Gestión del Alcance del Proyecto, hasta donde abarcará mi proyecto

Bienvenidos a Escuela
Superior SENCICO
MARZO 2023

GESTION DEL ALCANCE 2
MARZO 2023
DOCENTE MG. ING. TRIFO ALEX BENAVENTE VILLENA

Servicio Nacional de Capacitación para la Industria de la Construcción - SENCICO
PROCESOS DE LA GESTION DEL
ALCANCE
La Gestion del
Alcance tiene :
4 Procesos de
Planificacion y
2 Procesos de
Monitoreo y
Control

PLANIFICAR LA GESTION DEL ALCANCE
En todas las Areas del conocimiento existe la Planificacion.
Osea definir un Plan que contiene una estrategia que
comprende Normas,Reglas. Herramientas, plantillas.
(Entorno)
¿A través de que
documento?
¿Estoy haciendo
lo que debo
hacer?
¿A través de que
herramientas?
Plan de Gestion del Alcance:
• ¿Cómo se planificara?
• ¿Como se ejecutara?
• ¿Como se controlara?
Plan de Gestion de los Requisitos:
• ¿Cómo se obtendran?
• ¿Como se priorizaran?
• ¿Como se gestionaran

RECOPILAR LOS REQUISITOS
A traves de
que
medios?
¿Qué hacemos con
esos requisitps?
Conseguir requisitos de nuestro cliente
Los objetivos son el QUÉ,
los requisitos el CÓMO
Se trata de diferentes enfoques
(diseños) para lograr un objetivo. Por lo
tanto, hay que tomar muchas
decisiones en esta fase del proyecto:
Cada objetivo (QUÉ) puede alcanzarse
con diferentes soluciones (CÓMO).
Los objetivos son básicamente el
resumen de los requisitos

Mapas Mentales
1. Metas y Objetivos
2. Miembros del Equipo
3. Presupuesto
4. Procedimientos
5. Cronograma Planificado
6. Conclusión Final
El mapa mental de gestión de proyectos le da al equipo
una imagen clara de toda la información para que puedan
llevar a cabo con precisión cada paso. Este es el primer
paso para garantizar el éxito del proyecto. El uso de mapas
mentales para crear procedimientos detallados puede
ayudar a cada miembro involucrado a ver el panorama
general y todos los detalles a los que deben prestar
atención. Si es necesario, el mapa mental se puede
exportar fácilmente a Microsoft Excel o Microsoft Word.

Una
herramienta
es la Matriz
de
Trazabilidad
de
requisitos
Necesidades del Negocio
Objetivos del Proyecto
Entregables
Diseño del producto
Desarrollo del producto
Criterios de Aceptacion
Complejidad
Prioridad
…..

Una
herramienta es
la Matriz de
Trazabilidad de
requisitos sirve
para comprobar
que todos los
requisitos son
útiles y cada
uno esta
relacionado con
algún
entregable.
Según el PMBOK la matriz de trazabilidad es
una tabla que vincula los requisitos con su
origen y nos permite vincularlos y hacer un
seguimiento desde su concepción hasta los
entregables de proyecto. En este artículo
conoceremos algunos detalles de su función y
su uso.
La matriz de trazabilidad nos ayuda gestionar el alcance
del proyecto y tiene como propósito mantener al día el
estado de los requisitos validados del proyecto y
asegurar su cumplimiento.
Previo a confeccionar la matriz, debemos recopilar los
requisitos. Este proceso busca determinar, documentar
y gestionar las necesidades de las y los interesados.
En ocasiones, el/la cliente/a del proyecto quiere unas
cosas pero técnicamente necesita otras. Las dinámicas
de levantamiento de información de requerimientos
afinan lo que él o ella espera realmente del proyecto.

La Matriz de Rastreabilidad de los Requisitos del Proyecto
Es una tabla que vincula los requisitos del
Proyecto con su origen. Sirve para monitorear los
requisitos a lo largo del ciclo de vida del Proyecto
Los Requisitos del Proyecto: son lo que los
stakeholders quieren del Proyecto, lo que
pretenden conseguir con la ejecución del
Proyecto.
No atender a los stakeholders del Proyecto: es
una garantía de fracaso para el Proyecto, por lo
tanto, la atención y supervisión de los
interesados es es una labor básica de un Director
de Proyecto.

La Matriz de Rastreabilidad de los Requisitos del Proyecto

DEFINIR EL ALCANCE
Es el proceso de desarrollar una descripción
detallada del proyecto y del producto.
Definir el Alcance del Proyecto: es como
realizar una segunda acta de constitución.
Pero así como el acta de constitución del
Proyecto la hicimos en el inicio del Proyecto, a
solas con el sponsor, definir correctamente el
alcance del Proyecto requiere que se haya
hecho la captura de requisitos del proyecto, es
decir, que hayamos capturado exactamente lo
que se quiere conseguir con el Proyecto.

