1. Instrukcja obiegu i kontroli
dokumentów księgowych
prezentuje:
Zygmunt Wielgus
Główny Księgowy WFOŚiGW w Krakowie
2. Podstawy prawne Instrukcji:
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2009
nr 152, poz. 1223 z późn. zm.);
Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r.
nr 177, poz. 1054 z późn.zm.);
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu
podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania
oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku
od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. nr 68, poz. 360)
Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U z 2009 r. nr 157,
poz.1240 z późn.zm.)
Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny
finansów publicznych (Dz.U z 2005 r. nr 14, poz.114 z późn.zm.)
2 z 58
3. Podstawy prawne Instrukcji:
Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U z 2010
nr 113, poz. 759 z późn. zm.)
Ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. - Prawo ochrony środowiska (Dz.U z 2008 r. nr 25,
poz. 150 z późn. zm.)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2010 r. w sprawie gospodarki
finansowej Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej
i wojewódzkich funduszy ochrony środowiska i gospodarki wodnej (Dz.U. z 2010 r.
nr 226, poz.1479)
Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków
strukturalnych z dnia 10 marca 2010 r. (Dz.U. Nr 44, poz. 255 z późn. zm.)
zasady określone przez powszechną praktykę i zwyczaje w rachunkowości.
3 z 58
4. Sprawy związane z obiegiem dokumentów nie
objęte niniejszą instrukcją regulują także:
• Instrukcja kancelaryjna,
• zasady (polityka) rachunkowości,
• Instrukcja inwentaryzacyjna,
• procedury gospodarowania środkami
publicznymi,
• procedury udzielania zamówień publicznych.
4 z 58
5. Dokument a dowód księgowy
DOKUMENT
Pojęciem dokumentu określa się każdy dokument
świadczący o zaszłych lub zamierzonych czynnościach
(przedsięwzięciach) albo stwierdzający pewien stan rzeczy.
DOWÓD KSIĘGOWY
Dowodem księgowym nazywamy tę część odpowiednio
opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonanie lub
rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji
księgowej. Dokumenty te są podstawą zapisów w księgach
rachunkowych.
5 z 58
6. Podstawy zapisów w księgach rachunkowych
dowody księgowe stwierdzające dokonanie
operacji gospodarczej (dowody źródłowe):
•zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów (np.
faktury VAT),
•zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale
kontrahentom,
•wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz
Funduszu.
6 z 58
7. Podstawy zapisów w księgach rachunkowych
sporządzone przez komórki organizacyjne
Funduszu dowody księgowe:
•zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów
zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w
dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
•korygujące poprzednie zapisy,
•zastępcze – wystawione do czasu otrzymanego
zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
•rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy
według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
7 z 58
8. Zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 21)
dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w
jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą –
także datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto
składniki majątkowe,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia
dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby
odpowiedzialnej za te wskazania,
7. można zaniechać zamieszczania na dokumencie danych o których mowa w
pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub z techniki
dokumentowania zapisów księgowych.
8 z 58
9. Korygowanie błędów
w dowodach księgowych
Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z
rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą
dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane
określone w § 6, oraz wolne od błędów rachunkowych.
Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach
księgowych wymazywania i przeróbek.
9 z 58
10. Korygowanie błędów
w dowodach księgowych
Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i
własnych można korygować jedynie przez wysłanie
kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego
sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem,
chyba że inne przepisy stanowią inaczej.
10 z 58
11. Korygowanie błędów
w dowodach księgowych
Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane
przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem
czytelności skreślanych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści
poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do
tego uprawnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.
Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
11 z 58
12. Korygowanie błędów
w dowodach księgowych
Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód
lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, prezes ustala
sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który
dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania
zapisu.
W przypadku wielości egzemplarzy tego samego dowodu,
podstawą zapisu jest oryginał.
12 z 58
13. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w
sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania
faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług,
do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od
towarów i usług
Rozdział 3
Szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny
zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania
§ 5 ust. 5.
Faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju
napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów
samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.
13 z 58
14. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu
podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich
przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają
zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług
§ 9 ust. 1.
Fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub
wykonania usługi z zastrzeżeniem § 10-12
14 z 58
15.
16.
