SlideShare a Scribd company logo

Paljonko tilaa organisaatio tarvitsee? Työympäristökehittämisen ympäristövaikutukset Päivi Hietanen 2009

•
•
Päivi Hietanen
Päivi Hietanen

Toimitilojen ympäristövaikutukset. Työympäristökehittämisen prosessi ja metodit. Työympäristön eri osa-alueiden kehittäminen ja niiden ympäristövaikutukset. Kiinko, Kiinteistö- ja palveluliiketoiminnan perusteet, 2009

Real Estate
1 of 33
Download to read offline
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 1/33 PALJONKO TILAA ORGANISAATIO TARVITSEE? Työympäristökehittämisen ympäristövaikutukset 1 W T Workplace Transformation - Sibelius-Akatemian työympäristön kehittäminen 8.2.2009 Yhteystarpeet / henkilökunta ja toiminnot Ei vastauksia Arts_Management_Hki DocMus-yksikkö Jazzmusiikin_osasto Kansanmusiikin_osasto Kirkkomusiikin_osasto_Hki-Kirkkomusiikki Kirkkomusiikin_osasto_Hki-Urut Laulumusiikin_osasto-Oopperakoulutus Laulumusiikin_osasto-Muu_laulukoulutus Musiikkikasvatuksen_osasto Musiikkiteknologian_osasto Orkesterisoitinten_osasto-Jouset Orkesterisoitinten_osasto-Orkesteri-_ja_kuorojohto Orkesterisoitinten_osasto-Puhaltimet Orkesterisoitinten_osasto-Säestys Orkesterisoitinten_osasto-Vanha_musiikkiPianomusiikin_osasto-Harmonikka Pianomusiikin_osasto-Kitara Pianomusiikin_osasto-Piano Sävellyksen_ja_muusiikinteorian_osasto Kirjasto Koulutuskeskus_Hki Palveluyksikkö-Henkilöstö-_ja_yleishallinta Palveluyksikkö-Johto Palveluyksikkö-Konsertti-_ja_viestintäpalvelut Palveluyksikkö-Opintohallinnon_palvelut Palveluyksikkö- Taloushallinnan_palvelut Palveluyksikkö-Tietohallinto-_ja_teknologiapalvelu Palveluyksikkö-Tilahallinnon_palvelut Harjoitusluokka Instrumenttiluokka Laululuokka Pedagogian_luokka Piano-opetusluokka Pianoharjoitusluokka Ryhmaopetusluokka Studio Teorialuokka ATK-luokka Kieliluokka R-talo_-_Konserttisali R-talo_-_Kamarimusiikkisali R-talo_-_Urkusali T-talo_-_Wegelius_sali T-talo_-_Ackte_sali T-talo_-_Liikuntasali P-talo_-_Tutkintosali P-talo_-_Luentosali P-talo_-_Inkeri_liikuntasali Musiikkitalo_-_Black_Box-teatteri Musiikkitalo_-_Kamarimusiikkisali Musiikkitalo_-_Kuntosali Musiikkitalo_-_Opetusteatteri Musiikkitalo_-_Urkusali Kirjastopalvelut_-_Arkisto Kirjastopalvelut_-_Kirjasto Kirjastopalvelut_-_Musiikkiarkisto Kirjastopalvelut_-_Oman_osaston_kirjasto Instrumenttivarasto-lainaamo Kokoustila Koulutuskeskus_Hki Opettajanhuone Pianokorjaamo Soitinsailytystila Soitinverstas Ruokala Taukotila_tai_sohvaryhma Tyohuone Vetaytymistila_-_hiljainen_huone Laulumusiikin_osasto-Liedkoulutus_korrepetitio Orkesterisoitinten_osasto-Kamarimusiikki Pianomusiikin_osasto-Kantele
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 2/33 Kansikuva: Sibelius-Akatemian yhteystarvekaavio, Evata Finland Oy 2007. Sibelius-Akatemian verkostoanalyysi kuvastaa sitä monimutkaista tilojen ja toimintojen verk- koa, jossa tänä päivänä työskennellään ja opiskellaan. Miten tunnistaa tällainen verkko, ja hallita ja johtaa sitä?
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 3/33 Alkusanat Ilmastonmuutos on tunnustettu tosiasia, joka vaikuttaa miljardien ihmisten elämään maa- pallolla. Ilmaston lämpenemistä jo kahdella asteella pidetään vaarallisena: riski hallitse- mattomasta ilmastokatastrofista kasvaa. Hallitustenvälisen ilmastonmuutospaneeli IPCC:n mukaan lämpeneminen voidaan 50-prosenttisella todennäköisyydellä pysäyttää, mikäli teollisuusmaat vähentävät kasvihuonekaasupäästöjään: 25-40% vuoden 1990 ta- sosta vuoteen 2020 mennessä ja 80-95% vuoteen 2050 mennessä. Luvut ovat dramaatti- sia. Suomi on ilmasto- ja energiastrategiassaan toistaiseksi sitoutunut vain 20% päästö- vähennyksiin (WWF tiedote 12.11.2008). Rakennetun ympäristön merkitys ilmastonmuutoksessa ja sen torjunnassa ei ole vähäi- nen. Rakennukset kuluttavat 30% primaarienergiasta ja aiheuttavat Suomen hiilidioksidi- päästöistä peräti 40% (Saarinen, KIPA-kurssi 27.3.2008). Vaikka kestävän kehityksen nä- kökulmat eivät ole kiinteistö- ja rakennusalalla uusia, on ala nyt aktivoitunut ympäristöasi- oihin liittyvässä keskustelussa. Kotimainen ilmastonmuutoskeskustelu ja kehitystyö kiinteistö- ja rakennusalalla on vah- vasti painottunut energiakysymyksiin, kiinteistöjen ekotehokkuuteen ja elinkaaritekniik- kaan. Yksi keskeinen kysymys on kuitenkin jäänyt taka-alalle: paljonko tilaa organisaatiot ylipäätään tarvitsevat? Ja toisaalta: mikä olisi organisaatiolle optimaalinen tilakonsepti, jo- ka kuormittaa ympäristöä mahdollisimman vähän? Tähän kysymykseen keskityn projekti- työssäni. Yksi markkinoiden kehittyneimmistä työkaluista optimaalisen tilakonseptin määrittelyyn on työympäristökehittäminen. Tällä ”workplace” - lähestymistavalla on luontaisesti vahva kyt- kös ympäristökysymyksiin, mutta se tukee myös hankkeen alkuvaihetta, jossa tehdään ratkaisevat päätökset koko rakennuksen elinkaaren ja käytön ajalle. Projektityöni on käytännönläheinen katsaus työympäristökehittämiseen ja sen keskeisten elementtien ympäristökytköksiin. Tämä on aihe, jota ei ole juurikaan tutkittu, ja josta ei suoranaisesti löydy kirjallisuutta. Tarkastelen kysymyksiä Senaatti-kiinteistöjen asiakas- projektien kautta. Rajaan tietoisesti tarkastelun ulkopuolelle esimerkiksi sisäilma-asiat ja sellaiset toimitilojen ympäristökuormitukseen kiinteästi liittyvät seikat kuten toimipistever- kon suunnittelu, kiinteistön sijainti ja liikenne, rakentaminen ja kiinteistön ylläpito. Kiitokset työn ohjaajalle dosentti Arto Saarelle, haastatelluille sekä Senaatti-kiinteistöjen Juha Muttilaiselle hiilijalanjälkilaskelmasta. Kiitokset myös KIPA-kurssin järjestäjälle Pirjo Honkaniemelle aktiivisesta työstä työympäristökehittämisen kentällä. Helsingissä 15.5.2009, Päivi Hietanen
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 4/33 SISÄLLYSLUETTELO 1 TOIMITILOJEN YMPÄRISTÖVAIKUTUKSISTA.................................................................. 5 1.1 Yleistä ............................................................................................................................. 5 1.2 Ympäristövaikutusten arviointi ja mittaaminen................................................................ 6 1.3 Toimitilojen kustannukset ja ekologinen jalanjälki........................................................... 7 2 TYÖYMPÄRISTÖT MURROKSESSA – KEHITTÄMISEN TAUSTATEKIJÖITÄ................. 8 3 TYÖYMPÄRISTÖKEHITTÄMINEN....................................................................................... 9 3.1 Yleistä ............................................................................................................................. 9 3.1.1 Määritelmiä ............................................................................................................... 9 3.1.2 Työympäristökehittämisen prosessi ja osaaminen ................................................. 11 3.2 Paljonko tilaa organisaatio tarvitsee?............................................................................ 12 3.2.1 Tilankäytön tehokkuus ............................................................................................ 12 3.2.2 Tilojen käyttöasteet................................................................................................. 14 3.2.3 Tilavarausjärjestelmän analyysi.............................................................................. 16 3.2.4 Turhan uudisrakentamisen välttäminen.................................................................. 16 3.3 Millaista tilaa organisaatio tarvitsee? ............................................................................ 18 3.3.1 Työympäristön kitkatekijöiden tunnistaminen ja poistaminen ................................. 18 3.3.2 Toimintojen sijainti .................................................................................................. 19 3.3.3 Resurssien yhteiskäyttö.......................................................................................... 19 3.3.4 Työprofilointi ........................................................................................................... 21 3.3.5 Toiminnan ja prosessien kehittäminen ................................................................... 21 3.3.6 Muunneltavuus ....................................................................................................... 23 3.3.7 Visuaalinen ilme...................................................................................................... 24 3.4 Tietoteknologia.............................................................................................................. 25 3.5 Muutosjohtaminen, osallistaminen ja työhyvinvointi...................................................... 27 3.6 Yksittäisistä projekteista konsepteihin........................................................................... 28 4 JOHTOPÄÄTÖKSET.......................................................................................................... 28 5 LÄHTEET............................................................................................................................ 31
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 5/33 1 TOIMITILOJEN YMPÄRISTÖVAIKUTUKSISTA 1.1 Yleistä Kiinteistön aiheuttama ympäristökuormitus muodostuu monesta eri tekijästä. Asiaa voi- daan lähestyä myös useasta eri näkökulmasta, yhdyskuntarakenteen suunnittelusta ja kaavoituksesta yrityksen toimipisteverkon suunnitteluun, tontin valintaan, rakennussuun- nitteluun, rakentamiseen, käyttöön ja ylläpitoon - liikenne ja palvelut huomioiden. Kiinteistöjen ympäristövaikutuksista merkittävimpänä pidetään yleisesti energiankulutusta, joka aiheutuu lämmityksestä ja sähkön käytöstä. Suomessa kiinteistöt kuluttavatkin 30- 50% kaikesta kulutetusta energiasta (Nousiainen, 2003, s.26). Siten myös viimeaikainen ilmastonmuutoskeskustelu kiinteistö- ja rakennusalalla on painottunut vahvasti energiaky- symyksiin ja kiinteistöjen energiatehokkuuden parantamiseen. Uudisrakentamisessa kes- kustellaan normirakennuksia huomattavasti vähemmän kuluttavista matala- ja passii- vienergiaratkaisuista; nollaenergiatalo taas tuottaa energiaa saman verran kuin itse käyt- tää, energiapositiivinen rakennus jopa enemmän (Kontrahti 1/2009, s.18-20). Peruskor- jaustoiminnassa pyritään rakennusten energiatehokkuutta parantamaan esimerkiksi läm- möneristystä ja ikkunoiden tiiveyttä parantamalla ja erityisesti lämmön talteenottoa tehos- tamalla (Saari, Kiinkon KIPA-kurssi 4.11.2008). Energiatehokkuutta on Suomessa tutkittu jo pitkään, mutta käytännön kokemuksia passiivitaloista tai koerakentamisesta ylipäätään on meillä vielä valitettavan vähän. Myös yhdyskuntarakenteen ja maankäytön suunnittelulla sekä kaavoituksella voidaan oh- jata kiinteistöjen ja alueiden aiheuttamaa ympäristökuormaa. Sitran Energiaohjelmassa on esitetty ajatus, että yksittäisten kiinteistöjen sijaan pitäisi suunnitella ja mitata koko- naisten kaupunginosien energiankulutusta ja hiilijalanjälkeä. Tällaisessa "ekotehokkaassa kaupungissa" energia on keskiössä, ja suunnittelussa huomioidaan niin sijainti, kaupalli- set palvelut, liikenne kuin jätehuoltokin (Rakennuslehti 12.2.2009, s.8). Kaikki keskeiset, myös ympäristö- ja energiakysymyksiin liittyvät päätökset tehdään aivan rakennushankkeen alkuvaiheessa ja suunnittelijoiden pöydällä. Rakennussuunnittelussa ratkaistaan rakennuksen laajuus ja laatu, toiminnallisuus ja muunneltavuus, rakennuksen suuntaaminen, massoittelu ja aukotus, tekniset järjestelmät ja rakenneratkaisut sekä ma- teriaalivalinnat. Hyvällä suunnittelulla pystytään rakennuksen energiankulutusta vähentä- mään peräti 2/3 (Kontrahti, 3/2008, s.21). Kiinteistön ympäristösuoriutumiseen vaikuttavat myös sijainti, tontin käyttö, jätehuolto, julkisen liikenteen saavutettavuus sekä kiinteistössä ja ympäristössä sijaitsevat palvelut. Organisaation näkökulmasta hiilijalanjälkeen vaikut- taa myös koko toimipisteverkko ja eri toimipisteiden sijainti. Rakennuksen suurin ympäristökuorma muodostuu kuitenkin käytön ja ylläpidon aikana. Ympäristökuormat syntyvät veden ja energian kulutuksesta sekä päästöistä. Kiinteistöjen sähkönkulutuksesta yli puolet aiheutuu työntekijöiden omasta käytöstä, kuten tietokoneis- ta ja valaistuksesta (Kontrahti 3/2008, s.11). Työpaikan ekotehokkuutta voidaankin paran- taa hyvin pienillä keinoilla: järjestelmien käyntiaikoja säätämällä, sisälämpötilaa alenta- malla, laitteita sammuttamalla tai siirtymällä energiansäästölamppuihin tai led-valoihin.
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 6/33 Ympäristövaikutuksia voidaan vähentää myös kiinteistönhoidon prosesseja kehittämällä tai kytkemällä kiinteistönhoitosopimuksiin ”palkkio-sanktio” –malli, joka palkitsee kulutuk- sen vähentämisestä (Nousiainen, 2003; Kontrahti 3/2008, s.10). Koska rakennuksen suurin ympäristökuorma muodostuu käytön aikana, voidaan ajatella, että rakentamatta jätetty neliö on ekologisin. Keskeinen kysymys hanketta käynnistettä- essä onkin, rakennetaanko uutta vai korjataanko vanhaa. Tilastokeskuksen tietojen mu- kaan uudisrakentamisen osuus talonrakentamistoiminnassa on viimeiset kymmenen vuot- ta ollut korjausrakentamista suurempi. Näin oli vielä vuosina 2007-2008, vaikka uudisra- kentamisen volyymi alkoi talouden taantumasta johtuen supistua vuoden 2008 lopulla (Rakentamisen toimialakatsaus III/2008). Joidenkin alan keskeisten toimijoiden, kuten Senaatti-kiinteistöjen toiminnassa painopiste on kuitenkin jo siirtynyt uudishankkeista pe- ruskorjauksiin. Nähtäväksi jää, tuleeko näin tapahtumaan koko rakennusalalla - niin kävi edellisen laman aikana 1990-luvun puolivälissä. 1.2 Ympäristövaikutusten arviointi ja mittaaminen Kiinteistöjen aiheuttamat ympäristövaikutukset voidaan luokitella usealla eri tavalla. Tyy- pillisesti toiminta, esimerkiksi kiinteistön käyttäminen paitsi kuluttaa resursseja ja luon- nonvaroja (esimerkiksi lämmittäminen), myös aiheuttaa ympäristövaikutuksia (esimerkiksi hiilidioksidipäästöt). Ympäristövaikutuksia voidaan myös tarkastella eri näkökulmista, joita ovat esimerkiksi ilmastonmuutos, otsonikerroksen oheneminen, ympäristön happamoitu- minen ja rehevöityminen tai luonnon monimuotoisuuden väheneminen. (Nousiainen, 2003, s. 19-25) Markkinoilla on useita ympäristöjärjestelmiä, joiden avulla voidaan arvioida kiinteistöjen merkittävimpiä ympäristövaikutuksia ja luokitella ja vertailla rakennuksia näiden perusteel- la. Suomessa on käytössä PromisE, jossa rakennuksen ympäristösuoriutumista arvioi- daan neljässä eri pääluokassa. Kansainvälisiä ympäristöluokituksia on useita: näistä yksi on amerikkalainen LEED, jossa arvioidaan ja luokitellaan ”vihreitä kiinteistöjä”, mutta myös itse rakennuksen suunnitteluprosessia. (Nousiainen, 2003, s. 28-33) Suomessa elinkeinoelämä ja valtiovalta ovat solmineet energiatehokkuussopimuksen, jonka tavoitteena on tehostaa energian loppukäyttöä 9 prosentilla vuoden 2006 tasosta vuoteen 2016 mennessä. Tähän vapaaehtoiseen sopimukseen on liittynyt myös kiinteis- tö- ja rakennusalan toimijoita (Energiatehokkuussopimus, www.ek.fi). Valmisteilla on myös energiatehokkuuslaki. Ympäristöministeriö edellyttää nyt uudisrakennuksilta myös energiatodistusta, jossa ilmoitetaan rakennuksen käyttöön tarvittava energiamäärä: ener- giatehokkuuden perusteella kiinteistöt luokitellaan energialuokkiin A-G. Vuoden 2009 alusta lähtien todistus vaaditaan myös olemassa olevilta kiinteistöiltä myynnin tai vuok- rauksen yhteydessä (Energiatodistus, www.ymparisto.fi). Myös kiinteistönomistajat mittaavat ja seuraavat kiinteistöjensä kulutustietoja ja asettavat vuosittaisia kulutustavoitteita. Esimerkiksi Senaatti-kiinteistöt seuraa kulutustietoja kuu- kausittain; vuosittain raportoidaan koko kiinteistökannan energiankulutus ja hiilidioksidi- päästöt. Tiedot toimitetaan myös asiakkaille. Senaatti-kiinteistöillä on myös sertifioitu ym- päristöjärjestelmä. Ekologisen rakennuttamisen malli on vakiintunut osaksi toimintaa, ja
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 7/33 Hanke-Promise- työkalulla asetetaan ympäristötavoitteet peruskorjaus- ja uudishankkeis- sa. (Valtosen ja Kortesalmen haastattelu, 19.2.2009). Senaatti-kiinteistöissä ympäristö- ja yhteiskuntavastuuasiat ovat strategian keskiössä. Senaatti-kiinteistöt tarjoaa myös ensimmäisenä kiinteistönomistajana Suomessa asiak- kailleen WWF:n Green Office –palvelua, joka tähtää veden ja energiankulutuksen, pape- rinkulutuksen, jätteen ja matkustamisen vähentämiseen työpaikoilla (Kontrahti 2/2008, s.12-16). Samalla syntyy myös kustannussäästöjä. Senaatti-kiinteistöt myös laatii omasta toiminnastaan yhteiskuntavastuuraportin, vuosikertomuksen sijaan. Tilaa käyttävissä organisaatioissa ei toimitilojen ympäristövaikutuksia ole kuitenkaan vielä laajalti tiedostettu. Harva organisaatio on myöskään mitannut toimintansa aiheuttaman hii- lijalanjäljen. 1.3 Toimitilojen kustannukset ja ekologinen jalanjälki Toimitilaa voidaan tarkastella joko kulueränä tai resurssina. Kulueränä toimitilat tarkoitta- vat lähteestä riippuen 5-10% organisaation kiinteistä menoista, joten tehostamismahdolli- suudet tällä sektorilla ovat rajalliset. Henkilöstökulut muodostavat kokonaisuudesta valta- osan, 70-80%: palkkakustannukset ovat siis moninkertaiset kiinteistökustannuksiin verrat- tuna. Siksi tilaa tulisi tarkastella myös resurssina, jolla voidaan joko tukea tai haitata orga- nisaation tärkeimmän voimavaran, henkilöstön suorituskykyä. VTT Rakennus- ja yhdyskuntatekniikka.Toimistorakennuksen kustannusmalli, Kari Nissi- nen, 2003. Toimitilat saattavat olla yrityksen toiminnassa verrattain pieni menoerä, mutta niiden ym- päristövaikutus on suuri. TKK:n Seppo Junnilan viidessä palvelualan yrityksessä tekemän
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 8/33 tutkimuksen mukaan toimitilat voivat olla suurin yksittäinen ilmastonmuutokseen vaikutta- va tekijä yrityksen toiminnassa: ne voivat aiheuttaa jopa 70% yrityksen ilmastovaikutuk- sesta. Vasta tämän jälkeen tulevat työmatkustaminen ja työmatkaliikenne, joista jälkim- mäinen ei ole varsinaisesti yrityksen toimintaa. Paperin ja toimistolaitteiden käytön ilmas- tovaikutus on suhteessa huomattavasti pienempi (Junnila, 2004, s. 21-22). Viiden toimiston ilmastovaikutusanalyysi. Toimitilojen ympäristöjohtaminen. Seppo Junnila ja Mikko Nousiainen, TKK rakentamistalouden raportteja 225, 2004 Junnilan tutkimuksen mukaan toimitilajohtamisella onkin suuri merkitys yrityksen ympäris- töasioiden hallinnassa, ja suurimmat ympäristöhyödyt syntyvät tilatehokkuutta paranta- malla (Junnila, 2004, s. 31). Koska jokaista neliötä lämmitetään, jäähdytetään, valaistaan ja siivotaan, ei ole samantekevää, paljonko tilaa organisaatio käyttää. 2 TYÖYMPÄRISTÖT MURROKSESSA – KEHITTÄMISEN TAUSTATEKIJÖITÄ Organisaatiot niin yksityisellä kuin julkisellakin sektorilla ovat jatkuvien muutosten kohtee- na. Valtiosektorilla on käynnissä rakenteellisia - ja organisaatiomuutoksia eri hallinnon- aloilla, ja toimintoja keskitetään suurempiin kokonaisuuksiin. Alueellistamishankkeet ja tuottavuusohjelma vaikuttavat toimintaan ja tilankäyttöön. Päällekkäisyyksiä pyritään pur- kamaan ja tuottavuutta parantamaan virtaviivaistamalla niin aluehallintoa, korkeakoulu- verkkoa kuin tutkimuslaitos- ja laboratoriotoimintaa. Valtion tuottavuusohjelma tähtää tuottavuuden ja tehokkuuden parantamiseen kaikilla hal- linnonaloilla. Ohjelman yksi keskeisistä ajureista on demografiamuutos – suurten ikäluok- kien eläköityminen ja tulevien ikäluokkien pieneneminen. Työikäisen väestön määrä tulee vähenemään 17 000 hengellä vuodessa: pelkästään valtiolta tulee poistumaan 14 500 työpaikkaa pääasiassa eläköitymisen kautta vuoteen 2015 mennessä. Samaan aikaan kun työssäkäyvien joukko pienenee ja verotulot vähenevät, valtion menot kasvavat, kun ikääntyvät tulevat tarvitsemaan entistä enemmän valtion rahoittamia hoivapalveluita (HS
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 9/33 22.2.2009, E1-E2). Eläköityminen synnyttää myös tarpeen jakaa seniorien tieto ja osaa- minen työelämään jääville. Yhtä lailla kilpailu hyvistä osaajista tulee kasvamaan kaikilla sektoreilla. Myös työn tekemisen tavat ovat muuttuneet. Käsiteltävät asiakokonaisuudet organisaa- tioissa ovat entistä monimutkaisempia ja edellyttävät eri alojen yhteistyötä. Painopiste on siirtynyt yksilökeskeisestä rutiinityöstä ongelmanratkaisuun tiimeissä ja verkostoissa yli organisaatiorajojen: yhteistyön, luovuuden ja innovaatioiden tarve kasvaa. Työ hajautuu verkkoihin ja ”pirstaloituu”. Kehittyvä tietoteknologia vaikuttaa kaikkialla ja kaikkeen: vies- tintä ja tiedonhallinta muuttuvat virtuaalisiksi, palveluja sähköistetään ja kasvokkain tapah- tuva asiakaspalvelu virastoissa vähenee. Tämän päivän tietotyölle on ominaista ”moniajo” (multitasking), monen asian työstäminen yhtäaikaisesti moniprojekti- ja monitiimiympäristöissä. Työpäivä koostuu monista eri työ- vaiheista, joista yhä harvempi tehdään oman työpöydän ääressä. Työ on muuttunut myös monipaikkaiseksi, kun mobiiliteknologia vapauttaa tietotyöläiset aikaan ja paikkaan sido- tusta työstä: liikkuvuus, etätyö ja kotona tapahtuva työ yleistyvät. Työtä tehdään yhä enemmän myös ”kolmansissa paikoissa” – asiakkaiden luona, kahviloissa, hotelleissa, lentokentillä. Ajasta ja paikasta riippumaton työskentely johtaa myös työn ja vapaa-ajan välisen rajan hämärtymiseen. Uudet teknologiat muuttavat myös opetusta ja oppimista, jotka siirtyvät verkkoihin, virtuaalimaailmoihin ja virtuaalisille oppimisalustoille. Senaatti-kiinteistöjen laskelmien mukaan eläköityminen tulee vähentämään tilatarvetta valtiolla jopa 500 000 htm2. Tulevien ikäluokkien pieneneminen tulee vaikuttamaan tila- tarpeeseen myös päiväkodeissa, oppilaitoksissa ja armeijassa – demografiamuutos näkyy jo esimerkiksi korkeakoulusektorilla kiristyvänä kilpailuna hyvistä opiskelijoista. Toimitilat pitäisi myös päivittää vastaamaan muuttuneita tarpeita ja uudenlaisia työn tekemisen ta- poja. Miten tämä onnistuu? Miten muokata tilasta strateginen resurssi, joka vahvistaa myös organisaation kilpailukykyä? Senaatti-kiinteistöt on tarjonnut valtioasiakkailleen työympäristökehittämisen palveluja vuodesta 2003. Työympäristökehittäminen on prosessi, jossa asiakkaan tilatarve pyritään analysoimaan ja kuvaamaan aikaisempaa syvällisemmin. 3 TYÖYMPÄRISTÖKEHITTÄMINEN 3.1 Yleistä 3.1.1 Määritelmiä Työympäristökehittäminen on moniulotteinen ja monitieteinen lähestymistapa, joka yh- distää organisaation strategian, toiminnan, tilat ja teknologian. Senaatti-kiinteistöjen toi- minnassa työympäristökehittäminen tarkoittaa ulkopuoliselta konsultilta ostettavaa tuot- teistettua prosessia, jossa asiakkaan työympäristöä analysoidaan ja kehitetään monipuo- lisesti eri näkökulmista.
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 10/33 Työympäristökehittämisessä tila nähdään strategisena resurssina, jolla voidaan tukea or- ganisaation suorituskykyä. Tavoitteena on luoda tilakonsepti, joka tukee organisaation strategiaa ja liiketoimintaa, mutta vastaa myös tulevaisuuden haasteisiin. Prosessissa tunnistetaan organisaatioon vaikuttavat toimintaympäristön muutostekijät ja kehitysnäky- mät. Kehittämisen painopisteet valitaan ja onnistumisen mittarit määritellään asiakkaan strategian ja toiminnan tavoitteiden pohjalta. Siten myös tilankäytön tavoitteet johdetaan organisaation strategiasta. Tukena työskentelyssä voidaan käyttää esimerkiksi tasapaino- tettua tuloskorttia ja sen näkökulmia (Balanced scorecard, Kaplan&Norton 1996). Työympäristöllä tarkoitetaan laajaa kokonaisuutta, joka käsittää organisaation toimin- nan, tilat, teknologian ja palvelut. Työympäristö muodostuu siis sekä fyysisistä, virtuaali- sista että sosiaalisista tekijöistä. Michael Joroff määrittelee työympäristön kokonaisuudek- si, joka mahdollistaa työn tekemisen; organisaation strategia on viitekehys, jossa työtä tuetaan. “Workplace = those things that enable work”, Michael Joroff, MIT, Boston, USA 2007 Työympäristöä voidaan kehittää eri tasoilla ja syvällisyyden asteilla riippuen organisaation tavoitteista ja muutosvalmiudesta. Joroffia mukaillen nämä "työympäristötuotteet" voi- daan jakaa kolmeen ryhmään: 1. Tehostaminen: tilankäytön tehostaminen esimerkiksi kustannussäästö- jen saavuttamiseksi 2. Linjaaminen (alignment): tila muokataan tukemaan organisaation tavoitteita, toi- mintaa ja työprosesseja 3. Muodonmuutos: kokonaisvaltainen muutosprosessi, jossa sekä (transformation) työprosessi että tila ajatellaan uudelleen Konsulttitoimisto DEGW:n mukaan työympäristön suorituskykyä voidaan arvioida ja mi- tata kolmesta näkökulmasta (Allen, 2004, s. 12-13): 1. tehokkuus (efficiency); miten tehokasta, taloudellista ja ekologista tilankäyttö on 2. vaikuttavuus (effectiveness): miten tila tukee organisaation toimintaa ja suorituskykyä 3. julkikuva (expression): miten tila tukee organisaation arvoja ja imagoa Työympäristökehittämiseen liittyy oleellisesti myös henkilöstön osallistaminen ja muutok- sen hallinta. Organisaatio valjastetaan ja ”voimautetaan” kehittämään ja johtamaan itse omaa työympäristöään. Siten lähestymistapaan liittyy myös ajatus työympäristön joh- tamisesta, joka tarkoittaa organisaation ydintoiminnan ja työprosessien tukemista monia- laisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa työympäristön seurantaa, jatkokehittämistä ja tule- vien muutostilanteiden hallintaa, josta vastaa eri organisaatioyksiköistä koottava moni-
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 11/33 osaajatiimi. Koska työympäristö ei ole koskaan "valmis", nähdään työympäristökehittämi- nen jatkuvana prosessina. ”Workplace management” on jatkuvasti muuttuvan työympäristön kehittämistä ja johtamis- ta.” Jyrki Yläoutinen, Workspace Oy, 2008 Senaatti-kiinteistöjen toiminnassa työympäristön kehittämisprojekti toteutetaan yleensä peruskorjaus- tai uudishankkeen yhteydessä, ja työskentely asettuu tyypillisesti aivan hankkeen alkuvaiheeseen. Senaatti-kiinteistöt ostaa konsultointipalvelut asiakkailleen ul- kopuolisilta konsulttitoimistoilta. Lähestymistapa on saanut alkunsa toimistopuolelta, mut- ta on nyt laajentunut kaikille toimialoille: prosessi onkin hyödynnettävissä kaikenlaisissa organisaatioissa, toimialasta riippumatta. 3.1.2 Työympäristökehittämisen prosessi ja osaaminen Työympäristökehittäminen on tyypillisesti tuotteistettu prosessi, jossa voidaan tunnistaa tietyt pääelementit (kuva). Kehittämisprosessissa hyödynnetään erilaisia työkaluja ja me- todeja, joilla tuotetaan mitattua ja objektiivista tietoa työympäristön eri osa-alueista suun- nittelun ja päätöksenteon pohjaksi. Tyypillisimpiä tiedonkeruun välineitä ovat haastattelut sekä työympäristökysely, jonka sisältö räätälöidään organisaation tavoitteiden mukaisesti. Tilankäyttötutkimuksen avulla havainnoidaan tilan käyttöä ja mitataan tilojen käyttöasteita. Työpajatyöskentelyä ja osallistavia ryhmätyömenetelmiä hyödynnetään niin johdon kans- sa tapahtuvassa tavoitteiden asettamisessa kuin uusien ratkaisujen tuottamisessakin yh- teistyössä henkilöstön kanssa. Prosessi tuottaa työympäristöstrategian, joka palvelee or- ganisaation toimintaa mutta toimii myös rakennushankkeen toteutuksen pohjana. Onnistumista mitataan muutosten valmistuttua. Työympäristökehittämisen prosessi pähkinänkuoressa. Päivi Hietanen, 2008. 2. Analyysi- vaihe 3. Kehittä- misvaihe 5. Jälki- arviointi ”POE” 4. Toteutus- vaihe 6. Työ- ympäristön johtaminen 1. Määrittely- vaihe Kehittämisen tavoitetilan ja reunaehtojen määrittely yhteistyössä johdon kanssa Työympäristön nykytilanteen analyysi; Øorganisaatio Øtoiminta, prosessit Øtilat ØICT Øpalvelut Uusien mal- lien ja ratkai- sujen kehit- täminen hen- kilöstöä osal- listaen ØTyöympä- ristöstrategia Toteutus- suunnittelu, rakentaminen, väistötilat ja muutto Muutosjohta- misen tuki- toimenpiteet organisaatiolle Onnistumisen arviointi, mit- taaminen ja korjaavat toi- menpiteet ½ vuotta – vuosi muutos- ta Työympäristön jatkuva seu- ranta, kehit- täminen ja muutostilan- teiden hallinta monialaisesti; HR+ICT+CRE +talous
