1.
..over de
veerkrachtige
overheid
“Agility is an strategic asset”
Agile/Scrum/Lean in organisatie
verandering
Drs. S.L. Renshof
Agile Transformation Coach

2.
Agile
Over wendbare en veerkrachtige organisaties gaat het. Agile is de
oorspronkelijke naam voor een verzameling van aanpakken en
technologieën binnen product ontwikkeling gerelateerd aan
software ontwikkeling(XP, RUP, LEAN en Scrum). Agile aanpakken
gaan uit van 4 waarden die verwoord zijn in het zogenaamde Agile
Manifesto. Waarden die zijn gedestilleerd uit good practices.
Wendbaar en veerkrachtig – Agile dus - ben je als je in complexe
veranderingen en omgevingen toch waarde creëert op een
iteratieve incrementele manier: in kleine stapjes iets opleveren
wat “af” is en waar je klant wie dat ook is al iets aan heeft. Niet
alleen krijg je dus tussentijds al feedback van burgers of bedrijven
of managers over wat je maakte, maar die klant kan ook
tussentijds eenvoudig bijsturen. En uiteindelijk is de kans groter
dat je iets oplevert wat de klant graag wil hebben, ook al is zijn
mening tussentijds veranderd.
Op deze manier kun je veranderingen soepel in je organisatie
inbedden en ook veranderende wensen van burger, klant en
politiek verwezenlijken. Sinds de jaren ’80 van de vorige eeuw
weten productontwikkelafdelingen dat je alleen op deze manier de
markt bij kunt houden, die x keer sneller ontwikkelt dan voorheen.
In Nederland is sinds 2010 het besef toegenomen – voor wat Scrum
betreft – dat je dit ook kunt toepassen buiten softwareontwikkeling
en buiten het bedrijfsleven. Wendbaar en veerkrachtig wil een
overheid ook zijn. En overheden staan voor complexe veranderende
omgevingen waar ze op moeten reageren of zelfs aanpassen.
Hoe draagt scrum bij aan een agile organisatie?
Scrum
Scrum is de
projectmanagement
methode die agile en lean
product ontwikkeling
mogelijk maakt en er
zelfs een raamwerk voor
ontwikkelde met rollen,
meetings en spelregels.
Volg je dit raamwerk, dan
word je agile. Scrum gaat
uit van zelfsturende
teams die dingen maken
die er toe doen. Scrumteams werken voor klanten die sturen en
prioriteren namens stakeholders. En een klant weet wat hij voor
waarde vraagt van teams, hij prioriteert namens de stakeholders.
Scrum teams leveren kortcyclisch iets op wat voldoet aan de eisen
van de klant. Zij monitoren hun eigen voortgang, bieden
transparantie over de hoeveelheid en de kwaliteit van het op te
leveren product door continue te toetsen aan elkaar en aan de
klant. Dit vergt een hechte samenwerking tussen klant en team.
Scrum doorbreekt de traditionele “waterval” manier van werken,
waarbij processtappen achter elkaar in verschillende afdelingen
worden doorlopen.
Scrum faciliteert transparantie, inspectie en adaptie en doet dit op
basis van empirisch en visueel management. Geen lange plannen
vooraf en alles vooraf vastpinnen, maar de teams zelf steeds voor
de iteratie een plan laten maken op het scrumboard.

