Apostila muito útil sobre excel.

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2. © 2004 by Digerati Books
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rem os meios empregados: eletrônicos, mecânicos, fotográficos, gra-
vação ou quaisquer outros.
Diretor Editorial
Luis Matos
Editora-assistente
Monalisa Neves
Redatora
Simone Ribeiro de Carvalho
Revisão
Rosangela Cesar
Atualização
Equipe Digerati Books
Capa
José Antonio Martins
Arte e Projeto Gráfico
Patricia Fernandez Ferrari
101 dicas Excel
Digerati Comunicação e Tecnologia Ltda.
Rua Haddock Lobo, 347 – 12° andar
CEP 01414-001 São Paulo/SP
(11)3217-2600 Fax (11) 3217-2617
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Diretores
Alessandro Gerardi – (gerardi@digerati.com.br)
Luis Afonso G. Neira – (afonso@digerati.com.br)
Alessio Fon Melozo – (alessio@digerati.com.br)
ISBN: 85-89535-39-8
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3. Ao leitor
O aprendizado de Excel sempre foi algo traumático para a maio-
ria dos usuários que dão os primeiros passos na área de informática.
Isso porque são poucas as pessoas que buscam aprender Excel por-
que gostam efetivamente da ferramenta. Na maioria dos casos: só
por obrigação!
Processo diferente acontece com o aprendizado do Word ou
mesmo do PowerPoint, o qual é motivado, na maior parte das vezes,
pelo desejo de digitar textos ou mesmo fazer animações no compu-
tador. Sabemos que são poucos os verdadeiramente apaixonados
por cálculos...
Lançado há 1 ano, o 101 Dicas de Excel chegou ao mercado
com uma proposta diferenciada: tornar o Excel mais acessível a to-
dos e o seu aprendizado menos traumático, eliminando toda a teo-
ria chata e se concentrando somente na parte prática, por meio de
tutoriais claros e fáceis de seguir.
Assim, consulte o índice do livro, visualize o recurso que deseja
conhecer e, em poucos minutos, poderá aprendê-lo sem nenhuma
complicação.
Para satisfação de toda a equipe, essa fórmula foi muito bem rece-
bida pelos leitores que rapidamente fizeram com que o livro se tor-
nasse um grande sucesso editorial, alcançando expressiva vendagem.
Agora estamos colocando no mercado a segunda edição do 101
Dicas de Excel atualizada para os recursos do Excel 2003, recente-
mente lançado.
Nosso objetivo é desmistificar o Excel, tornando seu aprendizado
fácil e intuitivo. Para isso, mostramos em 101 dicas como pode ser
fácil usar os recursos extremamente poderosos desta ferramenta, eleita
por muitos especialistas como a melhor do pacote Microsoft Office.
Portanto, siga as próximas páginas para dominá-la rapidamente. Cer-
tamente um dia você vai precisar usá-la.
Luis Matos
luismatos@digerati.com.br
Diretor Editorial
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4. Índice
Dica
Primeiros passos
1 – Inserindo e excluindo planilhas -------------------------------------------- 8
Dica 2 – Organizando planilhas -------------------------------------------------------------- 8
Dica 3 – Mudando a largura das colunas --------------------------------------------- 9
Dica 4 – Mudando a altura das linhas --------------------------------------------------- 9
Dica 5 – Inserindo linhas e colunas ------------------------------------------------------ 10
Dica 6 – Ocultando e excluindo linhas e colunas ---------------------------- 10
Dica 7 – Exibindo e ocultando barras de ferramentas ------------------- 11
Dica 8 – Salvando a pasta de trabalho -------------------------------------------------- 11
Dica 9 – Abrindo uma pasta de trabalho --------------------------------------------- 12
Edição de dados
Dica 10 – Autopreenchimento ___________________________ 12
Dica 11 – Copiando valores _____________________________ 14
Dica 12 – Movendo e excluindo células ___________________ 14
Dica 13 – Utilizando o Colar Especial _____________________ 15
Dica 14 – O painel da Área de Transferência _______________ 16
Dica 15 – Localizando e substituindo dados _______________ 17
Dica 16 – Trabalhando com comentários __________________ 19
Dica 17 – Limpando células _____________________________ 20
Dica 18 – Localizando rapidamente células ________________ 21
Criação de fórmulas e funções
Dica 19 – Entendendo o que são fórmulas e funções _________ 22
Dica 20 – Encontrar a média aritmética ___________________ 23
Dica 21 – Calculando o menor e o maior número __________ 24
Dica 22 – Funções para contagem de células ______________ 25
Dica 23 – Trabalhando com porcentagens _________________ 26
Dica 24 – Usando funções lógicas ________________________ 27
Dica 25 – Construindo fórmulas condicionais ______________ 28
Dica 26 – Adicionando valores ___________________________ 30
Dica 27 – Funções para busca de dados ___________________ 31
Dica 28 – Convertendo medidas _________________________ 32
Dica 29 – Trabalhando com datas e horas __________________ 33
Dica 30 – Arredondando valores _________________________ 34
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5. Dica 31 – Fazendo verificações nas células com funções É ___ 35
Dica 32 – Planejando Investimentos ______________________ 36
Dica 33 – Calculando pagamentos e juros _________________ 37
Dica 34 – Combinando textos ___________________________ 38
Dica 35 – Encontrando potência, raiz quadrada e logaritmo __ 39
Dica 36 – Encontrando o seno, cosseno e tangente _________ 40
Dica 37 – Assistente de pesquisa _________________________ 40
Dica 38 – Usando o botão Inserir função __________________ 41
Dica 39 – Localizando e corrigindo erros nas fórmulas ________ 42
Formatando a planilha
Dica 40 – Formato Número e Moeda _____________________ 43
Dica 41 – Formato Data e Hora __________________________ 43
Dica 42 – Formato Fração _______________________________ 44
Dica 43 – Formato de CEP, CIC e telefone _________________ 44
Dica 44 – Mesclando células ____________________________ 45
Dica 45 – Inclinando o texto de uma célula _______________ 45
Dica 46 – Ajustando o texto na célula _____________________ 46
Dica 47 – Formatando o texto ___________________________ 47
Dica 48 – Alterando a cor de fundo da célula ______________ 47
Dica 49 – Alterando a borda das células ___________________ 48
Criação de gráficos
Dica 50 – Inserindo um gráfico com o assistente ___________ 48
Dica 51 – Alterando o tipo do gráfico _____________________ 50
Dica 52 – Formatando o eixo ____________________________ 50
Dica 53 – Formatando a legenda e título __________________ 51
Dica 54 – Mudando cores e linhas ________________________ 52
Dica 55 – Inserindo diagramas ___________________________ 53
Dica 56 – Formatando um gráfico 3D _____________________ 54
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6. Índice Impressão
Dica 57 – Visualizando a planilha antes da impressão _________ 54
Dica 58 – Preparando a página para impressão _____________ 55
Dica 59 – Inserindo cabeçalho e rodapé __________________ 56
Dica 60 – Alterando as margens __________________________ 57
Dica 61 – Definindo a área de impressão __________________ 57
A Internet
Dica 62 – Visualizando a planilha em um browser __________ 58
Dica 63 – Salvando como página da web __________________ 59
Dica 64 – Criando hiperlinks ____________________________ 59
Dica 65 – Importando tabelas da internet para uma planilha _ 60
Integração do Excel com outros aplicativos
Dica 66 – Vinculando objetos ____________________________ 61
Dica 67 – Incorporando objetos _________________________ 62
Dica 68 – Usando hiperlinks para acessar outros programas __ 63
Tabelas dinâmicas
Dica 69 – Construindo uma tabela dinâmica _______________ 63
Dica 70 – Modificando uma tabela dinâmica _______________ 64
Dica 71 – Construindo um gráfico dinâmico _______________ 65
Dica 72 – Outras opções de configuração _________________ 66
Aspectos avançados
Dica 73 – Procurando arquivos do computador no Excel ____ 67
Dica 74 – Distribuindo texto em colunas __________________ 68
Dica 75 – Vinculando planilhas __________________________ 68
Dica 76 – Personalizando a barra de ferramentas ___________ 69
Dica 77 – Construindo uma nova barra de ferramentas _________ 70
Dica 78 – Ferramenta Solver ____________________________ 71
Dica 79 – Protegendo a planilha _________________________ 73
Dica 80 – Outras opções de proteção _____________________ 73
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7. Dica 81 – Formatação condicional _______________________ 74
Dica 82 – Rastreando erros na planilha ___________________ 75
Dica 83 – Definindo regras de validação __________________ 76
Dica 84 – Nomeando intervalos de células ________________ 77
Dica 85 – Criando cenários _____________________________ 77
Dica 86 – Usando o recurso Atingir Meta __________________ 78
Dica 87 – Alterando um gráfico com a ferramenta Atingir Meta 79
Dica 88 – Personalizando o Excel ________________________ 80
Dica 89 – Criando relatórios ____________________________ 81
Dica 90 – Editando relatórios ____________________________ 82
Dica 91 – Construindo um banco de dados ________________ 82
Dica 92 – Usando o formulário de dados __________________ 83
Dica 93 – Classificando dados ___________________________ 84
Dica 94 – Acrescentando um filtro avançado _______________ 85
Dica 95 – Localizando dados com critérios ________________ 86
Dica 96 – Trabalhando com subtotais _____________________ 87
Macros e Programação
Dica 97 – Gravando uma nova macro _____________________ 88
Dica 98 – Executando uma macro ________________________ 88
Dica 99 – Outras opções de macro _______________________ 89
Dica 100 – Criando uma função para verificar se um número é par 90
Dica 101 – Criando uma função para saber o tipo de um triângulo 91
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8. Primeiros passos
Dica 1 – Inserindo e excluindo planilhas
Ao iniciar o aplicativo Micro- problemas em entender esse ter-
soft Excel, você se depara com mo, pois cada linha da planilha é
uma janela dividida em linhas e co- representada por um número, e
lunas. Esta folha quadriculada é cada coluna, por uma letra. Assim,
chamada de planilha e é nela que o encontro da coluna A com a li-
você vai trabalhar. O encontro de nha 3, resulta na célula A3.