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 12/33 Koska lähestymistapa on moniulotteinen ja monitieteinen, edellyttää se tekijöiltään moni- osaamista ja useiden eri osaamisalueiden yhteistyötä. Konsulttitiimissä työskenteleekin ti- lasuunnittelijoiden ohella myös muiden alojen ammattilaisia, kuten strategeja, liikkeenjoh- don konsultteja, organisaationkehittäjiä sekä muutosjohtamisen ja ”brandingin” ammatti- laisia. Työskentely edellyttää myös asiakkaan puolelta eri osaamisalueiden ja yksiköiden yhteistyötä yli organisaatiorajojen: henkilöstöhallinnon, ICT:n ja tilafunktion ohella työs- kentelyyn osallistuu usein talouden ja viestinnän osaajia. Johdon rooli on keskeinen. Useimmiten kehittämisprosessiin kytketään myös asiakasorganisaation omat asiakkaat ja sidosryhmät. Käsittelen seuraavassa työympäristökehittämisen tyypillisimpiä elementtejä ja työkaluja sekä näiden kytköstä ympäristökysymyksiin. 3.2 Paljonko tilaa organisaatio tarvitsee? 3.2.1 Tilankäytön tehokkuus Organisaation tarvitsemaa tilamäärää voidaan lähestyä tilatehokkuuden, talouden ja käyt- töasteiden kautta. Yksi tyypillisimmistä tunnusluvuista, myös työympäristökehittämisessä, on tilankäytön tehokkuusluku htm2/henkilö. Tehokkuusluku tarkoittaa organisaation käytössä olevaa tilamäärää jaettuna henkilömää- rällä. Luku lasketaan käyttäen huoneistoalaa. Huoneistoalalla1 tarkoitetaan pinta-alaa, jo- ka sisältää kaikki huoneiston tilat mukaan lukien esimerkiksi käytävät, aputilat sekä kevyi- den väliseinien pinta-ala, mutta ei ulkoseiniä eikä rakennuksen kantavia osia (RT 12- 10277). Huoneistoala ei myöskään sisällä kiinteistön yhteistiloja, kuten neuvottelu- ja ra- vintolatiloja, jotka voidaan haluttaessa "jyvittää" pinta-alaan. Tilatehokkuuslukujen laskeminen ja vertailu on helpointa toimistotilaa käyttävissä organi- saatioissa. Perinteisissä huonetoimistoissa valtiosektorilla tehokkuusluku on tyypillisesti 30-35 htm2/hlö. Valtiovarainministeriön vuonna 2005 julkistamassa Valtion toimitilastrate- giassa on asetettu toimistotilan suositustehokkuudeksi 25 htm2/hlö (Valtion toimitilastra- tegia, VM 16.11.2005). Yksityisellä puolella vastaavat luvut ovat usein alle 20 htm2/hlö, muutamissa mobiiliorganisaatioissa jopa 15-16 htm2/hlö. Perustellusti voidaankin kysyä, miksi valtiolla tarvitaan toimistotyöhön merkittävästi enemmän tilaa kuin yksityisellä sektorilla. Esimerkiksi Isossa-Britanniassa on laadittu val- tion toimistotilojen uudis- ja peruskorjaushankkeisiin tilastandardit ja tehokkuustavoitteet, joiden toteutumista ohjataan ja seurataan, ja standardeista poikkeamiseen täytyy olla vahvat perusteet (Hardy, 2008, s.44). 1 "Huoneistoala on ala, jota rajaavat toisaalta huoneistoa ympäröivien seinien, toisaalta huoneiston sisällä olevien kantavien ja muiden koko rakennukselle välttämättömien rakennusosien huoneiston puoleiset pinnat." RT 12-10277, Rakennustieto
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 13/33 Tavoiteltava tilamäärä ja tilatehokkuus voidaan arvioida myös talouden ja organisaation maksukyvyn kautta. Peruskorjaus- ja uudishankkeissa joudutaan yleensä tilojen laatuta- soa parannettaessa myös vuokraa nostamaan. Mikäli organisaatio ei voi tai halua kasvat- taa tilakustannuksiaan, on tilankäyttöä tehostettava. Jakamalla haluttu kokonaisvuokra tu- levalla neliövuokralla voidaan laskea se neliömäärä, johon organisaatiolla "on varaa", ja tunnistaa näin myös vapautettavan tilan määrä. Logiikka on siis se, että samalla rahalla saadaan vähemmän, mutta laadukkaampaa tilaa. Talouden reunaehdoista johtuvat tilan- käytön tehostamispaineet ovatkin selvästi yleistyneet Senaatti-kiinteistöjen hankkeissa. Senaatti-kiinteistöjen toteuttamissa työympäristön kehittämisprojekteissa tilatehokkuus on tyypillisesti parantunut toimistopuolella 30-35:stä 22-23 htm2:öön/hlö. Prosessissa on yleensä siirrytty perinteisestä huonetoimistosta avoimempaan ja yhteisöllisempään ”moni- tilaympäristöön”, jossa jokaisella työntekijällä on edelleen oma työpiste, muttei välttämättä enää omaa huonetta. Tilankäytön tehostamisella on suora vaikutus toimitilojen aiheutta- maan ympäristökuormitukseen ja sitä kautta organisaation hiilijalanjälkeen. ESIMERKKI: Teoreettinen laskelma tilankäytön tehostamisen vaikutuksesta toimitilojen hiilijalanjälkeen. Laskelmassa verrattain energiatehokkaassa toimistorakennuksessa toi- miva organisaatio tehostaa tilankäyttöään 35 htm2:sta Valtion toimitilastrategian tavoit- teeseen 25 htm2/hlö. Jokaisella työntekijällä on edelleen henkilökohtainen työpiste. Las- kelman luvut ovat yhden vuoden arvoja. CASE 1: 35 htm2/työpiste CASE 2: 25 htm2/työpiste Lämpöenergia yhteensä, kWh/tp 3000 2250 Sähköenergia yhteensä, kWh/tp 1600 1220 - työpistesähkö, kWh/tp 100 100 - ATK-verkko, serverit, kWh/tp 100 80 - tulostimet, kopiointi, kWh/tp 100 80 - ilmastointi, kWh/tp 350 260 - jäähdytys, kWh/tp 250 200 - valaistus, kWh/tp 700 500 Hiilidioksidipäästöt, lämpöenergia, kg/tp 660 495 Hiilidioksidipäästöt, sähköenergia, kg/tp 1120 855 Hiilidioksidipäästöt, yhteensä, kg/tp 1780 1350
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 14/33 Laskelma osoittaa, että jos organisaatio tehostaa tilankäyttöään kolmanneksella (29%), pienenee toimitilojen aiheuttama hiilijalanjälki lähes samassa suhteessa (24%) eli tässä tapauksessa 430 kg/hlö. Sadan hengen organisaatiossa tämä tarkoittaisi jo kymmenien tuhansien hiilikilojen pienennystä vuositasolla. Kiinteistön yleiset tilat, ulkovalaistus ja tur- vajärjestelmät eivät ole mukana laskelmassa; näiden aiheuttamat päästöt/hlö pienenevät myös. Vedenkulutuksen arvioidaan pysyvän samalla tasolla. Mikäli henkeä kohden vä- hentyvien rakenteiden vaikutus päästöihin otetaan lisäksi huomioon, vuotuisten hiilidioksi- dipäästöjen ero kasvaa noin 500 kilogrammaan/henkilö. Tämä vastaa noin 4000 km:n vuotuista ajoa pienehköllä henkilöautolla. Laskelmassa on käytetty sähköenergialle mar- ginaaliperusteista päästökerrointa 700 g/kWh ja lämpöenergialle yhteistuotannon kerroin- ta 220 g/kWh (Motiva 1.7.2003). Laskelma Juha Muttilainen/Senaatti-kiinteistöt, 23.4.2009. Organisaatioissa, joiden toiminta on monimuotoista ja käytössä on paljon erityistiloja - ku- ten oppilaitoksissa, kulttuuri- ja tutkimuslaitoksissa tai vaikkapa vankiloissa - on tilatehok- kuuden arviointi, mittaaminen ja vertailu huomattavasti vaikeampaa. Neliöiden määrä ei myöskään kerro koko totuutta tilankäytöstä, vaan tilankäytön tehokkuutta tulisi arvioida myös käyttöasteiden kautta. 3.2.2 Tilojen käyttöasteet Termillä käyttöaste on markkinoilla monta tulkintaa ja sisältöä. Kiinteistöliiketoiminnassa vajaakäyttöasteella tarkoitetaan sitä prosentuaalista osuutta tiloista markkinoilla tai kiin- teistönomistajan salkussa, joka on vapaana. Tilaa käyttävät asiakkaat taas usein mieltä- vät tilojen käyttöasteen tarkoittavan sitä, onko jokainen työhuone "miehitetty". Työympä- ristökehittämisessä käyttöasteella tarkoitetaan yleensä sitä aikaa, jonka tila on työpäivän kahdeksasta tunnista käytössä eli varattu. Tilojen ja työpisteiden käyttöasteita voidaan arvioida usealla tavalla: itsearvioinnilla, tilava- rausjärjestelmän tietojen pohjalta tai työntekijöiden henkilökohtaisten kalenterimerkintöjen avulla. Tilavarausjärjestelmän tarkastelussa on kuitenkin se ongelma, ettei varaustieto paljasta tilan täyttöastetta - montako henkeä tilassa on ollut, ts. onko tila oikean kokoinen ajateltuun käyttöön - eikä sitä, onko varaus todella toteutunut. Myöskään itsearviointi ei ole osoittautunut luotettavaksi menetelmäksi. Siksi työympäristökehittämisessä suosi- taankin paikan päällä tehtävää havainnointia, ns. tilankäyttötutkimusta, jossa tilankäyttöä havainnoidaan esimerkiksi kolme kertaa päivässä 1-2 viikon ajan. Havainnointi tehdään joko kaikissa tiloissa tai esimerkkialueilla organisaatiolle tyypillisenä ajankohtana, ja tulok- sista rajataan pois poikkeustilanteet ja sairaana ja lomalla olleet henkilöt. Käyttöaste tar- koittaa siis sitä prosenttiosuutta havainnoista, jolloin joku on fyysisesti ollut tilassa. Tilankäyttötutkimuksia on tehty laajasti niin yksityisellä kuin julkisella sektorillakin. Liikku- vuuden ja vuorovaikutuksen lisääntyminen organisaatioissa näkyy siten, että työpisteiden käyttöasteet laskevat: mittausten mukaan tietotyöläinen viettää työpäivästään omassa työpisteessään keskimäärin 40% työajastaan, mutta arvioi itse olevansa paikalla 70-80% ajasta. Käyttöasteet vaihtelevat kuitenkin toiminnoittain – esimerkiksi talousosastoilla liik-
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 15/33 kuvuus on tyypillisesti muita yksiköitä vähäisempää ja työpisteiden käyttöasteet siksi ver- rattain korkeita. Tutkimukset siis osoittavat, että työtä tehdään jo uusilla tavoilla, mutta asiaa ei ole välttämättä tiedostettu, saatikka että sitä osattaisiin organisaatioissa tukea. 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % 8:00 9:40 11:20 13:00 14:40 16:20 Empty Unoccupied Not obtainable Pausing Collaboration Individual work Lähde: OPH Tilankäytöntutkimus huhtikuu 2006 TOIMINNAN MÄÄRITTÄMINEN Tulokset vain ydinpäivältä STRATEGIALÄHTÖINEN TYÖYMPÄRISTÖN KEHITTÄMINEN© Copyright DEGW. All rights reserved 36 % 43 % 4 % 5 % 14 % 15 % 45 % 37 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Keskiarvo Maksimi tilankäyttö Poissa Väliaikaisesti poissa Paussi Yhteistyö Yksilötyö Ydinpäivä Työntekijän oma arvio Työhuoneiden käyttöasteet ESIMERKKI 1: Opetushallituksen tilankäyttötutkimus osoitti, että työhuoneiden käyttöaste on keskimäärin 40%, ja OPH:n 300 työhuoneesta on jatkuvasti kolmannes tyhjillään. Henkilöstökyselyn mukaan työntekijät arvioivat kuitenkin itse viettävänsä huoneessaan edelleen valtaosan, 75% työajastaan. Muokattu lähteestä ”OPH:n työympäristöraportti, Työhuoneiden käyttöasteet, DEGW 2006”. 3.2.2009 Aalto-YO Kumpulainen, Kuopion Savilahden kampusvisio12 Toimisto- ja laboratoriotilojen käyttöasteet Toimistotilat keskimäärin 48 % 29 % 23 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Poissa käytöstä Väliaikaisesti tyhjä Käytössä Laboratoriot keskimäärin 10 % 28 % 63 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Haastattelut Työpajat Visioseminaari Visioraportti Ohjausryhmätyöskentely Julkistus Tilankäyttö- tutkimus – toi mijat eri kseen – toi mijat yhdess ä ESIMERKKI 2: Kuopion yliopistossa kuudella esimerkkialueella tehty tilankäyttötutkimus osoitti toimistotilojen käyttöasteiksi 35-75 % toiminnosta riippuen. Laboratoriotilojen käyt- töasteet olivat keskimäärin 10%: joissakin tiloissa ei havaittu viikon aikana toimintaa lain- kaan. Laboratorioissa piileekin merkittävä tehostamispotentiaali ja mahdollisuus yhteis- käyttöön. Muokattu lähteestä: Kuopion Savilahden kampusvisio, Pöyry Evata 2008.
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 16/33 3.2.3 Tilavarausjärjestelmän analyysi Tilojen käytön tehokkuuteen liittyy keskeisesti myös tilavarausjärjestelmän käyttö. Sibe- lius-Akatemiassa tehtiin työympäristön kehittämisprojektin yhteydessä ”TIMMI”- tutkimus, jossa tarkasteltiin tilavarausjärjestelmän toimivuutta havainnoimalla tilojen käyttöä esi- merkkialueella päivän ajan, kerran tunnissa klo 9-19. Tulokset paljastavat, että vain noin puolet tilavarauksista on toteutunut: tiloja on tyhjillään, tavaroilla varattuna tai toisen hen- kilön käytössä. Akatemiassa koettua tilanahtautta ja harjoitustilojen puutetta voitaisiin siis helpottaa kehittämällä itse järjestelmää ja motivoimalla käyttäjiä perumaan tilavarauksen- sa ajoissa. Sibelius-Akatemian TIMMI-tutkimus. Evata Finland Oy, 2005. 3.2.4 Turhan uudisrakentamisen välttäminen Työympäristökehittämistä voidaan hyödyntää niin peruskorjaus- ja uudishankkeissa kuin tilanteissa, joissa suunnitellaan laajennusta nykyisiin tiloihin. Ennen kuin uutta aletaan ra- kentaa, pitäisi olemassa oleva tilakanta analysoida ja tunnistaa siihen liittyvät kehittämis- ja tehostamismahdollisuudet. Usein laajentamistarve perustuu ahtauden kokemukseen nykyisissä tiloissa, mikä taas usein johtuu vanhanaikaisista tai joustamattomista tilaratkai- suista tai tilan käytön tavoista, jotka eivät tue vuorovaikutusta ja uusia työn teon muotoja. Useat työympäristöanalyysit ovatkin osoittaneet merkittävän potentiaalin käyttää olemas- sa olevaa tilaa älykkäämmin ja tuottavammin. Senaatti-kiinteistöjen projekteissa on työ- ympäristökehittämisen prosessilla onnistuttu pienentämään rakennettavan uudistilan määrää ja välttämään jopa kokonaisia uudishankkeita. Lähestymistapaa on hyödynnetty 1 W T Workplace Transformation - TIMMI-tutkimus 6.2.2009 TILOJEN KÄYTTÖ % TIMMI-TILOJEN KÄYTTÖ, havaintopäivä torstai 17.3.2005 klo 9.00-19.00 26% 34% 25% 5% 19% 19% 10% 19% 19% 12% 7% 3% 46% 5% 19% 2% 16% 15% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% P-TALO R-TALO T-TALO TALOT HAVAINTOJEN OSUUDET varaus toteutunut eri henkilö /OSASTO kuin varauksessa ei varausta, mutta käytössä tila varattu tavaroilla ei varausta, tila tyhjä tilassa varaus, mutta tila on tyhjä
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 17/33 myös tilanteissa, joissa tilankäyttöä on täytynyt tehostaa hankkeen pitämiseksi asetetussa kustannusraamissa. Mikäli uudisrakentamiseen kuitenkin päädytään, voidaan kehittämispainotteisella ja osal- listavalla prosessilla tuottaa aikaisempaa innovatiivisempi, toimivampi ja tehokkaampi ti- laohjelma - nykytilanteen monistamisen sijaan. ESIMERKKI: Lappeenrannan Teknillisessä Yliopistossa tehty analyysi osoitti, ettei todel- lista tarvetta 8200 brm2 uudisosalle ole, vaan tilankäyttöä kehittämällä voitaisiin kampuk- selta päinvastoin vapauttaa tilaa tuhansia neliöitä. Varsinainen ongelma on kampuksen logistisesti hankala ”hirvensarvirakenne”, jota voitaisiin parantaa luomalla yliopistolle uusi toiminnallinen ”sydän” ja yhdistämällä rakennussiivet toisiinsa pienimuotoisella lisäraken- tamisella. Respace Oy 2008. ESIMERKKI 2: Työympäristökehittämistä voidaan hyödyntää myös toimipisteverkon suunnittelussa. Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulussa tunnistettiin olemassa olevassa tilakannassa merkittävä tehostamispotentiaali. Haahtela Kehitys Oy:n tilojen käyttöastei- siin perustuvan ”WorkplacePlanning” –työkalun avulla toiminnot keskitettiin yhdeksästä toimipisteestä Joensuuhun neljälle kampukselle, ja tilojen käyttöasteet uudelleen määritte- lemällä tilaa vapautettiin peräti 10 000 htm2, 25 %. Nämä tilasäästöt tuovat organisaatiol-
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 18/33 le 1 MEUR vuosisäästöt tilakustannuksissa. Kuva: PKAMK Joensuun toimipisteet, muo- kattu lähteestä: www.pkamk.fi/kartat/kartta_joensuu.htm. 3.3 Millaista tilaa organisaatio tarvitsee? Optimaalisen tilakonseptin määrittely tarkoittaa paitsi määrää myös laatua. Millainen tilako- konaisuus on organisaatiolle tuottavin? Työympäristökehittämisen prosessissa kysymystä lähestytään useista näkökulmista erilaisten työkalujen avulla, organisaation strategiaa ja toimintaa ymmärtämällä. Toimintaan ja teknologiaan kohdistuvilla kehittämistoimenpiteillä on luonnollisesti vaikutusta myös tilan määrään. 3.3.1 Työympäristön kitkatekijöiden tunnistaminen ja poistaminen Kaikissa työympäristöissä on tunnistettavissa ongelmakohtia, ”kitkaa”, joka haittaa toimin- taa ja henkilöstön suorituskykyä, mutta kuormittaa turhaan myös ympäristöä. Kitka voi liit- tyä tiloihin, toimintaan, tietoteknologiaan tai esimerkiksi ilmapiiriin. Hyvin usein kitka liittyy tiedonkulkuun ja tiedon löytymiseen, toimintojen sijaintiin ja vuorovaikutusta tukevien tilo- jen puutteeseen. Kitkaa voidaan tunnistaa haastatteluin, työympäristökyselyllä tai havain- noimalla toimintaa ja tilan käyttöä. Tiloissa tehtävä havainnointi voi tuoda läpinäkyväksi ti- laratkaisusta johtuvia kummallisiakin toimintamalleja, joita pidetään organisaatiossa jo niin itsestään selvinä, ettei niitä tunnisteta tai osata kyseenalaistaa.
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 19/33 Kitkalle ja sen poistamiselle voidaan myös antaa "hintalappu". Työpajoissa tai henkilöstö- kyselyn avulla voidaan tunnistaa työympäristön kitkatekijät ja arvioida kitkaan kuluva aika ennen ja jälkeen muutosten. Näin syntyvät "säästöt" voidaan laskea henkilöstön keskipal- kan avulla. ESIMERKKI: Lappeenrannan teknillisessä yliopistossa tehty analyysi osoitti, että laborato- rioissa säilytetään vanhoja laitteita ja lahjaksi saatuja koneita, joista osaa ei ole käytetty koskaan. Tilaa voitaisiinkin vapauttaa muuhun käyttöön pelkästään siivoamalla labroista turha romu pois. 3.3.2 Toimintojen sijainti Yksi tyypillisimmistä tiloihin liittyvistä kitkatekijöistä on toimintojen sijainti. Hyvin usein toi- minnot, yksiköt ja tiimit ovat ajan mittaan ajautuneet tiloissa erilleen toisistaan, mikä hait- taa jokapäiväistä toimintaa ja tiedonkulkua. Hajanaisuus voidaan paljastaa kuvaamalla toiminnot värikentin pohjapiirrokseen. Toimintojen optimaalista sijoittumista tilaan voidaan lähestyä yhteystarveanalyysin kautta kuvaamalla ”avaruuteen” yksiköiden väliset yhteys- tarpeet tai toimintojen ja tilojen väliset kytkökset (kansikuva, Evata Finland Oy). Yhteystarvetarkastelun pohjaksi voidaan ottaa sisäinen vuorovaikutus, prosessit, asia- kaspalvelu, eri osaamisalueiden välinen yhteistyö tai oppiminen. Useimmiten tilaan sijoitu- taan funktioittain tai prosessien mukaisesti, mutta analyysi voi tuottaa myös "virallisesta organisaatiosta" poikkeavan tiimiytymismallin, jolla voidaan tukea esimerkiksi organisaa- tiorajat ylittävää vuorovaikutusta. Yhteystarvekaavio voidaan laatia haastattelemalla tai verkostonanalyysimenetelmää käyt- täen, esimerkiksi osana nettikyselyä. Sijoittamalla toiminnot tilaan tärkeimpien yhteystar- peiden pohjalta irrottaudutaan status-kysymyksistä ja henkilökohtaisista mieltymyksistä; tavoitteena on tehostaa toimintaa ja prosesseja, parantaa vuorovaikutusta ja tiedonkulkua haluttujen ryhmien välillä ja minimoida henkilöstön turha liikkuminen tiloissa. Toimintojen optimaalisella sijoittamisella on välillinen vaikutus myös ympäristökysymyksiin, toiminnan tehostumisen ja kitkan poistamisen kautta. 3.3.3 Resurssien yhteiskäyttö Työympäristökehittämisellä pyritään aina myös organisaation resurssien älykkääseen käyttöön. Tyypillinen tavoite on yhteiskäytön lisääminen, jota voidaan tavoitella liittyen niin tiloihin, laitteisiin ja välineisiin, työpisteisiin, säilytystiloihin, autopaikkoihin kuin henkilöre- sursseihinkin. Tilojen ja laitteiden käyttöastetta voidaan parantaa myös vuokraamalla niitä ulkopuolisille; erityisesti oppilaitoksissa ”kolmas lukukausi” eli kesäkausi on tässä mahdol- lisuus. Työympäristökehittäminen voi johtaa myös jonkin toiminnon tai tilan ulkoistami- seen: organisaation harvoin tarvitsema palvelu, tila tai laite voi olla edullisempaa ostaa tai vuokrata markkinoilta vain silloin kun sitä tarvitaan.
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 20/33 Isojen kokoontumistilojen, kuten auditorioiden ja kokous- ja ravintolatilojen ohella pyritään tyypillisesti lisäämään kalliiden laitteiden ja erityistilojen, kuten laboratorioiden ja puhdasti- lojen yhteiskäyttöä. Yksikkökohtaisten kahvihuoneiden ja eväskeittiöiden sijaan suositaan isoja, kerroskohtaisia ja monikäyttöisiä taukotiloja. Taukotilojen ja vesipisteiden keskittä- minen parantaa tilojen muunneltavuutta, mutta näillä ”keitailla” on vaikutus myös organi- saatiokulttuuriin: niillä tuetaan ihmisten kohtaamista, "törmäämistä" ja vuorovaikutusta yli organisaatiorajojen. Paitsi työhuoneita myös työpisteitä voidaan käyttää yhteisesti. Liikkuville työntekijöille voi- daan osoittaa yhteinen työskentelyalue, jossa ei ole enää omia nimikoituja työpisteitä: työpaikalle tullessaan työntekijä valitsee sillä hetkellä vapaana olevan tilan tai työpisteen, ja tavarat kulkevat mukana henkilökohtaisessa säilyttimessä. Valtiolla näitä "mobiilitoimis- toja" tai "hotdesking" –ratkaisuja ei tosin ole vielä ole toteutettu. Paperin ja dokumenttien säilytyksestä pyritään tiimikohtaisiin arkisto- ja kirjastopisteisiin tai pääosin sähköiseen tiedonhallintaan. Henkilökohtaisten tulostimien ja faksien sijaan yhteiskäyttöiset – ja usein korkeatasoisemmat - monitoimilaitteet keskitetään erillisiin kopiohuoneisiin. Jopa niinkin yksinkertainen asia kuin vaatesäilytyksen keskittäminen ja omista vaatekaapeista luopu- minen on tullut asiakasprojekteissa esille. Resurssien yhteiskäyttö tuo tuottavuus- ja taloudellisia hyötyjä mutta vähentää myös ym- päristön kuormitusta tila-, kaluste- ja laitesäästöjen kautta. Yhteiskäyttö edellyttää kuiten- kin työympäristön näkemistä yhteisenä resurssina ja asenteiden, arvojen ja toimintatapo- jen muutosta - luopumista ”omasta ja henkilökohtaisesta” yhteiseksi hyväksi. ESIMERKKI: Sibelius-akatemian opettajanhuonekonsepti. Sibelius-akatemian tilankäyttö- tutkimus osoitti musiikinopettajien omien työhuoneiden ja yhteisten taukotilojen käyttöas- teet alhaisiksi. Työympäristön kehittämisprojektissa opettajille kehitettiin omien työhuo-
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 21/33 neiden sijaan uudenlainen opettajanhuonekonsepti, joka muodostuu hierarkialtaan erilai- sista tilavyöhykkeistä ja yhteiskäyttöisistä tiloista. Konseptilla pyritään tukemaan henkilös- tön vuorovaikutusta ja muuttuvan opetustyön eri vaiheita ja tarpeita. Yhteiskäyttöinen tila palvelee myös aikaisempaa suurempaa joukkoa opettajia. Opettajanhuonekonseptin luonnos, Evata Finland Oy 2007. Musiikkitalon pääsuunnittelu LPR Arkkitehdit. 3.3.4 Työprofilointi Yksi keskeinen näkökulma työympäristökehittämisessä on se, että organisaatioyksiköiden työ on luonteeltaan erilaista. Esimerkiksi markkinointitiimin työ ja tavoitteet poikkeavat paljonkin henkilöstöhallinnon työstä. Organisaatioista voidaan tunnistaa myös, yksiköistä riippumatta, erilaisia työprofiileja. Profiloinnin pohjaksi voidaan ottaa henkilöstön sisäinen ja ulkoinen liikkuvuus - esimerkiksi ”toimistolla – kampusmobiili – mobiili” - mutta liikku- vuuden ohella voidaan tarkastella myös vuorovaikutuksen ja keskittymistä vaativan työn määrää sekä kommunikaatiotapoja ja -välineitä. Koska eri toiminnot ja työprofiilit työskentelevät eri tavoin, ovat myös niiden tarpeet liittyen tiloihin, teknologiaan ja palveluihin erilaiset. Tästä voidaankin vetää se johtopäätös, ettei- vät yksipuoliset, ”puhtaaksiviljellyt” ratkaisut tue optimaalisesti organisaatioiden tarpeita: tiloilta edellytetään monimuotoisuutta, mutta ratkaisut tulisi myös räätälöidä eri toimintojen tarpeisiin. Työprofiililähtöinen ajattelu irrottaa tilasuunnittelun hierarkkisista ja statukseen pohjautuvista tilankäytön tavoista: tavoitteena on tukea yksilön, mutta myös organisaation suorituskykyä. Organisaation näkökulmasta kyse on myös tilankäytön optimoinnista. Haaste on se, että työprofilointi johtaa usein totutusta hyvinkin poikkeavaan tai henkilös- tön mielestä epätasa-arvoiseen lopputulokseen – yksi saa työn luonteensa perusteella oman huoneen, mutta toinen ei. Lähestymistapa on radikaali ja edellyttääkin paitsi työn luonteen ymmärtämistä myös muutosjohtamisen toimenpiteitä, kuten johdon toimimista esimerkkinä. Työprofiloinnissa hyödynnetään useita erilaisia työkaluja: työympäristökyselyä, tilankäyt- tötutkimusta, haastatteluja ja työpajatyöskentelyä. 3.3.5 Toiminnan ja prosessien kehittäminen Tila vaikuttaa organisaation toimintaan, ja toiminta tilaan. Koska työympäristökehittämi- sessä tarkastellaan tilojen ja toiminnan välistä yhteyttä, analysoidaan ja kehitetään projek- teissa useimmiten myös organisaation toimintamalleja. Minimissään tämä voi tarkoittaa uuden tilaratkaisun käyttöönoton tukemista, laajimmillaan organisaation- tai prosessikehit- tämistä. Toimitilojen kehittäminen tulisi myös kytkeä organisaatiossa jo käynnissä oleviin toiminnan kehittämis- ja laatuhankkeisiin, koska useimmilla niistä on myös tilakytkös. Tilalla voidaan tukea strategian jalkauttamista ja haluttua toiminnan muutosta. Työympä- ristökehittämisen tavoitteeksi asetetaankin usein eri toimintojen välisen synergian tukemi-
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 22/33 nen, tiedonkulun ja henkilöstön vuorovaikutuksen parantaminen tai asiakaspalvelun laa- dun parantaminen. Yhteistyön lisäämisellä pyritään tehostamaan toimintaa ja organisaati- on uusiutumiskykyä - tukemaan innovaatioiden syntymistä ja organisaation kilpailukykyä. Tilalla voidaan tukea myös osaamisen jakamista ja "hiljaisen tiedon" siirtymistä organisaa- tiossa: siten toimitilojen kehittäminen kytkeytyy tiedon ja osaamisen johtamiseen ja esi- merkiksi mentorointikäytäntöihin. Valtaosa projekteista niin yksityisellä kuin julkisellakin sektorilla on läpiviety 1- ja 2-tasoilla ("tilankäytön tehostaminen" ja ”linjaaminen”). Näissä projekteissa organisaation tavoitteet ja työprosessit tunnistetaan, ja työympäristö "päivitetään" vastaamaan niitä. Tällöin tilarat- kaisulla mahdollistetaan toiminnan kehittyminen haluttuun suuntaan ja tuetaan uudenlai- sen kulttuurin syntymistä. Projektiin voidaan haluttaessa kytkeä myös organisaatiokehit- tämistä, kuten työyhteisövalmennusta tai johtamisen kehittämistä. Myös prosesseja voi- daan analysoida ja kehittää, ja luoda jopa kokonaan uusi toimintamalli ja sitä tukeva työ- ympäristöratkaisu. Yksi esimerkki tästä ”muodonmuutoksesta” (transformation) on uuden- laisen asiakaspalvelumallin ja sitä tukevan tilaratkaisun kehittäminen. Näitä "kolmostason" projekteja on kuitenkin markkinoilla vielä vähän. Prosessikehittäminen tähtää "hukan ja hävikin" poistamiseen, toiminnan laadun paranta- miseen ja taloudellisiin säästöihin (Lehtipuu 16.4.2009). Tavoitteena voi olla myös palve- lun tuotteistaminen. Prosessikehittämisellä on kytkös myös innovaatioihin: työskentely voi tuottaa uuden tuotteen tai prosessi-innovaation, jonka hyödyt esimerkiksi ympäristönäkö- kulmasta voivat olla merkittävät. Toiminnan ja prosessien kehittämisen ympäristövaiku- tuksia ei ole kuitenkaan juurikaan tutkittu tai mitattu. Ympäristövaikutukset voivat joissain tapauksissa olla suoria (esimerkiksi jätehuollon prosessi), mutta tietotyöorganisaatioissa ympäristövaikutusten voidaan arvioida olevan pääasiassa välillisiä: toiminnan tehostumi- nen, kitkan vähentäminen, työtyytyväisyys, neliöiden ”uudelleenallokointi” ja tilasäästöt. (Haastattelu Petri Lehtipuu ja Jari Salo, 16.4.2009).
