Orçamento Base Zero: 7 etapas para gestão de despesas
1. MBA GFCA 38 – Orçamento Empresarial e Fluxo de Caixa
2. MBA GFCA 38 – Orçamento Empresarial e Fluxo de Caixa
Histórico
Década de 60Década de 60
OOrçamentorçamento
BBazeaze ZZeroero
3. MBA GFCA 38 – Orçamento Empresarial e Fluxo de Caixa
4. MBA GFCA 38 – Orçamento Empresarial e Fluxo de Caixa
Conceito do Orçamento Base Zero
Visão das contas por
pacotes e por áreas
Incentiva revisão dos
processos
Propõe priorização na
alocação de recursos
Envolvimento de todos os
níveis da organização
Visão das contas por áreas
Se baseiam no orçamento
do exercício anterior
Tratam todos os custos
igualmente
A alta gestão tem menor
visão da parte operacional
OBZ
Outros
Orçamentos
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Vantagens e Desvantages do Orçamento Base Zero
Permite alocação dos recursos de
maneira eficiente
Ajuda detectar orçamentos
inflados
Aumenta comunicação e
coordenação dentro da
organização
Cria atitude interrogativa em lugar
de assumir práticas do passado
Consome mais tempo do que
orçamento tradicional
Obriga os gestores a justificar item
por item do orçamento
Requer treinamento específico dos
gestores
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Objetivos do Orçamento Base Zero
GastosGastos
DesperdícioDesperdício
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Orçamento Base Zero
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Orçamento Base Zero – Plano de Ação 5W2H
O QUÊ
(What)
PORQUE
(WhY)
QUEM
(Who)
COMO
(How)
QUANTO
(How Much)
QUANDO
(When)
ONDE
(Where)
METODOLOGI
A
5W2H
Local
Área
Objetivo
Etapas
Justificativas
Desafios
Benefícios
Reponsáveis
Equipes
Funções
Método
Atividades
PrcessoQuantidade
Custo
Cronograma
Prazo
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Orçamento Base Zero
Descrição
Análises
Alternativas
Métricas
Custo/
Benefício
Outras
Informações
Pacotes de DecisãoPacotes de Decisão
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Pacotes de Decisão
Pacote ADM 3
Dept. ADM
Pacote ADM 2
Pacote ADM 1
Pacote OPER 3
Pacote OPER 2
Pacote OPER 1
Pacote COM 3
Pacote COM 2
Pacote COM 1
PrioridadePrioridade
Quais São os Pacotes Mais Importantes ?Quais São os Pacotes Mais Importantes ?
Dept. OPER Dept. COM
RestriçãoRestrição
OrçamentáriaOrçamentária
Pacote COM 1
Pacote OPER 2
Pacote OPER 1
Pacote OPER 3
Pacote ADM 1Pacote ADM 3
Dept. ADM
Pacote ADM 2
Pacote ADM 1
Pacote OPER 3
Pacote OPER 2
Pacote OPER 1
Pacote COM 3
Pacote COM 2
Pacote COM 1
PrioridadePrioridade Dept. OPER Dept. COM
11. VBZVBZ
NBZNBZ
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Sistemática do Orçamento Base Zero
Salários Uniformes Cópias Canetas
Colaboradores
Materiais de
Escritório
PBZPBZ Departamento
Administrativo
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Matriz de Apoio ao OBZ
Entidade
Pacotes
Presidência Gestor
Industrial
Gestor
Administrativ
o
Gestor
Comercial
Apoio
Despesa Veículos
Despesas
Comerciais
Despesas de
Pessoal
Despesas
Financeiras
Materiais
O controle cruzado
- Gestores de Pacotes: propõem e gestionam as metas e
- Gestores de Entidades: negociam e assumem as metas OBZ
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Processos do Orçamento Base Zero
Elaboração em 7 Fases:Elaboração em 7 Fases:
Fase 1
estratégias,estratégias,
objetivos eobjetivos e
metas dasmetas das
unidadesunidades
Fase 2
identificaçãoidentificação
dosdos pacotes depacotes de
decisãodecisão
Fase 3
definição dadefinição da
matriz dematriz de
responsabilidaderesponsabilidade
Fase 4
Elaboração dasElaboração das
PBZs, NBZs ePBZs, NBZs e
VBZs.VBZs.
Fase 5
Priorização dosPriorização dos
pacotes depacotes de
decisãodecisão
Fase 6
Aplicação dosAplicação dos
recursosrecursos
Fase 7
AcompanhameAcompanhame
nto do OBZnto do OBZ
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Exemplo
Empresa
“Beta” Fabricante de Condicionadores de Ar
Grande Porte
80 anos no Mercado
Atividade Industrial
2 Fábricas no Brasil
aplicação do OBZ surge como um possível instrumento para
gerenciamento das despesas do setor financeiro da empresa
15. MBA GFCA 38 – Orçamento Empresarial e Fluxo de Caixa
Processos do Orçamento Base Zero
Processo em 7 Etapas:Processo em 7 Etapas:
Etapa 1
estratégias,estratégias,
objetivos eobjetivos e
metas dasmetas das
unidadesunidades
Etapa 2
identificaçãoidentificação
dosdos pacotes depacotes de
decisãodecisão
Etapa 3
definição dadefinição da
matriz dematriz de
responsabilidaderesponsabilidade
Etapa 4
Elaboração dasElaboração das
PBZs, NBZs ePBZs, NBZs e
VBZs.VBZs.
Etapa 5
Priorização dosPriorização dos
pacotes depacotes de
decisãodecisão
Etapa 6
Aplicação dosAplicação dos
recursosrecursos
Etapa 7
AcompanhameAcompanhame
nto do OBZnto do OBZ
16. MBA GFCA 38 – Orçamento Empresarial e Fluxo de Caixa
Processos do Orçamento Base Zero
Etapa 3
definição dadefinição da matriz de responsabilidadematriz de responsabilidade
17. MBA GFCA 38 – Orçamento Empresarial e Fluxo de Caixa
Exemplo
Etapa 4
Elaboração dasElaboração das PBZs, NBZs e VBZs.PBZs, NBZs e VBZs.
18. MBA GFCA 38 – Orçamento Empresarial e Fluxo de Caixa
Exemplo
Etapa 5
Priorização dos pacotes de decisãoPriorização dos pacotes de decisão
19. MBA GFCA 38 – Orçamento Empresarial e Fluxo de Caixa
Exemplo
Etapa 6
Aplicação dos recursosAplicação dos recursos
20. MBA GFCA 38 – Orçamento Empresarial e Fluxo de Caixa
Exemplo
Etapa 7
Acompanhamento do OBZAcompanhamento do OBZ
21. MBA GFCA 38 – Orçamento Empresarial e Fluxo de Caixa
Conclusão
Orçamento Base Zero
Estratégia Administrativa ;
Melhora os gastos dos recursos do orçamento;
Evita incrementos por bases históricas;
Evita Desperdícios;
Pode aumentar os lucros da empresa;
Porém ...
