Bahan Ajar Mata Kuliah Pengantar Manajemen

1. Dr. SATYA PRANATA ASMARA, MBA
DOSEN PENGAMPU
KELOMPOK KERJA DAN
KOMUNIKASI DALAM
ORGANISASI
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945
Mata Kuliah Pengantar Manajemen

2. KELOMPOK KERJA DAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
BAB XIII
1. Mengetahui bahwa kelompok kerja dan komunikasi merupakan bagian
penting dari fungsi pengarahan dan implementasi.
2. Mengetahui bagaimana kelompok kerja efektif dapat terbentuk dan terhidar
dari konflik dalam organisasi.
3. Mengetahui bagaimana mengelola konflik dalam organisasi
4. Mengetahui peran komunikasi dalam kelompok kerja dan organisasi
5. Mengetahui proses dan pola komunikasi dalam organisasi.
6. Mengetahui manfaat teknologi informasi dalam mendukung komunikasi
dalam organisasi
T U J U A N

3. Pengertian Kelompok dan Kelompok Kerja
Kelompok
Kumpulan dua orang
atau lebih yang saling
berinteraksi dan saling
mempengaruhi untuk
suatu tujuan tertentu
yang dipahami bersama.
Kelompok Kerja
kelompok yang disusun
oleh organisasi dengan
tujuan untuk menjalankan
berbagai pekerjaan yang
terkait dengan pencapaian
tujuan organisasi

4. Karakteristik Kelompok
Adanya interaksi diantara
kumpulan orang tersebut
Merupakan kumpulan yang
beranggotakan lebih dari satu
orang, yang berarti adanya
karakteristik yang berbeda
dari setiap orang
Adanya tujuan
bersama yang ingin
dicapai

5. Kelompok Kerja Formal dan Informal
Kelompok Kerja Formal adalah
kelompok kerja yang dibentuk atau
disusun secara resmi oleh manajer
dimana kelompok kerja tersebut
diberikan tugas dan pekerjaan yang
terkait dengan pencapaian tujuan
organisasi
Kelompok Kerja Informal adalah
kelompok kerja disusun atau tersusun
dengan sendirinya ketika beberapa
anggota dari organisasi yang
kegiatannya biasanya tidak terkait
langsung dengan rencana-rencana rutin
dari organisasi, namun secara tidak
langsung akan mempengaruhi kinerja
dari orang-orang dalam organisasi

6. Bentuk Kelompok Kerja Formal
Kelompok kerja langsung (command team) :
merupakan kelompok kerja yang disusun
oleh manajer dan beranggotakan beberapa
orang bawahan yang berada dibagian
dimana manager tersebut di tugaskan
Kepanitiaan (committee) : adalah kelompok
kerja yang disusun oleh manajer dan
beranggotakan beberapa orang yang bisa
berasal dari bagian yang sama , atau dari
bagian lain dari organisasi.
Kelompok kerja temporal atau khusus (task
force team/specific team) : kelompok kerja
yang disusun untuk kepentingan-
kepentingan khusus dan bersifat
sementara.

7. Tahapan dalam Pembentukan
dan Interaksi Tim Kerja
Pembentukan
(Forming)
Penguatan
(Storming)
Penyesuaian
(Norming)
Perwujudan
(Performing)
Pencarian
(Adjourning)
1. Tahap Pembentukan (forming) Kelompok kerja
dibentuk oleh pimpinan yang terdiri dari
pimpinan dan anggota. Masing-masing anggota
dari kelompok kerja ditentukan tugas-tugas yang
harus dikerjakan.
2. Tahap Penguatan (storming) : Anggota-anggota
sudah mulai menerima tugas dan berinteraksi
satu dengan lainnya.
3. Tahap Penyesuaian (norming)Kelompok kerja
yang telah saling berinteraksi, hingga
kemungkin bisa terjadi konflik, diharapkan
keseluruhan anggota menyesuaikan diri
dengan berbagai perbedaan yang ada.
4. Perwujudan ( performing)Tahap dimana hasil
dari pekerjaan masing-masing anggota dan
kelompok dapat terwujud atau terlihat dan
tahap evaluasi.
5. Pencarian atau Penilaian (adjourning)Tahap
ini akan terlihat dimana anggota akan merasa
puas, kecewaatau penasaran, tergantung dari
hasil tahapan sebelumnya.

