Рекомендация 7 Управления государственных документов австралийского штата Виктория PROA 03/07 "Обеспечение сохранности документов в базах данных", версия 1, май 2003 г., перевод на русский язык Н.А.Храмцовской и А.В.Храмцовского. Advice 7 to Victorian Agencies PROA 03/07 "Preserving Records in Databases", version 1, Public Record Office Victoria, Australia, May 2003, translated into Russian by Dr Natasha Khramtsovsky and Dr Andrew Khramtsovsky.

1. Обеспечение сохранности
документов в базах данных
Данная брошюра содержит общие рекомендации для агентств правительства
штата Виктория (Австралия) по управлению государственными документами,
содержащимися в базах данных.
PROV (Public Record Office Victoria) - Управление государственных документов штата Вик-
тория (Австралия) разработало стратегию управления электронными государственными до-
кументами. Эта стратегия (известная как Стратегия штата Виктория в отношении электрон-
ных документов - the Victorian Electronic Records Strategy, VERS) описана соответствующем
отчете (The Victorian Electronic Records Strategy Final Report) и в стандарте PROV 99/007
«Стандарт управления электронными документами» (Standard for the Management of Elec-
tronic Records). Стратегия VERS главным образом относится к электронным документам, по-
лучаемым на выходе программных приложений для персональных компьютеров (таких, как
текстовые редакторы и почтовые системы), но в ней определенное место отведено обсужде-
нию документов, хранящихся в базах данных. Данные Рекомендации более подробно рас-
сматривают ряд вопросов, ранее затронутых в публикациях по VERS, и содержат советы и
указания агентствам по управлению государственными документами, содержащимися в базах
данных.
Джастин Хизлвуд (Justine Heazlewood),
Исполняющий обязанности Директора и Хранителя государственных документов,
Управление государственными документами штата Виктория
1 мая 2003 года

2. 2
Обеспечение сохранности документов в базах данных
Рекомендации государственным агентствам штата Виктория
Управление государственных документов штата Виктория (Австралия)
"Preserving Records in Databases", Public Record Office Victoria (Australia), Advice to Victorian
Agencies PROA 03/07, May 2003, Version 1, 11pp,
http://www.prov.vic.gov.au/publications/publns/PROVRMadvice7.pdf
Содержание
1 Управление государственных документов штата Виктория (Австралия). Юридический
статус и полномочия. ......................................................................................................................... 3
2 Электронные документы ................................................................................................................ 4
3 Данные или документы................................................................................................................... 4
4 Структура базы данных .................................................................................................................. 5
4.1 Структура и терминология ...................................................................................................... 5
4.2 Документы и записи................................................................................................................. 6
5 Что такое документ?........................................................................................................................ 6
5.1 Документ в базе данных .......................................................................................................... 6
5.2 Как идентифицировать документ ........................................................................................... 7
6 Управление документами, хранящимися в базах данных........................................................... 7
6.1 Полнота и точность документов ............................................................................................. 7
6.2 Управление доступом .............................................................................................................. 8
6.3 Долговечность........................................................................................................................... 8
7 Сохранность документов в базах данных ..................................................................................... 9
7.1 Схема выбора варианта обеспечения сохранности............................................................. 10
7.2 Вариант 1: Сохранение отчетов, создаваемых в СУБД...................................................... 10
7.2.1 Что сохранять................................................................................................................... 10
7.2.2 Как сохранять................................................................................................................... 10
7.3 Вариант 2: Сохранение «снимков» базы данных ................................................................ 10
7.3.1 Что сохранять................................................................................................................... 10
7.3.2 Как сохранять................................................................................................................... 11
7.4 Вариант 3: Миграция базы данных....................................................................................... 11
7.4.1 Что сохранять................................................................................................................... 11
7.4.2 Как сохранять................................................................................................................... 11
7.5 Вариант 4: Сохранение базы данных целиком.................................................................... 12
7.5.1 Что сохранять................................................................................................................... 12
7.5.2 Как сохранять................................................................................................................... 12
8 Базы данных будущего ................................................................................................................. 13
9 Что делать сейчас?......................................................................................................................... 13
Дополнительная литература............................................................................................................ 13

3. 3
1 Управление государственных документов штата Виктория
(Австралия). Юридический статус и полномочия.