É um processo trabalhoso que onera tempo;
Requer participação tanto da parte operacional quantos dos
Gestores da Empresa;
Requer treinamento específico dos gestores.
22. “O Orçamento Nacional deve ser equilibrado, as Dívidas
públicas devem ser reduzidas, a arrogância das
autoridades deve ser moderada e controlada. Os
pagamentos a governos devem ser reduzidos, se a Nação
não quiser ir a falência. As pessoas devem novamente
aprender a trabalhar, em vez de viver por conta pública”
Marcus Tullius – Roma – 55 a.C.
Obrigado !
MBA GFCA 38 – Orçamento Empresarial e Fluxo de Caixa
Editor's Notes
O Orçamento Base Zero surgiu pela primeira vez na divisão de Assessoria e Pesquisa da Texas Instruments durante a década de 60.
Seu surgimento está relacionado a três problemas comumente AINDA encontrados nos orçamentos tradicionais:
Os orçamentos em geral não estavam alinhados com as decisões estratégicas da empresa
Não havia envolvimento nos níveis operacionais para definição e controle das quantias necessárias
Era comum haver alocações errôneas nos orçamentos.
Em Novembro / Dezembro de 1970 Peter Pyhrr, mentor do processo na Texas Instruments fez a primeira publicação sobre o tema na Harward Business Reviews.
Em 1973, esse autor foi contratado para implementar a metodologia proposta no processo orçamentário do estado da Geórgia, localizado nos Estados Unidos da
América (EUA), então governado pelo futuro presidente dos EUA, Jimmy Carter.
OBZ ainda ganhou mais visibilidade em 1977, quando o presidente Jimmy Carter anunciou que usaria essa metodologia para todo o processo orçamentário federal.
Apesar de ter sua origem muito ligada à gestão pública, o OBZ ganhou grande popularidade também no setor privado ainda na década de 70.
Conceitos do OBZ
O orçamento base zero tem como principal característica a não aceitação do orçamento tradicional, histórico ou adicional, ou seja, ao escolher o orçamento base zero a empresa realizará um orçamento começando da estaca zero excluindo a utilização de dados anteriores e todas as atividades deverão ser justificadas e priorizadas.
O orçamento de base zero rejeita a visão tradicional de orçamento e, principalmente, a idéia do orçamento incremental, que leva em consideração os dados do ano passado mais um adicional. Em vez disso o orçamento de base zero projeta todas as peças como se estivessem sendo copiladas pela primeira vez. (LUNKES, 2011, p. 86)
O OBZ apresenta características distintas dos demais modelos orçamentários e não são apenas peças orçamentárias sem base histórica, esse modelo também tem como característica a redução de despesas através de análises de custo/benefício fazendo com que o gestor consiga alocar melhor seus gastos e investimentos dando um melhor respaldo na tomada de decisões.
Padoveze, descreve algumas características o orçamento base zero que são:
Análise de custo/ benefício de todos os projetos, processos e atividades partindo do zero.
Foco nos objetivos e nas metas das unidades de negócios cujos recursos são conseqüência do caminho ou da direção planejada.
Correta alocação de recursos com base no foco e nos fatores-chave do negócio.
Aprovação do nível de gastos com base em critérios previamente definidos.
Desenvolvimento da participação, com intensa comunicação entre as áreas.
Fornecimento de subsídios para a tomada de decisão.
Para Pyhrr (1981):
o OBZ é um processo funcional de planejamento e controle operacional, segundo o qual cada gestor deve justificar todas as solicitações de dotações orçamentárias em
detalhe, a partir do ponto zero, para serem avaliadas por análises sistemáticas e classificadas por ordem de importância em diferentes etapas operacionais.
Complementando este conceito Lunkes (2009, p. 86), define que:
“o orçamento de base zero rejeita a visão tradicional do orçamento e, principalmente, a idéia do orçamento incremental, que leva em consideração os dados do ano passado mais um adicional. Em vez disso, o orçamento de base zero projeta todas as peças como se estivessem sendo compiladas pela primeira vez”.
Padoveze (2000) corrobora,
Afirmando que “a filosofia do orçamento base zero está em romper com o passado, ou seja, nunca deixar o orçamento a partir das observações dos dados do passado, pois estes podem conter ineficiências que poderiam ser perpetuadas”.
O bom orçamento deve assegurar a sobrevivência da empresa no pior cenário e ser capaz de aproveitar as oportunidades advindas dos melhores cenários:
Uma das conseqüências desta premissa é que o montante dos gastos fixos deve se situar o mais próximo possível da margem de contribuição da empresa no pior cenário. Neste ponto, é importante definir o que seja o pior cenário. O pior cenário não significa, necessariamente, um cenário catastrófico. Normalmente o pior cenário é aquele construído a partir das receitas com as quais podemos contar. No pior cenário, por exemplo, não devemos contar
com os reajustes de preços sobre os quais não possuímos controle, ou seja, que dependem da decisão de terceiros. Tampouco devemos contar com a receita proveniente de contratos que ainda não tenham sido assinados.
O orçamento é uma técnica de alocação eficiente de recursos.
Isto significa que, diante de uma restrição orçamentária que nos é imposta pela primeira premissa, devemos classificar, por ordem de importância, as diversas propostas orçamentárias recebidas dos diversos centros de custos e seleciona-las de forma que, no conjunto, não excedam o limite pré-estabelecido.
Conforme Lunkes (2003, p 94) as principais perguntas que devem ser feitas pela área de orçamentos de uma empresa que vai utilizar a metodologia de base zero são:
O que gastar?
Quanto gastar?
Como gastar?
Onde gastar?
Porque Gastar?
Segundo Carlos Alexandre Sá no seu artigo Orçamento Base Zero esse tipo de orçamento se apoia em duas ideais principais.
1) A primeira é que o orçamento de uma área deve ser o mínimo possível para enfrentar o pior cenário e também cumprir suas exigências legais o que o autor chama de limiar . O autor faz uma analogia entre uma empresa e uma pessoa dizendo que a ideia limiar esta para a empresa como a UTI esta para um paciente, ou seja, assim como uma UTI mantem os sinais vitais de um paciente o OBZ em seu momento inicial visa manter a sobrevivência da empresa com um mínimo de custo possível. Assim também, várias atividades que são sem dúvida importantes ficam de fora quando se imagina a empresa trabalhando o seu limiar. Tomemos o Setor de Contabilidade, por exemplo. De forma bastante sucinta, podemos decompor as atividades deste departamento em:
- Classificação e lançamentos;
- Emissão de relatórios;
- Conciliação de contas;
- Análise de contas;
- Escrituração de livros fiscais.
