Organización de eventos, planificación y montaje de un evento

1. PLANIFICACIÓN Y
MONTAJE DE UN
EVENTO
ORGANIZACIÓN
DE EVENTOS
Mg. Ximena Cristina Naula
xcnaula@utpl.edu.ec

2. CONTENIDO
SERVICIO
PUESTOS DE TRABAJO
MONTAJE DE MESAS
TIPOS DE MONTAJE:
ORDENACIÓN Y
COLOCACIÓN
ORGANIZACIÓN DE BODA:
PLANIFICACIÓN,
EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN
AGRADECIMIENTOS

3. Otra manera
de servir…

4. Servir es:
1. Ponerse en el lugar del cliente
2. Ser amable, pero no confianzudo
3. Brindar el trato que me gustaría
recibir
4. Estar apasionado por el trabajo
5. Cero problemas personales
6. Brindar atención a clientes especiales
¿Qué es el servicio?
VS
El servicio es como tal, una actividad que
intenta satisfacer las necesidades del cliente.
Este servicio se define como un bien, pero de
forma no material, es decir intangible y se debe
a que el servicio sólo es percibido por el cliente.

5. El tipo de servicio depende:
Del restaurante y su categoría,
Del número de invitados
De la cantidad del personal de servicio
El tipo de menú
¿Hay tipos de
servicios?
• Servicio de emplatado o a la americana
• Servicio a la francesa
• Servicio a la inglesa
• Servicio en gueridón o a la rusa
Libro: Los procesos de servicios en restauración. Castellano, Mª., Badillo A. (2015, p. 171- 186)

6. ¿DÓNDE Y CUÁNDO USARLO?
EL SENTIDO
DEL SERVICIO

7. FUNCIONES BÁSICAS
Puestos de trabajo
GERENTE GENERAL
OPERATIVO
ADMINISTRATIVO
COCINA
SALA BAILE
COMEDOR
CONTABILIDAD VENTAS
ASESORÍA
MANTENIMIENTO
REPOSTERO
SUBCHEF
MAITRE

8. FUNCIONES
MANTENIMIENTO
Responsable de bodega, recibir pedidos, colocar pedidos
Mantenimiento de jardines, baños, cocina etc.
FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
Ventas.- Event planner realiza presupuestos, organiza festivales, bodas,
comuniones, menús
Contabilidad.- Facturación y pagos
Gerente de operativo.- (divide el trabajo a los camareros)
Chef.- Realiza menús para comuniones,
fi
estas de navidad, cenas de
empresa, menús degustación, diaria de reyes, bodas, bodas de oro,
bodas de plata, bodas pequeñas.
FUNCIÓN OPERATIVA
COCINA
Chef ejecutivo
Subchef
Repostero
Cocineros
COMEDOR
Gerente de camareros o Maitre
Camareros.- Quienes sirven la comida y toman el pedido
Corredores.- Quien ayuda a pasar la comida para que sea mas rápido
el servicio
Bartender en barra.- Sirve cubatas, cafés y refrescos
SALA DE BAILE
Bartender
Ayudante de bartender sirve la hora de barra libre
GERENTE GENERAL
El Gerente General o CEO
tiene como función velar por
la correcta funcionalidad del
establecimiento, tiene a
cargo todas las áreas, es
quien toma decisiones, quien
otorga y quita funciones y
además, es quien tiene en sus
hombros todo el peso del
éxito o fracaso del
establecimiento.

9. MONTAJE
DE EVENTOS

10. ESTUDIO DE ESPACIOS
• A La hora de realizar el montaje y
puesta en escena en un evento, hay
que tener en cuenta que existen
diversas opciones y no todas son
válidas para cualquier tipo de evento.
• Dependerá de cuatro factores
básicos
• La forma del local
• Dimensiones del espacio
• Número de invitados
• Tipo de evento

11. TIPOS DE
MONTAJE:
ORDENACIÓN
Y COLOCACIÓN

12. El montaje de mesas …
IMPERIAL
REDONDA
CUADRADA
EN HERRADURA O EN U
EN T
COCKTAIL
EL MONTAJE DE MESAS
¿QUÉ ES?

13. - A partir de 50 comensales
- Es común su uso en mesas de 14 pax
- Mesa protocolaria por excelencia
- Colocación de los invitados principales
al estilo francés o inglés.
IMPERIAL

14. - Es la más sencilla de con
fi
gurar
- Permite cualquier tipo de presidencia
- Menos solemne que la imperial
- Absolutamente
fl
exible y fácil de
adaptar
- Máximo permitido 12 pax por mesa
REDONDA