Данные Рекомендации опубликованы Хранителем государственных документов, руководите-
лем Управления государственных документов штата Виктория (PROV). PROV является ар-
хивным органом штата Виктория, основанным в соответствии с Законом о государственных
документах (Public Records Act) 1973 года.
Основные функции PROV включают разработку стандартов управления государственными
документами, носящих обязывающий характер, разработку рекомендаций и оказание помощи
агентствам в применении этих стандартов. В настоящее время1
существуют пять общих стан-
дартов:
• Стандарт управления государственными документами PROS 97/001 (Standard for the Man-
agement of Public Records),
• Стандарт по созданию и поддержанию государственных документов PROS 97/002 (Stan-
dard for the Creation and Maintenance of Public Records),
• Стандарт по уничтожению государственных документов PROS 97/003 (Standard for the
Destruction of Public Records),
• Стандарт по передаче и хранению государственных документов PROS 97/004 (Standard for
the Transfer and Storage of Public Records),
• Стандарт по управлению электронными документами PROS 99/007 (Standard for the Man-
agement of Electronic Records).
Данные Рекомендации нужно воспринимать в контексте общих принципов, сформулирован-
ных в этих пяти стандартах и во взаимосвязанных с ними Рекомендациях, выпущенных Хра-
нителем. Данные Рекомендации не являются нормативным документом, и отдельным агент-
ствам следует, при необходимости, получить независимую юридическую консультацию,
прежде чем приступать к действиям в какой-либо определенной области.
1
На май 2003 года (прим. переводчика)

4. 4
2 Электронные документы
Некоторые электронные документы можно рассматривать как электронную форму бумажных
документов. В их число входят отсканированные документы, корреспонденция, отчеты. На
более концептуальном уровне, такие электронные документы можно считать эквивалентом
бумажных. Например, сообщение электронной почты можно рассматривать как вид письма,
аналогичный той корреспонденции, которую агентство получает по обычной почте.
Другие электронные документы – чисто «цифровые», они не имеют предшественников или
эквивалентов в бумажном мире. Веб-страница, которая создается динамически на основе ин-
формации, введенной пользователем в поля веб-формы, или сообщение электронной почты,
содержащее ссылки на страницы в интернете или в корпоративном интранете, и даже CD-
диск, содержащий звукозаписи, графические образы и видеофрагменты – это все типы ин-
формации, которые можно считать чисто цифровыми.
Некоторые чисто цифровые объекты можно отобразить на бумаге (можно, например, распе-
чатать веб-страницу), но все они существенно «электронные», и при распечатывании могут
не восприниматься либо восприниматься неполно или неправильно. К примеру, при печати
веб-страницы теряются гиперссылки на другие страницы, которые могут оказаться абсолют-
но необходимыми её для полного и правильного понимания.
3 Данные или документы
Элемент данных – это, в сущности, некий факт или небольшое количество информации. В
компьютерной среде – это информация, представленная в форме, пригодной для компьютер-
ной обработки. «Компьютерный онлайн-словарь» так определяет это понятие:
«Данные сами по себе не имеют смыслового значения. Данные становятся ос-
мысленными и превращаются в информацию только тогда, когда они интер-
претируются какой-либо системой обработки данных.»2
Чтобы данные стали документом, у них должно быть смысловое значение (meaning) и кон-
текст. Например, фамилия может храниться в базе данных вместе с другими данными. От-
дельно взятая, она почти ничего не значит. Чтобы понимать данный элемент данных, пользо-
ватель должен знать, что на самом деле означает эта последовательность символов (в нашем
примере – содержит она фамилию человека, или же его имя). Значение этой последователь-
ности символов становится ещё более ясным, когда она группируется вместе с другими дан-
ными, относящимися к конкретной фамилии (адрес, номера телефонов и т.д.). Важно, таким
образом, понимать взаимосвязь между элементами данных. В определенном смысле, связи
между элементами данных могут рассматриваться как структура данных.
