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6.    Administrar las relaciones.

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Ensayo Santos Perez Roberto Carlos.

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Ensayo Santos Perez Roberto Carlos.

  1. 1. ENSAYO O L.S.C.A. ¿COMO DETERMINAR SI ES NECESARIO EL OUTSORCING EN UNA EMPRESA? Santos Pérez Roberto Carlos RESUMEN Tomar la decisión de externalizar algún proceso dentro de las actividades de la empresa; es una tarea difícil puesto que, para llegar a tal decisión se debe de llevar a cabo un análisis meticuloso para encontrar razones suficientes y convincentes que nos evidencien que la decisión sea la correcta. Determinar la necesidad de Outsourcing depende de las condiciones variantes de cada empresa, algunas razones más habituales son citadas en este escrito. Palabra claves: Necesidad, Outsourcing, decisión. E xisten numerosas razones para realizar un servicio en modalidad de outsourcing, tal como se ha explicado en el libro1 y tal como lo plasman numerosos estudios en los diversos sectores más típicos de outsourcing (banca, tecnologías de la información, procesos comunes de negocio –BPO-, etc.). La principal razón a mi consideración para tomar la decisión de usar Outsourcing es la reducción de costos (que resulte más barato externalizar tal actividad que hacerla en la empresa misma). Pero es muy común que confluyan al menos dos de las razones expuestas en este ensayo al iniciar el proceso de externalizacion. El outsourcing de servicios de limpieza, de gestión de documentos y del procesamiento de facturación masiva son claros ejemplos en los que esta razón tiene un gran peso. 1 Outsourcing Saque el Máximo Partido de sus proveedores. Autor: José Ramón Forneas castro.
  2. 2. ENSAYO O L.S.C.A. Según José Ramón Fórneas Carro las siguientes consideraciones tienen que ver con esta razón, por las cuales se incurren en gastos adicionales: Un beneficio implícito en esta razón es la reducción de tiempo en la ejecución de la actividad externalizable, y ello conlleva tener  Ineficiencias internas por ahorro económico porque ya no no ser la empresa requerirá personal para hacerla sino que ya se ocupará para actividades especialista en el servicio más centradas en el giro de la correspondiente. empresa.  Calidad del servicio Esto aumentara la calidad del inaceptable. desempeño de la empresa; porque sus actividades no requerirá demasiado tiempo al hacerla y así se  Falta de gestores del satisfacerá tanto interna (empleados servicio con la suficiente y directivos) y externamente (clientes competencia. y proveedores).  Falta de profesionales En si los tres puntos a satisfacer adecuados para la optima antes de la ocupar la opción de usar outsourcing son: realización de los servicios. 1. Ahorro económico, 2. Reducción de tiempo cuando de externalice 3. Mejoramiento en el desempeño de la empresa.
  3. 3. ENSAYO O L.S.C.A. Para una empresa, llevar la nómina por cuenta propia implica, de entrada, invertir en software: comprar la licencia de uso, instalar, capacitar a quienes lo van a operar, y sobre todo, mucho, mucho tiempo. Además está el hardware, los dispositivos de mantenimiento, el software antivirus. Por ejemplo2: El círculo se cierra con la gente que hace funcionar todo eso: quienes se dedicarán exclusivamente a la nómina y aquellos que, aunque estén en otras áreas o funciones – Sistemas, Recursos Humanos, incluso Mantenimiento- han de dedicar parte de su tiempo para dar soporte a los primeros. Por lo pronto, hay que invertir en espacio físico para que esa gente trabaje. Después, en capacitación y actualización, para empezar ante cualquier cambio en las leyes. 2 www.outsourcingdenomina.com Los especialistas en nominas y en seguros.