8. Peran Kepemimpinan dalam Kelompok Kerja
Pemimpin Formal
Seseorang yang ditunjuk atau ditugaskan secara formal oleh organisasi untuk
memimpin orang-orang dalam melakukan suatu pekerjaan
Ciri Ciri Pemimpin Formal, yaitu :
1. Berstatus sebagai pemimpin formal selama masa jabatan tertentu, atas dasar legalitas
formal oleh penunjukan pihak yang berwenang (ada legitimitas).
2. Harus memenuhi beberapa persyaratan formal terlebih dahulu.
3. Diberi dukungan oleh organisasi formal untuk menjalankan tugas kewajibannya.
Karena itu dia selalu memiliki atasan atau superiors.
4. Mendapatkan balas jasa materiil dan immateriil tertentu.
5. Bisa mencapai promosi atau kenaikan pangkat formal dan dapat dimutasikan.
6. Apabila dia melakukan kesalahan-kesalahan, dia akan dikenai sanksi dan hukuman.
7. Selama menjabat kepemimpinan, dia diberi kekuasaan dan wewenang, antara lain
untuk : menentukan policy, memberikan motivasi kerja kepada bawahan,
menggariskan pedoman dan petunjuk, mengalokasikan jabatan dan penempatan
bawahannya, melakukan komunikasi, mengadakan supervisi dan kontrol,
menetapkan sasaran organisasi dan mengambil keputusan-keputusan penting
lainya.

9. Peran Kepemimpinan dalam Kelompok Kerja
Pemimpin Informal
Seseorang yang secara alamiah dianggap mampu memainkan perannya
sebagai pemimpin ketika kelompok kerja telah bekerja dan saling berinteraksi.
1. Tidak memiliki penunjukan formal atau legitimitas sebagai pemimpin.
2. Kelompok rakyat atau masyarakat menunjuk dirinya dan mengakuinya
sebagai pemimpin. Status kepemimpinannya berlangsung selama kelompok
yang bersangkutan masih mau mengakui dan menerima pribadinya.
3. Dia tidak mendapatkan dukungan atau backing dari suatu organisasi
formal dalam menjalankan tugas kepemimpinannya.
4. Biasanya tidak mendapatkan imbalan jasa atau imbalan jasa itu diberikan
secara sukarela.
5. Tidak dapat dimutasikan, tidak pernah mencapai promosi dan tidak
memiliki atasan. Dia tidak perlu memenuhi persyaratan formal tertentu.
6. Apabila dia melakukan kesalahan, dia tidak dapat dihukum, hanya saja
respek orang terhadap dirinya jadi berkurang, pribadinya tidak diakui atau
dia ditinggalkan oleh massanya.

10. Norma dalam Kelompok Kerja
Norma
Sesuatu yang diterima dan
disepakati oleh kelompok
sebagai aturan yang
mengontrol perilaku dan
tindakan mereka

11. Solidaritas dan Integritas dalam Kelompok Kerja
Pengertian Solidaritas dan Integritas
Tingkat kekompakan dan rasa
memiliki, serta pandangan positif para
anggota kelompok terhadap kelompok
mereka sendiri
Cara Membentuk Solidaritas dan
Integritas
– Memperkenalkan kompetisi atau
persaingan antar kelompok kerja
dalam pengertian positif
– Meningkatkan tingkat interaksi
antar anggota dalam kelompok kerja
– Mengangkat isu bersama berupa
tujuan atau target-target yang harus
dicapai bersama

12. Model Kelompok Kerja yang Efektif
KOMITMEN
PERTANGGUNGJAWABAN
Kinerja
Pekerjaan Kelompok Pertumbuhan Individu
KEAHLIAN

13. Konflik dalam Kelompok Kerja
• Konflik antar bawahan di bagian
yang sama dalam sebuah
organisasi
• Konflik antara bawahan dan
pimpinan di bagian yang sama
dalam sebuah organisasi
• Konflik antar bawahan di bagian
yang berbeda dalam sebuah
organisasi
• Konflik antara pimpinan dan
bawahan di bagian yang berbeda
dalam sebuah organisasi
• Konflik antar pimpinan bagian
yang berbeda dalam sebuah
organisasi.

14. Sumber Konflik
Faktor lingkungan
(environmental factors)
Faktor komunikasi
(communication factors) Faktor struktur tugas maupun struktur
organisasi (job structure or organization
structure)
Faktor yang bersifat personal
(personal factors)

15. Pendekatan dalam Manajemen Konflik
PENDEKATAN
DALAM
MANAJEMEN
KONFLIK
PROGRAM YANG DIJALANKAN
Stimulasi Konflik • Peningkatan persaingan antar individu dan kelompok
 Pelibatan pihak eksternal ke dalam bagian dimana konflik
terjadi
 Perubahan aturan main atau prosedur yang ada
Pengendalian Konflik • Perluasan penggunaan sumber daya organisasi
 Peningkatan Kordinasi dalam organisasi
 Penentuan tujuan bersama yang dapat mempertemukan
berbagai pihak yang terlibat dalam konflik
 Mempertemukan perilaku dan kebiasaan kerja dari para
pegawai
Penyelesaian
Dan
Penghilangan Konflik
• Penghindaran Konflik dengan jalan penghindaran sumber-
sumber konflik
 Intervensi terhadap pihak-pihak yang terlibat konflik untuk
melakukan kompromi
 Mengakomodasi keinginan pihak-pihak yang terlibat
konflik dalam suatu forum penyelesaian konflik.