Хотя смысл фамилии проясняется благодаря группировке с другими взаимосвязанными дан-
ными, контекст использования её (вместе с адресом и телефоном) может быть непонятен.
Понимание контекста – это понимание того, зачем определенные элементы данных были со-
браны и сгруппированы. Скажем, фамилия, адрес и телефон могут быть частью листа рас-
сылки рекламных брошюр – а могут быть частью списка семей, которые контактировали с
2
Free Online Dictionary of Computing (Бесплатный компьютерный онлайн-словарь), редактор Денис Хоув (Denis
Howe) , http://foldoc.org/

5. 5
работниками службы защиты детей. На примере этих двух альтернатив видно, что контекст
определяет важность данных.
Таким образом, о документах в среде базы данным можно сказать, что они являются комби-
нацией нескольких видов информации и включают собственно данные (содержание, кон-
тент), структуру и смысл данных, и контекст использования данных.
4 Структура базы данных
Базы данных часто классифицируются в соответствии с лежащей в их основе структурой
данных или моделью. В деловой деятельности чаще всего используются реляционные базы
данных, и именно этот тип баз данных рассматривается в настоящих Рекомендациях3
. Но хо-
тя данные Рекомендации и разработаны, исходя из предположения о том, что агентства штата
Виктория, как правило, будут иметь дело с реляционными базами данных, описанная в них
методика управления и сохранения может быть также использована и при работе с другими
типами баз данных.
4.1 Структура и терминология
Реляционная база данных состоит из одной или нескольких таблиц (у которых есть строки и
столбцы). Если таблиц несколько, они объединяются связями. В таблицах могут использо-
ваться данные различных типов (например, число с двумя знаками после запятой, или строка
символов), и на данные могут быть наложены ограничения по структуре или длине. Кроме
того, могут существовать представления (view) базы данных, когда данные выбираются из
ряда таблиц и/или специально организуются для определенного пользователя или на опреде-
ленный период времени.
Базы данных часто разрабатываются с целью создания отчетов. Отчеты могут использовать-
ся для описания регулярно происходящих событий или изменений в данных, - но они также
часто создаются для описания нерегулярных событий. Отчеты можно рассматривать как ча-
стный случай представлений.
Устройство базы данных документируется в схеме. Схема включает описания таблиц, ис-
пользуемых в таблицах типов данных, ограничения, связи между таблицами и представления
базы данных.
При использовании баз данных обычно создаются протоколы доступа (access logs) и аудита
(audit logs). В них протоколируются выполняемые в базе данных действия и происходящие
события. Уровень протоколирования обычно устанавливается системным администратором
(человеком, осуществляющим техническое управление базой данных). В протоколы доступа
обычно заносится информация о том, кто и когда осуществлял доступ к базе. При осуществ-
лении доступа пользователь может добавлять, просматривать и исправлять данные. Прото-
колы аудита обычно фиксируют как внесенные в базу данных изменения, так и изменения в
общем «устройстве» базы данных.
3
Другие типы баз данных, используемые в коммерческой деятельности и в государственном управлении (хотя
они и встречаются гораздо реже, чем реляционные) – это иерархические и объектно-ориентированные базы
данных.

6. 6
4.2 Документы и записи4
При использовании баз данных, часто говорят о записях в базе данных. Обычно этот термин
относится к строке таблицы из базы данных. Так, под записью в списке рассылки понимают-
ся соответствующие имя, адрес и номер телефона, хранимые в различных полях базы данных.
В данных Рекомендациях для обозначения таких записей будет использоваться термин data-
base records, чтобы отличить их от термина «документ» (record), используемого в архивном
деле и в управлении документами.
5 Что такое документ?
