Выступление Натальи Храмцовской о преимуществах и проблемах управления документами в облаках на партнёрской конференции «Весенний документооборот-2012», 11 апреля 2012 года. Dr Natasha Khramtsovsky's presentation “Managing records in the cloud – Benefits and Challenges” at the “Spring Records Management 2012” conference, Moscow, April 11, 2012.

1. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 11
Преимущества и проблемы
управления документами в облаках
Храмцовская Наталья Александровна
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы»,
член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

2. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 22
ОблачныеОблачные вычислениявычисления::
ЧтоЧто вв нихних новогонового??
УдаленныйУдаленный доступдоступ –– крупныекрупные вычислительныевычислительные
центрыцентры,, терминальныетерминальные станциистанции
УслугаУслуга масштабируемаямасштабируемая ии оплачиваемаяоплачиваемая попо фактуфакту
УслугаУслуга оказываетсяоказывается третьейтретьей сторонойстороной

3. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 33
ЗаявленныеЗаявленные преимуществапреимущества облаковоблаков
ВозможностьВозможность значительнойзначительной экономииэкономии финансовыхфинансовых
средствсредств
–– нене нуженнужен собственныйсобственный ВЦВЦ,,
–– нене нужнынужны квалифицированныеквалифицированные кадрыкадры,,
–– нене нужнонужно закупатьзакупать лицензиилицензии,,
–– нене нужнонужно создаватьсоздавать резервныерезервные вычислительныевычислительные мощностимощности
–– ии тт..дд..
ВозможностьВозможность быстрогобыстрого развертыванияразвертывания –– нуженнужен толькотолько
терминалтерминал.. ВсеВсе остальныеостальные проблемыпроблемы поставщикпоставщик готовготов
взятьвзять нана себясебя
НетНет необходимостинеобходимости поддерживатьподдерживать собственнуюсобственную ИТИТ--
инфраструктуруинфраструктуру

4. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 44
РеальныеРеальные преимуществапреимущества облаковоблаков
ЗаявленныеЗаявленные преимуществапреимущества далекодалеко нене всегдавсегда могутмогут
бытьбыть вв полнойполной меремере реализованыреализованы
НаиболееНаиболее полнополно преимуществапреимущества облаковоблаков
проявляютсяпроявляются вв условияхусловиях ««публичногопубличного»» облакаоблака
ОтОт внедрениявнедрения облачныхоблачных вычисленийвычислений заметнозаметно
выигрываютвыигрывают информационноинформационно слабыеслабые организацииорганизации,,
вв тото времявремя каккак длядля продвинутыхпродвинутых организацийорганизаций
переходпереход вв облакаоблака можетможет бытьбыть менееменее выгоденвыгоден ии
дажедаже убыточенубыточен

5. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 55
ОсновныеОсновные рискириски
ПопаданиеПопадание вв зависимостьзависимость отот поставщикапоставщика ««облачныхоблачных»»
услугуслуг
УтратаУтрата контроляконтроля наднад информациейинформацией
ПроблемыПроблемы припри исполненииисполнении требованийтребований
законодательствазаконодательства
РискиРиски,, связанныесвязанные темтем,, чточто вычислительныевычислительные центрыцентры
могутмогут подчинятьсяподчиняться законодательствузаконодательству,, существенносущественно
отличающемусяотличающемуся законодательствазаконодательства,, вв рамкахрамках которогокоторого
действуетдействует пользовательпользователь

6. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 66
ОсновныеОсновные рискириски
ПроблемыПроблемы надежногонадежного разделенияразделения ресурсовресурсов междумежду
различнымиразличными пользователямипользователями ««облакаоблака»»
ИнсайдерыИнсайдеры средисреди персоналаперсонала поставщикапоставщика ««облачныхоблачных»»
услугуслуг
ПроблемыПроблемы вв случаеслучае полученияполучения требованийтребований нана выемкувыемку
данныхданных
ПроблемыПроблемы защитызащиты персональныхперсональных данныхданных
ПроблемыПроблемы управленияуправления сетьюсетью ((неоптимальностьнеоптимальность,,
ошибочныеошибочные соединениясоединения,, перегрузкаперегрузка))

7. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 77
СфераСфера примененияприменения
КакаяКакая информацияинформация организацииорганизации будетбудет хранитсяхранится ии
обрабатываетсяобрабатывается вв облакеоблаке ии доступнадоступна черезчерез негонего??
БудутБудут лили вв ««облакеоблаке»» хранитьсяхраниться ии обрабатыватьсяобрабатываться
данныеданные ограниченногоограниченного доступадоступа ((персональныеперсональные
данныеданные,, коммерческаякоммерческая тайнатайна,, информацияинформация
правоохранительныхправоохранительных органоворганов тт..дд.)?.)?

8. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 88
ОтслеживаниеОтслеживание сроковсроков храненияхранения ии
уничтожениеуничтожение документовдокументов попо ихих
истеченииистечении
ПриПри оказанииоказании услугуслуг облачныхоблачных вычисленийвычислений часточасто
создаютсясоздаются многочисленныемногочисленные копиикопии данныхданных,, которыекоторые
хранятсяхранятся вв интересахинтересах организацииорганизации нана географическигеографически--
рассредоточенныхрассредоточенных вычислительныхвычислительных ресурсахресурсах,, вв целяхцелях
защитызащиты данныхданных отот возможностивозможности утратыутраты ии обеспеченияобеспечения
ихих непрерывнойнепрерывной доступностидоступности конечнымконечным пользователямпользователям
ВажноВажно знатьзнать,, какимкаким образомобразом поставщикпоставщик услугуслуг будетбудет
обеспечиватьобеспечивать уничтожениеуничтожение всехвсех копийкопий документовдокументов,,
сроксрок храненияхранения которыхкоторых истекистек..

9. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 99
МестоположениеМестоположение данныхданных
КонечныеКонечные пользователипользователи нене имеютимеют представленияпредставления оо
томтом,, вв какомкаком именноименно местеместе ихих информацияинформация
хранитсяхранится ии обрабатываетсяобрабатывается
РазмещениеРазмещение вв облакеоблаке данныхданных,, которыекоторые должныдолжны
оставатьсяоставаться вв границахграницах определеннойопределенной юрисдикцииюрисдикции

10. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1010
ИсполнениеИсполнение законодательнозаконодательно--
нормативныхнормативных требованийтребований ии требованийтребований
корпоративнойкорпоративной политикиполитики
НаиболееНаиболее существенныйсущественный барьербарьер -- проблемыпроблемы,,
связанныесвязанные сс возможностьювозможностью исполнятьисполнять,, припри
использованиииспользовании ««облачныхоблачных»» услугуслуг ((особенноособенно вв
случаеслучае примененияприменения коллективныхколлективных ии публичныхпубличных
««облаковоблаков»»)) законызаконы,, нормативныенормативные актыакты,, политикиполитики ии
правилаправила,, регламентирующиерегламентирующие управлениеуправление
информациейинформацией организацииорганизации
ДокументыДокументы государственныхгосударственных органоворганов должныдолжны
хранитьсяхраниться вв государственныхгосударственных архивахархивах

11. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1111
ПредставлениеПредставление электронныхэлектронных
документовдокументов вв случаеслучае судебныхсудебных
разбирательствразбирательств
ПриПри судебныхсудебных разбирательствахразбирательствах электронныхэлектронных материаловматериалов
необходимонеобходимо иметьиметь возможностьвозможность быстробыстро найтинайти информациюинформацию
вв масштабемасштабе всейвсей организацииорганизации
НеобходимоНеобходимо иметьиметь возможностьвозможность наложитьналожить временныевременные
запретызапреты нана уничтожениеуничтожение всейвсей относящейсяотносящейся кк судебнымсудебным
процессампроцессам информацииинформации
..
КакКак обеспечитьобеспечить исполнениеисполнение распоряженийраспоряжений оо представлениипредставлении
электроннойэлектронной информацииинформации,, еслиесли частьчасть еёеё будетбудет находитьсянаходиться вв
««облакеоблаке??
КакКак будетбудет проводитьсяпроводиться изъятиеизъятие информацииинформации,, обыскобыск ии тт..дд.?.?

12. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1212
ИнтероперабельностьИнтероперабельность
СтратегииСтратегии выводавывода информацииинформации изиз устаревшихустаревших системсистем
одновременноодновременно сс рассмотрениемрассмотрением организациейорганизацией вопросавопроса
оо внедрениивнедрении какихкаких--либолибо новыхновых информационныхинформационных
технологийтехнологий
ИнформацияИнформация организацииорганизации нене должнадолжна оказатьсяоказаться
заблокированнойзаблокированной вв проприетарнойпроприетарной системесистеме такимтаким
образомобразом,, чточто нана перемещениеперемещение еёеё вв другуюдругую системусистему
потребуютсяпотребуются значительныезначительные затратызатраты ии усилияусилия
ПоставщикиПоставщики облачныхоблачных услугуслуг нене заинтересованызаинтересованы вв томтом,,
чтобычтобы даватьдавать возможностьвозможность клиентуклиенту переходитьпереходить вв
другоедругое облакооблако

13. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1313
ПодводныеПодводные камникамни договоровдоговоров
сс поставщикомпоставщиком услугуслуг
««ВыкупныеВыкупные»» платежиплатежи -- еслиесли клиентклиент хочетхочет забратьзабрать своисвои
документыдокументы додо окончанияокончания срокасрока контрактаконтракта,, сс негонего
взимаетсявзимается штрафштраф -- ««выкупныевыкупные»» платежиплатежи
ОтветственностьОтветственность поставщикапоставщика припри утратеутрате илиили
поврежденииповреждении документовдокументов,, страхованиестрахование документовдокументов --
поставщикипоставщики стараютсястараются оградитьоградить себясебя отот возможныхвозможных
исковисков попо возмещениювозмещению косвенныхкосвенных убытковубытков вв случаеслучае
утратыутраты илиили порчипорчи документовдокументов нене попо ихих виневине

14. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1414
ОценкаОценка рисковрисков
УщербУщерб вв связисвязи сс утратойутратой документовдокументов -- какиекакие штрафыштрафы ии
другиедругие санкциисанкции могутмогут бытьбыть наложеныналожены нана компаниюкомпанию вв
случаеслучае утратыутраты документовдокументов
УщербУщерб изиз--заза утечкиутечки конфиденциальнойконфиденциальной информацииинформации --
возможныевозможные последствияпоследствия утечкиутечки информацииинформации,, ии
определитьопределить,, какиекакие ключевыеключевые длядля организацииорганизации
документыдокументы нене должныдолжны покидатьпокидать еёеё офисофис
УщербУщерб вследствиевследствие неуничтожениянеуничтожения документовдокументов попо
истеченииистечении установленногоустановленного срокасрока храненияхранения -- документыдокументы
могутмогут бытьбыть затребованызатребованы государственнымигосударственными,, судебнымисудебными
ии контролирующимиконтролирующими органамиорганами

15. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1515
КлючевойКлючевой вопросвопрос ––
информационнаяинформационная безопасностьбезопасность
КакимКаким образомобразом поставщикпоставщик набираетнабирает себесебе новыхновых
сотрудниковсотрудников,, проходятпроходят лили сотрудникисотрудники фирмыфирмы--
поставщикапоставщика какуюкакую--либолибо проверкупроверку службойслужбой
безопасностибезопасности
КакКак организованорганизован контрольконтроль доступадоступа кк документамидокументами ии кк
компьютернымкомпьютерным базамбазам данныхданных,, каккак обеспечиваетсяобеспечивается
информационнаяинформационная безопасностьбезопасность
КакимиКакими системамисистемами слеженияслежения ии контроляконтроля пользуетсяпользуется
поставщикпоставщик

16. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1616
ВыводыВыводы
ОпытОпыт ДОУДОУ вв организацииорганизации внеофисноговнеофисного храненияхранения
бумажныхбумажных документовдокументов ии решениярешения правовыхправовых
вопросоввопросов можетможет оченьочень пригодитсяпригодится
ГлавнойГлавной проблемойпроблемой являетсяявляется информационнаяинформационная
безопасностьбезопасность
ГосударственныеГосударственные органыорганы покапока готовыготовы использоватьиспользовать
толькотолько частныечастные облакаоблака

17. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1717
Вопросы?