16. Komunikasi dalam Organisasi
Pengertian Komunikasi
Proses dimana seseorang
berusaha untuk memberikan
pengertian atau pesan kepada
orang lain melalui pesan
simbolis.
(the process by which people
attempt to share meaning via
the transmission of symbolic
messages)
(Stoner, Freeman & Gilbert,
1995)

17. Proses Komunikasi
Pengirim PenerimaMediator
Enkoding Dekoding
Gangguan
Penerimaan Pengiriman
Pesan/InformasiPesan/Informasi
Pengiriman Penerimaan
Gangguan Gangguan
Suatu pesan, sebelum dikirim, terlebih dahulu disandikan (encoding) ke dalam
simbol-simbol yang dapat menggunakan pesan yang sesungguhnya ingin
disampaikan oleh Pengirim agar dapat memaksimalkan kemungkinan dimana
penerima dapat menginterpretasikan maksud yang diinginkan pengirim dalam
suatu cara yang tepat. Pesan dari Pengirim akan dikirimkan kepada penerima
melaui suatu saluran atau media tertentu. Pesan yang di terima oleh penerima
melalui simbol-simbol, selanjutnya akan ditransformasikan kembali (decoding)
menjadi bahasa yang dimengerti sesuai dengan pikiran penerima sehingga
menjadi pesan yang diharapkan .

18. Kaitan antara Jarak Fisik
dengan Frekuensi Komunikasi
35%
30%
25%
20%
15%
10 %
5%
0%
0 m 10m 20m 30m 40m 50m 60m
Jarak antara pihak-pihak yang berkomunikasi
Frekuensi
Komunikasi
dalam satu
minggu
Sumber: diadaptasi dari Heller and Hindle (1998)

19. Bentuk-bentuk Komunikasi
Komunikasi Lisan
Komunikasi Tertulis
Komunikasi Interpersonal

20. Bentuk-bentuk Komunikasi
2
1
5
3
4
Pola Roda 3
4 5
1
2
Pola Y
3 24 521 2
Pola Bersambung
2
1 3
45
Pola
Menyeluruh
2
1 3
45
Pola
Melingkar

21. Pola Komunikasi dalam Stuktur Organisasi
Komunikasi Vertiksal
Komunikasi Horisontal

22. Pola Komunikasi dalam Stuktur Organisasi
Komunikasi Informal
Komunikasi Formal

23. Bentuk Komunikasi Grapevine
GOSIP
Satu orang berkomunikasi
kepada banyak orang
CLUSTER
Banyak orang berkomunikasi
secara terbatas

24. Hambatan dalam Berkomunikasi
HAMBATAN INDIVIDUAL HAMBATAN ORGANISASIONAL
Kesalahpahaman dalam memahami
pesan
Semantik
Kredibilitas Individu Perbedaan Tingkatan Manajemen
Keterbatasan dalam berkomunikasi Persepsi yang berbeda antar bagian
Kemampuan Mendengarkan yang
rendah
Kelebihan Beban Kerja
Penilaian awal terhadap subjek
tertentu
Hambatan-hambatan lain

25. Upaya dalam mengatasi hambatan
dalam Berkomunikasi
UPAYA YANG BERSIFAT INDIVIDUAL UPAYA YANG BERSIFAT
ORGANISASIONAL
Peningkatan kemampuan
mendengarkan
Tindak lanjut dari setiap
komunikasi yang dilakukan
Dorongan untuk berkomunikasi dua
arah
Peningkatan kesadaran dan
kemampuan dalam memahami pesan
dan informasi
Pengaturan pola komunikasi
yang semestinya dilakukan
dalam organisasi
Pemeliharaan Kredibilitas Individu Peningkatan kesadaran dan
penggunaan berbagai media
dalam berkomunikasiPeningkatan pemahaman terhadap
orang lain

26. Teknologi Informasi dan Komunikasi
• Sistem Informasi Formal
– Sistem pemroses transaksi (transaction-processing system)
– Sistem informasi manajemen (management information system)
– Sistem pendukung pengambilan keputusan (decision support
system)
– Sistem informasi eksekutif (executive information system)
– Sistem jaringan internal (intranet)
– Sistem pintar (expert system)
• Teknologi Informasi yang Personal
– Komputer
– Mesin Fotocopy
– Telepon Selular
– Web Cam
– dll