Доклад Натальи Храмцовской о законодательно-нормативной базе в области управления электронными документами на 16 конференции-выставке DOCFLOW 2010 Москва, май 2010 г. Dr Natasha Khramtsovsky's presentation “Regional legislation and regulations on electronic records management: Successes and failures” at the DOCFLOW 2010 conference, Moscow, May 2010.

2. Законодательно-нормативная база
в области управления электронными
документами: находки и ошибки регионов
Храмцовская Наталья Александровна
Эксперт журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии»,
ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы»,
член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

3. Лидирующая роль регионов
• Региональное законодательная и нормативная база
значительно опережает федеральную в области
управления электронными документами
• В ряде регионов создаются системы государственного
электронного документооборота на уровне региона
• Масштабные проекты по переводу в электронные образы
бумажных архивов

4. Решение проблем электронных
документов в России
• Политический уровень – руководство страны второй год
говорит о необходимости внедрения ЭД. Плюс: осознана
роль документов в управлении.
• Правовой уровень – решается «квадратно-гнездовым»
способом
• Организационный уровень – на федеральном уровне
дальше написания концепций и создания комитетов пока
не продвинулись
• Технологический уровень – достаточно высок

5. Два пути построения инфраструктуры
электронного правительства
1. Регионы – могут позволить себе пойти путем внедрения
централизованных систем
• Татарстан, Пермский край и др.
2. Альтернатива - объединение разнородных систем на основе
единых требований и стандартов
• Второй путь труднее, но, похоже, на федеральном
уровне выбора уже нет

6. Анализ нормативной базы регионов
• Костромская область
• Курганская область
• Оренбургская
область
• Ростовская область
• Рязанская область
• Смоленская область

7. Что регламентируется в нормативных актах
• Какие виды информации и документов подпадают под действие
нормативного акта;
• Использование носителей информации;
• Допустимые файловые форматы, порядок контроля версий
документов;
• Использование стандартов управления информацией и
документами;
• Порядок сохранения в течение установленных сроков хранения и
уничтожения информации и документов на всех видах носителей;
• Ответственность участников информационного обмена;
• Обязанности по контролю за исполнением нормативного
правового акта

8. Принципы перехода на ЭД
• Обмен ЭД без дублирования на бумажных носителях
(Смоленская область)
• Пилотные проекты, обмен отдельными видами документами
(Саратовская область)
• Размещение документов на Портале ОИВ и рассылка по
электронной почте извещения об опубликовании
(Тамбовская область)
• Правовые последствия использования ЭД, порядок
разрешения конфликтных ситуаций (Костромская область,
Смоленская область)

9. Развитие понятийного аппарата
• Понятия «Электронный документооборот»
– Тамбовская область
• Понятие «Электронный документ»
– Тамбовская область, Костромская область
• Подлинник и копия электронного документа
– Смоленская область

10. Развитие понятия
«электронный документ»
• 2.1. Электронным документом признается совокупность двух
файлов электронного образа документа на бумажном носителе (pdf
формат) и его машиночитаемой версии, подписанных электронной
цифровой подписью.
• 1.4. … машиночитаемая версия документа - файл, созданный в
соответствии с требованиями положений Инструкции по
делопроизводству, позволяющий создать бумажную копию
документа на бумажном носителе без реквизитов;
… электронный образ документа - файл, содержащий графическую
копию документа полностью оформленного документа.
«Порядок работы с электронными документами в структурных подразделениях администрации области и
исполнительных органах государственной власти области» (Утверждено Постановлением администрации
Тамбовской области от 02.12.2009 № 1429)

11. Однако …
• 5.3. Для регистрации и передачи электронного документа
исполнитель представляет в отдел делопроизводства
оригинал подписанного главой администрации области или
его заместителями документа на бумажном носителе в двух
экземплярах. Экземпляр с визами остается на хранении в
управлении делами, второй экземпляр передается
исполнителю для передачи по электронной почте и хранится
в соответствии с существующим порядком.
«Порядок работы с электронными документами в структурных подразделениях
администрации области и исполнительных органах государственной власти области»
(Утверждено Постановлением администрации Тамбовской области от 02.12.2009 № 1429)

12. К терминологии нужно относиться
более аккуратно
• Даже на федеральном уровне вводить новые трактовки уже
существующих понятий без крайней необходимости не стоит,
поскольку это рано или приведёт к неприятным проблемам.
• Введение же оригинальной региональной терминологии
оправдано только в том случае, если соответствующие
термины не определены в федеральной законодательно-
нормативной базе или в государственных стандартах (которые,
хотя и не являются нормативными документами, и уже отчасти
устарели, но по-прежнему служат идейной основой
отечественного делопроизводства).

13. Файловые форматы в Рунете
Распределение доступных в российском сегменте Интернета файлов
по форматам (Google, 27.03.2010)
doc
pdf
txt
xls
rtf
ppt
pps
docx
odt
pptx
odp
odg
sxw
xlsx
ods

14. Форматы документов
• 39. В целях обеспечения совместимости систем электронного
документооборота органов власти электронный документ
должен иметь формат pdf 1.4 и odf 1.2.
«Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области» (Утв.
Постановлением Правительства Курганской области от 24 августа 2009 г. № 480),
http://www.regionz.ru/index.php?ds=353312
• При отсутствии программного обеспечения
геоинформационных систем для информационного обмена с
Главархитектурой возможно предоставление файлов в любом
из форматов: .tif, .jpg, .bmp, .dxf, .dwg, .dbf, .mdb, .xls, .doc, .txt,
либо данных на бумажных носителях
Постановление правительства Рязанской области от 8 сентября 2009 г. № 235 «Об утверждении
положения об информационном обмене для обеспечения территориального планирования

15. Подходы к использованию ЭЦП при
межведомственном взаимодействии
• Не используют ЭЦП:
– Саратовская область
– Владимирская область и
др.
• Используют ЭЦП, создают
соответствующую нормативно-
правовую базу:
– Смоленская область,
– Москва и др.

16. Организация хранения ЭД
• Передача ЭД на хранение в архивы
– Курганская область, Смоленская область
• Передача на хранение в специализированное ПО
– Ростовская область
• Участники информационного обмена, уполномоченные лица
– Костромская, Саратовская, Тамбовская области
• Владельцы сертификатов ключей подписи
– Оренбургская область
• Администратор корпоративной электронной почты

17. Уничтожение ЭД
• «В соответствии с законодательством об
архивном деле»
– Ростовская область
• «После истечения срока, установленного
для хранения электронных дел
(электронных документов)»
– Курганская область
• «Не ранее уничтожения копий этих
электронных документов на бумажных
носителях»
– Оренбургская область

18. Основные выводы
• Уровень освоения ИКТ регионами сильно различается
• Ряд регионов существенно опережает федеральный центр в
развитии нормативно-правовой базы ЭД
• В отсутствие координирующей роли федерального центра,
региональные СЭД и их нормативно-правовая база
различаются, и эти различия усиливаются
• Ценный опыт регионов необходимо изучать и обобщать, а
наиболее удачные решения – тиражировать
• Срочно нужно начинать тем или иным способом
согласовывать региональные инфраструктуры и правовые
системы

19. Вопросы?