El documento describe el proyecto de implementar un sistema de información gerencial en Promotora Tántalo Barquisimeto para registrar de forma automatizada las incidencias, reclamos y accidentes dentro de sus instalaciones. Actualmente estos reportes se hacen de forma manual, lo que dificulta el seguimiento de los casos y el análisis estadístico. El nuevo sistema permitirá registrar los datos de forma digital para agilizar la respuesta a los clientes y generar informes que mejoren la toma de decisiones.

1. Universidad Fermín Toro
Maestría en Gerencia Empresarial
Sistema de Información Gerencial
Estudio Aplicado a Promotora Tantalo Barquisimeto
Octubre, 2013.
Autor:
Lcdo. Salcedo José.

2. PLANEACION
Promotora Tántalo, organización con más de 16 años de experiencia en el
desarrollo de centros comerciales y en proceso de consolidación en el ramo hotelero,
con visión de futuro ha visto la importancia de la construcción de nuevos centros
comerciales y de ofrecer nuevas alternativas de compras para el consumidor de una
determinada zona, lo cual brinda razones suficientes para invertir en nuevos planes
que revistan altos márgenes de rentabilidad para sus clientes e inversionistas. Es por
ello que en su proceso de expansión incorpora tres nuevos proyectos en las zonas de
Baruta (Caracas), Los Teques (Miranda) y San Diego (Valencia).
Misión
Ofrecer espacios comerciales eficientes, rentables, confiables y seguros,
superando las expectativas de clientes, consumidores y accionistas.
Visión
Ser la primera opción comercial de Venezuela.
Valor
Honestidad, Compromiso, Vocación de Servicio, Trabajo en Equipo,
Mentalidad Emprendedora y Equidad.

3. PLANEACION
Para Promotora Tantalo la misión está bien definida y cumple con las
características o requisitos que debe contener la Misión de una
Organización, es clara, concreta, motivadora y posible.
F. R. David, 1989 considera que en la misión de una organización se
deben incluir puntos muy importantes como que producto o servicio
ofrecen, en que ramo operan y a quien va dirigido o quiénes son sus
clientes.
En la Visión Promotora Tantalo se muestra ambiciosa su
planteamiento es concreto. “Ser la primera opción comercial de
Venezuela” no limita en tiempo cuando seguirla pero si delimita
espacialmente quizás de manera Temporal o en una fase. Pero tiene
muchas ventajas y oportunidades que permiten que esta Visión sea
alcanzada y es que ellos han estado trabajando en todos los niveles y
departamentos para alcanzar esa gran meta.

4. ORGANIZACIÓN
Administradora Tántalo
Es la unidad de negocio de la empresa Promotora Tántalo que tiene como función central la operación de centros
comerciales. Inicia sus labores en el año 1993 con la puesta en marcha del Centro Comercial La Granja en la ciudad de
Valencia, para 1994 se consolida con el Centro Ciudad Comercial Las Trinitarias en Barquisimeto, en el 2003 comienza a
operar el Centro Expreso Chacaito y al siguiente año el Centro Expreso La Trinidad ambos en la ciudad de Caracas.
Hotel Trinitarias Suites
Es la división de Promotora Tántalo responsable de operar el Hotel Trinitarias Suites, cuya construcción se inicio en el
año 2006 y abrió sus puertas en enero de 2007 pensando en atender al cliente ejecutivo, hombre de negocios y el
viajero de recreación. Cada detalle de este complejo, fue estudiado cuidadosamente, a fin de lograr la mayor
comodidad de nuestro cliente. Excelentes salones para eventos y lujosas habitaciones que incluyen tecnología,
seguridad, conexión a internet, caja fuerte. Así mismo cuenta con piscina, cancha de tenis, gimnasio, restaurantes,
whisky Bar y conexión directa con el Centro Ciudad Comercial Las Trinitarias.
Ingeniería Tántalo
Es el ramo de Promotora Tántalo cuya competencia radica en el diseño, construcción y gerencia de diversas obras
integrales, como centros comerciales, hoteles, edificios de oficinas, entre otro tipo de inmuebles. Ingeniería Tántalo
inicia sus operaciones en el año 1991 con el fin de ofrecer las mejores soluciones al cliente con respuestas adecuadas
desde el punto de vista de diseño, construcción y gerencia, garantizando la ejecución de sus proyectos con el menor
costo y tiempo posible.

