ppt manajemen perkantoran pendidikan

1. MANAJEMEN PERKANTORAN
PENDIDIKAN
Nama Anggota Kelompok 11 :
• Anggit Dwi Prakoso (220131611586)
• Dwi Febrianti (220131603698)
• Elya Muskhafia (220131603103)
DASAR-DASAR
MANAJEMEN

2. Pengertian Manajemen Perkantoran
Pendidikan
A
Menurut Atmosudirjo dalam Gunawan dan Benty (2021) kantor adalah suatu
organisasi yang terdiri atas tempat, staf personel, dan operasi ketatausahaan
untuk membantu pimpinan. Menurut Abidi dkk (2020) pengertian Manajemen
Perkantoranialah manajemen perkantoran sebagai rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasikan (mengatur-menyusun), mengarahkan
(memberikan arah-petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan
kontrol) sampai menyelenggarakan pekerjaan kantor secara tertib.
Manajemen perkantoran yang ada disekolah harus memiliki peran yang
strategis untuk menghubungkan antara peserta didik dengan sekolah itu sendiri.
Manajemen perkantoran yang berada disekolah harus mampu memberikan
dukungan dan juga kontribusi bagi terlaksananya proses Pendidikan disekolah.

3. Prinsip, Fungsi, dan Tujuan Manajemen
Perkantoran Pendidikan
B
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia dalam Siregar (2017) menjelaskan bahwa
prinsip sama dengan asas, yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir dan
bertindak. Agar pengelolaan kantor dapat terlaksana dengan efektif dan efisien,
maka kegiatan pengelolaannya harus sesuai dan memenuhi prinsip-prinsip
manajemen perkantoran.
Menurut Gunawan dan Benty (2021) prinsip-prinsip manajemen perkantoran yaitu:
a. Perencanaan kerja
b. Pengorganisasian kerja
c. Kepemimpinan kerja
d. Pengendalian kerja
e. Komunikasi efektif
f. Tatanan kantor
g. peningkatan mutu layanan
• Prinsip Manajemen Perkantoran Pendidikan

4. Prinsip, Fungsi, dan Tujuan
Manajemen Perkantoran Pendidikan
B
Kantor sekolah berperan penting dalam kelancaran Pendidikan di sekolah. Kantor tata
usaha adalah sebagai lembaga penyedia layanan informasi akan memiliki kinerja yang baik
apabila didukung oleh manajemen perkantoran yang efektif. Menurut Danyer dalam
Gunawan dan Benty (2021) kantor berfungsi menerima informasi, merekam informasi,
mengatur informasi, memberi informasi dan melindungi aset. Fungsi kantor:
a. Menerima Informasi
b. Merekam informasi
c. Mengatur Informasi
d. Memberi Informasi
e. Melindungi aset
f. Fungsi hubungan masyarakat
2. Fungsi Perkantoran Pendidikan

5. Prinsip, Fungsi, dan Tujuan Manajemen
Perkantoran Pendidikan
B
Menurut Gunawan dan Benty (2021) tujuan manajemen perkantoran pendidikan yaitu :
a. Memberikan semua keterangan yang lengkap bagi pegawai atau orang lain yang
memerlukan, guna pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.
b. Memberikan catatan, laporan yang bermanfaat, dan biaya yang sesuai.
c. Membantu organisasi atau lembaga memelihara serta memenuhi kebutuhannya.
d. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara
efektif kepada para pegawai atau orang lain.
e. Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date, akurat, dan dapat
dipertanggungjawabkan.
3. Tujuan Manajemen Perkantoran Pendidikan

6. Sistem dan Prosedur Kerja Kantor
Menurut Krismiaji dalam Syafriansyah (2015) menjelaskan bahwa sistem merupakan serangkaian komponen yang
dikoordinasikan untuk mencapai tujuan organisasi. Dan prosedur menurut cole dalam Syafriansyah (2015) yaitu suatu
urut-urutan pekerjaan karena biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk
menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi yang berulang.
Gunawan dan Benty (2021) menguraikan beberapa metode sistem yang dapat digunakan di sekolah yaitu :
1.Black box Approach
2.Analytic System,
langkah-langkah yang harus dilakukan dalam metode analytic system ini antara lain :
a.Menentukan identitas dari sistem
b.Menentukan tujuan dari sistem
c.Bagian-bagian apa saja yang terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari masing-masing bagian tersebut
d.Bagaimana bagian-bagian yang ada dalam sistem tersebut saling berhubungan menjadi satu kesatuan.
C

7. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran di
Lembaga Pendidikan
D
Whitehead dalam Gunawan dan Benty (2021) mengemukakan bahwa terdapat lima
bidang kegiatan utama kantor, yaitu :
• Kegiatan komunikasi.
• Kegiatan kalkulasi.
• Penyusunan laporan.
• Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin.
Menurut Gunawan dan Benty (2021) fungsi pokok manajemen dalam perkantoran
yang merupakan pekerjaan manajer pendidikan yang dalam konteks ini adalah
kepala sekolah antara lain :
• Perencanaan (Planning)
• Pengorganisasian (Organizing)
• Penggerakan (Actuating)
• Pengendalian (Controlling)

