Dans cette présentation, nous proposons une vue d'ensemble des métadonnées qui sont utilisées dans le cadre des processus de gestion de document

1. Pour une bonne
compréhension
des métadonnées

2. Qu’est ce la Folksonomie?
D
Carré jaune
Pas de triangle rouge
Hexagone rouge
Carré vert
B
E
Pas de F
C
D
B
A
B
E
A
D
D
Carré jaune
Triangle jaune
Cercle jaune
C
Cercle bleu
E
Pas de cercle vert

3. Qu’est-ce que la Taxonomie?
Le climat
Tempéré
Océanique
L’ouest
Les Régions
Le Nord
La Bretagne
Le Centre
Les quartiers
Les Départements
Les viles
Les communautés
d’agglomérations
Les plaines
La géographie
L’Histoire
Les fleuves
Les rues
Les monuments
Les cantons
La France
Les bâtiments
publics
Les pays de Loire

4. En pratique litterature
Taxonomie
Metadonnées
Littérature
Auteur
Shakespeare, William
Fiction
Drame
Comedie
Tragedie
Roman
Titre
Hamlet, Prince du Danemark
Date de Publication
Mai 1604

5. Métadonnées : une première
définition

Une métadonnée est littéralement une « donnée sur une
donnée »

Dans le domaine des métadonnées [metadata], on parle
de « données sur une ressource »

Plus précisément, c'est un ensemble structuré de données
décrivant une ressource quelconque

Une métadonnée peut être utilisée à des fins diverses…

La description et la recherche de ressources

La gestion de collections de ressources

La préservation des ressources

6. Utilité des métadonnées (1/2)

Les métadonnées sont en général constituées de « motsclés » ou de « texte libre »

Ces informations peuvent être « évidentes » ( auteur, date
de publication, éditeur), ou « plus complexes » et moins
aisément définies


Les avis collectifs sur un document, par exemple,
nécessitent une structure évoluée capable d'annoter
des passages, et cela, de façon multiple
Les métadonnées sont particulièrement importantes pour
les « ressources visuelles » qui, sans elles, peuvent
demeurer pratiquement inexploitables et impossibles à
retrouver

les utilisateurs dépendent en effet des informations
ajoutées aux images ou vidéos pour effectuer des
recherches pertinentes et précises

7. Utilité des métadonnées (2/2)

La recherche de documents à l'aide de leur indexation « fulltext » ne suffit pas


Les métadonnées sont également indispensables d'un point de
vue technique et administratif


Exemple : rechercher tous les documents contenant les
mots Lestrem et Nutrition …
pour décrire les droits, relations, formats, dates, etc…
associés à une ressource, l'appartenance à une collection
digitale, le mode d’acquisition de la ressource, etc.
Les métadonnées sont utilisées dans les systèmes de gestion de
contenu d’entreprise (Enterprise Content Management)

pour éditer, gérer, rechercher, réutiliser, diffuser, publier
de multiples contenus (textes, images, vidéos, documents
bureautiques, etc ... )

8. Métadonnées « Métiers » (1/2)

Les ressources décrites par des métadonnées ne sont pas
nécessairement sous forme digitale


un catalogue de bibliothèque, des ressources matérielles
d’entreprise contiennent aussi des métadonnées
De nombreuses communautés s'intéressent aux métadonnées

Bibliothécaires, Documentalistes, Archivistes, Conservateu
rs de musées, Travailleurs du savoir …

Pour gérer de types de ressources très différents

9. Métadonnées « Métiers » (2/2)

On ne décrit pas toutes les variétés de ressources de la même
façon (fichiers bureautiques, photos, vidéos, audio, etc..)

D’où apparition de standards de métadonnées « métiers »

MARC (Machine-readable cata loging)

ISBD (International Standard Bibliographic Description)

Dewey Decimal Classification system

EAD (Encoded Archival Description)

CIMI consortium (Computer Interchange of Museum
Information)

RKMS (Recordkeeping Metadata Schema)

MPEG-7 (Multimedia Content Description Interface)

LOM (IEEE - Learning Object Meta data)

SCORM (Sharable Content Object Reference Model)

10. Métadonnées « Informatiques »
(1/4)

Où sont les métadonnées informatiques ?

