Pokok Bahasan 2 pengelolaan logistik permintaan obat revisi (lampiran form 10 + hibah)

1. Modul Pengelolaan Logistik MDT, LJJ P2 Kusta bagi Pengelola Program Kusta di
Pusat, Provinsi dan Kabupaten/Kota
1
PENGELOLAAN LOGISTIK OBAT PROGRAM KUSTA
Pokok Bahasan 2
PERMINTAAN OBAT PROGRAM KUSTA
Berikut ini adalah beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengelolaan MDT agar tidak terjadi
kekurangan dan kelebihan :
a. Kebutuhan MDT dihitung dalam blister masing-masing menurut kategori: MB
dewasa, MB-anak, PB-dewasa, dan PB-anak. Perhitungan menggunakan
blister ini selain untuk memudahkan persediaan dan mengawasi
penggunaannya, juga disesuaikan dengan cara WHO menghitung kebutuhan
MDT.

2. Modul Pengelolaan Logistik MDT, LJJ P2 Kusta bagi Pengelola Program Kusta di
Pusat, Provinsi dan Kabupaten/Kota
2
b. Untuk mengantisipasi keterlambatan pengiriman, tambahkan satu bulan
persediaan pada jumlah kebutuhan sesungguhnya di setiap tingkatan kabupaten
dan puskesmas/UPK, kecuali untuk propinsi dan daerah sulit ditambahkan 3 bulan
persediaan.
c. Formulir standard permintaan MDT (formulir permintaan MDT 1,2,3,4) harus
digunakan untuk menghitung kebutuhan sesuai penjelasan di formulir. Propinsi :
form 1, kabupaten : form 2, Puskesmas : form 3, Daerah sulit : form 4.
d. Format baku digunakan untuk memonitor permintaan dan suplai propinsi oleh pusat
(formulir monitoring MDT 5).
e. Untuk memperlancar persediaan dan mengurangi jumlah obat yang terbuang,
frekuensi yang digunakan untuk permintaan dan pengiriman persediaan MDT
adalah sebagai berikut :
Propinsi : Per Semester
Kabupaten : Per Triwulan
Puskesmas/UPK : Per Triwulan
Daerah sulit : Per tahun
f. Formulir permintaan MDT harus disertai dengan surat pengantar dari kepala
instansi dan lampiran sebagai berikut:
Propinsi : Surat kepala dinas, Formulir permintaan obat, Laporan tribulan
dalam pada semester yang sama tahun sebelumnya
Kabupaten : Surat kepala dinas, Formulir permintaan obat, Laporan tribulan
terakhir
Puskesmas/UPK : Surat kepala Puskesmas , Formulir Permintaan obat, Laporan
Kohort Monitoring Penderita MB dan Penderita PB termasuk
Stok MDT akhir tribulan pada tribulan sebelumnya
Daerah sulit : Surat kepala dinas, Formulir permintaan obat, Laporan tribulan
terakhir
g. Formulir permintaan Rifampisin untuk kegiatan kemoprofilaksis harus disertai
dengan surat pengantar dari kepala instansi dan lampiran sebagai berikut:

3. Modul Pengelolaan Logistik MDT, LJJ P2 Kusta bagi Pengelola Program Kusta di
Pusat, Provinsi dan Kabupaten/Kota
3
Propinsi : Surat kepala dinas, Formulir permintaan obat
Kabupaten : Surat kepala dinas, Formulir permintaan obat
h. Propinsi perlu mengirimkan format permintaan mereka sedikitnya 3 bulan
sebelumnya ke subdit kusta untuk menghindari kekurangan dan memudahkan
pengepakan serta pengiriman agar sampai ke propinsi tepat waktu. Hal ini juga
akan memudahkan propinsi menyediakan obat ke kabupaten pada setiap awal
triwulan.
Misalnya: kebutuhan untuk semester I (januari-juni 2006) harus disampaikan ke
pusat paling lambat awal oktober 2005. Ini akan menyediakan waktu yang cukup
bagi pusat untuk menyiapkan dan mengirimkan MDT paling akhir pertengahan
Desember 2005.
i. Puskesmas dan rumah sakit yang mengobati penderita kusta harus mengikuti
standard definisi sesuai pedoman program pemberantasan kusta untuk menghitung
kebutuhan MDT, yaitu definisi kasus baru, jangka waktu pengobatan MDT (MB &
PB), pengeluaran dari register kasus yang sembuh (RFT), kasus default dan kasus
yang pindah.
j. Perkiraan kebutuhan MDT Nasional
Kebutuhan MDT secara nasional setiap tahunnya akan dihitung oleh WHO
menggunakan formula (rumus) khusus. Akan tetapi formula ini sulit dipakai untuk
menghitung kebutuhan di setiap propinsi. Subdit kusta akan mengirimkan informasi
yang diperlukan ke WHO-HQ (headquarters) sesuai format yang ditentukan.
k. Perkiraan kasus baru
Jika tidak ada kecenderungan menurun maka perhitungan penemuan kasus baru
adalah sejumlah penemuan di tahun ini. Bahkan jika ada pola kecenderungan
meningkat daerah dapat menentukan perhitungan penderita baru sesuai persentase
trend peningkatan tersebut.
Semester atau triwulan

