Данный материал был представлен выдающимся американским специалистом д-ром Чарльзом Долларом на семинаре по управлению электронными документами, проведенном Советом архивов Саскачевана (SCA) в декабре 1997 года. В нем содержатся рекомендации по разработке политики и процедур управления и обеспечения сохранности электронных документов. Перевод Н.А.Храмцовской. Dr.Charles Dollar "Archives and electronic records: Policies and procedures guidelines", presented during the Saskatchewan Council of Archives Electronic Records Management workshop, 1997, http://scaa.usask.ca/e-policy.html . Translated into Russian by Dr Natasha Khramtsovsky. This material was presented by Dr.Charles Dollar during the Saskatchewan Council of Archives Electronic Records Management workshop, and sets out guidelines for the creation of policy and procedures for the management and preservation of electronic records.

1. Рекомендации по разработке политики и процедур,
управления электронными документами в архивах,
Чарльз Доллар,
Данный материал был представлен д-ром Чарльзом Долларом на семинаре по управлению электронными,
документами.,проведенном Советом архивов Саскачевана,*_OM+,,в декабре,=;;9,года0,В нем содержатся,
рекомендации по разработке политики и процедур управления и обеспечения сохранности электронных,
документов0,_OM,благодарит д-ра Доллара за этот материал и за разрешение его воспроизвести0,
Источник<,P|0O!c|%,,Py%%c|,.M|!/,,cx,%-|yx,|y|,,Ry%,,cx,z|y.|,, .%x,..,z|,x-,
.|x ,-!,_c,$c-!0cx,Oy.x%,y,M|!/,,Q%-|yx,Ty|,,Ocxc wx-,0y|$,!yz.,=;;9.,
!--z;;,cc0.,c,$0c;/zy%20!-w%,,
=0,Политика,,
Рекомендуется Разработать для архива политику,*регламент+,обеспечения,
долговременного доступа к электронным документам.,охватывающую следующие,
области,
· Цели программы,,
· Ответственное хранение,O,юридическое и/или физическое,
· Обоснование,,выбранных решений,
· Технологичность,,
· Миграция,
· Использование собственного архивохранилища либо передача хранения на,
аутсорсинг,,
· Проведение аудитов.,с целью обеспечить соблюдение установленных требований,
0,Контроль качества,,
Рекомендуется,Разработать процедуры контроля качества.,учитывающие следующее,,
· Использование функциональных возможностей программного обеспечения,
системы архивного хранения.,,
· Документирование всех действий.,предпринятых с целью обеспечения,
долговременного доступа к электронным документам.,,
· Документацию нужно поместить в один,ŘконтейнерŨ,с соответствующими,
электронными документами.,,
· Периодическое проведение аудитов,
?0,Программа мониторинга и управления климатическими условиями,
Рекомендуется Обеспечить постоянную читаемость электронных документов за счет,
реализации мер.,обеспечивающих стабильные климатические условия при хранении.,а,
также,,за счет заботливого отношения и использования надлежащих процедур при работе,
с носителями информации0,В число подобных мер должны входить,
· Поддержание стабильных климатических условии.,в том числе температуры,=A,Ş,
AŝO,и относительной влажности,@',=,
· Установка системы фильтрации пыли и газообразных примесей=,,
· Запрещение потребления пищи и напитков.,а также курения в хранилище=,,
· Ежегодная проверка на читаемость статистической выборки из числа архивных,
носителей информации.,с тем.,чтобы выявить факты утраты информации и,
признаки.,говорящие о возможности,,утраты информации в будущем0,

