Ростовская область совершенствует нормативную базу электронного документооборота
•
0 likes•593 views
В статье анализируется опыт Ростовской области по созданию полноценной нормативно-правовой базы для электронного документооборота, в сопоставлении с нормативными документами других регионов и федерального уровня. Особое внимание уделено недавно внесенным поправкам в соответствующие региональные нормативные акты, отмечены их положительные и спорные стороны. Dr Natasha Khramtsovsky's paper “Rostov region of Russia continues the development of its regulatory basis of electronic records management”, electronic publication in PCWeek weekly, 21 November 2013, http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=157474 (in Russian) The paper analyses the Rostov region’s efforts to create comprehensive regulatory basis for using e-records by the regional government’s agencies. Rostov regulations are compared with corresponding federal rules and those of other regions, with focus on recent additions and corrections in region’s regulations.
Recommended
Recommended
More Related Content
Viewers also liked
Viewers also liked (17)
More from Natasha Khramtsovsky
More from Natasha Khramtsovsky (20)
Ростовская область совершенствует нормативную базу электронного документооборота
- 1. Ростовская область продолжает совершенствовать, нормативную базу электронного документооборота, Ċ Храмцовская Н.АĘěĊ Ċ Статья опубликована на портале издания,ROc$,=,ноября,=?,года., !--z;;0000z0$0|.;w;c|-%;-c%0z!zAKP?=A9@9@,, Ċ Пока федеральное правительство в основном занимается разработками концепций иĊ плановĖĊпередовые регионы не только уходят вперед в области практическогоĊ использования электронных документов и организации электронного документооборотаĖĊ но и постоянно совершенствуют свою законодательно-нормативную базуĘĊАктивнее всегоĊ такая работа ведется в тех регионахĖĊгде для всех региональные и муниципальные органыĊ власти объединены единой информационной инфраструктуройĘĊĊ Ċ Я с интересом слежуĖĊв частностиĖĊза темĖĊкак развивается электронный документооборотĊ и его нормативная база в Ростовской областиĘĊВ августеĊĜĚěĜĊгода РаспоряжениемĊ Правительства Ростовской области №ĊĝĠğĊбыло утвержденоĊƕПоложение оĊ межведомственном электронном документооборотеƥĊĒĊ ŒŞŞŚĤęęšššĘŎřŘŖŋŘŎĘŜşęĮŏŐŋşŖŞĘŋŝŚŢĩŚŋőŏœŎħěěĝĜěġĐŗœŎħěěĜĠğĞĐijŞŏŗijĮħěĚĚĠĞĢĊēĘĊС моейĊ точки зренияĖĊэто один из наиболее продуманных и целостных нормативно-правовыхĊ актовĖĊпринятых в нашей стране и регламентирующих порядок работы с электроннымиĊ документамиĘĊ Ċ Я бы в этом документе отметила следующееĤĊ Ċ · Установлены допустимые для использования форматы текстовых электронныхĊ документовĖĊПри этом по согласованию между участниками обмена допускаетсяĊ использование и других форматовĥĊ Ċ · В документе продумана технология присвоения уникальных регистрационныхĊ номеров документов в рамках всей системыĥĊ Ċ · Достаточно серьезно продуман вопрос об установлении сроков храненияĊ электронных документовĖĊпроведении экспертизы ценностиĖĊпередаче электронныхĊ документов на архивное хранение и уничтожение электронных документовĘĊ Ċ Вот что по вопросу организации хранения электронных документов говорит РосархивĤĊ Ċ Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству вĊ федеральных органах исполнительной властиĊĒутвĘĊПриказом Росархива отĊĜĝĘěĜĘĜĚĚģĊ№Ċ ġĠēĊ Ċ Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядкеĖĊ установленном в отношении документов на бумажном носителеĘĊПосле истечения срокаĖĊ установленного для хранения электронных делĊĒэлектронных документовēĖĊна основании актаĊ о выделении их к уничтожениюĖĊутверждаемого руководителем федерального органаĊ исполнительной властиĖĊуказанные электронные делаĊĒэлектронные документыēĊподлежатĊ уничтожениюĘĊ ĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊĊ ě Храмцовская Наталья АлександровнаĖĊк.и.нĘĖĊведущий эксперт компании ЭОС по управлениюĊ документациейĖĊчлен Международного конгресса архивов иĊīļķīĊijŘŞŏŜŘŋŞœřŘŋŖĊ