2) A segunda e uma das principais características do OBZ é que seus gastos são feitos através de pacotes de decisões que são definidos e priorizado conforme a estratégia das empresas.
O pacote de decisão é um documento que identifica e descreve uma determinada atividade (que tanto pode se referir aos custos de uma atividade ou à implantação de um projeto de investimento) de tal forma que a direção da empresa consiga:
1) analisá- la e compará-la com outras atividades que disputem a alocação de recursos limitados, e2) decidir se deve aprová-la ou rejeita-la.
Neste sentido, a função dos pacotes de decisão é comunicar à alta gerência da empresa as análises e as recomendações dos diversos responsáveis pelos centros de custo de forma a permitir sua análise e classificação por ordem de prioridade.
Análise detalhada de baixo para cima, ou seja, com a participação dos níveis hierárquicos inferiores da empresa. Isto faz com que, uma vez aprovado um pacote, os responsáveis por sua elaboração se sintam comprometidos e motivados com o seu cumprimento;
O grande lance do Orçamento Base Zero é que, para auxiliar gestores no momento de decidir em que áreas a empresa vai sangrar, a ferramenta propõe uma análise minuciosa das prioridades estratégicas do negócio.
Além disso, a premissa é que essa análise seja feita de baixo para cima, ou seja, partindo, literalmente, da missão e dos valores da empresa a partir da definição de um limiar, custo mínimo que uma empresa precisa para operar, e também de uma votação participativa.
Chamamos de limiar de um departamento ao custo mínimo no qual este departamento precisa incorrer para produzir no pior cenário e atender às exigências legais.
Diferentemente das demais técnicas orçamentárias, o orçamento base zero leva em consideração a importância de determinados programas, que farão diferença, para os
interesses da empresa; dessa forma, não irá buscar simplesmente a informação de quanto será gasto, mas como obter, através da melhor utilização dos recursos, um desempenho positivo e em combinação com o processo de tomada de decisões, nas aplicações de novos recursos e novos desafios da empresa (SANTOS et al., 2008, p. 160).
Já Padoveze (2000, p. 384) diz que “a filosofia do orçamento base zero está em romper com o passado, ou seja, nunca deixar o orçamento partir da observação dos dados do passado, pois estes podem conter ineficiências que poderiam ser perpetuadas”.
Entre as vantagens e desvantagens em se usar esse método podemos elencar os seguintes:
A alocação de recursos é baseada em necessidades e benefícios, e não no histórico;
Identifica e elimina desperdícios;
Motiva os gestores a encontrar a alternativa criativa para a aplicação de seus recursos, pois eles sabem seus projetos vão sofrer restrições orçamentárias.
Entre as desvantagens podemos elencar
Consome muito mais tempo do que a orçamentação tradicional, onde se usa muitas vezes a atualização dos dados históricos.
Pode inibir novos projetos, pois a inexistência de possibilidade de verbas para P&D pode causar desmotivação da equipe.
Quando organização é grande demais, a quantidade de informação necessária para suportar o processo de orçamentação base zero pode tornar de difícil a analise e comparabilidade dos dados devido à diferença de critérios e modus operandi.
De acordo com Carvalho apud (Lunkes 2003, p.p3) objetivos do OBZ são:
Acaber com os Desperdícios;
Analisar os gastos – benefícios de todos os projetos, processos e atividades, partindo de uma base “zero”;
Focalizar objetivos e metas das unidades de negócio cujos recursos são consequência do caminho ou direção planejada;
Assegurar a correta alocação de recursos com base no e nos fatores chaves do negócio;
Aprovar o nível de gastos de acordo com critérios predefinidos;
Desenvolver a sinergia entre as áreas; e Fornecer subsídios para as decisões.
De acordo com Carvalho (2002), as principais características e objetivos do OBZ são:
Analisar o custo-benefício de todos os projetos, processos e atividades, partindo de uma base “zero”;
Focalizar objetivos e metas das unidades de negócio cujos recursos são consequência do caminho ou direção planejada;
Assegurar a correta alocação de recursos com base no foco e nos fatores chaves do negócio;
Aprovar o nível de gastos após a elaboração com base em critérios previamente definidos;
Desenvolver forma participativa, com intensa comunicação entre as áreas; e
Fornecer subsídios decisórios inteligentes para a gestão.
Chamamos de limiar de um departamento ao custo mínimo no qual este departamento precisa incorrer para produzir no pior cenário e atender às exigências legais. Fazendo uma analogia, o limiar está para uma empresa da mesma forma como a UTI está para um paciente. A função da UTI é manter estáveis os sinais vitais do paciente. Todos concordamos que os exercícios físicos são importantes para uma boa saúde. No entanto, ninguém imaginaria obrigar um paciente na UTI a fazer ginástica. Da mesma forma, todos concordamos que a ingestão de fibras é saudável.
Nem por isso vamos obrigar um paciente na UTI a comer brócolis. Assim também, várias atividades que são sem dúvida importantes ficam de fora quando se imagina a
empresa trabalhando o seu limiar. Tomemos o Setor de Contabilidade, por exemplo.
De forma bastante sucinta, podemos decompor as atividades deste departamento em:
- Classificação e lançamentos;
- Emissão de relatórios;
- Conciliação de contas;
- Análise de contas;
- Escrituração de livros fiscais.
Sabemos que a análise e a conciliação de contas são importantíssimas para o Setor de Contabilidade. No entanto, no limiar, o Setor de Contabilidade não teria estas atividades, pois não se trata de uma exigência de ordem legal. Veja bem que, no processo orçamentário, estamos apenas “conversando com o papel”. Isto quer dizer que nada impede que, ao final do processo orçamentário, o Setor de Contabilidade continue apto a fazer tanto a conciliação quanto a análise das contas. Tudo vai depender da prioridade atribuída a estas atividades pelos executivos da empresa.
No processo orçamentário do OBZ deve-se propor reexaminar todas as suas atividades e prioridades, recursos financeiros a partir da estaca “Zero”, ao se projetar um novo exercício social. No OBZ os gestores devem apresentar justificativas para apropriações dos recursos, levando-se em consideração o custo/benefício ou a análise evolutiva dos acontecimentos, comenta Lunkes (2009, p. 88). E, ainda, devem ser feitas as seguintes perguntas:
What O que será feito? Define os objetivos
Who Quem fará o quê? Determina os responsáveis pelo planejamento, avaliação, e realização dos objetivos
When Quando será feito o quê? Estabelece prazos para o planejamento, avaliação e realização dos objetivos
Where Onde será feito o quê? Determina o local ou espaço físico para a realização dos diversos objetivos e propostas
Why Porque será feito o quê? Mostra a necessidade e a importância de se cumprir cada objetivo
How Como será feito o quê? Define os meios para a avaliação e realização dos objetivos
How Much Quanto custará o quê? Determinar os custos para a realização dos Objetivos
Assim, pode-se afirmar que o plano de ações nada mais é do que o detalhamento dos objetivos da empresa com definições de responsabilidades, limite de prazo para o início e conclusão, delimitação de local para a execução, motivo pelo qual será executado, o modo como será feito e quanto custará tal projeto.