5.1 Документ в базе данных
Как было сказано выше, хранимый в базе данных документ состоит из:
• Контента/содержания (данные),
• Смыслового значения,
4
В английском языке термины «документ» и «запись» (в базе данных) переводятся одним и тем же словом re-
cord. В данном подразделе вводится, во избежание неоднозначности, соглашение о том, что далее будут исполь-
зоваться термины record (документ) и database record (запись в базе данных) - (прим. переводчика).

7. 7
• Структуры (связей) и
• Контекста (понимания смысла существования данных).
В зависимости от обстоятельств, в состав документа могут входить все или некоторые из
следующих компонентов:
• Таблицы из базы данных,
• Отдельные записи в базе данных (информация из полей данных),
• База данных целиком.
В состав документа также могут входить создаваемые базой данных отчеты и протоколы ау-
дита, отражающие доступ и использование базы данных.
Чтобы определить, что же такое «документ», нужно в первую очередь установить, что база
данных документирует. Ключевым является вопрос: свидетельством (доказательством)
чего служит база данных?
5.2 Как идентифицировать документ
Электронные документы (точно так же, как и все другие документы) являются свидетельст-
вом того, что сделало или решило агентство. Это свидетельство включает документирование
политики агентства и того, как эта политика реализуется на практике. Часто законодательст-
во и нормативные акты требуют от агентств документирования их деятельности. Некоторые
из этих документов вполне могут храниться в базах данных. Рекомендуется установить, под-
падают ли базы данных Вашего агентства под требования к делопроизводству, вытекающие
из законодательства, нормативных актов, государственных административных и финансовых
регламентов и директив, - поскольку это поможет Вам определить, что именно является до-
кументом.
Перечни документов с указанием сроков хранения, издаваемые Управлением государствен-
ных документов штата Виктория (PROV) – как типовые, так и ведомственные – перечисляют
типы документов и сроки, в течение которых их необходимо хранить. Рекомендуется изучить
перечни PROV, с тем, чтобы определить, не хранятся ли некоторые из упоминаемых в них
документов в базах данных, и если да – то какие именно элементы базы данных образуют эти
документы5
.
6 Управление документами, хранящимися в базах данных
Для того, чтобы обеспечить надлежащий «захват» (сбор и ввод) и управление документами в
базах данных, следует принять во внимание перечисленные ниже вопросы.
6.1 Полнота и точность документов
После того, как установлено, что является документом (документами), необходимо выяснить,
обеспечивает ли база данных надлежащий «захват» и управление документами. Документ
5
Более подробную информацию о том, как идентифицировать документы, см. в стандартах PROV 97/002 «Соз-
дание и поддержание государственных документов» (Creation and Maintenance of Public Records) и 97.003
«Уничтожение государственных документов» (Destruction of Public Records), с которыми можно ознакомиться
на сайте http://www.prov.vic.gov.au/ Скачать стандарты в формате PDF можно по следующим адресам:
http://www.prov.vic.gov.au/publications/publns/pros9702.pdf
http://www.prov.vic.gov.au/publications/publns/pros9703.pdf

8. 8
считается полным, если при «захвате» сохраняются его контент, структура, смысл и контекст,
как было описано выше.
В целях эффективного управления документами также необходимо обеспечить аутентич-
ность, надёжность и целостность документа – вместе эти качества делают документ точным.
Аутентичным считается документ, в отношении которого может быть доказано, что он явля-
ется именно тем, чем претендует быть (т.е. что его содержание – именно то, чем оно кажется;
что он создан именно в то время и тем лицом, которые в нем указаны). Документ является
надёжным, если он содержит полное и заслуживающее доверия отражение документируемых
им фактов. Под целостностью понимают сохранение документа в полном объеме и таким
образом, что в него не могут быть внесены неавторизованные изменения. Документы могут
сохранить целостность при внесении изменений, - при условии, что подобные изменения до-
пускаются политикой (регламентом), авторизованы и документально зафиксированы.
