Proceso de las Relaciones Públicas

1. Relaciones Públicas Eficaces

2.  La función de las Relaciones Públicas es
realmente importante; administrar el flujo de
la comunicación entre las organizaciones y
sus públicos.

3. Enfoca los esfuerzos
• Asegura que aquello innecesario
quede por fuera. Permite
trabajar de manera efectiva y
eficiente al concentrarse en las
prioridades
Incrementa la efectividad
• Al trabajar con los asuntos
correctos, se logran los objetivos
definidos
Motiva la visión a largo
plazo
• Por definición planear permite
mirar más allá
Ayuda a demostrar el
valor del dinero
• Al demostrar los logros se
asegura tener argumentos para
la solicitud de presupuestos
futuros
Minimiza los errores
• El planeamiento cuidadoso
asegura considerar los diversos
escenarios y que sean
seleccionados los más
adecuados
Soluciona conflictos
• Ayuda a anticipar y solucionar
posibles conflictos
Facilita la proactividad
• Planear asegura poder
establecer la propia agenda,
objetivos y las estrategias para
sus logros
PEVEVEC

4. • ¿Cuáles son mis objetivos?¿Qué deseo lograr?
• ¿Cuáles son mis públicos?
¿A quién deseo
dirigirme?
• ¿Cuáles son los mensajes que deseo enviar?
¿Qué quiero
comunicar?
• ¿Por cuáles medios debo enviar mi mensaje?
¿Cómo debo
decirlo?
• ¿Cómo evaluaré mi trabajo?
¿Cómo puedo saber
si lo logré?

5. Investigación
• Entender la
situación actual
Formulación
• Seleccionar la
estrategia
apropiada
Implementación
• Poner la estrategia
en acción
Evaluación
• Monitorear el
progreso para las
acciones
correctivas

6. Análisis de la
Situación
• ¿Qué está
sucediendo ahora?
Estrategia
• ¿Qué debemos
hacer y decir, y por
qué?
Implementación
• ¿Cómo y cuándo
lo hacemos y
decimos?
Logro
• ¿Cómo los
hicimos?
1. Definición de los
problemas de
relaciones públicas
2. Planeamiento y
Programación
4. Evaluación del
programa
3.Toma de acciones
y comunicación

7. Análisis Objetivos
Públicos
(Audiencias)
Mensajes
EstrategiaTácticas
Líneas de
tiempo
Recursos
Evaluación Revisión

9.  Las Relaciones Públicas en su forma más
avanzada, son una parte científicamente
dirigida a la resolución de problemas y
procesos de cambio
 Definir el problema
 Planificar y programar
 Actuar y comunicar
 Evaluación del programa

10. Análisis de la
Situación
• ¿Qué está
sucediendo ahora?
Estrategia
• ¿Qué debemos
hacer y decir, y por
qué?
Implementación
• ¿Cómo y cuándo
lo hacemos y
decimos?
Evaluación
• ¿cómo los
hicimos?
1. Definición de los
problemas de
relaciones públicas
2. Planeamiento y
Programación
4. Evaluación del
programa
3. Acción y
Comunicación

12.  La investigación es la recogida sistemática de
información para describir y comprender las
situaciones y comprobar las hipótesis sobre
los públicos y las consecuencias de las
relaciones públicas.
 Su propósito fundamental es reducir la
inseguridad en la toma de decisiones

13.  Método para estructurar
la escucha sistemática en
el proceso de
comunicación
 Escuchar
sistemáticamente a los
públicos de una
organización a través de la
investigación científica

14.  La investigación continua revela muchos
problemas lo suficientemente pequeños
como para permitir medidas correctivas y
comunicación, antes de que se conviertan en
asuntos públicos importantes.
 La definición de los problemas empieza con
un juicio de valor que apunte que algo va mal,
podría ir mal o podría ir mejor.

15. 1. Redactado en presente, describiendo la
situación actual
2. Describe la situación en términos específicos y
mensurables.
3. No implica soluciones ni atribuye culpas.
▪ ¿Cuál es la fuente de la preocupación?
▪ ¿Dónde está el problema?
▪ ¿Cuándo es realmente un problema?
▪ ¿Quién está implicado o afectado?
▪ ¿Por qué es una preocupación para la
organización y sus públicos?

16.  Recopilación íntegra de todo lo que se conoce
sobre la situación, historia, factores que
operan, y los implicados o afectados interna o
externamente.
 Da lugar a lo que los profesionales
denominan “libro de hechos”, a menudo en
forma de carpeta o archivador.