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 23/33 ESIMERKKI: Etelä-Karjalan verotoimistossa Lappeenrannassa merkittäväksi kitkatekijäksi tunnistettiin asiakkaiden vastaanotto virkailijoiden omissa työhuoneissa. Kehittämisprojek- tissa asiakaspalvelu keskitettiin omalle vyöhykkeelleen yhteiskäyttöisiin huoneisiin, ja uut- ta asiakaspalveluprosessia ja huoneiden varustelua tutkittiin 3D-mallin avulla. Asiakaspal- velun laatu on tutkimusten mukaan parantunut, mutta ratkaisu mahdollisti myös aikaisem- paa yhteisöllisemmän ”monitilatoimiston” luomisen taustatoiminnoille ja 400 htm2 tilasääs- töt. 3D-malli: Hakanen-Yläoutinen Arkkitehdit, 2005. 3.3.6 Muunneltavuus ESIMERKKI: Organisaatio X työskentelee huonetoimistossa, jossa kaikilla työntekijöillä on työtehtävästä ja työn luonteesta riippumatta oma työhuone. Henkilömäärän kasvaessa on taukotilat ja kopiohuoneet otettu työpistekäyttöön, eikä "puskuritilaa" enää ole. Vuoro- vaikutusta tukevista tiloista on pulaa, ja toimistolaitteet on jouduttu sijoittamaan käytäville, mikä on paitsi toiminnallinen ja esteettinen haitta myös turvallisuusriski. Osa työntekijöistä on työskennellyt samassa työhuoneessa vuosikaudet ja on haluton muuttamaan. Johto valittaa, että tilat ovat ahtaat ja joustamattomat, ja pieniäkin toiminnan muutoksia on vai- kea toteuttaa. Koska organisaatioiden toiminta on jatkuvassa muutoksessa, edellytetään tiloilta muun- neltavuutta aikaisempaa enemmän. Muutostilanteiden ja muuttojen toteuttaminen nope- asti ja joustavasti on myös elinehto useille yrityksille. Muunneltavuuteen liittyy kolme kes- keistä tekijää: 1. Rakennustekninen muuntojoustavuus 2. Työympäristön monimuotoisuus 3. Organisaation muutosvalmius Työympäristökehittämisen projektissa tutkitaan sekä rakennuksen muuntojoustavuus (kiinteistönomistajan näkökulma) että käyttöjoustavuus (käyttäjien näkökulma) (Saari, 2001, s.15-17). Tyypillisesti kuvataan rakennuksen huoneistoitettavuus (ts. kuinka mo- neen huoneistoon rakennus on jaettavissa), millaisia työympäristöratkaisuja rakennus mahdollistaa, mikä on maksimityöpistetehokkuus eri vaihtoehdoissa ja miten tilat jousta- vat muutostilanteissa. Huoneistoitettavuuden ohella kuvataan erilaiset tilavyöhykkeet, ra- kennuksen kiinteät ja liikuteltavat elementit sekä huoneistojen mitoitus ja kalustettavuus. Myös teknisten järjestelmien ja ratkaisujen tulee joustaa ja mahdollistaa erilaisia työympä- ristöratkaisuja – niin ikään kalustuksen tulisi olla mahdollisimman vaivattomasti muunnel- tavissa ja liikuteltavissa tilanteiden muuttuessa. Muunneltavuuteen liittyy oleellisesti myös kysymys tilakonseptin monimuotoisuudesta. Esimerkiksi perinteinen huonetoimisto on hyvin joustamaton – kun jokainen työhuone on varattu, ei puskuritilaa kasvutilanteessa ole. ”Käyttöjoustavuutta” tulisikin tukea lisäämällä työympäristön monimuotoisuutta eri kokoisin ja –luonteisin tiloin erilaisiin tarkoituksiin.
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 24/33 Perinteisten toimistotyyppien – huonetoimisto, avotoimisto ja kombitoimisto – rinnalle on syntynyt uusi käsite, ”monitilaympäristö”, joka perustuu ajatukseen erilaisten työprofii- lien, työn teon vaiheiden ja -moodien tukemisesta erilaisilla tilatyypeillä ja kalusteratkai- suilla. Yksilöllä on siis käytettävissään monimuotoinen tilapaletti, josta hän valitsee työ- päivän aikana kutakin työvaihetta parhaiten tukevan tilan – äärimmillään tämä voi tarkoit- taa sitä, ettei henkilökohtaisia työpisteitä ole lainkaan. Sisäinen liikkuvuus mahdollistetaan mobiiliteknologian avulla. Monitilaympäristössä pyritään varmistamaan myös keskittymistä vaativa työ ja tarve yksityisyyteen, mikä on tunnistettu haasteeksi jopa huonetoimistoissa (Vartiainen, 2007). Tällaista ”monitila-ajattelua” voidaan soveltaa kaikenlaisissa organi- saatioissa. Kolmas muunneltavuuteen liittyvä tekijä on organisaatiokulttuuri ja henkilöstön muutos- valmius. Tilanteet, joissa henkilöstö on työskennellyt samoissa työhuoneissa vuosia tai peräti vuosikymmeniä ovat organisaatiolle merkittävä kitkatekijä ja riski, koska pieniäkin toiminnan muutoksia voi olla vaikea läpiviedä. Organisaatiolle "ketteryys" on elinehto: tii- mejä pitää voida koota ja purkaa ja ihmisiä liikutella tarpeen mukaan aina toiminnan muut- tuessa. Muutosvalmiutta voidaan ylläpitää – johtamisen ja viestinnän ohella - jatkuvilla pienillä tilamuutoksilla, istumajärjestystä aina tarpeen mukaan päivittämällä tai isommilla muuttoprojekteilla muutaman vuoden välein. Myös uuden strategian tai organisaatiomuu- toksen tulisi aina näkyä myös fyysisessä ympäristössä – haluttua toiminnan muutosta tuli- si tukea myös tiloilla. Joustavien työympäristöratkaisujen luominen edellyttää siis sekä rakennusteknisten, "ti- lamoninaisuuden" että organisatoristen seikkojen huomioimista. Muutosten toteuttaminen joustavasti ja nopeasti ilman suuria rakentamistoimenpiteitä vähentää myös ympäristön kuormitusta. 3.3.7 Visuaalinen ilme Tila vaikuttaa meihin, halusimme tai emme. Siten ei ole myöskään samantekevää, minkä näköisissä ympäristöissä työskennellään. Jokainen tila viestii organisaation arvoista ja sii- tä, miten yritys suhtautuu henkilöstöönsä ja asiakkaisiinsa – tämä viesti voi olla sattuman- varainen tai tietoisesti rakennettu. Tila vaikuttaa myös työnantajaimagoon ja –kilpailu- kykyyn. Valtaosa tämän päivän yrityksistä ja organisaatioista työskentelee anonyymeissä, jopa mitäänsanomattomissa toimitiloissa. Ymmärrys toimitilojen visuaalisen ilmeen merkityk- sestä kuitenkin kasvaa. Tilalla ja työympäristön erilaisilla visuaalisilla symboleilla voidaan luoda erottuvuutta ja vahvistaa haluttua yrityskuvaa ja viestiä sekä sisäisesti että asiak- kaiden suuntaan. Osa ”brändiä” ja asiakaskokemusta on myös se, miten tilassa käyttäy- dytään ja miten asiakas kohdataan. Toimitiloilla voidaan tukea myös hyvien osaajien pi- tämistä ja uusien työntekijöiden rekrytointia. Tilan koettavuuden ja elämyksellisyyden ohella tulisi suunnitella koko "aistiympäristö" ja pyrkiä poistamaan työympäristöstä turhaa stressiä aiheuttavat tekijät.
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 25/33 Työympäristökehittämisen projekteissa työskentelee arkkitehtien ja sisustussuunnittelijoi- den ohella usein myös ”brandingin” ammattilaisia, jolloin esteettiset valinnat johdetaan or- ganisaation arvoista ja strategiasta. Osallistavalla prosessilla voidaan yhteistyössä henki- löstön kanssa myös luoda työympäristöön merkityssisältöjä, jolloin tila otetaan ja koetaan oikeasti omaksi. Visuaalisen ilmeen vaikutusta ympäristön kuormitukseen ei ole juurikaan tutkittu. Jos ym- päristöasiat ovat yrityksen strategian keskiössä, voidaan visuaalisella konseptilla tukea näiden arvojen viestintää ja jalkautumista. Muutoin visuaalisen ilmeen ympäristövaikutus- ten voidaan arvioida olevan välillisiä, esimerkiksi uusrekrytoinnin helpottuminen. Viihtyisät toimitilat vaikuttavat henkilöstön työhyvinvointiin, ilmapiiriin ja tuottavuuteen – tehdyt mit- taukset osoittavat työtyytyväisyyden lisääntyneen ja sairaspoissaolojen vähentyneen. Työympäristö on kuitenkin niin moniulotteinen kokonaisuus, että tätä yhteyttä on vaikea osoittaa ja mitata aukottomasti (Haastattelu Kenny Hytönen, 16.4.2009). Hakaniemenranta 6 ennen ja jälkeen peruskorjauksen. "Ennen" –kuva Sakari Forsman. "Jälkeen"-kuva Jari Härkönen, 2009: Ajoneuvohallintokeskuksen tilat, pääsuunnittelu SARC Oy, sisustussuunnittelu Carola Rytsölä. 3.4 Tietoteknologia Jos teknologia yhdisti aikaisemmin toisiinsa paikkoja, yhdistää se nyt ihmisiä. Internet, mobiiliteknologia ja langattomat verkot mahdollistavat ajasta ja paikasta riippumattoman työskentelyn: yhteyden kollegoihin ja työnantajan verkkoon saa matkapuhelimen tai kan- nettavan tietokoneen välityksellä lähes mistä vain. "Ubiikki" tietoyhteiskunta tuo muka- naan lukuisia mahdollisuuksia mutta myös haasteita. Tietotyö siirtyy verkkoihin ja virtuaalisille alustoille mutta muuttuu myös monipaikkaisek- si, kun liikkuvuus, etätyö ja kotona tapahtuva työ lisääntyvät. dWork-tutkimushankkeen mukaan tietotyöläinen saattaa tehdä työtä jopa 30 eri fyysisessä paikassa (Vartiainen,
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 26/33 2007). Koska langattomia verkkoja tarjoavat jo monet lentokentät, hotellit, kaupungit ja kahvilat, on myös julkisesta kaupunkitilasta tullut osa työteon näyttämöä. Organisaatioi- den pitäisikin tukea tätä jo tapahtunutta muutosta välineillä ja laitteilla mutta myös jousta- villa mobiili- ja etätyökonsepteilla sekä tarjoamalla laajakaistayhteydet työntekijöiden ko- teihin. Liikkuva työ asettaa myös haasteita niin johtamiselle, osaamisen jakamiselle, er- gonomialle ja työsuojelulle kuin tietoturvallekin. Liikkuva työ edellyttää myös työntekijän ja työnantajan välistä luottamusta, eikä työn tuloksellisuutta voida enää mitata kellokortilla (Kontrahti 4/2008, s. 24-27). Yksi liikkuvan työn kuormitustekijöistä on matkustaminen. Turhan matkustamisen välttä- minen pienentää kasvihuonekaasupäästöjä, mutta tukee myös työntekijän hyvinvointia ja jaksamista. Turhaa matkustamista voidaan välttää ottamalla käyttöön kehittyneitä vi- deoneuvottelulaitteita (Halo-room, Telepresence) – investointi maksaa itsensä nopeasti takaisin matkakuluissa ja työn tuottavuudessa (HS 8.3.2009, s.E2). Videoneuvottelusuosi- tus on nyt annettu myös valtiolle ja kunnille. Teknologia mahdollistaa myös "monipaikkaisen työympäristökonseptin" luomisen tie- toisesti, jos työnteon paikaksi voi sijainnistaan riippuen valita yrityksen sivutoimipisteen, etätyökeskuksen, toimistohotellin tai vaikkapa yliopiston kirjaston. Liikenteellisiin solmu- kohtiin, palvelujen yhteyteen ja asuinalueille voitaisiin rakentaa toimistohotelli-periaatteella toimivia etätyö- ja videoneuvottelupisteitä, joiden avulla voidaan myös tietoisesti pyrkiä verkottamaan osaajia; teknologia mahdollistaa siis uudenlaisia liiketoimintakonsepteja, joiden luoma rikas kaupunkikuva taas voi lisätä alueiden vetovoimaisuutta. Liikkuvuuden myötä työntekijöiden läsnäolo työpaikalla vähenee, mikä pienentää myös ti- latarvetta toimistoissa. Toisaalta haasteeksi muodostuu työntekijän sosiaalinen yhteen- kuuluvuus työyhteisöön ja sitoutuminen organisaatioon. Pääkonttoreista tuleekin kohtaa- mispaikkoja, joihin tullaan tapaamaan kollegoita ja vaihtamaan tietoa: siten niiden merki- tys yhteisöllisyyden tukemisessa ja imagonrakentajina tulee entisestään kasvamaan. Työntekijöiden kyky ja halu käyttää tietoteknologiaa työssään vaihtelee suuresti. Työelä- mässä työskentelee myös yhtä aikaa useita sukupolvia, joiden tarpeet, odotukset ja arvot ovat erilaiset. Tulevaisuuden työntekijät tulevat kuitenkin olemaan "diginatiiveja". TAIK:n Future Home Instituutin tutkimuksen mukaan termillä tarkoitetaan lapsia ja nuoria, jotka käyttävät teknologiaa luontevasti pienestä pitäen viestinnän, ystävyyssuhteiden ja identi- teetin rakentamisen välineenä. Lapset käyttävät joustavasti myös useita välineitä ja medi- oita yhtäaikaisesti (Hyvärinen, TILA-seminaari 11.12.2007). Näiden nuorten kyvyt, arvot, tottumukset sekä odotukset työelämältä tulevat poikkeamaan suuresti nykyisten työnteki- jäsukupolvien tarpeista. Tämä tulee heijastumaan myös tiloihin: oma työhuone tulee tus- kin olemaan diginatiiville mikään arvo – uusimmat mobiililaitteet, valinnan vapaus ja jous- totyö sen sijaan kyllä. Jos tilat suunnitellaan ja työympäristöratkaisut räätälöidään nyt ai- noastaan kohta eläköityvien tarpeisiin, tehdään aikamoista hallaa tulevaisuuden kilpailu- kyvylle. Tietoteknologian kehittymisen ja tiedon syntymisen ja jakamisen nopeus tulee luultavasti vielä kiihtymään. Fyysiset ja virtuaaliset tilat yhdistyvät. Jos nyt virtuaalitilassa työskennel- lään pääasiassa kaksiulotteisesti, tulevat 3D-virtuaalimaailmat yleistymään (Future Workplace –kurssi, Kiinko 27.2.2009). Käyvätkö siis videoneuvottelutkin kohta auttamat-
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 27/33 toman vanhanaikaisiksi, kun kokoukset tullaan käymään "avatarina" virtuaalimaailmoissa, omilta tietokoneilta, mistä vain? Fyysisen ja virtuaalisen tilan yhdistyminen on synnyttänyt uuden käsitteen, ”työn piirin” (work scape). dWork-tutkimushankkeen mukaan työn piiri tarkoittaa kaikkia niitä fyysisiä, virtuaalisia ja sosiaalisia tiloja, joissa työtä tehdään (Vartiainen, 2007, s. 30). Pitäisikö kaikki nämä työnteon paikat tunnistaa, jotta työtä voidaan tukea? Ja pitäisikö toimitiloja suunnitellessa huomioida myös kaikki muutkin fyysiset työn teon paikat? Tämän työn pii- rin ymmärtäminen, hallitseminen ja johtaminen tulee olemaan yksi tulevaisuuden haas- teista yrityksissä. 3.5 Muutosjohtaminen, osallistaminen ja työhyvinvointi "The real difficulty in changing any enterprise lies not in developing new ideas, but in es- caping from the old ones." John Maynard Keynes, 1883-1946 Uusien toimintatapojen ja työympäristöratkaisujen käyttöönotto edellyttää asennemuutos- ta ja irrottautumista totutusta. Muutosjohtaminen onkin keskeinen, ja usein haastavin ele- mentti työympäristökehittämisessä. Muutoksen luonne ja laajuus määritellään, ja muutos- johtamisen toimenpiteet määritellään näiden perusteella. Muutoksen hallinnan ja henkilös- tön sitouttamisen työkaluja ovat osallistava suunnittelu ja "yhteiskehittely", avoin dialogi ja läpinäkyvä viestintä. Organisaatiosta voidaan myös valita ”muutosagentteja” tukemaan muutoksen läpiviemistä. Uusia työympäristöratkaisuja kannattaa myös testata pienem- mässä mittakaavassa etukäteen pilottitilan avulla. Keskeinen elementti uuden työympäris- tön käyttöönotossa on yhteisten pelisääntöjen, ”toimistoetiketin”, luominen. Kriittisin edel- lytys prosessin onnistumiselle on kuitenkin johdon sitoutuminen ja toimiminen esimerkki- nä. Osallistava suunnittelu, viestintä, tulevan työympäristöratkaisun mielikuvaharjoittelu etu- käteen ja pelisääntöjen luominen kasvattavat yhteistä ymmärrystä ja sitouttavat henkilös- töä ratkaisuihin. Näin muuttotilanteeseen liittyvää ”notkahdusta” toiminnan tuottavuudessa voidaan loiventaa. Tavoitteena on myös eliminoida toimimattomat ratkaisut sekä turhat muutostarpeet tiloissa heti muuton jälkeen – näillä on kytkös myös ympäristökysymyksiin. Työympäristöllä on vaikutus henkilöstön suorituskykyyn. Kansainväliset ja kotimaiset esi- merkit osoittavat, että myös itse osallistavalla suunnitteluprosessilla voidaan vaikuttaa po- sitiivisesti organisaation ilmapiiriin, ja työhyvinvoinnin lisääntyessä myös sairaspoissaolot ovat vähentyneet. Tällä on vaikutus paitsi tuottavuuteen välillisesti myös ympäristökysy- myksiin, esimerkiksi työterveyshuollon kuormituksen kautta. ESIMERKKI: Etelä-Karjalan verotoimisto Lappeenrannassa valittiin vuonna 2006 vuoden parhaaksi työpaikaksi valtiolla ja se sai Valtiokonttorin myöntämän Kaiku-palkinnon työhy- vinvointi-sarjassa. Tiedonkulun ja johdon henkilöjohtamistaitojen parantamisen sekä koko henkilöstön osallistumisen kehittämistyöhön todettiin lisänneen koko työyhteisön työssä- viihtymistä sekä vähentäneen stressiä ja työn henkistä rasittavuutta. Lehdistötiedote 8.11.2006
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 28/33 3.6 Yksittäisistä projekteista konsepteihin Valtaosa kotimaisista työympäristön kehittämisprojekteista niin valtiolla kuin yksityisellä sektorillakin on läpiviety yksittäisissä organisaatioissa. Muutamat yritykset, kuten Nokia ja Hewlett Packard, ovat kuitenkin kehittäneet työympäristökonseptin, joka toimii yrityksen kaikkien toimipisteiden kehittämisen pohjana. Työympäristökonseptissa kuvataan tyypilli- sesti strategian pohjalta haluttu toimintamalli ja sitä tukevat tila- ja teknologiaratkaisut – usein myös työprofiilit ja niille räätälöidyt työympäristöratkaisut. Konseptissa voidaan ku- vata myös haluttu asiakaspalvelumalli ja asiakaskokemus. Tyypillisesti kehitetään myös yrityskuvaa tukeva visuaalinen konsepti: linjaukset voidaan ulottaa detaljitasolle asti kos- kemaan väri-, materiaali- ja kalustevalintoja. Konseptin jalkautukseen liittyen tulisi kuvata myös muutosjohtamisen prosessi: miten eri toimipisteiden henkilökunta sitoutetaan uu- teen työympäristöratkaisuun. Globaaleissa yrityksissä jalkauttamisen haastetta lisäävät eri maiden paikalliset ja kulttuuriset tekijät, arvot ja tottumukset. Konseptoinnin tarve on tunnistettu nyt myös valtiolla. Usealla hallinnonalalla laaditaankin parhaillaan työympäristöstrategiaa, jossa luodaan ja kuvataan työympäristöön liittyvät lin- jaukset koskien kaikkia toimipisteitä. Verohallinnossa ja työvoimahallinnossa työ on jo pit- källä; maanmittauslaitoksen valtakunnallisen asiakaspalvelukonseptin ensimmäinen pilotti valmistui alkuvuodesta 2009 Pasilaan. Tällaisella ”sateenvarjolla”, yhtenäisellä työympäristökonseptilla saavutetaan merkittävää mittakaavaetua, tehokkuutta ja resurssien säästöä koko prosessin aikana suunnittelusta toteutukseen verrattuna yksittäisten toimipisteiden kehittämiseen - ympäristövaikutuksista puhumattakaan. Konseptin "jalkauttaminen" edellyttää kuitenkin taloudellista panostusta ja muutostöitä yksittäisissä toimipisteissä, mikä kuormittaa ympäristöä tavalla tai toisella. Senaatti-kiinteistöt on hyödyntänyt työympäristökehittämisen toimintamallia myös koko- naisten kampusalueiden kehittämisessä. Yhteistyössä kaikkien kampusalueiden toimijoi- den kanssa on analysoitu alueen kehittämistarpeita ja ideoitu kampuksen tulevaisuutta. Tällainen radikaalejakin ideoita sisältävä, ”yhteiskehittelyllä” synnytetty visio voi toimia ko- ko alueen kehittämisen ja kaavoituksen pohjana. 4 JOHTOPÄÄTÖKSET Mikäli ilmastonmuutosta todella aiotaan hidastaa ja ennakoitu maapallon lämpötilan nou- su estää, tarvitaan radikaaleja toimia kaikilla alueilla, myös kiinteistö- ja rakennusalalla. Uutta ajattelua tarvitaan yhdyskuntarakenteen ja kaavoituksen kehittämiseen, lainsäädän- töön, arkkitehtisuunnitteluun, rakentamiseen ja tuotekehitykseen. Yksi rohkeista avauksis- ta on Sitran 31.3.2009 lanseeraama "Low2No" –suunnittelukilpailu, jolla etsitään uuden- laisia moniosaajatiimejä ja suunnitteluratkaisuja ekotehokkaan kaupunkikorttelin rakenta- miseksi Helsingin Jätkäsaareen (www.low2no.org).
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 29/33 Energiatehokkuuden ohella tarvitaan panostusta myös muihin osa-alueisiin, kuten materi- aalitehokkuuteen ja kierrätykseen. Käytännön kokemuksia ja koerakentamista tarvitaan merkittävästi enemmän: on myös hyväksyttävä se, että ekotehokkaiden ratkaisujen ja parhaiden käytäntöjen synnyttäminen ja testaaminen tulee kuormittamaan ympäristöä. Tarvitaan myös lisää tutkimusta ja tietoa: voiko jossain tapauksessa olla ympäristöystä- vällisempää purkaa vanha ja rakentaa tilalle uutta, vaikka huomioidaan myös sen vanhan tuottamisen ja hävittämisen aiheuttama hiilijalanjälki? Eläköityminen tyhjentää valtion virastoja. Jos ymmärrys työn monipaikkaisuudesta lisään- tyy, tuo se tilankäytön tehostumiseen uuden mittakaavan. Tyhjenevät kiinteistöt tarkoitta- vat myös painetta vähentää uudisrakentamista kiinteistö- ja rakennusalalla. Uutta liiketoi- mintaa on kuitenkin tarjolla kiinteistökehittäjille ja edelläkävijöille ympäristösektorilla. Ympäristöosaaminen on tänä päivänä organisaatioille merkittävä kilpailuetu mutta myös velvollisuus, jonka laiminlyöminen voi aiheuttaa merkittävää imagohaittaa. Toimitilojen ympäristövaikutuksia ei kuitenkaan ole laajalti tunnistettu. Lisäksi vain murto-osa tämän päivän organisaatioista käyttää tilaresurssiaan hyödyksi älykkäästi ja tuottavasti – eli kes- tävästi. Kehittämispotentiaalia ja - tarvetta siis on. Viestintää yritysjohtajille ja käyttäjille pitäisikin parantaa. Organisaatioiden pitäisi myös mi- tata toimintansa aiheuttama ekologinen jalanjälki, ja ympäristökysymykset tulisi kytkeä kaikkeen toimintaan. Valtiovallan tulisi kiristää rakentamista koskevia määräyksiä mutta ottaa myös vahvempi rooli tilankäytön ohjauksessa ja toimitilojen hiilijalanjäljen rajoittami- sessa eri hallinnonaloilla. Valtion tulisi myös kuroa kiinni yksityisen sektorin etumatkaa mobiilikonseptien ja innovatiivisten työympäristöratkaisujen käyttöönotossa. Toimitilojen ympäristövaikutuksia pitäisi tarkastella ja mitata myös useista näkökulmista. Neliö- tai kuutiokohtaisen kulutus- ja päästömittausten ohella tulisi tarkastella myös ympä- ristövaikutuksia per henkilö: tilankäyttöä tehostettaessa rakennus palvelee aikaisempaa suurempaa henkilömäärää, mikä kasvattaa kiinteistön ja järjestelmien energiankulutusta, mutta hiilijalanjälki työntekijää kohden pienenee. Seuraava haaste tulee olemaan moni- paikkaisen työympäristön hiilijalanjäljen mittaaminen. Työympäristökehittäminen on yksi työkalu, jolla organisaation aiheuttamaa hiilijalanjälkeä voidaan pienentää. Optimaalisen tilakonseptin määrittely tarkoittaa sekä määrää että laa- tua. Tilankäytön hallittu tehostaminen ja turhan uudisrakentamisen välttäminen tuottaa suorimmat ja selvimmät ympäristöhyödyt. Organisaation näkökulmasta taas työympäris- tökehittämisen suurin vaikuttavuus liittyy toiminnan suorituskyvyn tukemiseen. "Tuottaval- la työympäristöllä" on kuitenkin myös välilliset kytköksensä ympäristökysymyksiin. Mo- lempien näkökulmien tulee siis olla esillä. Senaatti-kiinteistöjen työympäristöprojekteissa ympäristöasiat ovat aina esillä, mutta tilo- jen ympäristövaikutuksia ei systemaattisesti mitata. Tilojen aiheuttama ympäristökuormi- tus pitäisikin tuoda läpinäkyväksi kaikissa projekteissa. Mittaustulokset voivat tukea mer- kittävällä tavalla myös muutosjohtamista ja irrottautumista statukseen pohjautuvista tilan- käytön kulttuureista: niiden avulla voidaan henkilökuntaa herätellä pohtimaan, tarvitseeko jokainen todella sen ison työhuoneen omine arkistoineen ja tulostimineen, jos työpaikalla ollaan alle puolet työajasta. Tietotyön murros luo paineita kehittää myös joustavia työym- päristöratkaisuja, joissa työntekijän hyvinvointi on keskiössä. Itse uskon, että työhyvin-
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 30/33 voinnista tulee organisaatioille tulevaisuudessa merkittävä kilpailutekijä, ja sitä tuetaan parhaiten juuri joustavilla ratkaisuilla. Ne, jotka tätä joustavuutta kehittävät jo tänään, ovat kilpailukykyisimpiä huomenna. Työympäristökehittämisessä kyse on pitkälti asennemuutoksesta – uuden luomisesta ja vanhasta luopumisesta. Se onkin kaikkein suurin haaste. Asennemuutoksen lisäksi tarvi- taan kokonaisvaltaista lähestymistapaa, joka taas edellyttää eri osaamisalueiden yhteis- työtä ja uudenlaisten moniosaajatiimien ja verkostojen luomista. Tämä ”moninäkökulmai- suus” ja poikkitieteellinen yhteistyö tulisi ottaa tavoitteeksi myös ympäristökysymyksissä, niin yrityksissä kuin koko kiinteistö- ja rakennusalalla.
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 31/33 5 LÄHTEET Kirjallisuutta • Climate change: faster, stronger, sooner. Tina Tin, WWF, 20.10.2008 http://assets.panda.org/downloads/wwf_science_paper_october_2008.pdf • Distributed and Mobile Work. Places, People and Technology. Vartiainen, Hakonen et. al., Helsinki University of Technology, BIT Research Center. Otatieto 2007 • dWork –tutkimushanke, case Senaatti-kiinteistöt, projektimateriaali, TKK, 2004-2007 • Enabling Distributed Work. Massachusetts Institute of Technology, School of Architec- ture and Planning, 2007 • Energiatehokkuussopimus, www.ek.fi, www.teknologiateollisuus.fi • Energiatodistus, www.ymparisto.fi • GSA Real Property Sustainability Development Guide • GSA Real Property Policysite Newsletter, 33RD ISSUE, June 2008 • Kiinteistönhoidon vaikuttamismahdollisuudet toimitilan ympäristöominaisuuksiin, Mikko Nousiainen, Seppo Junnila et al., TKK rakentamistalouden laboratorion raportti 220, Espoo 2003 • Rakentamisen ja rakennusten ekotehokkuus, VTT Rakennustekniikka, Tarja Häkki- nen, Pekka Huovila et al., 12.11.1999 • Rakentamisen toimialakatsaus III/2008, Tilastokeskus, www.tilastokeskus.fi • RT-kortisto, Rakennustieto Oy • Suomen on sitouduttava vaarallisen ilmastonmuutoksen torjumisen edellyttämiin pääs- tövähennyksiin. WWF tiedote 12.11.2008, www.wwf.fi • Tavoitteiden asettaminen rakennuksen muunto- ja käyttöjoustavuudelle, Arto Saari, TKK rakentamistalouden laboratorion selvityksiä 36, Espoo 2001 • The New office. Francis Duffy. London 1997 • Toimitilojen ympäristöjohtaminen, Seppo Junnila, Mikko Nousiainen, TKK rakentamis- talouden laboratorion raportti 225, Espoo 2004 • Työympäristökehittämisen luento- ja markkinointimateriaali, Senaatti-kiinteistöt • Valtion toimitilastrategia, Valtiovarainministeriö 16.11.2005, www.vm.fi • Working beyond walls. The government workplace as an agent of change. Bridget Hardy et al., DEGW/OGC, London 2008 • Working without walls. An insight into the transforming government workplace. Tim Al- len et al., DEGW/OGC, London 2004 • Workplace matters. GSA, U.S. General Services Administration, 2006 • Workplace-osaaminen – kompetensseja ja kumppaneita. Suvi Nenonen, Sami Kärnä, TKK Rakentamistalous, raportti 31.10.2007 • Ympäristöopas Helsingin kaupungin palvelukiinteistöille, Helsingin kaupungin raken- nusviraston julkaisut 2002:1
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 32/33 Artikkelit • "Asiakaspalvelu yhtenäiseksi konseptoimalla". Maanmittauslaitoksen valtakunnallinen asiakaspalvelukonsepti, Senaatti-kiinteistöjen sidosryhmälehti Kontrahti 4/2008 • "Edelläkävijöitä kaivataan”, Seppo Junnilan haastattelu, ISS PRO –lehti 3/2008 • "Eikö ole väliä, miten Suomea elvytetään?", Harri Juntunen, mielipidekirjoitus, Helsin- gin Sanomat 14.2.2009 • “Ekotehokkaassa kaupungissa hiilijalanjälki ratkaisee päätökset”, Jan Vapaavuori Sit- ran Energiaohjelmassa, Rakennuslehti/Uutiset, 12.2.2009 • "Energiansäästö osaksi arkea", Kontrahti 3/2008 • "Herää Suomi", Oras Tynkkysen haastattelu, Kontrahti 1/2009 • "Maailma paremmaksi toimisto kerrallaan. Green Office palvelu ohjaa arjen ekotekoi- hin", Kontrahti 2/2008 • "Mobiilityö antaa valinnanvapauden". Pirkko Paavola-Häggblomin haastattelu, Kont- rahti 4/2008 • "Niin lähellä niin kaukana. Vain kättely ja rento yhdessäolo puuttuvat todentuntuisesta videopalaverista." Helsingin Sanomat, Talous, 8.3.2009 • "Prosessikehittämisen ympäristövaikutukset", artikkelikooste, Petri Lehtipuu, 16.4.2009 (julkaisematon) • ”Varoitus: edessä kivulloinen elpyminen”, Helsingin Sanomat, Talous, 22.2.2009 • "Voiko kunta olla hiilineutraali?" Pekka Hänninen, Arkkitehti-lehti 6/2008 • "Ympäristökuormat pienemmiksi käytöstä muuttamalla", Seppo Junnilan haastattelu, Kontrahti 3/2008 Luennot • Creating the sustainable workplace, Power Point -esitys, General Services Administra- tion, Office of Governmentwide Policy, USA, www.gsa.com • Energy efficiency in Built Environment: opportunities for Finland and Helsinki, Sitra, 31.3.2009, seminaarimateriaali, www.low2no.org • Future Workplace – kurssi, luentomateriaali, Kiinko 27.2.2009 • Kiinteistö- ja rakennusalan toimintaympäristö, muutostrendit ja haasteet, Power Point - esitys, Jani Saarinen, RAKLI, Kiinkon KIPA-kurssi 27.3.2008 • Linking Workplace to Organisations´ success, Power Point -esitys, Kevin Kampschroer, GSA, Kiinkon workplace-kurssi MIT, Boston 15.10.2007 • Ovatko tulevaisuuden työtilat toimistossa vai avaruudessa? Power Point -esitys, Anna- Liisa Lindholm TKK, Future Workplace –kurssi, Kiinko 27.2.2009 • Rakennusten aiheuttama ilmastovaikutus ja siihen vaikuttaminen, Power Point -esitys, Arto Saari TKK, Kiinkon KIPA-kurssi 4.11.2008 • The Application of Balanced Scorecard to Sustainable facility strategies, Power Point - esitys, Christopher P. Hodges, IFMA 18.1.2008 • Työympäristön energiatehokkuuden parantaminen, Power Point -esitys, Arto Saari TKK, Kiinkon KIPA-kurssi 4.11.2008
Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 33/33 • Valtio, kiinteistöt ja ilmastonsuojelu, Power Point -esitys, Oras Tynkkynen, luento Se- naatti-kiinteistöt 22.1.2009 • Digital Natives -selvitys, Power Point -esitys, Jaana Hyvärinen, TAIK Future Home Ins- tituutti, TEKES:in TILA-ohjelman valmisteluseminaari 11.12.2007 • Workplace making for the 21st century enterprise –kurssi, luentomateriaali Michael Joroff, MIT, Boston, USA, 13.-16.10.2007 Haastattelut • Senaatti-kiinteistöjen ympäristöohjelma: ympäristöasiantuntija Juha Kortesalmi ja oh- jelmajohtaja Heimo Valtonen/Senaatti-kiinteistöt, 19.2.2009 • Organisaatio- ja prosessikehittämisen ympäristövaikutukset: toimitusjohtaja Petri Leh- tipuu/Novetos Oy ja konsultti Jari Salo/Juuriharja Consulting Group Oy, 16.4.2009 • Visuaalisen ilmeen ympäristövaikutukset: konsultti Kenny Hytönen/Workspace Oy, 16.4.2009 “You don´t get an office. You get cargo pants.”

