Conceitos e regras básicas de organização de documentos via sistema ou manualmente. Revisa conceitos de ECM e GED.

1. Regras básicas de
organização de documentos
Porque organizar documentos
e importante para mim?

2. Objetivo
Descrever regras simples para
organizar nossos documentos no trabalho
ou em casa, facilitando o nosso trabalho e
organização pessoal.
Acredito que com essas regras
simples, podemos aumentar a nossa
produtividade; com a redução de tempo;
pois TEMPO É DINHEIRO.

3. Inicio, o que é um documento?
“Um documento é qualquer registro de
informações, independentemente do formato ou
suporte utilizado para registrá-las” conforme
definição descrita no site Wikipedia.org.
Documento é um nome utilizado para
representar arquivos gerados no computador;
exemplo: arquivos de texto, planilhas ou imagens
(desenhos ou fotos), Documentos também podem
ser impressos/físicos, como exemplo: contratos;
contas de luz, celular e etc; analises, relatórios.

4. Eu utilizo organização de
documentos?
Agora que sabemos a definição de um
documento; esta claro que SIM, seja na vida
pessoal ou no trabalho NÓS organizamos os
documentos que temos que tratamos
diariamente ou mensalmente.
Mesmo que você não tenha se dado conta
que utiliza isso no trabalho; na vida pessoal
utilizamos para organizar as contas de luz; água;
IPTU; financiamento entre outras.

5. Exemplos de organização de
documentos
Exemplo no trabalho
Organizar e-mails por cliente e/ou projeto;
Contratos de venda de produtos e serviços para
clientes;
Contrato de aluguel do escritório;
Documento de analise; relatórios de status; termo de
aceite; termo de fechamento.
Exemplo na vida particular
Organizar contas de luz; água; IPTU; aluguel;
condomínio; financiamento

6. Porque organizar documentos?
Organizar traz resultados de
produtividade; reduzindo
TEMPO para o acesso à
informação armazenada em
um documento. Se tempo é
dinheiro, ter acesso mais
rápido se torna vantajoso.
No trabalho é mais que lógico; pois todos os dias somos
cobrados para fazer mais com o mesmo tempo. Em casa,
somos um pouco mais flexível, tenha certeza que quem
declara o IRPF primeiro é uma pessoa organizada.

7. Abaixo segue as principais regras para organização
de documentos; seja no trabalho ou em casa.
Em empresas com a disponibilidade de recursos
financeiros, é possível a aquisição de sistemas para
auxiliar nesta atividade de gerenciamento e controle de
documentos, sistemas denominados de ECM ou GED.
 Nome do arquivo padronizado
 Pasta onde vai ser armazenado o documento
 Classificação por tipo / categoria
 Ciclo de vida/Workflow
Regras básicas de organização de
documentos

8. Antes de vermos os detalhes
Alguns dos conceitos são exclusivamente
para documentos/arquivos existentes no
computador, mas podemos adaptar muita coisa
para casos domésticos.
Esses conceitos também podem ser
utilizados em e-mails; colocando um título
adequado ao conteúdo do e-mail.
Em casa, podemos organizar as contas
e/ou correspondências por envelopes.

9. Nome de arquivo padronizados
Imagine que todos os documentos/arquivos que
você trabalhe durante o dia tenha um código e através
deste código, você consiga identificar qual a empresa;
qual o projeto; qual a disciplina e qual o tipo de
documento?

10. Exemplo 1 nome padronizado
Exemplo “100-010SAP-Infra-Infra-00010.docx”
Empresa: 100 – Matriz
Projeto: 010 atualização do SAP
Disciplina: Infraestrutura
Tipo documento: Infraestrutura
Sequencial: Documento numero 10
Extensão: docx – tipo Word

11. Exemplo 2 nome padronizado
Exemplo “100-010SAP-SO-Conf-00012.docx”
Empresa: 100 – Matriz
Projeto: 010 atualização do SAP
Disciplina: Sistema Operacional
Tipo documento: Configuração
Sequencial: Documento numero 12
Extensão: docx – tipo Word

12. Exemplo 3 nome padronizado
Exemplo “100-010SAP-BlueP-Conf-00033.docx”
Empresa: 100 – Matriz
Projeto: 010 atualização do SAP
Disciplina: BluePrint
Tipo documento: Configuração
Sequencial: Documento numero 33
Extensão: docx – tipo Word

13. Exemplo 4 nome padronizado
Exemplo “100-045Out-SO-Conf-00053.docx”
Empresa: 100 – Matriz
Projeto: 045 Migração Outlook
Disciplina: Sistema Operaciona
Tipo documento: Configuração
Sequencial: Documento numero 53
Extensão: docx – tipo Word

14. Resumo dos exemplos
Pelos exemplos podemos verificar que 3 dos 4
documentos fazem parte do mesmo projeto.
100-010SAP-Infra-Infra-00010.docx
100-010SAP-SO-Conf-00012.docx
100-010SAP-BlueP-Conf-00033.docx
100-045Out-SO-Conf-00053.docx

15. Pasta onde será organizado
Organizar documentos separados por pasta
visa facilitar a busca e pesquisa dos documentos.
Essa organização podemos fazer via
computador/sistema ou manualmente em casa.
Visão sistema /computador
Cliente 1 - Maria
Cliente 2 - José
Projeto construção residência
Projeto construção residência
Projeto construção casa campo
Projeto ampliação garagem
Esquema elétrico
Requisitos de decoração
Contas
à pagar
/ Em
aberto
Contas
pagas

16. Ciclo de vida / Workflow
Como o nome diz
“Ciclo de vida” de um
documento é utilizado
normalmente em
empresas; via
descrever qual o
passo a passo de
criação de um
documento.
Criar documento
Criar projeto
elétrico
Revisão
documento
Revisão e
comentários
cliente
Ajustes
Revisão e
aprovação cliente
Criar projeto de
decoração
Revisão e
aprovação clienteOBS: Alguns sistemas ECM ou GED,
possuem recursos de notificação por
e-mails; relatórios; controle de acesso
entre outros recursos.

17. Exemplo – Ciclo de vida / Workflow
Quem irá fazer o desenho
da planta?
Quem irá fazer o projeto elétrico?
Quem irá fazer a revisão
antes de enviar para o
cliente?
Revisão e comentários do cliente
Quem irá fazer os ajustes
descritos pelo cliente?
Quem irá fazer o projeto de
decoração após aprovação
do projeto básico?

18. Resumo
Acredito que a revisão destes conceitos mostre
que você já os utilize, seja alguns conceitos ou
todos os conceitos com mais ou menos
intensidade.
Caso os conceitos sejam totalmente novos, fico
contente em agregar conhecimento; mas a
revisão de informação sempre nos auxilia a nós
reciclar e nos mantermos atualizados.

19. http://pt.slideshare.net/renatoatos/resumo-implantao-ecm-ged-co
Mais sobre organização
documentos
Link para material sobre instalação e requisitos
de sistema GED/ECM para organização de
documentos.

20.  Você organiza seus e-mails da empresa por pastas?
 Você organiza as suas contas particulares por
envelope ou caixa em casa?
 Você já viu algum e-mail com o título de um assunto
e o conteúdo descreve outro conteúdo? Isso é mais
normal quando o e-mail tem várias replicações sem
se atualizar o título
 Na empresa, você armazena os documentos da
empresa num sistema? Numa pasta na rede
centralizada?
Atenciosamente,
Renato Rodrigues
br.linkedin.com/in/renatorodriguess