Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Преимущества и проблемы управления документами в облаках

389 views

Published on

Выступление Натальи Храмцовской о преимуществах и проблемах управления документами в облаках на партнёрской конференции «Весенний документооборот-2012», 11 апреля 2012 года.

Dr Natasha Khramtsovsky's presentation “Managing records in the cloud – Benefits and Challenges” at the “Spring Records Management 2012” conference, Moscow, April 11, 2012.

Published in: Business
  • Login to see the comments

  • Be the first to like this

Преимущества и проблемы управления документами в облаках

  1. 1. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 11Преимущества и проблемыуправления документами в облакахХрамцовская Наталья Александровнак.и.н., ведущий эксперт по управлению документациейкомпании «Электронные Офисные Системы»,член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
  2. 2. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 22ОблачныеОблачные вычислениявычисления::ЧтоЧто вв нихних новогонового??УдаленныйУдаленный доступдоступ –– крупныекрупные вычислительныевычислительныецентрыцентры,, терминальныетерминальные станциистанцииУслугаУслуга масштабируемаямасштабируемая ии оплачиваемаяоплачиваемая попо фактуфактуУслугаУслуга оказываетсяоказывается третьейтретьей сторонойстороной
  3. 3. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 33ЗаявленныеЗаявленные преимуществапреимущества облаковоблаковВозможностьВозможность значительнойзначительной экономииэкономии финансовыхфинансовыхсредствсредств–– нене нуженнужен собственныйсобственный ВЦВЦ,,–– нене нужнынужны квалифицированныеквалифицированные кадрыкадры,,–– нене нужнонужно закупатьзакупать лицензиилицензии,,–– нене нужнонужно создаватьсоздавать резервныерезервные вычислительныевычислительные мощностимощности–– ии тт..дд..ВозможностьВозможность быстрогобыстрого развертыванияразвертывания –– нуженнужен толькотолькотерминалтерминал.. ВсеВсе остальныеостальные проблемыпроблемы поставщикпоставщик готовготоввзятьвзять нана себясебяНетНет необходимостинеобходимости поддерживатьподдерживать собственнуюсобственную ИТИТ--инфраструктуруинфраструктуру
  4. 4. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 44РеальныеРеальные преимуществапреимущества облаковоблаковЗаявленныеЗаявленные преимуществапреимущества далекодалеко нене всегдавсегда могутмогутбытьбыть вв полнойполной меремере реализованыреализованыНаиболееНаиболее полнополно преимуществапреимущества облаковоблаковпроявляютсяпроявляются вв условияхусловиях ««публичногопубличного»» облакаоблакаОтОт внедрениявнедрения облачныхоблачных вычисленийвычислений заметнозаметновыигрываютвыигрывают информационноинформационно слабыеслабые организацииорганизации,,вв тото времявремя каккак длядля продвинутыхпродвинутых организацийорганизацийпереходпереход вв облакаоблака можетможет бытьбыть менееменее выгоденвыгоден иидажедаже убыточенубыточен
  5. 5. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 55ОсновныеОсновные рискирискиПопаданиеПопадание вв зависимостьзависимость отот поставщикапоставщика ««облачныхоблачных»»услугуслугУтратаУтрата контроляконтроля наднад информациейинформациейПроблемыПроблемы припри исполненииисполнении требованийтребованийзаконодательствазаконодательстваРискиРиски,, связанныесвязанные темтем,, чточто вычислительныевычислительные центрыцентрымогутмогут подчинятьсяподчиняться законодательствузаконодательству,, существенносущественноотличающемусяотличающемуся законодательствазаконодательства,, вв рамкахрамках которогокоторогодействуетдействует пользовательпользователь
  6. 6. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 66ОсновныеОсновные рискирискиПроблемыПроблемы надежногонадежного разделенияразделения ресурсовресурсов междумеждуразличнымиразличными пользователямипользователями ««облакаоблака»»ИнсайдерыИнсайдеры средисреди персоналаперсонала поставщикапоставщика ««облачныхоблачных»»услугуслугПроблемыПроблемы вв случаеслучае полученияполучения требованийтребований нана выемкувыемкуданныхданныхПроблемыПроблемы защитызащиты персональныхперсональных данныхданныхПроблемыПроблемы управленияуправления сетьюсетью ((неоптимальностьнеоптимальность,,ошибочныеошибочные соединениясоединения,, перегрузкаперегрузка))