  4. 4. ENSAYO O L.S.C.A. Lo mismo que con el software: es gastar más para que el proveedor lo mantenga al día, para insertar algún nuevo concepto de pago o tener acceso a otro tipo de reporte (máxime si no se cuenta con el código fuente).Tan solo la decisión de externalizar las operaciones de nomina implica una serie de analice para cuantificar el costo y los beneficios de hacer este cambio; por ello los encargados de toda la empresa tienen que evaluar todo lo que se involucra en la contratación de Outsourcing. Porque si se toma a la ligera y solo hacerlo por ejemplo, porque los competidores lo han hecho puede ser contraproducente por la condición individual de cada empresa y las condiciones del negocio. Establecer claramente los beneficios y los peligros de esta decisión es muy importante para tener bases solidas al optar por externalizar. Se debe de tener especial cuidado al externalizar algún proceso debido a que entre otras implica: 1. Identificación y definición del servicio a externalizar. 2. Establecimiento de los objetivos a conseguir con la externalización. 3. Establecimiento de los hitos del proceso. 4. Selección del líder del proceso y sus responsabilidades. 5. Selección de los negociadores y delimitación de sus competencias. 6. La confección del caso económico. 7. La transferencia de personas. 8. La duración del contrato. 9. La selección del grupo de control. 10. El establecimiento de acuerdos de nivel de servicio. 11. El establecimiento de penalizaciones. 12. La identificación de los puntos principales del contrato. 13. Responsabilidades legales. 14. Riesgos con el proveedor. Los pasos siguientes es una aportación Pardo Vargas Fernando en su libro3 creo que una forma resumida de las consideraciones pertinentes antes de usar la externalización: 3 Outsourcing: la nueva relación cliente proveedor. Autor: Pardo Vargas, Fernando. (1998). Cinseyt, Lima, Perú.
  5. 5. ENSAYO O L.S.C.A. 1. Identificar estratégicamente los procesos sujetos a contratar. Repetidamente hemos insistido en indicar que los procesos que son claves para el mejor desempeño de la empresa es imposible que los dejemos en manos de otros. Un proceso de Benchmarking interno puede servir para esta depuración. 2. Definir cuáles son los mejores candidatos. El Benchmarking es un gran aliado para poder establecer cuáles son las empresas de categoría mundial que permitan definir los nuevos proveedores. Por medio de directorios telefónicos, las páginas amarillas, los clubes de asociaciones, los profesores universitarios, en fin hay muchas fuentes que pueden ayudar a definir los candidatos. Por medio de una licitación se puede invitar a quienes estén interesados y cumplan requisitos mínimos exigidos por la empresa. 3. Definir los requerimientos Debemos establecer cuáles son los requerimientos mínimos y como se van a medir. 4. Seleccionar los proveedores. Para no equivocarse con la selección, debe indagar por la experiencia que en el medio muestra los posibles candidatos; la afinidad que pueda tener con la empresa, los resultados obtenidos con industrias similares y evitar caer en el error de contratar teniendo únicamente como criterio importante los costos. 5. Informar Indicar en la organización los cambios que se harán para obviar problemas que se pueden presentar por la falta de comunicación.
  6. 6. ENSAYO O L.S.C.A. 6. Administrar las relaciones. Para lograr un buen resultado hay que dotar la organización con todas las herramientas administrativas tecnológicas humanas y todo aquello que permita que existan las mejores relaciones.