17. Kontrola dokumentów księgowych
KONTROLA MERYTORYCZNA
polega na ustaleniu rzetelności danych, celowości,
gospodarności i legalności operacji gospodarczych
wyrażonych w dowodach, a także na stwierdzeniu, że dowody
zostały wystawione przez właściwe jednostki.
17 z 58
18. Kontrola dokumentów księgowych
KONTROLA FORMALNO-RACHUNKOWA
polega na ustaleniu, że wystawione zostały w sposób
technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy
prawidłowego dowodu księgowego oraz, że ich dane nie
zawierają błędów arytmetycznych. Można nie dokonywać
kontroli rachunkowej dowodów własnych, w których treści
zawarte są rezultaty obliczeń dokonanych i wpisanych przez
przystosowane do tego maszyny.
18 z 58
20. Kontrola dokumentów księgowych
Stwierdzone w dokumentach nieprawidłowości
merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodzie
lub załączniku do dowodu i podpisane przez osoby
obowiązane do sprawdzenia dowodu. Nieprawidłowości
merytoryczne w zakresie celowości i gospodarności
operacji gospodarczych nie stanowią przeszkody do
księgowania dowodu. Nieprawidłowości formalno-
rachunkowe powinny być skorygowane w sposób
ustalony dla poprawiania błędów w dowodach
księgowych.
20 z 58
21. Kontrola dokumentów księgowych
Kontroli pod względem merytorycznym dokonuje pracownik
załatwiający rzeczowo sprawę, której dokument dotyczy,
natomiast kontroli formalno-rachunkowej, dokonuje zespół
finansowo-księgowy. Następnie dokument po sprawdzeniu
przez głównego księgowego i zatwierdzeniu przez prezesa
podlega księgowaniu.
W czasie nieobecności prezesa zatwierdzenia dokonuje
zastępca prezesa do tego upoważniony
21 z 58
22. Kontrola dokumentów księgowych
Stwierdzenie kontroli dowodu dokonuje się na określonych
w Funduszu wzorach pieczątek, na odwrotnej stronie
dokumentu lub na pierwszej stronie, jeśli pozwala na to
dostateczna ilość wolego miejsca. Nie wolno przystawiać
pieczątki na tekście dokumentu.
22 z 58
23. Stosowane pieczątki
Pieczątka odciskana na
rachunkach i pozostałych
dokumentach obciążających
koszty działalności:
23 z 58
24. Stosowane pieczątki
Pieczątka odciskana na
dyspozycji dokonania
przelewu lub innych
dokumentach jeśli takie
wystąpią, których
zapłata następuje ze
środków funduszu
statutowego
24 z 58
25. Kontrola dokumentów księgowych
Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób
staranny, czytelny i trwały atramentem, długopisem lub pismem
maszynowym (komputerowym).
Nie można dowodów księgowych wystawiać kolorem
czerwonym lub zielonym. Kolor czerwony jest zastrzeżony dla
zapisów korygujących i stornujących. Natomiast zielony dla celów
kontrolno-rewizyjnych. Podpisy na dowodach składa się odręcznie
atramentem lub długopisem.
Podpisy nie mogą być składane przez kalkę.
25 z 58
26. Wypłata dotacji i pożyczek oraz przekazanie
środków PJB za pośrednictwem rezerwy
celowej budżetu państwa.
Oryginalne dokumenty (faktury, rachunki, protokoły odbioru i inne
wynikające z Zasad udzielania i umarzania pożyczek oraz trybu i
zasad udzielania i rozliczania dotacji oraz zasad dofinansowania
zadań z zakresu ochrony środowiska i gospodarki wodnej w
WFOŚiGW w Krakowie) otrzymane od beneficjenta pomocy
przekazywane są do Zespołu Analiz Technicznych (AT).
Pracownicy Zespołu AT dokonują kontroli merytorycznej tych
Dokumentów. Następnie pracownik AT, na podstawie umowy dotacji lub
pożyczki oraz dokumentów otrzymanych od dotacjobiorcy lub
pożyczkobiorcy, sporządza dokument dyspozycyjny „dyspozycja
dokonania przelewu” wg wzoru Nr 1, który podpisuje w miejscu „kontrola
merytoryczna AT”.