6.2 Управление доступом
В штате Виктория способность доказать аутентичность влияет на возможность использова-
ния электронных документов в качестве доказательств (legal admissibility), как это установле-
но в Законе о доказательствах 1958 года6
и в «общем праве»7
.
В соответствии с этим законодательством, подлинник документа считается «наилучшим до-
казательством». Этот принцип, достаточно прозрачный в отношении бумажных документов,
оказывается гораздо более сложным в отношении электронных документов, включая доку-
менты, созданные с использованием баз данных8
.
Следовательно, приоритетными должны стать те процедуры, использование которых способ-
но максимально увеличить доказательную силу электронных документов:
• Возможность «подписать» документ, обеспечивая документальное подтверждение
личности автора документа – для этого можно использовать протокол аудита;
• Возможность «закрыть» документ во избежание постороннего вмешательства – для
этого также можно использовать протокол аудита; и
• Поддержание ясного, согласованного процесса архивации документов, который по-
зволял бы выделять документы, возникающие при использовании базы данных, в ходе
отработанной нормальной деловой практики9
.
Способность контролировать доступ к содержащимся в базе данных документам в огромной
степени усилит надежность, аутентичность и целостность Ваших документов.
6.3 Долговечность
Системы управления базами данных (СУБД), как и многие другие компьютерные технологии,
6
Evidence Act 1958 (Закон о доказательствах штата Виктория, Австралия, в редакции от 19 мая 2004 года). Текст
закона приведен здесь .
7
«Общее право» (common law) – неписанные законы, проистекающие главным образом из судебных решений,
принятых на основе обычаев и прецедентов. Возникло в Англии, в настоящее время составляет основу юриди-
ческой системы большинства англосаксонских стран. (прим. переводчика)
8
Дополнительную информацию по этому вопросу можно получить из публикации «Рекомендации для агентств.
8 : Электронные документы в качестве свидетельства (доказательства)» (Advice to Agencies 8: Electronic Records
as Evidence), http://www.prov.vic.gov.au/publications/publns/PROVRMadvice8.pdf
9
Создание документов в ходе нормальной деловой практики – в английском праве это одно из условий исполь-
зования деловых документов в качестве доказательства в ходе судебных разбирательств (прим. переводчика)

9. 9
со временем устаревают. Продолжительность жизни СУБД может оказаться короче продол-
жительности жизни управляемых ею документов.
Если документы, содержащиеся в базе данных, нужны лишь на протяжении короткого отрез-
ка времени и если ими управляют надлежащим образом, то долговечность СУБД не является
поводом для беспокойства. Если, однако, документы будут нужны и после того, как закон-
чится жизненный цикл СУБД, то необходимо принять меры, обеспечивающие надлежащее
управление и доступность документов в течение необходимого периода времени. Этого мож-
но добиться, используя одну из методик, описанных в разделе 7.
7 Сохранность документов в базах данных
Первым шагом в обеспечении сохранности имеющихся в базах данных документов является
выявление тех элементов базы данных, которые образуют полный и точный документ (см.
раздел 5). После этого можно выбрать метод обеспечения сохранности.
Предлагаемые в настоящих рекомендациях методы ни в коем случае не являются взаимно-
исключающими. Методы могут быть использованы совместно и/или поочередно, в зависимо-
сти от предъявляемых требований.
• Вариант 1: Сохранение отчетов, создаваемых в СУБД
Данное решение предусматривает возможность «захвата» обычно создаваемых «на выхо-
де» СУБД материалов. Его следует использовать в тех случаях, когда создаваемые в
СУБД материалы используются в качестве элемента подлежащих документированию де-
ловых процессов.
• Вариант 2: Сохранение «снимков» базы данных
Данное решение предусматривает возможность сохранения состояния базы данных на оп-
ределенный момент времени. Его следует использовать тогда, когда содержащиеся в
СУБД данные образуют документ, а сама база данных по-прежнему необходима для те-
кущих операций. Ряд подобных «снимков», сделанных в различные моменты времени,
может дать представление о том, как менялись данные.