15. - Muy limitada y compleja de con
fi
gurar
- Obliga a las personalidades importantes a
colocarse en un solo sitio
- Se pueden formar mesas cuadradas de 4,
8 y 12 personas
CUADRADA

16. - Muy frecuente en reuniones de empresa
- Buena visualización pero mala comunicación
- Muy adecuada para reuniones formales y
ordenadas, solo admite una presidencia.
EN HERRADURA
O EN “U”

17. - Es variante de la herradura
- Mala visualización, presidencia tapada
por el brazo secundario
- Solo admite una única posición de la
presidencia, igual que en la U
EN “T”

18. - Esta mesas suelen estar ubicadas en
espacios abiertos
- Los invitados suelen estar de pie ya que
favorece la comunicación entre los asistentes
- Se coloca mesas al 50% de la cantidad de
los invitados
MESA
COCKTAIL

19. ¿DÓNDE
COLOCAR A LOS
INVITADOS?
ORDENACIÓN Y COLOCACIÓN
La visibilidad
Los roles principales
- An
fi
trión
- Presidencia
- Invitado de honor
- Público
- El profesional al frente
Las
fi
guras en protocolo

20. Roles principales:
- An
fi
trión: el que recibe, organiza y convoca,
ostenta la presidencia natural
- Otorga posiciones
- Adquiere obligaciones y responsabilidades
como invitar, recibir, atender, acompañar,
situar, desarrollar, despedir, agradecer.
An
fi
trión
Presidencia
Roles principales:
El que ocupa la posición principal
Punto de atracción y referencia
Lugar de máximo honor y representación en un
determinado acto
La presidencia puede cederse a efectos honorí
fi
cos

21. Roles principales:
- Ocupa una posición muy relevante pero no la primera
- Objeto de honor y distinción, homenajeado.
- Personaje que aporta valores como notoriedad
(personaje público), solemnidad (ALTO DIGNATARIO),
Relevancia(AUTORIDAD EN UNA MATERIA
DETERMINADA).
Invitado de honor
Roles principales:
El público es quien facilita la comprensión de la
convocatoria del acto, caso contrario si no
hubiera público, no hubiese evento.
Imprescindible con
fi
rmación de asistencia,
asegurando el trato personalizo
- Acceso a la sala, necesidad de adecuar el
trato en función de la calidad del asistente.
- Asientos nominales, reservados o libres
- La participación en un acto ha de ser una
experiencia grati
fi
cante
Invitado de honor
Público

22. No es el an
fi
trión, no es la presidencia…
El profesional al
frente
• Tiene la capacidad de liderazgo
• Creación y
fi
delización de equipos: internos y externos
• Por cuenta propia, el cliente
• Por cuenta ajena: la empresa/entidad
• Es quien pasa desapercibido en el evento, pero quien
lleva en sus hombros todo el peso del evento
• Asume posiciones incómodas, tiene que marcar el
tiempo si es necesario, discreto, exigente
• Hacer cumplir con todo lo establecido en el evento.

23. ¿CÓMO EMPEZAR A ORGANIZAR UNA BODA?
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS:
BODA

24. LO PRIMERO QUE
DEBEMOS SABER
• 1. PLANIFACIóN.- TODO LO
PREVIO - PROGRAMA DEL
EVENTO Y
CRONOGRAMA(ACTIVIDADES,
FECHAS Y RESPONSABLES DEL
EVENTO)
• 2. EJECUCIÓN DE LA BODA
• 3. EVALUACIÓN

25. Realizar una boda requiere establecer un calendario de tareas más importantes a realizar.
1. PLANIFICACIÓN
Que deben tener en cuenta los novios
LISTA DE INVITADOS
FECHA Y HORA
BODA CIVIL O RELIGIOSA
FOTÓGRAFO
IDEA DE MENÚ DE BODA
DETALLES: LIBRO DE FIRMAS
PRESUPUESTO
11 a 12 meses antes

26. Que deben tener en cuenta los novios
LAS INVITACIONES
DOCUMENTOS LEGALES PARA CEREMONIA
EL FOTÓGRAFO CONFIRMADO
LA FIESTA /HORA LOCA
DESIGNAR INVITADOS ESPECIALES
ELEGIR ANILLOS, TRAJES, VESTIDOS
7 a 10 meses antes
1. PLANIFICACIÓN

27. Que deben tener en cuenta los novios
MENÚ DEGUSTACIÓN Y CONTRATACIÓN DEL
SERVICIO
PRUEBA DE TRAJES Y VESTIDOS
PEINADO MAQUILLAJE
ELECCIÓN DEL MEDIO DE TRANSPORTE DE PAREJA
E INVITADOS
COMPLEMENTOS PARA LOS NOVIOS (RAMO
NOVIA/NOVIO)
DECORACIÓN FLORAL, TIPO DE BODA(RÚSTICA,
VINTAGE, CLÁSICA)
ENVIAR INVITACIONES
3 a 6 meses antes
1. PLANIFICACIÓN