17.  Empieza con una descripción a fondo de las percepciones y
acciones de personas clave de la organización, estructura y
procesos de las unidades de la organización relevantes para el
problema y el historial de la implicación de la organización.

18.  Es importante la actualización constante del
almanaque de la organización. Este archivo
sirve como referencia esencial de los
antecedentes de la organización en el trabajo
con problemas específicos y proporciona
asimismo información para discursos,
folletos, informes especiales, exposiciones y
solicitudes de los medios.

19. ¿En qué medida utilizan las personas la
información en una situación problemática?
¿Qué tipo de información utilizan las
personas?
¿Cómo utiliza la gente esta información?
¿Qué predice el uso de la información?

20.  Proporciona a los profesionales la
información necesaria para valorar los puntos
fuertes y puntos débiles de la organización e
identificar las oportunidades y amenazas del
entorno externo.

21. Contactos
Personales
Informadores
Clave
Grupos de
Discusión y Foros
Comunitarios
Comités
Consultivos y
Juntas
Ombudsman
Líneas de
Atención
Telefónica
Análisis de la
Correspondencia
Fuentes Online
Informes de
Campo

22. Análisis
Secundario y
Bases de Datos
Online
Análisis de
Contenido
Encuestas

24. Implica predecir o establecer un futuro estado de metas deseado,
determinar las fuerzas que ayudarán o impedirán avanzar hacia la
meta, y formular un plan para lograr el estado deseado.

25.  Determinación de las metas y objetivos básicos a
largo plazo de una empresa, y adopción de cursos de
acción así como la administración de los recursos
necesarios para la consecución de dichas metas.
 Planning Mode
▪ Las estrategias toman la forma de un plan sistemático y directrices
para lograr las estrategias corporativas a nivel de negocios.
 Evolutionary Mode
▪ Las estrategias se desarrollan en el tiempo, representando un
esquema de decisiones que responden a las amenazas y
oportunidades del entorno.

26.  Relaciones Públicas que analicen, y
comprendan las necesidades y
preocupaciones de las unidades operativas.
 RRPP que ayuden a conseguir las metas de la
organización o, en palabras de algunos
directores, «afectarlas de manera
significativa».

27. Un programa
integrado en el
que la totalidad
de las
actuaciones dé
lugar a logros
definitivos a
metas
específicas.
Aumento en la
participación y
apoyo de la
dirección.
Subrayar que el
programa es
positivo en
lugar de
defensivo.
Reflexión
cuidada en la
elección de
temas, timing, y
tácticas.

28. RRPP
Gestionar las
amenazas del
entorno
Fomentar la faceta
competitiva de la
organización
Proteger los valores más
importantes, el nombre y la
reputación

29.  Definir roles y misiones
 Determinar las áreas de resultados clave
 Identificar y especificar los indicadores de efectividad
 Seleccionar y fijar objetivos
 Preparar planes de acción
 Programar
 Planificación temporal
 Presupuesto
 Determinar competencias
 Revisar y reajustar
 Establecer controles
 Implantar

30. Constata públicamente las obligaciones
frente a los ciudadanos y la
responsabilidad social de la
organización.
La organización debe inculcar el sentido de la misión,
los valores y las normas de comportamiento de toda
la organización.Cada organización tiene que definir
su propia misión única, adecuando su estrategia y
valores, y creando su propia cultura.

31. Las misión
de las RRPP
consiste en
ayudar a la
organización
a conseguir
su propia
misión
mediante:
Recopilación y análisis de información sobre los cambios en
el conocimiento, opiniones y comportamientos de los
públicos importantes y los grupos de stakeholders.
Servir como fuente central de información sobre la
organización y como canal oficial de comunicación entre la
organización y sus públicos.
Comunicar la información, opiniones e interpretaciones
significativas, para mantener a los públicos y grupos de
stakeholders informados sobre la política de la organización.
Coordinar las actividades que afecten a las relaciones de lo
organización con sus públicos y grupos de stakeholders.

32.  Aplica sistemáticamente técnicas efectivas
de dirección y gestión para administrar la
organización.
 Especifica los resultados a
conseguir y, por lo tanto,
establece criterios para
seleccionar estrategias,
controlar la actuación y
progresos, y evaluar la
efectividad de los
programas

33. Declaraciones acumulativas que especifican los resultados globales de un
programa. Dicho programa puede implicar distintas partes de la
organización, así como diferentes estrategias. Las metas indican lo que se
pretende conseguir mediante esfuerzos coordinados y cuándo.