• Вариант 3: Миграция базы данных
Данное решение предусматривает возможность сохранения полностью работоспособной
базы данных. Его следует использовать тогда, когда вся база данных целиком рассматри-
вается как документ, и при этом она по-прежнему нужна для текущих операций.
• Вариант 4: Сохранение базы данных целиком
Данное решение предусматривает скорее формальное описание базы данных, чем воз-
можность восстановления её в полностью работоспособном виде. Его следует использо-
вать в тех случаях, когда вся база данных целиком рассматривается как документ, но при
этом она уже не нужна для текущих операций.

10. 10
7.1 Схема выбора варианта обеспечения сохранности
№ Вопрос если Да если Нет
1 База данных по-прежнему нужна для те-
кущих операций?
перейти к п.2 перейти к п.5
2 Являются ли документами только созда-
ваемые в СУБД отчеты?
Использовать
вариант 1
перейти к п.3
3 Являются ли документом только данные,
хранящиеся в базе?
Использовать
вариант 2
перейти к п.4
4 Является ли документом вся работающая
база данных целиком?
Использовать
вариант 3
База данных не яв-
ляется документом
и её сохранность
обеспечивать не
нужно
5 Является ли документом вся база данных,
и при этом она более не нужна для теку-
щих операций?
Использовать
вариант 4
База данных не яв-
ляется документом
и её сохранность
обеспечивать не
нужно
7.2 Вариант 1: Сохранение отчетов, создаваемых в СУБД
7.2.1 Что сохранять
Хотя база данных сама по себе может и не являться документом, регулярно создаваемые на
её основе отчеты могут быть документами, т.к. подобные отчеты часто используются в про-
цессе принятия решений.
7.2.2 Как сохранять
Отчеты следует экспортировать в виде стандартным образом отформатированных докумен-
тов, и затем сохранять в формате VERS для длительного хранения10
.
7.3 Вариант 2: Сохранение «снимков» базы данных
7.3.1 Что сохранять
Под изготовлением «снимка» понимается сохранение базы данных в том виде, в котором она
существовала в определенный момент времени. Прежде чем приступить к осуществлению
программы обеспечения долговременной сохранности баз данных, сначала необходимо опре-
10
В первоначальной версии "Стратегии штата Виктория в отношении электронных документов" (Victorian Elec-
tronic Records Strategy, VERS) было дано следующее определение: «Формат VERS для долговременного хране-
ния (VERS Long Term Format) состоит из объекта, известного как "Инкапсулированный объект VERS" (VERS
Encapsulated Object, VEO), представленного на языке XML. Данный объект содержит контекстуальную инфор-
мацию о документе, и может также содержать файлы с информационными материалами, изображениями, звуко-
и видеозаписями и т.д. Для обеспечения аутентичности VEO подписывается цифровой подписью.» (VERS Stan-
dard, version 1, Specification 3, section 2.0), http://www.prov.vic.gov.au/vers/standard/ver1/99-7-3s2.htm
В текущей, второй версии VERS больше говорится о базовых форматах для долговременного хранения
электронных документов (VERS Long Term Preservation Formats). На данный момент это простой текст, форма-
ты PDF и TIFF. См. также http://www.prov.vic.gov.au/vers/standard/spec_04/default.htm (прим. переводчика)

11. 11
делить, как часто необходимо делать «снимки». Это решение будет зависеть от того, на-
сколько часто изменяется хранимая в базе информация, и от размера базы данных. Более
крупные базы данных требуют больше места для хранения информации, поэтому «снимки»
больших баз, как правило, делаются реже, чтобы уменьшить затраты на хранение.
При выборе данного варианта по-прежнему необходимо сохранять определенную ин-
формацию о схеме и устройстве базы данных, поскольку содержание «снимков» должно ос-
таваться понятным с течением времени (т.е. и тогда, когда база данных уже не функциониру-
ет).