5. ORGANIZACIÓN
La estructura organizativa de Promotora
Tantalo Barquisimeto esta representada por un
organigrama horizontal, departamental.
DEPARTAMENTO
DE OPERACIONES
RELACIONES
INTER
INSTITUCIONA
LES
GERENCIA
GENERAL
MANTENIMIENTO
TECNICO
GERENCIA
RRHH
DEPARTAMENTO
DE SERVICIOS
DEPARTAMENTO
PROMOCIONES Y
EVENTOS
DEPARTAMENTO
DE
CONSERVACION

6. DIRECCIÓN
Tal como muestra la estructura organizativa
a nivel General en
Barquisimeto Promotora Tántalo es dirigida por la Gerencia General. De igual manera
para cumplir con las estrategias y objetivos empresariales cuenta con los supervisores
o jefes de departamentos los cuales se dividen en 5 y son los departamentos
responsables del funcionamiento operativo de la empresa.
En relación a la capacidad directiva, se puede observar que existe un grado
alto de fortaleza, esto es debido a que la organización cuenta con un equipo humano
eficiente y eficaz para emprender estrategias y actividades aprobadas por la Gerencia
de la organizaciónón

7. CONTROL
Las actividades de control supervisión y revisión están a cargo de los
“Delegados de departamentos” cada departamento cuenta con un mínimo de 3
(Promociones y eventos y Mantenimiento Técnico) y máximo 5 delegados (Servicio,
Conservación, Operaciones) según los turnos en los que se divide la jornada laboral.
En relación a la capacidad de talento humano, Tántalo posee un mediano
grado de fortaleza ya que la mayoría de los empleados cumplen con sus actividades,
roles de manera efectiva y productiva. De igual manera, la organización cuenta con
programas para la capacitación continua en los procesos de cambio.

8. DESCRIPCION DE PROBLEMÁTICA DETECTADA
La problemática que se presenta es que no hay un sistema
automatizado para cargar las incidencias, reclamos, accidentes,
eventualidades dentro de las instalaciones del centro comercial, los
departamentos de Operaciones (seguridad, monitores, vigilancia) y Servicios
(Facilitadores, atención al publico, personal de estacionamiento) trabajan en
conjunto y tienen funciones complementarias y/o suplementarias . Cuando
se presenta una incidencia en el estacionamiento con un vehículo, ya sea por
robo, hurto, agravios, ticket extraviado, pernoctas, entre otros. El
procedimiento de levantar informe esta a cargo del delegado de
estacionamiento con el apoyo de Monitores y seguridad, algunos casos
requieren validación o confirmación de documentos, entrega de informes,
pero esto se hace solo de manera manual y en muchos casos la información
no fluye a otros delegados y supervisores de turnos lo cual para el cliente o
agraviado representa una molestia cuando días después se dirige a solicitar
un informe, una constancia o carta sobre los hechos ocurridos y no se le da
respuesta oportuna en muchos casos, además que las estadísticas de
reportes e incidencias no cuentan con una base de datos digital que permita
verificación y realización de estudios y cruce de información.

9. ASPECTOS A CONSIDERAR
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Capacitar al personal involucrado con el uso del Sistema de Información
Gerencial (SIG).
Se mantendrá el archivo físico (impresión de planillas, archivar firmada y
sellada). El sistema no reemplazara los archivos físicos, será una
herramienta automatizada para los registros y tratamiento de casos.
Establecimiento de usuarios y permiso de acceso a la información y
registros.
Hardware y Software con requerimientos mínimos para la implantación y
funcionamiento del SIG.

10. VENTAJAS DE LA IMPLANTACIÓN
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Respuesta inmediata sobre los informes e incidencias.
Aporte de análisis estadísticos confiables por casos y por afectados.
Incorporación de las herramientas tecnológicas de información que
permitirá que la organización se encuentre actualizada
En relación a la capacidad tecnológica, la organización posee un alto
nivel tecnológico ya que trata de estar a la par con novedosos sistemas
automatizados.
En relación a la capacidad financiera, la organización tiene un alto grado
de fortaleza porque su capacidad finaciera es óptima, eficiente y con una
gran estabilidad.

11. ESQUEMA DE IMPLANTACION
ENTRADAS
DATOS DEL DELEGADO
DATOS CLIENTE O
AFECTADO
DATOS DEL VEHICULO
DATOS DEL
ESTABLECIMIENTO
INCIDENCIA
DESCRIPCION DEL
EVENTO
OTROS DATOS
REFERENTES AL HECHO
FORTUITO
PROCESO
CANTIDAD DE
AFECTADOS
CANTIDAD DE
VEHICULOS AFECTADOS
CANTIDAD DE LOCALES
AFECTADOS
REGISTROS DE CASOS O
EVENTOS
REGISTROS DE OTROS
DATOS DE INTERES
SALIDAS
INFORME DE
INCIDENCIA
INDIVIDUAL
INFORME
ESTADISTICO POR
CASOS
INFORME
ESTADISTICOS POR
USUARIO
INFORME DE
INCIDENCIAS POR
TURNOS
OTROS INFORMES DE
INTERES