uma linha com uma coluna é cha- As planilhas de sua pasta de
mado de célula e, para identificar trabalho são representadas por
cada célula, há o que denomina- abas na parte de baixo da tela.
mos endereço. Se você um dia já Aprenda abaixo como inserir ou
brincou de batalha naval, não terá excluir uma planilha:
1. Para inserir uma planilha,
clique sobre uma das célu-
las da planilha atual.
2. Em seguida, clique em In-
serir. Surgirá uma tela, na
qual você pode escolher exa-
tamente o que deseja inserir, 4. Para excluir uma planilha
como, por exemplo, um gráfi- existente, clique com o botão
co, uma macro etc. direito sobre a aba correspon-
dente, na parte de baixo da tela.
3. Para finalizar, escolha a
opção Planilha. 5. Em seguida, clique em Excluir.
Dica 2 – Organizando planilhas
Como todo o seu trabalho esta- por exemplo, se você estiver fechan-
rá dentro de uma ou mais planilhas, do uma folha de pagamento, pode
é muito interessante deixá-las orga- nomear a planilha correspondente
nizadas. Assim, você poupa tempo como Pagamento. Além disso, a or-
quando, no futuro, tiver de buscar dem em que as planilhas são exibi-
informações dentro das muitas das também pode influenciar no
planilhas da sua pasta de trabalho. seu trabalho. Para organizar as
Cada planilha deve ter um nome planilhas de sua pasta de trabalho
condizente com o seu conteúdo; siga estes passos:
1. Para mudar o nome de uma 2. Clique na opção Reno-
planilha, clique com o botão mear e, em seguida, digite o
direito do mouse sobre o nome desejado.
nome atual.
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9. 3. Para confirmar, basta pres- procedimento anterior, pressi-
sionar a tecla Enter. onando a tecla Ctrl antes de
soltar o botão do mouse.
4. Você pode mudar a ordem
de uma planilha clicando so- 6. Além dessas facilidades,
bre a sua aba e arrastando você também pode mudar a
para o novo local. Observe cor da aba, clicando com o
que, antes de soltar o botão botão direito do mouse sobre
do mouse, uma pequena seta ela e acessando a opção Cor
preta surge na posição em que da guia....
a planilha ficará.
7. Logo após, basta escolher
a cor desejada e clicar em OK.
5. Se você precisar duplicar
uma planilha, basta repetir o
Dica 3 – Mudando a largura das colunas
As colunas representadas pe- Existem duas maneiras de mudar
las letras no alto de sua planilha a largura das colunas. Acompanhe
podem ser redimensionadas, de abaixo os procedimentos para au-
acordo com a sua necessidade. mentar ou diminuí-las:
1. Posicione o ponteiro do
mouse entre uma coluna e
outra e observe que ele assu-
mirá a forma de uma seta
preta dupla.
2. Clique e arraste, assim a 4. Para determinar um valor
largura da coluna à esquerda exato para a largura da colu-
da seta será alterada. na, clique na coluna desejada
e, em seguida, em Formatar
3. Note que, no momento em > Coluna > Largura....
que você arrasta o mouse, é
possível ver a medida exata 5. Digite um valor para a lar-
da coluna. gura e pressione Enter.
Dica 4 – Mudando a altura das linhas
Da mesma maneira que é pos- nhas, que são representadas por
sível aumentar ou diminuir a largu- números no canto esquerdo da
ra das colunas em uma planilha, planilha. Aprenda agora os passos
você pode mudar a altura das li- necessários para alterá-las:
Primeiros passos – 9
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10. 1. Coloque o ponteiro do 3. Para digitar um valor exa-
mouse entre uma linha e ou- to para a altura da linha,
tra, até que apareça uma seta vá ao menu Formatar > Li-
preta dupla. nha > Altura....
2. Em seguida, clique e arraste 4. Digite o valor desejado e
para cima ou para baixo. As- pressione Enter.
sim, a altura da linha acima da
seta preta será alterada.
Dica 5 – Inserindo linhas e colunas
Ao digitar dados em uma pode aumentar essa planilha,
planilha de cálculos, você está acrescentando linhas e colunas
sujeito a esquecer de alguma in- vazias. Acompanhe o passo-a-
formação e só se dar conta dis- passo a seguir para saber como
so no futuro. Neste caso, você fazer isso:
1. As colunas são sempre 3. Para inserir uma linha, clique
inseridas à esquerda daquela na linha abaixo do local onde
que estiver selecionada. Por você quer inseri-la. Por exem-
exemplo, se a coluna vazia plo, se a linha vazia deve apa-
deve aparecer entre as colunas recer entre as linhas 29 e 30,
B e C, clique na coluna C. Você selecione a linha 30. Você pode
pode selecionar rapidamente a selecionar rapidamente a linha
coluna toda, pressionando Ctrl toda, pressionando Shift + bar-
+ barra de espaço. ra de espaço.
2. Em seguida, utilize o menu 4. Em seguida, clique no menu
Inserir > Colunas. Inserir > Linhas.
Dica 6 – Ocultando e excluindo linhas e colunas
Do mesmo modo que você con- do não são mais necessárias, ou so-
segue inserir linhas e colunas para mente ocultá-las, caso você queira
aumentar o tamanho de sua apenas esconder alguma informa-
planilha, é possível excluí-las quan- ção sem destruí-la.
1. A maneira mais rápida de 2. Para ocultar, ou seja, escon-
excluir uma linha ou coluna é der uma coluna ou linha, seleci-
clicando com o botão direito one a linha desejada e, em se-
sobre ela e, em seguida, na guida, vá ao menu Formatar >
opção Excluir. Linha / Coluna > Ocultar.
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11. 3. Para exibi-la novamente, pres- 4. Em seguida, clique no
sione Ctrl + T. Dessa forma, toda menu Formatar > Coluna /
a planilha será selecionada. Linha > Reexibir.
Dica 7 – Exibindo e ocultando barras de ferramentas
As barras de ferramentas são Nela, você encontra recursos para
conjuntos de vários botões, que, na criar um novo arquivo, abrir, salvar
verdade, servem de atalhos para os ou imprimir um existente, entre ou-
itens do menu. Cada uma das bar- tros. Na barra de ferramentas
ras tem um fim específico e as mais For matação há recursos para alte-
ormatação
matação,
ormatação
matação.
utilizadas são: Padrão e Formatação rar a aparência de células e textos.
A barra Padrão contém funções- Mas, para que você possa acessar
padrão do Office, por isso ela é a as outras barras do programa, siga
mesma para todos os programas. este procedimento:
1. Clique no menu Exibir >
Barras de ferramentas.
2. Em seguida, escolha a bar- 5. Dê dois cliques no nome da
ra desejada, como, por exem- barra para que ela volte a se
plo, a de Figura. encaixar no menu.
