A DGARQ e a normalização da descrição em arquivo, em Portugal. Comunicação de Lucília Runa e Pedro Penteado.

1. Surfeando de sigla en sigla:
La DGARQ y la normalización de la descripción en Portugal
Lucília Runa
Pedro Penteado
(DGARQ, Portugal)
V Congreso de Archivos de Castilla y Léon - Léon, 2008-10-02
Objetivo
Presentar la perspectiva de:
Dirección General de Archivos (DGARQ)
(2007-…)
Ex-Instituto de los Archivos
Nacionales/Torre de Tombo (IAN/TT) (1997-
2007)
Relativa a:
1. Normalización de la descripción,
2. Proyectos ya realizados o en
desarrollo,
3. Reptos.

2. La descripción de archivos: concepto
Representación exacta de una unidad
de descripción y de las partes que la
componen,
a través de la recogida, análisis,
organización y registro de información;
para identificar, gestionar, localizar y
explicar la documentación de archivo;
para explicar el contexto y el sistema de
archivo que la produjo.
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La descripción normalizada
Presupuestos:
Modelos predefinidos;
Criterios claros y objetivos en lo referente a:
los contenidos;
los formatos de presentación de los contenidos.
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3. La descripción normalizada
Objetivos:
descripciones consistentes, apropiadas y
autoexplicativas;
facilitar la recuperación de la información pertinente;
rentabilizar los recursos adscritos a la tarea de
descripción;
facilitar el intercambio, la participación y la integración
de descripciones procedentes de diferentes entidades
poseedoras de un sistema de información unificado.
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La descripción de archivos
Entendida como:
Proceso dinámico (ej., descripción evolutiva).
Fundamental para
controlar la documentación;
asegurar su recuperación;
asegurar el acceso a la información que
contiene;
garantizar su valor probatorio e informativo.
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4. Objetos de la descripción archivística y
normas del CIA a utilizar
Puntos de
Productores Documen- acceso
e Funciones
tación normaliza
poseedores
dos
ISAAR (CPF)2
ISDIAH ISDF ISAD (G) 2
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La descripción de archivos
Grado de complejidad y de dificultad muy altos
Productores (ex. organismos, en constante cambio)
Diagnóstico de su continuidad o ruptura;
Redistribución de sus funciones;
Identificación y delimitación de los productores;
Identificación y delimitación de los fondos
documentales;
Decisión del destino a dar a la documentación (ej.
Reforma de la Administración Central - PRACE);
Conexión da la descripción de las entidades que
custodian documentos de archivo con la descripción
de la documentación;
Articulación de estos diferentes planos
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5. DGARQ: misión
Promover la ejecución de la política archivística nacional;
Salvaguardar y dar valor al patrimonio archivístico
nacional como fundamento de la memoria colectiva e
individual y factor de identidad nacional, y aun como fuente
de investigación científica;
Promover la calidad de los archivos como recurso
fundamental de la actividad administrativa;
Promover la eficiencia y la eficacia de los servicios
públicos, especialmente en lo que concierne a sus
relaciones con los ciudadanos;
Salvaguardar y garantizar los derechos del Estado y de
los ciudadanos, fundamentados en los archivos que
custodian.
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Instrumentos de normalización de la descripción:
creación, divulgación y implementación
1.ª fase – El análisis, la exploración y la aplicación
de la normativa internacional (CIA)
Documentos de trabajo que funcionaron como tubo de
ensayo:
Proyecto de Reglas Portuguesas de Descripción
Archivística: basadas en la ISAD (G) (PRPDA);
Proyecto de Reglas para la construcción de un Fichero
Nacional de Autoridades Archivísticas (FNAA).
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6. Instrumentos de normalización de la descripción
2.ª fase – La traducción y la difusión de la
normativa internacional (CIA)
Constitución de:
Grupo de Trabajo para la Normalización de la
Descripción en Archivo (GTNDA);
Programa de Normalización de la Descripción
en Archivo (PNDA).
1.ª tarea: la traducción de:
las normas de descripción internacionales
ISAD(G)2 y ISAAR (CPF)2,
Orientaciones para la preparación y presentación
de instrumentos de descripción
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Instrumentos de normalización de la descripción
3.ª fase – Construcción de las ODA
Compuestas por 3 partes distintas:
1. Descripción de la documentación (2006; 2007);
2. Descripción de las autoridades archivísticas (2007);
3. Elección y construcción de puntos de acceso
normalizados (2007);
Apéndices de ejemplos completos;
Glosario;
Bibliografía;
Lista de abreviaturas utilizadas.
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7. Instrumentos de normalización de la descripción
ODA – Características:
Orientaciones generales; no influyen sobre la
documentación con características específicas (cartografía,
electrónica, audiovisual...);
Apuestan por la delimitación del contenido informativo de los
elementos de información, y su presentación, en los diferentes
niveles de descripción;
Se preocupan por la definición y precisión de los conceptos;