7.3.2 Как сохранять
Документация на схему базы данных и документация по изменениям может сохраняться в
формате VERS для длительного хранения.
Если данные представляют собой текст, то он может быть отформатирован с использованием
языка XML и сохранен в формате VERS для длительного хранения.
7.4 Вариант 3: Миграция базы данных
Этот вариант, полезный в тех случаях, когда данные из базы продолжают использоваться
агентством, предусматривает миграцию данных из одной (старой) СУБД в другую (новую).
7.4.1 Что сохранять
При использовании данного варианта обеспечения сохранности нужно учесть ряд моментов.
Может оказаться необходимым раздельное извлечение таблиц данных, информации о связях
и устройстве базы и протоколов аудита из старой СУБД и последующий импорт их в новую
СУБД. Связи между всеми этими компонентами должны поддерживаться как в процессе ми-
грации, так и после её завершения.
Для успешности миграции необходимо определить, каким образом все эти связи будут доку-
ментироваться и поддерживаться в процессе миграции. Необходимо обеспечить, чтобы при-
нимающая база данных была сконфигурирована таким образом, чтобы быть в состоянии при-
нять и поддерживать эти связи.
Также необходимо учесть то, каким образом миграция может изменить природу данных.
Важно отметить, что извлечение всей относящейся к базе данных информации может ока-
заться невозможным или нежелательным. Таким образов, существует вероятность потери
информации, и потенциальные потери должны быть осознаны и задокументированы до нача-
ла процесса миграции, с тем, чтобы можно было согласовать приемлемый уровень потерь.
7.4.2 Как сохранять
Миграцию следует проводить, используя проверенный, автоматизируемый и повторяемый
метод, используя для обеспечения точности миграции строгие процессы тестирования (на-
пример, статистический анализ).
Ход процесса миграции необходимо документировать, в особенности:
• план миграции, и все согласованные компромиссные решения (например, список
данных, которые не будут мигрированы);
• процессы тестирования, используемые для подтверждения точности миграции.

12. 12
По возможности, следует мигрировать протоколы аудита, особенно в тех случаях, когда они
используются для подтверждения аутентичности и целостности документов, хранящихся в
базах данных.
Может также потребоваться мигрировать протоколы использования, поскольку они могут
рассматриваться как составная часть документа (документов).
7.5 Вариант 4: Сохранение базы данных целиком
Данный вариант позволяет собрать и сохранить достаточное количество информации для то-
го, чтобы в будущем была возможность понять, как функционировала база данных (т.е. какие
функции она выполняла), - но полученные материалы не будут функционировать как база
данных. Будущие пользователи не будут воспринимать базу данных так, как её воспринимали
её первоначальные пользователи.
7.5.1 Что сохранять
• Схема – сюда включается вся проектно-конструкторская документация, описывающая
таблицы, взаимосвязи между ними, представления базы данных и способ их вычисления;
• Данные – сюда входят отдельные таблицы данных в том виде, в котором они существо-
вали на момент сохранения;
• Протоколы аудита – они документируют, кто осуществлял доступ к базе данных, и как
данные изменялись;
• Протоколы использования – они документируют, как именно использовалась база дан-
ных;
• Изменения, вносившиеся в устройство и схему базы данных, – фиксируются измене-
ния, которые вносились в базу данных с течением времени (эти сведения делают доку-
ментацию полной).
7.5.2 Как сохранять
• Документация по схеме и по изменениям может быть сохранена в формате VERS для дол-
говременного хранения11
;
• Если данные представляют собой ASCII-текст, то он может быть отформатирован с ис-
пользованием языка XML и сохранен в формате VERS для длительного хранения. Если
база данных используется для хранения объектов (файлов некоторого типа), то для них
может быть использована инкапсуляция12
по методологии VERS с последующим сохра-
нением в формате VERS для длительного хранения.
• Протоколы аудита могут выть выведены в формате ASCII с разделителями-запятыми
или в виде стандартного отчета, и затем сохранены в формате VERS для длительного хра-
нения.