6. Colocando várias barras
3. Note que em algum local lado a lado, provavelmente al-
da tela surgiu um conjunto di- guns botões ficarão escondi-
ferente de botões. As barras dos. Para acessá-los, clique na
podem ser movimentadas seta preta que aparece no
para qualquer local da tela, o canto direito da barra.
que facilita o seu trabalho.
Para isso, clique em sua parte
superior (o ponteiro do mouse
ficará preto e com quatro pon- 7. Para ocultar as barras, bas-
tas) e arraste. ta acessar o mesmo menu
(Exibir > Barras de ferra-
4. A barra pode ser colocada mentas) e clicar novamente
em qualquer um dos quatro no nome da barra (se ela esti-
cantos da janela ou mesmo ser ver visível, note que antes do
deixada no meio da tela. nome aparece um visto).
Dica 8 – Salvando a pasta de trabalho
A pasta de trabalho é o conjun- tante para garantir que as informa-
to de planilhas em que você está tra- ções não sejam perdidas. Portanto,
balhando. Salvar seu trabalho de salve a sua pasta procedendo da
tempos em tempos é muito impor- seguinte forma:
1. Se for a primeira vez que a menu Arquivo > Salvar ou
pasta será salva, utilize o Arquivo > Salvar Como....
Primeiros passos – 11
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12. Tanto a primeira quanto a se-
gunda opção abre a caixa de
diálogo Salvar Como.
2. Na caixa chamada Salvar 4. Com isso, nas próximas ve-
em:, localize o disco e o diretório zes em que você for salvar a
de destino para a gravação. pasta, clique na opção Salvar
para simplesmente atualizar o
arquivo e no botão Salvar
3. Em seguida, digite um nome como... caso queira salvá-lo
na caixa Nome do arquivo e em outro diretório ou com ou-
clique no botão Salvar. tro nome.
Dica 9 – Abrindo uma pasta de trabalho
Ao salvar a sua pasta de traba- esse arquivo e continuar a trabalhar
lho, um arquivo com extensão .xls com suas planilhas, proceda da se-
é criado no seu disco. Para abrir guinte maneira:
1. Clique no menu Arquivo > do Abrir como cópia, será
Abrir. Você também pode criado um novo arquivo .xls,
pressionar Ctrl + A. mas copiando todas as infor-
mações do arquivo que você
2. Na janela que surgir, localize selecionou; e a última opção
o disco e o diretório no qual está – Abrir e reparar – é muito
o arquivo. Utilize a caixa Exa- útil para corrigir um arquivo
minar para localizar o disco e, caso ele esteja corrompido.
em seguida, o painel branco que
aparece abaixo para abrir algum
diretório, caso precise.
3. Ao encontrar o arquivo .xls,
selecione-o e clique na seta ao
lado do botão Abrir.
4. A primeira opção simples-
mente abre o arquivo; a se-
gunda abre-o como somente 5. Escolha a alternativa mais
leitura, ou seja, as alterações adequada e dê um clique so-
feitas não poderão ser grava- bre ela para que o arquivo seja
das posteriormente; escolhen- carregado na tela do Excel.
Edição de dados
Dica 10 – Autopreenchimento
Se você digitar um texto qual- sar gerar uma seqüência dele, como,
quer dentro de uma célula e preci- por exemplo, os meses do ano, uti-
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13. lize o recurso de autopre- dos, sem a necessidade de gerar uma
enchimento do Excel. Com isso, os seqüência, ou ainda, caso queira co-
dados de que você necessita são piar apenas a formatação de uma cé-
gerados automaticamente, poupan- lula para as células vizinhas, também
do o seu tempo e esforço. Caso você é possível. Utilizar a ferramenta de
queira simplesmente copiar os da- autopreenchimento é muito simples:
1. Ao digitar o texto em uma 4. Você ainda pode escolher a
célula, clique sobre a alça de alternativa Preencher forma-
preenchimento (pequeno qua- tação somente. Assim, não é
drado preto localizado no can- mais o texto que será copiado
to esquerdo da célula) e arras- para as células vizinhas e sim,
te até o local desejado. a formatação da célula de ori-
gem, ou seja, a cor da letra, do
fundo, das bordas etc.
5. Algumas opções especiais
podem aparecer neste botão,
dependendo do conteúdo que
você está copiando ou geran-
do a seqüência. No mesmo
exemplo dos dias da semana,
surgem duas opções: Preen-
cher dias e Preencher dias
2. Note que surgiu um peque- da semana. A primeira pre-
no ícone ao lado da seleção, enche a seqüência com todos
chamado de Opções de os dias da semana, incluindo
autopreenchimento. Este sábado e domingo. A segun-
ícone serve para ajudar você da opção coloca apenas os
a escolher exatamente o que dias de segunda a sexta-feira.
deve ser feito.
6. É possível personalizar ain-
3. Clique na seta ao lado do da mais o preenchimento.
botão. A opção Copiar célu- Você pode criar uma lista com
las apenas gera cópias da cé- incrementos diferentes de 1,
lula original; a opção Preen- ou seja, uma lista com núme-
cher série é a que gera a lista ros que variem de dois em dois
com a seqüência do que foi ou de três em três.
digitado. Se você, por exemplo,
7. Para fazer isso, digite o pri-
digitou segunda-feira, os ou- meiro valor na célula desejada.
tros dias da semana serão cri-
ados nas células vizinhas. 8. Selecione a célula digitada
e todas as células vizinhas que
farão parte da seqüência.
9. Clique no menu Editar >
Preencher > Série....
Primeiros passos – 13
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14. 10. Escolha se essa seqüência
será apresentada em Linhas ou
Colunas. Escolha Linear e, na
caixa Incremento, digite qual
será a variação dos números.
11. Em seguida, clique em OK.
Dica 11 – Copiando valores
Muitas vezes, você vai precisar tarefa, além do autopreenchimento
copiar o conteúdo de uma célula já visto, você pode proceder da se-
em outro local. Para ajudar nessa guinte forma:
1. Dê um clique na célula a 6. Clique na seta ao lado do
ser copiada. botão e veja as alternativas.
2. Clique no menu Editar >
Copiar ou simplesmente pres-
sione Ctrl + C. Observe que a
célula fica com um tracejado
ao seu redor.
7. Clicando na primeira op-
3. Em seguida, clique na célu- ção, chamada Manter for-
la de destino e vá ao menu matação original, além do
Editar > Colar ou pressione conteúdo, a formatação tam-
Ctrl + V. bém será copiada; a segunda
opção, Fazer correspondên-
4. Você também pode simples- cia com a formatação de
mente pressionar a tecla Enter destino, ignora a formatação
na célula de destino. de origem e permanece com
a formatação da célula de des-
5. Assim que o conteúdo for tino; para colar somente a
colado, note que uma marca in- formatação da célula de ori-
teligente surgiu no lado direito gem, ignorando o seu conteú-
da célula. O nome desse botão do, escolha a opção Somen-
é Opções de colagem. te formatação.
Dica 12 – Movendo e excluindo células
O conteúdo de cada célula quanto o de arrastar um ícone na
pode sofrer mudanças de lugar área de trabalho. Além disso, você
sempre que você achar necessário. ainda pode eliminar as células que
O processo para mover as células não são mais úteis em sua planilha.
com seus conteúdos é tão simples Acompanhe:
1. Selecione a célula (ou 2. Posicione o ponteiro do
o conjunto de células) a mouse sobre uma das bordas
ser movimentada. pretas das células selecio-
14 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
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15. nadas e veja que surge, junto 5. Para excluir uma célula de
ao ponteiro branco, uma seta sua planilha, basta selecio-
preta de quatro pontas. ná-la e clicar no menu Edi-
tar > Excluir....
3. Clique e arraste as células
selecionadas para o local de- 6. Fazendo isso, uma peque-
sejado. Caso haja alguma in- na caixa de diálogo surgirá
formação na célula de desti- para que você escolha o que
no, uma mensagem surgirá fazer com as células vizinhas à
para que você confirme o pro- que está sendo eliminada, en-
cesso. Clicando em OK nessa tre deslocá-las para esquerda,
mensagem, o conteúdo da para cima ou excluir efetiva-
célula de destino será substi- mente a linha ou a coluna que
tuído pelas novas células; contém a célula selecionada.
clicando em Cancelar, a mo-
vimentação será ignorada.
