Доклад Натальи Храмцовской «Опыт участия в работе Экспертного совета при Минкомсвязи по вопросам совершенствования электронного документооборота в органах государственной власти» на клиентской конференции «Осенний документооборот-2013» компании «Электронный Офисные Системы», состоявшейся 17 октября 2013 года в Москве. В докладе подводятся первые итоги работы Экспертного совета, созданного в мае 2013 года при Министерстве связи и массовых коммуникаций РФ, анализируется его статус, дается оценка условий, при которых его деятельность может дать наибольшую отдачу. Также дан обзор вопросов, которые выносились на обсуждение экспертов, и приведены примеры результатов такого обсуждения. Имеется видеозапись выступления. см. http://www.youtube.com/watch?v=FZG68ItXzOA Dr Natasha Khramtsovsky's presentation «Participation in the activities of the Expert Council on Improvement of Electronic Records Management in Government formed by the Russian federal Ministry of Communications and Mass Media: The lessons learned» at the “Autumn Records Management-2013” conference, Moscow, Russian, 17 October 2013. The presentation covers the mandate of the Expert Council, its membership, first discussions and their outcomes, and the precondition for the success of that body. Video is also available at http://www.youtube.com/watch?v=FZG68ItXzOA

1. Опыт участия в работе Экспертного совета при
Минкомсвязи по вопросам совершенствования
электронного документооборота в органах
государственной власти
Храмцовская Наталья Александровна
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член МСА
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
1

2. Экспертный совет по вопросам
совершенствования электронного
документооборота
Утвержден приказом Минкомсвязи
России от 24.05.2013 № 116
Председатель - заместитель
Министра связи и массовых
коммуникаций Российской
Федерации О.Б.Пак
В состав совета вошли 22 человека,
в том числе два представителя
компании «Электронные Офисные
Системы»
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
Олег Борисович Пак
2

3. Кто представлен в Совете
Государственные органы всех
ветвей власти – 6
– Федеральные органы
исполнительной власти
– Высший арбитражный суд
– Государственная Дума
Государственного Собрания
Коммерческие структуры – 8
Некоммерческие и общественные
организации – 5
Научные организации – 3
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
3

4. Организационные принципы
работы Экспертного совета
Консультативный орган, формируемый Министерством
Вправе запрашивать у госорганов информацию по
вопросам своей компетенции
Вправе создавать рабочие группы и привлекать
экспертов и консультантов
Основной вид работы – личное участие в заседаниях,
повестка дня которых определяется Министерством
Может принимать решения рекомендательного
характера, предпочтительно на основе консенсуса
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
4

5. Основные задачи Совета
Обеспечение регулярного взаимодействия
Минкомсвязи России с экспертным сообществом в
сфере электронного документооборота
Подготовка предложений по совершенствованию
электронного документооборота в органах
государственной власти
Экспертная оценка мер по совершенствованию
электронного документооборота в органах
государственной власти
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
5

6. Заседания Экспертного совета
Заседание Экспертного совета 12 июля 2013 года
– На заседании Совета было одобрено предложение об
организации рабочего взаимодействия на уровне
«технических экспертов»
Заседание Экспертного совета 11 октября 2013 года
– В Рабочую группу при Экспертном совете включено 23
человека
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
6

7. Заседания рабочей группы
Экспертного совета
Заседание Рабочей группы при Экспертном совете
13 августа 2013 года
Заседание Рабочей группы при Экспертном совете
5 сентября 2013 года
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
7

8. Вопросы, рассматривавшиеся на
заседании Совета (1)
О целесообразности разработки проекта единого
Федерального закона об электронном документе и
электронной подписи
Проект Регламента обмена электронными
документами, подписанными электронной подписью,
при взаимодействии федеральных органов
исполнительной власти между собой и Аппаратом
Правительства РФ
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
8

9. Вопросы, рассматривавшиеся на
заседании Совета (2)
О правилах визуального отображения электронных
документов, подписанных электронной подписью, при
взаимодействии ФОИВ между собой и Аппаратом
Правительства РФ
О необходимости разработки национального стандарта
файла электронного документа
– Использование формата PDF-A в совокупности с XML «в
качестве формата для воспроизведения электронных
документов в системах документооборота органов
государственной власти при осуществлении
межведомственного электронного взаимодействия»
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
9

10. Проблема визуального отображения
электронных документов, подписанных
электронной подписью
При просмотре электронного документа на экране
(бумажной копии) могут не отображаться сведения о
подписании документа, а также могут не отображаться
его регистрационные данные
Данная проблема в основном возникает при
использовании средств подписания, не
интегрированных с используемым для просмотра
документов программным обеспечением
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
10

11. При использовании «встроенной»
подписи проблема решена
Имя подписанта
Дата и время подписания
17 октября 2013 года
Намерение
Осенний документооборот 2013
11

12. США: Государственное издательство (GPO)
подписывает официальные документы
в формате PDF
Знак,
подтверждающий
аутентичность
документа
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
12

13. Визуальное отображение электронной
подписи в PDF-документе
Можно вставить
графический образ
собственноручной
подписи (или иное
изображение)
Сведения о
подписи и
подписанте
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
13

