Presentación sobre la importancia de la gestión del cambio en los procesos de implementación de tecnologías de información

1. Jornadas de Formación sobre la Implantación de la Ley 11/2007, de Acceso
Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, en las Entidades Locales
La tecnología como motor de la gestión del
cambio en la implantación de sistemas de
información adaptados a la Ley 11/2007, de
acceso electrónico de los ciudadanos a los
servicios públicos
Palencia Jueves 2 de Octubre de 2.008
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2. Jornadas de Formación sobre la Implantación de la Ley 11/2007, de Acceso
Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, en las Entidades Locales
ÍNDICE
Que es el Cambio?
Que es la Gestión del Cambio?
Importancia de la Gestión del Cambio
Estrategia en la Gestión del Cambio
Comunicación, Participación, Formación y Soporte como catalizadores de la gestión del
cambio
La tecnología en la gestión del cambio
Componentes de la plataforma tecnológica
Ventajas de un modelo de gestión del cambio basado en una plataforma tecnológica
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3. Que es el Cambio?
El cambio se define como “un proceso inevitable dentro de la
naturaleza que involucra el paso de una situación a otra diferente,
lo cual afecta en forma significativa las formas establecidas de
comportamiento”.
Que es la Gestión del Cambio?
Una definición común utilizada para la gestión del
cambio es un conjunto de procesos que se emplea
para asegurar que los cambios significativos se llevan
a cabo en forma ordenada, controlada y sistemática
a efecto el cambio organizacional. Uno de los
objetivos de la gestión del cambio es en lo que
respecta a los aspectos humanos de superar la
resistencia al cambio a fin de que los miembros de la
organización para comprar en el cambio y lograr el
objetivo de la organización de forma ordenada y
efectiva de transformación.
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4. Importancia de la Gestión del Cambio
Es frecuente pero un grave error, que cuando se aborden cuestiones
de carácter técnico se obvie el factor humano. Es necesaria la
interacción usuario-aplicación y ésta suele representar el eslabón
más débil de la cadena. Un sofisticado servicio TIC no sirve si los
usuarios, debido a una incompleta formación y asimilación, no se
encuentran en disposición de aprovechar sus ventajas.
Estrategia en la Gestión del Cambio
La estrategia debe estar basada en la articulación de un Plan de Comunicación del
proyecto y de sus objetivos, de la difusión de los resultados obtenidos, conforme se
van alcanzando en las diferentes fases del proyecto, a todos los niveles de la
Organización, y en la constitución de equipos de innovación integrados por personal
de la Administración que favorezcan la implantación de los resultados obtenidos en
el proyecto en el ámbito de las administraciones participante.
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5. Estrategia en la Gestión del Cambio
Para crear acepción de un cambio hay que
informar/formar los afectados del cambio de
manera proactiva
Es fundamental la Incorporación de toda la
Organización al proyecto a los elementos claves
del proceso (Comunicación, Formación y
Medición), impulsado por los Líderes de la
Organización
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6. Comunicación, Participación, Formación y Soporte como catalizadores de la
gestión del cambio
Diseño del
Lanzamiento Análisis situación Modelo de Admon Desarrollo del Puesta en marcha
de proyecto partida Electrónica Proyecto Del Proyecto
Comunicación Participación Formación Soporte Medición
Comunicación Participación Formación Soporte
Comunicación Participación Formación
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7. La tecnología en la gestión del cambio
Componentes críticos de la gestión del cambio identificados en los procesos de gestión del cambio
•Comunicación
•Formación
•Soporte
•Medición
Que herramienta tecnológica necesitamos para alinear estos componentes?
Una plataforma integrada multicanal que de respuesta a los componentes de gestión del cambio
implementa un modelo facilitador adaptado al proyecto y alineado estratégicamente con el plan director de
la organización
Intranet Web 2.0
Portal de comunicación
Plataforma E-Learning Plataforma Soporte On Line Gestor de
conocimiento
Plataforma de medición de resultados
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8. Componentes de la plataforma tecnológica
Área de noticias Foros Avance del proyecto
Enlaces al resto de módulos
Portal de comunicación
Descargas
Sugerencias
Herramienta de contenidos
Calendarios
Contenidos generales
Plataforma E-Learning
Bibliografía
Herramientas de Evaluación
Cursos del alumno
Guías de Uso de las herramientas
Demos funcionales
Plataforma Soporte On Line Guía de procedimientos
Preguntas frecuentes
Área de consultas On Line
Sistema de peticiones On Line
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9. Componentes de la plataforma tecnológica
Cuadro de mando de avance de proyecto
Plataforma de Cuadro de mando de eficiencia por módulos
medición de resultados Cuadro de mando de incidencias generadas
Cuadro de mando de incidencias resueltas
Repositorio documental
Base de conocimiento
Gestor de
Base de preguntas frecuentas
conocimiento
Repositorio de versiones
Repositorio de procedimientos
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10. Ventajas de un modelo de gestión del cambio basado en una plataforma
tecnológica
El portal de comunicación:
•Facilita la difusión del modelo (añadir herramientas que implementa las ventajas)
•Comunicación de los avances del proyecto
•Facilita la proactividad en la comunicación, minimizando las “zonas de incertidumbre” en los
usuarios
•Comunicación de la puesta en producción de los cambios implementados
•Comunicación de las sesiones de formación
•Comunicación interactiva y On Line con el usuario de los nuevos sistemas
•Reduce la comunicación por parte de terceros y baja el riesgo de desvirtualización de la
información
•Reduce los desplazamientos y mejora la logística de la formación
La plataforma de e-learning:
•Formación de los usuarios del sistema anytime anywhere
•Repositorio de conocimiento permanente y actualizado de la formación
•Facilitador de la formación a la carta en caso de ser necesario
•Reducción de la curva de aprendizaje gracias a la disponibilidad de contenidos
•Creación de comunidades de usuarios que distribuyen el conocimiento, y lo mejoran con sus
aportaciones
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11. Ventajas de un modelo de gestión del cambio basado en una plataforma
tecnológica
Plataforma de soporte On Line:
•Facilita el soporte a usuarios a través de mecanismo de resolución de dudas e
incidencias On Line
•Crea base de conocimiento del proyecto
Gestión del conocimiento
•Repositorio de conocimiento que permite mantener y actualizar el modelo implantado
facilitando una rápida actualización de los nuevos cambios
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12. Muchas gracias por su atención
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