26 z 58
27. Wypłata dotacji i pożyczek oraz przekazanie
środków PJB za pośrednictwem rezerwy
celowej budżetu państwa.
Dokument ten oznacza, że dokumenty będące podstawą do wypłaty
środków z WFOŚiGW zostały sprawdzone pod względem
merytorycznym oraz są zgodne z umową i harmonogramem oraz
innymi wymogami. Do dyspozycji dokonania przelewu załącza się
kserokopie dokumentów stanowiących podstawę udzielania pomocy
finansowej i przekazuje się do podpisu zastępcy prezesa.
Beneficjent lub pracownicy AT zamieszczają na kserokopiach
dokumentów adnotację o zgodności z oryginałem. Następnie
dyspozycję dokonania przelewu przekazuje się do zespołu FK,
gdzie po sprawdzeniu pod względem formalno-rachunkowym
sporządza się polecenie przelewu dla banku i przekazuje do podpisu przez
głównego księgowego oraz zatwierdzenia przez prezesa.
27 z 58
28. Wypłata dotacji i pożyczek oraz przekazanie
środków PJB za pośrednictwem rezerwy
celowej budżetu państwa.
• Dyspozycję dokonania przelewu (wraz z kserokopiami) sporządza
się w dwóch egzemplarzach. Oryginał jest dowodem księgowym i
pozostaje w księgowości, natomiast kopię wpina się do teczki, której
sprawa dotyczy w zespole AT. Oryginalne dokumenty otrzymane od
dotacjobiorców i pożyczkobiorców oraz ich kserokopie pracownik
zespołu AT opatruje adnotacją (na ustalonym wzorze pieczątki) o
wysokości udzielonej pomocy finansowej i po załatwieniu sprawy
oryginały zwraca kontrahentowi. Na dyspozycji przelewu pracownik
merytoryczny AT dokonuje adnotacji dotyczącej przyporządkowania
wydatku strukturalnego do obszaru, kodu zgodnie z obowiązującą
pieczęcią.
28 z 58
29. Wypłata dotacji i pożyczek oraz przekazanie
środków PJB za pośrednictwem rezerwy
celowej budżetu państwa.
W przypadku PJB dyspozycja dokonania przelewu sporządzana
jest na podstawie złożonych wniosków o uruchomienie środków z
rezerwy celowej, zgodnie z obowiązującym wzorem. Pozytywnie
zweryfikowany przez pracownika AT wniosek podlega akceptacji
przez Zarząd i na tej podstawie dokonywana jest dyspozycja
dokonania przelewu na rachunek ministra właściwego do spraw
środowiska. Beneficjent składa wniosek o uruchomienie środków z
rezerwy celowej w 4 egzemplarzach:
– 1 egz. dla kierownika PJB
– 1 egz. dla właściwego dysponenta części budżetowej
– 2 egz. dla WFOŚiGW w Krakowie (odpowiednio zespół AT i FK).
29 z 58
30. Wypłata dotacji i pożyczek oraz przekazanie
środków PJB za pośrednictwem rezerwy
celowej budżetu państwa.
• Pracownik AT informuje właściwego ministra ds. finansów publicznych i
ministra właściwego ds. środowiska o przekazaniu środków na dochody
budżetu państwa w terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania środków,
wskazując zadania realizowane przez PJB, w celu ich dofinansowania.
Rozliczenie środków przekazywanych za pośrednictwem rezerwy celowej
dla PJB następuje zgodnie z podpisaną umową z PJB, na podstawie
przedłożonych do rozliczenia faktur, rachunków i innych dowodów
księgowych. Procedura dotycząca udzielania dofinansowania dla PJB
opisana jest w załączniku nr 2 do Zasad udzielania i umarzania pożyczek
oraz trybu i zasad udzielania i rozliczania dotacji oraz zasad dofinansowania
zadań z zakresu ochrony środowiska i gospodarki wodnej w WFOŚiGW w
Krakowie.
30 z 58
31. Noty odsetkowe
Noty odsetkowe, z tytułu należnych odsetek od udzielonych
pożyczek, wystawiają pracownicy zespołu analiz
ekonomicznych AE. Oryginał wysyłany jest
do pożyczkobiorcy, kopia dla zespołu FK.