4. Ao mover a célula, você
pode pressionar a tecla Ctrl
para que a origem permane-
ça com o seu conteúdo e seja
criada uma cópia dela na cé-
lula de destino.
Dica 13 – Utilizando o Colar Especial
Os recursos de colagem do al... Com ele, além de colagem,
al....
Excel vão muito além do simples você pode executar operações en-
Ctrl + V. Caso seja necessário copi- tre a célula de origem e a de desti-
ar somente o formato de uma cé- no, como, por exemplo, operações
lula, sua largura ou sua fórmula, não de soma. Nesse caso, o valor da
se preocupe, pois tudo isso é pos- célula de origem é somado ao da
sível com o recurso Colar especi- célula de destino.
1. Selecione a célula de ori- uma colagem padrão, ou seja,
gem e pressione Ctrl + C para com valores e formatação.
copiar seu conteúdo.
5. Você pode escolher se
2. Clique em Editar > Co- deseja colar a fórmula ou
lar especial.... somente o valor na célula
de destino; para isso, es-
3. Na tela que surgir, observe colha Fórmulas ou Valo-
que as opções estão divididas res, respectivamente.
em Colar e Operação.
6. Para colar somente a
4. Em Colar, selecione a op- formatação na célula de desti-
ção Tudo, caso queira fazer no, escolha a opção Formatos.
Primeiros passos – 15
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16. 7. Em Operação, você pode 9. Restam ainda duas opções
escolher uma das quatro ope- na parte de baixo da janela: Ig-
rações básicas (Adição, Sub- norar em branco e Transpor.
tração, Multiplicação e Divi- Selecione a primeira para evi-
são). Por exemplo: digite 17 na tar colar valores em branco; já
célula A2 e 12 na célula B2. a opção Transpor serve para
Em seguida, copie a célula A2, mudar a ordem dos dados co-
clique na célula B2, acesse a piados nas células de destino.
janela de Colar especial e Esse recurso só tem efeito se
selecione a opção Adição. você selecionar duas ou mais
células, copiá-las e clicar no lo-
cal de destino na planilha.
10. Em seguida, acesse o Co-
lar especial..., selecione a
opção Transpor e clique em
OK. Veja o resultado:
11. Existem dois resultados
8. Em seguida, clique em OK. possíveis: se os dados que você
O valor na célula B2 será 29, copiou estavam em linhas, ao
pois os dois números serão colar foram transpostos em co-
somados e o resultado arma- lunas; se estavam em colunas,
zenado na célula de destino. foram transpostos em linhas.
Dica 14 – O painel da Área de Transferência
O painel de tarefas é um recur- de transferência pode armazenar
so que surgiu na versão do Office até 24 itens e o seu conteúdo fica
XP. Com ele, você pode criar rapi- disponível para qualquer um dos
damente novas pastas de trabalho, programas do pacote Office. Veja
inserir cliparts na planilha, abaixo como usá-lo, acessar seu con-
pesquisar arquivos e acessar a área teúdo, limpá-lo e configurá-lo.
de transferência. O painel da área
1. Quando você copia alguma das as teclas Ctrl + C. Você
informação ou imagem em um também pode abri-lo pelo
programa do Excel, um item é menu Editar > Área de
adicionado automaticamente transferência do Office....
ao painel da Área de trans-
ferência. A maneira mais rá-
pida de abrir esse painel é
pressionar duas vezes segui-
16 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
dica01_20.p65 16 29/6/2004, 16:02

17. 2. Cada item pode ser visu-
alizado em miniatura dentro
desse painel. Caso queira
colá-lo em alguma parte da
planilha, passe o mouse sobre
ele e clique na seta preta que 6. A opção Mostrar ‘Área de
aparece ao seu lado. transferência do Office’ au-
tomaticamente permite que o
3. Surgirá um pequeno menu painel da área de transferên-
com apenas dois itens: Colar cia seja aberto assim que al-
e Excluir. O primeiro cola o gum dado for copiado; a se-
item da área de transferência gunda opção, Mostrar Área
na célula selecionada. O se- de Transferência do Office
gundo elimina o item da área Quando Usuário Pressionar
de transferência. Ctrl+C Duas Vezes, habilita
essa possibilidade; a opção
Coletar sem mostrar ‘Área
de transferência do Office’
guarda os itens copiados na
área de transferência do Office,
sem, no entanto, exibi-la; a
opção Mostrar ícone da
‘Área de transferência do
Office’ na barra de tarefas
insere um ícone na bandeja da
barra de tarefas do Windows,
tornando bem mais fácil
acessar a área de transferên-
cia a partir de qualquer progra-
4. Para limpar todo o conteú- ma do Office; a última opção,
do do painel de uma só vez, chamada Mostrar status ao
clique no botão Limpar tudo, lado da barra de tarefas ao
localizado na parte de cima copiar, exibe uma pequena
do painel. mensagem ao lado do ícone da
barra de tarefas assim que um
5. Para configurar esse painel, novo item é coletado.
use o botão Opções, que fica
na parte inferior do painel.
Esse botão apresenta cinco
opções de configuração:
Dica 15 – Localizando e substituindo dados
As informações que você digita mento. Para resolver situações
em uma planilha podem tornar-se como essa é que existem dois re-
muito extensas e certamente você cursos no Office para localizar e
precisará acessá-las em algum mo- substituir dados:
Primeiros passos – 17
dica01_20.p65 17 29/6/2004, 16:02

18. 1. Com a planilha aberta, 7. Em seguida, clique na op-
clique no menu Editar > Lo- ção Formatar... e, na caixa de
calizar ou pressione Ctrl + L. diálogo que aparecer, escolha
o tipo de formatação que de-
seja encontrar.
2. Na caixa que surgir, digite
o que deseja procurar no cam- 8. Você ainda pode determi-
po Localizar. nar o local que será pes-
quisado, utilizando as caixas
3. Após a digitação, você pode Em: e Pesquisar:, que apa-
clicar no botão Localizar pró- recem na tela inicial de locali-
zar e substituir.
xima para encontrar a primei-
ra célula em que o texto apa- 9. Ao selecionar a opção Di-
rece. Clicando no mesmo bo- ferenciar maiúsculas de mi-
tão, outras ocorrências vão núsculas, você força o Excel
sendo mostradas até chegar a pesquisar o texto exatamen-
ao fim da planilha. te como você o digitou, ou
seja, respeitando letras maiús-
culas e minúsculas.
4. Clicando no botão Locali-
zar tudo, a caixa de diálogo 10. A opção Coincidir con-
é expandida e, na parte infe- teúdo da célula inteira ser-
rior, aparecem todas as ocor- ve para encontrar apenas as
rências do texto procurado. células que contenham exata-
Então, basta clicar no item mente o texto procurado.
desejado para navegar até à
11. Além de localizar, você
célula correspondente. também pode substituir as in-
formações por outras. Para
5. Clique no botão Opções isso, utilize a guia Substituir
para aperfeiçoar ainda mais a da mesma caixa de diálogo.
sua pesquisa.
12. Nela, você encontra duas
caixas de texto: a primeira
6. Você pode procurar por serve para inserir o texto a
uma célula formatada. Para ser localizado; a segunda, o
isso, clique na seta preta ao texto que vai substituir o que
lado do botão Formatar. for encontrado.
18 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
dica01_20.p65 18 30/6/2004, 17:24

19. 13. Nesta tela são encontra- tuindo o texto a cada ocorrên-
dos os mesmos botões da tela cia (tendo, portanto, a opção
anterior. Ao terminar de digitar de pular alguma) ou clicar no
e configurar o que for neces- botão Substituir tudo para
sário, você pode clicar no bo- substituir todas as ocorrênci-
tão Substituir, para ir substi- as de uma só vez.
Dica 16 – Trabalhando com comentários
Se as suas planilhas estão fican- acessar a planilha e ler cada comen-
do lotadas de dados – e, principal- tário, entenderá do que se trata e para
mente, de fórmulas –, é hora de co- que serve a planilha. Cada célula é
meçar a colocar algumas “dicas” para capaz de comportar um comentário,
que outras pessoas entendam tudo mas o ideal é escolher as células mais
o que você fez. O Excel possibilita a significativas e que precisem mesmo
criação de comentários dentro de de comentários.
cada célula; assim, quando alguém
1. Para inserir um novo co-
mentário em uma célula,
clique sobre ela e acesse o
menu Inserir > Comentário.