34. Conocimiento Opinión Comportamiento

35.  Representan los resultados de conocimiento
específico, opinión y comportamientos a
conseguir para cada uno de los públicos
señalados, también denominados «resultados
clave».
 Ofrecen enfoque y rumbo para desarrollar estrategias
de programas y tácticas
 Proporcionan orientación a quienes implantan el
programa
 Definen claramente los criterios para controlar el
proceso y evaluar el impacto

36. La estrategia representa el plan
global del juego y la táctica se
refiere al nivel operativo: los
eventos reales, medios y
métodos utilizados
para implantar la
estrategia.
Razones (pretextos)
para no planificar
 No hay tiempo
 Las cosas cambian rápidamente
 Pagan por resultados no por planificar
 Lo estamos haciendo bien sin plan

37. Proceso
 Una mirada hacia atrás
 Antecedentes e historia
 Una amplia mirada alrededor
 Públicos externos
 Una mirada profunda hacia el interior
 Públicos y situaciones internas
 Una mirada lejana hacia adelante
 Metas y objetivos

38. Según
implicación
No-
Públicos
Públicos
Latentes
Públicos
Informados
Públicos
Activos

39.  Geográfica
 Demográfica
 Psicográfica
 Poder encubierto
 Posición
 Reputación
 Pertenencia o afiliación
 Papel en el proceso de decisión

40.  Niveles de resultados
 Resultado de conocimiento
 Resultado de predisposición
 Resultado de comportamiento
 Forma
 Empiezan con un verbo
 Especifica el resultado a seguir
 Hace constar la magnitud del cambio o nivel a ser
mantenido, en términos cuantificables
 Fija fechas para la obtención del resultado

41.  La redacción de escenarios de planificación es
el arte de predecir y describir la serie de
posibles situaciones futuras
 Optimista
 Exento de sorpresa
 Pesimista

42.  La crisis en una organización es un evento de baja probabilidad y
fuerte impacto, que amenaza la viabilidad de la organización y se
caracteriza por la ambigüedad de causas, efectos y medios de
resolución, así como por la creencia de que las decisiones se deben
tomar rápidamente.
 Categorías
Natural Tecnológica
De
Confrontación
De
Malevolencia
PorValores
Cuestionables
de la Dirección
Por Decepción
Por Conducta
Impropia de la
Dirección
De NegocioY
Económicas

43. Sostenidas
Persisten durante varios meses o incluso años, a pesar de los
esfuerzos de la dirección
Emergentes
Permite más tiempo de investigación y planificación, pero
pueden desencadenarse repentinamente después de largos
periodos de gestación
Inmediatas
Forma repentina e inesperada, no existe tiempo para
investigación y planificación

44. Indecisión
Ofuscación
Represalias
Prevaricación o
Equivocación
Pontificar
Confrontación
Litigación

45. Desarrollar una estrategia para contener y neutralizar, y no reaccionar y responder.
Enfocar las dos tareas más importantes – qué hacer y qué decir - en las primeras y críticas
horas que siguen a una crisis.
Redactar preguntas, respuestas y resoluciones para cada pronóstico de crisis potencial.
Asignar prioridades en base a las vulnerabilidades más urgentes o aquellas con más
posibilidades de desencadenar una crisis.
Identificar los factores que pueden fallar y trascender a la luz pública y valorar la
vulnerabilidad por toda la organización.

47.  La estrategia de comunicación respalda al programa de
acción con el fin de informar a los públicos objetivo,
internos y externos, sobre dicha acción, para persuadir a
dichos públicos de que apoyen y acepten la acción y,
posiblemente, para instruir a dichos públicos en relación
con las capacidades necesarias para transformar la
intención en acción.
 La estrategia de acción incluye normalmente cambios en
la política, procedimientos, productos, servicios y
comportamientos de la organización.
 Las acciones correctivas sirven a los intereses mutuos de la
organización y sus públicos.

48. El primer principio para centrar el contenido del mensaje para la campaña
de comunicación, es conocer íntimamente la postura del cliente, o
empresario y la situación problemática de relaciones públicas.
La comunicación eficaz debe ser diseñada para la
situación, tiempo, lugar y público. Lo cual implica una
cuidadosa selección de los medios y la técnica.
El segundo principio es
conocer las necesidades,
intereses y preocupaciones de
los públicos objetivo.