2. / Если единиц хранения,*например.,видеокассет.,компьютерных дисков+,
менее,A.,то все они должны ежегодно проверяться.,,
/ Если число единиц хранения находится в диапазоне между,A,и,=:;.,то для,
проверки следует взять случайную выборку в,',от числа единиц,
хранения.,
/ Если число единиц хранения больше или равно,=:=.,то для проверки,
следует отобрать случайным образом,?:==
единицу хранения0,,
/ После использования все ленты должны быть перемотаны,*при постоянном,
натяжении ленты+0,,
@0,Прием документов,,
Рекомендуется,Разработать и применить на практике правила передачи электронных,
документов на архивное хранение0,,В правилах нужно,
· Выбрать не более трех видов носителей информации.,из числа тех.,что широко,
используются агентствами в повседневной деятельности,*например.,ленточные,
картриджи.,OP/TQO.,PbP/TQO+.,которые могут быть использованы для передачи,
электронных документов на архивное хранение.,,
· Выбрать стандартный носитель информации для архивного хранения.,и всемерно,
поощрять его использование агентствами и организациями при передаче,
электронных документов на архивное хранение.,,
· Все передаваемые электронные документы должны быть в одном из,
установленных форматов0,,
A0,Переформатирование электронных документов,,
Переформатирование представляет собой один из вариантов обновления носителей,
информации0,,
Под переформатированием понимаются изменения в потоке битов.,происходящие в,
случае,
· смены физического носителя.,
· смены используемой кодировки символов,*пример,перекодировка из,QNOPKO,в,
M_OKK+.,
· переход от записей фиксированной длины к записям переменной длины0,
При переформатировании отсутствуют изменения в контенте.,структуре или контекте,
документа0,
Рекомендуется Разработать и применить на практике правила переформатирования,
поступивших электронных документов.,предусматривающие следующее,,
· Выбор ленточных картриджей,*например.,типа,PN`+,в качестве архивных,
носителей информации.,
· Переформатирование электронных документов в момент их передачи на архивное,
хранение,*а также при вводе в эксплуатацию новых видов носителей и устройств,
хранения информации+.,,
· Обеспечение аутентичности переформатированных электронных документов за,
счет строгих процедур контроля качества.,которые могут включать побитное,
(побайтовое+,сравнение.,сравнение хэш-дайджестов и использование цифровых,
отметок времени0,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
=
Ср0,?8,ORT,=?@0?,*там цифры чуть-чуть отличаются+,

3. · Максимальное использование возможностей архивного программного обеспечения,
для детального документирования всех действий.,выполняемых в процессе,
переформатирования электронных документов0,,
· Создание в ходе процесса переформатирования двух копий.,одна из которых,
считается резервной копией и подлежит хранению в удаленном хранилище0,,
80,Копирование электронных документов,,
Копирование представляет собой один из вариантов обновления носителей информации0,
Под копированием понимается точное воспроизведение потока битов0,
Рекомендуется,,Разработать и применить на практике правила периодического,
копирования электронных документов.,предусматривающие следующее,,
· Копирование электронных документов в момент их поступления на архивное,
хранение.,,
· Копирование электронных документов каждые,=,лет.,если в эксплуатацию не,
вводятся новые виды носителей и устройств хранения информации.,,,
· Копирование электронных документов в том случае.,если при ежегодной проверке,
на читаемость статистической выборки обнаружено,=,или более устранимых,
ошибок или ошибок чтения,,
· Обеспечение аутентичности перенесенных электронных документов за счет,
строгих процедур контроля качества.,которые могут включать побитное,
(побайтовое+,сравнение.,сравнение хэш-дайджестов и использование цифровых,
отметок времени0,,
· Максимальное использование возможностей архивного программного обеспечения,
для детального документирования все действий.,выполняемых в процессе,
копирования электронных документов0,,
· Создание в ходе процесса копирования двух копий.,одна из которых считается,
резервной копией и подлежит хранению в удаленном хранилище0,,
90,Конверсия,*конвертация+,электронных документов,
Рекомендуется,,Разработать и применить на практике правила конверсии электронных,
документов.,предусматривающие следующее,,
· Конверсия аутентичных электронных документов из одной программной среды в,
другую не должна приводить к потере их структуры.,контента или контекста.,,
· Конверсия аутентичных электронных документов проводится всякий раз при,
обновлении программного обеспечения или при инсталляции нового программного,
приложения0,,
· В качестве стандартного формата для хранения рекомендуется использовать,RPR.,
_SON,или,dON0,Во время конверсии рекомендуется помещать в один,ŘконтейнерŨ,
/,_SON;dON/документ набор электронных документов и соответствующую,
документацию0,,
· Обеспечение аутентичности перенесенных электронных документов за счет,
строгих процедур контроля качества.,которые могут включать побитное,
(побайтовое+,сравнение.,сравнение хэш-дайджестов и использование цифровых,
отметок времени0,
· Максимальное использование возможностей архивного программного обеспечения,
для детального документирования все действий.,выполняемых в процессе,
конверсии электронных документов0,,

