziet jouw werkbriefje.
3. Heb je de autorisatie van de controller? Dan
kan je hier een medewerker kiezen en diens
werkbriefjes inzien.
4. Registraties via de planning worden
automatisch ook op het werkbriefje geplaatst.
5. Werkbriefjes kan je per dag weergeven, maar
ook in week- en maandweergave plaatsen.
6. Kies de tijd, klant (of indirecte categorie), het
product en sla op.

7
Inloggen als
medewerker
59
1. Wanneer je een contactverslag wilt toevoegen aan
een dossier en verder geen gebruik maakt van de
planning of de werkbriefjes, dan wordt het binnenkort
ook mogelijk om vanuit de rapportage toe te voegen
hoeveel tijd je met dit contact bezig bent geweest.
2. Ook met deze registratie vult zich dan het
werkbriefje.
Deze functie wordt binnenkort toegevoegd.

60
1. In het kader van deze demo staan alle te doorlopen stappen op een rij.
2. Dit is mooi voor deze demo, en te gebruiken bij de implementatie,
maar niet echt duurzaam.
3. Beter zou zijn er een e-learning-opleiding van te maken.
4. Dat kan met behulp van de Improvement Academy.
5. Handig, want alle opdrachtjes staan duidelijk op een rij.
6. Leuk aangekleed met plaatjes en filmpjes etc.
7. Novire levert bij de Qsuite, indien gewenst, een standaard training.
8. Deze is eventueel op maat in te richten.
9. Per rol natuurlijk.
10. Ideaal als onderdeel bij de
introductiecursus.
11. Of als opfriscursus bij bestaande
collega’s.
12. Wordt mee in beheer en onderhoud
genomen, net als de Qsuite zelf.
Hulpmiddel bij de implementatie: e-learning

61
Wat ging goed, wat kan er nog beter?

62
Wat we al in petto hebben…
De ontwikkeling van de Qsuite staat nooit stil. Vanuit een cyclisch proces verwerken we de input vanuit het
werkveld weer in nieuwe releases. Eerst moet de basis goed zijn, dus daar focussen we op in de komende
maanden waarin de eerste organisaties ‘over gaan’.
Daarnaast hebben we de volgende onderdelen al in de planning staan:
1. Anoniem deelnemen aan activiteiten;
2. Het kunnen toevoegen van deelnemers aan een registratie die zich niet van tevoren hebben
ingeschreven;
3. Bij het printen van een Word export van geplande activiteiten kunnen aangeven vanaf en tot welke datum
de activiteiten geprint moeten worden;
4. Het signaleren op beschikbaarheid bij het opmaken van de planning en het toewijzen van medewerkers;
5. Mogelijkheid tot inschrijven van medewerkers via de
mobiele pagina met geplande activiteiten (maar dan
moeten ze eerst inloggen op deze site);
6. Inzicht en overzicht voor de coördinator waarbij je in één
keer ziet of er al voldoende inschrijvingen zijn
(van zowel deelnemers als medewerkers) bij de activiteiten;

63
Wat we al in petto hebben…
7. Weergave op de inschrijfpagina dat een activiteit ‘vol’ is of al is ingevuld, wanneer het aantal deelnemers of
medewerkers het maximum overschrijdt;
8. Het uitbreiden van de functionaliteiten rondom de matching van hulpvraag en hulpaanbod;
9. Meer Excel rapportages, waarin ook te zien is hoeveel deelnemers er per activiteit zijn, maar ook hoeveel activiteiten
er per medewerker zijn etc.;
10. Het automatisch kunnen inplannen van te doorlopen stappen in een medewerkersdossier (herinnering als een
evaluatiegesprek moet plaatsvinden etc..);
11. En heel aantal notificaties en herinneringen die we gaan instellen, zodat niet één datum meer wordt vergeten;
12. De integratie met MailChimp, zodat emailnieuwsbrieven verzonden kunnen worden;
13. Meerdere subsidiemogelijkheden toevoegen aan het deel budgetbeheer en –controle;
14. Wijkentabel integreren en automatische koppeling aan wijken en gemeenten;
15. De ontwikkeling van het Improvement Dashboard
(zie de laatste twee sheets in de rondleiding).
16. Het toevoegen van ‘het mantelzorgcompliment’ en de
administratie en verantwoording daaromheen zodra de
eerste organisatie daarom verzoekt.
17. Zie voor meer aankomende functies ook de Rondleiding.

64
Klaar voor de volgende stappen: die zetten we met elkaar

65
Dank je wel voor je aandacht en moeite om deze demo te bekijken

Welkom bij de demo van Qsuite voor informele zorg voor de leden van Mezzo

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (7)

Similar to Welkom bij de demo van Qsuite voor informele zorg voor de leden van Mezzo

Similar to Welkom bij de demo van Qsuite voor informele zorg voor de leden van Mezzo (20)

More from Evelien Verkade

More from Evelien Verkade (20)

Welkom bij de demo van Qsuite voor informele zorg voor de leden van Mezzo