Segundo Gomes (2000, p. 24), o OBZ tem algumas premissas para sua aplicação:
Garantir a correta alocação dos lançamentos contábeis (contas x centro de custo), ou seja, garantir a correta alocação dos gastos e despesas na
escrituração contábil, evitando assim, distorções dos valores orçados quando confrontados com a realização das despesas.
Os Pacotes de Decisão
Os pacotes de decisão devem ser desenvolvidos onde as unidades de trabalho possam ser identificadas e que sejam significativas. A preparação dos pacotes evolui com o
tempo. No primeiro ano os pacotes tendem a ser mais abrangentes e menos detalhados.
Nos anos subseqüentes os pacotes costumam ser mais detalhados. Para acelerar o processo de ordenação dos pacotes no primeiro ano, algumas empresas consideram os pacotes altamente prioritários como aprovados e concentram-se nos pacotes situados próximos à zona de corte. Isto porque a experiência mostra que, nas empresas que ainda não estejam acostumadas a desenvolver e analisar projetos nos níveis inferiores de gerência, o tempo pode se tornar fator limitante na determinação do nível hierárquico em que os pacotes serão preparados devido ao tempo requerido na preparação e ordenação de um grande número de pacotes. Um pacote de decisão deve conter:
- A descrição dos objetivos do pacote proposto, procurando definir o que fazer, por que fazer e como fazer;
- Uma análise dos dispêndios envolvidos no pacote proposto, tais como: custo de mão de obra, contratação de serviços de terceiros, investimentos etc.;
- Uma análise das alternativas para a realização dos objetivos propostos. Estas alternativas tanto podem dizer respeito à forma como os objetivos serão atingidos
(execução pelos processos tradicionais dentro do próprio departamento, terceirização, informatização ou descentralização) quanto ao grau de esforço necessário
para a realização dos objetivos propostos (será que os últimos 10% do objetivo perseguido compensam os 25% de custos envolvidos?);
- O estabelecimento de métricas para a avaliação do desempenho da atividade;
- Uma análise das conseqüências de não implantar o pacote proposto;
- Uma análise da relação custo/benefício esperada em decorrência da implantação do pacote proposto;
Anexos contendo informações suplementares
Uma vez preparados os pacotes de decisão, orçamos a empresa no limiar. Este orçamento contempla aquelas atividades julgadas absolutamente essenciais para que a empresa continue produzindo no pior cenário e atendendo às exigências de ordem legal.
Evidentemente, os gastos totais da empresa no limiar devem se situar abaixo da restrição orçamentária necessária para que a empresa sobreviva ao pior cenário. A diferença entre a restrição orçamentária (que, como vimos, corresponde à margem de contribuição da empresa no pior cenário) e os gastos fixos da empresa no limiar corresponde à verba que a empresa dispõe para atender aos pacotes de decisão que não entraram no limiar.
A partir deste ponto, os diversos departamentos devem classificar seus próprios pacotes de decisão (que não tenham sido incluídos no limiar) de acordo com a importância a eles atribuída. Feito isto, temos que escolher quais, dentre os diversos pacotes de decisão dos diversos departamentos, serão atendidos, e quais ficarão na dependência da ocorrência dos melhores cenários. Consideremos a figura abaixo. Nela estão representados os pacotes de decisão dos departamentos administrativo (A), operacional (O) e comercial (C). Estes pacotes estão empilhados por ordem decrescente de prioridade. Assim, o pacote A1 situado na base da pilha do Departamento Administrativo é o mais importante e, portanto, o mais prioritário dos pacotes de decisão daquele departamento. A linha de restrição orçamentária representa a diferença entre o montante destinado aos gastos fixos e o montante dos gastos fixos da empresa no limiar.
Uma vez classificados por ordem decrescente de importância, a diretoria da empresa
vai eleger qual dos três pacotes – A1, O1 ou C1 – é o mais prioritário. Suponhamos que
o pacote O1 tenha sido escolhido. Neste momento, o pacote O1 é retirado da pilha e
deslocado para baixo da linha de restrição orçamentária, conforme a figura a seguir.
O próximo passo é eleger qual dos três pacotes – A1, O2 ou C1 – é o mais prioritário.
Novamente o eleito será retirado da pilha do seu departamento e deslocado para baixo
da linha de restrição orçamentária. O processo continua até que a soma das verbas dos
pacotes escolhidos seja igual à restrição orçamentária, como mostra a figura abaixo.
Os Pacotes de Decisão
Os pacotes de decisão devem ser desenvolvidos onde as unidades de trabalho possam ser identificadas e que sejam significativas. A preparação dos pacotes evolui com o
tempo. No primeiro ano os pacotes tendem a ser mais abrangentes e menos detalhados.
Nos anos subseqüentes os pacotes costumam ser mais detalhados. Para acelerar o processo de ordenação dos pacotes no primeiro ano, algumas empresas consideram os pacotes altamente prioritários como aprovados e concentram-se nos pacotes situados próximos à zona de corte. Isto porque a experiência mostra que, nas empresas que ainda não estejam acostumadas a desenvolver e analisar projetos nos níveis inferiores de gerência, o tempo pode se tornar fator limitante na determinação do nível hierárquico em que os pacotes serão preparados devido ao tempo requerido na preparação e ordenação de um grande número de pacotes. Um pacote de decisão deve conter:
- A descrição dos objetivos do pacote proposto, procurando definir o que fazer, por que fazer e como fazer;
- Uma análise dos dispêndios envolvidos no pacote proposto, tais como: custo de mão de obra, contratação de serviços de terceiros, investimentos etc.;
- Uma análise das alternativas para a realização dos objetivos propostos. Estas alternativas tanto podem dizer respeito à forma como os objetivos serão atingidos
(execução pelos processos tradicionais dentro do próprio departamento, terceirização, informatização ou descentralização) quanto ao grau de esforço necessário
para a realização dos objetivos propostos (será que os últimos 10% do objetivo perseguido compensam os 25% de custos envolvidos?);
- O estabelecimento de métricas para a avaliação do desempenho da atividade;
- Uma análise das conseqüências de não implantar o pacote proposto;
- Uma análise da relação custo/benefício esperada em decorrência da implantação do pacote proposto;
Anexos contendo informações suplementares
Uma vez preparados os pacotes de decisão, orçamos a empresa no limiar. Este orçamento contempla aquelas atividades julgadas absolutamente essenciais para que a empresa continue produzindo no pior cenário e atendendo às exigências de ordem legal.