  7. 7. ENSAYO O L.S.C.A. Un factor también muy significativo que abarcaría recepcionistas, controladores de acceso, ordenanzas que se debe de considerar a la hora y conductores. de usar outsourcing es enterarse 5. Un 50,4% de las empresas anticipadamente de las condiciones encuestadas asegura contratar a generales del resto de las empresas. trabajadores que hayan prestado sus Verificando si les ha resultado servicios a su empresa mediante la benéfico la externalizacion de externalización. procesos. Madrid, 22 de junio de 2009.- Pocos son los sectores de actividad que no se han visto El outsourcing ayuda a afrontar la afectados por la crisis económica en nuestro crisis al 33,1% de las empresas país, con un mercado laboral que atraviesa 1. La demanda de servicios de por uno de sus peores momentos y donde el externalización se ha triplicado en tan número de desempleados parece no tocar sólo un año, pasando del 12% al 33,1% fondo. Sin embargo, entre todo ello, emerge actual. una actividad que, lejos de verse reducida 2. La optimización de costes del proceso por los adversos indicadores económicos, ha que se externaliza y la mejora de conseguido reforzar y aumentar su demanda productividad del mismo, principales de servicios: la externalización de servicios o ventajas del outsourcing según las outsourcing. Esto se debe a las fórmulas de 500 empresas encuestadas por flexibilidad y ahorro de costes que ofrece a Adecco Outsourcing. las empresas, contribuyendo al aumento de su productividad y competitividad. Si bien es 3. Los sectores que más demandan la cierto que no existen momentos más externalización son el de banca propicios que otros para buscar la excelencia (64,3%), automoción (45,2%), y la calidad, en circunstancias como las alimentación (41,2%) y distribución y actuales un proceso de externalización se comercio minorista (40,9%) mientras hace más esencial que nunca. que la agricultura y el sector farmacéutico, los que menos. Por ello, Adecco Outsourcing ha realizado 4. En el 42,8% de los casos, el área más una encuesta a 500 empresas para conocer externalizada es la de producción, de primera mano la relación que las mismas seguida por el área de servicios tienen con este servicio que, en tan sólo un generales (28,8%), La más habitual es año, ha experimentado una progresión la Externalización de Servicios meteórica: mientras que el año pasado Auxiliares, en un 62,4% de los casos,
  8. 8. ENSAYO O L.S.C.A. únicamente un 12% de las compañías están dirigidas y controladas por una recurrían a ella, para el presente se espera empresa de servicios que aporta los medios una demanda del 33,1%, o lo que es lo técnicos y humanos para la correcta mismo, en menos de 12 meses se ha realización del servicio subcontratado. Este triplicado la demanda de servicios de proceso permite una mejora del rendimiento Outsourcing por parte del tejido del negocio, de la calidad del proceso que se productivo español. Este incremento externaliza, así como la transformación de contribuye al proceso de maduración de la costes fijos en variables, el desarrollo actividad en los últimos años y que supondrá estratégico frente a otras compañías del su consolidación como uno de los elementos sector y el acceso a tecnologías esenciales para la generación de valor de especializadas La encuesta realizada por cualquier negocio. Adecco Outsourcing revela que un la mayoría de las compañías que recurren a la Pero, ¿qué entendemos por externalización son grandes empresas externalización de servicios y qué provenientes, principalmente, del sector de ventajas aporta? Se trata de un proceso que servicios financieros y automoción, mientras consiste en delegar la gestión de ciertas que el área más propensa a la actividades que generalmente no afectan al externalización es la de producción. núcleo duro de actividad de la empresa y que Datos obtenidos en addeco4. 4 www.adeccooutsourcing.com
  9. 9. ENSAYO O L.S.C.A. Encontrar las razones razonables para externalizar alguna parte de las actividades de cualquier empresa es una tarea difícil, puesto que se debe tanto de planear y definir cual proceso externalizar, que proveedor CONCLUSIÓN contratar y estimar cuáles serán los resultados a largo plazo. El trayecto para llegar a externalizar un proceso debe de estar muy bien trazado, por eso el análisis de la empresa, debe ser muy amplio cuanto a los beneficios y riesgos; y así encontrar circunstancias de oportunidad de mejora para contratar Outsourcing. REFERENCIAS Outsourcing Saque el Máximo Partido de sus proveedores. Autor: José Ramón Forneas castro. www.outsourcingdenomina.com Los especialistas en nominas y en seguros. Outsourcing: la nueva relación cliente proveedor. Autor: Pardo Vargas, Fernando. (1998). Cinseyt, Lima, Perú. Adecco outsourcing Encuesta Externalizacion de servicios __________________________________________________________________

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