4. · Отказываться от конверсии аутентичных электронных документов можно только в,
крайнем случае.,при условии.,что риск утраты аутентичности и,ŘчитаемостиŨ,
является приемлемым0,,
· Создание в ходе процесса конверсии двух копий.,одна из которых считается,
резервной копией и подлежит хранению в удаленном хранилище0,,
:0,Миграция электронных документов,,
Рекомендуется,,Разработать и применить на практике правила проведения,
(непроведения+,миграции электронных документов.,предусматривающие следующее,,
· Установить правила.,недвусмысленно определяющие те обстоятельства.,при,
которых должна будет выполняться миграция электронных документов.,,
· Установить правила.,недвусмысленно определяющие те обстоятельства.,при,
которых миграция электронных документов проводиться не будет,*и документы,
будут переведены на бумагу или микрофильм+.,
· Включить в состав процедуры миграции рекомендуемые Майклом Броди,*O!c%,
N|y+,и Майклом Стоунбрейкером,*O!c%,_-yxd|c$|+,десять шагов миграции,
электронных документов из устаревших информационных систем,
,
=0 Анализ старой информационной системы,
0 Декомпозиция структуры старой системы,
?0 Разработка интерфейсов новой системы,
@0 Разработка программных приложений для новой системы,
A0 Разработка новой базы данных,
80 Инсталляция и тестирование новой системы,
90 Создание необходимых сопряжений и,ŘпереходниковŨ,
:0 Миграция документов из старой системы,
;0 Миграция старых программных приложений,
=0 Миграция интерфейсов,
· Ввести процедуры контроля качества миграции.,включающие тестирование,
используемого для миграции программного обеспечения,*на тестовом наборе,
документов+,для доказательства отсутствия какой-либо деградации документов0,,
· Во избежание ошибок.,проводится сверка мигрированных электронных,
документов с документами в исходной устаревшей информационной системе.,,
· Если ввиду финансовых или технических ограничений невозможно провести,
миграцию без определенных потерь контента.,структуры или контекста.,следует,,
тщательно документировать все выполняемые действия.,для того.,чтобы доказать,
надежность создаваемых в ходе миграции документов0,,
· Если принимается решение дальнейшую миграцию документов не проводить.,в,
результате чего документы переводятся в бумажный вид или на микропленку.,
следует провести визуальное сравнение выборки документов в электронном виде и,
на бумаге,*микропленке+0,
;0,,С,,чего начать программу обеспечения долговременного доступа к электронным,
документам,,
Рекомендуется Разработать правила и внедрить процедуры.,предусматривающие,
следующее,,
· Разработка политику.,предусматривающей интегрированный ИТ-план.,служащий,
общим целям и задачам архива.,,
· Разработать,A/9/летний план развития информационных технологий.,основанный,
на реалистической оценке финансовых ресурсов.,которыми.,предположительно.,
будет располагать организация.,,

5. · Разработать систему.,нацеленную на решение конкретных задач и на,
использование ресурсов архива.,/,и для которой имеется компьютерно-грамотный и,
технически подготовленный персонал0,,,
· Оценить.,в долгосрочной перспективе.,возможные выгоды и расходы0,Там.,где,
отдача минимальна.,следует подумать об альтернативных методах хранения.,таких,
как бумага и микрофильм0,,