Доклад Койта Сааревета об электронном делопроизводстве и архивировании в Эстонии на десятой ежегодной конференции пользователей «Осенний документооборот-2012», 19 октября 2012 года (перевод на русский язык к.и.н. Н.А.Храмцовской и к.т.н. А.В.Храмцовского) Presentation of Koit Saarevet (project manager at The National Archives of Estonia) "Electronic records management and archiving in Estonia" at the "Autumn Records Management 2012" conference, Moscow, October 19, 2012 (translated into Russian by Dr Natasha Khramtsovsky and Dr Andrew Khramtsovsky).

1. Digitaalarhiiv
Электронное делопроизводство и
архивирование в Эстонии
Койт Сааревет, 19.10.2012

2. Digitaalarhiiv
Содержание
 Государственная информационная система: система X-road
(«перекресток»), ИОК, ИД-карточка и мобильный ИД, портал доступа
www.eesti.ee и т.д.
 Положение дел с СЭДО в государственных и частных организациях (в т.ч.
требования законодательства), использование СЭДО для оказания
государственных услуг (в сравнении с другими инфосистемами)
 Центр обмена документами (система межведомственного обмена
документами)
 ЭЦП (правовая база, технология, применение в электронном
документообороте)
 Цифровой архив Национального архива (модель OAIS, модульность,
главные технические решения)
 Практические аспекты создания цифрового архива
 Передача электронных документов из ведомств в Национальный архив:
Универсальный Архивный Модуль (УАМ), центр обмена документами,
модуль ввода электронных документов в архивную систему
 Обеспечение сохранности документов, подписанных ЭЦП

3. Digitaalarhiiv
Обзор государственной
информационной системы,
в т.ч. СЭДО, ИОК, ЦОД, архив

5. Digitaalarhiiv
Государственная ИС
* Х-Путь («перекресток, пересечение»)
* Регистр государственных баз данных и
электронных сервисов (RIHA)
* ИД-карточка и мобильный ИД
* Портал доступа www.eesti.ee
* Центр обмена документами
* Электронная цифровая подпись

6. Digitaalarhiiv
Система документооборота
* Обязательные требования:
- иметь СЭДО
- безбумажный документооборот между ведомствами
* Более 20 различных СЭДО; в порядке популярности:
- Amphora (interinx.ee)
- Postipoiss (webmedia.ee)
- WebDesktop (webware.ee)
- IBM GoPro
- Microsoft SharePoint
- Alfresco

7. Digitaalarhiiv
Центр Обмена Документами (ЦОД)
* ЦОД работает, в основном, как почтовый сервер
* Подключен к Х-Пути
* Документы поступают из СЭДО отправителей в ЦОД, а
затем из ЦОД в СЭДО получателя
* Описательные данные (метаданные/реквизиты) в
систему получателя вводятся автоматически
* Документ транспортируется внутри XML-контейнера

8. ЦОК между учреждением и архивом
SIP ?

10. Digitaalarhiiv
Процесс ввода документов в
цифровой архив

11. Digitaalarhiiv
Универсальный Архивный Модуль
* Устанавливается в учреждениях отдельно от СЭДО
* Документы и их описания (метаданные)
экспортируются из СЭДО в УАМ в виде XML-файлов
* Архивист учреждения проверяет выполнение всех
требований госархива и отправляет в госархив
сдаточный информационный пакет (СИП),
содержащий документы и их описания (метаданные)
* Пакет передается через DVK и Х-Путь
11

12. Digitaalarhiiv
Цифровой архив НАЭ –
Архитектура

13. Digitaalarhiiv
Цифровой архив госархива
* Соответствует стандарту OAIS «Открытая архивная
информационная система – Базовая модель» (ISO
14721:2012 Open archival information system -
Reference model)
* Модульность, использование принципов сервисно-
ориентированной архитектуры (SOA)
* Сроки выполнения проекта создания цифрового
архива: 2009-2013 гг.
13

14. Digitaalarhiiv
Модель ОАИС
запросы
Результаты поиска
заказы
Управление
данными
Управление
данными
ВводВвод
Архивное
хранение
Архивное
хранение
ДоступДоступ
АдминистрированиеАдминистрирование
Планирование
сохранения
Планирование
сохранения
УПРАВЛЕНИЕ
ДИП
АИПАИП
СИП
Описания Описания