Evidentemente, os gastos totais da empresa no limiar devem se situar abaixo da restrição orçamentária necessária para que a empresa sobreviva ao pior cenário. A diferença entre a restrição orçamentária (que, como vimos, corresponde à margem de contribuição da empresa no pior cenário) e os gastos fixos da empresa no limiar corresponde à verba que a empresa dispõe para atender aos pacotes de decisão que não entraram no limiar.
A partir deste ponto, os diversos departamentos devem classificar seus próprios pacotes de decisão (que não tenham sido incluídos no limiar) de acordo com a importância a eles atribuída. Feito isto, temos que escolher quais, dentre os diversos pacotes de decisão dos diversos departamentos, serão atendidos, e quais ficarão na dependência da ocorrência dos melhores cenários. Consideremos a figura abaixo. Nela estão representados os pacotes de decisão dos departamentos administrativo (A), operacional (O) e comercial (C). Estes pacotes estão empilhados por ordem decrescente de prioridade. Assim, o pacote A1 situado na base da pilha do Departamento Administrativo é o mais importante e, portanto, o mais prioritário dos pacotes de decisão daquele departamento. A linha de restrição orçamentária representa a diferença entre o montante destinado aos gastos fixos e o montante dos gastos fixos da empresa no limiar.
Uma vez classificados por ordem decrescente de importância, a diretoria da empresa
vai eleger qual dos três pacotes – A1, O1 ou C1 – é o mais prioritário. Suponhamos que
o pacote O1 tenha sido escolhido. Neste momento, o pacote O1 é retirado da pilha e
deslocado para baixo da linha de restrição orçamentária, conforme a figura a seguir.
O próximo passo é eleger qual dos três pacotes – A1, O2 ou C1 – é o mais prioritário.
Novamente o eleito será retirado da pilha do seu departamento e deslocado para baixo
da linha de restrição orçamentária. O processo continua até que a soma das verbas dos
pacotes escolhidos seja igual à restrição orçamentária, como mostra a figura abaixo.
A segunda idéia na qual se baseia o orçamento base-zero é a do que seja um pacote de decisão. O pacote de decisão é um documento que identifica e descreve uma determinada atividade (que tanto pode se referir aos custos de uma atividade ou à implantação de um projeto de investimento) de tal forma que a direção da empresa consiga (1) analisá- la e compará-la com outras atividades que disputem a alocação de recursos limitados, e (2) decidir se deve aprová-la ou rejeita-la. Neste sentido, a função dos pacotes de decisão é comunicar à alta gerência da empresa as análises e as recomendações dos diversos responsáveis pelos centros de custo de forma a permitir sua análise e classificação por ordem de prioridade.
Os Pacotes de Decisão
Os pacotes de decisão devem ser desenvolvidos onde as unidades de trabalho possam ser identificadas e que sejam significativas. A preparação dos pacotes evolui com o tempo. No primeiro ano os pacotes tendem a ser mais abrangentes e menos detalhados. Nos anos subseqüentes os pacotes costumam ser mais detalhados. Para acelerar o processo de ordenação dos pacotes no primeiro ano, algumas empresas consideram os pacotes altamente prioritários como aprovados e concentram-se nos pacotes situados próximos à zona de corte4. Isto porque a experiência mostra que, nas empresas que ainda não estejam acostumadas a desenvolver e analisar projetos nos níveis inferiores de gerência, o tempo pode se tornar fator limitante na determinação do nível hierárquico em que os pacotes serão preparados devido ao tempo requerido na preparação e ordenação de um grande número de pacotes. Um pacote de decisão deve conter:
- A descrição dos objetivos do pacote proposto, procurando definir o que fazer, por que fazer e como fazer;
- Uma análise dos dispêndios envolvidos no pacote proposto, tais como: custo de mão de obra, contratação de serviços de terceiros, investimentos etc.;
- Uma análise das alternativas para a realização dos objetivos propostos. Estas alternativas tanto podem dizer respeito à forma como os objetivos serão atingidos
(execução pelos processos tradicionais dentro do próprio departamento, terceirização, informatização ou descentralização) quanto ao grau de esforço necessário
para a realização dos objetivos propostos (será que os últimos 10% do objetivo perseguido compensam os 25% de custos envolvidos?);
- O estabelecimento de métricas para a avaliação do desempenho da atividade;
- Uma análise das conseqüências de não implantar o pacote proposto;
- Uma análise da relação custo/benefício esperada em decorrência da implantação
do pacote proposto;
OBZ pode ser dividido em pacote de base zero (PBZ), núcleo base zero (NBZ) e variável base zero (VBZ) (LUNKES, 2009).
PYHRR (1981), define o pacote de base zero (PBZ) como um documento que identifica e descreve uma atividade específica de modo a que o gestor possa: (1) avalia-la e
priorizá-la em relação a outras atividades que concorram para a obtenção dos recursos imediatos; e (2) decidir aprová-la ou rejeitá-la.
Lunkes (2009, p. 88), exemplifica o pacote, podem-se utilizar: pacote aluguéis, pacote utilidades, pacote pessoal e pacote fretes, entre outros. O pacote de decisão pode ser dividido em unidades menores chamadas de NBZ e VBZ
O OBZ apresenta alguns conceitos próprios que são essenciais para o entendimento da metodologia.
Esses conceitos permeiam todo o processo orçamentário e auxiliam a organização a alcançar os resultados esperados.
Inicialmente, é necessário definir o conceito de variáveis base zero (VBZ’s), que são geralmente as contas contábeis de uma organização. São os níveis mais básicos de registro de um gasto. Como exemplos é possível citar “Salários”, “Uniformes” e “Cópias”.
Já os núcleos base zero (NBZ’s) nada mais são do que um primeiro nível de agrupamento de VBZ’s de natureza similar. Ajudam a organizar as VBZ’s e entender os gastos existentes de forma mais clara. Como exemplos é possível citar “Gente do departamento administrativo” (salários, encargos, benefícios, etc) e “Materiais de escritório” (canetas, papéis, cadernos, etc).
Finalmente, os pacotes base zero (PBZ’s) são grandes grupos, que englobam diversos núcleos de natureza similar. Em geral, deve haver poucos pacotes e podemos citar como exemplo de pacotes “Departamento administrativo” (gente do departamento administrativo, materiais de escritório, aluguéis, etc) e “Limpeza” (gente de limpeza, materiais de limpeza, prestação de serviços de limpeza).
É importante definir os conceitos de “variável base zero (VBZ)”, “núcleo base zero (NBZ)” e “pacote base zero (PBZ)”. Esses elementos possuem forte relação de hierarquia, na qual um PBZ é o agrupamento de vários NBZ’s, que por sua vez são agrupamentos de várias VBZ’s. A figura a seguir ilustra essa relação.