8. Korespondensi Kantor
E
Menurut Arlita dan Nelisa (2013) korespondensi adalah kegiatan surat-menyurat antar individu
dengan individu, individu dengan organisasi, dan organisasi dengan organisasi lainnya.
Pentingnya korespondensi resmi bagi pegawai adalah untuk memperlancar kerja bagi pegawai
baik secara individu dan organisasi.
Sedarmayanti dalam Gunawan dan Benty (2021) menuturkan ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan oleh sekretaris dalam korespondensi adalah:
• Menjawab dan menanggapi surat dengan cepat menurut urutan pentingnya
• Membuat catatan tentang instruksi khusus yang ada hubungannya dengan surat
• Memproses surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan buku agenda atau kartu
kendali yang dilengkapi dengan lembar disposisi
• Membuat konsep, mengetik surat, telegram, memo dan bentuk lain dengan kelengkapannya
(amplop, lampiran, tembusan, alamat dan lain-lain), serta meneliti kembali sebelum
ditandatangani oleh pimpinan
• Membuat dan menyimpan buku atau daftar alamat penting baik yang bersifat pribadi atau
kedinasan guna keperluan surat-menyurat dan lainnya

9. Korespondensi Kantor
E
Benty dalam Gunawan dan Benty (2021) mengemukakan bahwa penyusunan
surat yang baik harus memenuhi syarat-syarat yaitu:
• Harus disusun dengan mengikuti teknik yang benar
• Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit
• Bahasa yang digunakan harus bahasa baku dan efektif, sedapat mungkin
menghindari pemakaian kata asing.

10. Arsip dan Pengarsipan
F
Imron dalam Gunawan dan Benty (2021) menjelaskan arsip secara etimologis berasal dari Bahasa
Belanda archief, yang berarti menyimpan surat-surat, pengumuman, atau catatan-catatan yang
selesai digunakan. Tujuan arsip dan pengarsipan ialah agar dapat menjadi informasi dan
memudahkan manajer jika memerlukan informasi, memudahkan pengawasan, menjadi dasar
kebijakan-kebijakan yang ada, memudahkan penyetandaran kerja
Sapir (1993/1994) mengemukakan sistem-sistem dalam pengarsipan dibagi menjadi lima yaitu :
• Sistem abjad adalah pengaturan arsip yang didasarkan oleh abjad A hingga Z
• Sistem subjek yaitu sistem yang menyusun berdasarkan kegiatan urusan atau masalah yang
termuat dalam arsip
• Sistem nomor yaitu dengan menggunakan kode nomor atau mengganti nama orang atau instansi
dengan nomor
• Sistem geografis yaitu dengan cara pengarsipan dilihat dari asal daerah atau pembagian wilayah
asal
• Sistem kronologis yaitu sistem dengan cara menyusun berdasar urutan tanggal masuk dan
keluarnya arsip.

11. Arsip dan Pengarsipan
F
Sapir (1993/1994) menyebutkan terdapat lima jenis dan macam-macam
arsip yaitu:
1. Menurut subyek/isinya, dibedakan menjadi :
a. Financial record (arsip keuangan)
b. Inventory record (arsip inventaris)
c. Personal record (arsip pegawaian)
2. Menurut bentuk/wujudnya, ada berbagai macam bentuk yaitu:
a. Berwujud surat
b. Berbentuk perjanjian/kontrak
c. Berbentuk laporan
d. Berbentuk kuitansi
3. Menurut kegunannya, dibedakan menjadi :
a. Mempunyai kegunaan informatif
b. Mempunyai kegunaan yuridis/hukum
c. Mempunyai kegunaan sejarah/historis
4. Menurut sifat/pentingnya, dibedakan menjadi :
a. Arsip vital
b. Arsip penting
c. Arsip berguna/biasa
d. Arsip tidak penting
5. Menurut sering/tidaknya digunakan, dibedakan menjadi :
a. Arsip dinamis
b. Arsip statis

12. Arsip dan Pengarsipan
F
Menurut Pusat Pengembangan Tenaga Kependidikan dalam Gunawan dan Benty (2021) mengemukakan
tahap-tahap atau siklus arsip yaitu :
• Tahap penciptaan, pada arsip ini arsip dibuat kemudian digunakan sebagai media penyampaian
informasi.
• Tahap pemanfaatan arsip, pada tahap ini arsip dikategorikan sebagai arsip dinamis pasif dan aktif.
• Tahap penyimpanan dan penemuan kembali, pada tahap ini arsip disimpan untuk digunakan kembali
sewaktu-waktu jika dibutuhkan di kemudian hari.
• Tahap pemindahan, dalam tahap penyimpanan, sebuah arsip mungkin saja dicari dan digunakan
secara terus menerus. Namun arsip tidak selalu secara terus-menerus digunakan, sehingga perlu
dimusnahkan dan/atau dipindahkan.
• Tahap pemusnahan, yakni tahap terakhir dalam siklus arsip.