Recommended

Kestävä työympäristö-mistä se muodostuu?
Kestävä työympäristö-mistä se muodostuu?Kestävä työympäristö-mistä se muodostuu?
Kestävä työympäristö-mistä se muodostuu?Päivi Hietanen
 
Activity based working
Activity based workingActivity based working
Activity based workingvsulikow
 
Co designing campus
Co designing campusCo designing campus
Co designing campusPäivi Hietanen
 
Muotoilun uusi rooli
Muotoilun uusi rooliMuotoilun uusi rooli
Muotoilun uusi rooliPäivi Hietanen
 
Muotoillut Ratkaisut 2012 esite
Muotoillut Ratkaisut 2012 esiteMuotoillut Ratkaisut 2012 esite
Muotoillut Ratkaisut 2012 esitePäivi Hietanen
 
Kestävä työympäristö liiketoiminnan tukena
Kestävä työympäristö liiketoiminnan tukenaKestävä työympäristö liiketoiminnan tukena
Kestävä työympäristö liiketoiminnan tukenaPäivi Hietanen
 
Photo Gallery
Photo GalleryPhoto Gallery
Photo GalleryPäivi Hietanen
 
The Future Workplace
The Future WorkplaceThe Future Workplace
The Future WorkplacePäivi Hietanen
 

Recommended

Kestävä työympäristö-mistä se muodostuu?
Kestävä työympäristö-mistä se muodostuu?Kestävä työympäristö-mistä se muodostuu?
Kestävä työympäristö-mistä se muodostuu?Päivi Hietanen
 
Activity based working
Activity based workingActivity based working
Activity based workingvsulikow
 
Co designing campus
Co designing campusCo designing campus
Co designing campusPäivi Hietanen
 
Muotoilun uusi rooli
Muotoilun uusi rooliMuotoilun uusi rooli
Muotoilun uusi rooliPäivi Hietanen
 
Muotoillut Ratkaisut 2012 esite
Muotoillut Ratkaisut 2012 esiteMuotoillut Ratkaisut 2012 esite
Muotoillut Ratkaisut 2012 esitePäivi Hietanen
 
Kestävä työympäristö liiketoiminnan tukena
Kestävä työympäristö liiketoiminnan tukenaKestävä työympäristö liiketoiminnan tukena
Kestävä työympäristö liiketoiminnan tukenaPäivi Hietanen
 
Photo Gallery
Photo GalleryPhoto Gallery
Photo GalleryPäivi Hietanen
 
The Future Workplace
The Future WorkplaceThe Future Workplace
The Future WorkplacePäivi Hietanen
 
2024 State of Marketing Report – by Hubspot
2024 State of Marketing Report – by Hubspot2024 State of Marketing Report – by Hubspot
2024 State of Marketing Report – by HubspotMarius Sescu
 
Everything You Need To Know About ChatGPT
Everything You Need To Know About ChatGPTEverything You Need To Know About ChatGPT
Everything You Need To Know About ChatGPTExpeed Software
 
Product Design Trends in 2024 | Teenage Engineerings
Product Design Trends in 2024 | Teenage EngineeringsProduct Design Trends in 2024 | Teenage Engineerings
Product Design Trends in 2024 | Teenage EngineeringsPixeldarts
 
How Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental Health
How Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental HealthHow Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental Health
How Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental HealthThinkNow
 
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdfAI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdfmarketingartwork
 
Skeleton Culture Code
Skeleton Culture CodeSkeleton Culture Code
Skeleton Culture CodeSkeleton Technologies
 
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024Neil Kimberley
 
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)contently
 
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024Albert Qian
 
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie InsightsSocial Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie InsightsKurio // The Social Media Age(ncy)
 
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024Search Engine Journal
 
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summarySpeakerHub
 
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd Clark Boyd
 
Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Tessa Mero
 
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentGoogle's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentLily Ray
 
How to have difficult conversations
How to have difficult conversations How to have difficult conversations
How to have difficult conversations Rajiv Jayarajah, MAppComm, ACC
 