3.
Hoe verhoudt dit zich tot de Lean-aanpak?
Scrum en Lean
Scrum en Lean vullen elkaar aan. Beide methoden ondersteunen
dezelfde klantgerichte gedachte, elimineren van verspilling,
waarde creëren, continue verbeteren en vooral niet vooraf alles
voorspellen en lang plannen maar vanuit een visie iteratief
incrementeel naar het einddoel toewerken.
Belangrijkste verschillen:
- Denken in producten en op te leveren deelproducten per
sprint
In principe kan Lean worden toegepast op iedere vorm van
organiseren, dus ook de waterval manier. Agile werken
keurt Waterval werken af omdat dit onvoldoende tot
opleveringen leidt en bijsturing door de klant.
- Lean zegt niet “hoe” teams kunnen werken, Scrum biedt
daarvoor een geweldig raamwerk en helpt teams met
rollen, meetings en spelregels om klant waarde te creëren.
- Lean wordt over het algemeen geassocieerd met verspilling
en efficiency. Ten onrecht en te kort door de bocht, zowel
Scrum als Lean zorgen voor waarde creatie,
kwaliteitsverbetering. Scrum voegt daar nog aan toe ook
echt iteratief incrementeel opleveren. En hoe teams dat
organiseren om dat ook daadwerkelijk te doen.
- Scrum is waardegedreven softwaredevelopment en Lean
helpt het proces ervan te verbeteren, zo wordt algemeen
gezien binnen de product ontwikkel discipline.
Voor ons is het geen gevecht tussen aanpakken, hoewel dat soms zo
wordt gebracht door vertegenwoordigers van richtingen.
Hoe dragen Scrum en Lean bij aan organisatie verandering?
SCRUM/LEAN en organisatie
verandering
Organisaties die beginnen met Agile en Scrum hebben zowel
interne als externe aanleidingen om een transitie te starten. Intern
bijvoorbeeld werken afdelingen te weinig samen aan een product
en vinden er enorme vertragingen en wachttijden plaats. Of komen
projecten te laat of helemaal niet van de grond en weten beslissers
en financiers niet wat ze precies voor hun geld krijgen door een big
bang oplevering. Externe aanleidingen zijn bijvoorbeeld wijzigende
wet- en regelgeving of snellere marktontwikkeling en steeds
wijzigende wensen van klanten.
Organisatieveranderingen zelf kunnen ook op een dood spoor
terechtkomen zoals een van mijn opdrachtgevers het zei: “ik zie
geen licht in deze reorganisatietunnel, de OR gaat niet mee en
mensen zitten al heel lang te wachten op hun nieuwe banen in
onzekerheid. Hoe krijg ik de nieuwe organisatie live met Scrum?”
En hoe vaak worden verbeterprojecten niet gestapeld? Organisaties
en mensen worden horendol, alweer een veranderproject terwijl
het vorige nog ligt te wachten op realisatie. En tot slot als “change
je belangrijkste asset wordt” hoe meet je dan hoe hoog het
absorptievermogen van een organisatie is? Welke verandering is nou
eigenlijk het belangrijkst?
Al met al gaat dit gepaard met een wens om
- beter samen te werken

4.
- eerder op te leveren
- een cultuur van transparantie en echt samenwerken aan
wat waarde is
- meer doen, minder plannen en overleggen
- empirisch management in plaats van voorspellingen van
projectmanagement
- meer opleveren, minder documenteren
- meer praten, minder ruzie maken en wachten via mail
- en vooral meer aandacht voor mensen in zelfsturende
teams, daardoor meer plezier
- leveren wat past binnen de valueroadmap in plaats van
ingaan op ad hoc vragen van de (politieke) buitenwereld
- meer teamgevoel dan individuele prestaties
i
Deze publicatie is eigendom van Bureau BD – Masters of Strategy –
Baronielaan 171g – 4818 PG te Breda. Copieren van deze tekst is
Agile en Scrum lenen zich uitstekend voor cultuurverandering
waarbij de punten uit de opsomming hierboven geadresseerd
worden, echter zonder lange praatsessies over de cultuur.
Door samen aan een product te werken dat waarde
toevoegt, leer je de regels van het spel. Agile werken
met scrum is voor mensen buiten software ontwikkeling
een toevoeging op hun cv: een innovatieve methode,
een nieuwe toepassing en vooral rollen waardoor je in
andermans keuken kijkt.
i
toegestaan mits voorzien van brondvermelding.
www.bureaubd.nl/sabina.renshof@bureaubd.nl