- 2. Ċ В нормативно-правовом акте Волгоградской области лишь констатируется факт храненияĊ документов в системе электронного документооборотаĘĊВопросы уничтоженияĊ электронных документов и передачи их на хранение в электронный архив вообще неĊ регулируютсяĘĊ Ċ Порядок взаимодействия участников автоматизированной системы электронногоĊ документооборота в АСЭДĊĒПриложение к Положению об автоматизированной системеĊ электронного документооборота органов исполнительной государственной властиĊ области утвĘĊПостановлением Правительства Вологодской области отĊĜĠĊавгустаĊĜĚěĝĊгĘĊ №ĊĢĠĜēĊ Ċ ĞĘĜĘ ĊЭлектронные документы обрабатываются и хранятся в АСЭДĘ Ċů ĊПередача и хранениеĊ электронных документов в АСЭД осуществляются вместе с их регистрационными даннымиĤĊ датой созданияĖĊрегистрационным номеромĘĊ Ċ ВĊƕПоложении о межведомственном электронном документооборотеƥĊРостовскойĊ области организация хранения электронных документов регламентирована болееĊ подробноĖĊвключая и вопрос их уничтоженияĘĊ Ċ Положение о межведомственном электронном документооборотеĊĒутвĘĊРаспоряжениеĊ Правительства Ростовской области отĊĜĝĘĚĢĘĜĚěĜĊ№ĊĝĠğēĊ Ċ ĢĘĊПорядок уничтожения электронных документовĊ Ċ ĢĘěĘĊУчастники являются владельцами своих электронных документов и несутĊ ответственность за их сохранностьĘĊ Ответственность за определение срока хранения электронного документа несет участникĊƀĊ владелец электронных документов в лице работникаĖĊпроставившего отметку о включенииĊ электронного документа в делоĘĊ Ċ ĢĘĜĘĊМинистерство осуществляет хранение электронных документов участников иĊ осуществляет мероприятия по уничтожению электронных документовĘĊ Ċ ĢĘĝĘĊУничтожение электронных документов проводится министерством при соблюденииĊ следующих условийĤĊ Ċ · к уничтожению отбираются только электронные документы с истекшими срокамиĊ храненияĥĊ Ċ · допускается уничтожение только тех электронных документовĖĊкоторым установленĊ срок храненияĘĊЕсли электронным документам по каким-либо причинам неĊ установлен срок храненияĖĊто министерство уведомляет участника о необходимостиĊ установить срок хранения иĖĊпри необходимостиĖĊорганизует проведение экспертизыĊ ценности электронных документов с участием ЭПК комитета по управлениюĊ архивным делом Ростовской областиĥĊ Ċ · для УчастниковĖĊвключенных в списки источников комплектования государственныхĊ и муниципальных архивовĤĊ - отбор электронных документов за соответствующий период к уничтожениюĊ и составление акта о выделении их к уничтожению производится послеĊ составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период иĊ утверждения их ЭПК комитета по управлению архивным делом РостовскойĊ областиĥĊ - уничтожение электронных документов с истекшими сроками хранения доĊ утверждения описей постоянного хранения возможно только при полученииĊ специального разрешения от комитета по управлению архивным деломĊ Ростовской областиĥĊ Ċ · для участниковĖĊне включенных в списки источников комплектованияĊ государственных и муниципальных архивовĖĊотбор электронных документов заĊ
