1. ENSAYO O
L.S.C.A.
¿COMO DETERMINAR SI ES NECESARIO EL
OUTSORCING EN UNA EMPRESA?
Santos Pérez Roberto Carlos
RESUMEN
Tomar la decisión de externalizar algún proceso dentro de las actividades de la
empresa; es una tarea difícil puesto que, para llegar a tal decisión se debe de
llevar a cabo un análisis meticuloso para encontrar razones suficientes y
convincentes que nos evidencien que la decisión sea la correcta. Determinar la
necesidad de Outsourcing depende de las condiciones variantes de cada
empresa, algunas razones más habituales son citadas en este escrito.
Palabra claves: Necesidad, Outsourcing, decisión.
E
xisten numerosas razones para realizar un servicio en modalidad de outsourcing,
tal como se ha explicado en el libro1 y tal como lo plasman numerosos estudios en
los diversos sectores más típicos de outsourcing (banca, tecnologías de la
información, procesos comunes de negocio –BPO-, etc.).
La principal razón a mi consideración para tomar la decisión de usar Outsourcing
es la reducción de costos (que resulte más barato externalizar tal actividad que
hacerla en la empresa misma). Pero es muy común que confluyan al menos dos
de las razones expuestas en este ensayo al iniciar el proceso de externalizacion.
El outsourcing de servicios de limpieza, de gestión de documentos y del
procesamiento de facturación masiva son claros ejemplos en los que esta razón
tiene un gran peso.
1
Outsourcing Saque el Máximo Partido de sus proveedores. Autor: José Ramón Forneas castro.

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Según José Ramón Fórneas Carro las siguientes consideraciones tienen que ver
con esta razón, por las cuales se incurren en gastos adicionales:
Un beneficio implícito en esta razón
es la reducción de tiempo en la
ejecución de la actividad
externalizable, y ello conlleva tener
 Ineficiencias internas por ahorro económico porque ya no
no ser la empresa requerirá personal para hacerla sino
que ya se ocupará para actividades
especialista en el servicio
más centradas en el giro de la
correspondiente.
empresa.
 Calidad del servicio Esto aumentara la calidad del
inaceptable. desempeño de la empresa; porque
sus actividades no requerirá
demasiado tiempo al hacerla y así se
 Falta de gestores del
satisfacerá tanto interna (empleados
servicio con la suficiente
y directivos) y externamente (clientes
competencia. y proveedores).
 Falta de profesionales En si los tres puntos a satisfacer
adecuados para la optima antes de la ocupar la opción de usar
outsourcing son:
realización de los
servicios.
1. Ahorro económico,
2. Reducción de tiempo cuando de
externalice
3. Mejoramiento en el desempeño
de la empresa.

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Para una empresa, llevar la nómina
por cuenta propia implica, de entrada,
invertir en software: comprar la
licencia de uso, instalar, capacitar a
quienes lo van a operar, y sobre todo,
mucho, mucho tiempo. Además está
el hardware, los dispositivos de
mantenimiento, el software antivirus.
Por ejemplo2: El círculo se cierra con la gente que
hace funcionar todo eso: quienes se
dedicarán exclusivamente a la
nómina y aquellos que, aunque estén
en otras áreas o funciones –
Sistemas, Recursos Humanos,
incluso Mantenimiento- han de
dedicar parte de su tiempo para dar
soporte a los primeros.
Por lo pronto, hay que invertir en
espacio físico para que esa gente
trabaje. Después, en capacitación y
actualización, para empezar ante
cualquier cambio en las leyes.
2
www.outsourcingdenomina.com Los
especialistas en nominas y en seguros.

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Lo mismo que con el software: es gastar más para que el proveedor lo mantenga
al día, para insertar algún nuevo concepto de pago o tener acceso a otro tipo de
reporte (máxime si no se cuenta con el código fuente).Tan solo la decisión de
externalizar las operaciones de nomina implica una serie de analice para
cuantificar el costo y los beneficios de hacer este cambio; por ello los encargados
de toda la empresa tienen que evaluar todo lo que se involucra en la contratación
de Outsourcing. Porque si se toma a la ligera y solo hacerlo por ejemplo, porque
los competidores lo han hecho puede ser contraproducente por la condición
individual de cada empresa y las condiciones del negocio. Establecer claramente
los beneficios y los peligros de esta decisión es muy importante para tener bases
solidas al optar por externalizar.
Se debe de tener especial cuidado al externalizar algún proceso debido a que
entre otras implica:
1. Identificación y definición del servicio a externalizar.
2. Establecimiento de los objetivos a conseguir con la externalización.
3. Establecimiento de los hitos del proceso.
4. Selección del líder del proceso y sus responsabilidades.
5. Selección de los negociadores y delimitación de sus competencias.
6. La confección del caso económico.
7. La transferencia de personas.
8. La duración del contrato.
9. La selección del grupo de control.
10. El establecimiento de acuerdos de nivel de servicio.
11. El establecimiento de penalizaciones.
12. La identificación de los puntos principales del contrato.
13. Responsabilidades legales.
14. Riesgos con el proveedor.
Los pasos siguientes es una aportación Pardo Vargas Fernando en su libro3 creo
que una forma resumida de las consideraciones pertinentes antes de usar la
externalización:
3
Outsourcing: la nueva relación cliente proveedor. Autor: Pardo Vargas, Fernando. (1998). Cinseyt, Lima,
Perú.

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1. Identificar estratégicamente los procesos sujetos a contratar.
Repetidamente hemos insistido en indicar que los procesos que son claves
para el mejor desempeño de la empresa es imposible que los dejemos en
manos de otros. Un proceso de Benchmarking interno puede servir para esta
depuración.
2. Definir cuáles son los mejores candidatos.
El Benchmarking es un gran aliado para poder establecer cuáles son las
empresas de categoría mundial que permitan definir los nuevos proveedores.
Por medio de directorios telefónicos, las páginas amarillas, los clubes de
asociaciones, los profesores universitarios, en fin hay muchas fuentes que
pueden ayudar a definir los candidatos. Por medio de una licitación se puede
invitar a quienes estén interesados y cumplan requisitos mínimos exigidos por
la empresa.
3. Definir los requerimientos
Debemos establecer cuáles son los requerimientos mínimos y como se van a
medir.
4. Seleccionar los proveedores.
Para no equivocarse con la selección, debe indagar por la experiencia que en
el medio muestra los posibles candidatos; la afinidad que pueda tener con la
empresa, los resultados obtenidos con industrias similares y evitar caer en el
error de contratar teniendo únicamente como criterio importante los costos.
5. Informar
Indicar en la organización los cambios que se harán para obviar problemas que
se pueden presentar por la falta de comunicación.

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6. Administrar las relaciones.
Para lograr un buen resultado hay que dotar la organización con todas las
herramientas administrativas tecnológicas humanas y todo aquello que permita
que existan las mejores relaciones.