49. 1. Usar medios más íntimamente identificados con la postura del público
2. Usar una fuente de comunicación que goce de alta credibilidad para el
público en relación con el tema a comunicar
3. Tratar de minimizar las diferencias entre las posturas de la comunicación y las
del público
4. Buscar la identificación con el público, con el vocabulario y anécdotas, en un
área ajena al asunto de que se trate
5. Establecer la postura del comunicador como opinión mayoritaria, definiendo
la mayoría en el mismo público
6. Fomentar la implicación de las identificaciones de grupo del público, cuando
dichas identificaciones ayuden a desarrollar una respuesta positiva. Lo
contrario también es cierto
7. Modificar el mensaje para satisfacer las necesidades de la organización

50. Impacto
Proximidad
Oportunidad
Prominencia
Novedad
Conflicto

51. Conocimiento Persuasión Decisión Implantación Confirmación

52. Credibilidad
Contexto
Contenido
Claridad
Continuidad y
consistencia
Canales
Capacidad del
público

54.  El uso más sofisticado de los criterios de
resultados mensurables en los objetivos de
relaciones públicas, también posibilita la
medición del impacto del programa.
 El conocimiento, resultados, cambios de
predisposición y comportamiento se pueden
medir.

55.  Cada vez más empresas de relaciones
públicas incorporan la investigación de
evaluación a los servicios ofrecidos a los
clientes.
 La tendencia es contratar empresas
especializadas que proporcionen servicios de
investigación de evaluación formativa y
acumulativa.

56.  Aplicación sistemática de procedimientos de
investigación de las ciencias sociales para
evaluar la conceptualización, diseño,
implantación y utilidad de los programas de
intervención social.

57. • ¿Cuál es la dimensión y distribución del problema o
población objetivo?
• ¿Está el programa diseñado de conformidad con las
metas pretendidas, existe un razonamiento
coherente respaldándolo y posibilidades de
maximizar los resultados?
• ¿Cuáles son los costes del proyecto costes reales y
cuáles es su relación con los beneficios y la
efectividad?
Conceptualización y Diseño de Programa

58. • ¿Está llegando el programa a la población específica
o área objetivo?
• ¿Están llevados a cabo los esfuerzos de intervención
según lo especificado en el diseño del programa?
Control y Responsabilidad de la
Implantación del Programa

59. • ¿Es el programa efectivo en la consecución de sus metas
pretendidas?
• ¿Pueden ser los resultados del programa explicados por algún
proceso alternativo que no incluya el programa?
• ¿Tiene el programa efectos no intencionados?
Valoración de la utilidad del programa:
Impacto y Eficiencia

60. 1. Establecer la concordancia entre los usos y fines de la evaluación
2. Asegurar el compromiso de la organización con la evaluación y
convertir la investigación en parte básica del programa
3. Desarrollar el consenso sobre la investigación de evaluación
dentro del departamento
4. Redactar los objetivos del programa en términos observables y
cuantificables
5. Seleccionar los criterios más apropiados
6. Determinar la mejor manera de reunir pruebas
7. Guardar archivo del expediente completo del programa
8. Utilizar los resultados de la evaluación
9. Informar a la dirección sobre resultados de la evaluación
10. Contribuir al conocimiento profesional

61. • Adecuación de la base de información de antecedentes para el diseño del programa
• Adecuación de los contenidos de los mensajes y actividades
• Calidad de las presentaciones de los mensajes y actividades
Preparación
• Número de mensajes enviados a los medios y actividades diseñadas
• Número de mensajes colocados y actividades implantadas
• Número de personas que recibirán los mensajes y actividades
• Número de personas que atenderán a los mensajes y actividades
Implantación
• Número de personas que tendrán conocimiento del contenido del mensaje
• Número de personas que cambiarán de opinión
• Número de personas que se comportarán de la forma deseada
• Número de personas que mantendrán su actitud
• Cambios sociales y culturales
Impacto

62.  En esta parte de la evaluación se valora la
idoneidad de los pasos de reunir información
en la fase de preparación del proceso.
 Una visión crítica de lo dicho y lo hecho con la
ventaja de la percepción retrospectiva orienta
para actuaciones futuras del programa, pero
solamente si se hace con la motivación de la
crítica constructiva.