Introduction to Data Science
Introduction to Data ScienceIntroduction to Data Science
Introduction to Data ScienceChristy Abraham Joy
 
Time Management & Productivity - Best Practices
Time Management & Productivity - Best PracticesTime Management & Productivity - Best Practices
Time Management & Productivity - Best PracticesVit Horky
 
The six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementThe six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementMindGenius
 
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...RachelPearson36
 

More Related Content

Featured

2024 State of Marketing Report – by Hubspot
2024 State of Marketing Report – by Hubspot2024 State of Marketing Report – by Hubspot
2024 State of Marketing Report – by HubspotMarius Sescu
 
Everything You Need To Know About ChatGPT
Everything You Need To Know About ChatGPTEverything You Need To Know About ChatGPT
Everything You Need To Know About ChatGPTExpeed Software
 
Product Design Trends in 2024 | Teenage Engineerings
Product Design Trends in 2024 | Teenage EngineeringsProduct Design Trends in 2024 | Teenage Engineerings
Product Design Trends in 2024 | Teenage EngineeringsPixeldarts
 
How Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental Health
How Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental HealthHow Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental Health
How Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental HealthThinkNow
 
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdfAI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdfmarketingartwork
 
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024Neil Kimberley
 
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)contently
 
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024Albert Qian
 
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie InsightsSocial Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie InsightsKurio // The Social Media Age(ncy)
 
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024Search Engine Journal
 
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summarySpeakerHub
 
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd Clark Boyd
 
Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Tessa Mero
 
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentGoogle's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentLily Ray
 
Time Management & Productivity - Best Practices
Time Management & Productivity - Best PracticesTime Management & Productivity - Best Practices
Time Management & Productivity - Best PracticesVit Horky
 
The six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementThe six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementMindGenius
 
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...RachelPearson36
 

Featured (20)

2024 State of Marketing Report – by Hubspot
2024 State of Marketing Report – by Hubspot2024 State of Marketing Report – by Hubspot
2024 State of Marketing Report – by Hubspot
 
Everything You Need To Know About ChatGPT
Everything You Need To Know About ChatGPTEverything You Need To Know About ChatGPT
Everything You Need To Know About ChatGPT
 
Product Design Trends in 2024 | Teenage Engineerings
Product Design Trends in 2024 | Teenage EngineeringsProduct Design Trends in 2024 | Teenage Engineerings
Product Design Trends in 2024 | Teenage Engineerings
 
How Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental Health
How Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental HealthHow Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental Health
How Race, Age and Gender Shape Attitudes Towards Mental Health
 
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdfAI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
AI Trends in Creative Operations 2024 by Artwork Flow.pdf
 
Skeleton Culture Code
Skeleton Culture CodeSkeleton Culture Code
Skeleton Culture Code
 
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
PEPSICO Presentation to CAGNY Conference Feb 2024
 
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
Content Methodology: A Best Practices Report (Webinar)
 
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
How to Prepare For a Successful Job Search for 2024
 
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie InsightsSocial Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
Social Media Marketing Trends 2024 // The Global Indie Insights
 
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
Trends In Paid Search: Navigating The Digital Landscape In 2024
 
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
5 Public speaking tips from TED - Visualized summary
 
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
ChatGPT and the Future of Work - Clark Boyd
 
Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next Getting into the tech field. what next
Getting into the tech field. what next
 
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search IntentGoogle's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
Google's Just Not That Into You: Understanding Core Updates & Search Intent
 
How to have difficult conversations
How to have difficult conversations How to have difficult conversations
How to have difficult conversations
 
Introduction to Data Science
Introduction to Data ScienceIntroduction to Data Science
Introduction to Data Science
 
Time Management & Productivity - Best Practices
Time Management & Productivity - Best PracticesTime Management & Productivity - Best Practices
Time Management & Productivity - Best Practices
 
The six step guide to practical project management
The six step guide to practical project managementThe six step guide to practical project management
The six step guide to practical project management
 
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
 

Paljonko tilaa organisaatio tarvitsee? Työympäristökehittämisen ympäristövaikutukset Päivi Hietanen 2009