Dans les bases de données

Les métadonnées peuvent être "embarquées" implicitement
dans certains formats de documents ou Informations

Considérons la ressource suivante :
http://www.liberation.fr/livres/index.php

Cette ressource contient plusieurs métadonnées

Protocole Web : http

Site “liberation.fr”: Nom de domaine “FR”

Page Web dynamique écrite en langage « php »

Index de la rubrique « livres »

11. Métadonnées « Informatiques »
(2/4)

Les noms informatiques sont donc des métadonnées


Plus généralement : chemin d'accès, nom, extension,
taille, format de fichier, date de création, date de
modification, etc…
Les propriétés des documents bureautique



Titre, Auteur, Sujet, Mots-clés, Commentaires,
Responsable, Société, Catégorie, etc…
Mais aussi certaines propriétés personnalisées
Les propriétés Windows associées à un fichier quelconque


Titre, Sujet, Catégorie, Mots-clés, etc.
Les informations sur les documents PDF

Titre, Auteur, Sujet, Mots-clés, Créateur, Producteur,
etc…

12. Métadonnées « Informatiques »
(3/4)

Les champs IPTC des images JPEG/TIFF


Les champs EXIF des images JPEG


Titre, Source, Crédit, Copyright, Statut éditorial, Priorité,
Catégorie, Mots-clés, etc...
Fabricant de la caméra, Modèle, Orientation, Temps
d'exposition, Résolution en largeur, Résolution en hauteur,
etc…
Les champs ID3 des fichiers MP3

Titre, Compositeur, Auteur du texte, Durée, Copyright,
etc…

13. Métadonnées « Informatiques »
(4/4)

Estampillage électronique (Watermarks)

But : authentifier un document (garantie de nonfalsification) et prouver l'appartenance d'une œuvre à
son propriétaire

Moyen : Filigrane, tatouage, estampillage, etc.
insertion d'informations numériques dans les fichiers
binaires que sont les images, sons, vidéo

14. Exemple : la Dublin Core Initiative
(1/3)

Prolifération de besoins "métiers" variés

Métadonnées informatiques: diversité et non-interopérabilité
des nomenclatures et des structures

Recherche d'un standard

Définition d'un ensemble de métadonnées communes à diverses
communautés: le Dublin Core Metadata Initiative (DCMI).

15. Exemple : la Dublin Core Initiative
(2/3)

Le Dublin Core est un ensemble de 15 éléments de
métadonnées inhérents :


à la Propriété intellectuelle : Créateur, Contributeur,
Publieur, Droits


au Contenu : Titre, Description, Sujet, Source,
Environnement, Type, Relation
à la Version : Date, Format, Identifiant, Langage
Une version plus évoluée du Dublin Core autorise l'usage de
qualificateurs :

L'élément Description peut être affiné à l'aide des
qualificateurs « Table des matières » et « Extrait »

L’élément Date peut être affiné à l'aide des qualificateurs
Crée par, Validé par, Disponible pour, Modifié par…

16. Exemple : la Dublin Core Initiative
(3/3)

Le Dublic Core ne prétend pas répondre aux besoins et à la
complexité de tous les métiers

Le Dublin Core est un ensemble simple et très utilisé de
métadonnées (en cours de normalisation ISO 15836), mais il
n'est pas suffisant

Dans la plupart des besoins professionnels, il doit être
complété par d'autres schémas de métadonnées

17. Les thesaurus « métiers »

Le thesaurus est un type particulier de langage documentaire

Un thesaurus est constitué d'un ensemble structuré de concepts
représentés par des termes hiérarchisés, pouvant être utilisés
pour l’indexation de documents

Le thesaurus s’il est bien construit, est un instrument de
recherche sans pareilles

On construit un thesaurus de manière


Synthétique : à partir de listes de mots-clés préétablies à
l'aide de dictionnaires, lexiques, glossaires etc..


analytique : à partir des mots clefs de l'indexation
Ou en mixant les deux méthodes analytique et synthétique
Il est possible d’implémenter plusieurs thésaurus métiers au sein
d’une même organisation

18. Exemple de thesaurus

19. Pourquoi l’usage de la sémantique
devient primordial (1/4)?

Le seul fait d'archiver, ou de stocker les documents en un lieu
unique et sécurisé, ne répond que très partiellement aux
problématiques des utilisateurs finaux

Parce que l'information à gérer est plus importante et moins
homogène , et même si l'information est stockée quelque part,
elle reste inaccessible

La performance de tous les acteurs d'un projet est assujettie à
la propension d'une équipe à prévoir, analyser et trouver les
meilleures réponses le plus rapidement possible

Parce que l'environnement "métier" dans lequel votre
entreprise évolue tend à se complexifier. Rares sont les
sociétés qui évoluent sur un marché bien "structuré"

