Презентация Н.А.Храмцовской к докладу «Есть ли будущее у СЭД/ECM-систем?» на 21-й конференции-выставке по управлению информационными ресурсами и электронным документооборотом «DOCFLOW 2015» в Москве 19 мая 2015 г. Видеозапись доступна по адресу: http://www.youtube.com/watch?v=Xy3ew1-ZFE0 В последнее время как среди отечественных специалистов, так и среди наших зарубежных коллег часто поднимается вопрос о том, насколько перспективен и жизнеспособен подход, связанный с разработкой и внедрением общекорпоративных систем электронного документооборота и управления контентом. Никто, конечно, не сомневается в том, что такие системы и впредь будут разрабатываться и внедряться. Вопрос скорее стоит о том, останется ли это направление магистральным или же постепенно станет нишевым. В докладе дана оценка текущего положения дел в плане применения СЭД и EMC-систем в деловой деятельности и государственном управлении, основных факторов, влияющих на сферу их использования, и перспектив развития и внедрения систем данного типа в России. Is there any future for EDRM/ECM systems? Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "Is there any future for EDRM/ECM systems?" was delivered at the DOCFLOW 2015 conference in Moscow on May 19, 2015. Is the approach associated with the development and implementation of enterprise-wide electronic document and content management systems still viable? What are the prospects for development and implementation of the systems of this type in Russia? Dr. Khramtsovsky has tried to answer these questions by analyzing specific characteristics and trends of national records management and Russian EDRM/ECM market. Video available at http://www.youtube.com/watch?v=Xy3ew1-ZFE0

1. ěģĊмая ĜĚěğ МоскваĖĊРэдиссон Славянская šššĘŎřōŐŖřšĘŜş
Есть ли будущее у СЭДęįķĭėсистемĩ
Храмцовская Наталья Александровна
к.и.нĘĖĊведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные СистемыƥĖĊэксперт ИСО

2. Особенности российского
рынка
§ МногоукладностьĖĊиспользование самых различных
подходов и технологий – от бумажного делопроизводства
до современных методов управления контетом на основе
ИКТĖĊмобильных и облачных вычислений
§ Это означаетĖĊчто существуют свои ниши для продуктов
различного классаĖĊс различным функционалом
§ Коммерческие организации вправе управлять документамиĖĊ
не выходящими за пределы ограниченного круга участников
документооборотаĖĊтакĖĊкак им удобнееĖĊиспользуя для этого
практически любые технологии
§ Разный уровень освоения ИКТ организациямиĘĊВсё ещё есть
запас «непуганых пользователейƥ
Ĝ

3. Особенности внедренных
систем
§ Большинство внедренных СЭД-систем ориентировано на
«конвейерное производство» бумажных и бумагоподобных
организационно-распорядительных документов (ОРДē
ü Не рассчитаны на тоĖĊчтобы применяться в качестве
корпоративных хранилищ информации и документов
ü Отсутствуют развитые инструменты структуризацииĖĊпоиска и
бизнес-аналитики
ü Не поддерживаются отслеживание сроков храненияĖĊэкспертиза
ценностиĖĊуничтожение и передача на архивное хранение
ĝ

4. Законодательно-нормативное
регулирование
§ Даже ключевые элементы традиционного
документооборота (печать и подписьĖĊизготовление и
заверение копийēĊрегламентированы недостаточно четко
§ Ситуация с регулированием электронных технологий ещё
более сложнаяĤĊнет единых требований к оформлениюĖĊ
передачеĖĊхранениюĖĊобеспечению долговременной
сохранностиĖĊэкспертизе ценностиĖĊуничтожению и передаче
на архивное хранение электронных документовĘĊ
§ В ряде вопросов действовать приходится во многом на свой
страх и риск – и это не обязательно плохо
Ğ

5. Раздута роль усиленных
электронных подписей (УЭПē
§ Плюсы - достаточно хорошо проработанная
законодательно-нормативная база и сложившаяся судебная
практика позволяют не думать об обеспечении доверия к
документам в СЭДęįĭķėсистемах – лишь бы подписи
проверялись
§ Минусы - УЭП становится источником колоссальной
головной болиĖĊкогда нужно обеспечить длительное
хранение электронных документов без ущерба для их
юридической значимости и доказательной силы
ğ

6. Текущие тенденции
и их последствия Ēěē
§Организации постепенно уходят от традиционной российской
системы документооборота
§Наметился переход от традиционного обмена
неструктурированными электронными документами на
коллективное использование баз данных и обмен
структурированными документами
§Центр тяжести автоматизации смещается с организационноė
распорядительной документации на поддержку основной
деловой деятельности
§Последствия для разработчиков ПОĤĊСнижается интерес
передовых организаций к решениямĖĊоснованным на
традициях российского делопроизводства
Ġ