  • 1. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 1/33 PALJONKO TILAA ORGANISAATIO TARVITSEE? Työympäristökehittämisen ympäristövaikutukset 1 W T Workplace Transformation - Sibelius-Akatemian työympäristön kehittäminen 8.2.2009 Yhteystarpeet / henkilökunta ja toiminnot Ei vastauksia Arts_Management_Hki DocMus-yksikkö Jazzmusiikin_osasto Kansanmusiikin_osasto Kirkkomusiikin_osasto_Hki-Kirkkomusiikki Kirkkomusiikin_osasto_Hki-Urut Laulumusiikin_osasto-Oopperakoulutus Laulumusiikin_osasto-Muu_laulukoulutus Musiikkikasvatuksen_osasto Musiikkiteknologian_osasto Orkesterisoitinten_osasto-Jouset Orkesterisoitinten_osasto-Orkesteri-_ja_kuorojohto Orkesterisoitinten_osasto-Puhaltimet Orkesterisoitinten_osasto-Säestys Orkesterisoitinten_osasto-Vanha_musiikkiPianomusiikin_osasto-Harmonikka Pianomusiikin_osasto-Kitara Pianomusiikin_osasto-Piano Sävellyksen_ja_muusiikinteorian_osasto Kirjasto Koulutuskeskus_Hki Palveluyksikkö-Henkilöstö-_ja_yleishallinta Palveluyksikkö-Johto Palveluyksikkö-Konsertti-_ja_viestintäpalvelut Palveluyksikkö-Opintohallinnon_palvelut Palveluyksikkö- Taloushallinnan_palvelut Palveluyksikkö-Tietohallinto-_ja_teknologiapalvelu Palveluyksikkö-Tilahallinnon_palvelut Harjoitusluokka Instrumenttiluokka Laululuokka Pedagogian_luokka Piano-opetusluokka Pianoharjoitusluokka Ryhmaopetusluokka Studio Teorialuokka ATK-luokka Kieliluokka R-talo_-_Konserttisali R-talo_-_Kamarimusiikkisali R-talo_-_Urkusali T-talo_-_Wegelius_sali T-talo_-_Ackte_sali T-talo_-_Liikuntasali P-talo_-_Tutkintosali P-talo_-_Luentosali P-talo_-_Inkeri_liikuntasali Musiikkitalo_-_Black_Box-teatteri Musiikkitalo_-_Kamarimusiikkisali Musiikkitalo_-_Kuntosali Musiikkitalo_-_Opetusteatteri Musiikkitalo_-_Urkusali Kirjastopalvelut_-_Arkisto Kirjastopalvelut_-_Kirjasto Kirjastopalvelut_-_Musiikkiarkisto Kirjastopalvelut_-_Oman_osaston_kirjasto Instrumenttivarasto-lainaamo Kokoustila Koulutuskeskus_Hki Opettajanhuone Pianokorjaamo Soitinsailytystila Soitinverstas Ruokala Taukotila_tai_sohvaryhma Tyohuone Vetaytymistila_-_hiljainen_huone Laulumusiikin_osasto-Liedkoulutus_korrepetitio Orkesterisoitinten_osasto-Kamarimusiikki Pianomusiikin_osasto-Kantele
  • 2. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 2/33 Kansikuva: Sibelius-Akatemian yhteystarvekaavio, Evata Finland Oy 2007. Sibelius-Akatemian verkostoanalyysi kuvastaa sitä monimutkaista tilojen ja toimintojen verk- koa, jossa tänä päivänä työskennellään ja opiskellaan. Miten tunnistaa tällainen verkko, ja hallita ja johtaa sitä?
  • 3. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 3/33 Alkusanat Ilmastonmuutos on tunnustettu tosiasia, joka vaikuttaa miljardien ihmisten elämään maa- pallolla. Ilmaston lämpenemistä jo kahdella asteella pidetään vaarallisena: riski hallitse- mattomasta ilmastokatastrofista kasvaa. Hallitustenvälisen ilmastonmuutospaneeli IPCC:n mukaan lämpeneminen voidaan 50-prosenttisella todennäköisyydellä pysäyttää, mikäli teollisuusmaat vähentävät kasvihuonekaasupäästöjään: 25-40% vuoden 1990 ta- sosta vuoteen 2020 mennessä ja 80-95% vuoteen 2050 mennessä. Luvut ovat dramaatti- sia. Suomi on ilmasto- ja energiastrategiassaan toistaiseksi sitoutunut vain 20% päästö- vähennyksiin (WWF tiedote 12.11.2008). Rakennetun ympäristön merkitys ilmastonmuutoksessa ja sen torjunnassa ei ole vähäi- nen. Rakennukset kuluttavat 30% primaarienergiasta ja aiheuttavat Suomen hiilidioksidi- päästöistä peräti 40% (Saarinen, KIPA-kurssi 27.3.2008). Vaikka kestävän kehityksen nä- kökulmat eivät ole kiinteistö- ja rakennusalalla uusia, on ala nyt aktivoitunut ympäristöasi- oihin liittyvässä keskustelussa. Kotimainen ilmastonmuutoskeskustelu ja kehitystyö kiinteistö- ja rakennusalalla on vah- vasti painottunut energiakysymyksiin, kiinteistöjen ekotehokkuuteen ja elinkaaritekniik- kaan. Yksi keskeinen kysymys on kuitenkin jäänyt taka-alalle: paljonko tilaa organisaatiot ylipäätään tarvitsevat? Ja toisaalta: mikä olisi organisaatiolle optimaalinen tilakonsepti, jo- ka kuormittaa ympäristöä mahdollisimman vähän? Tähän kysymykseen keskityn projekti- työssäni. Yksi markkinoiden kehittyneimmistä työkaluista optimaalisen tilakonseptin määrittelyyn on työympäristökehittäminen. Tällä ”workplace” - lähestymistavalla on luontaisesti vahva kyt- kös ympäristökysymyksiin, mutta se tukee myös hankkeen alkuvaihetta, jossa tehdään ratkaisevat päätökset koko rakennuksen elinkaaren ja käytön ajalle. Projektityöni on käytännönläheinen katsaus työympäristökehittämiseen ja sen keskeisten elementtien ympäristökytköksiin. Tämä on aihe, jota ei ole juurikaan tutkittu, ja josta ei suoranaisesti löydy kirjallisuutta. Tarkastelen kysymyksiä Senaatti-kiinteistöjen asiakas- projektien kautta. Rajaan tietoisesti tarkastelun ulkopuolelle esimerkiksi sisäilma-asiat ja sellaiset toimitilojen ympäristökuormitukseen kiinteästi liittyvät seikat kuten toimipistever- kon suunnittelu, kiinteistön sijainti ja liikenne, rakentaminen ja kiinteistön ylläpito. Kiitokset työn ohjaajalle dosentti Arto Saarelle, haastatelluille sekä Senaatti-kiinteistöjen Juha Muttilaiselle hiilijalanjälkilaskelmasta. Kiitokset myös KIPA-kurssin järjestäjälle Pirjo Honkaniemelle aktiivisesta työstä työympäristökehittämisen kentällä. Helsingissä 15.5.2009, Päivi Hietanen
  • 4. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 4/33 SISÄLLYSLUETTELO 1 TOIMITILOJEN YMPÄRISTÖVAIKUTUKSISTA.................................................................. 5 1.1 Yleistä ............................................................................................................................. 5 1.2 Ympäristövaikutusten arviointi ja mittaaminen................................................................ 6 1.3 Toimitilojen kustannukset ja ekologinen jalanjälki........................................................... 7 2 TYÖYMPÄRISTÖT MURROKSESSA – KEHITTÄMISEN TAUSTATEKIJÖITÄ................. 8 3 TYÖYMPÄRISTÖKEHITTÄMINEN....................................................................................... 9 3.1 Yleistä ............................................................................................................................. 9 3.1.1 Määritelmiä ............................................................................................................... 9 3.1.2 Työympäristökehittämisen prosessi ja osaaminen ................................................. 11 3.2 Paljonko tilaa organisaatio tarvitsee?............................................................................ 12 3.2.1 Tilankäytön tehokkuus ............................................................................................ 12 3.2.2 Tilojen käyttöasteet................................................................................................. 14 3.2.3 Tilavarausjärjestelmän analyysi.............................................................................. 16 3.2.4 Turhan uudisrakentamisen välttäminen.................................................................. 16 3.3 Millaista tilaa organisaatio tarvitsee? ............................................................................ 18 3.3.1 Työympäristön kitkatekijöiden tunnistaminen ja poistaminen ................................. 18 3.3.2 Toimintojen sijainti .................................................................................................. 19 3.3.3 Resurssien yhteiskäyttö.......................................................................................... 19 3.3.4 Työprofilointi ........................................................................................................... 21 3.3.5 Toiminnan ja prosessien kehittäminen ................................................................... 21 3.3.6 Muunneltavuus ....................................................................................................... 23 3.3.7 Visuaalinen ilme...................................................................................................... 24 3.4 Tietoteknologia.............................................................................................................. 25 3.5 Muutosjohtaminen, osallistaminen ja työhyvinvointi...................................................... 27 3.6 Yksittäisistä projekteista konsepteihin........................................................................... 28 4 JOHTOPÄÄTÖKSET.......................................................................................................... 28 5 LÄHTEET............................................................................................................................ 31
  • 5. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 5/33 1 TOIMITILOJEN YMPÄRISTÖVAIKUTUKSISTA 1.1 Yleistä Kiinteistön aiheuttama ympäristökuormitus muodostuu monesta eri tekijästä. Asiaa voi- daan lähestyä myös useasta eri näkökulmasta, yhdyskuntarakenteen suunnittelusta ja kaavoituksesta yrityksen toimipisteverkon suunnitteluun, tontin valintaan, rakennussuun- nitteluun, rakentamiseen, käyttöön ja ylläpitoon - liikenne ja palvelut huomioiden. Kiinteistöjen ympäristövaikutuksista merkittävimpänä pidetään yleisesti energiankulutusta, joka aiheutuu lämmityksestä ja sähkön käytöstä. Suomessa kiinteistöt kuluttavatkin 30- 50% kaikesta kulutetusta energiasta (Nousiainen, 2003, s.26). Siten myös viimeaikainen ilmastonmuutoskeskustelu kiinteistö- ja rakennusalalla on painottunut vahvasti energiaky- symyksiin ja kiinteistöjen energiatehokkuuden parantamiseen. Uudisrakentamisessa kes- kustellaan normirakennuksia huomattavasti vähemmän kuluttavista matala- ja passii- vienergiaratkaisuista; nollaenergiatalo taas tuottaa energiaa saman verran kuin itse käyt- tää, energiapositiivinen rakennus jopa enemmän (Kontrahti 1/2009, s.18-20). Peruskor- jaustoiminnassa pyritään rakennusten energiatehokkuutta parantamaan esimerkiksi läm- möneristystä ja ikkunoiden tiiveyttä parantamalla ja erityisesti lämmön talteenottoa tehos- tamalla (Saari, Kiinkon KIPA-kurssi 4.11.2008). Energiatehokkuutta on Suomessa tutkittu jo pitkään, mutta käytännön kokemuksia passiivitaloista tai koerakentamisesta ylipäätään on meillä vielä valitettavan vähän. Myös yhdyskuntarakenteen ja maankäytön suunnittelulla sekä kaavoituksella voidaan oh- jata kiinteistöjen ja alueiden aiheuttamaa ympäristökuormaa. Sitran Energiaohjelmassa on esitetty ajatus, että yksittäisten kiinteistöjen sijaan pitäisi suunnitella ja mitata koko- naisten kaupunginosien energiankulutusta ja hiilijalanjälkeä. Tällaisessa "ekotehokkaassa kaupungissa" energia on keskiössä, ja suunnittelussa huomioidaan niin sijainti, kaupalli- set palvelut, liikenne kuin jätehuoltokin (Rakennuslehti 12.2.2009, s.8). Kaikki keskeiset, myös ympäristö- ja energiakysymyksiin liittyvät päätökset tehdään aivan rakennushankkeen alkuvaiheessa ja suunnittelijoiden pöydällä. Rakennussuunnittelussa ratkaistaan rakennuksen laajuus ja laatu, toiminnallisuus ja muunneltavuus, rakennuksen suuntaaminen, massoittelu ja aukotus, tekniset järjestelmät ja rakenneratkaisut sekä ma- teriaalivalinnat. Hyvällä suunnittelulla pystytään rakennuksen energiankulutusta vähentä- mään peräti 2/3 (Kontrahti, 3/2008, s.21). Kiinteistön ympäristösuoriutumiseen vaikuttavat myös sijainti, tontin käyttö, jätehuolto, julkisen liikenteen saavutettavuus sekä kiinteistössä ja ympäristössä sijaitsevat palvelut. Organisaation näkökulmasta hiilijalanjälkeen vaikut- taa myös koko toimipisteverkko ja eri toimipisteiden sijainti. Rakennuksen suurin ympäristökuorma muodostuu kuitenkin käytön ja ylläpidon aikana. Ympäristökuormat syntyvät veden ja energian kulutuksesta sekä päästöistä. Kiinteistöjen sähkönkulutuksesta yli puolet aiheutuu työntekijöiden omasta käytöstä, kuten tietokoneis- ta ja valaistuksesta (Kontrahti 3/2008, s.11). Työpaikan ekotehokkuutta voidaankin paran- taa hyvin pienillä keinoilla: järjestelmien käyntiaikoja säätämällä, sisälämpötilaa alenta- malla, laitteita sammuttamalla tai siirtymällä energiansäästölamppuihin tai led-valoihin.
  • 6. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 6/33 Ympäristövaikutuksia voidaan vähentää myös kiinteistönhoidon prosesseja kehittämällä tai kytkemällä kiinteistönhoitosopimuksiin ”palkkio-sanktio” –malli, joka palkitsee kulutuk- sen vähentämisestä (Nousiainen, 2003; Kontrahti 3/2008, s.10). Koska rakennuksen suurin ympäristökuorma muodostuu käytön aikana, voidaan ajatella, että rakentamatta jätetty neliö on ekologisin. Keskeinen kysymys hanketta käynnistettä- essä onkin, rakennetaanko uutta vai korjataanko vanhaa. Tilastokeskuksen tietojen mu- kaan uudisrakentamisen osuus talonrakentamistoiminnassa on viimeiset kymmenen vuot- ta ollut korjausrakentamista suurempi. Näin oli vielä vuosina 2007-2008, vaikka uudisra- kentamisen volyymi alkoi talouden taantumasta johtuen supistua vuoden 2008 lopulla (Rakentamisen toimialakatsaus III/2008). Joidenkin alan keskeisten toimijoiden, kuten Senaatti-kiinteistöjen toiminnassa painopiste on kuitenkin jo siirtynyt uudishankkeista pe- ruskorjauksiin. Nähtäväksi jää, tuleeko näin tapahtumaan koko rakennusalalla - niin kävi edellisen laman aikana 1990-luvun puolivälissä. 1.2 Ympäristövaikutusten arviointi ja mittaaminen Kiinteistöjen aiheuttamat ympäristövaikutukset voidaan luokitella usealla eri tavalla. Tyy- pillisesti toiminta, esimerkiksi kiinteistön käyttäminen paitsi kuluttaa resursseja ja luon- nonvaroja (esimerkiksi lämmittäminen), myös aiheuttaa ympäristövaikutuksia (esimerkiksi hiilidioksidipäästöt). Ympäristövaikutuksia voidaan myös tarkastella eri näkökulmista, joita ovat esimerkiksi ilmastonmuutos, otsonikerroksen oheneminen, ympäristön happamoitu- minen ja rehevöityminen tai luonnon monimuotoisuuden väheneminen. (Nousiainen, 2003, s. 19-25) Markkinoilla on useita ympäristöjärjestelmiä, joiden avulla voidaan arvioida kiinteistöjen merkittävimpiä ympäristövaikutuksia ja luokitella ja vertailla rakennuksia näiden perusteel- la. Suomessa on käytössä PromisE, jossa rakennuksen ympäristösuoriutumista arvioi- daan neljässä eri pääluokassa. Kansainvälisiä ympäristöluokituksia on useita: näistä yksi on amerikkalainen LEED, jossa arvioidaan ja luokitellaan ”vihreitä kiinteistöjä”, mutta myös itse rakennuksen suunnitteluprosessia. (Nousiainen, 2003, s. 28-33) Suomessa elinkeinoelämä ja valtiovalta ovat solmineet energiatehokkuussopimuksen, jonka tavoitteena on tehostaa energian loppukäyttöä 9 prosentilla vuoden 2006 tasosta vuoteen 2016 mennessä. Tähän vapaaehtoiseen sopimukseen on liittynyt myös kiinteis- tö- ja rakennusalan toimijoita (Energiatehokkuussopimus, www.ek.fi). Valmisteilla on myös energiatehokkuuslaki. Ympäristöministeriö edellyttää nyt uudisrakennuksilta myös energiatodistusta, jossa ilmoitetaan rakennuksen käyttöön tarvittava energiamäärä: ener- giatehokkuuden perusteella kiinteistöt luokitellaan energialuokkiin A-G. Vuoden 2009 alusta lähtien todistus vaaditaan myös olemassa olevilta kiinteistöiltä myynnin tai vuok- rauksen yhteydessä (Energiatodistus, www.ymparisto.fi). Myös kiinteistönomistajat mittaavat ja seuraavat kiinteistöjensä kulutustietoja ja asettavat vuosittaisia kulutustavoitteita. Esimerkiksi Senaatti-kiinteistöt seuraa kulutustietoja kuu- kausittain; vuosittain raportoidaan koko kiinteistökannan energiankulutus ja hiilidioksidi- päästöt. Tiedot toimitetaan myös asiakkaille. Senaatti-kiinteistöillä on myös sertifioitu ym- päristöjärjestelmä. Ekologisen rakennuttamisen malli on vakiintunut osaksi toimintaa, ja
  • 7. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 7/33 Hanke-Promise- työkalulla asetetaan ympäristötavoitteet peruskorjaus- ja uudishankkeis- sa. (Valtosen ja Kortesalmen haastattelu, 19.2.2009). Senaatti-kiinteistöissä ympäristö- ja yhteiskuntavastuuasiat ovat strategian keskiössä. Senaatti-kiinteistöt tarjoaa myös ensimmäisenä kiinteistönomistajana Suomessa asiak- kailleen WWF:n Green Office –palvelua, joka tähtää veden ja energiankulutuksen, pape- rinkulutuksen, jätteen ja matkustamisen vähentämiseen työpaikoilla (Kontrahti 2/2008, s.12-16). Samalla syntyy myös kustannussäästöjä. Senaatti-kiinteistöt myös laatii omasta toiminnastaan yhteiskuntavastuuraportin, vuosikertomuksen sijaan. Tilaa käyttävissä organisaatioissa ei toimitilojen ympäristövaikutuksia ole kuitenkaan vielä laajalti tiedostettu. Harva organisaatio on myöskään mitannut toimintansa aiheuttaman hii- lijalanjäljen. 1.3 Toimitilojen kustannukset ja ekologinen jalanjälki Toimitilaa voidaan tarkastella joko kulueränä tai resurssina. Kulueränä toimitilat tarkoitta- vat lähteestä riippuen 5-10% organisaation kiinteistä menoista, joten tehostamismahdolli- suudet tällä sektorilla ovat rajalliset. Henkilöstökulut muodostavat kokonaisuudesta valta- osan, 70-80%: palkkakustannukset ovat siis moninkertaiset kiinteistökustannuksiin verrat- tuna. Siksi tilaa tulisi tarkastella myös resurssina, jolla voidaan joko tukea tai haitata orga- nisaation tärkeimmän voimavaran, henkilöstön suorituskykyä. VTT Rakennus- ja yhdyskuntatekniikka.Toimistorakennuksen kustannusmalli, Kari Nissi- nen, 2003. Toimitilat saattavat olla yrityksen toiminnassa verrattain pieni menoerä, mutta niiden ym- päristövaikutus on suuri. TKK:n Seppo Junnilan viidessä palvelualan yrityksessä tekemän
  • 8. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 8/33 tutkimuksen mukaan toimitilat voivat olla suurin yksittäinen ilmastonmuutokseen vaikutta- va tekijä yrityksen toiminnassa: ne voivat aiheuttaa jopa 70% yrityksen ilmastovaikutuk- sesta. Vasta tämän jälkeen tulevat työmatkustaminen ja työmatkaliikenne, joista jälkim- mäinen ei ole varsinaisesti yrityksen toimintaa. Paperin ja toimistolaitteiden käytön ilmas- tovaikutus on suhteessa huomattavasti pienempi (Junnila, 2004, s. 21-22). Viiden toimiston ilmastovaikutusanalyysi. Toimitilojen ympäristöjohtaminen. Seppo Junnila ja Mikko Nousiainen, TKK rakentamistalouden raportteja 225, 2004 Junnilan tutkimuksen mukaan toimitilajohtamisella onkin suuri merkitys yrityksen ympäris- töasioiden hallinnassa, ja suurimmat ympäristöhyödyt syntyvät tilatehokkuutta paranta- malla (Junnila, 2004, s. 31). Koska jokaista neliötä lämmitetään, jäähdytetään, valaistaan ja siivotaan, ei ole samantekevää, paljonko tilaa organisaatio käyttää. 2 TYÖYMPÄRISTÖT MURROKSESSA – KEHITTÄMISEN TAUSTATEKIJÖITÄ Organisaatiot niin yksityisellä kuin julkisellakin sektorilla ovat jatkuvien muutosten kohtee- na. Valtiosektorilla on käynnissä rakenteellisia - ja organisaatiomuutoksia eri hallinnon- aloilla, ja toimintoja keskitetään suurempiin kokonaisuuksiin. Alueellistamishankkeet ja tuottavuusohjelma vaikuttavat toimintaan ja tilankäyttöön. Päällekkäisyyksiä pyritään pur- kamaan ja tuottavuutta parantamaan virtaviivaistamalla niin aluehallintoa, korkeakoulu- verkkoa kuin tutkimuslaitos- ja laboratoriotoimintaa. Valtion tuottavuusohjelma tähtää tuottavuuden ja tehokkuuden parantamiseen kaikilla hal- linnonaloilla. Ohjelman yksi keskeisistä ajureista on demografiamuutos – suurten ikäluok- kien eläköityminen ja tulevien ikäluokkien pieneneminen. Työikäisen väestön määrä tulee vähenemään 17 000 hengellä vuodessa: pelkästään valtiolta tulee poistumaan 14 500 työpaikkaa pääasiassa eläköitymisen kautta vuoteen 2015 mennessä. Samaan aikaan kun työssäkäyvien joukko pienenee ja verotulot vähenevät, valtion menot kasvavat, kun ikääntyvät tulevat tarvitsemaan entistä enemmän valtion rahoittamia hoivapalveluita (HS
  • 9. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 9/33 22.2.2009, E1-E2). Eläköityminen synnyttää myös tarpeen jakaa seniorien tieto ja osaa- minen työelämään jääville. Yhtä lailla kilpailu hyvistä osaajista tulee kasvamaan kaikilla sektoreilla. Myös työn tekemisen tavat ovat muuttuneet. Käsiteltävät asiakokonaisuudet organisaa- tioissa ovat entistä monimutkaisempia ja edellyttävät eri alojen yhteistyötä. Painopiste on siirtynyt yksilökeskeisestä rutiinityöstä ongelmanratkaisuun tiimeissä ja verkostoissa yli organisaatiorajojen: yhteistyön, luovuuden ja innovaatioiden tarve kasvaa. Työ hajautuu verkkoihin ja ”pirstaloituu”. Kehittyvä tietoteknologia vaikuttaa kaikkialla ja kaikkeen: vies- tintä ja tiedonhallinta muuttuvat virtuaalisiksi, palveluja sähköistetään ja kasvokkain tapah- tuva asiakaspalvelu virastoissa vähenee. Tämän päivän tietotyölle on ominaista ”moniajo” (multitasking), monen asian työstäminen yhtäaikaisesti moniprojekti- ja monitiimiympäristöissä. Työpäivä koostuu monista eri työ- vaiheista, joista yhä harvempi tehdään oman työpöydän ääressä. Työ on muuttunut myös monipaikkaiseksi, kun mobiiliteknologia vapauttaa tietotyöläiset aikaan ja paikkaan sido- tusta työstä: liikkuvuus, etätyö ja kotona tapahtuva työ yleistyvät. Työtä tehdään yhä enemmän myös ”kolmansissa paikoissa” – asiakkaiden luona, kahviloissa, hotelleissa, lentokentillä. Ajasta ja paikasta riippumaton työskentely johtaa myös työn ja vapaa-ajan välisen rajan hämärtymiseen. Uudet teknologiat muuttavat myös opetusta ja oppimista, jotka siirtyvät verkkoihin, virtuaalimaailmoihin ja virtuaalisille oppimisalustoille. Senaatti-kiinteistöjen laskelmien mukaan eläköityminen tulee vähentämään tilatarvetta valtiolla jopa 500 000 htm2. Tulevien ikäluokkien pieneneminen tulee vaikuttamaan tila- tarpeeseen myös päiväkodeissa, oppilaitoksissa ja armeijassa – demografiamuutos näkyy jo esimerkiksi korkeakoulusektorilla kiristyvänä kilpailuna hyvistä opiskelijoista. Toimitilat pitäisi myös päivittää vastaamaan muuttuneita tarpeita ja uudenlaisia työn tekemisen ta- poja. Miten tämä onnistuu? Miten muokata tilasta strateginen resurssi, joka vahvistaa myös organisaation kilpailukykyä? Senaatti-kiinteistöt on tarjonnut valtioasiakkailleen työympäristökehittämisen palveluja vuodesta 2003. Työympäristökehittäminen on prosessi, jossa asiakkaan tilatarve pyritään analysoimaan ja kuvaamaan aikaisempaa syvällisemmin. 3 TYÖYMPÄRISTÖKEHITTÄMINEN 3.1 Yleistä 3.1.1 Määritelmiä Työympäristökehittäminen on moniulotteinen ja monitieteinen lähestymistapa, joka yh- distää organisaation strategian, toiminnan, tilat ja teknologian. Senaatti-kiinteistöjen toi- minnassa työympäristökehittäminen tarkoittaa ulkopuoliselta konsultilta ostettavaa tuot- teistettua prosessia, jossa asiakkaan työympäristöä analysoidaan ja kehitetään monipuo- lisesti eri näkökulmista.
  • 10. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 10/33 Työympäristökehittämisessä tila nähdään strategisena resurssina, jolla voidaan tukea or- ganisaation suorituskykyä. Tavoitteena on luoda tilakonsepti, joka tukee organisaation strategiaa ja liiketoimintaa, mutta vastaa myös tulevaisuuden haasteisiin. Prosessissa tunnistetaan organisaatioon vaikuttavat toimintaympäristön muutostekijät ja kehitysnäky- mät. Kehittämisen painopisteet valitaan ja onnistumisen mittarit määritellään asiakkaan strategian ja toiminnan tavoitteiden pohjalta. Siten myös tilankäytön tavoitteet johdetaan organisaation strategiasta. Tukena työskentelyssä voidaan käyttää esimerkiksi tasapaino- tettua tuloskorttia ja sen näkökulmia (Balanced scorecard, Kaplan&Norton 1996). Työympäristöllä tarkoitetaan laajaa kokonaisuutta, joka käsittää organisaation toimin- nan, tilat, teknologian ja palvelut. Työympäristö muodostuu siis sekä fyysisistä, virtuaali- sista että sosiaalisista tekijöistä. Michael Joroff määrittelee työympäristön kokonaisuudek- si, joka mahdollistaa työn tekemisen; organisaation strategia on viitekehys, jossa työtä tuetaan. “Workplace = those things that enable work”, Michael Joroff, MIT, Boston, USA 2007 Työympäristöä voidaan kehittää eri tasoilla ja syvällisyyden asteilla riippuen organisaation tavoitteista ja muutosvalmiudesta. Joroffia mukaillen nämä "työympäristötuotteet" voi- daan jakaa kolmeen ryhmään: 1. Tehostaminen: tilankäytön tehostaminen esimerkiksi kustannussäästö- jen saavuttamiseksi 2. Linjaaminen (alignment): tila muokataan tukemaan organisaation tavoitteita, toi- mintaa ja työprosesseja 3. Muodonmuutos: kokonaisvaltainen muutosprosessi, jossa sekä (transformation) työprosessi että tila ajatellaan uudelleen Konsulttitoimisto DEGW:n mukaan työympäristön suorituskykyä voidaan arvioida ja mi- tata kolmesta näkökulmasta (Allen, 2004, s. 12-13): 1. tehokkuus (efficiency); miten tehokasta, taloudellista ja ekologista tilankäyttö on 2. vaikuttavuus (effectiveness): miten tila tukee organisaation toimintaa ja suorituskykyä 3. julkikuva (expression): miten tila tukee organisaation arvoja ja imagoa Työympäristökehittämiseen liittyy oleellisesti myös henkilöstön osallistaminen ja muutok- sen hallinta. Organisaatio valjastetaan ja ”voimautetaan” kehittämään ja johtamaan itse omaa työympäristöään. Siten lähestymistapaan liittyy myös ajatus työympäristön joh- tamisesta, joka tarkoittaa organisaation ydintoiminnan ja työprosessien tukemista monia- laisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa työympäristön seurantaa, jatkokehittämistä ja tule- vien muutostilanteiden hallintaa, josta vastaa eri organisaatioyksiköistä koottava moni-
  • 11. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 11/33 osaajatiimi. Koska työympäristö ei ole koskaan "valmis", nähdään työympäristökehittämi- nen jatkuvana prosessina. ”Workplace management” on jatkuvasti muuttuvan työympäristön kehittämistä ja johtamis- ta.” Jyrki Yläoutinen, Workspace Oy, 2008 Senaatti-kiinteistöjen toiminnassa työympäristön kehittämisprojekti toteutetaan yleensä peruskorjaus- tai uudishankkeen yhteydessä, ja työskentely asettuu tyypillisesti aivan hankkeen alkuvaiheeseen. Senaatti-kiinteistöt ostaa konsultointipalvelut asiakkailleen ul- kopuolisilta konsulttitoimistoilta. Lähestymistapa on saanut alkunsa toimistopuolelta, mut- ta on nyt laajentunut kaikille toimialoille: prosessi onkin hyödynnettävissä kaikenlaisissa organisaatioissa, toimialasta riippumatta. 3.1.2 Työympäristökehittämisen prosessi ja osaaminen Työympäristökehittäminen on tyypillisesti tuotteistettu prosessi, jossa voidaan tunnistaa tietyt pääelementit (kuva). Kehittämisprosessissa hyödynnetään erilaisia työkaluja ja me- todeja, joilla tuotetaan mitattua ja objektiivista tietoa työympäristön eri osa-alueista suun- nittelun ja päätöksenteon pohjaksi. Tyypillisimpiä tiedonkeruun välineitä ovat haastattelut sekä työympäristökysely, jonka sisältö räätälöidään organisaation tavoitteiden mukaisesti. Tilankäyttötutkimuksen avulla havainnoidaan tilan käyttöä ja mitataan tilojen käyttöasteita. Työpajatyöskentelyä ja osallistavia ryhmätyömenetelmiä hyödynnetään niin johdon kans- sa tapahtuvassa tavoitteiden asettamisessa kuin uusien ratkaisujen tuottamisessakin yh- teistyössä henkilöstön kanssa. Prosessi tuottaa työympäristöstrategian, joka palvelee or- ganisaation toimintaa mutta toimii myös rakennushankkeen toteutuksen pohjana. Onnistumista mitataan muutosten valmistuttua. Työympäristökehittämisen prosessi pähkinänkuoressa. Päivi Hietanen, 2008. 2. Analyysi- vaihe 3. Kehittä- misvaihe 5. Jälki- arviointi ”POE” 4. Toteutus- vaihe 6. Työ- ympäristön johtaminen 1. Määrittely- vaihe Kehittämisen tavoitetilan ja reunaehtojen määrittely yhteistyössä johdon kanssa Työympäristön nykytilanteen analyysi; Øorganisaatio Øtoiminta, prosessit Øtilat ØICT Øpalvelut Uusien mal- lien ja ratkai- sujen kehit- täminen hen- kilöstöä osal- listaen ØTyöympä- ristöstrategia Toteutus- suunnittelu, rakentaminen, väistötilat ja muutto Muutosjohta- misen tuki- toimenpiteet organisaatiolle Onnistumisen arviointi, mit- taaminen ja korjaavat toi- menpiteet ½ vuotta – vuosi muutos- ta Työympäristön jatkuva seu- ranta, kehit- täminen ja muutostilan- teiden hallinta monialaisesti; HR+ICT+CRE +talous