Cada pacote deve ser gerenciado por um “dono de pacote”. Essa figura é responsável por acompanhar os orçamentos de todas as contas dentro de seu pacote, identificando anomalias no orçamento e corrigindo-as.
Ao dono de pacote é atribuída a função de estudar sobre os direcionadores da natureza de custos de seu pacote e ter profundo conhecimento para identificar e difundir melhores práticas, reduzindo custos, e até mesmo redefinindo a meta orçamentária. É também responsável pela elaboração da memória de cálculo para cada VBZ, aprovação dos gastos de seu pacote e defesa do orçamento frente ao gestor do OBZ.
A Matriz do OBZ representa graficamente as inter-relações dos conceitos explicados anteriormente. O modelo apresentado refere-se ao OBZ consolidado da empresa com a indicação do seu dono. O OBZ tem esta peculiaridade, ou seja, é o orçamento de donos, pessoas responsáveis por acompanhar e gerenciar cada item que compõem o orçamento. Para cada Entidade existe um dono. Para cada Pacote existe um dono. Para cada VBZ existe um dono. Desta forma, embora o foco do dono da Entidade seja de alcançar a meta do OBZ total de sua Entidade, se um determinado Pacote estourar a verba orçada prevista, isto vai prejudicar o gestor deste Pacote. Já a preocupação do dono do Pacote, será alcançar a meta do OBZ orçada para o total do Pacote, independente do estouro de verba de uma VBZ. Mas como há também o dono da VBZ, este estará vigilante para alcançar a meta orçada para a sua VBZ. O controle é em todos os níveis. Em todos os níveis haverá um gestor para controlar o gasto. Um aspecto importante a ser observado é de que o orçamento permeia toda a organização, desde Diretores, Gerentes, Supervisores, Coordenadores, Analistas, Técnicos, enfim todos participam e possuem grau de autonomia para gerenciar suas verbas orçadas. A Matriz Corporativa é uma consolidação das matrizes de todas as Entidades da empresa.
A utilização do OBZ como ferramenta de controle que permeia toda a organização, institui a figura dos “Donos” de Entidades, Pacotes, VBZs, NBZs. Os colaboradores que recebem estas atribuições de fato devem conhecer com profundidade os fatores de custo de suas rubricas, os fornecedores de materiais e serviços, os processos e atividades que compõe o seu orçamento e, principalmente, as capturas que podem ser obtidas com racionalizações de gastos. Existe a figura da matriz orçamentária, com a nominação de cada pessoa responsável pelo valor orçado e que terá a responsabilidade de responder pelas variações ocorridas para mais ou para menos durante o exercício financeiro orçado.
Sete etapas para o OBZ:
1ª etapa: definição das estratégias, objetivos e metas das unidades
Antes de elaborar as metas, deve-se elaborar o planejamento estratégico. Com isso, a empresa traça seu caminho adequando-se às exigências do ambiente, por definir políticas que visam ao aproveitamento das oportunidades, de acordo com os recursos disponíveis. É necessário definir diretrizes, premissas e padrões gerais, abrangendo a análise da situação atual e visão global do negócio, ambiente e a conjuntura econômica e social, metas de vendas e marketing, compras, produtividade, políticas de investimentos, recursos humanos, informática, entre outros indicadores de desempenho. Desta forma, as metas orçamentárias devem ser coerentes e alinhadas com as diretrizes do planejamento estratégico.
2ª etapa: identificação dos pacotes de decisão
Envolve a análise e a descrição de cada atividade em separado, as atuais e novas, em um ou mais pacotes de decisão. Tendo identificado e priorizado os pacotes de decisão, a administração pode alocar recursos de acordo com isso, destinando recursos financeiros às atividades mais importantes (ou pacotes de decisão), sejam elas atuais ou novas.
3ª etapa: definição da matriz de responsabilidade
Deve-se definir a matriz de responsabilidade de cada pacote de decisão e de cada conta VBZ e NBZ. Garantir a existência de donos de PBZ e VBZ atuantes. O responsável por cada pacote de decisão realiza sua consolidação e o defende frente ao gestor de OBZ. Ele é responsável pela aprovação e pelos gastos da referida unidade de responsabilidade. O gestor de OBZ é responsável pelo gerenciamento e controle global do orçamento da unidade.
4ª etapa Elaboração das PBZs, NBZs e VBZs.
Cada VBZ possui um responsável pela sua elaboração, monitoramento e controle. Qualquer gasto realizado na unidade deve ter aprovação do dono da VBZ, que deve manter recursos estritamente necessários à manutenção da atividade e à satisfação de clientes internos e externos. Deve buscar continuamente formas de melhoria e redução dos gastos de sua unidade de responsabilidade.
5ª etapa Priorização dos pacotes de decisão
Etapa crítica, pois vai delinear o futuro da organização. Os gestores de pacotes revisam e submetem os orçamentos para verificar sua consistências com as metas, objetivos estratégicos e limite de gastos. Envole a avaliação e o escalonamento de pacotes por ordem de importância, por meio de uma análaise de estratégia/custo/benefício ou avaliação subjetiva.
Os gestores enfileiram todos os pacotes em ordem decrescentes de benefícios para a empresa. Um pacote de decisão representa a operação de um programa particular (unidade de responsabilidade). Esses pacotes representam incrementos que refletem níveis diferentes de atividade e de consumo dos recursos. A empresa pode desenvolver um conjunto de critérios para classificar os pacotes. Assim os PBZs são ordenados por critérios previamente fixados pela controladoria da empresa e comunicados por meio do planejamento estratégico. Em geral, todos os pacotes abaixo do passado pela controladoria são aceitos. O que ultrapassar deve ser revisado. A idéia é identificar e eliminar os gastos cujo valor excede os benefícios totais.Só é aprovado quando o dono do pacote enfatizar os benefícios e resultados que o aumento nos gastos trará a a empresa.
6ª etapa Aplicação dos recursos
A autorização dos recursos também deve ser de responsabilidade da VBZ, assim ele controla a necessidade de materiais, sua compra e autoriza o pagamento.
7ª etapa Acompanhamento do OBZ
Para melhor acompanhamento, sugere-se a criação de agenda mensal de acompanhamento para o gestor de OBZ de cada empresa, com dias específicos, para avaliação e controle. Importante para verificar o planejado vs realizado. Caso as metas projetadas não foram atingidas, o dono VBZ deve justificar as variações e implementar um programa de melhoria contínua.
O gestor do pacote deve avaliar as suposições e as estimativas do orçamento para determinar as causas dos desvios e como poderia modificá-lo para alcançar os objetivos. O dono do pacote deve apresentar forma de recuperação dos recursos e possíveis ações para acabar com o problema.
Assim como em outros processos orçamentários, o OBZ deve ser iniciado após a definição da estratégia e objetivos de curto e longo prazo da organização. Dessa forma há maior alinhamento dos elaboradores do orçamento com as principais diretrizes.