4. Clique na guia Fonte para
mudar o formato do texto do co-
mentário. Você pode escolher
outra fonte, estilo, tamanho, cor
2. Note que um pequeno re- e efeitos. Todas as alterações
tângulo amarelo aparece ao podem ser visualizadas dentro
lado da célula selecionada. da própria janela.
Digite nesta caixa o texto a
inserir no comentário. Além de 5. A guia Alinhamento per-
digitar, você pode aumentar
mite escolher a maneira como
ou diminuir o tamanho da cai-
o texto será exibido, mudan-
xa, clicando e arrastando uma
das alças brancas que apare- do o alinhamento horizontal e
cem ao redor dela. vertical, a orientação e esco-
lhendo a direção do texto.
3. As cores do fundo e da fon-
te podem ser alteradas. Essas 6. A guia Cores e linhas é
opções e muitas outras estão dividida em três seções: em
na caixa Formatar comentá- Preencher, você pode alterar
rio. Para acessá-la, clique duas a cor do fundo do comentário
vezes na borda do comentário. (usando a primeira caixa,
Primeiros passos – 19
dica01_20.p65 19 29/6/2004, 16:02

20. chamada Cor:) e determinar
uma porcentagem de transpa-
rência para a caixa; em Linha,
você pode mudar a cor, o estilo,
o tracejado e a espessura da li-
nha que envolve o comentário.
7. Após configurar o que for
necessário, clique no botão OK. 10. Finalmente, para eliminar
o comentário da célula, basta
8. Para acessar o comentário clicar com o botão direito so-
bre a célula e depois clicar em
de uma célula, basta passar o
Excluir comentário.
ponteiro do mouse sobre ela
(observe que todas as células
com comentários têm uma seta
vermelha na parte superior).
9. Para mudar o texto ou a
formatação de seu comentá-
rio novamente, basta selecio-
nar a célula e clicar no menu
Formatar > Comentário.
Dica 17 – Limpando células
Quando você for corrigir as in- apenas deixar uma célula ou um in-
formações digitadas incorretamen- tervalo de células sem qualquer
te em sua planilha, terá de se livrar formatação.Tanto o primeiro quan-
desse conteúdo incorreto. Em algu- to o segundo caso podem ser resol-
mas situações, você pode querer vidos num piscar de olhos.
1. A maneira mais simples de 2. A primeira opção (Tudo),
apagar o conteúdo de uma cé- como o próprio nome diz, vai
lula é selecionando-a e pressi- limpar tudo na célula: conteú-
onando a tecla Delete. Caso do, comentários e formatação.
queira usufruir de outras opções
de limpeza de células, acesse o 3. A segunda opção (Formatos)
menu Editar > Limpar. elimina todos os formatos da cé-
lula, mantendo o conteúdo e o
comentário, caso existam.
4. A terceira opção (Conteúdo
Del), corresponde à tecla Delete
citada acima, apagando apenas
o conteúdo e mantendo a
formatação e o comentário.
20 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
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21. 5. E a última opção (Comen- mentário da célula, manten-
tários), apaga apenas o co- do todo o resto.
Dica 18 – Localizando células rapidamente
Da mesma maneira que você você não tem o conteúdo da cé-
utiliza o recurso Localizar para lula em mãos, mas apenas a sua
buscar dados importantes em referência, ou o seu endereço.
sua planilha ou pasta de traba- Por isso, o Excel disponibiliza
lho, é possível localizar endere- uma ferramenta de localização
ços de células. Muitas vezes, rápida de célula.
1. O modo mais simples de ir 5. Ao clicar em Especial, sur-
para uma célula específica é girá uma janela com diversas
digitando o seu endereço na opções. Dentre elas está a
caixa de nome ao lado da bar- opção Objetos, que, quando
ra de fórmulas. Basta pressi- clicada, seleciona todos os
onar Enter após a digitação e objetos da planilha.
automaticamente a célula
será localizada. 6. Outra possibilidade é a op-
ção Constantes. Clicando nela,
2. Outra alternativa é acessar todas as células que contiverem
o menu Editar > Ir para.... textos que não se alteram, ou
Da mesma maneira, você deve seja, que não possuem fórmu-
digitar a referência da célula las, serão selecionadas.
na caixa e clicar em OK.
7. Depois de fazer sua esco-
3. Clique no botão Especial, lha, clique em OK.
caso queira configurar seleções
especiais. Por exemplo, você
pode selecionar todas as célu-
las em branco da sua planilha.
4. Ao selecionar a opção Co-
mentários, todas as células
que possuem comentários se-
rão selecionadas.
Primeiros passos – 21
dica01_20.p65 21 29/6/2004, 16:02

22. Criação de fórmulas e funções
Dica 19 – Entendendo o que são fórmulas e funções
Grande parte do poder do Excel mulas e funções.As fórmulas são equa-
está na sua capacidade de executar ções efetuadas entre valores com o
desde cálculos simples até funções es- objetivo de chegar a um resultado
pecíficas e complexas. E, antes de específico. No Excel, esses valores são
você começar a aproveitar todos es- as células da planilha. Acompanhe a
ses recursos, entenda o que são fór- seguir como criar uma fórmula:
1. Digite os seguintes valores 4. Após terminar a digitação,
nas células: pressione a tecla Enter e, se
a fórmula não contiver ne-
A1 – 12 nhum erro, o resultado apa-
B1 – 30 recerá na célula.
C1 – 27
D1 – 45 5. Porém, como muitos tipos de
cálculos (como soma ou média,
2. Toda fórmula no Excel deve, por exemplo) repetem-se com
obrigatoriamente, começar freqüência, foram criadas as
com o sinal de igual (=). Por- funções, que são fórmulas pré-
tanto, digite-o na célula D3 definidas pelo Excel. Para usar
para começar uma nova fór- uma função, é necessário se-
mula. Para construir as fórmu- guir algumas regras.
las, você utiliza os operadores:
+, -, * e /. 6. Vamos criar uma função
para calcular a soma dos va-
3. Você vai realizar uma soma lores constantes em algumas
simples com os valores células. Para isso, você vai uti-
digitados. O resultado aparece- lizar a função SOMA. Ela tam-
rá na mesma célula em que a bém deve começar com o si-
fórmula for executada. Bem, em nal de igual. Em seguida,
vez de digitar: 12+ 30+27+45, digite o nome da função e
você deve digitar: A1 + B1 + abra parênteses.
C1 + D1. Fazendo isso, caso os
valores dessas células sejam al- 7. Feito isso, informe o inter-
terados, a fórmula continua vá- valo de células a ser somado,
lida, pois o Excel fará a soma separando a primeira e a últi-
dos valores contidos em cada ma célula pelo sinal de dois
uma das células, sejam eles pontos (:). A fórmula ficará as-
quais forem. Portanto, sempre sim: =SOMA(A1:D1).
utilize os endereços das células
no lugar dos seus conteúdos. 8. Caso você não queira
digitar o intervalo, também é
possível selecionar as células
com o mouse no momento de
construir a função.
22 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
dica01_20.p65 22 29/6/2004, 16:02

23. Dica 20 – Encontrar a média aritmética
Um dos cálculos matemáticos tante ampla, principalmente na
mais usados é o da média. Usan- área de estatística. Mas, você tam-
do-a, você pode obter um valor bém pode usá-la para tarefas bem
médio a partir de vários argumen- simples, como o controle de no-
tos numéricos. Sua aplicação é bas- tas escolares.
1. Para calcular a média de uma
seqüência de números – caso
esta esteja ordenada em uma
linha ou coluna –, a maneira
mais simples e rápida é usar o
recurso de criação de fórmulas
automáticas. Selecione a célu- 7. Você também pode mistu-
la à direita da lista de valores rar intervalos com valores in-
que fazem parte da operação. dependentes, por exemplo:
=MÉDIA(A1:A5;A10).
2. Clique na seta preta que apa-
rece ao lado do botão Auto- 8. Quando você utiliza a fun-
Soma, na barra de ferramentas. ção MÉDIA, cada célula do
intervalo escolhido faz parte
3. Em seguida, clique na op- do cálculo, a não ser que
ção Média. Observe que a exista alguma com valores de
função é inserida automatica- texto. Por exemplo, se o seu
mente e a seqüência de nú- intervalo possui seis células,
meros fica com um pontilha- sendo que apenas cinco pos-
do ao seu redor. Caso você suem valores numéricos e
queira escolher outro interva- uma possui texto, o cálculo
lo ou parte desse intervalo, da média será feito apenas
basta selecionar com o mouse. com as cinco numéricas.