  • 12. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 12/33 Koska lähestymistapa on moniulotteinen ja monitieteinen, edellyttää se tekijöiltään moni- osaamista ja useiden eri osaamisalueiden yhteistyötä. Konsulttitiimissä työskenteleekin ti- lasuunnittelijoiden ohella myös muiden alojen ammattilaisia, kuten strategeja, liikkeenjoh- don konsultteja, organisaationkehittäjiä sekä muutosjohtamisen ja ”brandingin” ammatti- laisia. Työskentely edellyttää myös asiakkaan puolelta eri osaamisalueiden ja yksiköiden yhteistyötä yli organisaatiorajojen: henkilöstöhallinnon, ICT:n ja tilafunktion ohella työs- kentelyyn osallistuu usein talouden ja viestinnän osaajia. Johdon rooli on keskeinen. Useimmiten kehittämisprosessiin kytketään myös asiakasorganisaation omat asiakkaat ja sidosryhmät. Käsittelen seuraavassa työympäristökehittämisen tyypillisimpiä elementtejä ja työkaluja sekä näiden kytköstä ympäristökysymyksiin. 3.2 Paljonko tilaa organisaatio tarvitsee? 3.2.1 Tilankäytön tehokkuus Organisaation tarvitsemaa tilamäärää voidaan lähestyä tilatehokkuuden, talouden ja käyt- töasteiden kautta. Yksi tyypillisimmistä tunnusluvuista, myös työympäristökehittämisessä, on tilankäytön tehokkuusluku htm2/henkilö. Tehokkuusluku tarkoittaa organisaation käytössä olevaa tilamäärää jaettuna henkilömää- rällä. Luku lasketaan käyttäen huoneistoalaa. Huoneistoalalla1 tarkoitetaan pinta-alaa, jo- ka sisältää kaikki huoneiston tilat mukaan lukien esimerkiksi käytävät, aputilat sekä kevyi- den väliseinien pinta-ala, mutta ei ulkoseiniä eikä rakennuksen kantavia osia (RT 12- 10277). Huoneistoala ei myöskään sisällä kiinteistön yhteistiloja, kuten neuvottelu- ja ra- vintolatiloja, jotka voidaan haluttaessa "jyvittää" pinta-alaan. Tilatehokkuuslukujen laskeminen ja vertailu on helpointa toimistotilaa käyttävissä organi- saatioissa. Perinteisissä huonetoimistoissa valtiosektorilla tehokkuusluku on tyypillisesti 30-35 htm2/hlö. Valtiovarainministeriön vuonna 2005 julkistamassa Valtion toimitilastrate- giassa on asetettu toimistotilan suositustehokkuudeksi 25 htm2/hlö (Valtion toimitilastra- tegia, VM 16.11.2005). Yksityisellä puolella vastaavat luvut ovat usein alle 20 htm2/hlö, muutamissa mobiiliorganisaatioissa jopa 15-16 htm2/hlö. Perustellusti voidaankin kysyä, miksi valtiolla tarvitaan toimistotyöhön merkittävästi enemmän tilaa kuin yksityisellä sektorilla. Esimerkiksi Isossa-Britanniassa on laadittu val- tion toimistotilojen uudis- ja peruskorjaushankkeisiin tilastandardit ja tehokkuustavoitteet, joiden toteutumista ohjataan ja seurataan, ja standardeista poikkeamiseen täytyy olla vahvat perusteet (Hardy, 2008, s.44). 1 "Huoneistoala on ala, jota rajaavat toisaalta huoneistoa ympäröivien seinien, toisaalta huoneiston sisällä olevien kantavien ja muiden koko rakennukselle välttämättömien rakennusosien huoneiston puoleiset pinnat." RT 12-10277, Rakennustieto
  • 13. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 13/33 Tavoiteltava tilamäärä ja tilatehokkuus voidaan arvioida myös talouden ja organisaation maksukyvyn kautta. Peruskorjaus- ja uudishankkeissa joudutaan yleensä tilojen laatuta- soa parannettaessa myös vuokraa nostamaan. Mikäli organisaatio ei voi tai halua kasvat- taa tilakustannuksiaan, on tilankäyttöä tehostettava. Jakamalla haluttu kokonaisvuokra tu- levalla neliövuokralla voidaan laskea se neliömäärä, johon organisaatiolla "on varaa", ja tunnistaa näin myös vapautettavan tilan määrä. Logiikka on siis se, että samalla rahalla saadaan vähemmän, mutta laadukkaampaa tilaa. Talouden reunaehdoista johtuvat tilan- käytön tehostamispaineet ovatkin selvästi yleistyneet Senaatti-kiinteistöjen hankkeissa. Senaatti-kiinteistöjen toteuttamissa työympäristön kehittämisprojekteissa tilatehokkuus on tyypillisesti parantunut toimistopuolella 30-35:stä 22-23 htm2:öön/hlö. Prosessissa on yleensä siirrytty perinteisestä huonetoimistosta avoimempaan ja yhteisöllisempään ”moni- tilaympäristöön”, jossa jokaisella työntekijällä on edelleen oma työpiste, muttei välttämättä enää omaa huonetta. Tilankäytön tehostamisella on suora vaikutus toimitilojen aiheutta- maan ympäristökuormitukseen ja sitä kautta organisaation hiilijalanjälkeen. ESIMERKKI: Teoreettinen laskelma tilankäytön tehostamisen vaikutuksesta toimitilojen hiilijalanjälkeen. Laskelmassa verrattain energiatehokkaassa toimistorakennuksessa toi- miva organisaatio tehostaa tilankäyttöään 35 htm2:sta Valtion toimitilastrategian tavoit- teeseen 25 htm2/hlö. Jokaisella työntekijällä on edelleen henkilökohtainen työpiste. Las- kelman luvut ovat yhden vuoden arvoja. CASE 1: 35 htm2/työpiste CASE 2: 25 htm2/työpiste Lämpöenergia yhteensä, kWh/tp 3000 2250 Sähköenergia yhteensä, kWh/tp 1600 1220 - työpistesähkö, kWh/tp 100 100 - ATK-verkko, serverit, kWh/tp 100 80 - tulostimet, kopiointi, kWh/tp 100 80 - ilmastointi, kWh/tp 350 260 - jäähdytys, kWh/tp 250 200 - valaistus, kWh/tp 700 500 Hiilidioksidipäästöt, lämpöenergia, kg/tp 660 495 Hiilidioksidipäästöt, sähköenergia, kg/tp 1120 855 Hiilidioksidipäästöt, yhteensä, kg/tp 1780 1350
  • 14. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 14/33 Laskelma osoittaa, että jos organisaatio tehostaa tilankäyttöään kolmanneksella (29%), pienenee toimitilojen aiheuttama hiilijalanjälki lähes samassa suhteessa (24%) eli tässä tapauksessa 430 kg/hlö. Sadan hengen organisaatiossa tämä tarkoittaisi jo kymmenien tuhansien hiilikilojen pienennystä vuositasolla. Kiinteistön yleiset tilat, ulkovalaistus ja tur- vajärjestelmät eivät ole mukana laskelmassa; näiden aiheuttamat päästöt/hlö pienenevät myös. Vedenkulutuksen arvioidaan pysyvän samalla tasolla. Mikäli henkeä kohden vä- hentyvien rakenteiden vaikutus päästöihin otetaan lisäksi huomioon, vuotuisten hiilidioksi- dipäästöjen ero kasvaa noin 500 kilogrammaan/henkilö. Tämä vastaa noin 4000 km:n vuotuista ajoa pienehköllä henkilöautolla. Laskelmassa on käytetty sähköenergialle mar- ginaaliperusteista päästökerrointa 700 g/kWh ja lämpöenergialle yhteistuotannon kerroin- ta 220 g/kWh (Motiva 1.7.2003). Laskelma Juha Muttilainen/Senaatti-kiinteistöt, 23.4.2009. Organisaatioissa, joiden toiminta on monimuotoista ja käytössä on paljon erityistiloja - ku- ten oppilaitoksissa, kulttuuri- ja tutkimuslaitoksissa tai vaikkapa vankiloissa - on tilatehok- kuuden arviointi, mittaaminen ja vertailu huomattavasti vaikeampaa. Neliöiden määrä ei myöskään kerro koko totuutta tilankäytöstä, vaan tilankäytön tehokkuutta tulisi arvioida myös käyttöasteiden kautta. 3.2.2 Tilojen käyttöasteet Termillä käyttöaste on markkinoilla monta tulkintaa ja sisältöä. Kiinteistöliiketoiminnassa vajaakäyttöasteella tarkoitetaan sitä prosentuaalista osuutta tiloista markkinoilla tai kiin- teistönomistajan salkussa, joka on vapaana. Tilaa käyttävät asiakkaat taas usein mieltä- vät tilojen käyttöasteen tarkoittavan sitä, onko jokainen työhuone "miehitetty". Työympä- ristökehittämisessä käyttöasteella tarkoitetaan yleensä sitä aikaa, jonka tila on työpäivän kahdeksasta tunnista käytössä eli varattu. Tilojen ja työpisteiden käyttöasteita voidaan arvioida usealla tavalla: itsearvioinnilla, tilava- rausjärjestelmän tietojen pohjalta tai työntekijöiden henkilökohtaisten kalenterimerkintöjen avulla. Tilavarausjärjestelmän tarkastelussa on kuitenkin se ongelma, ettei varaustieto paljasta tilan täyttöastetta - montako henkeä tilassa on ollut, ts. onko tila oikean kokoinen ajateltuun käyttöön - eikä sitä, onko varaus todella toteutunut. Myöskään itsearviointi ei ole osoittautunut luotettavaksi menetelmäksi. Siksi työympäristökehittämisessä suosi- taankin paikan päällä tehtävää havainnointia, ns. tilankäyttötutkimusta, jossa tilankäyttöä havainnoidaan esimerkiksi kolme kertaa päivässä 1-2 viikon ajan. Havainnointi tehdään joko kaikissa tiloissa tai esimerkkialueilla organisaatiolle tyypillisenä ajankohtana, ja tulok- sista rajataan pois poikkeustilanteet ja sairaana ja lomalla olleet henkilöt. Käyttöaste tar- koittaa siis sitä prosenttiosuutta havainnoista, jolloin joku on fyysisesti ollut tilassa. Tilankäyttötutkimuksia on tehty laajasti niin yksityisellä kuin julkisella sektorillakin. Liikku- vuuden ja vuorovaikutuksen lisääntyminen organisaatioissa näkyy siten, että työpisteiden käyttöasteet laskevat: mittausten mukaan tietotyöläinen viettää työpäivästään omassa työpisteessään keskimäärin 40% työajastaan, mutta arvioi itse olevansa paikalla 70-80% ajasta. Käyttöasteet vaihtelevat kuitenkin toiminnoittain – esimerkiksi talousosastoilla liik-
  • 15. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 15/33 kuvuus on tyypillisesti muita yksiköitä vähäisempää ja työpisteiden käyttöasteet siksi ver- rattain korkeita. Tutkimukset siis osoittavat, että työtä tehdään jo uusilla tavoilla, mutta asiaa ei ole välttämättä tiedostettu, saatikka että sitä osattaisiin organisaatioissa tukea. 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % 8:00 9:40 11:20 13:00 14:40 16:20 Empty Unoccupied Not obtainable Pausing Collaboration Individual work Lähde: OPH Tilankäytöntutkimus huhtikuu 2006 TOIMINNAN MÄÄRITTÄMINEN Tulokset vain ydinpäivältä STRATEGIALÄHTÖINEN TYÖYMPÄRISTÖN KEHITTÄMINEN© Copyright DEGW. All rights reserved 36 % 43 % 4 % 5 % 14 % 15 % 45 % 37 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Keskiarvo Maksimi tilankäyttö Poissa Väliaikaisesti poissa Paussi Yhteistyö Yksilötyö Ydinpäivä Työntekijän oma arvio Työhuoneiden käyttöasteet ESIMERKKI 1: Opetushallituksen tilankäyttötutkimus osoitti, että työhuoneiden käyttöaste on keskimäärin 40%, ja OPH:n 300 työhuoneesta on jatkuvasti kolmannes tyhjillään. Henkilöstökyselyn mukaan työntekijät arvioivat kuitenkin itse viettävänsä huoneessaan edelleen valtaosan, 75% työajastaan. Muokattu lähteestä ”OPH:n työympäristöraportti, Työhuoneiden käyttöasteet, DEGW 2006”. 3.2.2009 Aalto-YO Kumpulainen, Kuopion Savilahden kampusvisio12 Toimisto- ja laboratoriotilojen käyttöasteet Toimistotilat keskimäärin 48 % 29 % 23 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Poissa käytöstä Väliaikaisesti tyhjä Käytössä Laboratoriot keskimäärin 10 % 28 % 63 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Haastattelut Työpajat Visioseminaari Visioraportti Ohjausryhmätyöskentely Julkistus Tilankäyttö- tutkimus – toi mijat eri kseen – toi mijat yhdess ä ESIMERKKI 2: Kuopion yliopistossa kuudella esimerkkialueella tehty tilankäyttötutkimus osoitti toimistotilojen käyttöasteiksi 35-75 % toiminnosta riippuen. Laboratoriotilojen käyt- töasteet olivat keskimäärin 10%: joissakin tiloissa ei havaittu viikon aikana toimintaa lain- kaan. Laboratorioissa piileekin merkittävä tehostamispotentiaali ja mahdollisuus yhteis- käyttöön. Muokattu lähteestä: Kuopion Savilahden kampusvisio, Pöyry Evata 2008.
  • 16. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 16/33 3.2.3 Tilavarausjärjestelmän analyysi Tilojen käytön tehokkuuteen liittyy keskeisesti myös tilavarausjärjestelmän käyttö. Sibe- lius-Akatemiassa tehtiin työympäristön kehittämisprojektin yhteydessä ”TIMMI”- tutkimus, jossa tarkasteltiin tilavarausjärjestelmän toimivuutta havainnoimalla tilojen käyttöä esi- merkkialueella päivän ajan, kerran tunnissa klo 9-19. Tulokset paljastavat, että vain noin puolet tilavarauksista on toteutunut: tiloja on tyhjillään, tavaroilla varattuna tai toisen hen- kilön käytössä. Akatemiassa koettua tilanahtautta ja harjoitustilojen puutetta voitaisiin siis helpottaa kehittämällä itse järjestelmää ja motivoimalla käyttäjiä perumaan tilavarauksen- sa ajoissa. Sibelius-Akatemian TIMMI-tutkimus. Evata Finland Oy, 2005. 3.2.4 Turhan uudisrakentamisen välttäminen Työympäristökehittämistä voidaan hyödyntää niin peruskorjaus- ja uudishankkeissa kuin tilanteissa, joissa suunnitellaan laajennusta nykyisiin tiloihin. Ennen kuin uutta aletaan ra- kentaa, pitäisi olemassa oleva tilakanta analysoida ja tunnistaa siihen liittyvät kehittämis- ja tehostamismahdollisuudet. Usein laajentamistarve perustuu ahtauden kokemukseen nykyisissä tiloissa, mikä taas usein johtuu vanhanaikaisista tai joustamattomista tilaratkai- suista tai tilan käytön tavoista, jotka eivät tue vuorovaikutusta ja uusia työn teon muotoja. Useat työympäristöanalyysit ovatkin osoittaneet merkittävän potentiaalin käyttää olemas- sa olevaa tilaa älykkäämmin ja tuottavammin. Senaatti-kiinteistöjen projekteissa on työ- ympäristökehittämisen prosessilla onnistuttu pienentämään rakennettavan uudistilan määrää ja välttämään jopa kokonaisia uudishankkeita. Lähestymistapaa on hyödynnetty 1 W T Workplace Transformation - TIMMI-tutkimus 6.2.2009 TILOJEN KÄYTTÖ % TIMMI-TILOJEN KÄYTTÖ, havaintopäivä torstai 17.3.2005 klo 9.00-19.00 26% 34% 25% 5% 19% 19% 10% 19% 19% 12% 7% 3% 46% 5% 19% 2% 16% 15% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% P-TALO R-TALO T-TALO TALOT HAVAINTOJEN OSUUDET varaus toteutunut eri henkilö /OSASTO kuin varauksessa ei varausta, mutta käytössä tila varattu tavaroilla ei varausta, tila tyhjä tilassa varaus, mutta tila on tyhjä
  • 17. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 17/33 myös tilanteissa, joissa tilankäyttöä on täytynyt tehostaa hankkeen pitämiseksi asetetussa kustannusraamissa. Mikäli uudisrakentamiseen kuitenkin päädytään, voidaan kehittämispainotteisella ja osal- listavalla prosessilla tuottaa aikaisempaa innovatiivisempi, toimivampi ja tehokkaampi ti- laohjelma - nykytilanteen monistamisen sijaan. ESIMERKKI: Lappeenrannan Teknillisessä Yliopistossa tehty analyysi osoitti, ettei todel- lista tarvetta 8200 brm2 uudisosalle ole, vaan tilankäyttöä kehittämällä voitaisiin kampuk- selta päinvastoin vapauttaa tilaa tuhansia neliöitä. Varsinainen ongelma on kampuksen logistisesti hankala ”hirvensarvirakenne”, jota voitaisiin parantaa luomalla yliopistolle uusi toiminnallinen ”sydän” ja yhdistämällä rakennussiivet toisiinsa pienimuotoisella lisäraken- tamisella. Respace Oy 2008. ESIMERKKI 2: Työympäristökehittämistä voidaan hyödyntää myös toimipisteverkon suunnittelussa. Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulussa tunnistettiin olemassa olevassa tilakannassa merkittävä tehostamispotentiaali. Haahtela Kehitys Oy:n tilojen käyttöastei- siin perustuvan ”WorkplacePlanning” –työkalun avulla toiminnot keskitettiin yhdeksästä toimipisteestä Joensuuhun neljälle kampukselle, ja tilojen käyttöasteet uudelleen määritte- lemällä tilaa vapautettiin peräti 10 000 htm2, 25 %. Nämä tilasäästöt tuovat organisaatiol-
  • 18. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 18/33 le 1 MEUR vuosisäästöt tilakustannuksissa. Kuva: PKAMK Joensuun toimipisteet, muo- kattu lähteestä: www.pkamk.fi/kartat/kartta_joensuu.htm. 3.3 Millaista tilaa organisaatio tarvitsee? Optimaalisen tilakonseptin määrittely tarkoittaa paitsi määrää myös laatua. Millainen tilako- konaisuus on organisaatiolle tuottavin? Työympäristökehittämisen prosessissa kysymystä lähestytään useista näkökulmista erilaisten työkalujen avulla, organisaation strategiaa ja toimintaa ymmärtämällä. Toimintaan ja teknologiaan kohdistuvilla kehittämistoimenpiteillä on luonnollisesti vaikutusta myös tilan määrään. 3.3.1 Työympäristön kitkatekijöiden tunnistaminen ja poistaminen Kaikissa työympäristöissä on tunnistettavissa ongelmakohtia, ”kitkaa”, joka haittaa toimin- taa ja henkilöstön suorituskykyä, mutta kuormittaa turhaan myös ympäristöä. Kitka voi liit- tyä tiloihin, toimintaan, tietoteknologiaan tai esimerkiksi ilmapiiriin. Hyvin usein kitka liittyy tiedonkulkuun ja tiedon löytymiseen, toimintojen sijaintiin ja vuorovaikutusta tukevien tilo- jen puutteeseen. Kitkaa voidaan tunnistaa haastatteluin, työympäristökyselyllä tai havain- noimalla toimintaa ja tilan käyttöä. Tiloissa tehtävä havainnointi voi tuoda läpinäkyväksi ti- laratkaisusta johtuvia kummallisiakin toimintamalleja, joita pidetään organisaatiossa jo niin itsestään selvinä, ettei niitä tunnisteta tai osata kyseenalaistaa.
  • 19. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 19/33 Kitkalle ja sen poistamiselle voidaan myös antaa "hintalappu". Työpajoissa tai henkilöstö- kyselyn avulla voidaan tunnistaa työympäristön kitkatekijät ja arvioida kitkaan kuluva aika ennen ja jälkeen muutosten. Näin syntyvät "säästöt" voidaan laskea henkilöstön keskipal- kan avulla. ESIMERKKI: Lappeenrannan teknillisessä yliopistossa tehty analyysi osoitti, että laborato- rioissa säilytetään vanhoja laitteita ja lahjaksi saatuja koneita, joista osaa ei ole käytetty koskaan. Tilaa voitaisiinkin vapauttaa muuhun käyttöön pelkästään siivoamalla labroista turha romu pois. 3.3.2 Toimintojen sijainti Yksi tyypillisimmistä tiloihin liittyvistä kitkatekijöistä on toimintojen sijainti. Hyvin usein toi- minnot, yksiköt ja tiimit ovat ajan mittaan ajautuneet tiloissa erilleen toisistaan, mikä hait- taa jokapäiväistä toimintaa ja tiedonkulkua. Hajanaisuus voidaan paljastaa kuvaamalla toiminnot värikentin pohjapiirrokseen. Toimintojen optimaalista sijoittumista tilaan voidaan lähestyä yhteystarveanalyysin kautta kuvaamalla ”avaruuteen” yksiköiden väliset yhteys- tarpeet tai toimintojen ja tilojen väliset kytkökset (kansikuva, Evata Finland Oy). Yhteystarvetarkastelun pohjaksi voidaan ottaa sisäinen vuorovaikutus, prosessit, asia- kaspalvelu, eri osaamisalueiden välinen yhteistyö tai oppiminen. Useimmiten tilaan sijoitu- taan funktioittain tai prosessien mukaisesti, mutta analyysi voi tuottaa myös "virallisesta organisaatiosta" poikkeavan tiimiytymismallin, jolla voidaan tukea esimerkiksi organisaa- tiorajat ylittävää vuorovaikutusta. Yhteystarvekaavio voidaan laatia haastattelemalla tai verkostonanalyysimenetelmää käyt- täen, esimerkiksi osana nettikyselyä. Sijoittamalla toiminnot tilaan tärkeimpien yhteystar- peiden pohjalta irrottaudutaan status-kysymyksistä ja henkilökohtaisista mieltymyksistä; tavoitteena on tehostaa toimintaa ja prosesseja, parantaa vuorovaikutusta ja tiedonkulkua haluttujen ryhmien välillä ja minimoida henkilöstön turha liikkuminen tiloissa. Toimintojen optimaalisella sijoittamisella on välillinen vaikutus myös ympäristökysymyksiin, toiminnan tehostumisen ja kitkan poistamisen kautta. 3.3.3 Resurssien yhteiskäyttö Työympäristökehittämisellä pyritään aina myös organisaation resurssien älykkääseen käyttöön. Tyypillinen tavoite on yhteiskäytön lisääminen, jota voidaan tavoitella liittyen niin tiloihin, laitteisiin ja välineisiin, työpisteisiin, säilytystiloihin, autopaikkoihin kuin henkilöre- sursseihinkin. Tilojen ja laitteiden käyttöastetta voidaan parantaa myös vuokraamalla niitä ulkopuolisille; erityisesti oppilaitoksissa ”kolmas lukukausi” eli kesäkausi on tässä mahdol- lisuus. Työympäristökehittäminen voi johtaa myös jonkin toiminnon tai tilan ulkoistami- seen: organisaation harvoin tarvitsema palvelu, tila tai laite voi olla edullisempaa ostaa tai vuokrata markkinoilta vain silloin kun sitä tarvitaan.
  • 20. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 20/33 Isojen kokoontumistilojen, kuten auditorioiden ja kokous- ja ravintolatilojen ohella pyritään tyypillisesti lisäämään kalliiden laitteiden ja erityistilojen, kuten laboratorioiden ja puhdasti- lojen yhteiskäyttöä. Yksikkökohtaisten kahvihuoneiden ja eväskeittiöiden sijaan suositaan isoja, kerroskohtaisia ja monikäyttöisiä taukotiloja. Taukotilojen ja vesipisteiden keskittä- minen parantaa tilojen muunneltavuutta, mutta näillä ”keitailla” on vaikutus myös organi- saatiokulttuuriin: niillä tuetaan ihmisten kohtaamista, "törmäämistä" ja vuorovaikutusta yli organisaatiorajojen. Paitsi työhuoneita myös työpisteitä voidaan käyttää yhteisesti. Liikkuville työntekijöille voi- daan osoittaa yhteinen työskentelyalue, jossa ei ole enää omia nimikoituja työpisteitä: työpaikalle tullessaan työntekijä valitsee sillä hetkellä vapaana olevan tilan tai työpisteen, ja tavarat kulkevat mukana henkilökohtaisessa säilyttimessä. Valtiolla näitä "mobiilitoimis- toja" tai "hotdesking" –ratkaisuja ei tosin ole vielä ole toteutettu. Paperin ja dokumenttien säilytyksestä pyritään tiimikohtaisiin arkisto- ja kirjastopisteisiin tai pääosin sähköiseen tiedonhallintaan. Henkilökohtaisten tulostimien ja faksien sijaan yhteiskäyttöiset – ja usein korkeatasoisemmat - monitoimilaitteet keskitetään erillisiin kopiohuoneisiin. Jopa niinkin yksinkertainen asia kuin vaatesäilytyksen keskittäminen ja omista vaatekaapeista luopu- minen on tullut asiakasprojekteissa esille. Resurssien yhteiskäyttö tuo tuottavuus- ja taloudellisia hyötyjä mutta vähentää myös ym- päristön kuormitusta tila-, kaluste- ja laitesäästöjen kautta. Yhteiskäyttö edellyttää kuiten- kin työympäristön näkemistä yhteisenä resurssina ja asenteiden, arvojen ja toimintatapo- jen muutosta - luopumista ”omasta ja henkilökohtaisesta” yhteiseksi hyväksi. ESIMERKKI: Sibelius-akatemian opettajanhuonekonsepti. Sibelius-akatemian tilankäyttö- tutkimus osoitti musiikinopettajien omien työhuoneiden ja yhteisten taukotilojen käyttöas- teet alhaisiksi. Työympäristön kehittämisprojektissa opettajille kehitettiin omien työhuo-
  • 21. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 21/33 neiden sijaan uudenlainen opettajanhuonekonsepti, joka muodostuu hierarkialtaan erilai- sista tilavyöhykkeistä ja yhteiskäyttöisistä tiloista. Konseptilla pyritään tukemaan henkilös- tön vuorovaikutusta ja muuttuvan opetustyön eri vaiheita ja tarpeita. Yhteiskäyttöinen tila palvelee myös aikaisempaa suurempaa joukkoa opettajia. Opettajanhuonekonseptin luonnos, Evata Finland Oy 2007. Musiikkitalon pääsuunnittelu LPR Arkkitehdit. 3.3.4 Työprofilointi Yksi keskeinen näkökulma työympäristökehittämisessä on se, että organisaatioyksiköiden työ on luonteeltaan erilaista. Esimerkiksi markkinointitiimin työ ja tavoitteet poikkeavat paljonkin henkilöstöhallinnon työstä. Organisaatioista voidaan tunnistaa myös, yksiköistä riippumatta, erilaisia työprofiileja. Profiloinnin pohjaksi voidaan ottaa henkilöstön sisäinen ja ulkoinen liikkuvuus - esimerkiksi ”toimistolla – kampusmobiili – mobiili” - mutta liikku- vuuden ohella voidaan tarkastella myös vuorovaikutuksen ja keskittymistä vaativan työn määrää sekä kommunikaatiotapoja ja -välineitä. Koska eri toiminnot ja työprofiilit työskentelevät eri tavoin, ovat myös niiden tarpeet liittyen tiloihin, teknologiaan ja palveluihin erilaiset. Tästä voidaankin vetää se johtopäätös, ettei- vät yksipuoliset, ”puhtaaksiviljellyt” ratkaisut tue optimaalisesti organisaatioiden tarpeita: tiloilta edellytetään monimuotoisuutta, mutta ratkaisut tulisi myös räätälöidä eri toimintojen tarpeisiin. Työprofiililähtöinen ajattelu irrottaa tilasuunnittelun hierarkkisista ja statukseen pohjautuvista tilankäytön tavoista: tavoitteena on tukea yksilön, mutta myös organisaation suorituskykyä. Organisaation näkökulmasta kyse on myös tilankäytön optimoinnista. Haaste on se, että työprofilointi johtaa usein totutusta hyvinkin poikkeavaan tai henkilös- tön mielestä epätasa-arvoiseen lopputulokseen – yksi saa työn luonteensa perusteella oman huoneen, mutta toinen ei. Lähestymistapa on radikaali ja edellyttääkin paitsi työn luonteen ymmärtämistä myös muutosjohtamisen toimenpiteitä, kuten johdon toimimista esimerkkinä. Työprofiloinnissa hyödynnetään useita erilaisia työkaluja: työympäristökyselyä, tilankäyt- tötutkimusta, haastatteluja ja työpajatyöskentelyä. 3.3.5 Toiminnan ja prosessien kehittäminen Tila vaikuttaa organisaation toimintaan, ja toiminta tilaan. Koska työympäristökehittämi- sessä tarkastellaan tilojen ja toiminnan välistä yhteyttä, analysoidaan ja kehitetään projek- teissa useimmiten myös organisaation toimintamalleja. Minimissään tämä voi tarkoittaa uuden tilaratkaisun käyttöönoton tukemista, laajimmillaan organisaation- tai prosessikehit- tämistä. Toimitilojen kehittäminen tulisi myös kytkeä organisaatiossa jo käynnissä oleviin toiminnan kehittämis- ja laatuhankkeisiin, koska useimmilla niistä on myös tilakytkös. Tilalla voidaan tukea strategian jalkauttamista ja haluttua toiminnan muutosta. Työympä- ristökehittämisen tavoitteeksi asetetaankin usein eri toimintojen välisen synergian tukemi-
  • 22. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 22/33 nen, tiedonkulun ja henkilöstön vuorovaikutuksen parantaminen tai asiakaspalvelun laa- dun parantaminen. Yhteistyön lisäämisellä pyritään tehostamaan toimintaa ja organisaati- on uusiutumiskykyä - tukemaan innovaatioiden syntymistä ja organisaation kilpailukykyä. Tilalla voidaan tukea myös osaamisen jakamista ja "hiljaisen tiedon" siirtymistä organisaa- tiossa: siten toimitilojen kehittäminen kytkeytyy tiedon ja osaamisen johtamiseen ja esi- merkiksi mentorointikäytäntöihin. Valtaosa projekteista niin yksityisellä kuin julkisellakin sektorilla on läpiviety 1- ja 2-tasoilla ("tilankäytön tehostaminen" ja ”linjaaminen”). Näissä projekteissa organisaation tavoitteet ja työprosessit tunnistetaan, ja työympäristö "päivitetään" vastaamaan niitä. Tällöin tilarat- kaisulla mahdollistetaan toiminnan kehittyminen haluttuun suuntaan ja tuetaan uudenlai- sen kulttuurin syntymistä. Projektiin voidaan haluttaessa kytkeä myös organisaatiokehit- tämistä, kuten työyhteisövalmennusta tai johtamisen kehittämistä. Myös prosesseja voi- daan analysoida ja kehittää, ja luoda jopa kokonaan uusi toimintamalli ja sitä tukeva työ- ympäristöratkaisu. Yksi esimerkki tästä ”muodonmuutoksesta” (transformation) on uuden- laisen asiakaspalvelumallin ja sitä tukevan tilaratkaisun kehittäminen. Näitä "kolmostason" projekteja on kuitenkin markkinoilla vielä vähän. Prosessikehittäminen tähtää "hukan ja hävikin" poistamiseen, toiminnan laadun paranta- miseen ja taloudellisiin säästöihin (Lehtipuu 16.4.2009). Tavoitteena voi olla myös palve- lun tuotteistaminen. Prosessikehittämisellä on kytkös myös innovaatioihin: työskentely voi tuottaa uuden tuotteen tai prosessi-innovaation, jonka hyödyt esimerkiksi ympäristönäkö- kulmasta voivat olla merkittävät. Toiminnan ja prosessien kehittämisen ympäristövaiku- tuksia ei ole kuitenkaan juurikaan tutkittu tai mitattu. Ympäristövaikutukset voivat joissain tapauksissa olla suoria (esimerkiksi jätehuollon prosessi), mutta tietotyöorganisaatioissa ympäristövaikutusten voidaan arvioida olevan pääasiassa välillisiä: toiminnan tehostumi- nen, kitkan vähentäminen, työtyytyväisyys, neliöiden ”uudelleenallokointi” ja tilasäästöt. (Haastattelu Petri Lehtipuu ja Jari Salo, 16.4.2009).
