2. Agenda:
Wieso braucht es Lean Office?
(Begriffsklärung, Ziel, Nutzen)
Lean Office in der Praxis
(Markus Bertschi, SBB)
Fragen
3. Wieso braucht es Lean Office?
Unternehmen optimieren unter Schlagwörtern wie
Kaizen, KVP oder TPM Abläufe – bis heute vor allem
in der Produktion.
Lean Office überträgt diese in der Produktion
bewährten Methoden in die administrativen
Bereiche.
Denn in den administrativen Bereichen schlummert
ein Produktivitätspotential von mehr als 30%.
5. Lean Office = Ordnung und Strukturen
Ordnung bedeutet nicht pingeliger
Ordnungsfanatismus, sondern…
Entschlacken!
Ordnung mit System
Struktur bedeutet
Prozesse definieren, fixieren, schulen
6. Ineffiziente Abläufe
Einige typische Beispiele:
Service-Monteur fährt zweimal…
Toner ist alle…
Wo ist die Kundenanfrage?
Schon wieder Sitzung...
Keine Dokumentenvorlagen
E-Mail-Signatur nicht geregelt
Wo ist das Dokument gespeichert?
7. Analyse deckt auf…
«Manager und Sachbearbeiter vergeuden im
Durchschnitt sechs Wochen pro Jahr mit dem
Suchen von Dokumenten!»
8. Lean Office konkret…
Mehr Produktivität
+30%
Prozesse hinterfragen, ändern
oder eliminieren
Prozesse
verbessern Sitzungen regeln
E-Mail-Management
Team-Ablage - Papierdokumente
Optimierung im Team-Ablage - Elektronisch
Team Materialverwaltung optimieren
Arbeitsplatzorganisation - 5S
Effiziente Sofort Prinzip
Selbstorganisation Zeitplanung
10. Für wen lohnt sich Lean Office?
Für Unternehmen, die Prozesse systematisch
in Richtung Kundeorientierung und
Wertschöpfung orientieren wollen
Wer eine höhere Transparenz der
administrativen Prozesse anstrebt
Wer Zugriffs-, Warte- und Suchzeiten
reduzieren will
Wer Fehler und Reklamationen
vermindern will
Wer die Produktivität im Büro steigern will
