Выступление Натальи Храмцовской «Нормативная база СЭД органов государственной власти, какой она должна быть, типичные пробелы (ошибки), удачные примеры региональной нормативной документации» на Межрегиональной конференции «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот (МЭДО) и оказание государственных услуг», проведенной 14 мая 2014 года в Чите. В докладе обобщены результаты исследования региональной законодательно-нормативной базы по вопросам межведомственного электронного взаимодействия, перечислены задачи, которые должна она решать в современных условиях. Дана оценка особенностей текущей ситуации, которые приходится учитывать при совершенствовании региональной законодательно-нормативной базы, а также предложен ряд рекомендаций. Dr Natasha Khramtsovsky's presentation “Legal basis for EDRMS applications in government bodies: What it should be, typical gaps and errors, success stories of regional regulations” at the Inter-regional conference “Technologies and trends of electronic interoperating: Regional EDRMS systems, electronic interagency communications, e-Gov services” in Chita (Russia) on May 14, 2014. The author speaks about the findings of the analysis of the regional laws and regulations concerning interagency communications. The goals of modern legal basis are highlighted. State of the art and the trends to be considered during the development of the legal basis are also discussed.

1. 14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
1
Региональная нормативная база
электронного документооборота:
Как ее строить?
Храмцовская Наталья Александровна
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО,
член Международного совета архивов

2. Нормативная база в
«бумажную» эпоху
 В бумажную эпоху все было относительно просто: и
законодательство, и технологии менялись очень
медленно, поэтому один раз созданные нормативные
документы могли успешно использоваться
десятилетиями
 Стабильность технологий и законодательства
позволяла не думать о высокоуровневых проблемах, и
писать документы на низком уровне – на уровне
инструкций для исполнителей.
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
2

3. Нормативная база
в электронную эпоху
 Бурно внедряются электронные документы, появились
проблемы, связанные с быстрой сменой и быстрым
устареванием технологий
 Одновременно в рамках реформы государственного
управления (во многом на основе внедрения ИКТ)
кардинально меняется законодательство
 В итоге меньше стало запретов, стали зыбкими многие
ранее нерушимые границы, темпы перемен не
снижаются. В делопроизводстве и в архивном деле
сложилась «многоукладность», когда в различных
органах и организациях применяются совершенно
разные технологии работы с документами
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
3

4. Особенности текущей ситуации
 Федеральные законодательно-нормативные
требования, обязывающие применять электронные
документы;
 Обостряется проблема интероперабельности;
 Чрезмерное увлечение усиленными электронными
подписями;
 Необходимость обеспечивать непрерывность
государственного управления при сбоях в работе
информационных систем и систем электронного
документооборота.
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
4

5. В новых условиях нормативно-методические
документы нужно писать иначе!
 Вместо латания морально устаревших правил и инструкций,
ориентированных на одну-две вымирающие технологии,
стоит вернуться к основам и в начать с ответа на вопрос:
что на самом деле требуется от документов, вне
зависимости от вида носителя и формата?
 Лишь после этого имеет смысл, опираясь на общие
представления, решать, как добиться поставленных целей в
условиях конкретных технологий
 Такой подход обещает стабильность нормативно-
методической базы, поскольку ключевая её часть будет
технологически-нейтральна
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
5

6. Задача региональной
нормативной базы
 Определить региональную политику в отношении
использования электронных документов и ИКТ в
государственной управлении и, в частности, решить
вопросы о том:
– Какие документы будут создаваться в электронной форме?
– Как будет обеспечиваться сохранение электронного
культурно- исторического и документального наследия
региона и доступ к нему заинтересованных сторон?
– Как будет обеспечиваться непрерывность деловой
деятельности, защита информации и т.д.?
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
6

7. Задача региональной
нормативной базы
 Регулирование тех «серых зон», которые существуют
в федеральной законодательно-нормативной базе
 Регламентация использования технологий
конкретными органами и учреждениями. Однако
слишком детальная регламентация вредна, т.к.
технологии и законодательство быстро меняются
 Наибольшие возможности имеются у региона при
регламентации электронного взаимодействия между
региональными органами государственной власти и
внутриведомственного электронного
документооборота
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
7

8. С чего начинать разработку
нормативной базы
 Определиться со сферой применения электронных
документов:
– Используются ли ЭД исключительно в оперативной
деятельности, - же или органы власти готовы переводить
в электронный вид документы длительного срока
хранения?
– Готовы ли органы государственной власти рассматривать
сообщения электронной почты как полноценные
государственные документы?
– Отношение к сайтам органов государственной власти
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
8

9. Четыре уровня
нормативного регулирования (1)
 Принципы: Для основных видов работ с документами –
стратегическое и оперативное управление, ввод,
контроль, хранение, доступ , уничтожение –
сформулировать основные принципы (не более 5-7),
которые должны соблюдаться независимо от вида и
формата документов
 Требования: Для каждого из видов работ установить
более конкретные требования к управлению
документами и к соответствующим системам,
сгруппированные по принципам, выполнение которых
они поддерживают
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
9

10. Четыре уровня
нормативного регулирования (2)
 Руководства: Подготовить руководства, в которых
подробно говорится о том, как выполнять
установленные требования с использованием тех или
иных программно-технических решений
 Вспомогательные материалы: Помимо этого, могут
разрабатываться отдельные рекомендации и
справочно-информационные материалы
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
10