  • 23. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 23/33 ESIMERKKI: Etelä-Karjalan verotoimistossa Lappeenrannassa merkittäväksi kitkatekijäksi tunnistettiin asiakkaiden vastaanotto virkailijoiden omissa työhuoneissa. Kehittämisprojek- tissa asiakaspalvelu keskitettiin omalle vyöhykkeelleen yhteiskäyttöisiin huoneisiin, ja uut- ta asiakaspalveluprosessia ja huoneiden varustelua tutkittiin 3D-mallin avulla. Asiakaspal- velun laatu on tutkimusten mukaan parantunut, mutta ratkaisu mahdollisti myös aikaisem- paa yhteisöllisemmän ”monitilatoimiston” luomisen taustatoiminnoille ja 400 htm2 tilasääs- töt. 3D-malli: Hakanen-Yläoutinen Arkkitehdit, 2005. 3.3.6 Muunneltavuus ESIMERKKI: Organisaatio X työskentelee huonetoimistossa, jossa kaikilla työntekijöillä on työtehtävästä ja työn luonteesta riippumatta oma työhuone. Henkilömäärän kasvaessa on taukotilat ja kopiohuoneet otettu työpistekäyttöön, eikä "puskuritilaa" enää ole. Vuoro- vaikutusta tukevista tiloista on pulaa, ja toimistolaitteet on jouduttu sijoittamaan käytäville, mikä on paitsi toiminnallinen ja esteettinen haitta myös turvallisuusriski. Osa työntekijöistä on työskennellyt samassa työhuoneessa vuosikaudet ja on haluton muuttamaan. Johto valittaa, että tilat ovat ahtaat ja joustamattomat, ja pieniäkin toiminnan muutoksia on vai- kea toteuttaa. Koska organisaatioiden toiminta on jatkuvassa muutoksessa, edellytetään tiloilta muun- neltavuutta aikaisempaa enemmän. Muutostilanteiden ja muuttojen toteuttaminen nope- asti ja joustavasti on myös elinehto useille yrityksille. Muunneltavuuteen liittyy kolme kes- keistä tekijää: 1. Rakennustekninen muuntojoustavuus 2. Työympäristön monimuotoisuus 3. Organisaation muutosvalmius Työympäristökehittämisen projektissa tutkitaan sekä rakennuksen muuntojoustavuus (kiinteistönomistajan näkökulma) että käyttöjoustavuus (käyttäjien näkökulma) (Saari, 2001, s.15-17). Tyypillisesti kuvataan rakennuksen huoneistoitettavuus (ts. kuinka mo- neen huoneistoon rakennus on jaettavissa), millaisia työympäristöratkaisuja rakennus mahdollistaa, mikä on maksimityöpistetehokkuus eri vaihtoehdoissa ja miten tilat jousta- vat muutostilanteissa. Huoneistoitettavuuden ohella kuvataan erilaiset tilavyöhykkeet, ra- kennuksen kiinteät ja liikuteltavat elementit sekä huoneistojen mitoitus ja kalustettavuus. Myös teknisten järjestelmien ja ratkaisujen tulee joustaa ja mahdollistaa erilaisia työympä- ristöratkaisuja – niin ikään kalustuksen tulisi olla mahdollisimman vaivattomasti muunnel- tavissa ja liikuteltavissa tilanteiden muuttuessa. Muunneltavuuteen liittyy oleellisesti myös kysymys tilakonseptin monimuotoisuudesta. Esimerkiksi perinteinen huonetoimisto on hyvin joustamaton – kun jokainen työhuone on varattu, ei puskuritilaa kasvutilanteessa ole. ”Käyttöjoustavuutta” tulisikin tukea lisäämällä työympäristön monimuotoisuutta eri kokoisin ja –luonteisin tiloin erilaisiin tarkoituksiin.
  • 24. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 24/33 Perinteisten toimistotyyppien – huonetoimisto, avotoimisto ja kombitoimisto – rinnalle on syntynyt uusi käsite, ”monitilaympäristö”, joka perustuu ajatukseen erilaisten työprofii- lien, työn teon vaiheiden ja -moodien tukemisesta erilaisilla tilatyypeillä ja kalusteratkai- suilla. Yksilöllä on siis käytettävissään monimuotoinen tilapaletti, josta hän valitsee työ- päivän aikana kutakin työvaihetta parhaiten tukevan tilan – äärimmillään tämä voi tarkoit- taa sitä, ettei henkilökohtaisia työpisteitä ole lainkaan. Sisäinen liikkuvuus mahdollistetaan mobiiliteknologian avulla. Monitilaympäristössä pyritään varmistamaan myös keskittymistä vaativa työ ja tarve yksityisyyteen, mikä on tunnistettu haasteeksi jopa huonetoimistoissa (Vartiainen, 2007). Tällaista ”monitila-ajattelua” voidaan soveltaa kaikenlaisissa organi- saatioissa. Kolmas muunneltavuuteen liittyvä tekijä on organisaatiokulttuuri ja henkilöstön muutos- valmius. Tilanteet, joissa henkilöstö on työskennellyt samoissa työhuoneissa vuosia tai peräti vuosikymmeniä ovat organisaatiolle merkittävä kitkatekijä ja riski, koska pieniäkin toiminnan muutoksia voi olla vaikea läpiviedä. Organisaatiolle "ketteryys" on elinehto: tii- mejä pitää voida koota ja purkaa ja ihmisiä liikutella tarpeen mukaan aina toiminnan muut- tuessa. Muutosvalmiutta voidaan ylläpitää – johtamisen ja viestinnän ohella - jatkuvilla pienillä tilamuutoksilla, istumajärjestystä aina tarpeen mukaan päivittämällä tai isommilla muuttoprojekteilla muutaman vuoden välein. Myös uuden strategian tai organisaatiomuu- toksen tulisi aina näkyä myös fyysisessä ympäristössä – haluttua toiminnan muutosta tuli- si tukea myös tiloilla. Joustavien työympäristöratkaisujen luominen edellyttää siis sekä rakennusteknisten, "ti- lamoninaisuuden" että organisatoristen seikkojen huomioimista. Muutosten toteuttaminen joustavasti ja nopeasti ilman suuria rakentamistoimenpiteitä vähentää myös ympäristön kuormitusta. 3.3.7 Visuaalinen ilme Tila vaikuttaa meihin, halusimme tai emme. Siten ei ole myöskään samantekevää, minkä näköisissä ympäristöissä työskennellään. Jokainen tila viestii organisaation arvoista ja sii- tä, miten yritys suhtautuu henkilöstöönsä ja asiakkaisiinsa – tämä viesti voi olla sattuman- varainen tai tietoisesti rakennettu. Tila vaikuttaa myös työnantajaimagoon ja –kilpailu- kykyyn. Valtaosa tämän päivän yrityksistä ja organisaatioista työskentelee anonyymeissä, jopa mitäänsanomattomissa toimitiloissa. Ymmärrys toimitilojen visuaalisen ilmeen merkityk- sestä kuitenkin kasvaa. Tilalla ja työympäristön erilaisilla visuaalisilla symboleilla voidaan luoda erottuvuutta ja vahvistaa haluttua yrityskuvaa ja viestiä sekä sisäisesti että asiak- kaiden suuntaan. Osa ”brändiä” ja asiakaskokemusta on myös se, miten tilassa käyttäy- dytään ja miten asiakas kohdataan. Toimitiloilla voidaan tukea myös hyvien osaajien pi- tämistä ja uusien työntekijöiden rekrytointia. Tilan koettavuuden ja elämyksellisyyden ohella tulisi suunnitella koko "aistiympäristö" ja pyrkiä poistamaan työympäristöstä turhaa stressiä aiheuttavat tekijät.
  • 25. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 25/33 Työympäristökehittämisen projekteissa työskentelee arkkitehtien ja sisustussuunnittelijoi- den ohella usein myös ”brandingin” ammattilaisia, jolloin esteettiset valinnat johdetaan or- ganisaation arvoista ja strategiasta. Osallistavalla prosessilla voidaan yhteistyössä henki- löstön kanssa myös luoda työympäristöön merkityssisältöjä, jolloin tila otetaan ja koetaan oikeasti omaksi. Visuaalisen ilmeen vaikutusta ympäristön kuormitukseen ei ole juurikaan tutkittu. Jos ym- päristöasiat ovat yrityksen strategian keskiössä, voidaan visuaalisella konseptilla tukea näiden arvojen viestintää ja jalkautumista. Muutoin visuaalisen ilmeen ympäristövaikutus- ten voidaan arvioida olevan välillisiä, esimerkiksi uusrekrytoinnin helpottuminen. Viihtyisät toimitilat vaikuttavat henkilöstön työhyvinvointiin, ilmapiiriin ja tuottavuuteen – tehdyt mit- taukset osoittavat työtyytyväisyyden lisääntyneen ja sairaspoissaolojen vähentyneen. Työympäristö on kuitenkin niin moniulotteinen kokonaisuus, että tätä yhteyttä on vaikea osoittaa ja mitata aukottomasti (Haastattelu Kenny Hytönen, 16.4.2009). Hakaniemenranta 6 ennen ja jälkeen peruskorjauksen. "Ennen" –kuva Sakari Forsman. "Jälkeen"-kuva Jari Härkönen, 2009: Ajoneuvohallintokeskuksen tilat, pääsuunnittelu SARC Oy, sisustussuunnittelu Carola Rytsölä. 3.4 Tietoteknologia Jos teknologia yhdisti aikaisemmin toisiinsa paikkoja, yhdistää se nyt ihmisiä. Internet, mobiiliteknologia ja langattomat verkot mahdollistavat ajasta ja paikasta riippumattoman työskentelyn: yhteyden kollegoihin ja työnantajan verkkoon saa matkapuhelimen tai kan- nettavan tietokoneen välityksellä lähes mistä vain. "Ubiikki" tietoyhteiskunta tuo muka- naan lukuisia mahdollisuuksia mutta myös haasteita. Tietotyö siirtyy verkkoihin ja virtuaalisille alustoille mutta muuttuu myös monipaikkaisek- si, kun liikkuvuus, etätyö ja kotona tapahtuva työ lisääntyvät. dWork-tutkimushankkeen mukaan tietotyöläinen saattaa tehdä työtä jopa 30 eri fyysisessä paikassa (Vartiainen,
  • 26. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 26/33 2007). Koska langattomia verkkoja tarjoavat jo monet lentokentät, hotellit, kaupungit ja kahvilat, on myös julkisesta kaupunkitilasta tullut osa työteon näyttämöä. Organisaatioi- den pitäisikin tukea tätä jo tapahtunutta muutosta välineillä ja laitteilla mutta myös jousta- villa mobiili- ja etätyökonsepteilla sekä tarjoamalla laajakaistayhteydet työntekijöiden ko- teihin. Liikkuva työ asettaa myös haasteita niin johtamiselle, osaamisen jakamiselle, er- gonomialle ja työsuojelulle kuin tietoturvallekin. Liikkuva työ edellyttää myös työntekijän ja työnantajan välistä luottamusta, eikä työn tuloksellisuutta voida enää mitata kellokortilla (Kontrahti 4/2008, s. 24-27). Yksi liikkuvan työn kuormitustekijöistä on matkustaminen. Turhan matkustamisen välttä- minen pienentää kasvihuonekaasupäästöjä, mutta tukee myös työntekijän hyvinvointia ja jaksamista. Turhaa matkustamista voidaan välttää ottamalla käyttöön kehittyneitä vi- deoneuvottelulaitteita (Halo-room, Telepresence) – investointi maksaa itsensä nopeasti takaisin matkakuluissa ja työn tuottavuudessa (HS 8.3.2009, s.E2). Videoneuvottelusuosi- tus on nyt annettu myös valtiolle ja kunnille. Teknologia mahdollistaa myös "monipaikkaisen työympäristökonseptin" luomisen tie- toisesti, jos työnteon paikaksi voi sijainnistaan riippuen valita yrityksen sivutoimipisteen, etätyökeskuksen, toimistohotellin tai vaikkapa yliopiston kirjaston. Liikenteellisiin solmu- kohtiin, palvelujen yhteyteen ja asuinalueille voitaisiin rakentaa toimistohotelli-periaatteella toimivia etätyö- ja videoneuvottelupisteitä, joiden avulla voidaan myös tietoisesti pyrkiä verkottamaan osaajia; teknologia mahdollistaa siis uudenlaisia liiketoimintakonsepteja, joiden luoma rikas kaupunkikuva taas voi lisätä alueiden vetovoimaisuutta. Liikkuvuuden myötä työntekijöiden läsnäolo työpaikalla vähenee, mikä pienentää myös ti- latarvetta toimistoissa. Toisaalta haasteeksi muodostuu työntekijän sosiaalinen yhteen- kuuluvuus työyhteisöön ja sitoutuminen organisaatioon. Pääkonttoreista tuleekin kohtaa- mispaikkoja, joihin tullaan tapaamaan kollegoita ja vaihtamaan tietoa: siten niiden merki- tys yhteisöllisyyden tukemisessa ja imagonrakentajina tulee entisestään kasvamaan. Työntekijöiden kyky ja halu käyttää tietoteknologiaa työssään vaihtelee suuresti. Työelä- mässä työskentelee myös yhtä aikaa useita sukupolvia, joiden tarpeet, odotukset ja arvot ovat erilaiset. Tulevaisuuden työntekijät tulevat kuitenkin olemaan "diginatiiveja". TAIK:n Future Home Instituutin tutkimuksen mukaan termillä tarkoitetaan lapsia ja nuoria, jotka käyttävät teknologiaa luontevasti pienestä pitäen viestinnän, ystävyyssuhteiden ja identi- teetin rakentamisen välineenä. Lapset käyttävät joustavasti myös useita välineitä ja medi- oita yhtäaikaisesti (Hyvärinen, TILA-seminaari 11.12.2007). Näiden nuorten kyvyt, arvot, tottumukset sekä odotukset työelämältä tulevat poikkeamaan suuresti nykyisten työnteki- jäsukupolvien tarpeista. Tämä tulee heijastumaan myös tiloihin: oma työhuone tulee tus- kin olemaan diginatiiville mikään arvo – uusimmat mobiililaitteet, valinnan vapaus ja jous- totyö sen sijaan kyllä. Jos tilat suunnitellaan ja työympäristöratkaisut räätälöidään nyt ai- noastaan kohta eläköityvien tarpeisiin, tehdään aikamoista hallaa tulevaisuuden kilpailu- kyvylle. Tietoteknologian kehittymisen ja tiedon syntymisen ja jakamisen nopeus tulee luultavasti vielä kiihtymään. Fyysiset ja virtuaaliset tilat yhdistyvät. Jos nyt virtuaalitilassa työskennel- lään pääasiassa kaksiulotteisesti, tulevat 3D-virtuaalimaailmat yleistymään (Future Workplace –kurssi, Kiinko 27.2.2009). Käyvätkö siis videoneuvottelutkin kohta auttamat-
  • 27. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 27/33 toman vanhanaikaisiksi, kun kokoukset tullaan käymään "avatarina" virtuaalimaailmoissa, omilta tietokoneilta, mistä vain? Fyysisen ja virtuaalisen tilan yhdistyminen on synnyttänyt uuden käsitteen, ”työn piirin” (work scape). dWork-tutkimushankkeen mukaan työn piiri tarkoittaa kaikkia niitä fyysisiä, virtuaalisia ja sosiaalisia tiloja, joissa työtä tehdään (Vartiainen, 2007, s. 30). Pitäisikö kaikki nämä työnteon paikat tunnistaa, jotta työtä voidaan tukea? Ja pitäisikö toimitiloja suunnitellessa huomioida myös kaikki muutkin fyysiset työn teon paikat? Tämän työn pii- rin ymmärtäminen, hallitseminen ja johtaminen tulee olemaan yksi tulevaisuuden haas- teista yrityksissä. 3.5 Muutosjohtaminen, osallistaminen ja työhyvinvointi "The real difficulty in changing any enterprise lies not in developing new ideas, but in es- caping from the old ones." John Maynard Keynes, 1883-1946 Uusien toimintatapojen ja työympäristöratkaisujen käyttöönotto edellyttää asennemuutos- ta ja irrottautumista totutusta. Muutosjohtaminen onkin keskeinen, ja usein haastavin ele- mentti työympäristökehittämisessä. Muutoksen luonne ja laajuus määritellään, ja muutos- johtamisen toimenpiteet määritellään näiden perusteella. Muutoksen hallinnan ja henkilös- tön sitouttamisen työkaluja ovat osallistava suunnittelu ja "yhteiskehittely", avoin dialogi ja läpinäkyvä viestintä. Organisaatiosta voidaan myös valita ”muutosagentteja” tukemaan muutoksen läpiviemistä. Uusia työympäristöratkaisuja kannattaa myös testata pienem- mässä mittakaavassa etukäteen pilottitilan avulla. Keskeinen elementti uuden työympäris- tön käyttöönotossa on yhteisten pelisääntöjen, ”toimistoetiketin”, luominen. Kriittisin edel- lytys prosessin onnistumiselle on kuitenkin johdon sitoutuminen ja toimiminen esimerkki- nä. Osallistava suunnittelu, viestintä, tulevan työympäristöratkaisun mielikuvaharjoittelu etu- käteen ja pelisääntöjen luominen kasvattavat yhteistä ymmärrystä ja sitouttavat henkilös- töä ratkaisuihin. Näin muuttotilanteeseen liittyvää ”notkahdusta” toiminnan tuottavuudessa voidaan loiventaa. Tavoitteena on myös eliminoida toimimattomat ratkaisut sekä turhat muutostarpeet tiloissa heti muuton jälkeen – näillä on kytkös myös ympäristökysymyksiin. Työympäristöllä on vaikutus henkilöstön suorituskykyyn. Kansainväliset ja kotimaiset esi- merkit osoittavat, että myös itse osallistavalla suunnitteluprosessilla voidaan vaikuttaa po- sitiivisesti organisaation ilmapiiriin, ja työhyvinvoinnin lisääntyessä myös sairaspoissaolot ovat vähentyneet. Tällä on vaikutus paitsi tuottavuuteen välillisesti myös ympäristökysy- myksiin, esimerkiksi työterveyshuollon kuormituksen kautta. ESIMERKKI: Etelä-Karjalan verotoimisto Lappeenrannassa valittiin vuonna 2006 vuoden parhaaksi työpaikaksi valtiolla ja se sai Valtiokonttorin myöntämän Kaiku-palkinnon työhy- vinvointi-sarjassa. Tiedonkulun ja johdon henkilöjohtamistaitojen parantamisen sekä koko henkilöstön osallistumisen kehittämistyöhön todettiin lisänneen koko työyhteisön työssä- viihtymistä sekä vähentäneen stressiä ja työn henkistä rasittavuutta. Lehdistötiedote 8.11.2006
  • 28. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 28/33 3.6 Yksittäisistä projekteista konsepteihin Valtaosa kotimaisista työympäristön kehittämisprojekteista niin valtiolla kuin yksityisellä sektorillakin on läpiviety yksittäisissä organisaatioissa. Muutamat yritykset, kuten Nokia ja Hewlett Packard, ovat kuitenkin kehittäneet työympäristökonseptin, joka toimii yrityksen kaikkien toimipisteiden kehittämisen pohjana. Työympäristökonseptissa kuvataan tyypilli- sesti strategian pohjalta haluttu toimintamalli ja sitä tukevat tila- ja teknologiaratkaisut – usein myös työprofiilit ja niille räätälöidyt työympäristöratkaisut. Konseptissa voidaan ku- vata myös haluttu asiakaspalvelumalli ja asiakaskokemus. Tyypillisesti kehitetään myös yrityskuvaa tukeva visuaalinen konsepti: linjaukset voidaan ulottaa detaljitasolle asti kos- kemaan väri-, materiaali- ja kalustevalintoja. Konseptin jalkautukseen liittyen tulisi kuvata myös muutosjohtamisen prosessi: miten eri toimipisteiden henkilökunta sitoutetaan uu- teen työympäristöratkaisuun. Globaaleissa yrityksissä jalkauttamisen haastetta lisäävät eri maiden paikalliset ja kulttuuriset tekijät, arvot ja tottumukset. Konseptoinnin tarve on tunnistettu nyt myös valtiolla. Usealla hallinnonalalla laaditaankin parhaillaan työympäristöstrategiaa, jossa luodaan ja kuvataan työympäristöön liittyvät lin- jaukset koskien kaikkia toimipisteitä. Verohallinnossa ja työvoimahallinnossa työ on jo pit- källä; maanmittauslaitoksen valtakunnallisen asiakaspalvelukonseptin ensimmäinen pilotti valmistui alkuvuodesta 2009 Pasilaan. Tällaisella ”sateenvarjolla”, yhtenäisellä työympäristökonseptilla saavutetaan merkittävää mittakaavaetua, tehokkuutta ja resurssien säästöä koko prosessin aikana suunnittelusta toteutukseen verrattuna yksittäisten toimipisteiden kehittämiseen - ympäristövaikutuksista puhumattakaan. Konseptin "jalkauttaminen" edellyttää kuitenkin taloudellista panostusta ja muutostöitä yksittäisissä toimipisteissä, mikä kuormittaa ympäristöä tavalla tai toisella. Senaatti-kiinteistöt on hyödyntänyt työympäristökehittämisen toimintamallia myös koko- naisten kampusalueiden kehittämisessä. Yhteistyössä kaikkien kampusalueiden toimijoi- den kanssa on analysoitu alueen kehittämistarpeita ja ideoitu kampuksen tulevaisuutta. Tällainen radikaalejakin ideoita sisältävä, ”yhteiskehittelyllä” synnytetty visio voi toimia ko- ko alueen kehittämisen ja kaavoituksen pohjana. 4 JOHTOPÄÄTÖKSET Mikäli ilmastonmuutosta todella aiotaan hidastaa ja ennakoitu maapallon lämpötilan nou- su estää, tarvitaan radikaaleja toimia kaikilla alueilla, myös kiinteistö- ja rakennusalalla. Uutta ajattelua tarvitaan yhdyskuntarakenteen ja kaavoituksen kehittämiseen, lainsäädän- töön, arkkitehtisuunnitteluun, rakentamiseen ja tuotekehitykseen. Yksi rohkeista avauksis- ta on Sitran 31.3.2009 lanseeraama "Low2No" –suunnittelukilpailu, jolla etsitään uuden- laisia moniosaajatiimejä ja suunnitteluratkaisuja ekotehokkaan kaupunkikorttelin rakenta- miseksi Helsingin Jätkäsaareen (www.low2no.org).
  • 29. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 29/33 Energiatehokkuuden ohella tarvitaan panostusta myös muihin osa-alueisiin, kuten materi- aalitehokkuuteen ja kierrätykseen. Käytännön kokemuksia ja koerakentamista tarvitaan merkittävästi enemmän: on myös hyväksyttävä se, että ekotehokkaiden ratkaisujen ja parhaiden käytäntöjen synnyttäminen ja testaaminen tulee kuormittamaan ympäristöä. Tarvitaan myös lisää tutkimusta ja tietoa: voiko jossain tapauksessa olla ympäristöystä- vällisempää purkaa vanha ja rakentaa tilalle uutta, vaikka huomioidaan myös sen vanhan tuottamisen ja hävittämisen aiheuttama hiilijalanjälki? Eläköityminen tyhjentää valtion virastoja. Jos ymmärrys työn monipaikkaisuudesta lisään- tyy, tuo se tilankäytön tehostumiseen uuden mittakaavan. Tyhjenevät kiinteistöt tarkoitta- vat myös painetta vähentää uudisrakentamista kiinteistö- ja rakennusalalla. Uutta liiketoi- mintaa on kuitenkin tarjolla kiinteistökehittäjille ja edelläkävijöille ympäristösektorilla. Ympäristöosaaminen on tänä päivänä organisaatioille merkittävä kilpailuetu mutta myös velvollisuus, jonka laiminlyöminen voi aiheuttaa merkittävää imagohaittaa. Toimitilojen ympäristövaikutuksia ei kuitenkaan ole laajalti tunnistettu. Lisäksi vain murto-osa tämän päivän organisaatioista käyttää tilaresurssiaan hyödyksi älykkäästi ja tuottavasti – eli kes- tävästi. Kehittämispotentiaalia ja - tarvetta siis on. Viestintää yritysjohtajille ja käyttäjille pitäisikin parantaa. Organisaatioiden pitäisi myös mi- tata toimintansa aiheuttama ekologinen jalanjälki, ja ympäristökysymykset tulisi kytkeä kaikkeen toimintaan. Valtiovallan tulisi kiristää rakentamista koskevia määräyksiä mutta ottaa myös vahvempi rooli tilankäytön ohjauksessa ja toimitilojen hiilijalanjäljen rajoittami- sessa eri hallinnonaloilla. Valtion tulisi myös kuroa kiinni yksityisen sektorin etumatkaa mobiilikonseptien ja innovatiivisten työympäristöratkaisujen käyttöönotossa. Toimitilojen ympäristövaikutuksia pitäisi tarkastella ja mitata myös useista näkökulmista. Neliö- tai kuutiokohtaisen kulutus- ja päästömittausten ohella tulisi tarkastella myös ympä- ristövaikutuksia per henkilö: tilankäyttöä tehostettaessa rakennus palvelee aikaisempaa suurempaa henkilömäärää, mikä kasvattaa kiinteistön ja järjestelmien energiankulutusta, mutta hiilijalanjälki työntekijää kohden pienenee. Seuraava haaste tulee olemaan moni- paikkaisen työympäristön hiilijalanjäljen mittaaminen. Työympäristökehittäminen on yksi työkalu, jolla organisaation aiheuttamaa hiilijalanjälkeä voidaan pienentää. Optimaalisen tilakonseptin määrittely tarkoittaa sekä määrää että laa- tua. Tilankäytön hallittu tehostaminen ja turhan uudisrakentamisen välttäminen tuottaa suorimmat ja selvimmät ympäristöhyödyt. Organisaation näkökulmasta taas työympäris- tökehittämisen suurin vaikuttavuus liittyy toiminnan suorituskyvyn tukemiseen. "Tuottaval- la työympäristöllä" on kuitenkin myös välilliset kytköksensä ympäristökysymyksiin. Mo- lempien näkökulmien tulee siis olla esillä. Senaatti-kiinteistöjen työympäristöprojekteissa ympäristöasiat ovat aina esillä, mutta tilo- jen ympäristövaikutuksia ei systemaattisesti mitata. Tilojen aiheuttama ympäristökuormi- tus pitäisikin tuoda läpinäkyväksi kaikissa projekteissa. Mittaustulokset voivat tukea mer- kittävällä tavalla myös muutosjohtamista ja irrottautumista statukseen pohjautuvista tilan- käytön kulttuureista: niiden avulla voidaan henkilökuntaa herätellä pohtimaan, tarvitseeko jokainen todella sen ison työhuoneen omine arkistoineen ja tulostimineen, jos työpaikalla ollaan alle puolet työajasta. Tietotyön murros luo paineita kehittää myös joustavia työym- päristöratkaisuja, joissa työntekijän hyvinvointi on keskiössä. Itse uskon, että työhyvin-
  • 30. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 30/33 voinnista tulee organisaatioille tulevaisuudessa merkittävä kilpailutekijä, ja sitä tuetaan parhaiten juuri joustavilla ratkaisuilla. Ne, jotka tätä joustavuutta kehittävät jo tänään, ovat kilpailukykyisimpiä huomenna. Työympäristökehittämisessä kyse on pitkälti asennemuutoksesta – uuden luomisesta ja vanhasta luopumisesta. Se onkin kaikkein suurin haaste. Asennemuutoksen lisäksi tarvi- taan kokonaisvaltaista lähestymistapaa, joka taas edellyttää eri osaamisalueiden yhteis- työtä ja uudenlaisten moniosaajatiimien ja verkostojen luomista. Tämä ”moninäkökulmai- suus” ja poikkitieteellinen yhteistyö tulisi ottaa tavoitteeksi myös ympäristökysymyksissä, niin yrityksissä kuin koko kiinteistö- ja rakennusalalla.
  • 31. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 31/33 5 LÄHTEET Kirjallisuutta • Climate change: faster, stronger, sooner. Tina Tin, WWF, 20.10.2008 http://assets.panda.org/downloads/wwf_science_paper_october_2008.pdf • Distributed and Mobile Work. Places, People and Technology. Vartiainen, Hakonen et. al., Helsinki University of Technology, BIT Research Center. Otatieto 2007 • dWork –tutkimushanke, case Senaatti-kiinteistöt, projektimateriaali, TKK, 2004-2007 • Enabling Distributed Work. Massachusetts Institute of Technology, School of Architec- ture and Planning, 2007 • Energiatehokkuussopimus, www.ek.fi, www.teknologiateollisuus.fi • Energiatodistus, www.ymparisto.fi • GSA Real Property Sustainability Development Guide • GSA Real Property Policysite Newsletter, 33RD ISSUE, June 2008 • Kiinteistönhoidon vaikuttamismahdollisuudet toimitilan ympäristöominaisuuksiin, Mikko Nousiainen, Seppo Junnila et al., TKK rakentamistalouden laboratorion raportti 220, Espoo 2003 • Rakentamisen ja rakennusten ekotehokkuus, VTT Rakennustekniikka, Tarja Häkki- nen, Pekka Huovila et al., 12.11.1999 • Rakentamisen toimialakatsaus III/2008, Tilastokeskus, www.tilastokeskus.fi • RT-kortisto, Rakennustieto Oy • Suomen on sitouduttava vaarallisen ilmastonmuutoksen torjumisen edellyttämiin pääs- tövähennyksiin. WWF tiedote 12.11.2008, www.wwf.fi • Tavoitteiden asettaminen rakennuksen muunto- ja käyttöjoustavuudelle, Arto Saari, TKK rakentamistalouden laboratorion selvityksiä 36, Espoo 2001 • The New office. Francis Duffy. London 1997 • Toimitilojen ympäristöjohtaminen, Seppo Junnila, Mikko Nousiainen, TKK rakentamis- talouden laboratorion raportti 225, Espoo 2004 • Työympäristökehittämisen luento- ja markkinointimateriaali, Senaatti-kiinteistöt • Valtion toimitilastrategia, Valtiovarainministeriö 16.11.2005, www.vm.fi • Working beyond walls. The government workplace as an agent of change. Bridget Hardy et al., DEGW/OGC, London 2008 • Working without walls. An insight into the transforming government workplace. Tim Al- len et al., DEGW/OGC, London 2004 • Workplace matters. GSA, U.S. General Services Administration, 2006 • Workplace-osaaminen – kompetensseja ja kumppaneita. Suvi Nenonen, Sami Kärnä, TKK Rakentamistalous, raportti 31.10.2007 • Ympäristöopas Helsingin kaupungin palvelukiinteistöille, Helsingin kaupungin raken- nusviraston julkaisut 2002:1
  • 32. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 32/33 Artikkelit • "Asiakaspalvelu yhtenäiseksi konseptoimalla". Maanmittauslaitoksen valtakunnallinen asiakaspalvelukonsepti, Senaatti-kiinteistöjen sidosryhmälehti Kontrahti 4/2008 • "Edelläkävijöitä kaivataan”, Seppo Junnilan haastattelu, ISS PRO –lehti 3/2008 • "Eikö ole väliä, miten Suomea elvytetään?", Harri Juntunen, mielipidekirjoitus, Helsin- gin Sanomat 14.2.2009 • “Ekotehokkaassa kaupungissa hiilijalanjälki ratkaisee päätökset”, Jan Vapaavuori Sit- ran Energiaohjelmassa, Rakennuslehti/Uutiset, 12.2.2009 • "Energiansäästö osaksi arkea", Kontrahti 3/2008 • "Herää Suomi", Oras Tynkkysen haastattelu, Kontrahti 1/2009 • "Maailma paremmaksi toimisto kerrallaan. Green Office palvelu ohjaa arjen ekotekoi- hin", Kontrahti 2/2008 • "Mobiilityö antaa valinnanvapauden". Pirkko Paavola-Häggblomin haastattelu, Kont- rahti 4/2008 • "Niin lähellä niin kaukana. Vain kättely ja rento yhdessäolo puuttuvat todentuntuisesta videopalaverista." Helsingin Sanomat, Talous, 8.3.2009 • "Prosessikehittämisen ympäristövaikutukset", artikkelikooste, Petri Lehtipuu, 16.4.2009 (julkaisematon) • ”Varoitus: edessä kivulloinen elpyminen”, Helsingin Sanomat, Talous, 22.2.2009 • "Voiko kunta olla hiilineutraali?" Pekka Hänninen, Arkkitehti-lehti 6/2008 • "Ympäristökuormat pienemmiksi käytöstä muuttamalla", Seppo Junnilan haastattelu, Kontrahti 3/2008 Luennot • Creating the sustainable workplace, Power Point -esitys, General Services Administra- tion, Office of Governmentwide Policy, USA, www.gsa.com • Energy efficiency in Built Environment: opportunities for Finland and Helsinki, Sitra, 31.3.2009, seminaarimateriaali, www.low2no.org • Future Workplace – kurssi, luentomateriaali, Kiinko 27.2.2009 • Kiinteistö- ja rakennusalan toimintaympäristö, muutostrendit ja haasteet, Power Point - esitys, Jani Saarinen, RAKLI, Kiinkon KIPA-kurssi 27.3.2008 • Linking Workplace to Organisations´ success, Power Point -esitys, Kevin Kampschroer, GSA, Kiinkon workplace-kurssi MIT, Boston 15.10.2007 • Ovatko tulevaisuuden työtilat toimistossa vai avaruudessa? Power Point -esitys, Anna- Liisa Lindholm TKK, Future Workplace –kurssi, Kiinko 27.2.2009 • Rakennusten aiheuttama ilmastovaikutus ja siihen vaikuttaminen, Power Point -esitys, Arto Saari TKK, Kiinkon KIPA-kurssi 4.11.2008 • The Application of Balanced Scorecard to Sustainable facility strategies, Power Point - esitys, Christopher P. Hodges, IFMA 18.1.2008 • Työympäristön energiatehokkuuden parantaminen, Power Point -esitys, Arto Saari TKK, Kiinkon KIPA-kurssi 4.11.2008
  • 33. Työympäristökehittämisen asiantuntija KIINKO KIPA-KURSSI Päivi Hietanen PROJEKTITYÖ 15.5.2009 Sivu 33/33 • Valtio, kiinteistöt ja ilmastonsuojelu, Power Point -esitys, Oras Tynkkynen, luento Se- naatti-kiinteistöt 22.1.2009 • Digital Natives -selvitys, Power Point -esitys, Jaana Hyvärinen, TAIK Future Home Ins- tituutti, TEKES:in TILA-ohjelman valmisteluseminaari 11.12.2007 • Workplace making for the 21st century enterprise –kurssi, luentomateriaali Michael Joroff, MIT, Boston, USA, 13.-16.10.2007 Haastattelut • Senaatti-kiinteistöjen ympäristöohjelma: ympäristöasiantuntija Juha Kortesalmi ja oh- jelmajohtaja Heimo Valtonen/Senaatti-kiinteistöt, 19.2.2009 • Organisaatio- ja prosessikehittämisen ympäristövaikutukset: toimitusjohtaja Petri Leh- tipuu/Novetos Oy ja konsultti Jari Salo/Juuriharja Consulting Group Oy, 16.4.2009 • Visuaalisen ilmeen ympäristövaikutukset: konsultti Kenny Hytönen/Workspace Oy, 16.4.2009 “You don´t get an office. You get cargo pants.”