Program audit lingkungan ISO 14001 dilaksanakan secara terencana untuk menilai kesesuaian dan efektivitas penerapan sistem manajemen lingkungan perusahaan. Audit internal mencakup penilaian kebijakan, prosedur, dan kinerja lingkungan perusahaan berdasarkan standar ISO 14001 dan hasil audit sebelumnya. Hasil audit dilaporkan ke manajemen untuk ditindaklanjuti perbaikan sistem jika ditemukan ketidaksesuaian.
3. • Internal audit dilaksanakan pada interval yang
direncanakan:
Menetapkan apakah SML:
4.5.5 AUDIT INTERNAL
Sesuai dengan pengaturan yang direncanakan
(Misal: Kebijakan, tujuan, sasaran, prosedur), termasuk standar ISO 14001.
Telah diterapkan dan dipelihara dengan baik
Memberikan informasi mengenai hasil-hasil audit
kepada manajemen
4. • Program audit mempertimbangkan pentingnya
faktor lingkungan dalam operasional serta hasil audit
sebelumnya.
4.5.5 AUDIT INTERNAL
• Prosedur audit harus berisi:
Tanggung jawab dan persyaratan untuk:
Perencanaan dan pelaksanaan audit
Pelaporan audit dan penyimpanan catatan audit
Ketentuan mengenai kriteria, ruang lingkup,
frekuensi dan metoda audit:
• Menjamin objektifitas dan netral pada saat memilih
auditor dan melaksanakan audit
5. 4.5.5 AUDIT INTERNAL
INTERNAL AUDIT
Tanggung jawab
Auditor
Audit manajemen
Pelatihan auditor
Aspek & hukum
ISO 14001
Proses/ sektor
Kecakapan audit
Program audit
Kepentingan lingkungan
Perubahan organisasi
Hasil audit sebelumnya
Apakah SML diterapkan/ dipelihara serta effektif?
Susunan perencanaan diikuti? Persyaratan ISO 14001 ditujukkan?
Pelaporan hasil
Pada manajemen
Masukan tinjauan Manajemen
Ketidaksesuaian
Manajemen
Prosedur audit
ruang lingkup
frekwensi
metodologi
6. Program audit:
4.5.5 AUDIT INTERNAL
• direncanakan, ditetapkan, diterapkan
dan dipelihara
• mengambil pertimbangan pentingnya
faktor lingkungan dalam operasi
• hasil audit sebelumnya
7. Prosedur audit harus ditetapkan, diterapkan dan
dipelihara
Isi prosedur menjelaskan:
4.5.5 AUDIT INTERNAL
Tanggung jawab dan persyaratan guna perencanaan
dan pelaksanaan audit, pelaporan hasil audit dan
pemeliharaan catatannya
Menetapkan kriteria audit, ruang lingkup, frekuensi dan
metodenya.
8. Pemilihan auditor dan pelaksanaan
audit harus menjamin objektifitas dan
ketidakberpihakan dalam proses audit
4.5.5 AUDIT INTERNAL
10. TANGGUNG JAWAB:
QEP-LIT-037 INTERNAL AUDIT
• MR merencanakan, melaksanakan dan memantau audit
internal dilaksanakan dengan baik oleh aditor yang
ditunjuk
• Auditor melakukan audit berdasarkan jadwal dan
menyiapkan laporan audit serta menyampaikan ke MR
• MR menyediakan checklist audit untuk melaksanakan
audit berdasarkan sistim lingkungan dan
pemenuhan persyaratannya
11. PERSIAPAN AUDIT:
MR
(WAKIL MANAJEMEN)
Menyiapkan jadwal
audit selama setahun
Internal QE Audit Plan
Audit Schedule
Perencanaan setahun &
audit dilakukan 3 bln sekali
Menyebutkan divisi,
tanggal & waktu audit
Memastikan auditor bebas dari prasangka atau pengaruh yang bisa
berakibat pada keobjectivan audit
Auditor yg ditunjuk adalah orang dengan pelatihan khusus atau
kemampuan audit internal
Membagikan “Audit Schedule” pada semua pihak (auditee & auditor) ±
1 minggu sebelum audit
12. PELAKSANAAN AUDIT:
AUDITOR
Melakukan audit dgn memeriksa records/prosedur/mengamati operasional vs
dokumen yg relevan untuk melihat kecocokan ketentuan dokumen sistim manajemen
Menggunakan “Internal Audit Checklist” (LIT-QEF-009) selama audit untuk
menstandarkan dan membantu jalannya audit serta mencatat temuan-temuannya
pada checklist tersebut
Segera memberitahu dan mengkonfirmasi pada auditee bila ditemukan ketidak
sesuaian/ ketidakpuasan selama audit berlangsung serta menyebutkan record/
catatan sebagaibukti
Memberi alasan
temuan audit
MAJOR NC
MINOR NC
Ketidaksesuaian kritikal & biasanya mempunyai
dampak yang luas.(Temuan sepenuhnya tidak
sesuai sistem/ prosedur tidak diterapkan)
Ketidaksesuaian standar/ prosedur tapi tidak
kritikal/ tidak berdampak luas.
(menerapkan sistem/ prosedur tetapi kurang tepat
& ditemukan record yang tidak wajar
OBSERVASI/
REKOMENDASI
Kemungkinan besar mempunyai dampak
ketidaksesuaian dimasa yang akan datang
13. PELAKSANAAN AUDIT:
AUDITOR
Mengeluarkan “Internal QE Audit Non-conformity Report”
setelah mendiskusikan dengan auditee termasuk tanggung
penyelesaian beserta tindakan koreksi
Memberikan pada auditee setelah disetujui &
ditandatangani, kemudian yang asli dikirim ke MR
Memberikan “General Observation” pada auditee dengan
tujuan perbaikan dan memberikan salinannya ke MR
14. TINDAKAN KOREKSI & VERIFIKASI AUDIT:
AUDITEE
(PIHAK YG DIAUDIT)
Menganalisa penyebab temuan audit
Memutuskan tindakan koreksi serta pencegahan yang
diperlukan secara tepat dalam menanggapi ketidaksesuaian
Memastikan untuk menyelesaikan dan menerapkan tindakan
koreksi yang telah diambil sesuai tanggal penyelesaian
Memberitahukan dan mengirimkan salinan “LIT-QEF-010” yang
telah selesai pada MR setelah ketidaksesuaian (NC) berakhir
15. TINDAKAN KOREKSI & VERIFIKASI AUDIT:
memeliksa dan mengakhiri tindakan koreksi yang telah
diselesaikan beserta buktinya, bila perlu
Penutupan ketidak sesuaian akan ditunda bila tindakan
koreksi yang diambil tidak bisa dibuktikan keefektifannya
Memeriksa laporan audit, meringkas temuan
ketidaksesuain/ NC & tindakan perbaikan/ observation untuk
dipresentasikan pada “Tinjauan Manajemen” (MR)
MR/
AUDITOR
16. TINDAKAN LANJUTAN AUDIT:
Melaporkan bila ada tindakan koreksi serta pencegahan
yang tidak diterapkan pada manajemen
Membawa masalah tersebut pada rapat tinjauan manajemen
untuk didiskusikan tindak lanjut yang diperlukan
MR