14. «Правила визуального отображения
электронных документов»
4. Электронные документы при визуальном
отображении содержат следующие отличительные
признаки:
– отметка о создании электронного документа
– сведения об электронной подписи (штамп подписи)
или электронных подписях (штампы подписей),
которой (которыми) подписан электронный
документ.
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
14

15. Что предлагалось:
(Документ создан в электронной форме.
Оригинал находится в Минкомсвязи России)
Отметка о создании электронного документа
Пример штампа подписи с эмблемой органа власти
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
15

16. Пример визуального отображения
электронного документа
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
16

17. США: Пример допускаемой FDA
«расшифрованной ЭЦП»
«Расшифрованная» ЭЦП должна содержать
1.
2.
3.
Имя подписанта
Дату и время подписания
Намерение
http://www.fda.gov/esg/userguide/webhelp/Digital_Signatures.htm
http://www.fda.gov/esg/userguide/webhelp/Digital_Signatures.htm
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
17

18. 17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
18

19. Одно дело визуализация, другое –
создание «файла отображения»,
посылаемого вместе с документом
Комментарий одного из экспертов:
«Файл отображения считаю вредным специфически
российским «ноу-хау», которое следует истреблять.
По действующим правилам этот файл отображения
даже, строго говоря, не копия, а непонятно что,
поскольку содержит отметки, отсутствующие в
оригинале.»
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
19

20. Решение рабочей группы,
13 августа 2013 года
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
20

21. О целесообразности разработки проекта
единого ФЗ об электронном документе
Мнения экспертов разделились:
Закон нужно разрабатывать
Закон нужен, но в текущей ситуации более актуально
внесение изменений в действующее законодательство для
устранения «серых зон» и барьеров для использования
электронных документов
Нужно разрабатывать Кодекс «электронного правительства»
Закон не нужен, использование электронных документов в
каждой отдельной сфере деловой деятельности
(госуправление, банковское дело, рынок ценных бумаг и т.д.)
регулируется соответствующими законами
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
21

22. Позиции экспертов
«В условиях быстро изменяющихся законодательства и
информационно-коммуникационных технологий,
принятие «единого Федерального закона об
электронном документе и электронной подписи»
способно больше навредить»
«Отсутствие такого закона не мешает внедрению
электронного документооборота, и даже, наверное
помогает – зная, как у нас пишутся законы, можно
ожидать, что такой закон сам мог бы стать
существенным препятствием на пути эффективного
внедрения ИКТ в государственном управлении и
особенно в деловой деятельности»
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
22

23. Решение Экспертного совета
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
23

24. Проект Регламента обмена
электронными документами
Заседание рабочей группы 13 августа 2013 года – 169
замечаний
– Замечания подали 8 экспертов
– От экспертов ЭОС – 9% замечаний
Заседание рабочей группы 5 сентября 2013 года – 68
замечаний
– Замечания подали 8 экспертов
– От экспертов ЭОС – 40% замечаний
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
24

25. Значительное число замечаний было
по терминологии Регламента
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
25

26. Сбор предложений по доработке
требований к СЭД
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
26

27. Мнение экспертов
Работу по актуализации Требований следует начать не с
«перелицовки» их конкретного содержания, а
С анализа причин, по которым вполне разумные на первый
взгляд требования «не заработали» и были в конечном итоге
проигнорированы всеми ФОИВ, включая и Минкомсвязи
С того, что, к сожалению, не было сделано в 2011 году – с
анализа целей введения такого рода требований и практики их
применения за рубежом
С определения организационных, технических и финансовых
ограничений, определяющих, в каких пределах и в какие сроки
федеральные органы исполнительной власти реально способны
переделать свои информационные системы в соответствии с
Требованиями (в том числе с учетом возможностей поставщиков)
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
27

28. Присвоение регистрационных номеров
электронным документам
Проект механизма присвоения регистрационных
номеров электронным документам, подписание
которых осуществляется в offline-режиме
Проблема в настоящее время существует и требует
решения, однако…
Попытки решить проблему с использованием правил
бумажного делопроизводства обречены на провал
Кроме того, в последние годы изменились роль и
значение регистрации
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
28

29. 17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
29

30. 17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
30

31. О разработке национального стандарта
файла электронного документа
Предлагается использовать только один формат
PDF-A – почему?
За обозначением PDF-A в настоящее время
скрывается целое семейство форматов
Формат PDF-A удобен для долговременного
архивного хранения, но неудобен для оперативной
работы
Каким образом ФОИВ будут создавать документы в
формате PDF-A? Как будет проверяться
соответствие файлов спецификациям PDF-A?
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
31

32. Позиция эксперта
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
32

33. 17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
33

34. На чем держится доверие к
экспертному совету?
Дорожащие своим авторитетом эксперты никогда не
отстаивают заведомую ерунду
Формирование экспертного совета таким образом,
чтобы в нем были представлены разные корпоративные
интересы
Экспертный совет - это не парламент; он не принимает
нормативных решений. Ведомство выслушивает точки
зрения экспертов и само решает, к чему оно
прислушается, а к чему нет
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
34

35. 17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
35

36. Вопросы?
17 октября 2013 года
Осенний документооборот 2013
36