Po wdrożeniu nowego zintegrowanego programu noty
odsetkowe mogą być wysyłane również drogą
elektroniczną.
31 z 58
32. Dokumentacja zakupu materiałów
i usług oraz składników majątkowych
Zakupy materiałów i usług oraz składników majątkowych
dokumentowane są wyłącznie oryginalnymi rachunkami
wystawionymi przez dostawców – głównie będą to faktury VAT.
Mogą wystąpić również faktury korygujące i noty korygujące.
Zasady wystawiania faktur VAT, faktur korygujących i not
korygujących są określone ściśle w rozdziale 3 rozporządzenia
Min. Fin. (Dz.U. z 2011 r. nr 68, poz.360) wymienionego w § 1
ust. 2 niniejszej instrukcji.
32 z 58
33. Dokumentacja zakupu materiałów
i usług oraz składników majątkowych
Nie stanowią podstawy do księgowania paragony, dowody wpłaty do
kasy itp.
Od podanej wyżej zasady mogą wystąpić wyjątki w przypadkach, gdy
uzyskanie rachunku jest niemożliwe i dotyczy to niewielkich kwot. W
takich okolicznościach dowodem może być oświadczenie
pracownika, do którego załączone będą pokwitowania, bilety, dowody
zapłaty itp.
Dowodem księgowym jest również umowa kupna-sprzedaży, w
przypadku zakupu składników rzeczowych lub praw od osoby
fizycznej.
33 z 58
34. Dokumentacja zakupu materiałów
i usług oraz składników majątkowych
Osoby dokonujące zakupu lub dokonujące kontroli rachunku
pod względem merytorycznym, umieszczają adnotację na
odwrotnej stronie rachunku dotyczącą celu zakupu oraz
potwierdzają wykonanie usługi. Jeśli zakup dotyczy
przedmiotów materialnych należy napisać także, komu
przedmiot przekazano, a osoby te potwierdzają odbiór
własnoręcznym podpisem. Dokument ten zostaje także,
sprawdzony przez kierownika danego zespołu i przekazany
do pracownika ds. zamówień publicznych w celu rejestracji
w bazie informacyjnej, który dokonuje również adnotacji o
zastosowanej procedurze udzielania zamówień publicznych.
34 z 58
35. Dokumentacja zakupu materiałów
i usług oraz składników majątkowych
Do rachunku (faktury VAT) dołącza się kopię umowy
i protokół odbioru, jeżeli są wymagane zgodnie
z regulaminem udzielania zamówień publicznych
w WFOŚiGW Krakowie.
Na dokumentach (rachunkach, fakturach, itd.)
pracownik merytoryczny dokonuje adnotacji dotyczącej
przyporządkowania wydatku strukturalnego do obszaru,
kodu zgodnie z obowiązującą pieczęcią.
35 z 58
36. Dokumentacja zakupu materiałów
i usług oraz składników majątkowych
W wypadku, gdy zakup dotyczy środków trwałych do
rachunku, faktury VAT załącza się dowód OT – przyjęcie
środka trwałego. Dowód OT wystawia pracownik zespołu
OR odpowiedzialny za zakup środków trwałych i oddanie
ich do użytkowania w trzech egzemplarzach. Dokument
OT otrzymują odpowiednio: zespół FK, zespół OR, osoba
materialnie odpowiedzialna.
36 z 58
37. Dokumentacja zakupu materiałów
i usług oraz składników majątkowych
Jeśli zakup podlega przepisom ustawy – Prawo
zamówień publicznych, na fakturze umieszcza się
pieczątkę z adnotacją komisji przetargowej o
zastosowaniu procedur udzielania zamówień.
Następnie dokumenty przekazuje się do zespołu
FK, gdzie po sprawdzeniu pod względem
formalno-rachunkowym wystawia się polecenie
przelewu.
37 z 58
38. Podstawowym dowodem księgowym stwierdzającym wypłatę
wynagrodzeń jest lista płac.