4. Modul Pengelolaan Logistik MDT, LJJ P2 Kusta bagi Pengelola Program Kusta di
Pusat, Provinsi dan Kabupaten/Kota
4
Kasus baru yang ditemukan setiap semester/triwulan tidaklah sama dalam satu tahun. Indonesia
menunjukkan adanya variasi musiman tersebut. Untuk mengakomodasi variasi musiman tersebut,
dipakai perhitungan kesesuaian kasus baru di daerah tersebut.
Kegiatan khusus seperti LEC, RVS dan pemeriksaan kontak yang direncanakan pada waktu
tertentu harus menjadi pertimbangan pada waktu menghitung kebutuhan MDT.
Jika tidak ada data kelompok umur dan dewasa pada penderita tipe PB dan MB, maka kebutuhan
masing-masing kategori dihitung menggunakan proporsi dari data yang ada atau berdasarkan
laporan sebelumnya.
Form-form permintaan Obat Program Kusta sebagai berikut :
a. Form Permintaan MDT 1 : Propinsi
Formulir ini selain digunakan untuk permintaan MDT juga digunakan sebagai dasar pengajuan
prednison dan lampren. Penanggung jawab program di propinsi akan mengisi format ini dua kali
setahun (tiap semester) dan mengirimkannya ke Subdit kusta selambatnya 3 bulan sebelum
permulaan semester berikutnya.
Idealnya, kebutuhan propinsi dihitung berdasarkan permintaaan kabupaten (Form permintaan MDT
2).Untuk menghindari keterlambatan memperoleh MDT dari pusat dan pendistribusian ke
kabupaten, maka kebutuhan dihitung berdasarkan laporan triwulan terakhir yang tersedia dari
semua kabupaten di propinsi itu.
Misalnya :
Kebutuhan untuk semester 1 (januari-juni) 2007 harus disampaikan ke pusat paling lambat
permulaan oktober 2006. Perhitungan didasarkan pada laporan triwulan III (september) atau
triwulan II (juni 2006) tergantung laporan terakhir yang ada. Perhitungan kebutuhan ini mungkin
tidak tepat, akan tetapi adanya persediaan cadangan tiga bulan setiap semester akan
mengatasi hal tersebut.