11
Дополнительную информацию о форматах VERS для долговременного хранения см. в стандарте PROV 99/007
«Стандарт управления электронными документами» (Standard for the management of Electronic Records ), доступ-
ном на сайте http://www.prov.vic.gov.au/ (http://www.prov.vic.gov.au/vers/standard/ )
12
Способ обеспечения долговременной сохранности, при котором сохраняется первоначальный поток битов
электронного объекта, а также описание структуры объекта, достаточно подробное для того, чтобы можно было
написать программы для работы с этим объектом (прим. переводчика).

13. 13
8 Базы данных будущего
Чтобы облегчить решение задач по управлению документами в будущем, требования в отно-
шении управления документами должны с самого начала закладываться в спецификации раз-
рабатываемых баз данных. Такой подход обходится гораздо дешевле, чем модификация гото-
вых СУБД.
Нужно принять во внимание следующие требования:
• Документ – Что документируется, что является свидетельством (доказательст-
вом)?
• Схема – Полное документирование таблиц базы данных и взаимосвязей между
ними (обычно выполняется на стадии разработки спецификаций базы данных);
• Стандарты – Рекомендуется использовать открытые стандарты как в отношении
конструкции базы данных, так и форматов данных.
• Экспорт – Возможность извлечь (экспортировать) из базы данных все компоненты,
составляющие документ (сюда могут входить таблицы, протоколы аудита, шабло-
ны отчетов и другая информация), в подходящих форматах.
9 Что делать сейчас?
1. Установите, есть ли у Вас базы данных, содержащие или являющиеся документами (см.
раздел 5).
2. Идентифицируйте компоненты, составляющие документ(ы) (см. разделы 3 и4).
3. Соберите вместе и сохраняйте всю системную документацию, относящуюся к тем базам
данных, которые содержат или являются документами.
4. Выберите подходящий метод обеспечения сохранности, используя схему принятия реше-
ния в разделе 7.1.
5. Реализуйте на практике выбранный метод.
6. Внедрите типовые стратегии по включению требований, связанных с управлением доку-
ментами и их сохранностью, в спецификации всех будущих баз данных.
Дополнительная литература
PROS 99/007 «Стандарт управления электронными документами» (Standard for the Manage-
ment of Electronic Records), Управление государственных документов штата Виктория (Авст-
ралия), http://www.prov.vic.gov.au/vers/standard/
Victorian Electronic Records Strategy Final Report, Public Record Office Victoria, 1998,
http://www.prov.vic.gov.au/vers/pdf/final.pdf
VERS Toolkit, информационный и обучающий онлайн-ресурс по Стратегии штата Виктория в
отношении электронных документов, на сайте www.prov.vic.gov.au/vers/toolkit/

14. 14
Рекомендации агентствам штата Виктория (Австралия) в отношении
• Управления электронными документами (Advice 1: Electronic Recordkeeping),
• Сканирования и оцифровки документов (Advice 2: Scanning or Imaging of Records ),
• Сообщения электронной почты как документы (Advice 3: Email as Records),
• Электронные документы в качестве свидетельства (доказательства) (Advice 8: Electronic
Records as Evidence),
доступные на сайте http://www.prov.vic.gov.au/records/standards.asp
© Copyright штат Виктория (Австралия), 2003
© Copyright перевод на русский язык, Н.А.Храмцовская, А.В.Храмцовский, 2006
Данная работа представляет собой объект авторского права. За исключением использования в
соответствии с положениями Закона об авторском праве (Copyright Act 1968), не допускается
воспроизведение какой-либо её части, вне зависимости от используемой технологии, без
предварительного письменного разрешения издателя. Запросы следует направлять по адресу:
the Public Programs Manager, Public Record Office Victoria, PO Box 2100, North Melbourne, Vic-
toria 3051, или электронной почтой по адресу ask.prov@dpc.vic.gov.au . Доступная для скачи-
вания PDF-версия данных рекомендаций находится на сайте PROV: www.prov.vic.gov.au .