buku tentang kearsipan dan mudah-mudahan bermanfaat

2. Buku agenda adalah buku khusus yang dipakai
untuk mencatat surat-surat yang masuk dalam
perusahaan, bisnis, atau organisasi selama
periode 1 tahun.

3.  Bukti surat masuk dan keluar
Dengan adanya buku agenda kerja, detail dari setiap
yang masuk atau sampai keluar bisa diidentifikasi
dengan mudah. Pencarian berkas-berkas penting juga
akan terbantu dengan adanya buku agenda kerja.
 Mengetahui jumlah surat masuk dan keluar pada
waktu tertentu.
Terkadang ada keadaan di mana perusahaan, bisnis,
atau organisasi perlu melihat kembali berapa jumlah
surat masuk maupun surat keluar dalam waktu tertentu.
Dengan membuat rincian dalam buku agenda kerja,
situasi seperti ini juga akan biisa dilewati dengan
mudah.

4.  Mengetahui penomoran surat keluar
Untuk mengeluarkan suatu surat, perusahaan, bisnis,
atau organisasi perlu membuat penomoran yang runtut
dari satu surat ke surat yang lain. Jika daftar surat yang
dikeluarkan sebelum-sebelumnya sudah terangkum
dalam buku agenda kerja, maka pemberian nomor akan
semakin cepat dilaksanakan.
 Membantu pencarian surat
Dalam keadaan tertentu, perusahaan, bisnis, atau
organisasi mungkin perlu memilih surat-surat terdahulu
yang sudah tersimpan. Dengan menuliskan identitasnya
secara urut pada buku agenda kerja, maka pencarian
tak akan memakan waktu lama.

5.  Buku Agenda Tunggal
Jenis Buku Agenda ini cocok dipakai untuk pencatatan surat masuk
serta surat keluar dengan penomoran sekaligus dengan berurutan
pada setiap halaman untuk per halaman. Format dari buku agenda
jenis ini biasanya terdiri dari nomor, tanggal penerimaan surat,
nama instansi atau perusahaan atau organisasi pengirim, tanggal
dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan kepada, keterangan,
dan juga kode arsip.
 Buku Agenda Berpasangan
Buku agenda jenis ini terdiri dari buku agenda surat masuk serta
buku agenda surat keluar yang kolomnya dibedakan atau dibuat
dengan terpisah. Penomoran dalam jenis buku agenda ini pun ikut
dipisah. Format dari buku agenda jenis ini pada tabel surat masuk
biasanya terdiri dari nomor, tanggal penerimaan surat, nama
instansi atau perusahaan atau organisasi pengirim, tanggal dan
nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan kepada, keterangan, dan
juga kode arsip.

6.  Buku Verbal
Buku ini merupakan buku yang dipakai untuk mencatat semua informasi
yang berhubungan dengan surat keluar selama 1 tahun. Banyak orang juga menyebut
buku tersebut sebagai buku agenda keluar. Orang yang mengurus atau bertanggung
jawab pada buku ini disebut dengan verbalis.
 Buku Arsip
Buku ini adalah buku yang dipakai untuk mencatat semua informasi
yang berhubungan dengan surat yang akan disimpan. Penyimpanan surat diurutkan
berdasarkan kode-kode surat sesuai dengan nomor urut yang ada pada surat.
 Blanko Konsep
Blanko atau formulir yang secara khusus dipakai untuk membuat konsep surat.
 Blanko surat
Lembaran kertas surat yang sudah disertai dengan kepala surat yang telah tercetak.
DIpakai untuk membuat surat yang akan dikirimkan.