Além disso, quando se trata da primeira vez em que o OBZ é utilizado, ou seja, em sua implantação, é importante padronizar as contas contábeis. Isso deve ser feito previamente, o que torna a definição de VBZ’s, NBZ’s e PBZ’s mais prática e confiável.
Após a identificação dos pacotes, deve-se priorizá-los de acordo com custo-benefício ou mesmo avaliação subjetiva. Essa etapa determina quais recursos serão alocados e onde, decisões importantes e que devem estar completamente alinhadas com os objetivos estratégicos da organização.
Pyrhh (1981) sugere que o processo orçamentário do OBZ seja dividido em 5 fases, que englobam as atividades prévias e de acompanhamento posterior à finalização. Essas etapas estão ilustradas no quadro a seguir.
As fases descritas no quadro são voltadas a organizações que já conhecem e usam a metodologia e devem durar cerca de um mês cada. Para organizações que estão implementando o OBZ, a demanda por etapas de preparação é maior e cada fase deve ser executada com maior cautela.
1. Mobilizar as pessoas é o mais importante
A aplicação do Orçamento Base Zero demanda uma grande preparação da equipe. Em geral, é feito um treinamento (técnico e comportamental) com presidentes, gerentes e diretores. É comum as pessoas não quererem cortar custos de áreas que construíram. Por isso, o treinamento e a preparação são etapas fundamentais do processo.
2. Separar a empresa em unidades
É preciso separar a empresa em grupos lógicos de orçamentação. Afinal, cada unidade segue rituais de custos diferentes. Em seguida, deve-se levantar o histórico de custos de cada uma delas.
3. Fazer o desdobramento de estratégias da empresa
A estratégia de uma empresa é traçada visando atingir suas metas, que, por sua vez, são estabelecidas de acordo com a missão da empresa. Então, basicamente, o orçamento da empresa sai de suas metas. Nesse momento, é fundamental responder a algumas perguntas:
Quais resultados financeiros queremos alcançar?
Por que os clientes vão preferir a gente? Que proposta de valor vamos oferecer?
Em que processos temos que ser excelentes?
O que precisamos para desenvolver nosso capital humano e intelectual?
4. Fazer uma análise das métricas de cada unidade
Esse é um momento fundamental para avaliar os resultados que cada unidade está trazendo. Em geral, é comum encontrar áreas dentro de uma empresa que têm as mesmas metas, ou que desempenham atividades semelhantes. Esta é uma oportunidade de juntar áreas e remanejar pessoas, e esse trabalho precisa ser feito com sensatez.
5. Definir o limiar
Limiar é o custo mínimo que uma empresa precisa para desempenhar sua atividade. Os gastos além do limiar são incrementais. Atenção: não estamos falando que a empresa deve funcionar no seu limiar, apenas que esse é um conceito importante para se aplicar o Orçamento Base Zero.
Tudo que for supérfluo ao limiar será considerado uma incrementação do orçamento, ou seja, algo a mais, um recurso a mais que está sendo destinado para uma atividade. Então, a partir dessa noção de limiar, é possível detectar os incrementos que são mais importantes do que outros.
Nesse momento, é importante quebrar paradigmas. Pense que a empresa está começando do zero. Reflita sobre o mínimo que ela precisa para operar. Por exemplo, ao pensar em um e-commerce, avalie: o que é o mínimo para entregar a proposta de valor para o cliente?
A empresa precisaria do software, de produtos, de logística para entrega dos produtos, de marketing para atrair os clientes. Ela precisa de uma área de Recursos Humanos? Talvez não. Com certeza ter alguém cuidando das pessoas da empresa fará uma diferença incrível em como a entrega da proposta de valor é feita, mas reflita no que é o mínimo MESMO para entregar e pense sobre o que você faria caso não existisse determinada função na empresa. Qual seria o impacto mensurável?
6. Hora de classificar as despesas fixas de cada unidade orçamentária
Em geral, essa é a parte divertida do processo. Quando todos os diretores, junto com o presidente ou CEO da empresa, se reúnem para discutir e classificar cada despesa.
Nesse momento, considerando o limiar previamente definido, cada diretor ou gerente vai defender os incrementos que precisa em seu orçamento. Isso, basicamente, é feito por meio de uma apresentação de dados, descritivos de atividades e, claro, uma argumentação consistente.
O ponto é que não basta convencer o presidente, é preciso convencer também os outros diretores e gerentes. No final de todas as apresentações, todos votarão nas atividades mais estratégicas e montarão o orçamento da empresa (apontando o que deve ser cortado também).
Por isso, cada incremento precisa estar muito elaborado. Será preciso convencer a todos que aquele recurso é fundamental.
Leia mais em Endeavor @ https://endeavor.org.br/orcamento-base-zero-custos/
PROPOSTA DE APLICAÇÃO DO OBZ NO DEPARTAMENTO
No sentido de resguardar informações da empresa, preservando sua identidade,
trataremos dela apenas como sendo a empresa “Alfa”. Hoje a Alfa é o maior fabricante de
condicionadores de ar no Brasil, sendo a única empresa que oferece desde equipamentos do
tipo janela aos sistemas centrais de refrigeração (grandes capacidades), capazes de refrigerar
ambientes como shopping centers, hotéis e hospitais, além de serem largamente utilizados em
processos industriais.
A Alfa, pertence a Zezinho que junta com outras empresas de produtos de grande
potencial tecnológico formam uma holding chamada Beta Technologies. Pode-se dizer que a
Alfa é uma empresa de grande porte, com cerca de 80 anos de mercado, sendo do ramo de
atividade industrial de climatizadores, possuindo duas fábricas no Brasil, sendo uma na
grande Porto Alegre e outra em Manaus, e possui, também, redes de distribuição em todo
país.
A empresa Alfa tem como missão oferecer produtos e sistemas que façam do mundo um
lugar melhor, refletindo nosso compromisso com a segurança, meio ambiente e inovação
tecnológica. A visão da empresa é manter seu posicionamento de mercado e alcançar retornos
compatíveis com esta posição de liderança. Tendo os seguintes valores: ser a primeira opção
em conforto ambiental através de produtos e sistemas diferenciados; proporcionar às pessoas
o pleno uso do seu potencial através do compromisso para obter resultados, enfatizando
educação e reconhecimento; e assegurar desempenho financeiro de Classe Mundial dentro dos
mais elevados padrões éticos.
Sendo, assim, a proposta de aplicação do OBZ surge como um possível instrumento
para gerenciamento das despesas do setor financeiro da empresa Alfa. Possibilitando talvez
algum dia implementar em toda empresa.