Dokumentowanie wynagrodzeń
Dokumentami źródłowymi do sporządzenia listy płac są:
1) umowa o pracę,
2) zmiana umowy o pracę,
3) pismo zmieniające warunki pracy lub płacy i inne decyzje dotyczące płac,
4) rozwiązanie umowy o pracę,
5) umowa o prace zlecone,
6) umowa o dzieło,
7) zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych,
8) rachunek za wykonane prace zlecone lub wykonane dzieło,
9) uchwały Zarządu Województwa powołujące lub odwołujące członów Zarządu Funduszu,
uchwała Zarządu Województwa ustalająca wysokość wynagrodzenia za udział w posiedzeniach
Rady Nadzorczej,
11) uchwała Rady Nadzorczej o ustaleniu wynagrodzeń dla członków Zarządu Funduszu,
uchwała Rady Nadzorczej o przyznaniu nagrody członkom Zarządu Funduszu,
38 z 58
39. Dokumentowanie wynagrodzeń
Umowę o pracę Umowę o dzieło sporządza
zleconą (umowa-zlecenie) pracownik kadr,
sporządza pracownik kadr, zatrudnienia i płac na
zatrudnienia i płac lub osoba polecenie osoby zlecającej
zlecająca pracę przy wykonanie dzieła przy
współudziale radcy współudziale radcy
prawnego, w dwóch prawnego, w dwóch
egzemplarzach z egzemplarzach z
przeznaczeniem:
przeznaczeniem: • oryginał dla twórcy dzieła,
•oryginał dla wykonawcy;
• kopia dla pracownika kadr,
•kopia dla pracownika kadr, zatrudnienia i płac.
zatrudnienia i płac.
39 z 58
40. Dokumentowanie wynagrodzeń
Zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych wystawia
przełożony pracownika:
oryginał dla pracownika kadr, zatrudnienia i płac, kopia
dla pracownika.
Zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych musi być
zaakceptowane przez prezesa przed wykonaniem
pracy.
40 z 58
41. Dokumentowanie wynagrodzeń
Rachunki za prace wykonane w ramach umowy-zlecenia i
umowy o dzieło wystawia wykonawca. Podstawą do wypłaty
wynagrodzenia jest oryginał rachunku zatwierdzony przez
prezesa. Pod rachunek za wykonane dzieło powinien być
podpięty protokół odbioru dzieła.
41 z 58
42. Wniosek o zaliczkę
Wniosek o zaliczkę wystawia pracownik (zaliczkobiorca),
któremu zlecono dokonanie zakupów dla Funduszu. Na wniosku
należy wyspecyfikować planowane zakupy oraz podać termin
rozliczenia zaliczki, który nie może być późniejszy niż ostatni
dzień roboczy miesiąca. Przed wypłatą zaliczki, wniosek
podpisuje prezes (lub zastępca prezesa w czasie nieobecności
prezesa) i główny księgowy. Przy wypłacie wniosek podpisuje
kasjer a zaliczkobiorca potwierdza odbiór gotówki.
42 z 58
43. Rozliczenie zaliczki
Rozliczenie zaliczki wypełnia zaliczkobiorca i podpisuje w miejscu
„sprawdzono pod względem merytorycznym”. Jednocześnie załącza
wszystkie dowody oraz specyfikuje je na odwrotnej stronie druku
rozliczenia i przekazuje do księgowości. Załączone dowody podlegają
kontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.
Rozliczenie zaliczki przed przekazaniem do kasy jest podpisywane
przez głównego księgowego i prezesa.
Niewydatkowaną kwotę zaliczkobiorca wpłaca do kasy. Rozliczenie
podpisuje kasjer. Jeśli z rozliczenia wynika kwota do wypłaty – odbiór
gotówki kwituje własnoręcznym podpisem osoba dokonująca
rozliczenia zaliczki.
43 z 58
44. Rozliczenie delegacji służbowej
Rozliczenie delegacji służbowej dokonuje się na określonym druku
„polecenie wyjazdu służbowego”. Polecenie wyjazdu służbowego
wystawia pracownik kadr, zatrudnienia i płac i daje do podpisu
prezesowi. Gdy delegowanym pracownikiem jest prezes – polecenie
wyjazdu służbowego podpisuje jeden z zastępców prezesa.
W przypadku gdy podróż służbowa ma odbywać się samochodem
służbowym należy w miejscu określającym środek lokomocji podać
numer rejestracyjny samochodu.