5. Modul Pengelolaan Logistik MDT, LJJ P2 Kusta bagi Pengelola Program Kusta di
Pusat, Provinsi dan Kabupaten/Kota
5
Penyesuaian perlu dilakukan setelah menerima semua laporan dari kabupaten sebelum
mengirimkan formulir permintaan MDT semester berikutnya untuk menghindari kekurangan atau
kelebihan MDT.
b. Form Permintaan MDT 2: Kabupaten
Formulir ini selain digunakan untuk permintaan MDT juga digunakan sebagai dasar pengajuan
prednison dan lampren. Kebutuhan MDT di kabupaten harus siap sebelum permulaan triwulan
untuk didistribusikan ke UPK (Puskesmas/RS). Penanggung jawab program harus melengkapi
form permintaan MDT triwulan sebelumnya untuk menghindari keterlambatan penyediaan dan
pendistribusian. Misalnya : Untuk menyediakan MDT ke Puskesmas pada triwulan III 2006 (juli-
september), kebutuhan MDT harus diperoleh dari propinsi pada akhir juni (akhir triwulan 2). Untuk
tujuan tersebut, penanggung jawab program harus melengkapi form permintaan ini berdasarkan
data yang tersedia.
Penyesuaian harus dilaksanakan setelah menerima semua laporan dari semua Puskesmas
sebelum mengirimkan formulir permintaan MDT triwulan berikutnya untuk menghindari
kekurangan dan kelebihan MDT.
c. Form Permintaan MDT 3: UPK (Puskesmas/Rumah Sakit)
Formulir ini selain digunakan untuk permintaan MDT juga digunakan sebagai dasar pengajuan
prednison dan lampren. Form ini diisi oleh penanggung jawab program setiap triwulan dan
disampaikan sewaktu mengirimkan salinan register kohort ke kabupaten sekaligus mengambil
MDT yang dibutuhkan. Permintaan kebutuhan puskesmas untuk tiap tribulannya harus
disampaikan ke kabupaten paling lambat 1 bulan sebelum tribulan permintaan.
Satu bulan stok akan mengatasi keterlambatan pengadaan. Untuk penderita di daerah sulit dapat
diberikan sekaligus 1 paket MDT. (Accompanied MDT).

6. Modul Pengelolaan Logistik MDT, LJJ P2 Kusta bagi Pengelola Program Kusta di
Pusat, Provinsi dan Kabupaten/Kota
6
d. Form Permintaan MDT 4: Kabupaten/Puskesmas Daerah Sulit
Formulir ini selain digunakan untuk permintaan MDT juga digunakan sebagai dasar pengajuan
prednison dan lampren. Daerah-daerah yang secara geografis sulit dijangkau karena mahal dan
sulitnya transportasi akan memakai form ini. Kebutuhan akan dikirimkan sekali setahun.
Tiga bulan persediaan stok akan mengatasi keterlambatan pengadaan. Dan pemberian paket
pada penderita adalah berdasarkan paket (Accompanied MDT).
Catatan pada setiap halaman form permintaan MDT bertujuan untuk mencatat setiap informasi
dan penjelasan yang mungkin dibutuhkan.
e. Form Monitoring MDT 5: Pusat
Form ini digunakan untuk memantau permintaan dan penyediaan bagi masing-masing propinsi.
Kadang, persediaan di pusat tidak 100% mampu memenuhi kebutuhan seluruh propinsi karena
tergantung pengiriman oleh WHO. Monitoring ini akan membantu pusat mengatur penyediaan
yang diperlukan.
f. Form Permintaan Rifampisin 1: Provinsi
Form ini diisi oleh penanggung jawab program sekali dalam setahun yaitu pada tahun sebelum
kegiatan kemoprofilaksis dilakukan. Provinsi mengajukan permintaan dengan mengirimkan surat
permintaan rifampisin, proposal kegiatan/kerangka acuan, serta formulir permintaan rifampisin
yang mencakup jumlah sasaran per jenis umur pada setiap kabupaten yang akan melaksanakan
kemoprofilaksis.
Idealnya, kebutuhan propinsi dihitung berdasarkan permintaaan kabupaten.
g. Form Permintaan Rifampisin 2: Kabupaten
Form ini diisi oleh penanggung jawab program sekali dalam setahun yaitu pada tahun sebelum
kegiatan kemoprofilaksis dilakukan. Kabupaten mengajukan permintaan dengan mengirimkan
surat permintaan rifampisin, proposal kegiatan/kerangka acuan, serta formulir permintaan
rifampisin yang mencakup jumlah sasaran per jenis umur pada setiap wilayah di kabupaten yang
akan dilaksanakan kemoprofilaksis.

7. Modul Pengelolaan Logistik MDT, LJJ P2 Kusta bagi Pengelola Program Kusta di
Pusat, Provinsi dan Kabupaten/Kota
7
Idealnya, kebutuhan kabupaten dihitung berdasarkan kebutuhan wilayah yang merupakan sasaran
untuk dilakukan kemoprofilaksis.
Lampiran Formulir 10 a – i masuk pada PB 2
Ditambah Lampiran Dokumen Hibah 1-5