Presentación de ejemplos diversos.
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Instrumentos de normalización de la descripción
ODA – Características:
“Orientaciones de todos, para todos...”
Construido en diferentes fases;
La comunidad archivística fue consultada;
Aposta: elaboración de un documento
consensuado.
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8. Instrumentos de normalización de la descripción
4.ª fase – Implementación de las ODA
1. Divulgação:
Web y en la Intranet de la actual DGARQ;
Página del CIA.
2. Formación
Servicios centrales y Archivos de los Distritos
dependientes del ex-IAN/TT
Archivos municipales (ej. Guarda)
Archivo Regional de Madeira
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Instrumentos de normalización de la descripción
4.ª fase – Implementación de las ODA
3. La construcción de instrumentos de trabajo
complementarios:
Orientaciones para la Descripción Archivística:
Especificaciones para el IAN/TT (2006);
Codificación del nombre de los municipios y de las
feligresías (2006);
Listado de los códigos de referencia de los fondos,
subfondos y colecciones de la Torre de Tombo (2006);
Lista de Entidades poseedoras de documentos de archivo
(1.ª versión, 2006).
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9. Instrumentos de normalización de la descripción
4.ª fase – Implementación de las ODA
4. El control de calidad de la descripción:
2006 – Muestra: 1800 registros producidos por el Archivo
Nacional de la Torre de Tombo
97,22% de conformidade - ODA
2007 – Muestra: 528 registros producidos por los Archivos
de los Distritos
93,75% de conformidade - ODA
2008 - registros producidos por el Archivo Nacional de la
Torre de Tombo
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Instrumentos de normalización de la descripción
4.ª fase – Implementación de las ODA
Las necesidades y problemas relacionados con la descripción,
(o con las áreas situadas alrededor) - Diagnóstico:
Dificuldades de adaptación a las nuevas metodologías de
trabajo;
Cuestiones terminológicas;
Identificación precisa de los productores;
Aprehensión de su estructura o sucesivas estructuras
internas y forma como estas se reflejan en la
documentación producida;
Delimitación de los fondos y de los demás niveles de
descripción;
Atribución de los títulos en los diferentes niveles; etc.
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10. Instrumentos de normalización de la descripción
4.ª fase – Implementación de las ODA
Definición de prioridades a corto, medio y largo plazo:
Apuesta en la formación;
Apuesta en reuniones de trabajo para análisis y debates
de cuestiones concretas;
Sistematización de las preguntas y dudas más
frecuentes (FAQ’s), acompañadas de las propuestas de
resolución - intranet;
Base de datos de terminología archivística, cuyo objetivo
es el de permitir su control en el ámbito de la DGARQ –
intranet.
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Instrumentos de normalización de la descripción
5.ª fase – Metainformación para la
interoperabilidad
Promover la comunicación eletrónica entre entidades de
la Administración Central del Estado (organismos
activos) – “Gobierno electrónico y interoperabilidad”;
MIP: Metainformación para la Interoperabilidad
(2006; 2007)
MET: Macroestructura Temática común destinada
a la clasificación de documentos de archivo de los
2 niveles superiores (funciones y subfunciones)
Evolución de la MET para una Macroestructura
Funcional (MEF) (2008).
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11. Instrumentos de normalización de la descripción
5.ª fase – Metainformación para la
interoperabilidad
MIP: Metainformación para la
Interoperabilidad (2006; 2007)
Objetivo: orientar en la adición de metainformación
descriptiva a los documentos de archivo y a otros
recursos (bibliográficos, museológicos, sitios web)
susceptibles de ser intercambiados y reutilizados
entre organizaciones,…
17 elementos de metainformación, a su vez
subdivididos en subelementos, algunos de
cumplimentación obligatoria
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Instrumentos de normalización de la descripción
5.ª fase – Metainformación para la
interoperabilidad
MIP: Metainformación para la
Interoperabilidad (2006; 2007)
Inclusión de las normas Dublín Core (ISO 15836);
ISO 23081; Moreq1 y algunos elementos de normas
del CIA (ej. ISAD (G)2);
MIP no se pretende “sustituir otros esquemas”
específicos para la identificación o descripción de
determinados tipos de recursos, como la ISAD (G);
Problemas de compatibilidad (en resolución).
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12. Los proyectos de descripción normalizada
1. Guías generales de fondos
Torre de Tombo (1998-2008);
Archivos de los Distritos (online, 2007);
Centro Portugués de Fotografia (2007).
2. Otros instrumentos de
descripción
TT online (2005) (con la produción de una
orientación para la denominación de ficheros
de imágenes - 2006);
Inquisión online.
Los proyectos de descripción normalizada
3. La descripción de las Autoridades
Archivísticas
Registros de productores extintos y
relación con los registros de descrición
de la documentación – (ej. Torre de
Tombo);
Creación de base de datos de
autoridades de lugares y relación com
registros de descrición de la
documentación.