Jeśli delegowany pracownik potrzebuje zaliczkę na pokrycie kosztów
delegacji – wypełnia dolną część druku, która jest wnioskiem o zaliczkę
i daje do podpisu przez prezesa i głównego księgowego.
44 z 58
45. Rozliczenie delegacji służbowej
Po powrocie z podróży służbowej delegowany pracownik dokonuje
rozliczenia kosztów delegacji na odwrotnej stronie druku, dołączając
dowody dokumentujące wydatki (bilety, rachunki). Rozliczenie kosztów
podróży po sprawdzeniu pod względem formalno-rachunkowym
zatwierdza główny księgowy i prezes. Wyjazd służbowy powinien
zawierać potwierdzenie pobytu opatrzone pieczęcią i podpisem w
miejscu pobytu. Jeśli rozliczenie delegacji takiego stwierdzenia nie
zawiera z miejsca pobytu – prezes może stwierdzić wykonanie
zadania, które było celem wyjazdu służbowego. W przypadku podróży
służbowej zagranicznej dodatkowo załącza się sprawozdanie z
podróży zagranicznej.
45 z 58
46. Polecenie przelewu
Podstawą wystawienia polecenia przelewu jest oryginał dokumentu
podlegającego zapłacie. Nr rachunku bankowego na który dokonywany
jest przelew musi być podany na piśmie.
Polecenie przelewu przygotowuje pracownik księgowości FK za
pomocą elektronicznego systemu bankowego. Przygotowane
elektroniczne polecenie przelewu podlega sprawdzeniu przez
głównego księgowego i zatwierdzeniu przez prezesa Funduszu.
Polecenie przelewu może być także importowane z obowiązujących
systemów komputerowych.
W razie nieobecności prezesa polecenie przelewu zatwierdzane jest
przez głównego księgowego i zastępcę prezesa.
46 z 58
47. Środki trwałe
Środki trwałe - zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt.15 Ustawy
o Rachunkowości to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane
z nimi, nie zakwalifikowane do inwestycji zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt.17
ustawy, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności
dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na
potrzeby jednostki.
47 z 58
48. Środki trwałe – dowód OT
OT – przyjęcie środka trwałego
Dowód OT dokumentuje przyjęcie do użytkowania nabytych lub
wytworzonych we własnym zakresie środków trwałych. OT wystawia
się na podstawie rachunku/faktury zakupu, protokołu technicznego
odbioru zakończonych np. budów.
Dowód OT wystawia pracownik działu organizacyjnego w trzech
egzemplarzach odpowiedzialny za rozliczenie nakładów na środek
trwały i oddanie go do użytkowania, następnie przekazuje odpowiednio
do działu: FK, OR, osobie materialnie odpowiedzialnej.
48 z 58
49. Środki trwałe – dowód OT
Dowód OT wystawia się w dniu:
– otrzymania protokołu technicznego odbioru środka trwałego w
budowie i rozliczenia jego budowy,
– zakupu środka trwałego niewymagającego montażu.
Termin oddania dokumentu do księgowości następuje
następnego dnia po sporządzeniu i uzyskaniu podpisu
osoby odpowiedzialnej materialnie, której powierzono
dany środek trwały do użytkowania.
49 z 58
50. Środki trwałe – dowód LT
LT – likwidacja środka trwałego.
Dowód LT jest podstawą do zdjęcia z ewidencji środków trwałych,
niskowartościowych środków trwałych, które na skutek zużycia lub
zniszczenia utraciły swoją przydatność. Stanowi podstawę do
wyksięgowania środka trwałego z ewidencji bilansowej i do ujęcia go w
ewidencji pozabilansowej do momentu jego fizycznej likwidacji. W
przypadku zaginięcia (np. kradzieży) lub utraty środka trwałego z
przyczyn losowych, dowód LT wystawia się po uzyskaniu informacji i
sporządzeniu notatki służbowej o tym fakcie, niezależnie od dalszego
postępowania wyjaśniającego i odszkodowawczego lub
roszczeniowego. Oryginał LT po podpisaniu przez prezesa otrzymuje
księgowość, kopię pracownik zespołu OR, druga kopia pozostaje u
użytkownika.