7. Текущие тенденции
и их последствия ĒĜē
§ Стремительный переход государства и бизнеса на
электронные технологии бросил «в объятия» поставщиков
массу новых пользователейĖĊкоторым нужны недорогие
решенияĖĊавтоматизирующие привычную им технологию
работу с документами
§ Последствия для разработчиков ПОĤĊ
ü Компании-лидеры становятся заложниками собственного успеха
ü Значительные усилия уходят на обслуживание возникшей вокруг
существующих продуктов экосистемыĖĊпри этом недостаточное
внимание уделяется созданию и продвижению инновационных
продуктов
ġ

8. Текущие тенденции и их
последствия Ēĝē
§ Сокращение персонала и одновременное увеличение
объемов работы заставляют организации автоматизировать
свои рутинные процессы
§ Продолжается активный перевод в электронный вид все
большего числа видов документов
§ Последствия для разработчиков ПОĤ
ü Кризисные явления в целом не подрывают интерес к СЭДęįĭķė
решениям и даже способны стимулировать егоĖĊпоскольку сотрудники
стоят дорожеĖĊчем оборудование и программное обеспечение
Ģ

9. Текущие тенденции и их
последствия ĒĞē
§ Быстро возрастает роль хранилищ электронных документов
и информацииĖĊа также инструментовĖĊобеспечивающих их
сохранность и эффективное использование (включая бизнесė
аналитикуĖĊƕбольшие данные» и т.дĘē
§ Для управления большими объёмами информации нужны
новые инструменты и масштабируемые решения
§ Вопрос об интероперабельности СЭДęįĭķĊразличных
производителей перешёл в практическую плоскость – как в
плане оперативного обмена документами между
системамиĖĊтак и в плане переноса базы документов при
переходе на новую систему
ģ

10. Влияние международной
ситуации
§ Сложная международная ситуация дает определенное
преимущество отечественным разработчикам и
собственникам инфраструктуры
ü Повышается интерес ко всему спектру вопросов
информационной безопасности (среди которых стоит
отдельно выделить вопрос защиты персональных данныхē
ü Экономические и политические проблемы последнего
времени облегчили для российских производителей
конкуренцию с импортными системами
ěĚ

11. Ключевая проблема
§ Надежды на тоĖĊчто корпоративная įĭķėсистема сможет стать
единым хранилищем электронных документов организацииĖĊ
не оправдались
§ Большая часть документов создается и хранится в
специализированных системах (системы бухгалтерскогоĖĊ
финансовогоĖĊскладского учета и т.дĘĖĊа также в системах
электронной почтыĖĊмгновенных сообщенийĖĊна
корпоративных веб-сайтахē
§ Теоретически можно заставить сотрудников перебрасывать в
документные системы всю документированную информациюĘĊ
На практике - большие затратыĖĊкоторые не всегда окупаются
ěě

12. Риски для участников
рынка СЭД ęįĭķ
§ В условиях стремительных технологическихĖĊ
организационных и правовых перемен теĖĊкто не идёт
вперёдĖĊнеминуемо откатываются назад
§ В целом концепция централизованного управления
документами организации с использованием одной
системы не оправдала ожиданий
§ Системы нового поколения должны будут стать для
пользователя интерфейсом ко всем тем информационным
ресурсамĖĊкоторые необходимы сотрудникам для принятия
управленческих решенийĤĊэто могут быть государственные
реестры и регистрыĖĊэлектронные архивыĖĊсоциальные сетиĖĊ
сайты и т.пĘ
ěĜ

13. Ближайшее будущее
§ Через пять-семь лет и технологииĖĊи законодательствоĖĊи
деловые процессы уже настолько изменятсяĖĊчто большинство
ныне продаваемых решений превратятсяĖĊв лучшем случаеĖĊв
продукты для начинающих
§ Преимущество получат те разработчикиĖĊкоторые уже сегодня
займутся формированием облика продуктов завтрашнего дня
§ Придётся решать проблему долговременного хранения
§ Наиболее вероятно относительно спокойноеĖĊне взрывное
расширение масштабов использования облаков
§ Мобильные технологии изменятся и станут ориентироваться на
поддержку деятельности основной массы исполнителей
ěĝ

14. В среднесрочной
перспективе
§ Вероятен «передел» рынка СЭД ęįĭķėсистем
§ Можно ожидать появления разнообразных обязательных
требований как к электронным документамĖĊтак и к системамĖĊ
в которых они хранятся
§ Поставщикам придётся разработать новые либо существенно
переработать старые продуктыĖĊа часть ныне широко
используемых систем уйдёт с рынка
ěĞ

15. Приглашаю Вас на мой блогĤĊ
ŒŞŞŚĤęęŜşŝŜœŗĘŌŖřőŝŚřŞĘōřŗę
ěğ
а также на мои каналы на ĽŖœŎŏŝŒŋŜŏĊи ŃřşľşŌŏ