11. Семь основных направлений
в управлении документами
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
11

12. Принципы
стратегического управления
 Принцип ответственности, полномочий и
подотчётности: Обязанности, полномочия и
подотчетность в отношении управления документами
должны быть четко определены, задокументированы
 Принцип стратегического планирования: Должна
быть разработана, реализована, снабжена ресурсами
утверждённая руководством стратегия управления
документами, которая должна быть интегрирована с
другими соответствующими стратегиями управления, и
должна соответствовать потребностям
государственного органа, его корпоративной культуре,
технологической среде и имеющимся рискам
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
12

13. Принципы оперативного управления
 Процедуры: Процедуры делопроизводства должны
охватывать все процессы, необходимые для
надлежащего, адекватного и согласованного создания
и поддержания полных и точных документов
 Управление системами: Системы, содержащие
государственные документы, должны хорошо
управляться на протяжении всего срока их службы - от
закупки до вывода из эксплуатации, для обеспечения
целостности этих систем, их надежности и качества
работы
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
13

14. Принципы оперативного управления
 Аудит соответствия требованиям: Деятельность в
области делопроизводства должна ежегодно проходить
аудит, с тем, чтобы обеспечить оперативную работу
государственного органа в соответствии с
требованиями законодательства
 Непрерывное совершенствование: Практика
делопроизводства должна удовлетворять потребности
государственного органа и отражать передовую
практику отрасли
 Передача на хранение: Передача должна быть
спланирована, чтобы обеспечить непрерывность
выполнения государственных функций
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
14

15. Нормативное регулирование
электронного документооборота
 На 5 мая 2014 года в регионах действуют НПА,
принятые в 2008-2014 годах, регламентирующие
электронный документооборот:
– Республика Башкортостан - 17
– Московская область-14
– Москва - 11
– Волгоградская область -11
– Республика Татарстан - 9
– Республика Бурятия - 7
– Санкт-Петербург и Ленинградская область - 7
– Забайкальский край - 0 (1 проект на портале края)
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
15

16. Вопросы, регламентируемые
нормативно-правовыми актами
 Терминология
 Виды документов
 Составление и оформление документов
 Работа с документами, регистрация документов
 Подписание документов
 Контроль исполнения
 Статус электронных документов
 Использование электронных образов документов
 Использование электронной почты
 Защита информации
 Доступ к документам
 Хранение и уничтожение документов
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
16

17. Региональные особенности
регламентации
 Глубина проработки от региона к региону сильно
различается
 Состав норм также сильно различается
 Способы организации электронного документооборота
– Создание региональной СМЭВ (Якутия, Башкортостан)
– Использование единой системы электронного
документооборота
(Ростовская область - 2012, Калужская область - 2013)
– Запрет на использование бумажных документов
(Ростовская область)
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
17

18. Ростовская область,2012 год
«Положение о межведомственном
электронном документообороте»
 Установлены допустимые для использования форматы
текстовых электронных документов. По согласованию
между участниками обмена допускается использование и
других форматов
 В документе продумана технология присвоения
уникальных регистрационных номеров документов в
рамках всей системы
 Достаточно серьезно продуманы вопросы установления
сроков хранения ЭД, проведения экспертизы ценности,
передачи на архивное хранение и уничтожения
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
18

19. Хранение электронных документов
 Волгоградская область (2013 г.) - хранение документов
в системе электронного документооборота.
Вопросы уничтожения электронных документов и
передачи их на хранение в электронный архив не
рассматриваются
 Республика Хакассия (2011 г.) - электронные
документы должны храниться в электронном архиве в
соответствии с законодательством
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
19

20. Уничтожение электронных документов
 Ростовская область (2012 год) – регламентирован
порядок уничтожения электронных документов
– Распределена ответственность между владельцами
документами и Министерством информационных технологий и
связи Ростовской области, которое является организацией –
хранителем документов
– Экспертизу ценности проводит организация – владелец
документов, а уничтожение – организация хранитель после
получения от организации-владельца согласованного акта на
выделение документов к уничтожению
– Процедура уничтожения различается для организаций -
источников комплектования государственных и
муниципальных архивов (до составление описей)
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
20

21. Уничтожение электронных документов
 г. Москва, 2007 год:
– Решение об уничтожении принимает владелец
информационной системы. Согласование уничтожения с
владельцем документов не предусмотрено
– Не предусмотрено взаимодействие при организации
процесса уничтожения с архивными учреждениями
города Москвы
– Не регламентировано оформление процедуры
уничтожения, отсутствует требование об оформлении
акта о выделении электронных документов к
уничтожению.
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
21

22. Подводя итоги
 Требуется новая нормативно-правовая база,
отражающая новые реальности;
 Новая база должна состоять из нескольких уровней;
 В первую очередь следует обратить внимание на
разработку высокоуровневых документов (политик),
закрепляющих основные цели и задачи органов
государственной власти в отношении управления
документами;
 Желательно сделать нормативную базу максимально
технологически нейтральной
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
22

23. 14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного
взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
23
Приглашаю Вас на мой блог:
http://rusrim.blogspot.com/
а также на мои каналы на Slideshare и YouTube