63.  Fórmula de Flesch
 Índice de legibilidad que indica la dificultad de lectura y el
nivel educativo necesario para leer el material.
▪ Contar frases, palabras y sílabas
▪ LMF: Calcular Longitud Media de Frase (palabras/frases)
▪ LMP:Calcular Longitud media de palabra (sílabas/palabras)
▪ IL: Fórmula del índice de legibilidad
IL= 206,835 – (( LMF x 1,015) + (LMP x 84,6))

64.  Fórmula de Gunning
 Mide la facilidad de lectura basado en la longitud de media
de la frase y el porcentaje de palabras con 3 sílabas.
▪ MPF: Número Medio de Palabras por Frase(palabras por frase / frases
enteras)
▪ PL: Número de palabras largas por casa 100 palabras (palabras largas
por cada 100 palabras. 3 sílabas o más)
▪ IL: Fórmula del índice de legibilidad
Índice Fog= 0,04 x ( MPF + PL)

65.  Fórmula de Gunning
 Mide la facilidad de lectura basado en la longitud de media
de la frase y el porcentaje de palabras con 3 sílabas.
▪ MPF: Número Medio de Palabras por Frase(palabras por frase / frases enteras)
▪ PL: Número de palabras largas por casa 100 palabras (palabras largas por cada
100 palabras. 3 sílabas o más)
▪ IL: Fórmula del índice de legibilidad
Índice Fog= 0,04 x ( MPF + PL)
Índice Legibilidad Curso
90-100 Muy fácil 5ª
80-90 Fácil 6ª
70-80 Bastante fácil 7ª
60-70 Lenguaje común 8ª y 9ª
50-60 Bastante difícil 10ª y 12ª
30-50 Difícil Estudios medios
0-30 Muy difícil Estudios superiores

66.  Fórmula de Fry
 Contar número de frases de las tres muestras
 Calcular número de frases en cada muestra
 Calcular número de sílabas de cada muestra
 Calcular punto de intersección longitud media de frases y numero medio de sílabas.
Índice Fog Nivel de estudios Curso
17 Titulado universitario
16 Estudiante universitario de último curso
15 Estudiante universitario de tercer curso
14 Estudiante universitario de segundo curso
13 Estudiante universitario de primer curso
«Línea de peligro»
12 Estudiante de último curso de enseñanza secundaria
«Nivel de Lectura»
11 Estudiante de tercer curso de enseñanza secundaria
10 Estudiante de segundo curso de enseñanza secundaria
9 Estudiante de primer curso de enseñanza secundaria
8 Estudiante de octavo
7 Estudiante de séptimo
6 Estudiante de sexto

67. Primer Paso
Registro de la difusión o
mensajes emitidos.
•Número de discursos, apariciones en los
medios audiovisuales, presentaciones
audiovisuales y exposiciones utilizadas
en el programa.
Segundo Paso
Determinar cuántos miembros
de los públicos objetivo
recibieron los mensajes.
•Audiencia de la emisión (delivered
audiencie) y audiencia efectiva
(effective audience)
Tercer Paso
Número de personas que presta
atención al mensaje.

68. Lectores Enterados:
Recuerdan haber
visto el anuncio
LectoresAsociados:
Recuerdan el
nombre del
anunciante
Lectores Interesados
en la mayoría de los
Contenidos: Leen al
menos 50% del
anuncio y recuerdan
parte del contenido.
• Aided Recall

69. Radio
yTV
Diario
Contador
Contador
Personal
Entrevista
Telefónica

70.  Esta medición documenta el grado en el que
se han logrado los resultados especificados
en los objetivos para cada uno de los públicos
y la meta global del programa.
 Medición de Impacto Intermedio (Progreso)
 Evaluaciones Acumulativas (Éxito)

71.  El número de personas que aprenden el contenido de
mensaje es una consecuencia lógica del número de personas
que atendieron a dicho mensaje.
 Para determinar los cambios se deben hacer comparaciones
entre al menos dos mediciones equivalentes: repitiendo las
mediciones en las mismas personas o personas similares, o
realizando mediciones equivalentes en un grupo de control
o similar de personas no expuestas al programa.
 Estudios de conocimiento, conciencia y entendimiento

72.  Estas evaluaciones incluyen informes sobre el
comportamiento a través de encuestas, observación directa
de las acciones de las personas, observación indirecta
examinando los informes oficiales y otras pistas que presten
quienes estén implicados o no en el comportamiento de que
se trate.

73.  Requisitos para demostrar los efectos del programa:
 Conocimiento del incentivo principal
 Control de su aplicación
 Evaluación del impacto
 Comprensión del mecanismo o proceso subyacente
▪ ¿Qué es lo que provoca un efecto, quién está afectado, qué cambios, cuándo y cómo deben tener
lugar?
 La investigación acumulativa del programa que demuestre si los
efectos del mismo han tenido lugar o no, tiene poco valor. La
investigación formativa, antes y durante el programa, proporcionan la
información necesaria para comparar los resultados de la
investigación acumulativa en relación con las condiciones al inicio del
programa y para realizar correcciones intermedias.