  7. 7. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 77СфераСфера примененияпримененияКакаяКакая информацияинформация организацииорганизации будетбудет хранитсяхранится ииобрабатываетсяобрабатывается вв облакеоблаке ии доступнадоступна черезчерез негонего??БудутБудут лили вв ««облакеоблаке»» хранитьсяхраниться ии обрабатыватьсяобрабатыватьсяданныеданные ограниченногоограниченного доступадоступа ((персональныеперсональныеданныеданные,, коммерческаякоммерческая тайнатайна,, информацияинформацияправоохранительныхправоохранительных органоворганов тт..дд.)?.)?
  8. 8. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 88ОтслеживаниеОтслеживание сроковсроков храненияхранения ииуничтожениеуничтожение документовдокументов попо ихихистеченииистеченииПриПри оказанииоказании услугуслуг облачныхоблачных вычисленийвычислений часточастосоздаютсясоздаются многочисленныемногочисленные копиикопии данныхданных,, которыекоторыехранятсяхранятся вв интересахинтересах организацииорганизации нана географическигеографически--рассредоточенныхрассредоточенных вычислительныхвычислительных ресурсахресурсах,, вв целяхцеляхзащитызащиты данныхданных отот возможностивозможности утратыутраты ии обеспеченияобеспеченияихих непрерывнойнепрерывной доступностидоступности конечнымконечным пользователямпользователямВажноВажно знатьзнать,, какимкаким образомобразом поставщикпоставщик услугуслуг будетбудетобеспечиватьобеспечивать уничтожениеуничтожение всехвсех копийкопий документовдокументов,,сроксрок храненияхранения которыхкоторых истекистек..
  9. 9. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 99МестоположениеМестоположение данныхданныхКонечныеКонечные пользователипользователи нене имеютимеют представленияпредставления оотомтом,, вв какомкаком именноименно местеместе ихих информацияинформацияхранитсяхранится ии обрабатываетсяобрабатываетсяРазмещениеРазмещение вв облакеоблаке данныхданных,, которыекоторые должныдолжныоставатьсяоставаться вв границахграницах определеннойопределенной юрисдикцииюрисдикции
  10. 10. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1010ИсполнениеИсполнение законодательнозаконодательно--нормативныхнормативных требованийтребований ии требованийтребованийкорпоративнойкорпоративной политикиполитикиНаиболееНаиболее существенныйсущественный барьербарьер -- проблемыпроблемы,,связанныесвязанные сс возможностьювозможностью исполнятьисполнять,, приприиспользованиииспользовании ««облачныхоблачных»» услугуслуг ((особенноособенно ввслучаеслучае примененияприменения коллективныхколлективных ии публичныхпубличных««облаковоблаков»»)) законызаконы,, нормативныенормативные актыакты,, политикиполитики ииправилаправила,, регламентирующиерегламентирующие управлениеуправлениеинформациейинформацией организацииорганизацииДокументыДокументы государственныхгосударственных органоворганов должныдолжныхранитьсяхраниться вв государственныхгосударственных архивахархивах
  11. 11. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1111ПредставлениеПредставление электронныхэлектронныхдокументовдокументов вв случаеслучае судебныхсудебныхразбирательствразбирательствПриПри судебныхсудебных разбирательствахразбирательствах электронныхэлектронных материаловматериаловнеобходимонеобходимо иметьиметь возможностьвозможность быстробыстро найтинайти информациюинформациювв масштабемасштабе всейвсей организацииорганизацииНеобходимоНеобходимо иметьиметь возможностьвозможность наложитьналожить временныевременныезапретызапреты нана уничтожениеуничтожение всейвсей относящейсяотносящейся кк судебнымсудебнымпроцессампроцессам информацииинформации..КакКак обеспечитьобеспечить исполнениеисполнение распоряженийраспоряжений оо представлениипредставленииэлектроннойэлектронной информацииинформации,, еслиесли частьчасть еёеё будетбудет находитьсянаходиться вв««облакеоблаке??КакКак будетбудет проводитьсяпроводиться изъятиеизъятие информацииинформации,, обыскобыск ии тт..дд.?.?