4. Para concluir, basta pres- 9. No entanto, existe uma va-
sionar a tecla Enter. riação da função MÉDIA, cha-
mada MÉDIAA, que aceita cé-
5. Agora, se você precisa en- lulas com textos e valores ló-
contrar a média entre o con- gicos, tratando-as como se va-
teúdo de células distantes lessem zero. Sendo assim, ob-
umas das outras, o processo é serve abaixo a diferença em
um pouco diferente. Você um cálculo feito com o mes-
pode clicar no mesmo botão mo intervalo de células:
para gerar a função e digitar
as células que serão usadas.
6. Para fazer referência a cé-
lulas fora de seqüência, basta
digitar ponto e vírgula (;) en-
tre elas. Assim: =MÉDIA(C2;
D1;E2;F2;A1;B1).
Primeiros passos – 23
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24. Dica 21 – Calculando o menor e o maior número
Imagine que você esteja cri- da equipe que teve maior pontu-
ando uma planilha para armaze- ação na Copa ou a que teve o
nar os resultados dos jogos da menor saldo de gols. Melhor do
Copa do Mundo e deseje criar que isso, você pode mostrar a
uma tabela com a pontuação de pontuação de todas as equipes.
cada equipe. Bem, no final da lis- Para isso, utilize uma das quatro
ta você pode colocar indicações funções disponíveis no Excel:
1. Ao criar uma seqüência de 6. Se as células que você quer
valores contínuos em coluna utilizar para encontrar o mai-
ou linha, utilize o recurso de or ou o menor valor não es-
funções automáticas: clique na tão ordenadas, você pode cri-
célula abaixo (se estiver em ar a função separando cada
coluna) ou à direita (se estiver endereço de célula com pon-
em linha) da lista. to e vírgula (;). Por exemplo:
=MÍNIMO(D30;D50) ou
2. Clique na seta preta ao lado =MÁXIMO(D30;D50).
do botão AutoSoma , na
barra de ferramentas. 7. Porém, essas duas funções
mostram apenas o maior e o
3. Em seguida, clique em Min, menor valores da lista. Para
caso queira encontrar o me- saber qual o segundo maior
nor número ou Máx, caso ou o segundo menor valor, por
queira encontrar o maior. exemplo, você tem de usar as
funções MAIOR e MENOR. A
4. O processo de criação das única diferença delas para as
funções Mínimo e Máximo é funções MINIMO e MAXIMO
o mesmo: a única informação é que nelas é necessário in-
que precisa ser fornecida é o formar se você quer ter
intervalo de células a ser usa- retornado o primeiro, o segun-
do. Como você usou a função do, o terceiro etc. item da lis-
automática, o próprio Excel já ta. Basta indicar com números
selecionou o intervalo para 1, 2, 3 etc.
você (repare o pontilhado ao
seu redor), mas caso você 8. Para encontrar o segundo
queira mudar esse intervalo, maior número de uma lista,
basta selecionar o que deseja por exemplo, a representação
com o mouse. é: =MAIOR(A1:A10;2). Para
encontrar o terceiro menor
5. Para completar o processo, valor de uma lista, o correto
basta pressionar Enter. é: =MENOR(A1:A10;3), e
assim sucessivamente.
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25. Dica 22 – Funções para contagem de células
Controlar a quantidade de vezes estão acima de R$ 20,00. Além dis-
que uma determinada informação so, há também a possibilidade de
aparece em uma planilha pode ser contar quantas células vazias exis-
muito útil no seu dia-a-dia, pois, com tem em um intervalo. Isso pode ser
isso, você tem em mãos o número útil no caso de você estar digitando
exato de ocorrências de um dado. dados em uma planilha muito ex-
Por exemplo, em uma tabela de pre- tensa, podendo, assim, esquecer de
ços, é possível determinar quantos preencher alguma célula.
1. Para saber quantas células 3. Você ainda pode verificar
há em uma planilha com va- quantas células dentro de um
lores que façam parte de um intervalo contêm somente nú-
determinado intervalo, ou meros como conteúdo. Para
seja, que possuam algum con- isso, use a função CONT.
teúdo, seja ele texto, valor ou
NÚM. Como ela é bastante
fórmula, use a função chama-
utilizada, você pode aprovei-
da CONT.VALORES. Basta
digitar em uma célula vazia: tar o recurso de criação auto-
=CONT.VALORES( e, em se- mática do Excel. Se a célula
guida, o intervalo a ser verifi- que vai receber a fórmula es-
cado. Você pode selecionar tiver na seqüência do interva-
esse intervalo de células com lo de células desejado, clique
o mouse, caso não queira nela e depois na seta preta ao
digitar. Para terminar, feche os lado do botão de AutoSoma
parênteses e pressione Enter. da barra de ferramentas.
2. A função vista acima conta 4. Clique na opção Contar e
as células que possuem algu- observe o intervalo de células
ma informação e ignora as va-
capturado pelo Excel. Caso
zias. Para fazer o contrário, isto
é, contar as células de um in- não corresponda ao que você
tervalo que estão vazias, utilize precisa, basta selecionar o tre-
a função CONTAR.VAZIO. O cho correto com o mouse. Por
processo de criação da fórmula fim, pressione Enter.
é o mesmo do anterior, ou seja,
você deve digitar =CONTAR. 5. Além de todas essas opções
VAZIO( e, depois, selecionar o de contagem, você pode pre-
intervalo a ser verificado. cisar contar células que depen-
dam de alguma condição ou
regra. Se a condição que você
determinar não for cumprida,
a célula não entra na conta-
gem. Faça isso usando a fun-
ção CONT.SE, no mesmo for-
mato das fórmulas anteriores.
Criação de fórmulas e funções – 25
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26. 6. Digite =CONT.SE( na célu- (A1:K11;”/<400”). O ponto
la que desejar calcular a fór- e vírgula serve para separar o
mula. Logo após, selecione ou intervalo do critério e aparece
digite o intervalo das células automaticamente. As aspas do
que serão verificadas como, critério são obrigatórias.
por exemplo: A1:K11.
7. A segunda parte da criação
dessa fórmula trata do critério
a ser obedecido para que a
contagem seja feita. Suponha
que o intervalo que você sele-
cionou possua números alea-
tórios e você deseja contar
aqueles que estão abaixo de
400. Então, matematicamen-
te, o seu critério seria < 400.
Colocando isso na fórmula, fi-
caria assim: =CONT.SE
Dica 23 – Trabalhando com porcentagens
Para muitas pessoas, fazer cálcu- comissão de vendedores, descontos
los envolvendo porcentagens pode em pagamentos à vista, porcenta-
ser a tarefa mais difícil do mundo, gem dos votos de cada candidato
mas, com as fórmulas do Excel, essa nas eleições, e assim por diante.Veja
tarefa torna-se muito simples.A apli- alguns casos que utilizam porcen-
cação da porcentagem é bem am- tagens e aprenda a melhor maneira
pla, pois são incontáveis as situações de criá-las:
em que você pode usá-la: cálculo de
1. A porcentagem simples de 3. Imagine o caso de uma
um valor pode ser calculada planilha de vendas na qual
de diversas maneiras. Vamos você deva definir uma fórmula
fazer um exercício: digite o para encontrar o preço de um
valor 14200 na célula A1. Na produto que sofreu um descon-
célula B1, você vai criar uma to percentual. Nela, você deve
fórmula para encontrar 23% ter o valor original cadastrado.
do valor da célula A1. Você Observe a diferença desse cál-
deve simplesmente multiplicar culo para o da porcentagem
o valor pela porcentagem. Fica simples: aqui, além de encon-
assim: =A1*23%. trar o valor do desconto, você
precisa descobrir qual o valor
2. Outra forma de criar esse cál- final do produto.
culo é digitando 0,23 no lugar
do sinal de porcentagem. O re- 4. Bem, vamos supor que o
sultado será o mesmo, mudan- preço do produto esteja na cé-
do apenas a forma de escrever. lula C4 e que a porcentagem
26 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
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27. esteja fixa na célula B2. Digite, e junho. Em maio, a empresa
na célula D4, =C4*B2. Isso vendeu 325 produtos e em
dará a você o valor do descon- junho, 340. É fácil notar que
to. Para descobrir o preço fi- no mês de junho foram vendi-
nal do produto, digite em D5: dos 15 produtos a mais. Po-
=C4-B2. Se quiser alterar o rém, como encontrar esse au-
valor final, basta alterar a por- mento nas vendas em forma
centagem escrita na célula B2. de porcentagem?