13. Los proyectos de descripción normalizada
4. La definición del modelo y registros
para el Fichero Nacional de
Autoridades Archivísticas (FNAA)
1. Características:
centralizado;
responsabilidad de la DGARQ
2. Ámbito:
a) Módulos de Entidades productoras, activas o
extintas;
b) Módulo de Entidades posuedoras de documentos;
c) Módulo de funciones de produtores activos – de la
Administración Central.
Los proyectos de descripción normalizada
5. La definición de los modelos
conceptual, lógico y físico del Portal
y de la Red Portuguesa de Archivos
(RPA)
Principios: Interoperabilidad (garantizada
por produtores activos con autonomia
administrativa), …
Adopción de normas (obrigatórias y
recomendadas)

14. Relaciónes entre las normas utilizadas en el contexto de la RPA
Rede / RPA - contenidos
FNAA
Repositorios de información archivística
pertencientes a las entidades afiliadas;
Servicios destinados a diferentes tipos de
usuarios:
Pre-ingestión y conversión de objetos digitales;
busquedas; certificación en la red; visitas virtuales,
exposiciones / muestras on line; redireccionamiento a
otras entidades poseedoras no afiliadas; oferta de
formación certificada y difusión selectiva de la
información.

15. Los reptos
1. La articulación de las diferentes normas
y orientaciones
2. La coherencia de los modelos
conceptuales adoptados y su
implementación práctica
FNAA
RODA: Repositorio de Objetos Digitales
Auténticos
3. Supervisar la implementación de una
política integrada de archivos
Surfeando de sigla en sigla:
La DGARQ y la normalización de la descripción en Portugal
Muchas gracias.
lucilia.runa@dgarq.gov.pt
pedro.penteado@dgarq.gov.pt
V Congreso de Archivos de Castilla y Léon - Léon, 2008-10-02