13. Tata Ruang Kantor Sekolah
G
Tata ruang kantor menurut Gunawan dan Benty (2021) adalah penyusunan alat-alat kantor pada
letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja pada ruangan yang tersedia, yang dapat memberikan
kenyamanan dan kepuasan kerja bagi para pegawai.
Dalam tata ruang kantor sekolah terdapat asas-asas yang harus diperhatikan, menurut Gunawan dan
Benty (2021) asas-asas tersebut yaitu :
• Asas jarak terpendek, proses tata ruang kantor yang baik memungkinkan penyelesaian suatu
pekerjaan kantor menempuh jarak yang sependek-pendeknya,
• Asas rangkaian kerja, tata ruang kantor yang baik menempatkan pegawai dan alat-alat kantor
menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang
bersangkutan.
• Asas penggunaan segenap ruangan, tata ruang kantor yang baik mempergunakan semaksimasl
mungkin ruangan yang ada sehingga tidak ada ruangan yang dibiarkan tidak terpakai.
• Asas perubahan susunan tempat kerja, penyusunan tata ruang kantor yang baik.

14. Tata Ruang Kantor Sekolah
G
Jenis tata ruang kantor sekolah menurut Gunawan dan Benty (2021) yaitu :
• Kantor tertutup, yakni setiap satuan tugas menempati ruangan tersendiri dan terpisah dari
satuan tugas yang lainnya.
• Kantor terbuka, yakni suatu ruangan yang besar dan luas yang di dalamnya terdapat
beberapa seksi atau bagian yang bekerja sama tanpa diabatasi sekat.
• Kantor panoramik, merupakan gabungan perkembangan modern dari desain ruangan
dengan teknik terbaru untuk menghasilkan sebuah kantor yang memberikan lingkungan
kerja menyenangkan dan hemat dalam pengunaan ruangannya.

15. Teknologi Informasi Dalam Perkantoran
Modern
Kamus besar Bahasa Indonesia (2008) bahwasanya tekhnologi yaitu keseluruhan
sarana untuk menyediakan barang-barang yang diperlukan bagi kelangsungan
serta kenyaman hidup manusia.
Sedangkan pengertian informasi dan berdasarkan Kamus besar Bahasa Indonesia
(2008) bahwa informasi merupakan suatu pemberitahuan, kabar atau berita
tentang sesuatu, kami pemakalah menyimpulkan bahwasanya informasi adalah
pesan yang di sampaikan baik secara langsung maupun tak langsung yang bisa
memberikan kabar dari suatu keadaan yang tujuannya adalah untuk memberi tahu.
H

16. Teknologi Informasi Dalam
Perkantoran Modern
Menurut Rohiyatun (2020) bahwa pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan lebih efektif
dan efisien dengan adanya kemajuan dalam hal-hal berikut :
• Penanganan surat dan pembuatan laporan, dengan adanya komputer yang berfungsi
sebagai word processor.
• Komunikasi perkantoran pendidikan, dengan kemajuan teknologi modern, alat-alat
komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih seperti telekomunikasi
(telecommunication).
• Pengiriman surat, pengiriman surat dengan menggunakan Pos Elektronik (Electronic Mail).
Informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan.
• Tata laksana arsip, arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung
arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket- disket atau CD.
H

17. Kesimpulan
Manajemen perkantoran disekolah dituntut untuk bisa memberikan dukungan dan juga berkontribusi
terhadap pelaksanaan proses pendidikan. Manajemen perkantoran disekolah biasanya sering otang-orang
kenal dengan ruang tata usaha. Fungsi kantor tersendiri adalah sebagai tempat untuk menerima informasi,
merekam informasi, mengatur informasi, memberi informasi, melindungi aset, dan menjalankan fungsi
hubungan masyarakat. Dalam menjalankan manajemen perkantoran pendidikan tentunya harus sesuai dan di
dasari oleh prinsip-prinsip manajemen perkantoran pendidikan. Kondisi fisik lingkungan kantor adalah salah
satu hal yang penting dalam menjalankan sebuah manajemen perkantoran karena lingkungan fisik kantor
sangat mempengaruhi kesehatan pegawai kantor dan efisiensi pekerjaan kantor itu sendiri.
Dalam pelaksanaan manajemen perkantoran pendidikan tidak luput dengan aktivitas korespondensi atau
surat-menyurat, pentingnya korespondensi adalah untuk memperlancar kerja bagi pegawai baik secara
individu danorganisasi. Begitu juga dengan pengarsipan, arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan
secara sistematis. Teknologi dalam menjalankan manajemen perkantoran saat ini sudah modern dan lebih
maju sehingga manajemen perkantoran lebih mudah dikerjakan sehingga dapat mencapai tujuan secara
efektif dan efisien.