  12. 12. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1212ИнтероперабельностьИнтероперабельностьСтратегииСтратегии выводавывода информацииинформации изиз устаревшихустаревших системсистемодновременноодновременно сс рассмотрениемрассмотрением организациейорганизацией вопросавопросаоо внедрениивнедрении какихкаких--либолибо новыхновых информационныхинформационныхтехнологийтехнологийИнформацияИнформация организацииорганизации нене должнадолжна оказатьсяоказатьсязаблокированнойзаблокированной вв проприетарнойпроприетарной системесистеме такимтакимобразомобразом,, чточто нана перемещениеперемещение еёеё вв другуюдругую системусистемупотребуютсяпотребуются значительныезначительные затратызатраты ии усилияусилияПоставщикиПоставщики облачныхоблачных услугуслуг нене заинтересованызаинтересованы вв томтом,,чтобычтобы даватьдавать возможностьвозможность клиентуклиенту переходитьпереходить ввдругоедругое облакооблако
  13. 13. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1313ПодводныеПодводные камникамни договоровдоговоровсс поставщикомпоставщиком услугуслуг««ВыкупныеВыкупные»» платежиплатежи -- еслиесли клиентклиент хочетхочет забратьзабрать своисвоидокументыдокументы додо окончанияокончания срокасрока контрактаконтракта,, сс негонеговзимаетсявзимается штрафштраф -- ««выкупныевыкупные»» платежиплатежиОтветственностьОтветственность поставщикапоставщика припри утратеутрате илиилиповрежденииповреждении документовдокументов,, страхованиестрахование документовдокументов --поставщикипоставщики стараютсястараются оградитьоградить себясебя отот возможныхвозможныхисковисков попо возмещениювозмещению косвенныхкосвенных убытковубытков вв случаеслучаеутратыутраты илиили порчипорчи документовдокументов нене попо ихих виневине
  14. 14. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1414ОценкаОценка рисковрисковУщербУщерб вв связисвязи сс утратойутратой документовдокументов -- какиекакие штрафыштрафы иидругиедругие санкциисанкции могутмогут бытьбыть наложеныналожены нана компаниюкомпанию ввслучаеслучае утратыутраты документовдокументовУщербУщерб изиз--заза утечкиутечки конфиденциальнойконфиденциальной информацииинформации --возможныевозможные последствияпоследствия утечкиутечки информацииинформации,, ииопределитьопределить,, какиекакие ключевыеключевые длядля организацииорганизациидокументыдокументы нене должныдолжны покидатьпокидать еёеё офисофисУщербУщерб вследствиевследствие неуничтожениянеуничтожения документовдокументов попоистеченииистечении установленногоустановленного срокасрока храненияхранения -- документыдокументымогутмогут бытьбыть затребованызатребованы государственнымигосударственными,, судебнымисудебнымиии контролирующимиконтролирующими органамиорганами
  15. 15. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1515КлючевойКлючевой вопросвопрос ––информационнаяинформационная безопасностьбезопасностьКакимКаким образомобразом поставщикпоставщик набираетнабирает себесебе новыхновыхсотрудниковсотрудников,, проходятпроходят лили сотрудникисотрудники фирмыфирмы--поставщикапоставщика какуюкакую--либолибо проверкупроверку службойслужбойбезопасностибезопасностиКакКак организованорганизован контрольконтроль доступадоступа кк документамидокументами ии кккомпьютернымкомпьютерным базамбазам данныхданных,, каккак обеспечиваетсяобеспечиваетсяинформационнаяинформационная безопасностьбезопасностьКакимиКакими системамисистемами слеженияслежения ии контроляконтроля пользуетсяпользуетсяпоставщикпоставщик
  16. 16. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1616ВыводыВыводыОпытОпыт ДОУДОУ вв организацииорганизации внеофисноговнеофисного храненияхранениябумажныхбумажных документовдокументов ии решениярешения правовыхправовыхвопросоввопросов можетможет оченьочень пригодитсяпригодитсяГлавнойГлавной проблемойпроблемой являетсяявляется информационнаяинформационнаябезопасностьбезопасностьГосударственныеГосударственные органыорганы покапока готовыготовы использоватьиспользоватьтолькотолько частныечастные облакаоблака
  17. 17. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1717Вопросы?

×