DEFINIR EL ALCANCE
El objetivo de definir el Alcance del Proyecto:
el objetivo es definir los límites, claramente
especificados, del Proyecto. Además
buscamos definir los entregables resultantes
del Proyecto, es decir, los productos o servicios
que se entregarán al final del Proyecto.
La metodología que seguiremos en el
Proyecto: debemos definir la estrategia
metodológica que seguiremos en el Proyecto,
además, definiremos todos los factores
internos que será importante considerar.

DEFINIR EL ALCANCE
El Enunciado del alcance puede incluir
lo siguiente:
Alcances detallado del proyecto
Entregables
Criterios de aceptación del producto
Restricciones
Supuestos
Lo que no forma parte del proyecto
Etc…

DEFINIR EL ALCANCE Aquí hay que decir exactamente que es
lo que hay que hacer, para lo cual
utilizaremos un documento:
En proyectos (obras) grandes es
engorroso, en proyectos (obras)
pequeños es simple.
Sirve para que TODOS sepan en que
consiste el proyecto (obra) y a que nivel
de detalle se va a llegar.
LINEA
BASE DEL
ALCANCE
=

La Linea Base del Alcance del Proyecto
Qué es la Linea Base del Alcance del Proyecto: es un componente del
plan para la dirección del Proyecto que incluye los siguientes
elementos.
• El Enunciado del Alcance del Proyecto: el Enunciado del Alcance
del Proyecto incluye la descripción del alcance del producto + la
descripción de los entregables del Proyecto + la definición de los
criterios de aceptación establecidos por el usuario del producto
del Proyecto.
• La EDT del Proyecto: la EDT (estructura de desglose de trabajo)
del Proyecto define cada entregable del Proyecto así como la
descomposición de cada entregable del Proyecto en paquetes de
trabajo más pequeños, que los hacen mas manejables y
controlables en la complejidad del Proyecto.

Enunciado del
Proyecto

La EDT, Estructura de Desglose de Trabajo del Proyecto (EDT o WBS)
La EDT del Proyecto ayuda a garantizar que los entregables del Proyecto se entregan dentro de la
estructura acordada en el Proyecto
La EDT del Proyecto nos permite: conocer mejor el Proyecto y mejorar el plan de dirección de
Proyecto. Es útil para que la ejecución del Proyecto sea mas fácil y con menos riesgos.
Contenido de la EDT del Proyecto: la EDT del Proyecto desglosa el Proyecto en piezas más
pequeñas y que son más manejables en el Proyecto. Muestra una jerarquía completa del Proyecto
haciendo más fácil ver como se relaciona un entregable del Proyecto con otro.
Importancia de la EDT del Proyecto: la EDT del Proyecto es imprescindible en Project
Management. Sin ella el Proyecto tardará más, los riesgos serán mayores y el Proyecto tendrá más
probabilidad de ser impactado negativamente.

Es mas fácil estimar costos,
tiempo, calidad, recursos de
un paquete de trabajo que
de un entregable completo

Desglosar un
trabajo es dividir
algo grande
(entregable) en
porciones mas
pequeñas que
sean manejables

La EDT
demuestra quese
requiere
recursos, tiempo,
costo para
culminar un
entregable.

Como complemento a la EDT tenemos al diccionario de la EDT.
El Diccionario de la EDT del Proyecto: es una parte del sistema de autorización del trabajo creada
para informar a los miembros del equipo de Proyecto de una serie de aspectos muy importantes,
por ejemplo, cuando van a iniciar su labor en el Proyecto + los hitos del cronograma del Proyecto
+ el detalle del significado de las tareas + se utiliza para controlar el trabajo + el alcance del
Proyecto + conocer el esfuerzo necesario para realizar cada trabajo.
El Proyecto es un todo interrelacionado: con las interacciones del Proyecto iremos ajustando el
diccionario de la EDT así como otro grupos de procesos del Proyecto. No lo debemos olvidar, el
Proyecto es un todo interrelacionado

Contiene el
detalle de
cada paquete
de trabajo (en
la EDT no se
puede)

Validar el Alcance del Proyecto
Verificar el Alcance del Proyecto es asegurar que se tiene
el alcance de Proyecto correcto durante todo el proceso
de planificación del Proyecto
Las reuniones de Proyecto: debemos establecer
reuniones planificadas con el equipo de Proyecto, cliente
o patrocinador del Proyecto, para la aceptación formal de
los entregables durante el proceso de monitoreo y
control del Proyecto.
Los entregables del Proyecto: en el monitoreo y control
del Proyecto debemos asegurarnos que el trabajo del
Proyecto debe estar finalizado y revisado antes de
reunirnos con el cliente del Proyecto.

Los requisitos del Proyecto: debemos asegurarnos de que la matriz de requisitos del Proyecto tiene
trazabilidad y de que los requisitos están siendo cumplidos en el transcurso del Proyecto.
La ejecución de los entregables: el Gerente del Proyecto establecerá las estrategias de control
adecuadas para asegurar la correcta ejecución de los entregables del Proyecto.
Cambios en el Alcance del Proyecto: Cuando un Proyecto sufre modificaciones (a veces importantes), es
necesario establecer procedimientos que controlen y comparen el alcance de Proyecto solicitado por el
cliente y el que se está realizando realmente. Nuestro objetivo es hacer justo lo que hay que hacer y no
hacer ningún trabajo innecesario que no haya sido solicitado por el cliente del Proyecto.
No lo hacemos al final, sino durante el proyecto
Normalmente se hace al final de
cada fase (o antes según acuerdo)
y se entrega el entregable
intermedio para que el cliente lo
acepte

Validar el alcance es contrastar
con la Linea Base, para lo cual
utiizamos estos componentes.