7. Supondo que o primeiro
valor está na célula B6 e o
segundo está em B7, digite na
célula C7: =(B7-B6)/B7. A
subtração serve para encon-
trar o aumento nas vendas,
que no caso é 15. A divisão
serve para encontrar o valor
5. O processo de cálculo de
percentual do número 15 com
acréscimos é igual ao descrito
relação aos 325 da célula B6.
acima, mudando apenas o sinal
de subtração pelo de adição.
6. Outra possibilidade é des-
cobrir a diferença entre dois
valores, em porcentagem. Por
exemplo, na mesma planilha
de vendas há uma tabela na
qual estão relatadas as ven-
das totais dos meses de maio
Dica 24 – Usando funções lógicas
Em muitas ocasiões, você vai aluno satisfaz ou não a essas con-
precisar criar uma função lógica dições. Nesse caso, o status será
para testar se os dados cadastrados VERDADEIRO caso o aluno tenha
são VERDADEIROS ou FALSOS. Por média superior a 7 e número de fal-
exemplo, para calcular o status de tas inferior a 10. Caso o aluno não
um aluno de uma escola que adota consiga satisfazer algum dos argu-
a média bimestral 7 e só admite um mentos, o retorno será FALSO. Veja
número de faltas inferior a 10 au- como trabalhar com as funções ló-
las, você precisará verificar se o gicas do Excel:
1. Para criar o status do alu- faltas. Na célula C1 digite =E(
no, conforme foi citado, você para começar a fórmula.
deve utilizar a função E. Digite
na célula A1 um valor para a 2. Você pode adicionar diver-
média final do aluno e na cé- sos argumentos a esta função,
lula B1 a sua quantidade de basta separá-los com o ponto
Criação de fórmulas e funções – 27
dica21_30.p65 27 29/6/2004, 16:14

28. e vírgula. Então, continue a argumentos for verdadeiro, o
função digitando o primeiro retorno será verdadeiro.
argumento: A1>7; digite o
ponto e vírgula e continue com
o segundo argumento: B1
<10; por fim, feche os parên-
teses. A fórmula final será:
=E(A1>7;B1<10). 6. Ainda há outra função ló-
gica usada para inverter o va-
lor de um argumento, ou seja,
3. Para concluir, basta pressi- se o valor de uma célula for
onar a tecla Enter. verdadeiro, o retorno será fal-
so, e se o valor for falso, o re-
torno será verdadeiro. Essa
função é chamada NÃO.
7. Você ainda pode misturar
4. Usando a função E, o re- todas essas funções para atin-
gir um resultado mais especí-
sultado só será verdadeiro se fico. Por exemplo: =E(OU(
todos os argumentos forem MÉDIA(A1>7);B1>10)).
satisfeitos, mas pode ser que Neste exemplo, é verificada
você queira mudar essa regra primeiramente a função OU,
para que a fórmula retorne um pois ela está dentro da função
status verdadeiro mesmo que E. Então, se o aluno ficou com
mais de 7 na média ou tirou
apenas um dos argumentos 10 na prova final (E8=10), o
seja satisfeito. É isso que a fun- retorno será verdadeiro. De-
ção OU faz. pois disso é feito o teste das
faltas (B1>10) e se o resulta-
5. Utilizando as mesmas célu- do for verdadeiro, o resultado
las do primeiro exemplo, altere final dessa fórmula também
apenas a função utilizada na será verdadeiro.
fórmula criada para OU, em vez
de E. Faça alguns testes, mu-
dando os valores das células A1
e B1 e observe que, se um dos
Dica 25 – Construindo fórmulas condicionais
Ao construir sua planilha e as do semestre: se ele foi aprovado, re-
fórmulas que a compõem, você vai provado ou ficou em recuperação.
perceber a necessidade de criar Para fazer essa análise, a média final
condições para controlar se um cál- do aluno é testada e, dependendo
culo deve ou não ser feito. Em uma do seu valor, uma das três mensa-
planilha simples de controle de no- gens é exibida.A função usada para
tas, por exemplo, você pode apre- realizar essa tarefa é a conhecida
sentar a situação do aluno no final função SE
SE.
28 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
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29. 1. Construa uma planilha para no: ou ele foi aprovado ou foi
controle de notas com quatro reprovado. Para acrescentar
colunas contendo os valores mais possibilidades a essa fór-
das notas dos quatro bimestres; mula, você deve criar as cha-
utilize, por exemplo, da célula madas funções aninhadas, ou
A1 até a célula D1. Em segui- seja, uma função dentro da
da, gere a média na quinta outra. Observe que se o aluno
coluna. Na célula F1, digite a tem uma média maior do que
quantidade de faltas desse alu- sete, o Excel exibe direto a men-
no. Em G1, você deve colocar sagem de “Aprovado”; do
o status do aluno. mesmo modo, se a média for
menor do que sete, o Excel exi-
be a mensagem de “Reprova-
do”. Agora, criaremos uma
nova condição que diga que, se
o aluno tiver média entre cinco
2. A estrutura da função SE é e sete, ele estará em condição
a seguinte: de recuperação, ou seja, nem
=SE(teste lógico; resultado aprovado, nem reprovado.
se verdadeiro; resultado se
falso), em que o teste lógico 5. Para conseguirmos verificar
é a condição a ser verificada, todas as condições pedidas, te-
o resultado se verdadeiro é remos de criar outra função SE.
o que deve ser feito caso a A fórmula final, portanto, fica
condição seja verdadeira e assim: =SE(E1>=5; SE (E1>
resultado se falso é o que =7;”Aprovado”; ”Recupe-
deve ser feito caso a condição ração”); ”Reprovado”).
seja falsa. No nosso exemplo
de controle de notas, o teste
lógico será a verificação da
média do aluno; se esta for
maior ou igual a sete, a men- 6. Para completar a fórmula,
sagem de “Aprovado” deverá acrescente mais um teste que
aparecer; se for menor do que verifique se as faltas do aluno
cinco, a mensagem de “Repro- não ultrapassam o máximo
vado” deverá aparecer. permitido, que é 10. Como já
existe um teste lógico – que é
3. Sendo assim, a fórmula o da média –, você terá de ani-
ficaria:=SE(E1>=7;”Apro- nhar mais uma função para
vado”;”Reprovado”). atingir esse resultado. Esta é
a função E:
=SE(E(E1>=5;F1<10);SE
(E1>=7;”Aprovado”; ”Recu-
peração”); ”Reprovado”).
4. Mas, dessa maneira, há
apenas duas possibilidades de
determinar a situação do alu-
Criação de fórmulas e funções – 29
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30. Dica 26 – Adicionando valores
As operações de soma no Excel terminado valor e só somar as in-
vão muito além do simples recurso formações que interessam a você,
de AutoSoma já conhecido. Você como, por exemplo, os produtos
pode, por exemplo, fazer um teste vendidos por um determinado ven-
lógico e, dependendo do seu resul- dedor, em uma determinada região.
tado, fazer ou não a soma de um in- Aprenda agora a usar as funções de
tervalo. Além disso, é possível pro- SOMA do Excel:
curar em duas tabelas por um de-
1. Para somar informações
selecionadas por algum crité-
rio, utilize a função SOMASE.
Sua estrutura difere um pou-
co da tradicional função
SOMA. O primeiro argumen-
to da função é o intervalo a
ser verificado; o segundo ar-
gumento é o que deve ser en-
contrado; e o terceiro e últi-
mo argumento necessário é o 4. Dessa forma, serão soma-
intervalo de soma, que mui- dos somente os valores que
tas vezes é o mesmo do inter- tenham correspondência com
valo de busca. o vendedor Teodoro.