- 3. соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их кĊ уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянногоĊ хранения за этот же период и утверждения их экспертной комиссииĊĒЭКēĊучастникаĘĊ Ċ Соответствующие документы на уничтожение электронных документов УчастникиĊ представляют министерству в течение годаĖĊследующего после истечения срока храненияĊ электронных документовĘĊ Ċ ĢĘĞĘĊАкты о выделении к уничтожению документовĖĊопределенных пунктомĊĢĘĠĊнастоящегоĊ разделаĖĊнаправляются на согласование участникам в течение годаĖĊследующего послеĊ истечения срока храненияĖĊи согласуются участниками в течениеĊĝĚĊдней после полученияĊ актаĘĊ Ċ ĢĘğĘĊМинистерством на основании соответствующих документов производится уничтожениеĊ всех экземпляров электронных документовĖĊв том числе записанных на резервныхĊ копиях/носителяхĘĊ Ċ ĢĘĠĘĊПраво созданияĖĊредактирования и удаления РКПД предоставляется всем пользователямĘĊ Ответственность за уничтожение РКПД возлагается на пользователяĊƀĊавтора РКПДĘĊ Ċ Стоит обратить внимание на достаточно четкое распределение ответственности приĊ проведении уничтожения документов между владельцами документами и МинистерствомĊ информационных технологий и связиĊĊРостовской областиĖĊкоторое фактически являетсяĊ организациейĊƀĊхранителем документовĖĊЭкспертизу ценности проводит организацияĊƀĊ владелец документовĖĊа уничтожениеĊƀĊорганизация хранительĖĊпосле получения отĊ организации-владельца согласованного акта на выделение документов к уничтожениюĘĊĊ Ċ Процедура уничтожения различается для организацийĊėĊисточников комплектованияĊ государственных и муниципальных архивовĘĊЯ считаю разумным решениемĊ предусмотреннуюĊƕПоложениемƥĊвозможность уничтожить документы временного срокаĊ хранения до согласования описей постоянного и длительного срока храненияĖĊно только сĊ одобрения архивного учрежденияĘĊЭто позволяет проводить уничтожение наиболееĊ массовых и не очень ценных документов до завершения полного цикла обработкиĊ документов за соответствующий периодĘĊĊ Ċ Интересно сравнить текст ростовского документа с аналогичным документом городаĊ МосквыĤĊ Ċ Порядок работы органов исполнительной власти города МосквыĖĊгосударственныхĊ учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы сĊ электронными документамиĖĊподписанными электронной цифровой подписьюĊĊĒутвĘĊ Постановление Правительства Москвы отĊěĚĘĚĞĘĜĚĚġĊ№ĊĜĞģėППēĊ Ċ ġĘĊПорядок хранения и уничтожения электронных документовĊ Ċ ġĘěĘĊДокументыĖĊсозданные в электронном виде и подписанные ЭЦП уполномоченных лицĖĊ хранятся в информационной системе соответствующего органа исполнительной власти илиĊ городской организацииĘĊ Ċ ġĘĜĘĊХранение документовĖĊранее размещенных для хранения в информационных системахĖĊ продолжается до истечения сроковĖĊопределенных при их созданииĘĊ Ċ ġĘĝĘĊСрок хранения электронных документов устанавливается в соответствии с требованиямиĊ федерального законодательства для хранения документов в зависимости от содержащейся вĊ них информации и вне зависимости от места хранения документов и формы документовĊ (бумажная или электроннаяēĘĊ Ċ ġĘĞĘĊУничтожениеĊĒудалениеēĊэлектронных документовĖĊиспользуемых в информационнойĊ системе органов исполнительной власти города Москвы и городских организацийĖĊ
- 4. осуществляется по решению владельца информационной системыĖĊесли уничтожениеĊ (удалениеēĊдокумента не противоречит действующему законодательствуĘĊ Ċ ġĘğĘĊУничтожениеĊĒудалениеēĊэлектронных документовĖĊзанесенных в электронный архивĖĊ осуществляется в соответствии с законодательством об архивном делеĖĊесли болееĊ длительный срок не установлен распорядительными документамиĘĊ Ċ ġĘĠĘĊСрок хранения сертификата ключа подписи в форме электронного документаĊ определяется действующим законодательством и нормативными правовыми актами в областиĊ электронной цифровой подписиĘĊ Ċ Согласно московскому документуĖĊрешение об уничтожении принимает владелецĊ информационной системе и необходимость согласования этого вопроса с владельцемĊ документов в нем не предусмотренаĘĊНе предусмотрено московским документом иĊ взаимодействие при организации процесса уничтожения с архивными учреждениямиĊ города МосквыĘĊВ нём вообще не регламентировано оформление процедуры уничтоженияĖĊ отсутствует требование к оформлению акта о выделении электронных документов кĊ уничтожениюĘĊУ ростовчан же все эти вопросы освещеныĘĊ Ċ БезусловноĖĊв региональных документах попадаются спорные и ошибочные положенияĊƀĊ иначе и быть не можетĖĊпоскольку коллегам приходится прокладывать путь по целинеĘĊ Сразу написать совершенный документ невозможноĖĊиĖĊкроме тогоĖĊбыстрые измененияĊ законодательстваĖĊсудебной практики и технологий все равно заставят регулярно егоĊ пересматриватьĘĊОшибки не страшныĖĊпри условииĖĊчто они будут оперативноĊ исправлятьсяĘĊ Ċ Поэтому меня радуетĖĊчто работа над совершенствованием нормативной базы неĊ прекращаетсяĘĊРаспоряжением Правительства Ростовской области отĊğĊноябряĊĜĚěĝĊгодаĊ №ĊĞĠĞĊв Положение были внесены ряд измененийĊĒсмĘĤĊ ŒŞŞŚĤęęšššĘŎřŘŖŋŘŎĘŜşęĮŏŐŋşŖŞĘŋŝŚŢĩŚŋőŏœŎħěĜĝĢĞģĊēĘĊĊ Ċ Теперь вĊƕПоложенииƥĊявным образом установлен запрет на передачу электронныхĊ документов по любым другим каналам связиĖĊкроме использования системы электронногоĊ документооборотаĊƕДелоƥĤĊ Ċ ěĘģĘĊДокументооборот между участниками осуществляется в электронном виде по системеĊ «ДелоƥĘĊПередача документов по иным каналам связи иĊĒилиēĊна бумажном носителе неĊ допускаетсяĖĊза исключением случаевĖĊкогда федеральными или областными законами либоĊ принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установленоĊ требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителеĘĊ Ċ Таким образовĖĊна нормативном уровне устанавливаются достаточное жесткое требованиеĊ с минимальным количеством исключенийĘĊТакой шагĖĊпрежде всегоĖĊсвидетельствует обĊ уверенности руководства области в реализуемости этого требования всемиĊ региональными и муниципальными органами властиĘĊВĊƕобычныхƥĊусловиях такойĊ подход можно лишь приветствоватьĖĊоднако я бы рекомендовала коллегам проработатьĊ также и порядок действий в чрезвычайных ситуацияхĖĊкоторыеĖĊк сожалениюĖĊвозникаютĊ достаточно частоĘĊС моей точки зренияĖĊправильно было бы проявить гибкость иĊĊ разрешить в чрезвычайных ситуациях использовать любые работающие каналыĊ взаимодействияĖĊėĊĊв том числе и традиционные бумажные документыĘĊТакже следовалоĊ бы предусмотреть порядок захвата по окончании чрезвычайной ситуации такихĊ документов в систему электронного документооборотаĘĊ Ċ Очень серьезную озабоченность у меня вызывает вопрос терминологии и четкогоĊ обозначения правового статуса документовĘĊПроблема здесь не региональнаяĖĊона связанаĊ
- 5. с темĖĊчто Росархив и ВНИИДАД запустили ситуацию с терминологией делопроизводстваĊ в нормативно-правовых актахĘĊЯрким примером является активное использованиеĊ терминаĊƕэлектронный образ документаƥĤĊĊ Ċ Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной властиČĊ ĒутвĘĊ Постановлением Правительства РФ отĊěğĘĚĠĘĜĚĚģĊ№ĊĞġġēĊ Ċ ĞĘĊВ настоящих Правилах используются следующие основные понятияĤĊ Ċ электронный образ документаČĊ ėĊ электронная копия документаĖĊ изготовленного наĊ бумажном носителеĥĊ Ċ копия документаČĊ ėĊ документĖĊ полностью воспроизводящий информацию подлинникаĊ документа и его внешние признакиĖĊне имеющий юридической силыĥĊ Ċ Согласно федеральнымĊƕПравиламƥĊэлектронный образĊėĊэто электронная копияĊ бумажного документаĖĊноĖĊкак и всякая копияĊƀĊона также является документомĘĊВ этойĊ связи противопоставлятьĊƕдокументƥĊиĊƕэлектронный образƥĊнекорректноĖĊони обаĊ документыċĊКроме