15. Digitaalarhiiv
Системы цифрового архива
* UAM – Универсальный Архивный Модуль (УАМ)
* Модуль ввода
* Модуль разработки информационных пакетов
* Модуль обеспечения сохранности
* Регистр файловых форматов
* Каталог технических метаданных
* Хранилище (жесткий диск, магнитная лента)
* Системы доступa (см. следующий слайд)
15

16. Digitaalarhiiv
Системы доступa
* AIS – Архивная информационная система
(главный каталог)
* Saaga – просмотр оцифрованных изображений
* FIS – видео- и звукозаписи
* FOTIS – фотографии
* VAU – виртуальный читальный зал
* Система работы с картами и планами
16

17. Digitaalarhiiv
Ядро цифрового архива - SDB
* Производитель – компания Tessella (Великобритания),
местный партнер – фирма Tieto
* SDB используется в Национальных Архивах Австрии,
Великобритании, Голландии, Малайзии, Финляндии,
Швейцарии, в городском архиве Роттердама, в
библиотеке Wellcome Trust Library, в генеалогической
службе Family Search («Поиск семьи»), в Лаборатории
им. Резерфорда, а вскоре - в Национальном архиве
Латвии
* У нас на базе SDB реализованы модуль ввода, модуль
разработки информационных пакетов, модуль
обеспечения сохранности, регистр файловых
форматов, каталог технических метаданных
17

18. Digitaalarhiiv
Tessella SDB
Великобритания
Нидерланды
Швейцария
Финляндия
Эстония
Латвия
Австрия
США
Малайзия

19. Digitaalarhiiv
Создание цифрового архива
* Планирование 2005
* Анализ 2006-2007
* Разработка 2008-2013
* Установка 2012-2013
19

20. Digitaalarhiiv
Штат специалистов
* Начальник
* Эксперты-руководители (3)
* Аналитик
* Архивист
* Администраторы (6)
* Программисты (2)
 Всего 14 человек
20

21. Digitaalarhiiv
Люди Процессы Оборудование

22. Digitaalarhiiv
Стоимость
* Всего затрачено: 2,2 млн €
- Основные компоненты: 1,2 млн €
- Компоненты доступа: 0,5 млн €
- Аппаратное обеспечение: 0,5 млн €
* Зарплата – 0,35 млн €/год
* Обеспечение – 0,2? млн €/год
22

23. Digitaalarhiiv
Нерешённые проблемы
* Технические – архивирование
- баз данных
- архитектурных план созданных в систем
автоматизированного проектирования
- ЭЦП
* Организационные
- Поддержка системы
- Идти в ногу со временем
23

24. Digitaalarhiiv
Электронная цифровая подпись
и сохранение документов,
подписанных ЭЦП

25. Digitaalarhiiv
Электронное делопроизводство
* Закон об ЭЦП принят 2001 г.
* Началось использование
электронных документов в
госучреждениях
25

26. Digitaalarhiiv
ЭЦП
* Закон об ЭЦП регулирует только
квалифицированную ЭЦП
* Отметка времени (timestamp)
обязательная
* >90% из межведомственного
документооборота в электронном виде
с ЭЦП
26

27. Digitaalarhiiv
Технология проверки ЭЦП
* Реестр сертификатов обязательный
* Реестр должен быть достоверным
27

28. Digitaalarhiiv
Проблемы сохранения
* Реестр не обслуживает (напр., из-за
утраты сертификатов)
* Реестр потеряет свой ключ
* Компрометация криптоалгоритма
- атака нахождения прообраза
- коллизионные атаки
28

29. Digitaalarhiiv
Решения
Сохранение данных (сертификатов) и
сервис реестра
+
а) регулярное переподписание или
простановка отметок времени, или
б) архив обеспечивает «общую систему
доверия», т. е. организационные и
физические методы сохранения
29

30. Digitaalarhiiv
Благодарю Вас за внимание!
koit.saarevet@ra.ee
+372 5143473