2. Por exemplo, gere uma ta- 5. Se você tem duas tabelas
bela com dez nomes de ven- e deseja pegar informações
dedores (repita o nome de al- de uma e procurar na outra,
guns) da célula A1 até a célu- você pode usar a função
la A11. Ao lado de cada BDSOMA. Por exemplo, ima-
nome, digite a quantidade gine uma tabela contendo
vendida por cada um. quatro campos com os se-
guintes nomes: vendedor,
3. Na célula B 1 2, digite quantidade, produtos e re-
=SOMASE( para iniciar a fór- gião. A segunda tabela deve
mula. O primeiro argumento ter a mesma estrutura de ca-
será o intervalo de A2 até beçalhos da primeira, ou seja,
A11, pois nele será procura- com títulos iguais e na mes-
do o nome de um dos vende- ma seqüência, assim você
dores. O segundo argumento pode procurar todos os pro-
será um dos nomes que você dutos vendidos por um ven-
cadastrou, que deve ser colo- dedor e somar seus valores.
cado entre aspas. E o terceiro
argumento é o intervalo de 6. Cadastre na primeira tabe-
valores a serem somados, no
la todos os nomes de vende-
caso de B2 até B11. A fórmu-
la final fica: =SOMASE(A2: dores, os valores de suas ven-
A11;”Teodoro”;B2:B11). das, os nomes dos produtos e
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31. a região em que foram vendi- os cabeçalhos). O segundo ar-
dos (Norte, Sul, Leste, Oeste, gumento é o que a função deve
Centro). Na segunda tabela, retornar, que, neste caso, é a
digite um dos nomes de ven- quantidade vendida (digite o
dedores e um nome de produ- nome do campo entre aspas).
to em suas respectivas colunas. O terceiro e último argumento
mostra a tabela que contém os
7. Em uma célula à parte, digite critérios da pesquisa. Selecio-
a função: =BDSOMA(. O pri- ne toda a segunda tabela, in-
meiro argumento dela é a ta- clusive os cabeçalhos. A fórmu-
bela na qual as informações la vai ficar: =BDSOMA
estão cadastradas (selecione (A1:D21;”quantidade”;
todas as células que fazem par- A23:D24).
te da primeira tabela, inclusive
Dica 27 – Funções para busca de dados
Fazer pesquisas dos dados ca- com a região em que o produto será
dastrados é uma tarefa muito prati- entregue; se for, por exemplo, o Nor-
cada por pessoas que trabalham te do País, o frete é equivalente a
com planilhas. Imagine uma 5% do preço original do produto.
planilha que contenha as conver- Bem, como a porcentagem para
sões de preços de produtos, contan- cada região é fixa, o ideal é criar uma
do com impostos e frete. Porém, o pequena tabela à parte.
valor do frete vai variar de acordo
1. A tabela deve conter os se- 4. Em seguida, digite o que
guintes campos: Nomes dos deve ser procurado, no caso a
produtos, Preço de compra, célula C2. O segundo argu-
Região de destino, Frete e Pre- mento é o intervalo de células
ço de venda, começando a que contém a informação pro-
partir da célula A1. Preencha curada. Selecione todas as
as colunas com dados equiva- células que fazem parte da
lentes, com exceção das colu- segunda tabela e, em segui-
nas Frete e Preço de venda. da, coloque o sinal de cifrão
na frente das letras e núme-
2. Abaixo dela, crie uma se- ros da referência, pois assim
gunda tabela contendo: Re- ela ficará congelada.
gião e Porcentagem. Digite as
cinco regiões nacionais e, ao 5. O último argumento é o
lado de cada uma, a porcen- número da coluna que nos in-
tagem correspondente. teressa dentro da tabela, ou
seja, a coluna que contém o
3. A função usada para bus- valor que deve ser retornado.
car a porcentagem correta na Nesse exemplo, seria a segun-
lista é a PROCV. Então, na co- da coluna, pois nela está o
luna de frete, na célula D2, valor da porcentagem. A fór-
digite =PROCV(. mula ficaria assim: =PROCV
(C2;$A$15:$B$19;2).
Criação de fórmulas e funções – 31
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32. 6. Com isso, o valor da por- 9. Clique na célula F2. Agora,
centagem que corresponde à você vai aprender como encon-
região de frete é calculado na trar o frete nesta nova tabela
célula D2. Arraste a alça de usando a função chamada
preenchimento até a última PROCH. Digite: =PROCH
célula da tabela. (C2;$A$21:$E$22;2). O pri-
meiro argumento é o que será
7. Na última coluna, calcule o procurado; o segundo argu-
preço de venda do produto, ou mento é a referência à nova
seja, acrescente o valor do fre- tabela na qual o valor será pro-
te ao preço de compra. Assim: curado; e o terceiro argumen-
=B2+(B2*D2). to é o número da linha dessa
tabela que deve ser retornado.
8. Selecione a segunda tabe-
la (de A15 até B19) e pressio-
ne Ctrl + C para copiar. Clique
na célula A21 e clique em
Editar > Colar especial....
Selecione a opção Transpor
e clique em OK.
Dica 28 – Convertendo medidas
Quando você tinha aulas de Fí- te sem que você precise lembrar-se
sica no colégio e aprendia várias fór- das fórmulas. No Excel, você conse-
mulas para converter uma coisa em gue converter unidades de medidas
outra, você jamais poderia imaginar como temperaturas, distância, pesos
que existia um programa como o etc. Veja como:
Excel, que faz isso automaticamen-
1. A principal função usada 4. Agora, informe qual é a uni-
para fazer conversões é a dade de medida do número e,
CONVERT. Para usá-la, você depois, a unidade desejada
precisa informar basicamente para a conversão. Cada uni-
três argumentos: o primeiro é dade de medida possui uma
o valor a ser convertido; o se- abreviação, basta colocá-la
gundo é a unidade de medida entre aspas para que a fórmu-
atual; o terceiro é a unidade la fique correta. Por exemplo,
de medida que você quer con- para converter um número de
verter. Sendo assim, digite 45 graus Celsius para Kelvin,
na célula A1. digite “C”;”K”, pois a abrevi-
atura de Celsius é C e de
2. Em seguida, digite na célu- Kelvin é K. Neste caso, a fór-
la B1: =CONVERT(. mula final ficaria: =CON
VERT(A1;”C”;”K”). O mesmo
3. Continue construindo a fór- serve para outras medidas
mula e informe o valor a ser como Fahrenheit ou outras.
convertido, que, nesse caso, é
a célula A1.
32 – 101 Dicas Excel - 2a Edição
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33. 5. Isso se aplica a todos os ti- 8. Para conhecer o símbolo de
pos de medidas, pois todos cada unidade de medida, acesse
possuem uma abreviatura. Por a ajuda do Excel e pesquise so-
exemplo, para converter bre a função CONVERT.
metros em polegadas use:
=CONVERT(A1;”m”;”in”).
6. De horas para minutos:
=CONVERT(A1;”hr”;”mn”).
7. De gramas para libras mas-
sa: =CONVERT(A1;”g”;”sg”).
Dica 29 – Trabalhando com datas e horas
Manipular datas em uma exemplo, adicionar meses a uma
planilha fica muito mais fácil se data, calcular a diferença entre ho-
você usar as funções de data e hora ras ou converter uma data em dia
do Excel. Com elas, você pode, por da semana.
1. Na célula A 1, digite: foram convertidas para uma
=AGORA(). Essa é a maneira data formatada.
mais fácil de mostrar a data e
hora atual do sistema. Você 3. O mesmo ocorre com as ho-
também pode pegar cada item ras. Digite nas células A3, B3
da data ou hora utilizando ou- e C3: 20, 30 e 16, respectiva-
tras funções. Clique na célula mente. Na célula ao lado
B1, digite =DIA(A1) e pressi- digite a função =TEMPO
one Enter. Observe que (A3;B3;C3).
retornou apenas o número
correspondente ao dia da 4. Para encontrar a diferença
data. Na célula C1, digite (em dias) entre duas datas,
=MÊS(A1); na célula D1, basta fazer uma subtração sim-
digite =ANO(A1); na célula ples da data mais atual pela
E1, digite =HORA(A1); na cé- data mais antiga. Caso você
lula F1, digite =MINUTO queira retornar apenas os dias
(A1); e na célula G1 digite da semana, utilize a função
=SEGUNDO(A1). Cada célu- DIATRABALHOTOTAL. Os
la retornou, respectivamente, seus dois argumentos são as
o mês, o ano, a hora, o minu- datas inicial e final. Ficaria as-
to e o segundo retirados da sim: =DIATRABALHOTOTAL
data na célula A1. (A5;A6).
2. Nas células A2, B2 e C2 5. Caso você queira que o re-
digite, respectivamente, 2003, sultado da diferença seja dado
2, 21. Em seguida, digite na em meses ou anos, basta usar
célula vizinha: =DATA(A2;B2; as funções MÊS ou ANO, na
C2). Com isso, as informações diferença das células. Por
que estavam nas três células exemplo: =A6A5 retorna a
Criação de fórmulas e funções – 33
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