Votings, Likes, Abzeichen und der StabiBot: nur Spielerei oder doch ein guter Weg zu einer neuen Unternehmenskultur? Viele Bibliotheken nutzen inzwischen ein Intranet auf Wiki-Basis, um Information an zentraler Stelle aufzubereiten und die Zusammenarbeit in Teams zu befördern. Die Staatsbibliothek zu Berlin (SBB) geht einen Schritt weiter und erprobt mit dem SBB-Forum ein Social Intranet, bei dem Diskussionen und Austausch im Fokus stehen - transparent und (nahezu) hierarchiefrei. Nicht nur, aber gerade auch in Corona- und Post-Coronazeiten ein geeignetes Mittel, um den gegenseitigen Kontakt zu stärken und die vielfältigen Aktivitäten des Hauses für alle Mitarbeitenden sichtbarer zu machen und partizipativer zu Gestalten. Auf den ersten Blick mag es im Arbeitsalltag befremdlich erscheinen, im Intranet nicht einfach nur zu dokumentieren und kommentieren, sondern auch ein persönliches Profil zu gestalten und Abzeichen für Aktivitäten zu sammeln. Doch genau an so einem Ort, der ungezwungene Bereiche wie Lunchtreffen und Leseecken mit Threads zu Forschungsprojekten und Drittmittelanträge verbindet, entstehen Ideen, bilden sich Projektgruppen, klären sich Fragen und finden sich Lösungen, manchmal ganz nebenbei. Mitarbeitende beteiligen sich an Entscheidungsprozessen, arbeiten gemeinsam an Aufgaben und sorgen durch ihre Beiträge gleichermaßen dafür, dass das Einrichtungswissen gesammelt, strukturiert und geteilt wird. Die SBB nutzt dafür die Open-Source-Plattform Discourse und berichtet im Beitrag über ihre Erfahrungen mit der Software, über den Konzeptions- und Entstehungsprozess, die rechtzeitige Einbindung des Personalrates, aber auch über Rollout-Kampagnen und Akzeptanzhürden im Kollegium angesichts 'noch eines weiteren Tools'. Die Frage danach, welche Themen und Inhalte für ein solches Forum geeignet erscheinen und welche Prozesse eher untauglich sind, wird ebenso adressiert, wie der Spagat zwischen größtmöglicher Offenheit und doch nötiger geschlossener Bereiche.

1. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 1
STAATSBIBLIOTHEK ZU BERLIN – PK
#FREIRÄUMESCHAFFEN IM
SOCIAL INTRANET
Felix Ostrowski
Christina Schmitz
Ralf Stockmann

2. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 2
Hintergrund
Warum ein Social Intranet an der SBB?

3. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 3
Die Kraft der zwei Systeme (nach Kotter)
https://www.interconsilium.de/die-kraft-der-zwei-systeme/ Duales Betriebssystem

4. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 4
Ziel des Social Intranets der SBB
Das Social Intranet der SBB bietet…
• einen hierarchiearmen Einstieg für den Austausch mit Kolleg:innen und stellt dafür
• einfach zu bedienende, kollaborative Werkzeuge bereit und macht
• Einrichtungswissen schnell und einfach zugänglich
…und wird dadurch…
• die zentrale Plattform für Arbeitsorganisation an der SBB.
Ein Social Intranet fördert und benötigt eine offene Betriebskultur

5. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 5
Implementierung
Was braucht es zur Umsetzung?

6. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 6
Die gängige Lösung: Atlassian Confluence

7. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 7
Social Intranet…
MENSCHEN
nicht
DOKUMENTE

8. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 8
NextGen Open Source Forensoftware: Discourse
 https://www.discourse.org/

9. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 9
Schritt zu Digitaler Souveränität
https://www.egovernment-computing.de/bundesregierung-foerdert-open-source-mit-rund-51-millionen-euro-a-1117332/

10. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 10
Startphase: Kontrollverlust by Design
Koordination
(Stockmann, Ostrowski, Schmitz)
Pilotanwender:innen
ca. 10 aus vielen Bereichen
KW 30
Alpha-Tester:innen
Je drei ernannt von Pilot:innen
KW 34
Beta-Test
Alle Interessierten
KW 36

11. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 11
Neues Protokollwesen in der Abteilungsleitendensitzung (ALS)

12. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 12
Debatten

13. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 13
Betriebsausflug

14. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 14
Statistikfunktionen – Konflikt zwischen Motivation und Überwachungsmöglichkeit?

15. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 15
Das Mittel der Wahl (derzeit): CSS

16. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 16
ABGRENZUNG
Zu anderen Werkzeugen

17. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 17
Die Ausgangslage…

18. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 18
Anzahl der Werkzeuge:
Einfachheit vs. Nützlichkeit

19. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 19
Eingerichtete Funktionen

20. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 20
Anzahl der Werkzeuge:
Einfachheit vs. Nützlichkeit
+

21. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 21
Erarbeitung von Entscheidungshilfen
Projekte managen Dokumente erstellen Entscheidungen treffen

22. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 22
AKZEPTANZ
und Problemfelder

23. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 23
Akzeptanz der ersten 9 Monate (Testbetrieb)
• Keine Ausfallzeit, hochperformant
• 549 angemeldete Benutzer:innen (2/3)
• Davon täglich ca. 110 im System
• Pageviews:
• 653.201
• Davon nicht angemeldet:
111.660 (17 %)
• 919 Themen wurden angelegt
• 3.272 Beiträge
• Von 271 Personen (50%)

24. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 24
Umfrage in Limesurvey – erste Zwischenergebnisse

25. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 25
Rückmeldungen - Freitextkommentare
Bei Debatten kann ich mich beteiligen und meine Meinung findet Gehör, was sonst wohl nicht der Fall wäre.
Das SBB-Forum ist ein nützliches Werkzeug, das aber unbedingt übersichtlicher werden muss.
Die Schulungen sind wichtig und notwendig, damit noch mehr Mitarbeiter*innen vom Forum Gebrauch machen.
Das Forum kann nur erfolgreich sein, wenn andere Kanäle wirklich ersetzt werden.
Das Mehr an Information, Transparenz, Partizipation und Integration auf den unterschiedlichen
Hierarchieebenen ist gut.
Das Forum ist ein unglaublicher Zeitfresser. Ich will einfach nur meine Arbeit machen.

26. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 27
Themen schlagen Strukturen

27. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 28
AUSBLICK
wie geht es weiter?

28. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 29
Betriebskonzept – für fast all unsere IDM3-Dienste
DOKUMENTATION

29. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 30
Dienstvereinbarung mit Örtlichem Personalrat

30. 1. Juni 2022 · SBB-PK · Ostrowski/Schmitz/Stockmann · #FREIRÄUMESCHAFFEN im Social Intranet · CC BY 4.0 · Seite 31
Nächste Schritte
– Schulungen & Dokumentation
– Übersicht bieten:
„Offiziell“-Kanal / Foren-Redaktion / Stumme Kategorien
– Migration und Ablösung von statischem Intranet und Wiki
– Ausrollen auf Ebene der Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK)
– Entwicklungs-Partnerschaften für spezifische Intranet-Funktionen
und Anforderungen im öffentlichen Dienst (DSGVO, BITV 2.0 etc.)
– Öffnung nach außen
– Konzept publizieren – vielleicht auch als Docker-Container?