28. Que deben tener en cuenta los novios
TENER CONFIRMADO LA LISTA DE INVITADOS
ALOJAMIENTO PARA INVITADOS
SEATING PLAN/DÓNDE SENTAR A LOS
INVITADOS
ELEGIR EL PASTEL DE BODA
ELEGIR LA MÚSICA PARA LA CEREMONIA Y LA
ENTRADA AL COMEDOR/RECEPCIÓN
ORGANIZAR LA LUNA DE MIEL
HACER PRUEBA DE ATUENDOS
COMPRAR DETALLES O REGALOS PARA LOS
INVITADOS
1 y 2 meses antes
1. PLANIFICACIÓN

29. Que deben tener en cuenta los novios
CONFIRMAR LOS INVITADOS Y EL SEATING PLAN
CONFIRMAR EL NÚMERO DE MESAS
DEJAR LOS DETALLES EN EL ESTABLECIMIENTO
DONDE SE REALIZARA LA BODA
CONFIRMAR AL ESTABLECIMIENTO EL
TRANSPORTE HORA DE LLEGADA A LA
CEREMONIA
ELECCIÓN DE LA DECORACION QUE LES GUSTA
CELEBRAR LA DESPEDIDA DE SOLTEROS
1 SEMANA ANTES DEL EVENTO
1. PLANIFICACIÓN

30. CEREMONIA CIVIL O RELIGIOSA
HORA Y FECHA
CARTA DEL MENÚ+ COCKTAIL+ BARRA LIBRE
PRECIO DEL EVENTO
SEATING PLAN
DECORACIÓN
TRANSPORTE
RECENA
BARRA LIBRE
DJ
FOTÓGRAFO
MENÚ DEGUSTACIÓN
QUÉ DEBEMOS TENER
EN CUENTA NOSOTROS

31. Organicemos…

32. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL EQUIPO ORGANIZADOR
ÁREA DE VENTAS
Responsable de ventas
COCINA
Chef
ÁREA OPERATIVA
Maitre
TENER EL MENÚ DE LA BODA TENER EL MENÚ CONFIRMADO
MICE EN PLACE DE LOS CUBIERTOS
PARA EL MENÚ A SERVIR
TENER CONFIRMADO EL NÚMERO DE
INVITADOS
PASTEL DE BODA
MESAS MONTADAS DE ACUERDO AL
SEATING PLAN
CONFIRMADO EL SEATING PLAN PRE- COCKTAIL LISTO
REPONER BODEGA CON BEBIDAS DEL
MENÚ
DECORACIÓN PARA LA BODA COCKTAIL LISTO: CANAPÉS Y FRITOS DETALLES DE LOS INVITADOS
MICE EN PLACE DEL COCKTAIL Y
CEREMONIA
COMIDA PARA PERSONAL AMENITIES DE LOS NOVIOS
MICE EN PLACE DE BEBIDAS Y MESAS
TEMÁTICAS COCKTAIL
CONFIRMADOS COCINEROS Y
AYUDANTES DE COCINA EXTRA
DECORACIÓN PARA MESA PRINCIPAL Y
MESAS INVITADOS
CONFIRMADOS CAMAREROS PARA
SALA DE BAILE, COMEDOR Y COCKTAIL
CONFIRMADO COCINEROS PARA
COCKTAIL
CAMAREROS CONFIRMADOS PARA
COMEDOR
¿Qué es lo
que tienen
que hacer?

33. 2. EJECUCIÓN DE LA BODA

34. CÓMO SE DIVIDE UNA BODA EN ESPAÑA
CEREMONIA
COCKTAIL
COMEDOR
BAILE

35. PRIMERA
REUNION CON
LOS NOVIOS
EN LA PRIMERA REUNIÓN CON LOS NOVIOS SE DETALLA:
NOMBRE DE LOS NOVIOS
FECHA Y HORA DE LA CEREMONIA
TIPO DE CEREMONIA
FOTÓGRAFO
NÚMERO DE INVITADOS APROXIMADAMENTE
TRANSPORTE (SI TIENEN QUE BUSCAR ELLOS O LA EMPRESA)
HORA COCKTAIL
COMIDA: TIPO DE MANTELERIA- CORTAR TARTA- PALABRAS.
REGALOS
DECORACIÓN QUE LES GUSTA Y QUE NO
MÚSICA EN USB, TRAEN ELLOS, NOSOTROS, ETC
DETALLES DE CIERTOS INVITADOS
PHOTOCALL: PHOTOMATHÓN
LIBRO DE FIRMAS
RINCÓN DEL FUMADOR
HOTEL
HORA BAILE :
DJ/ ORQUESTA
BARRA LIBRE
RECENA
BARRA LIBRE: TICKAR
3 MESES ANTES