50 z 58
51. Środki trwałe – dowód MT
MT – zmiana miejsca użytkowania środka
trwałego
Dowodem MT dokumentuje się zmianę użytkownika
środka trwałego. Dowód MT wystawia w trzech
egzemplarzach pracownik zespołu OR użytkownik
przekazujący środek trwały. Oryginał otrzymuje
księgowość, a po jednej kopii otrzymuje przekazujący i
przejmujący.
51 z 58
52. Środki trwałe – dowód KO
KO - modernizacja środka trwałego
Dowodem KO dokumentuje się nakłady poniesione na ulepszenie
środka trwałego. Ulepszenie środka trwałego zgodnie z art.31 Ustawy
o Rachunkowości polega na rozbudowie, przebudowie, modernizacji
lub rekonstrukcji i powoduje, że wartość tego środka po zakończeniu
ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość
użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą,
jakością produktów, uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środka
trwałego, kosztami jego eksploatacji i innymi miarami. Dowód KO
wystawia w trzech egzemplarzach pracownik działu organizacyjnego
odpowiedzialny za rozliczenie nakładów na środki trwałe i oddanie go
do użytkowania. Dowody KO otrzymują odpowiednio działy: FK, OR i
osoba materialnie odpowiedzialna.
52 z 58
53. Inne dowody księgowe
Za dowodem księgowe uważa się
również:
•zestawienie zbiorcze dowodów księgowych,
•polecenie księgowania,
•noty księgowe.
53 z 58
54. Zestawienia zbiorcze dowodów księgowych
powinny:
1. składać się co najmniej z określenia jednostki
wystawiającej, nazwy zestawienia, daty lub okresu,
którego dotyczą objęte nim dowody, kwot
do księgowania oraz podpisu osoby sporządzającej;
2. obejmować dowody wyrażające operacje gospodarcze
dokonane wyłącznie w jednym okresie
sprawozdawczym (miesiąc) lub jego części;
3. zapewniać sprawdzalne powiązanie ujętych w nim kwot
z dowodami, na których podstawie zostały wystawione.
54 z 58
55. Pozostałe dokumenty
karta drogowa,
protokół likwidacji (zniszczenia, szkody).
protokół odbioru dzieła, prac remontowo-
budowlanych itp
55 z 58
56. Karta drogowa
jest drukiem ścisłego zarachowania. Ewidencję druków (Arkusz
ewidencji kart drogowych) prowadzi pracownik OR, który przed
wydaniem druku kierowcy za pokwitowaniem odbioru, wypełnia
rubryki 1-3, wpisuje nazwisko i imię kierowcy (w rubryce 4) oraz
podpisuje w rubryce 10. Zlecenie wyjazdu (w rubryce 8) podpisuje
prezes lub osoba do tego upoważniona.
Wszystkie wyjazdy potwierdza osoba, dla której zadysponowany
był wyjazd (dysponent wozu) samochodem służbowym, w
kolumnie 9 na odwrotnej stronie karty drogowej.
Kartę drogową wydaje się na jeden dzień. Jeśli powrót samochodu
służbowego jest niemożliwy tego samego dnia, dysponent wozu
obowiązany jest dokonać adnotacji w rubryce 18, zgodnie z
zawartą w niej uwagą. Kierowca wypełnia kartę drogową przed
rozpoczęciem jazdy. Następna karta drogowa może być wydana
po zwrocie rozliczonej karty z dnia poprzedniego. Niewypełnione
wiersze na odwrotnej stronie karty drogowej podlegają
skasowaniu.
56 z 58
57. Karta drogowa
Kontroli obliczeń karty drogowej dokonuje pracownik OR i
stwierdza to swoim podpisem w rubryce 17. Rozliczenia
miesięcznego zużycia paliwa i oleju silnikowego dokonuje
pracownik OR na podstawie kart drogowych z danego miesiąca.
W przypadku wystąpienia nie uzasadnionego zużycia paliwa i oleju
silnikowego ponad ustaloną normę, decyzję o obciążeniu kierowcy
podejmuje prezes.
57 z 58
58.
59. Dziękuję za uwagę.
Zygmunt Wielgus
Główny Księgowy WFOŚiGW w Krakowie
ul. Kanonicza 12, 31-002 Kraków
tel.: (12) 422 94 90 • faks: 12 422 30 46
e-mail: biuro@wfos.krakow.pl www.wfos.krakow.pl