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Un factor también muy significativo que abarcaría recepcionistas,
controladores de acceso, ordenanzas
que se debe de considerar a la hora
y conductores.
de usar outsourcing es enterarse
5. Un 50,4% de las empresas
anticipadamente de las condiciones
encuestadas asegura contratar a
generales del resto de las empresas. trabajadores que hayan prestado sus
Verificando si les ha resultado servicios a su empresa mediante la
benéfico la externalizacion de externalización.
procesos.
Madrid, 22 de junio de 2009.- Pocos son los
sectores de actividad que no se han visto
El outsourcing ayuda a afrontar la afectados por la crisis económica en nuestro
crisis al 33,1% de las empresas país, con un mercado laboral que atraviesa
1. La demanda de servicios de por uno de sus peores momentos y donde el
externalización se ha triplicado en tan número de desempleados parece no tocar
sólo un año, pasando del 12% al 33,1% fondo. Sin embargo, entre todo ello, emerge
actual. una actividad que, lejos de verse reducida
2. La optimización de costes del proceso por los adversos indicadores económicos, ha
que se externaliza y la mejora de conseguido reforzar y aumentar su demanda
productividad del mismo, principales de servicios: la externalización de servicios o
ventajas del outsourcing según las outsourcing. Esto se debe a las fórmulas de
500 empresas encuestadas por flexibilidad y ahorro de costes que ofrece a
Adecco Outsourcing. las empresas, contribuyendo al aumento de
su productividad y competitividad. Si bien es
3. Los sectores que más demandan la
cierto que no existen momentos más
externalización son el de banca
propicios que otros para buscar la excelencia
(64,3%), automoción (45,2%),
y la calidad, en circunstancias como las
alimentación (41,2%) y distribución y
actuales un proceso de externalización se
comercio minorista (40,9%) mientras
hace más esencial que nunca.
que la agricultura y el sector
farmacéutico, los que menos.
Por ello, Adecco Outsourcing ha realizado
4. En el 42,8% de los casos, el área más
una encuesta a 500 empresas para conocer
externalizada es la de producción,
de primera mano la relación que las mismas
seguida por el área de servicios
tienen con este servicio que, en tan sólo un
generales (28,8%), La más habitual es
año, ha experimentado una progresión
la Externalización de Servicios
meteórica: mientras que el año pasado
Auxiliares, en un 62,4% de los casos,

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únicamente un 12% de las compañías están dirigidas y controladas por una
recurrían a ella, para el presente se espera empresa de servicios que aporta los medios
una demanda del 33,1%, o lo que es lo técnicos y humanos para la correcta
mismo, en menos de 12 meses se ha realización del servicio subcontratado. Este
triplicado la demanda de servicios de proceso permite una mejora del rendimiento
Outsourcing por parte del tejido del negocio, de la calidad del proceso que se
productivo español. Este incremento externaliza, así como la transformación de
contribuye al proceso de maduración de la costes fijos en variables, el desarrollo
actividad en los últimos años y que supondrá estratégico frente a otras compañías del
su consolidación como uno de los elementos sector y el acceso a tecnologías
esenciales para la generación de valor de especializadas La encuesta realizada por
cualquier negocio. Adecco Outsourcing revela que un la mayoría
de las compañías que recurren a la
Pero, ¿qué entendemos por externalización son grandes empresas
externalización de servicios y qué provenientes, principalmente, del sector de
ventajas aporta? Se trata de un proceso que servicios financieros y automoción, mientras
consiste en delegar la gestión de ciertas que el área más propensa a la
actividades que generalmente no afectan al externalización es la de producción.
núcleo duro de actividad de la empresa y que
Datos obtenidos en addeco4.
4
www.adeccooutsourcing.com

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Encontrar las razones razonables
para externalizar alguna parte de las
actividades de cualquier empresa es
una tarea difícil, puesto que se debe
tanto de planear y definir cual
proceso externalizar, que proveedor
CONCLUSIÓN contratar y estimar cuáles serán los
resultados a largo plazo. El trayecto
para llegar a externalizar un proceso
debe de estar muy bien trazado, por
eso el análisis de la empresa, debe
ser muy amplio cuanto a los
beneficios y riesgos; y así encontrar
circunstancias de oportunidad de
mejora para contratar Outsourcing.
REFERENCIAS
Outsourcing Saque el Máximo Partido de sus proveedores. Autor: José Ramón Forneas castro.
www.outsourcingdenomina.com Los especialistas en nominas y en seguros.
Outsourcing: la nueva relación cliente proveedor. Autor: Pardo Vargas, Fernando. (1998).
Cinseyt, Lima, Perú.
Adecco outsourcing Encuesta Externalizacion de servicios
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