20. Pourquoi l’usage de la sémantique
devient primordial (2/4)?

Chaque collaborateur doit pouvoir prendre la bonne décision
en fonction du contexte dans lequel il est placé, et les
informations qui lui seront proposées doivent elles aussi
refléter ces multiples facettes

Il faut pour cela que la gestion des informations aborde de
manière dynamique l'ensemble des problématiques métiers

21. Pourquoi l’usage de la sémantique
devient primordial (3/4)?

Pour plus d'efficacité, il est indispensable de raisonner global
tout en garantissant que le caractère particulier de chaque
source d'information puisse être identifié et retranscrit de
manière intégrale, et surtout au bon moment

22. Pourquoi l’usage de la sémantique
devient primordial (4/4)?

La sémantique va permettre de structurer les informations de
telle façon que l'on puisse automatiser, intégrer et réutiliser
les données au travers d'applications variées

Chaque collaborateur doit pouvoir prendre la bonne décision
en fonction du contexte dans lequel il est placé, et les
informations qui lui seront proposées doivent elles aussi
refléter ces multiples facettes

Il faut pour cela que la gestion des informations aborde de
manière dynamique l'ensemble des problématiques métiers

Pour plus d'efficacité, il est indispensable de raisonner global
tout en garantissant que le caractère particulier de chaque
source d'information puisse être identifié et retranscrit de
manière intégrale, et surtout au bon moment

La sémantique va permettre de structurer les informations de
telle façon que l'on puisse automatiser, intégrer et réutiliser
les données au travers d'applications variées

23. Pourquoi les outils doivent prendre
en compte les utilisateurs

Les outils collaboratifs reposent tous sur la contribution et la
participation des collaborateurs.

Les contenus crées peuvent être facilement republiés,
commentés, enrichis et apporter une réelle valeur aux
organisations

En parallèle, il est nécessaire de définir en amont une stratégie
de mise sous contrôle des risques relatifs à la prolifération des
contenus

On recherche plus un contexte qu’un document, il faut donc
présenter tous les contenus correspondants à ce contexte

Les arborescences de répertoire de classement disparaissent au
profit des vues dynamiques

24. Pourquoi un plan de classement
seul n’est plus suffisant (1/3)

Trop souvent, les entreprises proposent des serveurs
d'applications de service aux équipes pour qu'elles puissent
répondre à leurs besoins individuels de gestion des informations

La coordination entre les services est limitée, et le partage des
informations est compliqué du fait de structures trop
monolithiques

Il faut donc séparer l'architecture de la solution des couches de
présentations, et les systèmes de stockage des logiques
métiers.

Certaines informations doivent circuler, et restent trop souvent
cantonnées à un service ou à un conteneur hermétique.

25. Pourquoi un plan de classement
seul n’est plus suffisant (2/3)

En gérant des notions de types ou de familles, on pourra faire
correspondre pour chaque besoin, des champs, des
stratégies, des flux de travail (workflows) et des règles

Si plusieurs types de populations sont amenés à consulter et à
rechercher de l’information, chaque personne a son propre
« point de vue » et son propre « cheminement » pour accéder à
celle-ci.

Trop souvent les documents sont écrits, stockés et indexés par
des « spécialistes », qui respectent souvent une classification
normative imposée et non pas des règles de « bon sens ».

26. Pourquoi un plan de classement
seul n’est plus suffisant (3/3)

On multiplie alors les référentiels, les outils, et au final, on
s’aperçoit que presque rien ne communique vraiment

27. Principe à respecter

On ne crée pas de taxonomie : on l’implémente à partir


Des processus : surtout

Du feedback des utilisateurs clés


De l’existant et des données
D’une norme
Il faut en tenir compte dès le plan de gouvernance


Création et gestion

Délégation


Design et architecture Logique
Alimentation
En terme de gouvernance, ne pas oublier

L’inclure au plus tôt dans le design SharePoint

Fréquence de revue ? Qui est responsable ?
Juridiction ? …

28. Principe à respecter

Identifier le scope de chaque besoin


Rapprocher le scope au plus prés de votre organisation
interne


On vise large mais on commence petit : département
avant Corporate
Cataloguer tout le contenu !!!


Interne, externe ? Département spécifique ? Mixte ?
Exercice long mais très riche en information sur les
vrais processus
Se focaliser aussi

Sur les méthodes et l’analyse de définition de vos
metadonnées

Mieux gérer les futures demandes et évolutions