Controlar el Alcance del Proyecto
¿En qué consiste controlar el alcance? Este
proceso monitorea el estado del alcance del
proyecto y del producto. Por otro lado, gestiona
cambios a la línea base del alcance, a través del
control integrado de cambios. También asegura
que todos los cambios se procesan a través del
control integrado de cambios.
Los cambios no controlados se denominan
corrupción del alcance (Scope Screep) del
Pproyecto.

CONTROL DEL ALCANCE
El Control del Alcance del Proyecto: es sumamente
importante establecer mecanismos de control del alcance
del Proyecto. Debemos indicar cómo se medirá el éxito del
Proyecto, definir con total claridad que se entiende por
éxito del Proyecto. La consideración de lo que será el éxito
del Proyecto también deberá ser medible y ponderable.
Los Procesos de la Gestión del Alcance del Proyecto: el
proceso de la gestión del alcance del Proyecto está
compuesto por cuatro procesos de planificación que son,
planificar la gestión del alcance + recopilar los requisitos +
definir el alcance + crear la estructura de desglose del
trabajo (EDT) + dos procesos de seguimiento y control del
Proyecto, validar el alcance y controlar el alcance..

CONTROL DEL ALCANCE
Pero aquí no vamos a involucrar al cliente. Se trata de un control interno a cargo del equipo.

El propósito de este proceso es medir el grado de cumplimiento
conseguido respecto al alcance del proyecto. Además de supervisar
cualquier solicitud de cambio que afecte a la línea base del alcance.
Con objeto de mejorar el rendimiento del alcance del proyecto, el
control del alcance solicita cambios, recomienda acciones correctivas
y preventivas y/o reparaciones de defectos al proceso de Realizar el
Control Integrado de Cambios. El control del Alcance comprueba la
implementación de todas las solicitudes que hayan sido aprobadas
en dicho proceso que afecten al Alcance del Proyecto, en
coordinación con el proceso Realizar el Control de Calidad, que debe
validar la correcta implementación de todos los cambios aprobados.

Controlar el Alcance es el proceso por el que se monitorea el estado del alcance del proyecto y
del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance.
El control del alcance del proyecto asegura que
todos los cambios solicitados o las acciones
preventivas o correctivas recomendadas se
procesen a través del proceso Realizar el
Control Integrado de Cambios. El control del
alcance del proyecto también se utiliza para
gestionar los cambios reales cuando suceden y
se integra a los otros procesos de control. Los
cambios no controlados a menudo se
denominan corrupción del alcance del
proyecto. Los cambios son inevitables, por lo
que se impone algún tipo de proceso de control
de cambios.

ENTRADAS
Plan para la dirección del proyecto. Los elementos que hay que tener en cuenta a
la hora de realizar este proceso son, sobre todos: la Línea Base del Alcance, los
planes de gestión de requisitos y del Alcance, el plan de gestión de cambios y el
plan de gestión de la configuración.
Datos sobre el desempeño del trabajo. Datos que indican el grado en el que los
entregables están completos. Son recogidos durante el proceso 4.3 de Dirigir y
Gestionar la Ejecución del Proyecto.
Documentación de requisitos. Contiene los requisitos contra los que valorar el
progreso y los cambios de alcance. Los cuales, deberían estar recogidos de forma
completa, consistente y no ambigua. Es decir, medible y comprobable.
Matriz de trazabilidad. Ayuda a identificar cualquier cambio en la línea base del
alcance, así como a valorar su impacto.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Análisis de variación. Las mediciones del
rendimiento del alcance de los trabajos del
proyecto permiten establecer la magnitud de
las desviaciones con respecto de la línea base
del alcance. Entre los aspectos importantes
del control del alcance del proyecto, está el
determinar las causas de tales desviaciones.
Así como decidir si es necesario solicitar
cambios y generalmente, recomendar
acciones correctivas y/o preventivas
Se examina el impacto del uso de sistemas de
medición de rendimiento e ... Comparación del plan
de trabajo frente a la ejecución del proyecto. Alcance.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
SALIDAS
Información sobre el desempeño del trabajo. Elaborada a partir de
los datos del desempeño. Obtenidos mediante el análisis de
variaciones, que describen el desempeño del alcance de los trabajos
en curso. Son el primer resultado importante de este proceso de
supervisión de trabajos y control de cambios. Esta información es la
base de la toma de decisiones respecto de alcance del proyecto.
Solicitudes de cambio. Segundo resultado importante de este
proceso de supervisión de trabajos y control de cambios, que se
procesan para su revisión y disposición por el proceso Realizar el
Control Integrado de Cambios.

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