1ª Etapa: Definição das estratégias, objetivos e metas das unidades
A empresa Alfa possui diversas áreas bem organizadas, cada uma com sua devida
direção. O planejamento estratégico é feito pela alta gestão da empresa. O presidente da
divisão no Brasil, juntamente com seus diretores do Brasil e da corporação nos EUA, fazem e
discutem o planejamento estratégico da empresa com foco no mercado brasileiro. Depois de
aprovado o planejamento estratégico, parte-se para a preparação do orçamento da Alfa, com
suas devidas metas e cortes orçamentários, a fim de gerar um maior retorno para seus
acionistas. Entretanto, nota-se e sabe-se que o orçamento é desenvolvido pela alta gestão,
ocorrendo que poucas pessoas têm acesso a este.
A partir da aplicação do OBZ no departamento financeiro da Alfa, o qual é composto
por diversas áreas como, por exemplo, tesouraria, cobrança, planejamento tributário,
contabilidade, custos, contas a pagar, controladoria, etc. Pode-se dizer que é possível ter um
maior envolvimento das pessoas que fazem parte destes, até para conscientização e também
como meta de cada um em relação aos resultados da empresa. Sendo que este departamento é
composto por cerca de 50 pessoas, sendo 5 gerentes, 1 diretora, e 1 controller.
2ª Etapa: Identificação dos pacotes de decisão
Fazendo uma análise das despesas geradas pela área financeira da empresa, pode-se
identificar alguns pacotes de decisão, os quais tendem a dar maior impacto financeiro para o
departamento. Entre eles classifica-se como, por exemplo, o pacote de decisão: aluguéis,
pessoal, manutenção e utilidade. Os pacotes identificados servem como exemplo, pois o
departamento possui diversas outras despesas, que geram vários outros pacotes de decisão.
3ª Etapa: Definição da matriz de responsabilidade
Com a estrutura atual de pessoal do departamento financeiro, e pelo conhecimento das
pessoas escolhidas em relação a Alfa, pode-se criar uma matriz de responsabilidades para todo o financeiro, colocando pessoas responsáveis por pacotes de decisão e por VBZs.
Também neste momento define-se a matriz de responsabilidades pela hierarquia da área
financeira da Alfa, sendo que a gestora do OBZ é a Diretora Financeira, e os demais gestores
dos pacotes de decisão são os gerentes, e, finalmente, os donos das VBZs os funcionários
propriamente ditos, conforme a figura
4ª Etapa: Elaboração das PBZs, NBZs e VBZs
Conforme foi feito o mapa de responsabilidades, pode-se utilizar as contas do plano de
contas, ou caso necessite pode-se fazer adaptações destas, para que o controle das VBZs se
torne mais prático e gerencial. As contas do plano de contas da empresa são bem detalhadas, e
o sistema de centro de custos é bem gerenciado, tendo cada setor, área, seus respectivos.
Ainda na elaboração dos Pacotes de decisão, NBZs e VBZs os responsáveis por cada VBZs,
num primeiro momento, devem elaborar o orçamento de cada unidade de responsabilidade
com a sua respectiva documentação, comprovação, necessidade e melhorias, alinhadas ao
planejamento estratégico e as políticas da empresa.
Tendo definido o orçamento de cada VBZs, com seus valores devidos, estas devem ser
apresentadas ao gestor do pacote de decisão, para que este faça um filtro, alterações e as
consolide a tempo de ser apresentado a diretora, nesta caso a gestora do OBZ. É importante
salientar, que neste momento, deve-se ter muito cuidado com a organização e gestão da
documentação de cada VBZ. Também cabe dizer que os pacotes devem ser classificados em
ordem de benefícios e retorno para a empresa, sendo estes baseados em critérios de estratégia,
custo e benefícios. Abaixo temos um exemplo de PBZs e VBZs, projetados para 6 meses,
conforme a tabela
5ª Etapa: Priorização dos pacotes de decisão
Depois que os gestores dos pacotes de decisão revisão os orçamentos, alinhando-os as
metas estratégicas e os limites de gastos, parte-se para a avaliação e o escalonamento destespacotes por ordem de importância. Ainda no processo de avaliação e priorização dos pacotes
de decisão a Alfa deve desenvolver um conjunto de critérios para classificar por ordem de
relevância ou importância os pacotes, tudo isso alinhado ao planejamento estratégico e aos
benefícios futuros gerados por estes, conforme a figura 4, tem-se um exemplo proposto no
processo de seleção dos pacotes de decisão.
A gestora do OBZ deve estar ciente que esta etapa é a que define o futuro da empresa,
pois qualquer decisão precipitada pode acarretar problemas a longo prazo. Seguindo a lógica,
os gestores tem de organizar todos pacotes em ordem decrescente de benefícios para a
empresa, conforme os critérios de priorização desenvolvidos pela Alfa.
6ª Etapa: Aplicação dos recursos
Os responsáveis pelos VBZs devem autorizar, controlar e gerenciar todo recurso
utilizado por sua VBZ. Pode-se sugerir a criação de processos como, por exemplo, um
workflow, no qual todo pagamento ou requisição de compra passe pelo dono da VBZ.
A Alfa pode investir na criação de relatórios gerenciais que possibilitem o
acompanhamento em tempo real dos pacotes de decisão, VBZs e NBZs. Fazendo também uma comparação entre o realizado versus o planejado, com suas devidas variações, conforme
a tabela
7ª Etapa: Acompanhamento do OBZ
O departamento financeiro juntamente com a Gestora do OBZ deve criar um
calendário com dias e datas específicas, conforme a figura 5, para avaliação, controle e
apresentação dos recursos utilizados pelos pacotes. E é neste momento que é verificado o
planejado versus o realizado, e caso as metas orçadas não tenham sido atingidas, os
responsáveis pelas VBZs devem justificar estas. Podendo o dono da VBZ utilizar ferramentas
como, por exemplo, o Diagrama de Ishikawa ou Diagrama de causa-efeito, a fim de atingir os
objetivos do pacote.
Assim se dá a proposta aplicação do OBZ no departamento financeiro, sendo que o
processo é bem burocrático e demanda bastante tempo da administração e das pessoas
envolvidas neste. Também, é bom salientar que este trabalho é somente um esboço de uma
proposta de aplicação, não abrangendo todas e as mais detalhadas fases, etapas e
acontecimentos, até por não ter acesso a todas informações da empresa Alfa.
A utilização do Orçamento Base Zero é uma ótima estratégia para uma melhor definição de Custos e Despesas que ajuda a melhorar os gastos dos recursos do orçamento adequando-se de uma melhor forma as necessidades vitais de uma empresa, evitando incrementos por bases históricas, desperdícios e podendo aumentar os lucros da empresa, porém é um processo devera trabalhoso, que onera tempo para preparar, controlar e verificar os impactos e resultados, demandando tempo de todos os colaboradores de uma empresa, incluindo parte operacional e gestores.