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1. Mieux gérer le départ des collaborateurs Petit déjeuner Jeudi 8 septembre 2011

2. 2 Sommaire 1. Introduction 2. Dispositions légales 3.Le préavis 4. Le départ

3. 3 1 Introduction Présentation Responsable de BU dans une SSII Chargé de missions d’organisation au sein de la société Contexte Catégorie de sociétés avec un turn over important Populations différentes, modes de fonctionnement variés: commerciaux, consultants, administratif Beaucoup de données client Des clients et des prospects difficile à conquérir Des partenariats stratégiques Les offres et produits de demain à protéger Comment faire en sorte que l’entreprise ne perde pas de son histoire lors de départs de salariés?

4. 2.1 Les dispositions légales:la classification des données Classification selon trois niveaux basiques: Public Interne Confidentiel client Tous les documents mentionnent ce niveau de classification 4

5. 2.2 Les dispositions légales:le contrat de travail Une clause de secret professionnel et d’obligation de confidentialité Une clause de non concurrence bornée dans le temps et rémunérée Une clause de restitution des documents et matériel avec l’interdiction d’en conserver de copie 5

6. 2.3 Les dispositions légales:la charte d’utilisation des SI Article mentionnant la possibilité de recourir à des mesures pratiques pour établir la faute du salarié (envoi d’informations confidentielles client par messagerie électronique par exemple) Article décrivant le piratage informatique et notamment la suppression ou la modification intentionnelle de données 6

7. 2.4 Les dispositions légales:le travail collaboratif L’ensemble des documents client ou interne (CR réunion, propositions commerciales, livrables, …) sont stockés de manière nominale sur des outils de travail collaboratif accessible à partir d’une simple connexion internet Il n’est pas possible de les supprimer Les espaces de travail sont partagés au sein des équipes qui sont élargies au client 7

8. 3 Le préavis:la synchronisation des données Le jour du déclenchement de la procédure de départ (démission, licenciement) une synchronisation des données est effectuée manuellement par l’IT interne 8

9. 4.1 Le départ:la gestion de la messagerie électronique Le contenu de la BAL est archivée selon une durée variable en cas de recours client La BAL est supprimée et un alias est ajouté sur une BAL générique mentionnant (message d’absence) le départ de la société et invitant l’interlocuteur à contacter l’accueil de la société Un accord écrit est trouvé avec le salarié selon la position pour transférer les nouveaux messages vers le successeur pour une courte période. 9

10. 4.2 Le départ:la restitution du matériel Au moment du solde de tout compte, récupération du matériel (ordinateur, mobile, …) Synchronisation des données de l’ordinateur puis remasterisation pour réaffectation Suppression du message d’accueil du/des téléphones, suppression des renvois, arrêt du mobile puis ajout dans le stock de lignes (réaffectation en FIFO pour éviter que le numéro ne soit réaffecté rapidement) 10

11. Questions - réponses 11