тогоĖĊв понимании большинства людей терминĊƕэлектронный образƥĊ больше связан с определенной технологией изготовления документаĖĊа не с его правовымĊ статусомĘĊВ зависимости от тогоĖĊкаким образом оформленĊƕэлектронный образƥĖĊу негоĊ может быть совершенно разный статусĊƀĊподлинникаĖĊдубликатаĖĊзаверенной илиĊ незаверенной копииĘĊЯ бы рекомендовала в тех случаяхĖĊкогда речь идет оĊ противопоставлении электронных подлинников и электронных копийĖĊиспользоватьĊ именно эти терминыĖĊотражающие существенные различия в правовом статусеĊ документовĘĊ Ċ Именно так трактуется это понятие воĊƕВременном положении о порядке работы сĊ документами в системе электронного документооборота в органах исполнительной властиĊ Саратовской областиƥĘĊ Ċ Временное положениеĊĒрегламентēĊо порядке работы с документами в системеĊ электронного документооборота в органах исполнительной власти Саратовской областиĊ (утвĘĊПостановлению Губернатора Саратовской области отĊĠĊавгустаĊĜĚěĝĊгĘĊ№ĊĝĚĝēĊ Ċ ĝĘĊТерминыĖĊиспользуемые в настоящем ПоложенииĤĊ электронная копия документаĊ ėĊ электронный образ документаĖĊ полученный путемĊ сканирования документаĖĊ подписанного уполномоченным должностным лицом на бумажномĊ носителеĥĊ Ċ Статус электронных документовĊĒза исключением простейших ситуацийēĊпока чтоĊ остаетсяĊƕсерой зонойƥĖĊв которой путаются даже судыĘĊОсобенно много вопросовĊ возникает тогдаĖĊкогда сканируется бумажный документĖĊа затем отсканированный образĊ подписывается усиленной электронной подписьюĊĒэто подпись может быть совершена какĊ тем же лицомĖĊчто подписало бумажный документĖĊтак и кем-либо инымēĘĊСейчас с этойĊ проблемой столкнулись арбитражные суды при рассмотрении споров по законодательствуĊ о государственных закупкахĖĊи для тогоĖĊчтобы полностью не блокировать электронныеĊ государственные закупкиĖĊони вынуждены изворачиваться и использовать трактовкиĖĊ противоречащие установившимся представлениям о томĖĊчто является подлинникомĖĊ дубликатом или копией документаĘĊ Ċ Данная проблема проявляется и вĊƕПоложении о межведомственном электронномĊ документооборотеƥĊПравительства Ростовской областиĘĊВ новой версии предусмотренаĊ возможность создания электронного документаĊƕв виде электронного образа документаƥĘĊĊ Ċ
- 6. ěĘģĘĊůĊПолучение электронного документаĖĊподписанного ЭПĊили созданного в видеĊ электронного образа документаĖĊв соответствии с требованиямиĖĊпредусмотреннымиĊ настоящим ПоложениемĖĊявляется достаточным условиемĖĊпозволяющим установитьĊ авторство документа и принять электронный документ к рассмотрению и исполнениюĘĊ Ċ С моей точкиĖĊстоило бы более четко сформулироватьĖĊĊо чем идет речь и что реальноĊ вводится и сохраняется в системе электронного документооборотаĤĊэлектронная копияĊ бумажного документаĖĊзаверенная электронная копия бумажного документа и/илиĊ электронный дубликат бумажного документаĘĊЧеткость в этом вопросе сейчас позволитĊ избежать правовых неприятностей в будущемĘĊБудет обидно сохранить необходимыеĊ документыĖĊно при этом попасть в ситуациюĖĊкогда их юридическая значимость иĊ доказательная сила будут признаны недостаточнымиĘĊ Ċ В заключение я бы рекомендовала коллегам из федеральных ведомств и из регионовĊ обратить внимание на интересный ростовский опытĖĊа коллегам из Ростовской областиĊƀĊ пожелать дальнейших успехов в этой непростой работеĘĊ Ċ ИсточникиĤĊ Ċ Распоряжение Правительства Ростовской области отĊĚğĘěěĘĜĚěĝĊ№ĊĞĠĞĊ ŒŞŞŚĤęęšššĘŎřŘŖŋŘŎĘŜşęĮŏŐŋşŖŞĘŋŝŚŢĩŚŋőŏœŎħěĜĝĢĞģĊĊ Ċ Распоряжение Правительства Ростовской области отĊĜĝĘĚĢĘĜĚěĜĊ№ĊĝĠğĊĒв т.чĘĊ действующая редакция сĊĚěĘĚěĘĜĚěĞēĊ ŒŞŞŚĤęęšššĘŎřŘŖŋŘŎĘŜşęĮŏŐŋşŖŞĘŋŝŚŢĩŚŋőŏœŎħěěĝĜěġĐŗœŎħěěĜĠğĞĐijŞŏŗijĮħěĚĚĠĞĢĊĊ