36. CEREMONIA
DECORACIÓN CEREMONIA
DECORACIÓN DE
ESPACIOS:
- BIENVENIDOS
- ENTRADA NOVIOS
- ESPACIOS ABIERTOS

37. CEREMONIA
DECORACIÓN DE
ESPACIOS:
- BIENVENIDOS

38. CEREMONIA
DECORACIÓN DE
ESPACIOS:
-ENTRADA
NOVIOS

39. CEREMONIA
DECORACIÓN DE
ESPACIOS:
-ESPACIOS
ABIERTOS

40. COCKTAIL
PRE- COCKTAIL
MONTAJE DE MESAS DE
COCKTAIL
SEATING PLAN
LIBRO DE FIRMAS

41. COCKTAIL
PRE-
COCKTAIL

42. COCKTAIL
MONTAJE DE MESAS
DE COCKTAIL:
NUESTRA
VERMUTERÍA
Vermouth blanco
Y Vermouth artesanal

43. COCKTAIL
MONTAJE DE
MESAS DE
COCKTAIL: BARRA
DE BEBIDAS
Refrescos, vinos blancos, tintos
Cerveza, mosto,

44. COCKTAIL
MONTAJE DE
MESAS DE
COCKTAIL:
JAMONERO

45. El jamón ibérico es el producto más
popular y deseado en la gastronomía
española, conocido
internacionalmente. Es uno de los
productos más consumidos en la
dieta mediterránea.¿Quién inventó el
jamón?
Cuando los romanos llegaron a la
península, las civilizaciones de los
íberos y bárbaros ya comercializaban
jamones y embutidos. La razón de
esto es porque los bárbaros, al ser
nómadas, necesitaban desplazar con
ellos la carne y comenzaron a ubicarla
entre los propios animales y
aparejos.Es así como surgieron las
salazones, pues el propio sudor de los
animales generaba salitre, y ese salitre
lo iba tomando la carne. Al consumirla
descubrieron que, además de
incrementar su sabor, alargaba su
conservación.

46. COCKTAIL
MONTAJE DE
MESAS DE
COCKTAIL:
MESA LATINA
EMPANADAS DE CARNE - COLOMBIANA
PAN DE BONO CON AGUACATE
TACOS RELLENOS DE TERNERA
ALBÓNDIGAS DE PATATA Y CARNE

47. COCKTAIL
MONTAJE DE
MESAS DE
COCKTAIL:
TABLA DE
QUESOS
QUESO AZUL
QUESO DE CABRA
QUESO
ESPECIADO DE
ALBAHACA
QUESO DE OVEJA
QUESO GOUDA
QUESO CHEDDAR
QUESO VIEJO
QUESO
EMMENTAL
FRANCÉS
FRUTOS SECOS

48. COCKTAIL
MONTAJE DE MESAS DE
COCKTAIL:
TOSTADITAS,
BROTXETAS, TACOS CON
CHISTORRA, CHAMPIS
CON GAMBAS, PULPO A
LA GALLEGA, CANAPÉS Y
FRITOS VARIADOS

49. COCKTAIL
MONTAJE DE
MESAS DE
COCKTAIL:
ORIENTAL

50. COCKTAIL
SEATING
PLAN

51. COCKTAIL
LIBRO DE
FIRMAS

52. MONTAJE DE MESAS COMEDOR
MESA PRINCIPAL
MINUTA
EL MENÚ
DECORACIONES
EL PASTEL DE LA BODA
COMEDOR

53. MONTAJE DE MESAS COMEDOR
Cubiertos, plato base, copas agua
vino blanco, tinto
COMEDOR

54. MESA PRINCIPAL
COMEDOR

55. LA MINUTA
COMEDOR

56. EL MENÚ
COMEDOR

57. DECORACIONES
COMEDOR

58. COMEDOR
EL PASTEL DE LA BODA

59. SALA DE BAILE
PHOTOCALL
MESA DE DULCES
RINCÓN DEL FUMADOR
DJ/ ORQUESTA
BARRA LIBRE

60. Luego del evento, aproximadamente un mes,
se tiene nuevo contacto con los novios, se
concreta una nueva cita y se expone todo lo
sucedido en el evento. Se recibe
recomendaciones, reclamos o sugerencias.
3. EVALUACIÓN

61. Agradecimientos:
VentadeLarriónS.L
Ostelea
Fotolizarra
Esneca